Góp ý kiến cho sự bắt đầu một dự án có hiệu quả, lập kế hoạch, thực hiện, điều khiển và kết thúc dự án thành công.... NỘI DUNG.[r]
(1)1 BÀI 5
THEO DÕI DỰ ÁN, LẬP LỊCH VÀ KỸ THUẬT ĐIỀU KHIỂN
DỰ ÁN PHẦN MỀM
(2)2
TÌNH HUỐNG
Cơng ty RMO định xây dựng hệ thống bán hàng qua hình thức phổ biến: Qua
điện thoại, qua thư điện tử qua Website Sau công bố dự án, ban quản lý dự án
phải lập kế hoạch tiến độ kinh phí Việc thực điều khiển dự án theo kế hoạch
là kỹ phẩm chất định dự án theo lộ trình Việc điều khiển dự án
là nghệ thuật phức tạp đòi hỏi người quản lý tố chất không đơn
là chuyên môn mà coi người thuyền trưởng Lập kế hoach dựa vào bảng công
việc (WBS) trình quan trọng trình quản lý dự án Các kỹ thuật
ước lượng trình bày giúp nhà quản lý có dự án hiệu
thành công
Việc lập kế hoạch tiêu chí lập kế hoạch?
(3)3
MỤC TIÊU
Giải thích mối quan hệ sản phẩm cơng việc
Cung cấp phương pháo lập lịch biểu, kỹ thực phân tích đánh giá rủi ro dự án kỹ quản lý rủi ro hiệu
Thảo luận để tổ chức phát triển phương pháp luận quản lý dự án IT đáp ứng yêu cầu họ
Xem lại trường hợp tổ chức áp dụng nhóm trình phần mềm để quản trị dự án IT
(4)4
NỘI DUNG
Các chủ điểm
2
(5)5
1 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
• Bảng cơng việc;
• Ước lượng;
• Kiểm sốt rủi ro;
• Lập tiến độ thực hiện;
• Phương pháp lập lịch biểu;
• Phân bố lực lượng, tài nguyên;
(6)6
• Định nghĩa, vai trị, tính chất bảng cơng việc;
• Cấu trúc chi tiết bảng cơng việc;
• Xây dựng bảng cơng việc;
• Q trình quản lý phạm vi dự án
(7)7 • Định nghĩa: Bảng cơng việc (WBS - Work Breakdown Structure) danh sách
chi tiết cần làm để hồn thành dự án
Nếu WBS tốt xác định xác bước để hồn thành dự án
Tham gia xây dựng WBS: Người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người
tài trợ dự án
• Vai trị: WBS là sở để:
Ước lượng chi phí, từ WBS có tranh chung kinh phí dự án;
Xác định trách nhiệm cá nhân;
Xây dựng lịch trình thực dự án
(8)8 • Tính chất:
Có chiều hướng xuống (Ví dụ chuẩn bị dàn cho văn);
Sản phẩm:
Đầu vào,
Đầu ra,
Động tác xử lý
Công việc: Mô tả trình hoạt động, xử lý;
Được phân thành nhiều mức;
WBS viết "cái gì", khơng viết "như nào";
Trình tự công việc không quan trọng
(9)9 • Nguồn thơng tin để xây dựng WBS:
Tài liệu:
Có liên quan tới dự án: phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi
Không liên quan tới dự án cho thơng tin phụ trợ Ví dụ: Sơ đồ tổ chức quan, thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,
Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp gián tiếp với dự án
(10)10 • Mơ tả theo trình tự từ xuống
• Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp sản phẩm
• Sản phẩm tồn sản phẩm mô tả danh từ
Sản phẩm
con C
SẢN PHẨM
Sản phẩm
con A
Sản phẩm
con B
Sản phẩm
con B.1
Sản phẩm
con B.2 • WBS bao gồm thành phần chính:
Danh sách sản phẩm: DSSP (V), PBS (E) (Product Breakdown Structure);
Danh sách công việc: DSCV (V), TBS (E) (Task Breakdown Structure)
Danh sách sản phẩm (DSSP):
(11)11 • Xác định cơng việc cần thực
• DSCV chia thành nhiều mức mơ tả từ xuống
• DSCV chia thành mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào
độ phức tạp sản phẩm toàn hay sản phẩm
• Mỗi cơng việc mơ tả động từ (hành động) bổ ngữ
Xác định Xử lí Xác định B-1
Xử lí
Xác định Xử lí
Xác định Xử lí
Xác định B-1 Cái
Xác định B-1 Cái vào
Danh sách công việc (DSCV):
(12)12
Mục tiêu dự án
Sản phẩm bàn giao
Kế hoạch công việc
Định nghĩa kế hoạch Xác định kết
quả bàn giao
• Các mục tiêu dự án chia nhỏ
thành phần quản lý cho
việc chuyển giao
• Thể việc chuyển giao
phần hữu ích mục tiêu dự án
• Các cơng việc cần đạt kết bàn giao mốc xác
định WBS
(13)13
Sản phẩm (0.0)
Sản phẩm A (1.0) Sản phẩm B (2.0) Sản phẩm C (3.0)
Sản phẩm B.1 (2.1) Sản phẩm B.2 (2.2)
Mơ tả
Xử lí (2.1.2.1)
Mơ tả Xử lí (2.1.2.2)
Mơ tả
Xử lí (2.1.2.3) Mơ tả B-1
Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu
Kết hợp cả hai danh sách:
• Cả phần DSSP DSCV đánh mã xác định vị trí, hay mức,
phần tử WBS
• Nửa WBS bao gồm mơ tả sản phẩm
• Nửa WBS bao gồm mô tả công việc (để sản phẩm)
• Ví dụ WBS chi tiết:
(14)14 • Các bước xây dựng WBS: gồm bước:
Bước 1: Viết sản phẩm chung nhất;
Bước 2: Tạo danh sách sản phẩm, phân rã mức thấp (2-3 mức);
Bước 3: Tạo Danh sách công việc, mô tả công việc sản phẩm mức
thấp Phân rã công việc thành mức thấp hơn;
Bước 4: Đánh mã cho ô bảng công việc;
Bước 5: Xét duyệt lại WBS
• Các cách dàn dựng khác trên một WBS:
Dàn dựng theo sản phẩm;
Dàn dựng theo trình tự;
Dàn dựng theo trách nhiệm
(15)15
Dàn dựng theo sản phẩm:
Bàn ăn
1.1
Nhà
0.0
Phòng bếp
1.0
Phòng ngủ
3.0
Tủ bếp
1.2
Phòng khách 2.0
Ánh sáng 2.1
Trang trí 2.2
Salon 2.3
(16)16
Dàn dựng theo trình tự:
Nhà
0.0
Móng bê tơng 1.0 Tầng 2.0 Tầng 3.0 Ghép sắt 1.1 Đổ móng 1.2 Tường 2.1 Cửa 2.2 Trần 2.3 Xây gạch 2.1.1 Trát 2.1.2
(17)17
Dàn dựng theo trách nhiệm:
Cửa 1.1 Nhà 0.0 Đồ gỗ 1.0 Nề 2.0 Xây gạch 2.1.1 Trát 2.1.2 Tường 2.1 Điện 3.0 Cầu thang 1.2 Trần 2.2 Bể nước 2.3
(18)18 • Phân chia cơng việc theo giai đoạn:
Giai đoạn
Mốc
Sản phẩm Sản phẩm
Mốc
Công việc Công việc Công việc Công việc
Mốc
Dự án Giai đoạn
Giai đoạn
Sản phẩm
Công việc
Các bước Mức
WBS
(19)19 • Cách đưa ra một bảng công việc:
Tách giai đoạn thành sản phẩm;
Tách sản phẩm thành công việc;
Các cơng việc nhỏ dễ dàng ước tính quản lý giai đoạn lớn;
Các công việc cần:
Không nhỏ người/giờ làm việc;
Không nhiều 70 người/giờ làm việc;
Không sử dụng nhiều nguồn;
Có văn cơng việc xác định
• Các nội dung cần thiết cho mô tả công việc:
Định hướng kết bàn giao;
Trách nhiệm cá nhân;
Có hạn việc bắt đầu kết thúc;
Đơn vị cơng việc quản lý được;
Dễ hiểu;
Có thể đo lường
(20)20 • Cách trình bày: Vẽ bảng, giấy máy tính
• Đạt tới đồng thuận (giảm thiểu chống đối):
Lấy chữ ký người có liên quan;
Chuẩn bị thảo WBS, gửi cho người đọc trước;
Họp thảo luận, đến trí ký
• Đánh giá một WBS tốt:
Mọi nhánh WBS chi tiết tới mức thấp nhất;
Mọi ô WBS đánh số nhất;
Mọi ô DSSP thể danh từ (tính từ);
Mọi ô DSCV thể động từ bổ ngữ;
Mọi công việc WBS, xác định đầy đủ;
Đã phản hồi chấp thuận từ người liên đới đến WBS