Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH ô tô hoa mai

* Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đượ

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay các doanh nghiệp nước ta đang bị cuốn hút mạnh mẽ vào guồng máy đầy biến động của cơ chế thị trường và cố gắng vươn lên chống chọi với sự đào thải của nó Để đứng vững trong guồng quay của nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết kinh doanh và vấn đề hiệu quả kinh doanh là vấn đề sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào Một câu hỏi được đặt ra cho các nhà quản lý là làm thế nào để sử dụng đồng vốn một cách hợp lý nhất và tạo ra lợi nhuận cao nhất

vì sự tồn tại của doanh nghiệp sẽ trở nên mong manh nếu doanh nghiệp không sử dụng hiệu quả đồng vốn của mình Để trả lời được câu hỏi này, đứng trên góc độ là

kế toán trước hết phải tổ chức khâu kế toán vốn bằng tiền vì nếu làm tốt khâu kế toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn nhận đúng thực trạng mọi quá trình kinh doanh, cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác cho

bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp để có các biện pháp phù hợp nhằm tiết kiệm tối

đa các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán vốn bằng tiền, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai em đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai” nhằm củng

cố kiến thức và hy vọng có thể giúp ích cho hoạt động kế toán của công ty trong thời gian tới Nội dung bải khóa luận của em gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Trong thời gian thực hiện khóa luận em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Thạc sỹ - Nguyễn Thị Thúy Hồng và các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty

Vì trình độ còn hạn chế, thời gian có hạn nên bài khóa luận của em không tránh

khỏi những sai sót, em rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hải Phòng ngày 01 tháng 07 năm 2011

Trương Thị Hoa

CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH

NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền

1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng

* Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:

- Tiền Việt Nam: Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

phát hành và được sử dụng là phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ngoại tệ: Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt

Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng : đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), yên Nhật (JPY), đô la Hồng Kông (HKD), đồng tiền chung Châu Âu (EUR)…

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ

chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải

vì mục đích thanh toán trong kinh doanh

* Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao

gồm:

- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Nhân hàng

- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức

sang trạng thái khác

1.1.1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa dùng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và

là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng mất mát Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng

Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng tiền mặt

- Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt

- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời

1.1.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền

trách nhiệm như trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt Các bước chính để thực hiện việc quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm:

+ Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những

nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên

kế toán không giữ được tiền mặt

+ Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền

mặt

+ Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các

khoản lặt vặt, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc

+ Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiển tra số lượng và giá

trị các khoản chi tránh việc phát hành séc quá số dư

+ Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc

1.1.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác ghi chép Báo cáo kế toán nhưng phải được chấp nhận bằng văn bản của Bộ tài chính

- Đối với vàng bạc kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại Giá trị vàng, bạc, kim khí quý,

đá quý được tính treo giá trị thực tế (Giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán) Khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng một trong 4 phương pháp xuất kho: Bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, thực tế đích danh.Tuy nhiên do vàng, bạc, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn

và mang tính tách biệt nên phương pháp thực tế đích danh thường được sử dụng Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp

vụ thì được phản ánh vào tài khoản 515 hoặc tài khoản 635

- Trường hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan đến ngoại tệ:

+ Một giao dịch bằng ngoại tệ là giao dịch được xác định bằng ngoại tệ hoặc

yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ

+ Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo

đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán

và ngoại tệ tại ngày giao dịch

+ Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch được coi là tỷ giá giao ngay Doanh

nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch

Ví dụ: tỷ giá trung bình tuần hoặc tháng có thể được sử dụng cho tất cả các giao dịch phát sinh của mỗi loại ngoại tệ trong tuần, tháng đó Nếu tỷ giá hối đoái dao động mạnh thì doanh nghiệp không được sử dụng tỷ giá trung bình cho việc kế toán của tuần hoặc tháng đó

* Nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh

giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập Bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính được thể hiện:

+ Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

bằng ngoại tệ phải thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (nếu được chấp nhận) Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (tỷ giá giao dịch)

để ghi sổ kế toán

+ Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các

các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Đối với bên Có các tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ

kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (Tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trước - xuất trước, tỷ giá nhập sau - xuất trước, giá thực tế đích danh)

+ Đối với bên Có của các tài khoản nợ phải trả hoặc bên nợ có các tài khoản

nợ phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch, cuối năm tài chính các số dư nợ phải trả hoặc dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính

+ Đối với bên Nợ các khoản nợ phải trả, hoặc bên có của các tài khoản nợ

phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải ghi trên sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán

+ Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ

có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lọc bảng CĐKT cuối năm tài chính

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

1.2.1.1 Chứng từ kế toán

Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm:

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy đề nghị thanh toán

- Biên lai thu tiền

- Bảng kê khai vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

- Bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền

- Một số chứng từ có liên quan khác

Trong đó:

- Phiếu thu: Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam,

ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu

- Phiếu chi: Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị

trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền

- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu

chi xuất quỹ cho tạm ứng

- Giấy thanh toán tạm ứng: Là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm

ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán

- Giấy đề nghị thanh toán: Dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được

thanh toán hoặc chưa nhận thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) Làm thủ tục thanh toán

- Biên bản kiểm kê (dùng cho tiền Việt Nam): Là bằng chứng xác nhận số tiền

mặt Việt Nam tồn quỹ thực tế và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ làm cơ sở xác định trách nhiệm vật chất và bồi thường cũng như là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ kế toán theo số tiền tồn quỹ thực tế

- Biên lai thu tiền: Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc

thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời

để người nộp tiền thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lưu quỹ

- Bảng kê chi tiền: là căn cứ để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội

ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý Kế toán tiền mặt cần tuân theo những quy định sau:

- Phản ánh vào TK 111 - tiền mặt, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt Đối với những khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị ) thì không ghi bên Nợ TK 111 - tiền mặt mà ghi bên Nợ TK 113 - tiền đang chuyển

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý cho doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp xây lắp thì việc quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lượng và trọng lượng, giám định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của người

ký quỹ trên dấu niêm phong

- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi, hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng

từ kế toán, một số trường hợp phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm

- Kế toán quỹ tiền mặt phải chịu trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý , đá quý và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất tiền mặt, ngân phiếu, ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê

số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

Để hạch toán tổng hợp thu – chi tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt” Nội dung phản ánh của tài khoản 111 - Tiền mặt

Bên Nợ:

- Số dư : phản ánh các khoản tiền mặt,

ngoại tệ, vàng bac, kim khí quý, đá quý

còn tồn quỹ tiền mặt

- Số phát sinh tăng phản ánh:

+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng

bạc, kim khí quý đá quý nhập quỹ

+ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim

khí quý, đá quý thừa ở quỹ khi kiểm kê

+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do

đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối

với tiền mặt ngoại tệ)

Tổng số phát sinh tăng Tổng số phát sinh giảm

* Tài khoản 111 - Tiền mặt được chi tiết thành 3 tài khoản cấp II

- TK 1111 - Tiền Việt Nam

- TK 1112 - Ngoại tệ

- TK 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

1.2.1.3 Kế toán tiền mặt

1.2.1.3.1 Kế toán tiền mặt Việt Nam Đồng

Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.1)

1.2.1.3.2 Kế toán tiền mặt ngoại tệ

Nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá mua bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi sang đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán

(1113) Do vàng, bạc, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thôngtin nhưP: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán…Các loại vàng, bạc, đá quý được ghi sổ theo giá thực tế như: phương pháp giá đơn vị bình quân, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, hay phương pháp đặc điểm riêng Song từng loại vàng, bạc, đá quý lại có những đặc điểm riêng và giá trị khác nhau nên sử dụng phương pháp đặc điểm riêng để tính giá vàng, bạc, đá quý xuất dùng là chính xác nhất

Kế toán vàng, kim khí quý, đá quý tại quỹ được thể hiện qua sơ đồ: (Sơ đồ 1.3)

Sơ đồ 1.1:Phương pháp kế toán tiền mặt tại quỹ (VND)

141, 627, 641, 642, 241,

635, 811 Chi tạm ứng và chi phí phát sinh bằng

Thu hồi nợ phải thu, các khoản

ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt

Sơ đồ 1.2: Phương pháp kế toán tiền mặt tại quỹ - Ngoại tệ

311, 315, 331,

336, 341, 342… Thanh toán nợ phải trả, vay bằng

ngoại tệ (Tỷ giá ghi sổ) (Tỷ giá ghi sổ)

(Đồng thời ghi Có TK 007)

151, 152, 211,

213, 241… Mua vật tư,hàng hoá,TSCĐ, bằng

ngoại tệ

413 (Tỷ giá t/tế

BQLNH)

(Tỷ giá ghi sổ)

311, 315, 331,

336, 341, 342… Thanh toán nợ phải trả, vay…bằng

Lãi tỷ giá Lỗ tỷ giá

413 Chênh lệch tỷ giá giảm do

đánh giá lại ngoại tệ

Sơ đồ 1.3: Kế toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ

bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

144, 244 Chi ký cược, ký quỹ bằng vàng, bạc,

kim khí quý, đá quý

511, 512, 515, 711,3331

D.thu HĐSXKD và HĐ khác bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (giá thực tế trên thị trường)

411, 441

Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng,

bạc, kim khí quý, đá quý

413

Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số

dư vàng bạc, kim khí quý, đá quý

413 Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại

số dư vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

1.2.2 Tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp có thể và cần thiết phải gửi tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc công ty tài chính để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành của pháp luật

1.2.2.1 Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi ngân hàng

Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn

vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 138 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng)

Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ

- Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại)

Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp nếu dùng để ký quỹ, mở L/C nhập khẩu…nghĩa là doanh nghiệp không được phép chi khoản tiền gửi đó cho mục đích khác, thì kế toán phải chuyển tiền quỹ sang khoản “thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” TK 144 hoặc “ký quỹ, ký cược dài hạn” TK 244 (nếu ký quỹ trên 1 năm)

1.2.2.2 Chứng từ sử dụng

Các chứng từ được sử dụng để hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm:

- Giấy báo Nợ

- Bản sao kê của ngân hàng

Kèm theo các chứng từ khác (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi…)

1.2.2.3 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc công ty tài chính

TK 112 - Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp II:

- TK 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Đồng Việt Nam

- TK 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam

- TK 1123 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng

Nội dung phản ánh của tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng

Bên Nợ:

-Số dư: phản ánh số tiền Việt Nam, ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn

gửi tại ngân hàng

-Số phát sinh tăng phản ánh:

+ Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ,

vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào

Ngân hàng

+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ

Bên Có:

-Số phát sinh giảm phản ánh:

+ Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng

+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối

kỳ

Tổng số phát sinh tăng Tổng số phát sinh giảm

Sơ đồ 1.4: Phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng (VNĐ)

111 112(1) Tiền gửi ngân hàng 111 Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt

144, 244

Ký cược, ký quỹ bằng tiền gửi

211, 213, 217, 241 Mua TSCĐ, BĐSĐT, chi đầu tư XDCB, SCL

133

152, 153,

156, 611… Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, dụng cụ

311, 315, 331, 333,

336, 338, 341, 342 Thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay

133

623, 627, 635,

641, 642, 811 Chi phí SXKD, chi phí hoạt động khác…

411, 421, 414,

415, 418, 353, 356 Trả lại vốn góp, trả cổ tức, lợi nhuận cho

các bên góp vốn, chi các quỹ

521, 531, 532 Thanh toán các khoản chiết khấu t.mại,

giảm giá, hàng bán bị trả lại

3331 Thuế GTGT

Sơ đồ 1.5: Phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng - ngoại tệ

151, 152, 153, 156,

211, 213, 241, 623,

627, 642, 133…

112(1122) Tiền gửi ngân hàng

gửi ngân hàng (Tỷ giá ghi sổ) (Tỷ giá ghi sổ)

(Đồng thời ghi Có TK 007)

151, 152, 211,

213, 241 Mua hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ bằng tiền

gửi ngân hàng

413

(Tỷ giá ghi

sổ

(Tỷ giá thực tế BQLNH)

(Đồng thời ghi Có TK 007)

311, 315, 331,

336, 341, 342… Thanh toán nợ phải trả, vay…bằng tiền

gửi ngân hàng

413

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

(Đồng thời ghi Có TK 007)

413 ĐÁNH GIÁ 413

131, 136, 138

Thu nợ phải thu bằng ngoại tệ

Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá

thực tế BQLNH

1.2.3 Tổ chức kế toán tiền đang chuyển

1.2.3.1 Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp như tiền mặt, séc, tiền giao tay ba…đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện, các tổ chức tài chính trung gian có thực hiện dịch vụ chuyển tiền để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, trả cho đơn vị khác hay

đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng

Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau đây:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng

- Chuyển tiền vào bưu điện để trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng không nhập quỹ, nộp thuế ngay cho kho bạc Nhà nước (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc Nhà nước) Tiền đang chuyển là tài sản bằng tiền, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang nằm trong quá trình trung gian khi những nghiệp vụ kinh tế chính chưa hoàn thành Đây là một trong những nội dung cần quản lý chặt chẽ để nhằm thực hiện tốt những trách nhiệm khác, không để sai sót khi những nghiệp vụ kinh tế cuối cùng chưa hoàn thành

1.2.3.2 Chứng từ sử dụng

Chứng từ sử dụng để hạch toán kế toán tiền đang chuyển là :

- Giấy nộp tiền

- Biên lai thu tiền

- Phiếu chuyển tiền

- Một số chứng từ có liên quan khác

1.2.3.3 Tài khoản sử dụng

Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 113 - Tiền đang chuyển để phản ánh số tiền đang chuyển của doanh nghiệp

TK 113 - Tiền đang chuyển có 2 tài khoản cấp II:

- TK 1131 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển

- TK 1132 - ngoại tệ: phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển

Nội dung phản ánh của tài khoản 113 - Tiền đang chuyển

Bên Nợ:

-Số dư: Phản ánh các khoản tiền còn

đang chuyển cuối kỳ

-Số phát sinh tăng phản ánh:

+ Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền

Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân

hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển

vào ngân hàng nhưng chưa nhận được

giấy báo Có

+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do

đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang

Tổng số phát sinh giảm

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112,

TK 131, TK 511, TK 515, TK 413…

1.2.3.4 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tiền

đang chuyển được phản ánh qua Sơ đồ 1.6

Sơ đồ 1.6 Phương pháp kế toán tiền đang chuyển

1.3 VẬN DỤNG CHỨNG TỪ SỔ SÁCH TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm

- Hệ thống sổ kế toán chi tiết: để phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết vốn bằng tiền

- Hệ thống sổ kế toán tổng hợp: tùy theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp

áp dụng mà hệ thống sổ kế toán tổng hợp sẽ khác nhau

- Đối với các doanh nghiệp áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ thì hệ

131 113 - Tiền đang chuyển 112 Thu tiền nợ của KH nộp thẳng vào ngân

hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có

Nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền đã gửi vào ngân hàng

111

Xuất quỹ tiền mặt gửi vào NH

Nhưng chưa nhận được giấy báo Có

112

Chuyển TGNH trả nợ nhưng chưa

nhận được giấy báo Nợ

331

Nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về số tiền đã trả cho người bán

thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái

+ Bảng tổng hợp chi tiết

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày:

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm:

Đối chiếu, kiểm tra:

PHẦN MỀM KẾ TOÁN VACOM

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp

chứng từ gốc

SỔ KẾ TOÁN -Sổ cái

-Sổ quỹ -Sổ chi tiết -Chứng từ ghi sổ

Báo cáo tài chính

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI

2.1.1 Tổng quan về công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Tên tiếng việt: Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Tên tiếng Anh: HOA MAI AUTOMOBILE CO.,LTD

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Ngày 16/10/1993, Công ty TNHH ô tô Hoa Mai được thành lập theo quyết định số 001507/UBQG

Công ty TNHH ô tô Hoa Mai tiền thân là tổ hợp sản xuất dép nhựa tái sinh Năm 1985 tổ hợp sản xuất dép nhựa tái sinh chuyển thành Xưởng cơ khí Hoa Mai Ngành nghề lúc đó là: chuyên lắp ráp sản xuất máy nông nghiệp, máy ngư nghiệp Trong đó có lắp ráp xe công nông đầu dọc tay lái càng, chính là máy phay, máy cày, máy bừa Cũng trong thời gian này công ty đã mạnh dạn chuyển từ máy làm đất sang xe chạy đường bộ là công nông đầu dọc chế lái vô lăng và lắp thùng chở hàng Lúc đó quy mô sản xuất còn nhỏ hẹp nên chỉ phục vụ được nhân dân nông nghiệp Hải Phòng Khi cơ chế chính sách của Nhà nước lại có sự thay đổi theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá và không cho sản xuất công nông cả đầu dọc

và đầu ngang thì năm 1993 Xí nghiệp cơ khí Hoa Mai thành lập lên Công ty

TNHH ô tô Hoa Mai Công ty đang từng bước thực hiện đầu tư sản xuất các linh kiện, phụ tùng thông qua con đường liên kết với các đơn vị trong nước Công ty hướng tới mục tiêu trở thành một tập đoàn kinh tế lớn mạnh, góp phần đắc lực vào công cuộc đổi mới và phát triển đất nước

Trong những năm qua, Công ty TNHH ô tô Hoa Mai không ngừng lớn mạnh

và trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về sản xuất lắp ráp

ô tô Để có được những thành công đó ngoài sự nỗ lực của ban lãnh đạo công ty, tập thể cán bộ công nhân viên công ty còn có sự giúp đỡ tích cực của các ban ngành và thành phố Hải Phòng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Công ty TNHH ô tô Hoa Mai kinh doanh các ngành nghề:

- Sửa chữa, cải tạo, sản xuất, lắp ráp và đóng mới phương tiện cơ giới đường

bộ theo thiết kế đã được các cấp thẩm quyền phê duyệt

- Dịch vụ và sản xuất máy nông ngư nghiệp

- Dịch vụ và lắp ráp điều hoà, quạt nước

- Lắp ráp các thiết bị điện dân dụng

- Dịch vụ khách sạn, xăng dầu

Trong đó hoạt động chủ yếu của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai là lắp ráp, đóng mới phương tiện vận tải đường bộ, cụ thể là ô tô tải tự đổ các loại từ 1 tấn đến 4,65 tấn với các tính năng kỹ thuật đảm bảo sự thuận tiện, an toàn, tiết kiệm nhiên liệu, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho người sử dụng

Công ty tổ chức sản xuất theo dây chuyền với nhiều tổ sản xuất, mỗi tổ sản xuất dưới sụ quản lý trực tiếp của quản đốc có chức năng và nhiệm vụ hoàn thành một giai đoạn của quá trình sản xuất và lắp ráp thành phẩm Dưới đây là trình tự lắp ráp được mô tả như sau (Sơ đồ 2.1)

Sơ đồ 2.1 Quy trình lắp ráp ô tô

Để lắp ráp, đóng mới một chiếc ô tô hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu về tính năng, chất lượng, Công ty phải nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc bao gồm các bộ phận chính như máy, cầu nước, cầu sau, ben thuỷ lực, cabin, hộp số và một số linh kiện khác Ngoài nhập khẩu từ nước ngoài, Công ty còn mua một số phụ tùng của các nhà phụ trợ trong nước như lốp, nhíp, sắt, thép, tôn, sắt xy, thùng ô tô, các loại thùng nhiên liệu…

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Bộ máy quản lý của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng bao gồm ban giám đốc, các phòng ban và các tổ sản xuất

LẮP RÁP SẮT XY

NHÍP, LỐP

ĐƯA MÁY MÓC THIẾT BỊ

ÚP CABIN LÊN (ĐÃ CÓ NỘI THẤT BÊN TRONG)

(Sơ đồ 2.2)

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

* Ban giám đốc:

- Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, phụ trách mọi

công việc chung, giám sát, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty về các vấn đề trong quá trình sản xuất kinh doanh, trong xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm

- Phó giám đốc kinh doanh/QMR: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tổ

chức thực hiện việc bán hàng, xây dựng phương án kinh doanh chính xác kịp thời hiệu quả

* Các phòng ban chính:

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán quản lý tài chính của

Công ty, lập sổ sách, hạch toán, báo cáo số liệu kế toán

ô tô

P

kế toán

Văn phòng

HC-P

KC

S

Cửa hàng vật

tư

Cửa hàng xăng dầu

Hệ thống đại lý và bán hàng

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ phân tích, theo dõi, lập kế hoạch và định

hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp thị sản phẩm, tìm kiếm và phát triển khách hàng, nghiên cứu thị trường, lập báo cáo thường xuyên hoặc bất thường trình ban giám đốc để đề ra phương hướng kinh doanh có hiệu quả

- Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra sản phẩm theo đúng chất lượng, mẫu mã

(kiểm tra đầu vào, đầu ra, kiểm soát chất lượng máy móc, thiết bị,dây chuyền sản xuất, kiẻm định xe trước khi xuất xưởng)

- Phòng khoa học - kỹ thuật: quản lý, điều hành và chỉ đạo kỹ thuật công nghệ

trong quá trình sản xuất, nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm

- Phòng ISO: thực hiện các công việc liên quan đến kỹ thuật lắp ráp, cài đặt,

bảo trì, bảo hành, sửa chữa trang thiết bị cho khách hàng, quản lý chất lượng dịch

vụ khi giao hàng cho khách hàng

* Các tổ sản xuất dưới sự điều hành của quản đốc trực tiếp sản xuất, đảm bảo hoàn thành đúng yêu cầu kỹ thuật, định mức, kế hoạch sản xuất, tự chịu trách nhiệm trước giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị mình

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, quy

mô và địa bàn hoạt động, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại văn phòng kế toán Chứng từ sau khi được các văn phòng thu thập, kiểm tra, xử lý và gửi về, phòng kế toán sẽ tổng hợp thực hiện việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán của đơn vị

Bộ máy tổ chức kế toán tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai được mô tả theo sơ

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền lương

Kế toán NVL

Kế toán trưởng

Bộ máy kế toán của Công ty gồm 6 người: 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên

- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động

của bộ máy kế toán tại công ty, lập báo cáo tài chính và phân tích tài chính chi tiết cho giám đốc, lập hồ sơ quyết toán thuế năm, làm việc với các bên liên quan

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về tài sản cố

định luân chuyển trong công ty, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ khấu hao tài sản cố định

- Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính toán tiền lương trả cho lao động, tính

và theo dõi trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi việc thu, chi tiền mặt, kiểm soát

các chứng từ vào quỹ hợp lệ, ghi sổ quỹ tiền mặt

- Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật

tư, thành phẩm, hàng hoá

- Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, tiêu thụ sản

phẩm, đối chiếu, xác nhận các khoản nợ của công ty

2.1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty

Công ty TNHH ô tô Hoa Mai tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ tài chính

2.1.5.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty

Công ty TNHH ô tô Hoa Mai tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản ban hành thro quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

2.1.5.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty

Hiện nay kế toán công ty áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán VACOM (Sơ đồ 2.4)

Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi

tính tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

-Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

● Giới thiệu về phần mềm kế toán VACOM áp dụng tại Công ty

VACOM là phần mềm tĩnh được thiết kế trên giao diện tiếng Việt gần gũi với người sử dụng Các phím sử dụng luôn giống nhau nhằm giúp người sử dụng làm quen nhanh và không cần phải nhớ nhiều phím bấm Điểm nổi bật của VACOM là

hệ thống bảo mật, phân quyền sử dụng, quyền khai thác thông tin trên mạng, giúp

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN VACOM

-Chứn từ ghi sổ

Báo cáo tài chính

cho doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao hơn trong công tác kế toán Từ đó đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo công ty

Chương trình được thiết kế dưới dạng mở giúp người sử dụng có thể tự sửa các bảng biểu theo các thông tư, chuẩn mực kế toán mới

Màn hình khởi động phần mềm VACOM

Kế toán nhập tên, mật khẩu và nhấn nút “nhận” Giao diện chính của phần mềm VACOM hiện ra Các phân hệ của VACOM bao gồm:

1 Các nghiệp vụ thường xuyên

2 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

3 Hàng hoá – Thành phẩm

4 Vật tư

5 Tài sản cố định

Giao diện chính của phần mềm VACOM

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI

2.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Mọi nghiệp vụ thu, chi đều căn cứ vào các chứng từ gốc: phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ liên quan khác như Hóa đơn GTGT, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán…

 Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi tại Công ty:

-Phiếu thu: Do kế toán lập thành 2 liên:

+Liên 1: Lưu tại phòng kế toán

+Liên 2: Gửi cho thủ quỹ Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toán

-Phiếu chi: Do kế toán lập thành 2 liên:

+Liên 1: lưu tại phòng kế toán

+Liên 2: Gửi cho thủ quỹ Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toán

Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu thu, phiếu chi sẽ được đính kèm với các chứng từ khác có liên quan trong nghiệp vụ để chuyển cho kế toán trưởng

và giám đốc ký duyệt Tiếp theo chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ Số phiếu thu, phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán để tránh các trường hợp gian lận, biển thủ công quỹ Kế toán vốn bằng tiền ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký tên sau

2.2.1.3 Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai

Dưới đây là một số ví dụ minh hoạ:

Nghiệp vụ về chi tiền mặt:

VD1: Ngày 1/12 chi cho bà Phạm Thị Hà để thanh toán tiền thẩm định thiết kế của

trung tâm thử nghiệm xe cơ giới Số tiền là: 2.200.000 đ

SỔ KẾ TOÁN -Sổ cái TK 111 -Sổ quỹ tiền mặt -Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng

liên quan trình lên giám đốc duyệt chi, sau đó kế toán lập phiếu chi số 696 (Biểu 2.7)

HOÁ ĐƠN DỊCH VỤ ĐĂNG KIỂM (GTGT) Được sử dụng theo

Công văn số 7229/TCT-AC

Liên 2: Khách hàng ngày 14/12/1999 của TCT

Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Mẫu số: 01GTKT-2LL-02

Đơn vị đăng kiểm: Trung tâm thử nghiệm xe cơ giới

Địa chỉ:18 đường Phạm Hùng, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, HN

Số tài khoản: 146243112000017 Tại Ngân hàng: CN Ngan hàng Nông nghiệp và PTNT Tây Đô Tel/Fax: 047684715-821 Mã số 0 1 0 0 1 0 9 1 2 0 0 4 4 1

Đối tượng đăng kiểm: Số đăng ký:

Đơn vị trả tiền : Công ty TNHH ôtô Hoa Mai

Địa chỉ: Km 34+500 Xã Quốc Tuấn, An Lão,HP

Số tài khoản: Tại ngân hàng:

Lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng kiểm: 200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.200.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn

Khách hàng Người viết hóa đơn Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.5 Hóa đơn GTGT

Đơn vị: CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Mẫu số 05 - TT

Địa chỉ: Km 34+500 Quốc lộ 10-Xã Quốc Tuấn, An Lão, HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày…01…tháng…12…năm…2010…

Kính gửi: Giám đốc Công ty

Họ và tên người đề nghị thanh toán: Phạm Thị Hà

Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền thẩm định thiết kế

Số tiền: 2.200.000 đ

Viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn

(kèm theo……01…………chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.6 Giấy đề nghị thanh toán

Km34+500 Quốc lộ 10 - xã Quốc Tuấn, An Lão, HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-

MS thuế: 0200138319 BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng

Ngày…tháng…năm…

VD2: Ngày 2/12 chi cho ông Phạm Quang Thái để thanh toán tiền mua giấy của

Công ty TNHH 1 thành viên TM & DV Thăng Thảo với số tiền là 2.400.000 đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 6422 2.181.818

Nợ TK 1331 218.182

Có TK 1111 2.400.000 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0071136 (Biểu 2.8)

Ông Phạm Quang Thái (phòng Hành chính văn phòng) gửi giấy đề nghị thanh toán lên phòng kế toán (Biểu 2.9) Kế toán sau khi xem xét các giấy tờ liên quan trình lên giám đốc ký duyệt chi, sau đó kế toán lập Phiếu chi số 698 (Biểu 2.10)

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QH/2010B

Số tài khoản:

Điện thoại:……….MS:

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đơn vị: CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Mẫu số 05 - TT

Địa chỉ: Km 34+500 Quốc lộ 10-Xã Quốc Tuấn, An Lão, HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày…02…tháng…12…năm…2010…

Kính gửi: Giám đốc Công ty

Họ và tên người đề nghị thanh toán: Phạm Quang Thái

Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua giấy

Số tiền: 2.400.000 đ

Viết bằng chữ: Hai triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn

(kèm theo……01…………chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.9 Giấy đề nghị thanh toán

Km34+500 Quốc lộ 10 - xã Quốc Tuấn, An Lão, HP Ban hành theo QĐ 48/2006/QD

MS thuế: 0200138319 BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.10

Nghiệp vụ về thu tiền mặt

VD1: Ngày 1/12 ông Phạm Quang Thái nộp tiền cho công ty từ việc bán dầu cho

Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Hiệp với số tiền là 3.495.750 đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 111 3.495.750

Có TK 5111 3.070.227

Có TK 3331 307.023

Có TK 3339 118.500 Căn cứ vào HĐ số 0046882 (Biểu 2.11), ông Phạm Quang Thái chuyển hóa đơn lên phòng kế toán, kế toán sau khi xem xét chứng từ sau đó lập phiếu thu số 447 (Biểu 2.12)

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MY/2010B

0046882

Ngày 1 tháng 12 năm 2010

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI

Địa chỉ: Km 34+500 Quốc lộ 10 - Xã Quốc Tuấn, An Lão, Hải Phòng

Số tài khoản: 2110211000075 NH An Lão

Điện thoại:……….MS:

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Hiệp

Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm bảy mươi bảy nghìn hai trăm năm mươi đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.11 Hóa đơn GTGT

CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOA MAI Mẫu số 01 - TT

Km34+500 Quốc lộ 10 - xã Quốc Tuấn, An Lão, HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-

MS thuế: 0200138319 BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.12 Phiếu thu

VD2: Ngày 11/12 ông Phạm Quang Thái thu tiền bán xe cho khách lẻ với tổng số