Fastwork bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình hành chính

BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH BỘ ỨNG DỤNG PHỤC VỤ QUẢN TRỊ NỘI BỘ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP 0983.089.715 www.fastwork.vn https://www.facebook.com/FastworkVietnam/ www.fastwork.vn Hoạt động Hành hoạt động quan trọng, định trực tiếp đến chất lượng vận hành doanh nghiệp Do công tác quản lý hành cần phải làm tốt để trì đảm bảo phát triển bền vững doanh nghiệp Tuy nhiên hoạt động nhằm quản lý quy trình hành doanh nghiệp cịn quan tâm có phần rườm rà khơng cần thiết hoạt động Tại nhiều doanh nghiệp hoạt động hành chưa thực hoạt động chức nhiệm vụ Các quy trình thừa thãi gây lãng phí thời gian, hiệu suất làm việc người lao động, tiêu tốn ngân sách cho doanh nghiệp vấn đề bất cập chưa giải triệt để Căn vào đó, đội ngũ FastWork tổng hợp biên soạn Tài liệu Hướng dẫn Xây dựng Quy trình phịng Hành mang tính đúc kết tinh gọn tất hoạt động hành doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp có quy trình thống nhất, đồng đem lại hiệu vận hành cao NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH I QUY TRÌNH VỀ CHẤM CƠNG VÀ TÍNH LƯƠNG II 16 QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐỀ XUẤT - PHÊ DUYỆT ĐƠN TỪ PHỔ BIẾN III QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN SỰ IV QUY TRÌNH ĐIỀU PHỐI TÀI NGUYÊN CHUNG HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 01 www.fastwork.vn I QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ TÍNH LƯƠNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG Chấm công hoạt động thiếu thực ngày người lao động doanh nghiệp, công ty Việc chấm công thể số ngày, số làm việc người lao động ngày Để từ lãnh đạo doanh nghiệp, phận hành nhân sự, kế tốn nắm thơng tin liệu để thực thi nội quy, quy định doanh nghiệp cơng tác tính lương, thưởng tháng cho lao động HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 02 www.fastwork.vn Mục đích, đối tượng áp dụng hình thức bảng chấm cơng Chấm cơng / bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ, thời gian lao động nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, để doanh nghiệp có tính lương, trả lương, tính BHXH theo quy định Tiền lương theo thời gian (theo tháng, theo tuần, theo ngày theo giờ) trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian, vào thời gian làm việc thực tế theo tháng, tuần, ngày, Tiền lương trả theo thời gian Tiền lương trả theo thời gian (theo tháng, theo tuần, theo ngày theo giờ) trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian, vào thời gian làm việc thực tế Tiền lương tháng trả trả cho tháng làm việc xác định sở hợp đồng lao động; Tiền lương tuần trả cho tuần làm việc xác định sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng nhân với 52 tuần; Tiền lương ngày trả cho ngày làm việc xác định sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc tháng theo quy định pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn, tối đa không 26 ngày; Tiền lương trả cho làm việc xác định sở tiền lương ngày chia cho số ngày làm việc theo Quy định điều 104 Bộ luật Lao động Tiền lương trả theo sản phẩm Tiền lương trả theo sản phẩm trả cho người lao động hưởng lương theo sản phẩm, vào mức độ hoàn thành số lượng, chất lượng sản phẩm theo định mức lao động đơn giá sản phẩm giao Tiền lương khoán Tiền lương khoán trả cho người lao động hưởng lương khoán, vào khối lượng, chất lượng công việc thời gian phải hồn thành Tiền lương khốn trả cho người lao động hưởng lương khoán, vào khối lượng, chất lượng công việc thời gian phải hồn thành HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 03 www.fastwork.vn Quy trình tính lương cho người lao động Bước 1: Tạo bảng lương Bảng lương quy định tùy theo tính chất doanh nghiệp Tuy nhiên, phịng nhân có trách nhiệm giải thích đầy đủ cột, cách tính tốn lương cho người lao động yêu cầu Ngoài trường hợp thay đổi yếu tố cấu thành bảng lương cần có xét duyệt trước lãnh đạo doanh nghiệp Bước 2: Tổng hợp chấm cơng Cập nhật mức lương lao động Nếu tháng có phát sinh thay đổi mức lương bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp liên quan đến lương hàng tháng nhân tính lương có trách nhiệm cập nhật số liệu thay đổi bảng lương Xác định mức lương thực tế khoản thu nhập khác Tùy vào doanh nghiệp khác có cách tính lương thực tế khác Cơ chia làm cách tính sau Cách thứ nhất: Mức lương thực tế = Mức lương * số ngày công thực tế / số ngày công tiêu chuẩn tháng Cách thứ hai: Mức lương thực tế = Mức lương * số ngày công thực tế / 26 (hoặc 24, tùy theo quy định doanh nghiệp) Lưu ý việc xác định mức lương: Đối với khoản thu nhập khác nhập liệu vào cột khoản thu nhập khác Đối với phụ cấp chức vụ tính theo quy ước doanh nghiệp Xác định thưởng suất Cách tính mức thưởng suất thực tế tính sau: Mức thưởng suất thực tế = Mức thưởng suất tương ứng * hệ số đánh giá công việc HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 04 www.fastwork.vn Xác định khoản giảm trừ Các khoản giảm trừ bao gồm bao gồm giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc, khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập, Ngồi khoản đóng quỹ bảo hiểm, cơng đồn cần có định cấp Giám đốc cơng đồn doanh nghiệp Bước 3: Check chéo bảng lương với người lao động Nhân viên tính lương in bảng lương dựa nguyên tắc sau: Kiểm tra loại công tăng giảm theo số ngày làm việc Rà soát lại bảng lương lao động Sau rà sốt, nhân viên tính lương tiến hành chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân xem xét gửi thông báo cho người lao động Bước 4: Giám đốc phê duyệt Nhân sau check chéo với người lao động gửi bảng lương tới Giám đốc để xin phê duyệt Ở bước này, Giám đốc ký phê duyệt đề xuất chi trả lương cho toàn nhân viên công ty Bước 5: In bảng lương làm toán Sau Giám đốc phê duyệt bảng lương, nhân tính lương in phiếu tính lương chuyển kèm bảng lương tổng cho phận kế tốn tiến hành thủ tục tốn Trong đó, phiếu lương gửi trực tiếp đến lao động Hoạt động toán lương chi trả thông qua ngân hàng tiền mặt tùy vào quy định doanh nghiệp Nếu có lý phát sinh làm chậm trễ tốn, phịng kế tốn phải thơng báo với phận nhân để thơng báo đến tồn nhân viên Bước 6: Lưu trữ hồ sơ Toàn hoạt động toán lương phải phận thủ quỹ/kế toán ngân hàng, kế toán toán lương thực đầy đủ công việc lưu hồ sơ Thủ quỹ kế tốn có trách nhiệm hạch tốn vào tài khoản kế tốn, có ghi chép sổ sách xác Hoạt động xây dựng bảng cơng, tính lương nghiệp vụ quan trọng có tính ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động Do đó, doanh nghiệp cần có phận nhân tính lương có nghiệp vụ chuyên môn đạt chuẩn để hạn chế sai sót, rủi ro q trình thiết lập tính tốn HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 05 www.fastwork.vn II QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐỀ XUẤT - PHÊ DUYỆT ĐƠN TỪ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 06 www.fastwork.vn Mục đích đơn từ, đề xuất phương thức đưa Đơn từ đề xuất định nghĩa loại văn hành dùng phổ biến doanh nghiệp có nội dung, tính chất khác tùy mục đích đề xuất Các loại đơn từ đề xuất thường thấy doanh nghiệp như: đề xuất duyệt chi phí, đề xuất tạm ứng, đề xuất tốn, đề xuất sửa chữa/cung cấp thiết bị, Các đơn từ đề xuất, đơn từ phê duyệt thường có chất luồng thông tin theo chiều thẳng đứng từ cấp gửi lên cấp cao Trong số trường hợp tùy theo tính chất cơng việc mà đề xuất cần qua nhiều phòng ban, đối tượng xét duyệt khác Về bản, mẫu đề xuất, đơn từ có form mẫu chung, người đề xuất cần điền vào trường thông tin cần thiết Thông thường phương thức truyền tải để đưa đơn từ, đề xuất hầu hết doanh nghiệp giấy tờ cứng, email, điện thoại, tin nhắn Ngoài số doanh nghiệp thực chuyển đổi số việc tự động hóa biểu mẫu điện tử (e-form) giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp Loại quy trình phê duyệt đề xuất: cách đề xuất hay nhiều người có trách nhiệm phê duyệt Các loại quy trình phê duyệt gồm: Một người phê duyệt: quy trình mà đề xuất cần người cụ thể phê duyệt Cần phê duyệt đồng thời: quy trình mà đề xuất cần phải đồng thời nhiều người cụ thể phê duyệt Cần phê duyệt theo trình tự: quy trình mà đề xuất cần phải phê duyệt nhiều người theo trình tự định, người trước phê duyệt đến người sau phê duyệt Loại đề xuất: mẫu đề xuất quy định thông tin mà người lập đề xuất cần xác định trước thực đề xuất cần phê duyệt Người lập đề xuất: người trực tiếp lập đề xuất Bộ phận làm việc: phận mà người lập đề xuất trực thuộc Người thực đề xuất: nhiều người có trách nhiệm thực nội dung đề xuất sau đề xuất phê duyệt Người xét duyệt đề xuất: người có thẩm quyền, chức phê duyệt đề xuất (cấp quản lý, trưởng phận trở lên) Quy trình xử lý đơn từ đề xuất phổ biến doanh nghiệp Đề xuất duyệt tạm ứng chi phí Đối với đề xuất tạm ứng chi phí, người lập đề xuất tạm ứng yêu cầu cung cấp đủ chứng tử bao gồm: giấy đề xuất tạm ứng, báo giá/bảng kê chi tiết khoản phí, hóa đơn (nếu có) HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 07 www.fastwork.vn Chú ý: Sau kết thúc toàn toán, người làm đề xuất tạm ứng phải cung cấp đầy đủ chứng từ, hóa đơn khoản toán để kế toán ghi nhận khoản tạm ứng sử dụng khoản chênh lệch số tiền tạm ứng với số sử dụng (nếu có) Đề xuất tạm ứng lương Thơng thường quy trình đề xuất tạm ứng lương doanh nghiệp thiết lập với Giám đốc người phê duyệt chuyển qua Thủ quỹ thuộc phận Kế toán thực xuất tiền Đề xuất toán chi phí Đối với đề xuất tốn chi phí, u cầu người lập đề xuất cung cấp đủ chứng tử bao gồm: giấy đề xuất tạm ứng, báo giá/bảng kê chi tiết khoản phí, hóa đơn (nếu có) Tại quy trình đề xuất tốn chi phí, trình tự xét duyệt bao gồm công đoạn xét duyệt: Quản lý trực tiếp, Giám đốc xét duyệt Kế toán trưởng duyệt chi Bước cuối Thủ quỹ người trực tiếp xuất tiền cho người lập đề xuất toán thực lưu giữ chứng từ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 08 www.fastwork.vn Đề xuất sửa chữa thiết bị làm việc Quy trình đề xuất sửa chữa thiết bị làm việc nhằm mục đích thống phương pháp theo dõi, sửa chữa thiết bị tài sản doanh nghiệp Trình tự xét duyệt thiết lập qua cấp: Quản lý trực tiếp, Phụ trách IT, Giám đốc phê duyệt Sau bước lập báo cáo Kế tốn trưởng thực Đề xuất cung cấp thiết bị làm việc Hoạt động đề xuất cung cấp thiết bị làm việc nhằm mục đích cung cấp thêm thiết bị công cụ để phục vụ công việc đạt hiệu tốt Quy trình thiết lập dựa bước trình tự phê duyệt Quản lý trực tiếp Giám đốc * Chú ý: Tùy tính chất doanh nghiệp mà phận chuyên trách thực cung cấp khác HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 09 www.fastwork.vn Đề xuất đóng bảo hiểm xã hội Quy trình đề xuất đóng bảo hiểm xã hội thiết lập nhằm đảm bảo tính thống việc lập hồ sơ giải vấn đề bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lao động thuộc doanh nghiệp Trình tự xét duyệt Giám đốc phê duyệt cho Kế toán trưởng người thực Đề xuất tiếp nhận thử việc/chính thức Quy trình tiếp nhận nhân viên thử việc/chính thức thiết lập nhằm quản lý việc tiếp nhận người lao động tham gia vào doanh nghiệp, đồng thời quy trình định thống thơng tin đến phịng ban khác Đề xuất lý hợp đồng lao động Đề xuất lý hợp đồng lập sau lao động có định nghỉ việc doanh nghiệp Tại quy trình đề xuất kèm với biên lý hợp động, đơn nghỉ việc đơn từ có liên quan HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 10 www.fastwork.vn Đề xuất khen thưởng Quy trình đề xuất khen thưởng thiết lập nhằm đưa để xét tặng thưởng danh hiệu cho cá nhân lao động 10 Đề xuất kỷ luật Quy trình đề xuất kỷ luật thực người lao động có hành vi vi phạm quy định, nội quy doanh nghiệp lý khách quan chủ quan Thông thường đề xuất lập quản lý trực tiếp người bị kỷ luật 11 Đề xuất tăng/giảm lương Thông thường doanh nghiệp ln có kỳ tăng/giảm lương theo quy định qua đánh giá định kỳ Tuy nhiên trường hợp chưa đến kỳ đánh giá lao động quản lý trực tiếp nhận thấy cần điều chỉnh mức lương tăng/giảm lập đề xuất trình Giám đốc phê duyệt HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 11 www.fastwork.vn 12 Đề xuất nghỉ việc khơng lương Trong trường hợp lao động hết số ngày nghỉ phép quy định năm lý khách quan lập đề xuất nghỉ việc khơng lương Quy trình thơng qua Quản lý trực tiếp Giám đốc phê duyệt Thông tin gửi xuống Thủ quỹ Kế toán trưởng để ghi nhận thông báo đến nhân 13 Nghỉ chế độ thai sản Đề xuất nghỉ chế độ thai sản nhằm giúp quản lý xác định thời gian bắt đầu nghỉ người lao động doanh nghiệp để thực chế độ nghỉ thai sản hợp pháp cho người lao động * Chú ý: Người lao động chuẩn bị hoàn thiện thủ tục đề xuất trước kỳ sinh nở 14 Đề xuất toán trợ cấp bảo hiểm Đối với quy trình đề xuất tốn trợ cấp bảo hiểm, người lao động trực tiếp làm đề xuất lên phận Nhân Trình tự xét duyệt gồm phận xét duyệt gồm: Nhân sự, Kế tốn trưởng Giám đốc Sau hồn tất xét duyệt, đề xuất chuyển xuống Thủ quỹ thực toán trợ cấp cho người lao động HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 12 www.fastwork.vn 15 Đề xuất mua bán, nhập hàng Quy trình đề xuất mua bán, nhập hàng vật dụng, thiết bị, đồ dùng văn phòng người lập đề xuất trình Giám đốc phê duyệt Sau chuyển đến Kế tốn trưởng ghi nhận thơng tin hàng hóa, số lượng đơn giá mặt hàng tương ứng Thủ quỹ người tiếp nhận duyệt chi từ Kế toán trưởng để xuất tiền cho người lập đề xuất mua bán Thông thường doanh nghiệp việc quản lý điều phối sử dụng xe cơng phận Hành nhân trực tiếp quản lý Do phát sinh nhu cầu sử dụng xe công, người lập đề xuất gửi đề xuất đến phận Hành nhân xin xác nhận tình trạng xe Nếu tình trạng xe phù hợp, đề xuất chuyển đến Giám đốc phê duyệt 16 Đề xuất làm ngồi Người lao động có phát sinh công việc khối lượng công việc nhiều cần thêm thời gian để làm việc thực đề xuất làm thêm gửi đến Quản lý trực tiếp Trình tự xét duyệt tiếp thông qua Nhân để cập nhật bảng lương cuối tháng * Chú ý: Doanh nghiệp cần ý đến thời gian làm thêm quy định khuôn khổ pháp luật cho phép Trong số làm thêm không vượt 50% số làm việc bình thường ngày, khơng q 30 tháng không 200 năm HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 13 www.fastwork.vn III QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN SỰ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 14 www.fastwork.vn Hiện trạng cơng tác quản lý hồ sơ nhân Hiện 90% nhân viên phịng Hành nhân doanh nghiệp thực công việc không theo quy trình quán Đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ (SME) Tình trạng hàng ngàn hồ sơ nhân bị sai sót, nhầm lẫn, thiếu thơng tin hay chí thất lạc thể thực tế yếu cơng tác quản lý hành doanh nghiệp Do đó, cơng tác quản lý hồ sơ nhân cơng tác hành văn phịng cần thực theo quy trình quán tránh trường hợp thất lạc, thiếu sót thơng tin, thủ tục pháp lý theo quy định Dưới tài liệu hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý hồ sơ nhân cách Các danh mục quản lý hồ sơ nhân Hồ sơ nhân Hồ sơ văn tài liệu lưu trữ thông tin sơ yếu lý lịch, hợp đồng, lương thưởng, bảo hiểm, chấm công, đơn từ nghỉ ốm, giải trình, ln chuyển cơng tác, nhân quan, tổ chức, doanh nghiệp Dựa vào hồ sơ nhân mà phận hành văn phịng thực cơng việc tính cơng, tính lương, phê duyệt đơn từ, quản lý điều động nhân xác Thơng thường hồ sơ nhân bao gồm: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch công chứng; Giấy khai sinh, chứng minh thư photo công chứng; Bằng cấp, chứng chỉ, Hợp đồng thử việc; Hợp đồng lao động thức; Hợp đồng bảo hiểm; Phụ lục hợp đồng (bao gồm nội dung cam kết ngồi hợp đồng thức); Quyết định bổ nhiệm, điều động, tăng lương, (nếu có) Hợp đồng lao động Hợp đồng lao động văn thỏa thuận người lao động doanh nghiệp yêu cầu công việc, mức lương, quy định điều kiện lao động, quyền lợi, nghĩa vụ hai bên quan hệ lao động Hợp đồng lao động ký kết theo nguyên tắc tự nguyện bình đẳng, phù hợp với quy định luật lao động Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội bảo đảm thay bù đắp phần thu nhập người lao động họ bị giảm thu nhập ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động tử vong sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội Tiền lương, phụ cấp Tiền lương hay tiền cơng khoản thu nhập mang tính thường xun mà nhân viên nhận sau khoảng thời gian đóng góp sức lao động thường tính tháng Tiền lương phân thành: lương chính, lương theo sản phẩm, lương khoán, lương thử việc Phụ cấp khoản tiền mà đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hỗ trợ cho người lao động để bù đắp yếu tố điều kiện lao động, mức độ phức tạp cơng việc, điều kiện sinh hoạt, chưa tính đến hay tính chưa đầy đủ mức lương HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 15 www.fastwork.vn Quy trình quản lý hồ sơ nhân Hoạt động quản lý hồ sơ nhân phận hành doanh nghiệp thơng thường chia nhóm bao gồm: Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân Bước 1: Lưu trữ hồ sơ lao động nhân Hồ sơ nhân bổ sung vào hệ thống quản lý có phát sinh thêm nhân công ty Đội ngũ hành nhân có trách nhiệm bổ sung, u cầu thông tin từ nhân mới: sơ yếu lý lịch, chứng minh thư, hộ khẩu, cấp, sổ bảo hiểm, Sau đó, phận nhân cần làm hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm cho nhân viên thực quản lý hồ sơ nhân Bước 2: a) Cập nhật mã số công việc mã số nhân viên Từng loại công việc lưu trữ với mã số khác giúp trình khởi tạo, quản lý, tuyển dụng, đào tạo nhân dễ dàng Mã công việc viết tắt dạng chữ viết tắt hoa phận chữ viết tắt hoa vị trí cơng việc Ví dụ: Nhân viên bảo trì phịng Hành nhân (Maintenance Staff - HR Dept) có mã cơng việc HR-MS Sau lập mã công việc mã nhân viên, phịng Nhân trình Giám đốc cơng ty duyệt thông báo nội cho phận Trường hợp có thay đổi dịch chuyển nhân sự, phịng Hành nhân có trách nhiệm thay đổi mã số nhân viên báo cáo Trường phận biết thực quản lý hồ sơ nhân HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 16 www.fastwork.vn b) Cập nhật danh sách nhân viên Danh sách nhân viên bao gồm nội dung sau: Số thứ tự, họ tên nhân viên, ngày tháng năm sinh nhân sự, giới tính, hộ thường trú, nơi tại, số CMND, số điện thoại liên hệ Danh sách nhân viên phịng Hành nhân lập quản lý hàng tháng Quy trình lưu trữ hồ sơ lao động làm việc Bước 1: Lưu trữ hồ sơ lao động làm việc Trạng thái làm việc thức: cập nhật nhân viên bắt đầu làm việc theo hợp đồng thức Hồ sơ cập nhật sang trạng thái làm việc từ trạng thái khác khi: Nhân viên có định làm việc thức, nhân viên quay lại làm việc hết thời gian thai sản, nhân viên gia hạn hợp đồng hết hiệu lực hợp đồng cũ Với hồ sơ làm việc, yêu cầu phải cập nhật thời hạn lao động theo hợp đồng lao động ký doanh nghiệp người lao động Bước 2: a) Cập nhật trạng thái hồ sơ nhân Nhân cần cập nhật trạng thái người lao động số ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, chế độ nghỉ thai sản, Ví dụ trạng thái nghỉ thai sản cập nhật nhân viên bắt đầu hưởng chế độ thai sản theo quy định nhà nước Với hồ sơ thời gian nghỉ thai sản, yêu cầu cập nhật thời hạn nghỉ thai sản, thời gian bắt đầu nghỉ thai sản thời gian kết thúc nghỉ thai sản hồ sơ b) Cập nhật lương thưởng, chế độ phụ cấp, khoản giảm trừ nhân Trạng thái nghỉ thai sản: cập nhật nhân viên bắt đầu hưởng chế độ thai sản theo quy định nhà nước Với hồ sơ thời gian nghỉ thai sản, yêu cầu cập nhật thời hạn nghỉ thai sản, thời gian bắt đầu nghỉ thai sản thời gian kết thúc nghỉ thai sản hồ sơ Nguyên tắc tính lương, thưởng Mức tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, hỗ trợ theo kết sản xuất kinh doanh chung Cơng ty mức độ đóng góp người lao động theo nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, làm hưởng ít, làm cơng việc gì, chức vụ hưởng lương theo cơng việc chức vụ Khi thay đổi cơng việc, chức vụ hưởng lương theo công việc, chức vụ Khi kết sản xuất kinh doanh tăng lên tiền lương, thưởng, phụ cấp người lao động tăng theo hiệu thực tế phù hợp với Quỹ tiền lương Giám đốc phê duyệt Cách tính lương Lương = Tiền lương + Phụ cấp (nếu có) / 26 x số ngày làm việc thực tế Lương làm thêm giờ: Làm thêm vào ngày thường = Tiền lương (theo giờ) x 150% x Lương làm thêm Làm thêm vào ngày chủ nhật = Tiền lương (theo giờ) x 200% x Lương làm thêm Làm thêm vào ngày Lễ, tết = Tiền lương (theo giờ) x 300% x Lương làm thêm HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 17 www.fastwork.vn c) Cập nhật bảo hiểm lao động cho nhân Bảo hiểm bắt buộc: Căn theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: Bảo hiểm xã hội bắt buộc bảo đảm thay bù đắp phần thu nhập người lao động họ bị giảm thu nhập ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động chết, sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội Bảo hiểm tự nguyện: Bảo hiểm xã hội tự nguyện loại hình bảo hiểm Nhà nước tổ chức mà người tham gia bảo hiểm quyền lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với tài Bộ phận nhân phịng hành có trách nhiệm đăng ký bảo hiểm cho người lao động thu hộ người lao động thực đóng bảo hiểm theo quy định Quỹ bảo hiểm quản lý tập trung, thống công khai minh bạch, sử dụng mục đích hạch tốn độc lập Quy trình lưu trữ hồ sơ cho lao động nghỉ việc Bước 1: Xác định tình trạng nghỉ việc lao động Nghỉ hết hạn hợp đồng: cập nhật nhân viên kết thúc thời gian thử việc mà không ký tiếp hợp đồng, hết hạn hợp đồng lao động mà không tiếp tục gia hạn hợp đồng Với hồ sơ hết hạn hợp đồng, yêu cầu cập nhật thời gian bắt đầu kết thúc làm việc doanh nghiệp Nghỉ bị sa thải, lao động tự xin nghỉ: cập nhật nhân viên nghỉ việc doanh nghiệp Với hồ sơ nghỉ việc, yêu cầu phòng nhân phải cập nhật thời gian từ bắt đầu đến kết thúc làm việc doanh nghiệp Đối với trường hợp sa thải nhân sự, đội ngũ nhân hành cần chủ động hồn thiện thủ tục chi trả lương, chế độ tính đến thời điểm sa thải cho người lao động theo quy định HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 18 www.fastwork.vn IV QUY TRÌNH ĐIỀU PHỐI TÀI NGUYÊN CHUNG HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 19 www.fastwork.vn Bước 1: Xác định tài nguyên có doanh nghiệp Tài nguyên chung doanh nghiệp hiểu trang thiết bị, cơng cụ, dụng cụ có nhiệm vụ phục vụ trực tiếp công việc chung doanh nghiệp liên quan máy tính, tủ tài liệu, bàn ghế, máy in, máy chiếu, phòng họp, Nguồn tài nguyên thiết bị chung doanh nghiệp giúp người lao động dễ dàng quản lý xử lý công việc liên quan đến nghiệp vụ Các thiết bị văn phịng đóng vai trị quan trọng q trình xử lý công việc người lao động, giúp người lao động tiết kiệm thời gian làm việc, đem lại hiệu suất làm việc cao Nguồn tài nguyên thiết bị chung văn phòng doanh nghiệp giúp người lao động truyền đạt thông tin, tổng hợp tin tức báo cáo thuyết trình cơng việc chun nghiệp hiệu Ngoài ra, trang thiết bị sử dụng doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu hiệu công việc, đem lại hiệu kinh tế cao thực phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Đồng thời, trang thiết bị cơng cụ dụng cụ cần đảm bảo tính hữu ích, dễ dàng an tồn q trình sử dụng Các trang thiết bị, nguồn tài nguyên chung sử dụng phổ biến văn phòng doanh nghiệp như: Máy tính làm việc (máy để bàn, laptop) Máy photocopy, máy in, máy scan, máy hủy tài liệu, Máy fax Điện thoại bàn Máy chiếu Bước 2: Bộ phận / cá nhân xác định nhu cầu làm đề xuất Các cá nhân phận phát sinh nhu cầu lập đề xuất sử dụng thiết bị, tài nguyên chung gửi cho phận Nhân xét duyệt Bước 3: Kiểm tra / phê duyệt tình trạng tài nguyên Sau kiểm tra tình trạng sử dụng tài nguyên đó, phận Nhân phản hồi lại với người lập đề xuất Nếu phê duyệt nhu cầu sử dụng đó, phận Nhân cần cập nhật tình trạng thơng báo với phận liên quan nắm thơng tin Tránh tình trạng phát sinh nhu cầu sử dụng chồng chéo HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 20 www.fastwork.vn Bước 4: Đánh giá, bàn giao tình trạng sau sử dụng Các cá nhân phận sau sử dụng nguồn tài nguyên chung có trách nhiệm đánh giá bàn giao trạng cho phận Nhân Nếu có phát sinh cần thơng báo để có phương án giải Ví dụ: Quy trình đăng ký sử dụng xe công Thông thường doanh nghiệp việc quản lý điều phối sử dụng xe cơng phận Hành nhân trực tiếp quản lý Do phát sinh nhu cầu sử dụng xe công, người lập đề xuất gửi đề xuất đến phận Hành nhân xin xác nhận tình trạng xe Nếu tình trạng xe phù hợp, đề xuất chuyển đến Giám đốc phê duyệt HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 21 www.fastwork.vn BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH Bộ tài liệu biên soạn đội ngũ Fastwork Phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork Trong cách mạng công nghệ 4.0 nay, để quy trinh hành diễn trơn tru hiệu khơng thể thiếu có mặt ứng dụng, phần mềm công nghệ FastWork tự hào đơn vị đồng hành trình chuyển đổi số 1500 doanh nghiệp quy mô lĩnh vực: Kiến trúc, Bất động sản, Agency, Giáo dục, Công nghệ thông tin, Bán lẻ, MỘT SỐ ỨNG DỤNG NỔI BẬT Quản trị nội điều hành doanh nghiệp từ nghiệp vụ nhỏ Fastwork Timesheet Fastwork Home Ứng dụng chấm công di động FaceID Ứng dụng bàn làm việc Fastwork Payroll Fastowork Dispatch Tự động hóa tính lương Quản lý văn bản, cơng văn đến Fastwork Request Fastwork Booking Quản trị đề xuất phê duyệt điện tử Đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung Fastwork Expense Fastwork Asset Quản lý thu chi nội Quản lý tài sản trang thiết bị HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 22 www.fastwork.vn BỘ ỨNG DỤNG PHỤC VỤ QUẢN TRỊ NỘI BỘ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP 0983.089.715 www.fastwork.vn https://www.facebook.com/FastworkVietnam/ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 23 ... rủi ro q trình thiết lập tính tốn HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 05 www .fastwork. vn II QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐỀ XUẤT - PHÊ DUYỆT ĐƠN TỪ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 06 www .fastwork. vn... q 30 tháng không 200 năm HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 13 www .fastwork. vn III QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN SỰ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 14 www .fastwork. vn Hiện trạng công... phận Hành nhân xin xác nhận tình trạng xe Nếu tình trạng xe phù hợp, đề xuất chuyển đến Giám đốc phê duyệt HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH 21 www .fastwork. vn BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG