Ở đây bạn phải nắm được quy luật của sự chú ý là: Sự tập trung chú ý cao nhất của người nghe được diễn ra chỉ trong vòng 30 giây đầu tiên và 30 giây cuối cùng của bài phát biểu:[r]
(1)Chương 4: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP I KỸ NĂNG LẮNG NGHE
Như biết q trình truyền thơng tiến trình tương hỗ tuần hồn, có kẻ nói người nghe ngược lại Tuy nhiên, khơng phải ý lắng nghe biết lắng nghe “Bất hạnh thay, người biết ý lắng nghe Các nhà nghiên cứu cho mức thông tin túy, 75% thông báo miệng không ý đến, bị hiểu sai, bị lãng quên nhanh chóng Khả lắng nghe nắm bắt ý nghĩa sâu sắc lời nói người khác lại hiếm"
Lắng nghe kỹ quan trọng giao tiếp Trong giao tiếp người ta thường dùng 42% thời gian cho việc nghe, lại 58% thời gian dành cho việc nói, đọc viết Như gần nửa thời gian giao tiếp dành cho lắng nghe Thế người ta lại dành thời gian cho việc rèn luyện kỹ lắng nghe
1 Tại lại phải lắng nghe?
Trong giao tiếp thơng thường, lắng nghe có lợi ích sau đây:
- Thỏa mãn nhu cầu đối tượng Không có chán nói mà khơng thèm nghe Vì bạn lắng nghe người ta nói, chứng tỏ bạn biết tơn trọng người khác thỏa mãn nhu cầu tự trọng
- Thu thập nhiều thông tin Bằng cách khuyến khích người ta nói bạn có thêm thơng tin, từ có sở mà định Bạn có nhiều thơng tin định bạn xác
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp với người khác Khi người tìm người có cảm tình lắng nghe nảy sinh mối quan hệ tốt đẹp Lắng nghe giúp tình hữu tăng trưởng kết hợp tác hoạt động
- Tìm hiểu người khác cách tốt Lắng nghe giúp bạn nắm bắt tính cách, tính nết quan điểm họ, họ bộc lộ người họ nói
(2)- Lắng nghe giúp giải nhiều vấn đề Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn khơng giải hai bên không chịu lắng nghe để hiểu Bằng cởi mở cách khuyến khích người ta nói, hai bên phát nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn đưa giải pháp để thoát xung đột
Trong giao tiếp quản trị kinh doanh, lắng nghe đưa lại lợi ích sau đây:
- Mệnh lệnh thị từ xuống ý kiến đóng góp từ lên tiếp thu cách đầy đủ xác, giúp nhà quản trị nhân viên hồn thành tốt cơng việc hạn chế lỗi thơng tin bị bỏ sót
- Cải thiện mối quan hệ nhà quản trị nhân viên, hạn chế xung đột không cần thiết Mọi người cảm thấy hài lòng, phấn khởi, ý kiến họ thủ trưởng lắng nghe hiểu họ Hơn trình lãnh đạo, nhà quản trị biết lắng nghe thu thập phản hồi từ lên, giúp nhà quan trị nắm bắt tâm tư nguyện vọng nhân viên để kịp thời đáp ứng tạo động tích cực giúp họ làm việc tốt
- Dựa vào thông tin phản hồi quần chúng, nhà quản trị lượng giá mức độ xác hợp lý định mà đưa
- Các ý tưởng sáng tạo nhân viên sinh nhiều từ giao tiếp với nhà quản trị biết lắng nghe Ngược lại, lắng nghe nhân viên góp kiến, nhà quản trị nảy sinh ý tưởng giúp giải vấn đề cách tốt
- Biết lắng nghe hạn chế yếu tố “nhiễu” tin đồn tạo nên - Nhận thức nhân viên nâng cao qua việc biết lắng nghe 2 Những trở ngại nào ngăn cản việc lắng nghe có hiệu
Sự lắng nghe tập trung đơn giản, thường bị nhiều yếu tố cản trở Cụ thể là:
a Tốc độ suy nghĩ
(3)quan tâm đến vấn đề khác cần thiết không tập trung tư lý thói quen nghe
b Sự phức tạp vấn đề
Chúng ta thường dễ nghe người mà thích vấn đề mà quan tâm Khi có khó khăn theo dõi vấn đề, người ta thường chọn đường dễ bỏ đi, khơng thèm để ý tới
c Do không tập luyện
Đa số người ta nghe khơng có hiệu khơng dạy cách lắng nghe Từ nhỏ lúc trường thành, thường người ta dành nhiều thời gian cho việc tập nói, tập viết, tập đọc, cịn tập lắng nghe khơng Đó nghịch lý, biết giao tiếp thời gian để nghe lại nhiều
d Thiếu quan tâm kiên nhẫn
Thiếu quan tâm kiên nhẫn ý nghĩ người khác, không hợp với họ, làm cho nhiều người trở thành nghe Với tình cảm từ từ tai sang tai bay
e Thiếu quan sát mắt
Khi nghe cần phải nắm bắt thông tin không lời, ánh mắt, nét mặt, dáng điệu, cử chỉ…, để biết thêm thái độ cảm nghĩ đối tượng
f Những thành kiến tiêu cực
Thường người ta có khuynh hướng lắng nghe cách chủ quan, nên thành kiến tiêu cực khiến người ta không ý lắng nghe Những thành kiến xuất phát từ cách ăn mặc, tóc tai, dáng vẻ bên ngồi, giọng nói, cách sử dụng từ ngữ… đối tượng Chủng tộc giới tính đơi cản trở tới việc lắng nghe Khi có thành kiến tiêu cực người ta thường dùng để tìm lý lẽ để bác bỏ câu hỏi để gây cản trở cho người nói Những việc làm làm ngăn cản lắng nghe
(4)Thường uy tín làm tăng sức ám thị, nên nghe người có uy tín nói vấn đề mà quan tâm, dễ bị tính phê phán nghe cách mù quáng
h Do thói quen xấu lắng nghe
Thường mắc phải vài thói quen xấu sau đây:
- Giả ý Nhiều nhìn chăm vào người đối thoại, đáp lại lời nói, thực nghĩ điều khác Chúng ta cố gắng tỏ ý lắng nghe để an ủi họ đồng thời để che mắt người khác việc mơ màng
- Hay cắt ngang Khi tiếp chuyện, chưa kịp hiểu người trọn vẹn ta giải thích, an ủi, khun lơn, đưa giải pháp Trong họp, người khác phát biểu ta cướp lời, rọ rạy ngồi khơng n ấm ức muốn phản ứng hay giơ tay xin phát biểu Điều dễ hiểu xu hướng tự nhiên ln ln nghĩ mình, hướng
- Đốn trước thơng điệp Khi nghe bạn nghĩ bạn đốn trước điều mà đối tượng nói làm lạc hướng cản trở việc lắng nghe thật
- Nghe cách máy móc Có bạn nghe rõ chi tiết câu chuyện, bạn lại khơng nắm vấn đề bạn nghe chúng cách máy móc mà khơng biết khát quát vấn đề
- Buông trôi ý Lắng nghe phải tập trung ý cao độ, nhiên hầu hết tập trung ý đến giới hạn Khi ý đạt tới mức bão hòa có xu hướng tự nhiên muốn bng trơi, khơng muốn nghe nữa: Khi cần tiếng riêng nhỏ bơng người ngồi hành lang làm cho chuyển ý sang đối tượng
3 Lắng nghe có hiệu
(5)Biết bao lần cảm thấy bực không người khác lắng nghe Hãy quan sát lớp học, giảng viên thường nhìn phía, phía học sinh chăm nhìn lắng nghe Nghe thụ động mà thái độ tích cực Nó có chức làm cho người muốn nói, muốn giải bày tâm Có cởi mở giao tiếp có hiểu Muốn lắng nghe im lặng, mà có thái độ cần thiết để khuyến khích khơi dậy tự cởi mở Đó thái độ tôn trọng chấp nhận người khác
Khi người ta nói thường “nghe” với mức độ khác Thứ lờ người khác, thực khơng nghe Thứ hai giả vờ nghe để làm cho người khác an tâm cách lặp lặp lại cách máy móc đơi không chỗ từ như: “ơ đúng, ” Thứ ba nghe có chọn lọc tức nghe phần lúc nói chuyện Và thứ tư chăm nghe, tập trung ý sức lực vào lời nghe Cịn người thực mức độ nghe thứ năm, hình thức nghe cao nhất, nghe thấu cảm
Thế nghe thấu cảm? Nghe thấu cảm tự đặt vào vị trí, tình cảnh người khác để hiểu họ có cảm nghĩ Khi nghe thấu cảm bạn sâu vào ý kiến người khác, qua bạn phát hiện, bạn nhìn đời theo cách nhìn người khác, bạn hiểu tâm tư tình cảm họ
Cần phân biệt thấu cảm với thơng cảm Thơng cảm hình thể thỏa thuận, hình thức phê phán Đơi xúc cảm đáp ứng thích đáng Nhưng người ta lại thường sống dựa vào thơng cảm Nó làm cho người ta trở nên phụ thuộc Bản chất nghe thấu cám thơng cảm với người Mà hiểu biết đầy đủ sâu sắc bạn người, mặt tình cảm lý trí
(6)nói lên bộc lộ qua ngôn ngữ không lời: ánh mắt, nụ cười nét mặt, tư thế, điệu bộ… Lắng nghe cảm xúc, nhu cầu người Lắng nghe phút giây im lặng
Nghe thấu cảm có uy lực lớn cung cấp cho tư liệu đắn để hành động Thay đưa vào cảm giác, động cơ, giả định, suy nghĩ mình, làm việc với thực tế suy nghĩ tình cảm người khác Chúng ta nghe để hiểu, đề tiếp nhận thơng tin sâu kín tâm hồn người
Nghe thấu cảm giúp bạn tạo dựng tình cảm tốt đẹp với người đối thoại Bởi giao tiếp với bạn, người khác thỏa mãn nhu cầu lớn, nhu cầu tồn tâm lý, muốn hiểu, khẳng định, dược đánh giá cao, cảm thấy có ích Khi bạn nghe thấu cảm người khác, bạn làm cho họ thỏa mãn mặt tâm lý Và sau đáp ứng nhu cầu chủ yếu đó, bạn tập trung phát huy ảnh hưởng giải vấn đề
Một số kỹ cần thiết lắng nghe thấu cảm
a Kỹ biểu lộ quan tâm
Để thể quan tâm đến câu chuyện người đối thoại, bạn phải ý tới tư thế, dáng điệu, cách dùng ánh mắt… Sau số kỹ bản:
- Tạo bầu khơng khí bình đẳng tư “dấn thân” (không xa cách, ngang tầm, đối diện…)
- Cách biểu lộ quan tâm tốt chăm lắng nghe Muốn nghe người nói, bạn nghiêng người phía trước mắt nhìn thẳng vào họ, với tư cởi mơ Khoanh tay lại gây ngăn cách, tạo ức chế
(7)trừng trừng vào người nói người nói nhìn lại nhìn sang chỗ khác ngay"
- Sự quan tâm thể qua đáp ứng thể Trước hết cần tránh cản trở tập trung tư tưởng đối tượng cử không liên quan tới điều nói, ví dụ, mân mê bút, chăm nhìn móng tay mình, phủi bụi ve áo Đó cử điển hình chứng tỏ bạn khơng ý lắng nghe Những người có kỹ lắng nghe cần tránh cử đó, cần xây dựng cử nhỏ tư có tính đáp ứng trực tiếp vào điều đối tượng nói
b Kỹ gợi mở
Khi nghe bạn cần phải có cách khuyến khích đối tượng trút bầu tâm sự, cách sau:
- Khuyến khích người nói tiếp tục câu chuyện cách tỏ bạn hiểu vấn đề, thơng cảm với họ gật đầu, nụ cười, ánh mắt…
- Hãy cẩn thận lắng nghe sẵn sàng phản hồi lời lẫn khơng lời Ví dụ, “Ừ, à", “Rồi nữa”, “Cho biết thêm đi"… kèm theo nụ cười gật đầu Nếu bạn muốn thành công bạn nên gác sang bên quan điểm riêng tư cảm nghĩ bạn cách lắng nghe cách khách quan Tuy nhiên để làm việc khơng phải dễ đa số muốn diễn tả ý kiến lắng nghe ý kiến người khác Mỗi cần phải có kiên nhẫn, dùng sức mạnh cá nhân tự chủ để trì hồn cảnh thuận lợi cho lắng nghe
(8)- Khi nghe bạn vừa tỏ trung lập vừa quan tâm cách dùng từ câu vô thưởng vơ phạt với giọng tích cực như: “Tơi hiểu ý đó", “Ừ hứ” Phản hồi khuyến khích người nói tiếp tục câu chuyện
- Giữ thinh lặng đầy quan tâm cách làm cho đối tượng phải lấp đầy khoảng trống lời bổ sung, giải thích… Tuy nhiên, việc xác định thời gian im lặng cho hợp lý vấn đề nhạy cảm, tùy thuộc vào dấu hiệu nhận thân cảm thấy tình Quy luật chung khoảng 30 giây vừa Nếu q thời gian đó, người có thề quên điều xảy làm cho người tham gia xa rời trọng tâm chủ đề
c Kỹ phản ánh
Phản ánh tức người nghe xếp lại nêu lại nội dung điều người vừa nói nhằm làm cho đối tượng biết hiểu họ
Phương pháp phản ánh chuẩn mực diễn đạt lại, tức bạn nêu lại thực chất điều mà đối tượng nói Diễn đạt lại cách ngắn gọn để đối tượng có hội kiểm điểm điều mà nói Ví dụ, nhân viên phàn nàn với bạn: “Trong công ty tài khơng coi trọng mức" Bạn phản ánh lại: “Theo tơi hiểu anh cảm thấy khơng có đền đáp đủ mức hồn thành tốt cơng việc?" Cịn chuyện xảy bạn nói với rằng: tranh người bị bỏ qua không đề bạt, “ồ, điều đó" Chắc hẳn sau câu chọn cho lối phịng thủ, chờ đợi biện minh cho điều nói Tệ hại bạn nói thêm rằng: “ở cơng ty ta tài trọng dụng chứ", bóp nghẹt ý kiến trước trình bày đầy đủ
II.KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI
Trong giao tiếp mặt đối mặt, câu hỏi chiếm phần đáng kể Nhưng có nhiều loại câu hỏi phù hợp với mục đích khác Nhà quản trị cần phải biết để tìm cách sử dụng chúng cho thích hợp với tình
(9)Thu thập thông tin từ người khác kỹ ích quan trọng giao tiếp Có nhiều thơng tin có chứa đựng não người khác Có lúc họ tự nguyện tự giác cho ta tin tức, đa số trường hợp phải khai thác câu hỏi khác Muốn khai thác thơng tin có hiệu phải thực cách có
a Hãy làm cho việc cung cấp tin trở thành niềm người khác
Muốn khuyến khích việc cung cấp tin, bạn phải cho việc trở thành niềm vui thú người khác Họ tỏ biết ơn người cung cấp để cảm thấy vui làm việc thiện Hãy áp dụng thuật lắng nghe trình bày để tạo hứng thú đối tượng cung cấp tin
b Hãy bắt đầu câu hỏi dễ trả lời
Khi muốn khai thác thông tin, bạn bắt đầu bằn câu hỏi dễ Thông thường người thích trả lời Những câu hỏi dễ giúp người khác có hội trả lời cách dễ dàng Chúng làm cho đối tượng cảm thấy thoải thái bớt căng thẳng tự tin Nói chung trước hết bạn cần phải làm nóng nói chuyện chút để người khác vừa kịp thấy có sức hút vui say trúc bầu tâm
c Các loại câu hỏi
Sau làm cho người khác cảm thấy thoải mái, bạn cần biết đặt câu hỏi để có tin tức đầy đủ xác
Dựa vào cấu trúc câu hỏi người ta chia làm hai loại:
Loại l: Câu hỏi có cấu trúc chặt chẽ, kết cấu cao.
Nghĩa cấu trúc ý tưởng phát triển đầy đủ câu hỏi Người trả lời không cần phải động não nhiều Anh ta cần trả lời thẳng vào vấn đề kiện đặc biệt
Câu hỏi có cấu trúc cao bao gồm:
(10)- Câu hỏi trực tiếp: Tức hỏi thẳng vấn đề mà cần tìm hiểu Loại có ưu điểm thu thập thơng tin cách nhanh chóng thường tạo yếu tố bất ngờ đối tượng làm cho họ phải bật câu trả lời trung thực Tuy nhiên tỏ nhiều nhược điểm Hỏi trực tiếp thường để lộ mục đích tìm hiểu, làm cho đối tượng không tự nhiên Trong số trường hợp, hỏi trực tiếp không lịch khơng tế nhị, gây bầu khơng khí căng thẳng, nặng nề (Ví dụ: tuổi tác, nhân, quan điểm trị, quan điểm tơn giáo…)
- Câu hỏi gián tiếp: Tức hỏi vấn đề để suy vấn đề cần tìm hiểu Loại câu hỏi thường dùng để khai thác vấn đề tế nhị mà hỏi trực tiếp
Ví dụ: Nếu vấn bạn hỏi thẳng ứng viên “Anh có thích cơng việc khơng?", bạn làm cho nghi ngờ bạn cho khơng thích cơng việc Nếu đặt câu hỏi gián tiếp: “Trong cơng việc có điều làm cho anh thích thú nhất?” hay tập trung hỏi cơng việc khơng phải người Hoặc “Các đồng nghiệp anh chỗ nào?” câu hỏi hay câu “Anh có hịa hợp với thành viên phận không?”
- Câu hỏi chặn đầu: Tức đưa câu hỏi thực chất giăng bẫy để đối tượng phải thừa nhận vấn đề mà cần tìm hiểu Ví dụ, muốn biết cơng ty A có làm ăn với cơng ty X hay khơng, hỏi cách tự tin: “Các anh góp vốn với X?" Ở chưa biết họ có làm ăn với X hay không, coi biết để hỏi vấn đề phụ góp vốn phần trăm Khi đối tượng trả lời vấn đề phụ biết vấn đề
Loại 2: Câu hỏi có cấu trúc thấp, lỏng lẻo
Loại câu hỏi nhằm khuyến khích người khác nói lĩnh vực đặc biệt Người hỏi khơng thiết phái có ý tưởng hình dung câu chuyện dẫn tới đâu Nói chung, kết cấu nằm câu trả lời nhiều câu hỏi
(11)kiện đặc biệt Nó bắt người khác phát động não dội, làm cho cung cấp thông tin nhiều muốn Câu hỏi khơng có cấu trúc bạn nắm nhiều thơng tin Trong trị chuyện, bạn hỏi nhiều câu hỏi không cấu trúc, người đối diện thích nói chuyện Và điều xem điều kiện cần đủ để bạn khai thác thơng tin
Câu hỏi có cấu trúc thấp bao gồm:
- Câu hỏi cởi mở: Là bạn giới thiệu chút đề tài không gợi ý nội dung câu trả lời Chẳng hạn, “bạn nghĩ vấn đề này?, “bạn có cảm tưởng việc có thay đổi đó?"
Câu hỏi gợi mở thường nêu phần đầu gặp gỡ nhằm xây đựng mối quan hệ hài hòa Loại câu hỏi làm dễ đàng cho người đối thoại, phép tự định nên nói Mục đích chủ yếu câu hỏi gợi mở thu thập loại thông tin sâu mà câu hỏi hẹp khơng làm khơng ấn định trước hình dạng câu trả lời
- Câu hỏi chuyển tiếp: Tức câu hỏi bắt đầu với chữ “thế còn” để chuyển sang đề tài khác Ví dụ: “Thế cịn vấn đề điều kiện làm việc sao?", “Thế cịn vấn đề lương bổng sao?"
- Câu hỏi yêu cầu làm rõ thêm vấn đề: Ở đơn bạn lặp lại từ cuối câu trả lời đối tượng để biết rõ vấn đề Ví dụ: Khi bạn hỏi người đối diện xem có cảm tưởng cơng việc anh trả lời thích có chuyện phiền phức với ơng chủ, bạn phải hỏi tiếp “có chuyện phiền tối với ơng chủ à?"
- Câu hỏi tóm lược ý: Sau nghe xong câu trả lời đối tượng, bạn tóm tắt ý bạn hiểu điều muốn nói Câu hỏi có dạng: “Theo tơi hiểu anh muốn nói là…… phải khơng? Nếu đối tượng đồng ý trả lời “vâng" Cịn phủ nhận giải thích muốn nói Thơng thường đối tượng bổ sung thông tin
(12)Đôi giao tiếp người ta đưa câu hỏi để thu thập thông tin, mà nhằm thục đích khác
- Câu hỏi tiếp xúc: Tức hỏi vấn đề phụ trước nhằm tạo bầu khơng khí thoải mái, tin tưởng, cởi mở với nhau, để sau hỏi vấn đề cần tìm hiểu
Loại câu hỏi gặp hàng ngày cổng quan hay trước bắt đầu gặp gỡ đó:
- Chào anh! sức khỏe nào? - Dạo Hà Nội có khơng?
- Hơm qua thằng Lào đá hay q nhỉ, anh có xem khơng…
- Câu hỏi có tính đề nghị: Tức nêu câu hỏi để đề nghị ý kiến Loại câu hỏi sử dụng để thăm dị cách khỏi bế tắc, sử dụng đàm phán, hội nghị tình khác mà khó đạt trí người tham dự
Đây thủ thuật thăm dị để đạt tới từ mà khơng tỏ nghiêng ý kiến để khơng phải tự bào chữa khơng đạt trí Ví dụ: Bạn hỏi “bây có báo cáo chuyên gia, chấp nhận gợi ý trước kỹ sư A hay khơng?" Bạn dùng câu hỏi này, bạn muốn thúc ép thành viên khác đồng ý với
- Câu hỏi hãm thắng: Tức dùng câu hỏi hẹp để hãm tốc độ nói đối tượng thao thao bất tuyệt Nếu ta xen vào câu hỏi hẹp để làm sáng tỏ số điểm hạn chế dòng phát biểu đối tượng Dùng câu hỏi để kết thúc vấn đề Khi cần kết thúc câu chuyện mà không muốn cắt đứt với người đối thoại, bạn đưa câu hỏi để chuẩn bị như: “Bây nghĩ bàn xong cơng việc rồi, có phải khơng?”
A.KỸ NĂNG DIỄN THUYẾT
(13)Khả nói chuyện trước cơng chúng cựu tổng thống Mỹ Ronald Reagan thực giúp ông giữ vững ghế tổng thống nhiều năm liền Những phát biểu hùng hồn, thực sâu vào lòng người làm cho chủ tịch Phidel Castro dân chúng giới mến mộ Nhà tỷ phú Charlie Miller dùng tài ăn nói làm cho đối thủ cạnh tranh phải góp vốn với lập nên tập đồn cơng nghiệp khổng lồ Tài thuyết phục người lời nói vũ khí lợi hại mà đa số nhà trị kinh doanh ao ước Cho dù sau tất trở thành nhà diễn giả tiếng, việc nắm vững kỹ nói chuyện giúp cho bạn gặt hái thành công định hoạt động quản trị kinh doanh
1 Sơ đồ bước tổ chức buổi nói chuyện
Các bước triển khai bài nói chuyện Chuẩn bị
Hãy biết
Hãy tìm hiểu đối tượng
* Trình độ, tuổi tác, nghề nghiệp… * Động cơ, quan tâm
Chương trình nội dung
* Xác định mục đích, mục tiêu cụ thể * Phần đầu
+ Quy luật ý + Dẫn nhập trực tiếp + Dẫn nhập tương phản + Dẫn nhập từ từ
(14)* Phần kết + Tóm tắt
+ Lời chúc, kêu gọi, hiệu Địa điểm
Tinh thần Tiếp xúc
Chú ý ngoại hình Tư
Tiếp xúc mắt Triển khai
Trình bày rõ ràng có minh họa Tiếp xúc mắt
Giọng nói to rõ
Tránh thói quen xấu Kết thúc
Đúng lúc, khơng rộng dài Tóm tắt điểm Nêu câu hỏi kiểm tra Cảm ơn cử tọa 2 Nội dung bước
a Chuẩn bị
Bạn hay run sợ đứng nói chuyện trước đám đơng? Tơi nhà diễn thuyết chuyên nghiệp khác Thậm chí có chút căng thẳng định lại làm cho người ta có thêm tính sáng tạo Tuy nhiên lo sợ lại làm hỏng phát biểu Bạn làm giảm bớt căng thẳng chuẩn bị
Hãy biết mình
(15)người nghe Con người, cương vị, thành phần xã hội ta người nghe chấp nhận hay khơng? Mình có phù hợp với đề tài hay khơng?
Thường cử tọa lắng nghe, người thuyết trình có uy tín Vì vậy, định người thuyết trình có phù hợp để truyền đạt thông điệp hay không tin tưởng cử tọa lập trường trình độ thành thạo người thuyết trình
Hơn nữa, tầm quan trọng yến đề không ngang tầm người thuyết trình nảy sinh tin tưởng Ở có hai ví dụ, Tổng giám đốc tập hợp nhân viên lại để thông báo phòng vệ sinh sơn trắng, nhân viên sau giải tán phân vân hỏi ơng ta thực muốn nói Hoặc nhân viên tuyên bố nhà máy bị đóng cửa, người nghe khơng tin đòi hỏi chứng cớ
Nếu có trách nhiệm tổ chức họp, buổi nói chuyện, chọn lựa báo cáo viên thật phù hợp với đề tài vấn đề hàng đầu
Hãy tìm hiểu đối tượng
Khi mời nói chuyện bạn cần phải biết cử tọa Họ có đặc điểm (giới tính, tuổi tác, học vấn, nghề nghiệp, xu hướng trị v.v…), họ có nhu cầu thơng tin gì? Động khiến họ đến nghe báo cáo: thiết tha muốn học hỏi hay bắt buộc phải nghe? Một người biết tâm lý truyền thơng ln ln tìm hiểu đối tượng trước bắt đầu nói chuyện Việc tiến hành bằng: nhiều cách Ví dụ xem danh sách (trích ngang) khách mời, tới dự buổi sinh hoạt trước sinh hoạt thường kỳ, tiếp xúc với vài cá nhân cử tọa chờ đợi Cuộc tìm hiểu đối tượng khơng ngừng khâu chuẩn bị mà cịn tiếp tục lúc nói chuyện cách quan sát, nắm bắt phản hồi họ để tiếp tục điều chỉnh nội dung phương pháp truyền đạt
Để đạt đồng điệu người nghe người thuyết trình phát biểu cần phải xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm
Chuẩn bị nội dung
(16)trong luật lao động; mục đích tổng qt thuyết phục, mục tiêu cụ thể làm cho người lao động ủng hộ bầu cử tới
Mục đích cuối nói chuyện thay đổi nơi người nghe, không đạt kết việc làm bạn coi vơ ích Tốt bạn phải đặt mục tiêu cụ thể mà kiểm tra sau buổi thuyết trình
Ví dụ: Sau buổi giới thiệu sản phẩm bạn hy vọng: 30% người nghe ký kết hợp đồng, 40% xin tới nhà máy thảo luận tiếp Sau buổi nói chuyện với nhân viên vấn đề kỷ luật lao động, bạn hy vọng ý thức kỷ luật nâng cao, số vụ vi phạm kỷ luật giảm xuống
NĨI GÌ tùy thuộc vào việc bạn biết rõ MUỐN GÌ? Và AI? (đã nói trên) Để thuyết trình có hiệu quả, bạn không nên ôm đồm nhiều mục tiêu
Sau xác định mục tiêu, bạn tiến hành soạn thảo nội dung Một thuyết trình thường chia làm ba phần: mở đầu, nội dung kết luận
Trong phần mở đầu, người thuyết trình thiết lập mối quan hệ với người nghe phác qua nét lớn nội dung trình bày, để người chuẩn bị theo dõi sẵn sàng
Ở bạn phải nắm quy luật ý là: Sự tập trung ý cao người nghe diễn vòng 30 giây 30 giây cuối phát biểu: Ban đầu người ta tập trung ý để xem diễn thuyết nói vào lúc kết thúc người ta tập trung để không bỏ qua ý buổi nói chuyện, trước chẳng nghe Cịn hai cao điểm nói chung người ta ý tương đối kém, có đợt sóng nhơ cao tùy vào khả gây ý phát biểu Chính cần phải lợi dụng vào thời điểm gia tăng ý cử tọa Những câu nói cần phải lơi họ, làm cho họ quan tâm thích thú Những lời nói khơng đơn nhập đề mà phải gây quan tâm chiếm cảm tình cử tọa
(17)triển dạng chuỗi luận điểm luận cứ, luận điểm xuất phát từ điểm khác, ý xuyên sang ý khác với logic chặt chẽ Sự chuyển tiếp từ ý sang ý khác cần phải thực cách cẩn thận để khỏi mạch lạc câu chuyện
Để trì ý người nghe, bạn cần triển khai nội dung cho người nghe phải tự hỏi: “A nữa?", “Vì vậy?"… Những lời giải thích bạn cho câu hỏi người nghe tiếp nhận cách tích cực
Muốn trình bày luật điểm cách thuyết phục bạn cần chuẩn bị ví dụ, số liệu để minh chứng cho Ý kiến cho nước phát triển quan tâm đến việc quảng cáo lớn phải minh họa số cụ thể: năm 1993 Mỹ chi 120 tỷ USD cho quảng cáo, Pháp chi 60 tỷ Fr, Nhật chi hết 4000 tỷ yên Nếu có nhiều số liệu, bạn cần phải có bảng biểu, có sơ đồ minh họa
Để nội dung phát biểu ăn sâu vào trí óc người nghe, bạn cần chuẩn bị thêm trích dẫn nhân vật tiếng để minh họa, giai thoại nhân vật Ví dụ, nói vai trị ý chí việc hình thành tài người, bạn kể Edison – “Ơng ta làm việc 18 tiếng đồng hồ ngày, làm việc tận 50 tuổi tự cho xả láng chút cách giảm làm 30 phút ngày Edison làm việc tận 80 tuổi chết, để lại cho nhân loại ngàn phát minh sáng chế” Các câu chuyện rút từ thực tế thân bạn vấn đề mà bạn trình bày có giá trị thuyết phục
Tuỳ vào nội dung, vào đối tượng buổi thuyết trình mà bạn chuẩn bị thêm câu chuyện khơi hài, câu nói đùa dí dỏm giúp cho bầu khơng khí đỡ căng thẳng thời điểm định Tuy nhiên, phải liều, đủ lượng Tiếng cười phản ứng làm mê người, xét hiệu trình bày nhiều tiếng cười lại nguy hiểm nhiều kiện Người nghe nhớ gì? - câu pha trò, câu pha trò để minh họa điều gì? Khơi hài gắng gượng nguy hiểm người thuyết trình
(18)nhiệm vụ cho tương lai, vấn đề nêu để người nghe giải quyết, lời kêu gọi hiệu… Và dĩ nhiên bạn cần dành thời gian để giải đáp thắc mắc từ người nghe
Sau xác định nói gì, bạn tiến hành chuẩn bị ghi sẵn Rất người thuyết trình có hiệu mà khơng cịn có ghi sẵn Nếu ỷ lại trí nhớ, bạn gặp tai họa bỏ sót kiện buộc phải im lặng Bản ghi sẵn làm cho bạn tự tin đặt vào kỷ luật đồng thời hạn chế việc nói lan man, rơng dài
Có hai dạng ghi nhớ: ghi tiêu đề thảo ghi toàn văn Tuy nhiên, ghi đầu đề là, phổ biến cả, với điểm gạch chân số liệu liệt kê bên Bạn ghi bên lề giai thoại ví dụ minh họa Kiểu ghi sẵn cho phép bạn trình bày cách uyển chuyển tùy ứng biến dựa vào phản ứng người nghe: Bạn nên nhớ rằng, câu nói sinh động câu khô cứng, đúc sẵn, làm cho thính giả cảm động để tiếp nhận ý kiến
Bản thảo tồn văn lại có hai cách sử dụng Hoặc bạn học thuộc lòng nói chuyện Đây kiểu thuyết trình hạn chế nhất, bạn khơng thể xoay chuyển theo ý kiến phản hồi người nghe Hơn nữa, bạn qn đoạn phát biểu bị hỏng Bạn sử dụng ghi sẵn toàn văn để đọc trước cử tọa Cách thường áp dụng phát biểu với số liệu phức tạp đòi hỏi phải xác, trường hợp thời gian bị hạn chế cách chặt chẽ Tuy nhiên, kiểu thuyết trình tạo xa cách diễn giả cử tọa khơng có tiếp xúc mắt
Rèn luyện giọng nói
(19)cảm: giọng trầm ngập ngừng mô tả sợ sệt, giọng trầm đều tả buồn bã chán nản, giọng thật bổng vừa nhanh, vừa dục giặc tả giận dữ,v.v… Để luyện giọng, bạn ngậm miệng ngân nga từ giọng thật trầm đến giọng thật bổng Thứ ba có nhiều âm sắc: âm sắc đặc tính riêng biệt giọng nói, có giọng trẻo, có giọng the thé, âm sắc mà làm cho giọng nói dễ thương hay dễ ghét Người nói giọng óc sửa giọng cách đưa lưỡi tới trước lúc nói Người có giọng the thé làm cho giọng trẻo cách hít vào nhiều lúc nói tống mạnh ra, lúc nói đưa hàm hạ trước
Ngoài việc ý tới việc luyện giọng ra, bạn cần tập cách nhấn giọng cho đúng, cách dùng ngữ điệu, uốn giọng cho phù hợp với ý nghĩa câu nói
Địa điểm nói chuyện
Một phịng thuyết trình xếp tốt nâng cao hiệu buổi nói chuyện Khoảng cách người thuyết trình cử tọa thường khoảng cách vùng công cộng (xem chương 2) Người thuyết trình tiếp xúc mắt với người nghe phương tiện kiểm tra điều khó khăn ngồi gần
- Bạn cần phải chọn không gian chứa vừa đủ lượng khán giả Đừng chật, đừng q rộng làm lỗng khơng gian buổi nói chuyện Cử tọa cần phải tạo thành khối thống tập hợp cá nhân rời rạc
- Cần phải có chỗ để ghi chép, có đủ chỗ để đèn chiếu thiết bị nghe nhìn khác (nếu cần thiết)
- Hệ thống âm nào? Sử dụng làm sao?
(20)Chuẩn bị tinh thần
Nếu bạn run sợ trước thuyết trình khó đạt kết mong muốn Cần phải tự tin để khiến cho cử tọa lắng nghe Tính thiếu tự tin hạn chế nhờ chủ động thư giãn, có ý thức cử động chậm tập trung giảm tiêu phí sức lực cách có cân nhắc
Bạn thư giãn để có vài thở dài sâu hít đầy lồng ngực kích thích hoành làm việc Một phương pháp lấy tinh thần đơn giản thở vào ba lần đặn thở tới chín lần đặn; thở vào bốn lần thở mười hai lần, vân vân Trước bước bục nói chuyện, bạn nên mỉm cười nhiều lần tới mức điều xóa bỏ dấu vết tư lự lo âu làm dịu nét mặt bạn
b Tạo mối quan hệ
Bây bạn đứng trước mặt cử tọa Bạn cần phải tạo mối quan hệ tiếp xúc thuận lợi cho buổi nói chuyện Để tạo ấn tượng ban đầu tốt, bạn cần lưu ý điểm sau:
- Trước hết người nghe ý tới ngoại hình bạn Cách ăn mặc thể thái độ bạn người Hãy ăn mặc cẩn thận phù hợp với nội dung buổi thuyết trình Tuy nhiên ngoại hình làm phân tán tư tưởng người nghe Những tiếng xì xào như: “Ồ ơng ta có cà vạt sặc sỡ thế”, “Chắc lắc bà ta mang có tới vài cây”… khơng có lợi cho tập trung ý
- Tư thể uy quyền Phong thái tự tin bạn khiến cho cử tọa tin tất nói có ý nghĩa Bạn cần đứng thẳng người với tư tự nhiên, không bỏ tày vào túi quần Một tư còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể mệt mỏi Tay chân lúi búi, đầu gối run run dấu hiệu lo lắng Hãy xuất trước cử tọa cách tự tin tỏ hào hứng với buổi nói chuyện
- Hãy nhìn thẳng vào khán giả với ánh mắt tôn trọng quan tâm