[r]
(1)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
BÀI CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hướng dẫn học
Để học tốt này,sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:
Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn
Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Một số khái niệm liên quan đến chức tổ chức Các thuộc tính cấu tổ chức
Quy trình hồn thiện cấu tổ chức Mục tiêu
Sau nghiên cứu xong này, người học có thể:
Hiểu thuật ngữ tổ chức chức quản lý vai trò tổ chức triển khai kế hoạch định
Nắm khái niệm cấu tổ chức
Hiểu phân tích cấu tổ chức tổ chức định theo thuộc tính cấu tổ chức
(2)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Tình dẫn nhập
Chức tổ chức có ảnh hưởng đến kết hoạt động tổ chức?
Là trường đại học thành lập sau kháng chiến chống Pháp thành công, từ vài chuyên ngành đào tạo kinh tế, kế toán tài chính, sau 50 năm phát triển, Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội trở thành trường đại học đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế tốn, luật, hệ thống thơng tin, ngoại ngữ kinh tế, với hệ quy, chức, hai từ xa Trường có 25 chương trình đào tạo đại học cao học liên kết với trường đại học nước ngồi Trường cịn trung tâm nghiên cứu tư vấn lớn nước
Với tư cách trường công lập, Trường chịu quản lý gắt gao Bộ Giáo dục Đào tạo Trường không tự định quy mô tuyển sinh tất hệđào tạo nội dung chương trình đào tạo, khơng định mức học phí lại phải tự chi trả cho hoạt động
Cho đến năm 2000, tổ chức có quy mơ lớn với đội ngũ giảng viên, nhân viên 2000 người số lượng sinh viên, học viên 30000, trường Đại học KTQD có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành 15 Phòng Ban, Trung tâm Mức độ tập trung quản lý Trường cao Phần lớn định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… đưa cấp trường Các khoa hoạt động phân xưởng sản xuất, thực giảng dạy theo kế hoạch tập trung nhà trường Sự hòa nhập khoa mơn thấp dẫn đến tình trạng cát Nhiều chuyên ngành môn học trở nên trùng lắp Mối quan hệ công việc phận trường không rõ ràng thiếu chế phối hợp
Hậu tình trạng chất lượng đào tạo giảm, Trường dần thị trường số hệ ngành đào tạo, thu nhập giáo viên, nhân viên không cao trường khối, động lực giáo viên giảm sút tượng chảy máu chất xám phổ biến
Trong bối cảnh đó, đểđưa Nhà trường sang giai đoạn phát triển cần có thay đổi tồn diện Nhà trường phải hưởng chếđộ tự chủ từ Bộ Giáo dục Đào tạo đào tạo tài Về phía mình, Nhà trường phải lựa chọn sứ mệnh tầm nhìn: trở thành trường đại học mang tính đại chúng hay trường đại học đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu tư vấn Cơ cấu tổ chức phải đổi theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên đơn vị chiến lược trường nhỏ có quyền tự chủ cao theo đuổi định hướng chiến lược trường; sử dụng cấu ma trận để xây dựng chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển nhóm nghiên cứu tư vấn xuyên chức năng; tăng cường hòa nhập đơn vị phận Trường; chuẩn hóa hoạt động toàn hệ thống Hơn muốn tăng chất lượng đào tạo điểm mấu chốt phải thu hút, sử dụng giữđược người giỏi đào tạo, nghiên cứu, tư vấn quản lý Nhà trường Trường Đại học KTQD hình ảnh mơ nhiều trường đại học công lập Việt Nam với nhiều vấn đề cần giải quyết, có vấn đề thuộc chức tổ chức
1 Trong tình trên, vấn đề thuộc chức tổ chức trường Đại học KTQD có phải nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết hoạt động Nhà trường hay không?
(3)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức 4.1 Một số khái niệm liên quan đến chức tổ chức 4.1.1 Tổ chức chức tổ chức
Tổ chức thuật ngữđược sử dụng linh hoạt Trong đầu, định nghĩa tổ chức với tư cách hệ thống gồm nhiều người làm việc mục đích chung hình thái cấu ổn định (danh từ tổ chức) Dưới định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hoạt động (động từ tổ chức)
Trước hết, tổ chức trình triển khai kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng) Ví dụ thường nói: tổ chức thực kế hoạch, tổ chức thực thi sách hay tổ chức triển khai dự án Khi đó, tổ chức bao gồm ba chức trình quản lý: đảm bảo cấu nguồn lực cho thực kế hoạch, chỉđạo thực kế hoạch kiểm soát thực kế hoạch
Thứ hai, với tư cách chức quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp), tổ chức
quá trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác
nhằm thực thành công kế hoạch Về chất, tổ chức phân chia công việc,
xếp nguồn lực phối hợp hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung Hình 4.1 thể vai trò trung tâm chức tổ chức trình quản lý Một kế hoạch xác lập, nhà quản lý phải làm rõ công việc cần thực mối quan hệ chúng; định làm việc gì, báo cáo cho ai, phối hợp hoạt động
Hình 4.1: Chức năng tổ chức mối quan hệ với chức năng quản lý khác
Trong nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp, tức nghiên cứu chức tạo khuôn khổ cấu nguồn lực cho thực kế hoạch Chức tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, định thành bại nhà quản lý hệ thống quản lý Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt hoạt động có hiệu lực, hiệu tình phức tạp
4.1.2 Cơ cấu tổ chức
Quá trình tổ chức làm hình thànhcơ cấu tổ chức - khn khổ hoạt động
của tổ chức phân chia, nguồn lực xếp, người phận
được phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch
Là hình thức cấu tạo bên tổ chức, cấu tổ chức thể mối quan hệ mang tính thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệđó làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức Phụ thuộc vào việc cấu tổ chức thiết lập nhằm thực chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp mà làm xuất cấu tổ chức bền vững, mang tính chiến lược hay cấu tạm thời, mang tính tác nghiệp
Tổ chức
Sáng tạo loại hình cấu
● Phân chia công việc
● Sắp xếp nguồn lực
● Phối hợp hoạt động
Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Kiểm tra
Đảm bảo kết
(4)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thức phi thức
Cơ cấu thức tổ chức tập hợp phận cá nhân có mối
quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền
hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp khác nhau, thực
các hoạt động tổ chức nhằm tiến tới mục tiêu kế hoạch
Cơ cấu thức thể thông qua sơđồ cấu tổ chức
Bên cạnh cấu thức, tổ chức cịn tồn nhiều cơ cấu phi thức
được tạo nên mối quan hệ phi thức thành viên tổ chức,
ví dụ tập hợp người quan điểm, lợi ích, sở thích, q qn Giáo trình dành quan tâm chủ yếu cho cấu thức Cơ cấu tổ chức bền vững tạm thời
Cơ cấu tổ chức bền vững cấu tổ chức tồn
trong thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến
lược tổ chức.Ở tầm tổ chức, việc triển khai nguồn lực cho thực chiến lược nhiệm vụ trọng tâm công tác tổ chức, làm hình thành nên cấu tổ chức mang tính chiến lược
Cơ cấu tổ chức tạm thờiđược hình thành nhằm triển
khai kế hoạch tác nghiệp tổ chức Đây cấu ma trận, cấu
nhóm xuyên chức gắn liền với việc thực chương trình, dự án kế hoạch tác nghiệp có mục tiêu mang tính độc lập khác
4.2 Các thuộc tính cấu tổ chức
Khi xem xét cấu tổ chức nhà nghiên cứu thực hành quản lý thường đề cập tới yếu tố sau đây:
4.2.1 Chuyên mơn hóa cơng việc
Adam Smith mởđầu sách “Của cải dân tộc” ví dụ tiếng chun mơn hố cơng việc (hay cịn gọi phân chia cơng việc) xí nghiệp sản xuất kim khâu Miêu tả cơng việc xí nghiệp, ơng viết: “một người kéo sắt thành sợi mảnh, người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo kim” Mười người ngày làm 4800 kim Cịn làm việc hồn tồn độc lập, người ngày làm 20 kim Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lập
tương đối để trao cho cá nhân, chun mơn hóa cơng việc (còn gọi phân
chia lao động) có lợi làm tăng suất lao động nhóm
(5)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Tuy nhiên, chun mơn hố có hạn chế Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, khả sáng tạo người lao động giảm sút họ nhanh chóng cảm thấy cơng việc nhàm chán Bên cạnh tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng
Để khắc phục hạn chế chuyên môn hố, nhà quản lý thường tìm cách tăng mức độ tổng hợp hóa cơng việc đến mức cao cách sử dụng kỹ thuật mở rộng phạm vi cơng việc, phong phú hố cơng việc luân chuyển
4.2.2 Hình thành phận
Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phân chia tổng thể thành phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Việc hình thành phận tổ chức phản ánh q trình chun mơn hố hợp nhóm hoạt động theo chiều ngang Việc hợp nhóm hoạt động người để tạo nên phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế cách để có nguồn nhân lực thực mục tiêu kế hoạch
Các phận có thểđược hình thành dựa tiêu chí nào?
Trong thực tế, phận có thểđược hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuất mơ hình tổ chức phận khác nhau, cụ thể là:
(6)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Tổ chức theo chức năng hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động
trong chức hợp nhóm đơn vị cấu. Theo hình4.2,
các phận cơng ty Chế tạo máy ABC tổ chức theo chức marketing, kỹ thuật, sản xuất, tài quản lý nguồn nhân lực
Các ưu điểm mơ hình tổ chức theo chức là: (1) đơn giản, rõ ràng mang tính logic cao, (2) phát huy ưu chun mơn hố phận theo chức tập trung vào cơng việc có tính chất tương đồng, phát huy lợi quy mô, giảm trùng lắp hoạt động, đơn giản hoá đào tạo, (3) giữđược sức mạnh uy tín chức bản, (4) trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên, (5) tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao
Nhược điểm mô hình là: (1) thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề mục tiêu phương thức hoạt động, (2) thiếu phối hợp hành động phận, (3) chuyên môn hóa q mức tạo cách nhìn hạn hẹp nhà quản lý, (4) làm giảm tính nhạy cảm tổ chức sản phẩm, dịch vụ khách hàng, (5) hạn chế việc phát triển đội ngũ nhà quản lý chung, (6) đổ trách nhiệm thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao Ở dạng nhất, mơ hình tổ chức phận theo chức tương đối dễ hiểu hầu hết tổ chức sử dụng giai đoạn phát triển đó, tổ chức có quy mơ vừa nhỏ, hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường
4.2.2.2 Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/địa dư
Khi hạn chế phương thức tổ chức theo chức lớn ưu nó, nhà quản lý hướng tới việc tổ chức phận theo mục tiêu độc lập sản phẩm, khách hàng hay địa bàn hoạt động, làm xuất đơn vị - phận
lớn tổ chức, thực tất hay phần lớn hoạt động cần thiết cho: (1) phát
triển, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ
tương đồng, (2) phục vụ nhóm khách hàng, (3) thị trường
Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư hình thức tạo nên phận
các cá nhân thực hoạt động tạo loại sản phẩm, phục vụ nhóm
khách hàng mục tiêu, khu vực địa lý hợp nhóm đơn vị cấu.
Phương thức hợp nhóm hoạt động đội ngũ nhân lực theo sản phẩm, khách hàng, địa bàn hoạt động từ lâu tổ chức lớn, đa sản phẩm, phục vụ nhiều nhóm khách hàng, hoạt động nhiều thị trường sử dụng để làm tăng khả thích nghi tổ chức với mơi trường
Tổ chức theo sản phẩm
Với cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, đơn vị thực tất hay phần lớn hoạt
động cần thiết để phát triển, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ hay nhóm
(7)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Hình 4.3 Một cách hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm
Tổ chức theo khách hàng
Những nhu cầu mang đặc trưng riêng khách hàng sản phẩm dịch vụđã dẫn nhiều tổ chức đến với cơ cấu theo khách hàng - hình thức tạo nên phận
các cá nhân phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu hợp nhóm đơn vị cơ
cấu. Ví dụ, tổ chức từ thiện hình thành phận theo nhóm người cần giúp đỡ Một doanh nghiệp kinh tế quốc phịng có phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ quốc phòng phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ khách hàng dân (Hình 4.4)
Hình 4.4 Mơ hình tổ chức bộ phận theo khách hàng của một doanh nghiệp kinh tế quốc phịng
Tuy mơ hình tổ chức phận theo khách hàng sử dụng mơ hình dạng cấu tổ chức chính, song thường sử dụng cho tổ chức tổng thể
Tổ chức theo địa dư
Việc hình thành phận dựa vào lãnh thổ phương thức phổ biến tổ chức hoạt động phạm vi địa lý rộng Trong trường hợp này, điều quan trọng
các hoạt động khu vực địa lý định hợp nhóm giao cho nhà
(8)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Hình 4.5. Mơ hình tổ chức theo địa dư của Cục thuế Hà Nội
Ưu điểm mơ hình tổ chức phận nêu là: (1) tập trung ý vào sản phẩm, khách hàng lãnh thổđặc biệt, (2) việc phối hợp hành động phận mục tiêu cuối có hiệu hơn, (3) đề xuất đổi công nghệ dễđược quan tâm, (4) có thơng tin tốt thị trường có khả lớn khách hàng tính tới đề định, (5) sử dụng lợi nguồn lực địa phương khác nhau, (6) việc quy định trách nhiệm giải trình kết cuối tương đối dễ dàng, (7) giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ nhà quản chung
Nhược điểm tiềm ẩn nhóm mơ hình này: (1) cơng việc bị trùng lắp, (2) tranh giành nguồn lực tuyến dẫn đến phản hiệu quả, (3) có khó khăn việc thích ứng với yếu tố tác động lên toàn tổ chức, (4) cần nhiều người có lực quản lý chung, (5) có xu làm cho việc thực dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn, (6) làm nảy sinh khó khăn việc kiểm sốt cấp quản lý cao
Tổ chức theo đơn vị chiến lược
Khi mối quan hệ phận tổ chức trở nên phức tạp, ngăn cản phối hợp, nhà lãnh đạo cấp cao tìm cách tạo nên đơn vị chiến lượcmang
tính độc lập cao, tự tiến hành hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản
phẩm (Hình 4.6) Thực chất mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược
(9)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Các đơn vị chiến lược phân hệ độc lập, đảm nhận hay số ngành nghề hoạt động khác nhau, với nhà quản lý quan tâm trước hết tới vận hành đơn vị cịn cạnh tranh với đơn vị khác tổ chức Tuy nhiên, có đặc trưng để phân biệt đơn vị chiến lược với tổ chức độc lập, người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao tổ chức
Cơ cấu tập đoàn dạng mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt cơng ty mẹ nắm giữ cổ phần, quy tụ hoạt động khơng liên kết
Ưu điểm mơ hình là: (1) xây dựng sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá vị trí tổ chức thị trường, đối thủ cạnh tranh diễn biến môi trường, (2) hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát sở chung thống nhất, (3) có đơn vịđủđộc lập với mục tiêu rõ ràng, điều cho phép tăng cường phối hợp phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp
Nhược điểm: (1) có khả xuất tình trạng cục bộ, lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích toàn tổ chức, (2) chi phí cho cấu tăng tính trùng lắp cơng việc, (3) kỹ kỹ thuật không chuyển giao dễ dàng kỹ thuật gia chuyên viên bị phân tán đơn vị chiến lược, (4) cơng tác kiểm sốt cấp quản lý cao gặp nhiều khó khăn
Hình 4.6 Tổ chức theo đơn vị chiến lược ở một ngân hàng lớn
4.2.2.3 Mơ hình tổ chức ma trận
Mơ hình ma trận kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức phận khác Ví dụ, mơ hình theo chức kết hợp với mơ hình theo sản phẩm (xem hình 4.7) Ở đây, nhà quản lý theo chức theo sản phẩm có vị ngang Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp lãnh đạo có thẩm quyền định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Khi cần thực kế hoạch với mục tiêu lớn, mang tính độc lập (như chương trình, dự án lớn), nhà quản lý chương trình, dự án sẽđược xác định, người tuyển người có đủ lực từ phận tổ chức bên tổ chức để thực kế hoạch Như vậytổ chức ma trận
là cấu tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phận
mà họ nhân lực hữu nhà quản lý chương trình, dự án
Ưu điểm mơ hình: (1) định hướng hoạt động theo kết cuối cùng, (2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp lực nhiều nhà quản lý chuyên gia, (4) tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường
Ngân hàng phát triển đô thị
Ngân hàng cho vay bất động sản
và thừa kế
Ngân hàng hợp tác xã
Ngân hàng nông nghiệp
(10)Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức
Hình 4.7 Cơ cấu tổ chức ma trận tại một doanh nghiệp
Nhược điểm: (1) tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống mệnh lệnh, (2) quyền hạn trách nhiệm nhà quản lý trùng lắp tạo xung đột, (3) cấu phức tạp không bền vững, (4) gây tốn
Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định Điểm mấu chốt làm cho cấu ma trận phát huy tác dụng rõ ràng mối quan hệ quyền hạn nhà quản lý chế phối hợp Rất nhiều tổ chức khu vực công tư sử dụng thành công cấu theo ma trận
Trên mô hình tổ chức phận mang tính truyền thống Ngay nay, để nâng cao tính linh hoạt tổ chức nhờ tăng cường truyền thông, giảm thứ bậc, tăng trao quyền, khai thác tốt tiềm người bên bên ngồi tổ chức, nhiều mơ hình tổ chức áp dụng rộng rãi Đó cấu nhóm, cấu mạng lưới cấu khơng ranh giới
4.2.2.4 Mơ hình tổ chức theo nhóm
Các tổ chức với cơ cấu theo nhóm sử dụng rộng rãi nhóm dài hạn ngắn hạn để xử lý vấn đề, hoàn thành dự án đặc biệt, công việc hàng ngày Các nhóm xuyên chức xuyên cấp quản lý tạo nên thành viên với trách nhiệm cơng việc khác Mục đích cấu mang tính ma trận phá bỏ rào cản phận tạo liên kết hiệu sau Có nhiều nhóm dự án