Đang tải... (xem toàn văn)
Thao tác như sau: - Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm khoá - Đặt con trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hiện hộp thoại: +[r]
(1)Chương IV CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) I MÔ TẢ: Là tập hợp các thông tin, liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng - Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường (Field) CSDL Tên vùng tin phải là kiểu chuỗi và - Những dòng dùng để chứa nội dung CSDL Mỗi hàng gọi là mẩu tin hay ghi (Record) II THAO TÁC VỚI CSDL: Sắp xếp d ữ liệ u: - Chọn phạm vi cần xếp (xem ví dụ) - Chọn lệnh Data - Sort, xuất hộp thoại: + Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí chính để xếp + Chọn kiểu xếp: ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần + Then by: Chọn cột làm tiêu chí xếp phụ (Excel xếp dựa vào tiêu chí phụ này tiêu chí chính mục Sort by bị trùng) + My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề CSDL: GiaoAnTieuHoc.com (2) ü Header row: Chọn mục này phạm vi chọn có dòng tiêu đề (không xếp dòng đầu tiên) ü No Header row: Chọn mục này phạm vi chọn không có dòng tiêu đề (sắp xếp tất các dòng) Tạ o tổ ng cấp dướ i (Subtotals): Lệnh dùng để nhóm liệu theo nhóm đồng thời chèn vào cuối nhóm dòng thống kê tính toán (gọi là các tổng - Subtotals) và dòng tổng kết cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal) Thao tác sau: - Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm khoá) - Đặt trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hộp thoại: + At each change in: Chọn trường làm khoá để xếp + Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê + Add SubTotal to: Đánh dấu vào cột cần thống kê giá trị + Replace current Subtotals: Thay các hàng Subtotal tạo trước đó các hàng Subtotal + Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang các nhóm liệu + Sumary Below data: Tạo các dòng thống kê phía các nhóm liệu + Chọn xong ấn OK Lọ c liệ u (Filter) Chức này giúp trích ghi sở liệu thoả mãn yêu cầu đặt Có cách lọc: Lọc tự động và lọc theo bảng điều kiện tạo trước a Lọc tự độ ng (AutoFilter): Là cách lọc làm cho bảng liệu hiển thị các ghi thỏa mãn điều kiện đưa ra, còn các ghi không thỏa mãn điều kiện bị ẩn Thao tác sau: - Chọn CSDL muốn lọc (chọn dòng đầu tiên CSDL) - Chọn lệnh Data – Filter - Autofilter Lúc đó trên tiêu đề cột xuất biểu tượng lọc là các Menu DropDown - Muốn lọc theo điều kiện cột nào thì kích chuột vào biểu tượng lọc cột đó để chọn các mục có sẵn Trong đó gồm: + All: Cho hiển thị tất các ghi + Top 10: Lọc nhóm các ghi có giá trị lớn nhỏ cột xét Mục này có giá trị liệu kiểu số + Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại ü Chọn phép toán so sánh cần dùng hộp danh sách bên trái: Ø equals: Ø does not equal: GiaoAnTieuHoc.com (3) không (khác) Ø is greater than: lớn Ø is greater than or equal to: lớn Ø is less than: nhỏ Ø is less than or equal to: nhỏ Ø begins with: bắt đầu Ø does not begin with: không bắt đầu Ø ends with: kết thúc Ø does not end with: không kết thúc Ø contains: chứa Ø does not contain: không chứa ü Gõ chọn giá trị làm điều kiện hộp danh sách bên phải Có thể kết hợp thêm điều kiện lọc cách chọn tương tự hai hộp danh sách phía phải thông qua hai phép toán And (và) Or (hoặc) • Để huỷ lệnh lọc ta chọn lại lệnh Data - Filter - AutoFilter lần b Lọ c theo bảng đ iề u kiệ n tạo trướ c (Advanced Filter): Dùng để lọc liệu có điều kiện trích liệu đến nơi khác Với cách lọc này, ta phải nhập vào bảng điều kiện riêng trước gọi lệnh lọc * Cách tạo bảng điều kiệ n(Criteria) Để tạo bảng điều kiện, thiết trên bảng điều kiện phải có ít ô, ô chứa tên trường (Field) làm điều kiện lọc, ô chứa điều kiện lọc Tên trường làm điều kiện lọc thường chép từ CSDL để tránh sai sót và chính xác Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kế toán thì tạo bảng điều kiện sau: Phòng ban Kế toán - Điề u kiệ n n chính xác: + Dữ liệu chuỗi: Ghi chính xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên) + Dữ liệu số: Ghi chính xác số làm điều kiện Ví dụ: Để lọc các nhân viên có Lương CB là 1.100.000 Lương CB 1.100.000 - Điề u kiệ n đơn không chính xác: + Dữ liệu số: Sử dụng các toán tử so sánh để ghi điều kiện Ví dụ: Để lọc các nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên GiaoAnTieuHoc.com (4) Thank you for trying GIRDAC PDF Converter Trial version converts few pages from ten PDF files If you are satisfied with this conversion, you can order PDF Converter from http://www.girdac.com/Products/Buy.htm GiaoAnTieuHoc.com (5)