Quản lý hàng hóa tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ hoàng thúy

Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy CHƢƠNG MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP 1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Hoàng Thúy * Chức năng, nhiệm vụ: - Được thành lập từ ngày 31 tháng 05 năm 2008, công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thuý khẳng định thương hiệu lĩnh vực công nghệ thông tin Công ty đại lý hãng tiếng: FPT, Intel, Asus, HP, Acer - Công ty ln trì tốc độ tăng trưởng mức độ cao vững mặt Hoàng Thúy chiếm tin tưởng khách hàng sách, cam kết, dịch vụ mà nhiều cơng ty máy tính khác khơng làm - Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy có đội ngũ nhân viên hùng hậu với trình độ chuyên môn cao - Nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, am hiểu kỹ thuật ln làm hài lịng khách hàng, nhân viên kỹ thuật Hồng Th có chuyên môn cao, huấn luyện bản, đủ khả đáp ứng yêu cầu khắt khe Quý khách hàng * Lĩnh vực hoạt động: o Nhà cung cấp máy tính xách tay, máy ảnh chuyên nghiệp hãng tiếng o Cung cấp linh kiện máy tính thiết bị văn phịng o Cung cấp thiết bị nghe nhạc, ghi âm bỏ túi o Cung cấp thiết bị mạng: ADSL, Hub, Switch o Lắp ráp máy tính o Cung cấp dịch vụ: Lắp đặt, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, bảo hành tận nơi * Cơ cấu tổ chức: GIÁM ĐỐC Thủ kho Phịng kinh doanh Phịng kĩ thuật Phịng kế tốn Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức cơng ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy 1.2 Mơ tả lời hoạt động Cơng ty - Khi Cơng ty có nhu cầu nhập hàng, thủ kho lập gửi phiếu yêu cầu nhập hàng cho nhà cung cấp Sau thủ kho nhận bảng giá thiết bị cần nhập thông qua yahoo Nếu khơng có vấn đề thủ kho lập gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp Nhà cung cấp kiểm tra hàng kho, hết hàng thơng báo cho Cơng ty Ngược lại chuyển hàng cho Cơng ty kèm theo hóa đơn toán tiền hàng, phiếu xuất kho phiếu bảo hành Thủ kho kiểm tra hàng có cố trả lại hàng ngược lại lập phiếu nhập hàng tiến hành nhập hàng vào kho Kế toán lập phiếu chi tiền để toán tiền hàng cho nhà cung cấp Các thơng tin nhập hàng kế tốn ghi sổ nhập hàng - Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khách hàng gửi phiếu yêu cầu mua hàng thủ kho lập gửi bảng báo giá thiết bị cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý mua thiết bị gửi đơn đặt hàng tới Cơng ty Thủ kho nhận đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng kho hết hàng thông báo hết hàng cho khách ngược lại lập phiếu xuất hàng, lập phiếu bảo hành để xuất hàng Sau kế tốn lập hóa đơn tốn, lập phiếu thu để thu tiền hàng khách Các thông tin xuất hàng kế toán ghi sổ xuất hàng - Khi khách hàng bảo hành thiết bị mua Công ty, khách hàng mang thiết bị kèm phiếu bảo hành thủ kho kiểm tra phiếu bảo hành Nếu hết hạn bảo hành thơng báo hết hạn bảo hành cho khách Ngược lại thiết bị thời gian bảo hành kỹ thuật kiểm tra thiết bị xem lỗi thiết bị hay khách Nếu lỗi thiết bị lập phiếu nhận bảo hành để nhận thiết bị bảo hành Nếu lỗi khách làm hỏng thông báo cho khách Nhân viên kỹ thuật kiểm tra lỗi Với lỗi lớn gửi thiết bị tới nhà cung cấp thông qua phiếu nhận trả bảo hành Ngược lại nhân viên kỹ thuật tự bảo hành Thông tin bảo hành thủ kho ghi sổ bảo hành - Khi muốn sửa chữa thiết bị khách hàng gửi phiếu yêu cầu sửa chữa Thủ kho nhận thiết bị cần sửa chữa Nhân viên kỹ thuật tiến hành sửa chữa Kế toán lập phiếu thu để thu tiền sửa chữa khách hàng Các thông tin sửa chữa ghi sổ kỹ thuật - Sau tuần, tháng, năm thủ kho gửi sổ bảo hành để kế tốn lập báo cáo tình hình nhập xuất, bảo hành, sửa chữa hàng báo cáo doanh thu Sau gửi báo cáo cho Giám đốc 1.3 Bảng nội dung công việc STT 10 Tên công việc Lập phiếu yêu cầu mua hàng Lập bảng báo giá Gửi bảng báo giá Lập đơn đặt hàng Gửi đơn đặt hàng Kiểm tra hàng kho Thông báo hết hàng Chuyển hàng Kiểm tra hàng Trả lại hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Đối tượng thực Thủ kho Nhà cung cấp Nhà cung cấp Thủ kho Thủ kho Thủ kho Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhà cung cấp Thủ kho HSDL Phiếu yêu cầu mua hàng Bảng báo giá Bảng báo giá Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Hóa đơn tốn Phiếu xuất hàng Phiếu bảo hành Thủ kho Thủ kho Khố hệ liên thơng, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy Nhà cung cấp Tiếp nhận hàng Nhà cung cấp Lập phiếu nhập hàng Thủ kho Lập phiếu chi tiền Kế toán Ghi sổ nhập hàng Kế toán Lập phiếu yêu cầu mua hàng Khách hàng Thủ kho Gửi bảng báo giá Thủ kho Gửi đơn đặt hàng Khách hàng Thủ kho Kiểm tra hàng kho Thủ kho Thông báo hết hàng Thủ kho Khách hàng Lập phiếu xuất hàng Thủ kho Lập phiếu bảo hành Thủ kho Lập hóa đơn tốn Kế toán Lập phiếu thu tiền Kế toán Ghi sổ xuất hàng Kế toán Gửi thiết bị bảo hành Khách hàng Kiểm tra phiếu bảo hành Thủ kho Thông báo hết hạn bảo hành Thủ kho Khách hàng Kiểm tra thiết bị Thủ kho Thông báo lỗi khách Nhân viên kỹ thuật Thủ kho Lập phiếu nhận bảo hành Thủ kho Kiểm tra lỗi Nhân viên kỹ thuật Tự sửa Nhân viên kỹ thuật Gửi thiết bị bảo hành tới nhà Thủ kho cung cấp Nhà cung cấp Lập phiếu nhận trả bảo hành Nhà cung cấp Ghi sổ bảo hành Thủ kho Lập gửi phiếu yêu cầu sửa Khách hàng chữa Thủ kho Nhận thiết bị sửa chữa Thủ kho Sửa chữa Nhân viên kỹ thuật Lập phiếu thu Kế toán Ghi sổ kỹ thuật Kế toán Gửi sổ bảo hành Thủ kho Lập báo cáo Kế toán Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Phiếu nhập hàng Phiếu chi tiền Sổ nhập hàng Phiếu yêu cầu mua hàng Bảng báo giá Đơn đặt hàng Phiếu xuất hàng Phiếu bảo hành Hóa đơn tốn Phiếu thu tiền Sổ xuất hàng Phiếu bảo hành Phiếu nhận bảo hành Phiếu nhận trả TBBH Sổ bảo hành Phiếu yêu cầu sửa chữa Phiếu nhận sửa chữa Phiếu thu Sổ kỹ thuật Sổ bảo hành Báo cáo Khố hệ liên thơng, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: a Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ : Nhập hàng Nhà cung cấp Thủ kho Kế toán HSDL Lập phiếu yêu cầu mua hàng Lập bảng báo giá Đơn đặt hàng Hết hàng Lập đơn đặt hàng Kiểm tra hàng kho Cịn hàng Hóa đơn tt Phiếu bảo hành Chuyển hàng Phiếu xuất hàng Có cố Tiếp nhận hàng Trả lại hàng Khơng có cố Kiểm tra hàng Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng Lập phiếu chi Ghi sổ nhập hàng Phiếu chi Sổ nhập hàng Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ nhập hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy b Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Xuất hàng Khách hàng Thủ kho Kế toán HSDL Phiếu yêu cầu mua hàng Lập phiếu yêu cầu mua hàng Bảng báo giá Lập bảng báo giá Đơn đặt hàng Lập đơn đặt hàng Kiểm tra hàng kho Cịn hàng Hết hàng Tiếp nhận thơng báo Thông báo hết hàng Lập phiếu xuất hàng Hàng + Phiếu bảo hành Phiếu xuất Lập phiếu bảo hành Phiếu bảo hành Lập hóa đơn tốn Hóa đơn toán Lập phiếu thu Phiếu thu Ghi sổ xuất hàng Sổ xuất hàng Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xuất hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy c Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Bảo hành Nhà cung cấp Khách hàng Thủ kho Nhân viên kỹ thuật HSDL Gửi TBBH hành Tiếp nhận hàng bảo hành Phiếu bảo hành Hết hạn Còn hạn Kiểm tra phiếu bảo hành Tiếp nhận thông báo Tiếp nhận thông báo Kiểm tra thiết bị Thông báo hết hạn bảo hành Thông báo lỗi khách Phiếu nhận bảo hành Lập phiếu nhận bảo hành Kiểm tra thiết bị Lỗi nhỏ Lỗi lớn Gửi thiết bị Tự sửa Lập phiếu nhận trả bảo hành Phiếu nhận trả bảo hành Ghi sổ bảo hành Sổ bảo hành Hình 1.4: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ bảo hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy d Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Sửa chữa Khách hàng Thủ kho Nhân viên kỹ thuật Kế toán Gửi phiếu yêu cầu sửa chữa thiết bị HSDL Phiếu yêu cầu sửa chữa Nhận thiết bị sửa chữa Sửa chữa Lập phiếu thu Phiếu thu Ghi sổ kỹ thuật Sổ kỹ thuật Hình 1.5: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ sửa chữa Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy e Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Báo cáo Thủ kho Kế toán Giám đốc HSDL Sổ bảo hành Gửi sổ bảo hành Sổ kỹ thuật Lập báo cáo Sổ nhập hàng Sổ xuất hàng Báo cáo Báo cáo nhập xuất, bảo hành, sửa chữa Báo cáo Báo Báo cáo doanh cáo doanh thu sửa thu bán chữa hàng Hình 1.6: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ báo cáo Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy 1.5 Giải pháp Cơng ty TNHH Thương mại dịch vụ Hồng Thúy sử dụng phần mềm EFFECT để quản lý hoạt động mua bán công ty Giao diện phần mềm EFFECF: Hình 1.7: Giao diện phần mềm Tuy nhiên phần mềm số hạn chế sau: - Phần mềm chạy môi trường windowxp chạy máy đơn - Muốn in nhiều mặt hàng phiếu nhập xuất kho khăn, cần phải tìm kiếm phiếu xong thực chức in - Nhập xuất nhiều mặt hàng khó khăn Từ hạn chế em nhận thấy cần xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đại, giải hạn chế EFFECT đáp ứng nhu cầu xử lý chức nghiệp vụ trình thực hoạt động kinh doanh cơng ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy CHƢƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Lập phiếu yêu cầu mua hàng Danh từ Phiếu yêu cầu mua hàng Thủ kho Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Kiểm tra hàng Hàng Trả lại hàng Hàng Nhà cung cấp Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng Lập phiếu chi tiền Phiếu chi tiền Kế toán Ghi sổ nhập hàng Sổ nhập hàng Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng Lập bảng báo giá Bảng báo giá Tiếp nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Kiểm tra hàng kho Kho Thông báo hết hàng Hàng Thủ kho Lập phiếu xuất hàng Phiếu xuất hàng Lập phiếu thu tiền Phiếu thu tiền Ghi sổ xuất hàng Sổ xuất hàng Tiếp nhận hàng bảo hành Phiếu nhận bảo hành Kiểm tra phiếu bảo hành Phiếu bảo hành Thông báo hết hạn bảo hành Thủ kho Kiểm tra thiết bị bảo hành Nhân viên kỹ thuật Thông báo lỗi khách Khách hàng Lập phiếu nhận bảo hành Phiếu nhận bảo hành Ghi sổ bảo hành Sổ bảo hành Nhận phiếu yêu cầu sửa chữa Phiếu yêu cầu sửa chữa Lập phiếu thu tiền Phiếu thu tiền Ghi sổ kỹ thuật Sổ kỹ thuật Gửi sổ bảo hành Sổ bảo hành Lập báo cáo Báo cáo Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Nhận xét HSDL Tác nhân HSDL = = Tác nhân HSD HSDL Tác nhân HSDL HSDL HSDL HSDL = = HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL Tác nhân Tác nhân Tác nhân HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL HSDL Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin 10 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy g Phiếu chi tiền: Hình 4.12: Phiếu chi tiền Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thơng tin 55 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy 4.1.4 Một số báo cáo: a Báo cáo nhập hàng: Hình 4.13: Báo cáo nhập hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thông tin 56 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy b Báo cáo nhập kho: Hình 4.14: Báo cáo nhập kho Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin 57 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy c Báo cáo nhận bảo hành: Hình 4.15: Báo cáo nhận bảo hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin 58 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy d Báo cáo sửa chữa: Hình 4.16: Báo cáo sửa chữa Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thông tin 59 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy e Báo cáo tồn kho theo tháng: Hình 4.17: Báo cáo tồn kho theo tháng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thông tin 60 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy f Báo cáo doanh thu sửa chữa: Hình 4.18: Báo cáo doanh thu sửa chữa Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thông tin 61 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy KẾT LUẬN Sau xây dựng xong chương trình Quản lý hàng hố Cơng ty TNHH TM DV Hoàng Thuý, em nhận thấy rằng: * Chương trình giải cơng việc cụ thể sau: + Tạo giao diện cập nhật xử lý liệu giúp cho việc nhập liệu chi tiết trở lên thuận tiện + Tạo báo cáo nhanh chóng + Chương trình chạy nhiều máy đơn * Chương trình hạn chế: người dùng sử dụng chương trình máy cài chương trình mà khơng thể truy cập từ xa để sử dụng * Hướng phát triển: xây dựng phần mềm ngôn ngữ asp.net để người dùng sử dụng thuận tiện nhanh chóng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin 62 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy TÀI LIỆU THAM KHÀO PGS TS Nguyễn Văn Vỵ (2004), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, NXB thống kê, Hà nội Nguyễn Thị Ngọc Mai (2004), Visual Basic 6.0 - Lập trình sở liệu, Nhà xuất lao động – xã hội PGS.Vũ Đức Thi (1997), Cơ sở liệu kiến thức thực hành, Nhà xuất thống kê – Hà nội Phạm Hữu Khang (2004), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL SERVER 2000, Nhà xuất lao động – xã hội Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Công nghệ thông tin 63 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy DANH MỤC CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU a) Phiếu nhập hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thơng tin 64 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy b) Phiếu xuất vật tƣ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thơng tin 65 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy c) Phiếu bảo hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thơng tin 66 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy d) Hóa đơn tốn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thơng tin 67 Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy e) Phiếu thu tiền Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khoá hệ liên thông, Ngành Công nghệ thông tin 68 m Đồ án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy f) Phiếu nhận bảo hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Khố hệ liên thơng, Ngành Cơng nghệ thơng tin 69 ... tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy 1.5 Giải pháp Cơng ty TNHH Thương mại dịch vụ Hoàng Thúy sử dụng phần mềm EFFECT để quản lý hoạt động mua bán cơng ty Giao diện... án tốt nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Thúy 1.2 Mô tả lời hoạt động Công ty - Khi Cơng ty có nhu cầu nhập hàng, thủ kho lập gửi phiếu yêu cầu nhập hàng cho nhà cung... nghiệp Quản lý hàng hóa Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hồng Thúy KHÁCH HÀNG: - Khách hàng gửi phiếu yêu cầu mua hàng nhận bảng báo giá thiết bị cần mua từ công ty Nếu đồng ý mua khách hàng gửi