Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn [r]
(1)
BÀI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:
Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn
Đọc tài liệu:
1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm sốt nội bộ, Nhà xuất Phương Đơng
3 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội
4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education
5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia
6 COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org
8 www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email
Tham khảo thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Bài học phần Kiểm soát nghiên cứu vấn đề khái qt hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp, khái niệm hệ thống kiểm sốt, vai trị hệ thống kiểm soát doanh nghiệp, thành phần hệ thống kiểm sốt… Trên sở đó, hiểu cách thức thiết lập hệ thống kiểm sốt hữu hiệu Ngồi ra, cịn xem xét đến chế kiểm soát thành phần chế kiểm sốt trình bày
Mục tiêu
• Hoạt động kiểm sốt;
• Giải thích vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp; • Các cách phân loại hoạt động kiểm sốt;
(2)Tình dẫn nhập
Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Huỳnh Quang có thủ tục hoạt động mơ tả sau:
Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho
Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Cơng ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Công ty
(3)2.1 Các vấn đề chung hệ thống kiểm soát
2.1.1 Khái niệm
Với quy mô kinh doanh ngày tăng, hình thức tổ chức phi tập trung ngày ý, việc thiết lập hệ thống kiểm soát cần thiết Trong đó, kiểm sốt làm nhiệm vụ định hướng cho nhân viên hoạt động theo mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm sốt giúp cho nhà quản trị cấp trung cịn hỗ trợ giúp đỡ nhân viên quyền thực thi nhiệm vụ điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo mục tiêu chung tổ chức để đạt hiệu hoạt động kinh doanh
Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Nói cách khác, tập hợp tất việc mà công ty cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Hệ thống không đo đếm kết dựa số tăng trưởng, mà giám sát nhân viên, sách, hệ thống, phịng ban công ty vận hành và, giữ ngun cách làm đó, có khả hồn thành kế hoạch khơng Ngồi ra, thiết lập hệ thống kiểm soát hữu hiệu hạn chế đến mức thấp việc thất thóat tài sản cơng ty
Hệ thống kiểm soát bao gồm tất vấn đề mang tính hiệu tác nghiệp hoạt động kinh doanh hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nói chung Do vậy, hệ thống kiểm sốt nên đặt vị trí nhằm ngặn chặn hội trộm cắp hình thành cách thức kiểm tra mức độ tồn doanh nghiệp theo nghiên cứu có đến 50% doanh nghiệp kinh doanh thất bại năm kinh doanh đóng góp nạn trộm cắp nhân viên
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu quy mơ cơng ty mà hệ thống kiểm soát nội sử dụng khác nhau, nói chung, hệ thống cần có thành phần sau:
Mơi trường kiểm soát;
Đánh giá rủi ro;
Hoạt động kiểm sốt;
Thơng tin truyền thông;
Giám sát
Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu hạn chế tối đa sai phạm đảm bảo rủi ro, gian lận sai sót khơng thể xảy Những hạn chế vốn có hệ thống kiểm sốt bao gồm:
(4)lận sai sót nhân viên Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận lúc họ tìm cách bỏ quan thủ tục kiểm soát cần thiết
Sự gian lận nhân viên thông qua thông đồng với hay từ phận bên tổ chức
Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua quy định kiểm sốt q trình thực nghiệp vụ dẫn đến việc khơng thể kiểm sốt rủi ro làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu
Hoạt động kiểm soát tập trung vào sai phạm dự kiến, xảy sai phạm bất
thường thủ tục kiểm sốt trở nên hữu hiệu chí vơ hiệu
Những thay đổi tổ chức, thay đổi quan điểm nhà quản trị điều kiện hoạt động dẫn đến thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp
2.1.2 Mục đích hệ thống kiểm sốt
Hệ thống kiểm soát vững mạnh đem lại cho doanh nghiệp số lợi ích như:
Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (từ việc vơ tình gây thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)
Giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp: loại tài sản khác cần có chế độ bảo vệ khác có ảnh hưởng khác đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp khác để bảo vệ tài sản này, chẳng hạn: nhà làm việc hay máy móc thiết bị cồng kềnh cần để lán che hay thuê bảo vệ trông… chứng từ, sổ sách để tủ khóa lại
Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu gian lận tài cần có phân cơng trách nhiệm phận kế tốn toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp toán khống; phân công trách nhiệm rõ ràng phận tính lương phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa Ngồi ra, việc phân cơng nhiệm vụ rõ ràng phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn Giảm thiểu gian lận sai sót (nếu có) xảy
Giúp đảm bảo độ tin cậy thông tin: thông tin kiểm tra thông qua nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin kiểm tra nhiều người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế tốn trưởng, giám đốc doanh nghiệp… thơng tin chứng từ có giá trị đầy đủ chữ kí bên có liên quan
(5)vấn đề sử dụng nguồn nhân lực tổ chức… Thông qua hoạt động kiểm soát doanh nghiệp, kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát hoạt động nhằm giảm thiểu gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề
Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu tạo niềm tin cho nhà đầu tư, cổ đông công ty Trong kinh tế thị trường, nhà đầu tư mong muốn nguồn vốn đầu tư an tồn sinh lợi nhuận cao Thơng qua việc đánh giá hệ thống kiểm sốt, nhà đầu tư đánh giá phần mức độ an toàn khoản đầu tư
2.1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát
Để thiết kế hệ thống kiểm sốt vận hành có hiệu cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng nhân tố ảnh hưởng đến Một hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhân tố chủ yếu sau:
Thứ nhất, mơi trường kinh doanh hình thức pháp lý doanh nghiệp
Câu hỏi cần trả lời doanh nghiệp kinh doanh môi trường nào? Ngày thường đề cập đến:
Cơ chế kế hoạch hóa tập trung
Cơ chế kinh tế thị trường
Nước ta xây dựng kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Vấn đề nằm chỗ, khoảng hai chục năm song hình thành kinh tế thị trường Môi trường kinh doanh nước ta ngày mơi trường mang tính “đan xen”: tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách tư sách mang tính “kế hoạch hóa tập trung” vừa xuất nhân tố mang tính thị trường
Mơi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hóa tập trung, vừa thị trường” đã, chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nước ta Tổ chức hệ thống kiểm sốt phải thích ứng với đặc trưng môi trường
Trong kinh tế thị trường, sách kinh doanh quyền hiển nhiên doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, định vấn đề liên quan đến kinh doanh nhà nước khơng dính líu đến kinh doanh Vì hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp kinh tế thị trường doanh nghiệp doanh nghiệp tự thiết kế, thực để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh Hoạt động kiểm tốn nhà nước khơng nằm phạm trù
(6)sách thuộc chủ sở hữu? Và nhà nước đóng vai chủ sở hữu, nhà nước đóng vai trị quản lý nhà nước kinh tế doanh nghiệp nhà nước
Môi trường kinh doanh chi phối lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh hoạt động kiểm soát loại hình doanh nghiệp nước ta:
Với doanh nghiệp doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động kiểm soát doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị
Trong doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm sốt cịn phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – quy định quan quản lý nhà nước Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo quy định, theo lệnh cấp trên” nên nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức hoạt động kiểm soát mang tính hình thức
Các nhân tố thuộc mơi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, có hệ thống kiểm sốt Cạnh tranh mang tính khu vực tồn cầu buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm mơ hình tổ chức cho tiết kiệm lao động kiểm sốt, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp Sự biến động ngày dội môi trường kinh
doanh thị trường dẫn đến kiểu cấu tổ chức truyền thống ngày tỏ khó phù hợp Địi hỏi cần có cách tư cấu tổ chức máy quản trị nói chung mơ hình kiểm sốt nói riêng thích hợp
Thứ hai, mơ hình quản trị doanh nghiệp
Mơ hình quản trị doanh nghiệp tác động trực tiếp đến xây dựng hệ thống kiểm soát doanh nghiệp Có thể khẳng định: mơ hình quản trị cần mơ hình hệ thống kiểm sốt tương ứng
Ở nước ta nay, cần nghiên cứu hai loại mơ hình quản trị:
(7) Với mơ hình quản trị đại – mơ hình quản trị lấy tính thống trình làm sở tổ chức hoạt động quản trị tổ chức hoạt động kiểm sốt phù hợp với ngun lý đó, tức kiểm sốt q trình
Thứ ba, quy mơ cấu sản xuất doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nơi làm việc, cấu sản xuất phức tạp cấu kiểm sốt bao trùm nhiều cấp, nhiều phận quan hệ cấp, phận phức tạp hơn, hệ thống thông tin phức tạp so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ có cấu kiểm soát đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn)
Cơ cấu sản xuất doanh nghiệp bao gồm cấp, phận xây dựng theo nguyên tắc định, phân bố không gian thiết lập mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất chúng với Cơ cấu ảnh hưởng trực tiếp sở để xây dựng cấu kiểm soát
Nếu doanh nghiệp phân bố nơi cấu kiểm sốt gọn, nhẹ; phải bố trí địa bàn rộng cấu phức tạp, cồng kềnh
Thứ tư, trình độ đội ngũ nhà quản trị
Vấn đề nhận thức nhà quản trị cao cấp Nếu nhà quản trị cao cấp nhận thức vai trò cơng cụ kiểm sốt, họ coi tổ chức triển khai hoạt động đương nhiên; ngược lại, họ khơng quan tâm triển khai kiểm sốt tổ chức kiểm soát theo kiểu chiếu lệ
Đội ngũ nhà quản trị có trình độ quản trị cao giải tốt nhiệm vụ kiểm sốt với suất cao nên địi hỏi nơi làm việc kiểm soát ngược lại Khi có người số mối quan hệ ít, làm giảm khối lượng công việc phối hợp họ
Các nhà quản trị đào tạo theo hướng có kiến thức chun mơn hóa sâu hay vạn ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị kiểm soát cấp, phận Các nhà quản trị có trình độ cao có khả sử dụng mơ hình, cơng cụ đại, phức tạp để đánh giá, phân tích rút kết luận xác; ngược lại, sử dụng mơ hình, cơng cụ đơn giản đánh giá, phân tích với độ xác
Thứ năm, trang thiết bị quản trị
Trang thiết bị quản trị giúp nhà quản trị nâng cao suất lao động chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm soát Công nghệ tin học phát triển ngày tác động mạnh mẽ đến khả thu thập xử lý thơng tin thống tồn hệ thống quản trị kiểm soát nên làm thay đổi kiểm soát theo hướng đơn giản
(8)2.2 Thành phần hệ thống kiểm soát
2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
Là yếu tố công ty ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm soát yếu tố tạo mơi trường mà tồn thành viên công ty nhận thức tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt Do đó, mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức thành viên đơn vị tảng cho phận khác hệ thống Ví dụ, nhận thức nhà quản lý liêm đạo đức nghề nghiệp, việc cần
thiết phải tổ chức máy hợp lý, việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, việc ban hành văn nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một mơi trường kiểm soát tốt tảng cho hoạt động hiệu hệ thống kiểm soát nội Đánh giá mơi trường kiểm sốt cần ý nhân tố:
Tính trung thực giá trị đạo đức
Hệ thống kiểm sốt hoạt động có hoạt động hiệu hay không phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực việc tơn trọng giá trị đạo đức người liên quan đến trình kiểm sốt Tính trung thực giá trị đạo đức nhân tố quan trọng môi trường kiểm sốt, tác động đến việc thiết kế, thực giám sát nhân tố khác kiểm soát Thái độ quan tâm mức nhà quản trị đến hoạt động kiểm sốt nhân viên nỗ lực nhằm đạt mục tiêu chung kiểm sốt Do đó, đơn vị phải xây dựng chuẩn mực, quy định đạo đức nhân viên người quản lý phải làm gương việc thực quy định Tuy nhiên để nhân viên cơng ty tuân thủ quy định tổ chức phải loại trừ giảm thiểu áp lực hội dẫn đến hành vi thiếu trung thực nhân viên tổ chức
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà quyền hạn trách nhiệm thành viên tổ chức xác định Một cấu tổ chức hợp lý điều kiện đảm bảo cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Ngược lại, cấu tổ chức phức tạp khơng rõ ràng nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng
Do đó, để thiết lập cấu tổ chức thích hợp tổ chức cần phải ý đến số nội dung như:
o Xác định rõ quyền hạn trách nhiệm chủ yếu hoạt động o Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp
Phân định quyền hạn trách nhiệm
(9)dụng Ngược lại, việc phân định quyền hạn trách nhiệm không rõ ràng phát sinh tượng nhiệm vụ thực chồng chéo phịng ban khác hay chí phận Do vậy, công việc ách tắc, thủ tục kiểm sốt vơ hiệu tiêu cực có điều kiện nảy sinh
Chính sách nguồn lực
Là mong muốn tổ chức nhân viên Chính sách biểu thơng qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật Các sách có ảnh hưởng lớn đến hành vi đạo đức lực nhân viên có tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) tinh thần vật chất người lao động Chính sách nhân đắn, thích hợp góp phần tạo đội ngũ nhân viên giỏi, có lực, có đạo đức góp phần giảm bớt yếu mơi trường kiểm sốt thủ tục kiểm sốt Ngược lại, khơng thể có hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ với đội ngũ nhân viên yếu lực đạo đức nghề nghiệp
Các yếu tố khác
Ngồi nhân tố trên, mơi trường kiểm sốt chịu tác động yếu tố bên ngồi luật pháp, kiểm sốt quan quản lý nhà nước, điều kiện kinh tế xã hội tiến kỹ thuật Các nhân tố tác động lên thái độ nhà quản trị việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm sốt
Như vậy, mơi trường kiểm sốt tảng hệ thống kiểm soát Các thủ tục kiểm sốt khơng đạt mục tiêu hình thức mơi trường kiểm sốt yếu kém, ngược lại, mơi trường kiểm sốt tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát
2.2.1 Đánh giá rủi ro
Đây việc xác định phân tích rủi ro liên quan có ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Để nhận dạng quản trị rủi ro nhà quản trị cần:
Thiết lập mục tiêu tổ chức, sở xác định mục tiêu xác định nhà quản trị tiến hành phân tích, nhận dạng quản trị rủi ro trình thực
Nhận dạng rủi ro: rủi ro tác động mức tồn đơn vị hay ảnh hưởng đến số phận đơn vị
(10) Phân tích đánh giá rủi ro: rủi ro khó định lượng nên việc phân tích đánh giá rủi ro thường phức tạp Tuy nhiên, quy trình để phân tích đánh giá rủi ro thường bao gồm bước sau:
o Ước lượng thiệt hại xảy ra: thiệt hại lớn rủi ro nghiêm trọng o Xem xét khả xảy rủi ro: xác suất xảy thiệt hại lớn rủi ro
càng xảy thường xuyên số tiền thiệt hại lớn Số tiền thiệt hại lớn xác suất xảy nhỏ khơng quan trọng rủi ro khác có thiệt hại nhỏ xác suất xảy lại cao nhiều
o Biện pháp phòng ngừa: sở phân tích đánh giá rủi ro, nhà quản trị cần phải thiết lập thủ tục kiểm soát để giảm thiểu thiệt hại rủi ro gây Phòng ngừa bảo vệ hoạt động cần có hệ thống kiểm sốt
2.2.2 Hoạt động kiểm soát
Đây sách thủ tục thực hoạt động cần thiết để giảm thiểu rủi ro nhà quản trị thực Các hoạt động kiểm sốt thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù hoạt động kinh doanh cấu tổ chức Các yếu tố hoạt động kiểm soát:
Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt hội cho vị trí dễ xảy sai sót hay có hội để thực hành vi gian lận Yêu cầu hoạt động kiểm soát không phận hay cá nhân thực công việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc; không cá nhân thực chức năng: phê duyệt, ghi chép bảo vệ tài sản Công việc nhân viên này, phận kiểm soát độc lập nhân viên khác phận khác
Ngoài ra, nghiệp vụ có yêu cầu khác phân chia trách nhiệm nhằm hạn chế gian lận sai sót Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm bị vơ hiệu hóa nhân viên thông đồng với Do vậy, nhà quản trị cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát khâu, quy trình nghiệp vụ mối quan hệ nhân viên thi hành nhiệm vụ
Ủy quyền: tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chịu trách nhiệm Nhà quản trị nên đưa quy định quyền hạn trách nhiệm phê duyệt loại nghiệp vụ cho nhân viên Có hai mức độ ủy quyền:
Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa sách, người cấp phép xét duyệt nghiệp vụ phạm vi giới hạn
Ủy quyền cụ thể: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho nghiệp vụ, thông thường nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng
(11)Bảo vệ tài sản vật chất thông tin: Bảo vệ tài sản thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mát, rủi ro thông tin bên ngồi Tài sản vật chất thơng tin bảo vệ thơng qua quy trình sau:
Kiểm soát vật chất tài sản thông tin: bảo quản tài sản vật chất thể qua việc xây dựng bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, định kỳ tổ chức tốt công tác kiểm tra, bảo trì, sử chữa Bảo quản thơng tin thực thơng qua việc bố trí phịng máy tính xử lý thơng tin, tránh nguy cháy, nổ, ban hành quy định chép thông tin
Bảo quản chứng từ, sổ sách: chứng từ sổ sách cần phải phân loại xếp hợp lý để đến cần tìm kiếm nhanh chóng thuận lợi Ngồi ra, cần phải lưu trữ nơi an tồn đề phịng trộm hay cháy nổ
Kiểm tra độc lập: phân công tạo chế tự kiểm soát lẫn nhau, nhiên kiểm soát độc lập tồn nhằm hạn chế sai sót so số nguyên nhân như: nhân viên thiếu lực, nhân viên cấu kết với trục lợi cho riêng gây hại cho cơng ty, cẩu thả làm việc thiếu trách nhiệm nhân viên…
Rà sốt: việc phân tích so sánh số liệu từ hai nguồn khác Thủ tục rà sốt giúp mau chóng phát biến động bất thường hay gian lận để từ kịp thời ứng phó
2.2.3 Hệ thống thông tin truyền thông
Để thực trách nhiệm phận cá nhân doanh nghiệp cần phải có thơng tin Do đó, hệ thống thơng tin truyền thông nhằm đảm bảo cho thông tin liên quan xác định, nắm bắt truyền thơng cách kịp thời xác nhằm cho phép phận nhân viên thi hành cơng việc họ cách có hiệu Chất lượng hệ thống xem tốt nội dung sau bảo đảm:
Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo người có thẩm quyền
Hệ thống truyền thông doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên cấp độ hiểu nắm rõ nội quy, chuẩn mực tổ chức, đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời, xác đến cấp có thẩm quyền theo quy định
Doanh nghiệp thiết lập kênh thơng tin nóng (một ủy ban hay cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo hành vi, kiện bất thường có khả gây thiệt hại cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa truy cập, tiếp cận người thẩm quyền
(12)2.2.4 Giám sát
Giám sát hoạt động kiểm tra, ghi nhận đánh giá định kỳ hoạt động hệ thống kiểm sốt để từ điều chỉnh hoạt động phận nhân viên nhằm đạt mục tiêu mà doanh nghiệp đề Giám sát thực hình thức sau:
Giám sát thường xuyên: diễn trình hoạt động thực nhân viên nhà quản trị nhằm phát biến động bất thường
Giám sát định kỳ: thực phận kiểm soát, phận kiểm sốt từ bên ngồi Nhiệm vụ phận kiểm soát gồm:
Rà soát lại chế kiểm soát áp dụng để giám sát hoạt động hệ thống kiểm soát tham gia vào q trình hồn thiện nhằm nâng cao hiệu mặt hoạt động điều hành
Kiểm tra tính hợp lý độ tin cậy thơng tin
Kiểm tra tính tn thủ luật pháp quy định doanh nghiệp phận nhân viên
Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu
của hoạt động, phát sơ hở yếu kém, gian lận quản lý, bảo vệ tài sản
2.3 Cơ chế kiểm soát
2.3.1 Khái niệm
Từ "cơ chế" dùng rộng rãi lĩnh vực quản lý từ khoảng cuối năm 1970, bắt đầu ý nghiên cứu quản lý cải tiến quản lý kinh tế, với nghĩa quy định quản lý Cách hiểu đơn giản dẫn tới cách hiểu tách rời chế với người nêu
Như vậy, chế kiểm sốt hiểu cách thức vận hành hệ thống kiểm soát mối quan hệ với phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực chức kiểm soát với kết hiệu cao Theo quan niệm này, hiểu theo nghĩa rộng chế kiểm soát đề cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát doanh nghiệp bao gồm:
Quy định mối quan hệ phận bên hệ thống kiểm soát
Quy định mối quan hệ hệ thống kiểm soát với hệ thống khác doanh nghiệp
Nếu hiểu theo nghĩa hẹp, chế kiểm soát bao gồm cách thức vận hành phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát doanh nghiệp
2.3.2 Sự cần thiết chế kiểm soát
(13)định nguyên tắc cần thiết để vận hành hệ thống đó, chắn hệ thống kiểm soát hoạt động hỗn loạn, khơng có hiệu
Có thể thấy, cần thiết phải xây dựng thiết chế kiểm soát Và cần thiết này, nhìn thấy hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Việt Nam nay, đặc biệt doanh nghiệp nhà nước Các doanh nghiệp chưa không tổ chức hoạt động kiểm sốt, có đủ cả, có điều hoạt động kiểm soát doanh nghiệp khơng đem lại kết mong muốn Vì vậy? Vì nhiều nguyên nhân song nhiều nhà nghiên cứu đồng tình cho nguyên nhân gốc rễ, sâu xa chưa tạo chế kiểm sốt nghĩa
Nói cách khác, dù bạn có tổ chức hoạt động kiểm sốt song thiếu chế hữu hiệu kết số không mà
2.3.3 Thiết kế hệ thống kiểm soát
Như đề cập trên, hiểu theo nghĩa hẹp chế kiểm soát chế hoạt động bên hệ thống kiểm sốt Đó thủ tục xác lập nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn giảm thiểu sai lệch so với mục tiêu xác định
Khi thủ tục vận hành cách hữu hiệu (thông qua việc thực cách nghiêm ngặt quy chế quản lý) rủi ro doanh nghiệp ngăn chặn phát cách đầy đủ, xác kịp thời Thông thường, cần đề cập đến số thủ tục kiểm soát như: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi
2.3.4 Thủ tục phê duyệt
Phê duyệt cho phép nghiệp vụ phát sinh Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu doanh nghiệp Vì phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin nên việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế sách doanh nghiệp Phê duyệt có nghĩa định cho phép “ai” làm hay chấp nhận cho xảy ra, người phê duyệt phải thẩm quyền Khi phê duyệt cần phải tuân thủ quy định:
Quy định cấp phê duyệt
Quy định sở phê duyệt
Quy định dấu hiệu phê duyệt
Quy định cấp ủy quyền Đối với thủ tục cần lưu ý:
Phê duyệt phải trọng nội dung hình thức (chữ ký, dấu); khơng, chế kiểm sốt khơng xác lập, việc kiểm sốt không thực
Phê duyệt phải tránh chồng chéo, tránh làm tăng phiền phức, thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc
(14)2.3.5 Nội dung kiểm soát kinh doanh
Định dạng trước hành động mơ tả trước “cái phải hình thành” tương lai Chức định hướng chức đảm bảo tính hướng doanh nghiệp phận, cá nhân doanh nghiệp Để kiểm sốt có kết cần có thủ tục định dạng trước Như thế, thủ tục định dạng trước bao gồm thiết chế quy định tính pháp lý định mức, chiến lược, kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp
Thủ tục định dạng trước thủ tục kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý Sở dĩ máy tính khơng cho phép nghiệp vụ xử lý yêu cầu không tuân thủ Nhược điểm thủ tục có sai sót có sai sót hàng loạt Vậy, vấn đề chỗ cần quy định rõ ràng phép thay đổi định dạng
2.3.6 Thủ tục báo cáo bất thường
Ngoài báo cáo phục vụ cho kiểm soát định kỳ, cần phận có liên quan phải báo cáo trường hợp bất thường Vấn đề cần có thủ tục quy định bất thường? Nếu khơng có thủ tục việc báo cáo bất thường bị hỗn loạn: cần phải báo cáo khơng thực hiện, chưa đến mức lại báo cáo Theo thủ tục quy định cụ thể, tất cá nhân, phận doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo
khi rơi vào trường hợp bất thường vấn đề bất hợp lý mà họ phát nơi lúc, ngồi phận mình, doanh nghiệp Quy định trường hợp “bất thường” cụ thể nghiệp vụ không theo quy trình/quy định, nghiệp vụ ngoại lệ, bất hợp lý, vấn đề chưa xảy ra, xảy lại có ảnh hưởng lớn, có thay đổi liệu, hệ thống,… Các quy định liên quan đến: phải báo cáo phát hay báo cáo sau phải kịp lúc, phải báo cáo cho người có trách nhiệm thẩm quyền để xem xét có hướng xử lý trường hợp, báo cáo máy tính thực hay người thực
Doanh nghiệp cần xem báo cáo bất thường đóng góp có giá trị cần có sách thưởng, nâng lương nâng bậc,… cho cá nhân phận có báo cáo bất thường kịp lúc Những báo cáo bất thường có giá trị đánh giá cao sáng kiến sáng tạo doanh nghiệp Những vấn đề cần lưu ý quy định thủ tục:
Báo cáo kịp thời
Cụ thể hóa bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý
Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý trường hợp bất thường
(15)2.2.2 Thủ tục bảo vệ tài sản
Thủ tục bảo vệ tài sản tập hợp tất thiết chế quy định hoạt động doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị: mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng bị phá hoại Những thủ tục liên quan đến:
Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,…
Bảo vệ, thủ tục vào doanh nghiệp
Sử dụng thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security
Kiểm kê tài sản
Bảo quản tài sản tiêu chuẩn…
2.3.7 Thủ thục sử dụng tiêu
Thủ tục sử dụng tiêu thiết chế quy định tiêu sử dụng q trình kiểm sốt hoạt động cụ thể Tuỳ theo tính chất hoạt động mà quy định việc sử dụng tiêu cụ thể hoạt động từ:
Mục tiêu
Các tiêu: lượng hóa tất mục tiêu thành tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đặt cho cá nhân phận thành,… sau kiểm sốt
theo tiêu Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu phi tài
Khi thiết lập tiêu cần đảm bảo yêu cầu:
Chỉ tiêu phải có tính khả thi
Hệ thống tiêu phải qn tính tốn định kỳ để báo cáo tình hình thực tiêu với phận có thẩm quyền
Chỉ rõ người chịu trách nhiệm không đạt tiêu
Đảm bảo tính độc lập người theo dõi tiêu
Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sai lệch nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời
2.3.8 Thủ tục bất kiêm nhiệm
Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận phát sinh hoạt động kiểm sốt nói riêng tồn hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung Muốn vậy, phải có thiết chế quy định tách biệt hoạt động:
Phê duyệt;
Thực hiện;
Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…);
Ghi nhận (kế toán,…)
(16)2.3.9 Thủ tục đối chiếu
Các số liệu thực tế kế hoạch, định mức liên quan đến nhiều cá nhân, phận doanh nghiệp Trong nhiều trường hợp số liệu phát sinh phận khác nghiệp vụ chưa trùng Vì cần có thiết chế quy định thủ tục đối chiếu tổng hợp cá nhân, phòng ban phận khác nghiệp vụ nhằm giúp phát ngăn ngừa gian lận sai sót ghi chép hay xử lý nghiệp vụ
Đây thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót thực ghi nhận nghiệp vụ góp phần tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên, mang tính kiểm tra chéo
Mặt khác, muốn rút kết luận cần thiết phải so sánh, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, định mức,… Vì thế, muốn cho đánh giá khách quan cần có thiết chế quy định thủ tục đối chiếu cụ thể
Khi thiết lập quy định đối chiếu cần lưu ý yêu cầu sau:
Đối chiếu kịp thời;
Cần điều tra rõ có khác biệt;
Phải có người theo dõi việc đối chiếu;
Tránh đối chiếu thông tin từ chung nguồn 2.3.10 Thủ tục kiểm tra theo dõi
Thiết chế quy định thủ tục kiểm tra theo dõi xem chế “kiểm soát kiểm soát” Thiết chế cần quy định rõ tự kiểm tra theo dõi, kiểm tra theo dõi đối tượng khác Kiểm tra theo dõi giúp khám phá sai sót từ nhỏ đến lớn; đồng thời, tạo hiệu ứng có lợi cho mơi trường kiểm sốt, “cơng việc nhân viên làm ln có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá”
Thiết lập quy định cần lưu ý:
Bạn xem xét thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào rủi ro mà Ban giám đốc quan tâm
Phát dấu hiệu bất thường để kịp thời xử lý sở điều tra xác định trách nhiệm rõ ràng
(17)Tóm lược cuối
Hệ thống kiểm soát thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý
Hệ thống kiểm sốt gồm thành phần:
Mơi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro;
Hoạt động kiểm sốt;
Hệ thống thơng tin truyền thông;
Giám sát
Cơ chế kiểm sốt hiểu cách thức vận hành hệ thống kiểm soát mối quan hệ với phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực chức kiểm soát với kết hiệu cao
Thiết chế hệ thống kiểm soát:
Phê duyệt; Định đạng trước;
Báo cáo bất thường;
Bảo vệ tài sản;
Sử dụng tiêu;
Bất kiêm nhiệm; Đối chiếu;
(18)Câu hỏi ôn tập
1. Khái niệm vai trị hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp
2. Hãy số nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát doanh nghiệp
3. Nêu thành phần hệ thống kiểm soát Trong thành phần này, thành phần quan trọng định đến thành phần khác hệ thống kiểm sốt?
4. Khái niệm vai trị chế kiểm soát