Đang tải... (xem toàn văn)
• Bcc: khi gửi một nội dung mail giống nhau cho nhiều đối tượng người nhận khác nhau, nhưng cần bảo vệ quyền riêng tư, không để lộ diện địa chỉ mail của mỗi người.. SOẠN T[r]
(1)NGÀNH KỸ THUẬT XÂY DỰNG
(2)CHUYÊN ĐỀ 02 (THỜI LƯỢNG: 03 TIẾT) o SOẠN THẢO EMAIL
(3)1 TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT
• Email dùng để trao đổi cơng việc
• Nên đặt tên nghiêm túc, tránh dùng nickname nhí nhảnh • Một số cách đặt tên tài khoản email:
• tt.nam@gmail.com
• tuannam.tran@gmail.com
• nam.hutech@gmail.com
• Vào mục Cài đặt (Settings):
• Khai báo tên người gửi, ý viết hoa
(4)(5)(6)(7)2 QUẢN LÝ HỘP MAIL
• Tạo nhãn (label) để phân loại email
• Kéo chuột email chủ đề vào nhãn (label) phù hợp để tiện theo dõi quản lý
(8)(9)(10)3 SOẠN THẢO EMAIL
Tiêu đề email (subject) là thứ hiển thị hộp thư người nhận
• Tiêu đề có nhiệm vụ: tạo ý người đọc tóm tắt nội dung tồn email
• Nó có khả định người nhận có muốn mở thư đọc hay khơng, sơ đốn biết người gửi
• Cách đặt tiêu đề: dùng dấu [ngoặc vuông] để định vị đối tượng người gửi, nội dung tóm tắt email
Ví dụ:
(11)3 SOẠN THẢO EMAIL
Lời chào đầu thư là thể thái độ chuyên nghiệp tôn trọng người gửi người nhận Tùy thuộc vào tuổi tác, vai vế đặc điểm cụ thể người nhận để lựa chọn cách xưng hô Ví dụ:
Kính chào Ơng/Bà, Kính gửi Thầy ……… Chào Anh/Chị,
(12)3 SOẠN THẢO EMAIL
Nội dung thư cần trình bày rõ ràng, mạch lạc • Nên chia thành đoạn nhỏ để người đọc dễ theo dõi • Mỗi đoạn nên cách dịng
• Hạn chế dùng q nhiều dấu cảm thán (!) email
• Những nội dung quan trọng (ví dụ ngày tháng, địa điểm, thơng tin gấp…) tơ vàng, dùng màu chữ bật • Cuối thư, nên có lời chào
Ví dụ:
Trân trọng cảm ơn Trân trọng
(13)3 SOẠN THẢO EMAIL
Lưu ý
• Khơng viết tồn chữ in hoa
• Tránh dùng chữ to chữ nhỏ, in đậm, in nghiêng tùy tiện • Đầu dịng, đầu câu viết hoa ký tự
• Hai chữ nối tiếp cách khoảng trống
• Tất dấu câu đặt sát vào chữ trước, sau cách khoảng trống, đến chữ
(14)3 SOẠN THẢO EMAIL
Phải viết hoa tên riêng, tên địa danh, tên công ty, tổ chức, hiệp hội theo quy tắc viết hoa chữ đầu danh từ
trong cụm từ Các chức danh “phó” viết hoa chữ “phó” chức danh
Ví dụ:
• Đại học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh • Bộ Giáo dục Đào tạo
• Trưởng phịng Tổ chức – Nhân
(15)(16)(17)3 SOẠN THẢO EMAIL
Cách ghi địa (khi có nhiều người nhận):
• To: người nhận trực tiếp
• Cc: để báo cáo người có liên quan, khơng trực tiếp
nhận email cần nắm nội dung thơng tin trao đổi (ví dụ: lãnh đạo, trưởng phòng…)
(18)(19)