Ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng: Phần 1

OQÍine Collaboratlon Seek... Pormula Aydttring Customixe... Khung Categories sẽ hiển thị tên của các Menu chính, nhấp chọn một tên. Khung Commands sẽ hiển thị các biểu tượng và tên[r]

M i c r o s o f t O f f i c e '

Tự học

Exce

trong

mviột

tiếng đầu tiên:

Làm quen với Excel 2003;

Làm việc với bảng định dạng liệu và cách in ấn Excel 2003 . tiếng (Tiổng thứ4,5.6,7):

Hướng dẫn xử lý liệu lỗi tả Excel 2003; Soạn thảo tính tốn bảng tính Excel 2003; Làm việc với hình ảnh biểu đồ Excel 2003; Tìm hiểu loại hàm Excel 2003

I tiếng cuối cùng:

Làm việc với bảng ghi Excel 2003:

Kết hợp Excel với chương trình khác; Các thủ thuật và những thắc mắc cố Excel 2003 .

TRÍ VIỆT - HÀ THÀNH (Biên soạn)

T ự HỌC EXCEL 2003

TRONG 10 TIẾNG

LỜI NÚI ĐẦU

Bạn quan tâm đến việc làm th ế đ ể học hỏi nhiều kiến thức, kỹ sử dụng chương trình ửng dụng xử lý d ữ liệu bảng tính hàng đầu Excel Hiện nay, thị trường người dùng máy tính có sử dụng ứng dụng xử lý liệu bảng tính th ì đại đa s ố sử dụng ứng dụng Excel Microsoft Điều khắng định trong thời gian tương lai gần th i M S Excel chiếm thị ph ần áp đảo so với ứng dụng khác cùng chức năng.

Cuốn sách đời nhằm giú p bạn có nhìn tổng qt Excel 2003 thời gia n ngắn từ có th ể sử dụng, khai thác hiệu khả năng xử lý liệu bảng tính.

Trong trinh biên soạn sách này, c ố gắng chúng tơi khó tránh thiếu sót, mong bạn đọc đóng góp ý kiến.

Tiếng thứ 1:

LAM qUEN vồl MICROSOn EXCEL

2003

1 KHỎI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH

Bạn khỏi động Microsoft Excel 2003 cách nhấp chuột vào nút SbạnrtXAll ProgramsX Microsoít O ffice\ Microsoft Office Excel 2003 (hình 1.1).

I WcfB»of t Cfffc«T«ol»

1 ^ ^ m éO tlm ầa

1 H(V OHte bacuMTt <3pm>Ofie»0»osmMt

ự S l OuHaakUtraH Ì tMnds>«M««»Nww

l - ỉ r.q>

| ặ | M cm ^cm eaT aait • ^ MMrỉQCD » • f õ Wg»wft>raw« <’

e â w e * iie $ w d itte d li » | i ổ 0««— «

1 Smt« 1 ^ i Đ

1 Si

\ 131

Hình 1.1

Hình 1.2

2 GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Khi khởi động Excel hình giao diện Microsoft Office Excel 2003 xuất hình 1.3.

r : , a n * ^

Hình 1.3

Bạn tìm hiểu qua thành phần hình giao diện chương trình:

+ Menu Bar: Chứa tập hỢp lệnh.

+ Thanh công cụ: Chứa biểu tượng công cụ.

+ Name Box: Khung tự động hiển thị ô hành và dùng để gán tên cho khốỉ ô.

+ Insert Eunction: Khung hiển thị cho phép nhập công thức hay nhập văn hành, cịn gọi công thức.

+ Cửa sổ soạn thảo: Cho phép chúng bạn soạn thảo văn vào nơi có hành xuất hiện.

+ Bảng tác vụ: Đây chức Excel 2003, bảng cung cấp phím tắt cho thao tác công dụng như bật tài liệu lưu trước đó.

3 THỐT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH

Bạn sử dụng nhiều cách để khỏi chương trình Mỗi cách có ưu điểm riêng tùy thuộc vào trạng thái bạn thực việc thoát.

sử dụng lệnh Menu bar

Từ Menu Bar vào F ile\E xit.

^ M i u r u « ỉ o f t t x u u l

Hinh 1.4

Nhấn phím tắt

sử dụng hộp Control Menu

Trên Bạnsk bar nhấp chuột phải vào biểu tượng Excel chọn lệnh Close.

- r - r

& i^astore Hov« 'Ssữ

p Mạxktẩre

Q MfCfOscrft Excel

Hình 1.5

Một cách khác để bật hộp Control Menu này, từ biểu tưỢng Excel nằm phía góc trái hình, nhấp chuột trái vào biểu tượng chọn lệnh Close.

^ Book1

Hình 1.6

Nếu trưốc thực đóng chương trình, bạn khơng thực thao tác lưu file lại, chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại nhắc nhở xem bạn có muốh lưu lại các thao tác mà bạn vừa thực khơng.

Microst Excel

/ | ^ D o y o u w a n t t o s a v e t h e c h a n g e s y o u tn a d e t o 'B o d u * ?

„ _ _ -"dm.

j:ĩlJ N o

Hình 1.7

+ Yes: Thực việc lưu lại thay đổi mà bạn đã thực lại.

+ No: Không lưu thay đổi bảng tính và thốt khỏi Microsoft Excel.

+ Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát khỏi Excel.

Chủ ỷ: Nếu fíle hạn lưu lần đầu th ì bạn nhấn nút Yes hộp thoại trên, chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Save A s (hình 2.5) đê lưu fỉle với việc bạn có th ể chọn đường dẫn lưu tên file.

Desktep

MịrĐocuments

ÌL

MyNetviork

fỉa o ỉ

ffcũam8í iBoola JÈ2_

Saw »s ty p « M krosott OfBce E « d VVortbook i

Hình 1.8

4 MỘT SỐ THAO TÁC VỚI CHƯƠNG TRÌNH

Tắt bật công cụ biểu tượng trong thanh công cụ

Tắt bật công cụ

Sử dụ n g m enu B ar

thanh công cụ lên) Di chuyển chuột danh sách này nhấp vào công cụ mn tắt (phía trước thanh cơrig cụ khơng cịn dấu kiểm nữa).

ị J Hình 1.9 Sử dụng thưc đơn Tool Chọn Tools\Customize.

Í5S SpolUng F7

B,esearch Alt+CHck Error ChecỊ^ng sharesỉ Workspace share Work|2Qok Brotection

OQÍine Collaboratlon Seek Pormula Aydttring Customixe ^ptions

Hình 1.10

ru sl0ỉnize í ?

rumiamKl ^W>Settiv

reordars

rchart

i i rO artM enuBar IP Orcubr ftefer«nos

CdRpore Sde by Skto Control Tootox

UA9«n

DraUng r Dr«wlng Canvat n Ext DMign Mod9

CxtcmalE>8b)i FonM n Pormia AudUng

Hinh 1.11

Đánh dấu kiểm vào công cụ mà muôn hiển thị và bỏ kiểm công cụ không muốn hiển thị.

- Nhấp Close để xác nhận đóng hộp thoại.

Tắt bật biểu tượng công cụ

Tắt bật biểu tượng công cụ

+ Nhấp chuột trái vào mũi tên cuốỉ thanh công cụ, Menu xuất hiện.

+ Chọn chức Add or Remove Buttons Menu này, Menu xuất (hình 1.12).

Type õ question tor help * ^^

ăỳ 100% - z s ® $ % » lổ iS ^ ỉps <5* ' A ’

——lí:ữ a aoQim

5tpw Buttons on Two Rows

Standard ' Ơ

f=ormattlTg le laôn^alK>utô*è| £ustoinize MUctlyupdáteỉyMtt'

Hỉnh 1.12

+ Chọn chức Customize Menu này, hộp thoại Customize xuất (hình 1.13).

Commands I Qptíons )

To odđ a <»(nmand to B to ia b a r: aeloct a cafce90ry and draọ th e CQgynand o u to f thfe dtaiog b ox to a too fcar

E * ■_± □

Viev* ỉn s e rt Pormat Toola

ạ

iá, D ata

Wlndc>w and Help D ranlng AutoShãpe*

ãôodiớfv SộfecvSo -1 Q^earrange

pa n

Oose

3

Jd

Hình 1.13

Bạn ý đến hai khung Categories khung Commands Khung Categories hiển thị tên Menu chính, nhấp chọn tên Khung Commands hiển thị các biểu tượng tên lệnh Menu chọn khung bên trái Với hai khung bạn thực việc đưa thêm hay lấy biểu tưọng khỏi công cụ.

+ Đưa thêm biểu tưỢng công cụ: Nhấp chuột trái lên biểu tượng khung Command kéo lên công cụ bất kỳ, thả chuột.

+ Lấy biểu tượng khỏi công cụ: Làm ngược lại cách trên, nhấp chuột trái vào biểu tượng công cụ cần đưa rê vào khung Command thả chuột.

sử dụng bảng danh sách

^ ' ' ► I n O e « n >. n ¥

SlBVB

PartniB ttan <UnnMtrkXaKl ACOM*) r R «c< itpnt ' _ - ' ÍC PSON t y t e OCS100>

P rm c P n w y * w •Yisssr'-/ “ — ^ -S M aM Q _ _ _ _ _ _ „

■■i Cp p v ■

1 - . P T l C S C e r m t p « n t « r

H í o ur>đo

^a H ị ;

Hình 1.14

+ Bật biểu tưỢng công cụ: Nhấp vào tên biểu tượng danh sách biểu tượng để xuất hiện dấu kiểm trưốc cơng cụ menu.

+ Tắt biểu tượng công cụ: Nhấp bỏ dấu kiểm vào biểu tưỢng cần tắt.

cửa sổ làm việc

Trong hình MicroSt Excel, bạn bật cùng lúc nhiều cửa sổ để làm việc Mỗi cửa sổ có thê có một bảng tính (Sheet) tập bảng tính (Workbook) hay một đồ thị (Chart)

Thêm m ột cửa s ổ làm việc mới

- Từ Menu Bar vào trinh đơn Window\New Window.

C o m p a r e Sidíi Ị>y 'I-KÌe w ilh d Ị d e

5 p f t < r ' Ị Ịx o e x o P ìíặ Ệ ^ Ề ề

1 I B o o k l - ' Hình 1.15

- Sau chọn lệnh New Window cửa sổ làm việc mới tạo che cửa sổ trước đó.

Sắp xếp thứ tự cửa s ổ

Bạn tự xếp thứ tự cửa sổ làm việc theo ý đồ riêng để phù hỢp thuận tiện cho công việc bạn.

- Từ Menu Bar vào trình đơn Window\ Arrange.

.M ta d o is iiỉá k ' ■.,

k n Window

i

1 CompỗreSỉđe^y S d e v ^ rtde

1 Unhide

— 1 EreeỉrePđnes

E3

Hình 1.16

Khi chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Arrange Windows (hình 1.17).

A r r a n g e W iiid o w s

A rra n g e

(ffri

(' H o Ịiỉo n tal c i^ertical

c ỉ^ascade

r~ \V n d o tw o f a c tiv e w o rk b o o k C a n c d OK

Hình 1.17

+ Tiled: sắ p xếp cửa sổ nằm kề nằm tồn bộ hình Excel (hình 1.18).

M icrusuít íx c e i

€ lB a o k1 :3 Q ( n ] @ , , ,

i - A s

-m

2

3 L - 5-> 10 11 12

J ; i m ^ *■ r

11 , ■ ; — ị -ị"

m' ► M P^ehci V ,| I » ệf .1 "> w |Vĩ»»ectl./Shgelã

Hình 1.18

+ Horizonbạnl: sắ p xếp cửa sổ theo hàng ngang và nhiều cửa sổ chồng lên (hình 1.19).

D Microst Excel Đ® fxi

9B ữ uk1:3

■ - ” A " B i c 1 E T W i t z

| m < » « K a » » M y ặ » i ( í Z g j l i J _ J k ằ ỉ l i l l ỉ c e O n l n e ỉ - ' * Conrôõ.tMocisof'õfficằ '

Onitv '

1 ã ^thằlatetnrMs^xiutttsni , A , „ | ,8,.:, b , , : E

ỳ l % K s h m i í ề ẩ đ Ệ ề ề m P • A(itofnabc«lyupđak«ỉỉ*lst froflitft6Mdb D«ổt1:2 * n o t I A B c D ì

SMTchígr-• c z z z z z ];b

||* < ► >ĩKshwrtl /giÌB57sha8t37

Hình 1.19

+ Vertical: sắ p xếp cửa sổ theo hàng dọc nhiều cửa sổ chồng lên (hình 1.20).

ĩ!!] A.^ĩnrosoft Pxr.Hl r- r-!irxi

rapạ tt r ẶOOte,., Cíto :Tiữ^đơ0 , tíiSỊp :^Ịí»r^typeaquéBOonfofftetp ỵ

^ ^ j£ ljiÀ S s À m s i^ - ^

p i e i P í i ^Soíklíí Ệ m k ía 7

w m m ị — A j ■ A

1

'i

ĩ 2

3 Ị Ị

4 4

s 5

6 •

7 ; 7 ị

8 t

9 !

10 10 10

# 11 11 ị

1 J I 1J ị

M 4V ĩ U i l n H » M^âheet M 4rT ^ S h e e t:

ã Conne<ttoKo<oftOWteằ Orine

ã eCthôtateitnMvằ<txMtudno Exceớ

ã AutnMbeôlyupdatsMslst

Hỡnh 1.20

+ Cascade: sp xp cửa sổ theo kiểu xếp lớp chồng lên (hình 1.21).

c M icrosntt Cxrel

1'^;, Ếífc v^5ơ»"»

Hình 1.21

5 KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL Kiểu chuỗi

Dữ liệu loại chuỗi thường dùng để mơ tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng khơng dùng tính toán.

Nếu kiểu hệu nhập vào khơng hỢp lệ thì Excel tự động chuyển hệu thành hêu loại chuỗi. Dữ liệu loại chuỗi đứng công thức phải được rào cặp dấu nháy kép (" ")•

Mặc định Excel liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên định dạng liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu:

?: Canh trái liệu ô. Canh phải liệu ô. ^: Canh liệu ô.

\ : Lấp đầy ô ký tự theo sau d ấu \.

Bạn chọn chức Transition Navigation bằng cách vào Menu Bar vào ToolsXOptions, chọn nhãn Transition trước sử dụng kiểu liệu này.

O p tio n s

Càkyr : I liT É ern aaõ rMỈ ; f E ir q r C h e c k ln q 11 S p o lln g II S e c u iity V ĩew f C a lc u ia tio n ^ I G e n e r a l ] f Tranisìtm C u s to r n L lsts f C h a r t

Save íctà asiI r<«crosoft O ffỉce Excd Workbodc SettNigs '

MkrosoPt O ffỉce Excoi EQOnu key^

I \ Transtton navigatlon Ịseys Sheet Op>fcions

I i Transitỉon ỈprnrKÌa evaluaUon I ỉ ícM^myỊa entry

■f' ok;:;'" ;] r

1

Hình 1.22

Kiểu ngày tháng

Kiểu liệu ngày tháng thể ngày tháng năm giò phút giây hay tháng ngày năm cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo lựa chọ chúng bạn

Chọn cách thể ngày tháng

Chọn ô cần thao tác.

Từ Menu Bar vào Form at\C ells chọn Tab Number.

Pormat Cells 1 ^ ®

ị Numibor 1] ABgnmant |Ị~ P o n t ]| BordeM^I P a tte r n s II P ro tectto n I

C a te g o ry : ^ Sam ple

Nuimber

C urrency Accounõng D ate Time P e rc en tag o P ractiop Scienuric T ext Specúd Custom

i

G eneraỉ fo rm at celís h a v e n o sp e d flc num ber form at

t OK Ì I C ancel I

Hình 1.23

Trong khung Category chọn chức Date.

Nhấp vào mũi tên khung Locale, để lên danh sách chọn Vietnamese ỏ C U Ô I danh sách hay kiểu khác.

Chọn kiểu hiển thị khung Type.

Chọn cách thể giờ

I o r m a t C e l ls

N urnber Ị A tg n m a n t 'I P o n t -1 B a i^ ị~ P m m rn i-ầ f> n ik » < )a c n lỊl ắ iệ

:a ts g a ry : 'S a rn n tt— - - ,,

<ĩ* * rw r Jil _<t! ^ ' l ' * , \ ~ *

G arteral

N u R te -

C u rro o cy A ccoundng D a te P a rcen tage

P ractkin

S d e n tric T e x t S p ecỉd C u rto m

iỵp«A

1 :30P M WÊầ

1 :3 :5 Ị

1 :3 :5 PM :5

3 :3 :5 [» §

3 /1 /0 1 :3 PM

3 /1 /0 1 :3 lẩ e lỊ

(lo c a tk m ):

E n g lsh (U nK ed S ta te s ) m

-I tn g is n vu n ca o acaco sj g g ị

ỵ-Tim e ío rm a ts ă sỊẰ a y d e te a n d tim e s e rỉa l nurrdM»rs as lim e v a k ie s E xce p t F o f ite ts th a t h a ve a n a s te ris k ( * ) j appBe d fo rm a ts d o n o t S¥ÌHtch dafce o r Ume

o rd e rs vd th th e o p e tin g S ystem ^

c

3 ỉ

Hình 1.24

Một số dạng thể hiện

* Thể ngày tháng: m/d/yy

d- mmm- yy d- mmmm mmm- yy

* Thể giò phút giây: h:mm AM/PM

h:mm:ss AM/PM h:mm

h:mm:ss m/d/yy h:mm

Kiểu liệu Pormula

Kiểu liệu dạng công thức bắt buộc phải là dấu (=), sau hằng, biến, hàm kết hỢp với tốn tử (sơ" học, luận lý, quan hệ).

Trong có kiểu liệu dạng công thức, sau khi chuyển trỏ qua khác Excel hiển thị kết quả tính tốn cơng thức khơng hiển thị cơng thức.

Kiểu số học

Kiểu liệu bao gồm phím số từ đến và các ký hiệu + , - , * , 0, •, -J $> %•

Dữ liệu kiểu sơ" canh phải ô, nếu độ dài sơ" lớn độ rộng tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (sô" mũ) hiển thị các ô ký tự (###), lúc bạn cần nới rộng ô.

6 MẢNG TRONG EXCEL

Bạn sử dụng cơng thức mảng (Array íormula) để thiết kê" cơng thức vốh cho nhiều kết quả.

Công thức mảng làm việc với hai nhiều tập hỢp giá trị khác gọi đốĩ sơ" mảng, cho một hay nhiều kết khác nhau.

Nội dung mảng chứa giá trị sơ", chuỗi, các giá trị luận lý giá trị lỗi.

+ Giá trị sô" mảng bao gồm giá trị sô" nguyên, sô" thập phân hay sô" kỹ thuật.

+ Chuỗi mảng phải nằm cặp dấu nháy kép. + Giá trị luận lý Ture Ealse.

Trong mảng khơng có ký hiệu đặc biệt %,$ Mảng thể theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể qua mảng sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9).