Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 2 pdf

9 CHƯƠNG II KỸ NĂNG GHI CHÉP I. ĐẶT VẤN ĐỀ. II. GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI. 1. Các khó khăn. a) Thời gian cần phải nói và viết khác nhau. b) Cần kết hợp nhiều hoạt động. c) Không tồn tại thủ thuật chung. 2. Các bước chuẩn bò cần thiết. a) Chuẩn bò cơ sở vật chất. b) Chuẩn bò tinh thần. c) Tập luyện ghi chép. d) Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả. 3. Biết thích ứng với các diễn giả khác nhau. 4. Các yếu tố giúp cho việc ghi chép. a) Cấu trúc bài giảng. b) Các hình thức ngôn từ. c) Các chữ then chốt, các từ hữu ích giúp cho việc ghi chép. 5. Biết khai thác các điều đã ghi. III. GHI CHÉP TỪ BÀI VIẾT (Tham khảo tài liệu) 1. Các khó khăn và thuận lợi. 2. Các mục tiêu ghi chép. 3. Kỹ thuật ghi chép. a) Chuẫn bò phương tiện. b) Những yếu tố quang trọng cần ghi chép. - Ghi nhận các phần theo dàn bài. - Chọn ý chính và quang trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết. - Các yêu cầu thực tế cho bài viết. IV. THỰC HIỆN MỘT BÁO CÁO. 1. Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng. 2. Những điều thực hiện trong báo báo (thuyết minh). 10 CHƯƠNG II KỸ NĂNG GHI CHÉP I. Đặt vấn đề. - Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông tin. - Có hai phương thức: + Ghi chép từ bài nói của một diễn giả. + Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo. Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh thần, nhằm biên soạn một sản phẩm sẽ được sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu (thông qua nói, viết, ý tưởng) ban đầu. Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó có phù hợp những gì mà ta mong muốn hay không. Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơ bắp. II. Ghi chép từ một bài nói: Mọi khó khăn trong khi nắm bắt và xác đònh ý tưởng trình bày là nó không để lại dấu vết của mình (lời nói gió bay). 1. Những khó khăn. a) Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau. Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ theo phương pháp và tốc độ của mỗi người. → Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn (các ý chính). b) Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc Nghe. Hiểu. Phân tích. Chọn lựa. Ghi nhớ bằng việc ghi chép lại. c) Không tồn tại các thủ thuật chung: Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng. 2. Các bước chuẩn bò cần thiết cho việc ghi chép. a) Chuẩn bò phương tiện vật chất. Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, sổ… b) Chuẩn bò tinh thần. Đừng bao giờ nghó về điều gì khác hay lo ra (khi đó ý tưởng ghi chép sẽ rời rạc hay không sử dụng được). Phải có thái độ chăm chú lắng nghe (luôn chú ý và tập trung tư tưởng). Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có biết trước thì sẽ dễ hiểu và theo dõi vấn đề thuận tiện hơn. Lưu ý các yếu tố cho phép xác đònh cấu trúc và bố cục của bài nói. Lời mở đầu. Các đoạn chuyển tiếp. 11 Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn. Tổng hợp từng phần. Kết luận. c) Tập luyện ghi chép. Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức tốt nhất (làm sao ghi lại từ lời nói của diễn giả bằng các hình ảnh là tốt nhất). d) Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất. - Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ. Ví dụ: dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc. - Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu. Trong trường hợp bạn không theo kòp, cứ tiếp tục theo dõi và gạch dưới những gì bạn cảm thấy hiểu nhầm và đánh dấu hỏi các câu này bên lề trang giấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng cách hỏi các người nghe khác. - Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt. Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ để giữ lại các từ ngữ có nghóa. - Bỏ cách ghi chép từng từ một. Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày. Cần có một thái độ chủ động → tóm tắt và tổng hợp. Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đề được nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký. Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện tập tốt để ghi ngắn gọn và đủ ý. 3. Biết thích ứng với diễn giả khác nhau. Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giả và những quan tâm của diễn giả trong việc nắm bắt thông tin của người nghe. Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép được dễ dàng. - Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống. - Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu tốt. - Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ thống. Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải. - Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn. - Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày. - Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố của bài diễn văn có khả năng giúp ta hiểu rõ (thông báo đề tài, các đoạn chuyển mạch…). - Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố làm rõ những điều không hiểu sau khi kết thúc bằng cách tham khảo từ bạn bè hay những sách vở, tài liệu liên quan. 4. Các yếu tố giúp cho việc ghi chép. Các chuẩn, giúp ta hiểu và ghi nhớ được dễ dàng hơn. a) Cấu trúc của bài giảng. Cần nhận thấy những phần khác nhau trong bản ghi chép. Điều này càng dễ khi diễn giả báo trước dàn bài và viết nó lên bảng Tầm quan trọng của dạng này. 12 - Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợi cho việc ghi nhớ). - Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó. b) Các hình thức ngôn từ. Người trình bày có khuynh hướng nhờ đến một số kỹ thuật để nhấn mạnh các thông điệp của mình như: - Lặp đi lặp lại, nói một cách dông dài: những điều muốn nói là quan trọng (nhấn mạnh). Người ghi cần gạch dưới hay làm dấu ký hiệu. - Những ví dụ cụ thể, các minh hoạ, các giai thoại: người viết ghi như là tham khảo. - Các từ ngữ nhằm thu hút sự chú ý như : cần lưu ý rằng , cần xác đònh chính xác là, … Nó chỉ ra rằng những điều tiếp theo là quan trọng, người viết cần ghi nhớ. c) Các chữ then chốt và các từ hữu ích. Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng hay những thông tin quan trọng.Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làm căn cứ cho các suy luận và là sườn của bài văn: nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc. Sau đây là danh sách chỉ dẫn các cụm từ . - Đoạn mở đầu (nhập đề): thông báo rằng những gì được nói chỉ là một thoáng tư duy. + Các công thức vào đề: “chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”, “trước hết điểm khởi đầu là”… + Từ đầu tiên trong một liệt kê: đầu tiên, một mặt, một bên là, điều nên biết đầu tiên là … + Chuẩn bò cho một phản biện: nó có thể là, tuy nhiên, nếu thật rằng… + Đưa minh chứng: ví dụ, chẳng hạn… + Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi xin nói rõ rằng… - Đoạn chuyển mạch là chỉ ra mối liên hệ giữa những gì đã nói trước đây và những gì sắp đề cập đến. Ví dụ: - Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai là, tiếp đến, mặt khác… - Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ … mà còn … - Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy. - Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó … - Khi cần nói về sự nghòch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên, ngược lại. - Hoặc khi khẳng đònh cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt khác, cũng như, vả lại - Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước đây mà ta không muốn nhắc lại nhưng ta khẳng đònh và ta có thể nói: như thế, từ đó, do đó, đó chỉ là một khởi điểm … 13 - Đoạn kết thúc: biểu thò kết thúc của một sự triển khai, chấm dứt của một liệt kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra … 5. Biết cách khai thác các điều đã ghi chép Ngay tối đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ các điểm chủ yếu. Bài nghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta bổ khuyết những thiếu sót và tạo nên các liên hệ logic. Nếu không làm thế các điều ghi chép có nguy cơ không đọc được và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến nó. III. Ghi chép từ các văn bản (các bài viết). 1.Thuận lợi và khó khăn. a) Thuận lợi. - Đọc tài liệu dễ tiếp nhận hơn khi nghe người khác trình bầy nhanh để ghi chép và tóm tắt. - Có nhiềi tài liệu tham khảo và chọn lựa. b) Khó khăn: - Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu. + Đôi khi tham lam viết quá dài. + Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo. + Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã đònh hướng và xác đònh các vấn đề cần truyền đạt. 2. Các hình thức ghi chép. Có hai hình thức ghi chép. - Ghi chép để chuẩn bò cho một bài nói : bài tổng kết , bài báo cáo trước hội nghò, bài bảo vệ dự án,bài giảng cho một buổi học v.v… - Ghi chép để hình thành một văn bản một tài liệu , dự án,một tác phẩm,một công trình một nghò quyết, văn kiện, giáo trình hoặc thuyết minh luận án v.v … Lời khuyên : - Chọn lựa thông tin dự trù sẽ trình bày trước độc giả hay cử toạ: những thông tin mà họ không biết hay cần biết sẽ giới thiệu trong bài trình bày của mình. - Dù tài liệu dùng để nói hay viết yêu cầu phải : Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng. 3. Kỹ thuật ghi chép a) Chuẩn bò phương tiện. - Giấy viết , bút , thước v.v… - Bàn ghế . - Các tài liệu cần thiết - Tinh thần tập trung Chú ý : Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng một trang giấy để quá trình viết không bò xáo trộn các ý tưởng. 14 b) Những yếu tố quan trọng cần ghi chép. - Ghi chép cho bài nói. + Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính + Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc không biết mà người ta muốn tiếp nhận. + Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic. + Viết ngắn gọn dễ đọc ( kiểu tốc ký , gạch đầu dòng ). + Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn , dễ hiểu theo chủ đề đặc biệt các phần sẽ được minh hoạ bằng hình ảnh hay đèn chiếu. + Viết trên giấy một mặt rộng rãi , + Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh, đường biểu diễn, sơ đồ) nên được ghi chú một cách có hệ thống. Nó có thể được chép lại trên những tài liệu riêng biệt, được sắp xếp theo thứ tự sao cho dễ trông thấy (trong trường sử dụng giấy trong, đèn chiếu). + Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý: + Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần). + Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu. Ví dụ : Vấn đề MA TUÝ bao gồm : tác hại , lợi nhuận , tình hình buôn lậu , chế biến , tình hình cai nghiện v.v… - Ghi chép để làm tư liệu (một báo cáo hay một công trình, một dự án hay một bài giảng …) phải tóm tắt hay viết những điểm chính theo mục tiêu đã đề ra và tạo thành một bài hoàn chỉnh. + Chuẩn bò một dàn bài đầy đủ và logic ,lấy tư liệu từ các tài liệu đã đọc theo nội dung và mục tiêu , yêu cầu :Các số liệu,dữ liệu,công thức , bảng biểuv.v + Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết,trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra. + Viết thành các chương mục theo dàn bài đã có :từ đó hình thành các văn bản mạch lạc , câu văn hoàn chỉnh, chú ý tránh các lỗi chính tả , viết hoa lung tung , dấu chấm , dấu phẩy ,chấm xuống dòng v.v… không đúng, viết rõ ràng không viết ẩu viết tắt khó đọc. - Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần phải : + Với bài văn ngắn : đọc toàn bài văn . + Tài liệu dài : đọc lời nói đầu , lời giới thiệu tóm tắt , đọc một vài chương quan trọng , đọc kết luận của tài liệu…dựa vào mục tiêu đặt ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài việt theo từng đoạn. Ví dụ : * Ghi chép với chủ đề nhân đạo trong tác phẩm “ Những Người Khốn Khổ “của nhà đại văn hào Pháp VICHTOHUYGO * Ghi chép với chủ đề tình yêu và tính cách người cộng sản PAVEN CÔSGHIN trong “Thép Đã Tôi Thế Đấy” của nhà văn NICÔLAI ÔSTÔTSKI. 15 * Vấn đề ma tuý có nhiều lónh vực cần đề cập một trong vài nội dung của chủ đề như : lợi nhuận , tác dụng , tác hại , quá trình cai nghiện v.v… - Khi đọc : cũng trích từng phần theo dàn bài + Từ đoạn nhập đề. + Đoạn giới thiệu + Đoạn chuyển mạch. + Đoạn kết luận. - Cần chú ý các câu then chốt, các chữ hữu ích. - Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt các đoạn quan trọng: trích từ văn bản nghò quyết , nghò đònh , chỉ thò v.v… - Các yêu cầu thực tế cho bài viết. + Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh thực tế (nếu là các giải pháp , các nghò quyết , các nghò đònh , chỉ thò v.v…) + Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo, trích dẫn từ đâu , trong sách nào , trang nào ( như các số liệu , công thức , các đònh lý , đònh luật , các câu nói nổi tiếng v.v…) + Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài liệu được tóm tắt. + Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để riêng mỗi ý tưởng một phiếu. + Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận trang, tên tài liệu v.v…Khi nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các tài liệu đó để sử dụng. + Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần. IV. Thực hiện báo cáo (Tiểu luận, Luận văn tốt nghiệp, Bài phát biểu …) 1. Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng. - Lời nói đầu: Đặt vấn đề cần phải giải quyết. - Lời giới thiệu. - Các phần cần được giải quyết (Các chương của báo cáo) - Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết kết quả đưa vào sử dụng, lời khuyên và những giải pháp tiếp theo (nếu có) - Tài liệu tham khảo: + Tên tác giả + Năm xuất bản + Số series xuất bản (nếu có) + Ghi theo thứ tự vần - Mục lục 2. Những điều yêu cầu thực hiện trong báo cáo (hoặc thuyết minh): - Phải viết chữ rõ ràng, cẩn thận, không được viết tắt, viết ẩu làm người khác không đọc được hoặc không hiểu; chữ không được viết hoa lung tung, khô ng được tẩy xóa tùy tiện. - Câu văn gọn, không dài lê thê. - Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc rành mạch. 16 - Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối. I, 1,2,3 … a,b,c Ví dụ: Chương I II, 1,2,3 … a,b,c III ,1,2,3 … a,b,c Các chương II, chương III … cũng tương tự như trên. - Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1 đến 100 … ngay từ đầu bài viết, có thể đánh số của công thức hoặc số của hình theo từng chương. Mục đích là để dễ theo dõi và gọi chúng lại ở các phần sau. - Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng. - Các hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cần phải làm các ký hiệu tham khảo [ ]. Ví dụ : Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệu tham khảo 1 và 2 ghi ở phần cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo. Tóm lại : Các phần trích dẫn kể cả lời nói cần phải ghi rõ ràng, đầy đủ. . đạt. 2. Các hình thức ghi chép. Có hai hình thức ghi chép. - Ghi chép để chuẩn bò cho một bài nói : bài tổng kết , bài báo cáo trước hội nghò, bài bảo vệ dự án ,bài giảng cho một buổi học v.v…. nhất từ đầu đến cuối. I, 1 ,2, 3 … a,b,c Ví dụ: Chương I II, 1 ,2, 3 … a,b,c III ,1 ,2, 3 … a,b,c Các chương II, chương III … cũng tương tự như trên. - Các công thức, hình vẽ phải đánh số. được tẩy xóa tùy tiện. - Câu văn gọn, không dài lê thê. - Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc rành mạch. 16 - Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất