o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm và các chuỗi ký tự định dạng khác: chức năng này cho phép người dùng nhập một dãy giá trị theo thứ tự tăng dần của dãy giá trị biết[r]
(1)BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ NGHỆ II
KHOA DL-NH-KS - -
GIÁO TRÌNH
ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH
Giảng viên: PHAN LÊ HỒNG VÂN
(2)LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình mơn học ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH là môn học chuyên ngành cho ngành Quản trị nhà hàng
Trong giáo trình gồm có chương:
Chương 1: Giới thiệu chung Microsoft Excel Chương 2: Các vấn đề xử lý Excel Chương 3: Các hàm MS Excel
Chương 4: Biểu đồ, lưu trữ in ấn
Trong trình giảng dạy học tập giáo trình mơn ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH có chưa rõ cần thêm bớt nội dung, mong quý Thầy Cô Em sinh viên góp ý để giáo trình ngày hồn thiện
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 02 năm 2019 Biên soạn giáo trình
(3)MỤC LỤC
Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL
1.1 Giới thiệu Microsoft Excel
1.2 Các thành phần cửa sổ Excel
1.3 Các kiểu liệu cách nhập
Chương CÁC VẤN ĐỀ XỬ LÝ CĂN BẢN TRONG EXCEL
2.1 Quản lý worksheet
2.1.1 Các thao tác worksheet
2.1.2 Thiết lập tùy chọn Page Setup
2.2 Thao tác Cell 11
2.2.1 Các thao tác cell 11
2.2.2 Sao chép liệu cell hay nhiều cell 12
2.2.3 Merge /Split Cells 14
2.2.4 Ẩn/hiện dòng cột 14
2.3 Định dạng chế độ xem bảng tính 14
2.3.1 Định dạng chung 14
2.3.2 Định dạng Cell/Worksheet 14
2.3.3 Định dạng liệu có điều kiện 18
2.3.4 Thao tác nhiều cửa sổ Workbook 19
2.3.5 Các chế độ xem workbooks 20
CHƯƠNG CÁC HÀM TRONG MS EXCEL 21
3.1 Các khái niệm dạng tổng quát hàm 21
3.2 Thao tác với công thức hàm 21
3.2.1.Các loại địa thông báo lỗi thường gặp 21
3.2.2 Tạo công thức 23
3.2.3 Sao chép công thức 24
3.2.4 Các hàm thường dùng 24
CHƯƠNG BIỂU ĐỒ, LƯU TRỮ VÀ IN ẤN 27
4.1 Biểu diễn liệu 27
4.2.Lưu trữ liệu 29
(4)4.2.2 Lưu workbook với định dạng tùy ý 30
4.2.3 Lưu workbook OneDrive 31
4.2 Chia sẻ workbook qua e.mail 31
(5)Trang
Chương
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL
1.1.Giới thiệu Microsoft Excel
Excel phần mềm lập bảng tính nằm Office Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng:
- Tính tốn, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo
- Truy xuất liệu từ sở liệu khác - Lập đồ thị thống kê sơ đồ
- Tạo macro để tự động hóa cơng việc thường nhật
- Và nhiều tính ứng dụng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen ý nghĩa chúng:
- Workbook: file liệu có nhiều bảng tính(worksheet)
- Worksheet(cịn gọi sheet): bảng tính, số dịng worksheet 1,048,576 số cột là16,384
- Chart sheet: sheet chứa đồ thị
- Ribbon: Nhóm lệnh menu truyền thống thành cụm lệnh để dễ dàng truy cập hình Có nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW
(6)Trang
1.3.Các kiểu liệu cách nhập
Các kiểu liệu
Các kiểu liệu thường dùng Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng Mặc định, nhập liệu Excel, kiểu ký tự tự động gióng hàng trái, kiểu số kiểu ngày gióng hàng phải
- Nhập liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập nhập liệu enter
- Nhập ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký hiệuInsert
- Nhập liệu công thức: bắt đầu dấu = +, theo sau địa ô liệu với toán tử hàm (hàm trình bày phần sau)
Các lưu ý:
- Nếu nhập số mà không cần tính tốn, nên định dạng kiểu Text trước nhập: vào Home Number Text OK
- Nhập ngày thời gian: cần định dạng mặc định Control Panel Regional and Language Options trước nhập
- Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, không Excel tự hiểu AM Ví dụ 6:30 AM 5:15 PM
- Để nhập nội dung cho nhiều ô chọn ô nhập liệu ô đầu tiênnhấn <Ctrl+Enter>
a.Hủy bỏ thao tác nhập liệu
- Nhấn Ctrl-Z: hủy liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy
b.Hiệu chỉnh nội dung ô
(7)Trang
dung
- Xóa nội dung: chọn cần xóa nội dung nhấn Delete Cách xóa liệu, định dạng cịn
- Để xóa định dạng: chọn cần xóa nội dung Home Clear chọn tùy chọn: Clear All: xóa tất nội dung định dạng
Clear Formats: xóa định dạng Clear Contents: xóa nội dung Clear Comments: xóa thích Clear Hyperlinks: xóa liên kết liệu
c. Công cụ nhập liệu tự động
- Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn Các dạng AutoFill Excel gồm:
Tự động lặp lại giá trị nhập trước Chức đơi gây phiền toái cho người dùng trường hợp không muốn lặp lại tự động Để bật tắt chức này, ta thực hiện: File tab Options Advancedchọn (bật) bỏ chọn(tắt) checkbox Enable AutoComplete for cell values Bật tắt Fill handle: fill handle chức tự động
cài đặt Excel cho phép người dùng chép công thức , liệu cho dòng, cột cách tự động Tuy nhiên, tắt chức
này cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop
Điền liệu cho dòng/cột liền kề: chức cho phép người dùng chép liệu sang cột dòng kế liệu có cách nhanh chóng Thực hiện: chọn cột/dòng (trống) liền kề liệu, chọn biểu tượng tương ứng tab Home EditingFill chọn vị trí để điền liệu: Down/Right/Up/Left
(8)Trang
Chọn ô đầu
tiên dãy
nhập giá
trị đầu
tiên dãy
Home EditingFillSeriesmàn hình xuất
GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG
1, 2, 4, 5, 6,
9:00 10:00, 11:00, 12:00,
Mon Tue, Wed, Thu,
(9)Trang
Linear : tạo dãy tính tốn cách cộng thêm giá trị vào cho tính Step value
Growth: tạo dãy tính tốn cách nhân giá trị cho tính với giá trị Step value
Date: tạo dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định Step Value đơn vị Date unit
AutoFill: tạo dãy liệu giống cách di chuyển ký hiệu Fill handle bảng tính
o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm chuỗi ký tự định dạng khác: chức cho phép người dùng nhập dãy giá trị theo thứ tự tăng dần dãy giá trị biết trước Bảng sau cho gợi ý giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng
Jan Feb, Mar, Apr,
Jan, Apr Jul, Oct, Jan,
Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08,
15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct,
2007, 2008 2009, 2010, 2011,
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,
text1, textA text2, textA, text3, textA,
1st Period 2nd Period, 3rd Period,
(10)Trang
Chương
CÁC VẤN ĐỀ XỬ LÝ CĂN BẢN TRONG EXCEL
2.1 Quản lý worksheet
2.1.1 Các thao tác worksheet
a.Thêm worksheet
- Click Insert Worksheet button bên phải worksheet hành
- Hoặc R_Click tên sheet, chọn Insert xuất hộp thoại Insert chọn Worksheet
b.Xóa worksheet
- R_Click tab worksheet cần xóa Delete
c. Đổi tên worksheet
- R_Click worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên enter
- Hoặc double_click worksheetgõ tên mớienter
d.Sao chép worksheet
- Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, hình xuất Thực trình tự thao tác từ đến hình nhấn OK
- Nếu muốn di chuyển worksheet thực thao tác nhấn OK
3 Chọn Create a copy muốn tạo bảng copy
cùng một tập tin 1 Chọn tên tập tin chứa worksheet sau copy Mặc
định tên workbook