Phát huy giá trị tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố hải phòng phục vụ giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ công chức viên chức và người có công với cách mạng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đỗ Thị Thơm PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ, CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đỗ Thị Thơm PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ, CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học TS Nguyễn Liên Hương PGS.TS Đào Đức Thuận Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu thực tế cá nhân, thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Trong Luận văn, thơng tin tham khảo từ cơng trình nghiên cứu khác tác giả thích rõ nguồn Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày Luận văn trung thực chưa cơng bố hình thức Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng HỌC VIÊN Đỗ Thị Thơm năm 2020 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu đề tài 10 Nhiệm vụ đề tài 11 Đối tượng nghiên cứu 11 Phạm vi nghiên cứu 12 Phương pháp nghiên cứu 12 Các nguồn tài liệu tham khảo 13 Đóng góp đề tài 13 10 Bố cục đề tài 14 Chƣơng CƠ SỞ KHOA HỌC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ 16 1.1 Cơ sở lý luận 16 1.1.1 Một số khái niệm liên quan 16 1.1.2 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 21 1.1.3 Ý nghĩa, vai trò việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 21 1.1.4 Nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 22 1.1.5 Các điều kiện đảm bảo cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 25 1.2 Cơ sở pháp lý 25 1.2.1 Quy định Nhà nước phát huy giá trị 26 1.2.2 Quy định Nhà nước việc giải chế độ sách cho cán bộ, công chức, viên chức người có cơng với cách mạng 30 1.2.3 Một số quy định phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng 32 1.3 Cơ sở thực tiễn 34 1.3.1 Sự cần thiết phải phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phịng phục vụ cán bộ, cơng chức, viên chức, người có cơng với cách mạng 34 1.3.2 Kinh nghiệm phát huy giá trị TLLT số lưu trữ nước 35 Tiểu kết chương 40 Chƣơng THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ CÁN BỘ, CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƢỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG 41 2.1 Khái quát Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phịng 41 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng 41 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cấu tổ chức, biên chế Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng 42 2.2 Khái quát khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng 43 2.2.1 Khối lượng tài liệu 43 2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu 44 2.2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng 47 2.3 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử phục vụ giải chế độ, sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức, người có cơng với cách mạng 52 2.3.1 Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng đọc 52 2.3.2 Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ 57 2.3.3 Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 60 2.3.4 Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử 61 2.3.5 Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu 63 2.4 Ý nghĩa việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ giải chế độ sách 63 2.4.1 Đối với người đề nghị 64 2.4.2 Đối với quan giải chế độ sách 64 2.5 Thuận lợi khó khăn khai thác tài liệu lưu trữ để giải chế độ sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức người có cơng với cách mạng 65 2.5.1 Thuận lợi 66 2.5.2 Khó khăn 67 2.6 Nhận xét chung công tác phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố phục vụ giải chế độ sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức người có cơng với cách mạng 72 2.6.1 Ưu điểm 72 2.6.2 Hạn chế 74 2.6.3 Nguyên nhân tồn 77 Tiểu kết chương 80 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ, CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƢỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG 81 3.1 Nhóm giải pháp tổng thể 81 3.1.1 Tuyên truyền, vận động tới cấp, ngành; cán bộ, công chức, viên chức người có cơng với cách mạng nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 81 3.1.2 Nâng cao trình độ chuyên môn viên chức phục vụ độc giả viên chức chỉnh lý tài liệu kho Lưu trữ lịch sử thành phố 82 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 83 3.2.1 Hoàn thiện số văn liên quan đến công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng 83 3.2.2 Thu thập, bổ sung; tổ chức khoa học tài liệu, hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu để phục vụ tốt nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 84 3.2.3 Xây dựng mục lục chuyên đề hồ sơ liên quan đến công tác giải chế độ, sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức người có cơng với cách mạng 87 3.2.4 Đa dạng hình thức khai thác sử dụng tài liệu 90 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu 96 3.2.6 Thực giải mật tài liệu lưu trữ 98 3.2.7 Đẩy nhanh tiến độ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trang bị sở vật chất đại phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 99 3.2.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu việc phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng 99 3.3 Một số giải pháp bổ trợ khác 100 3.3.1 Xây dựng mơ hình liên kết, hợp tác LTLS thành phố Hải Phịng với cán cơng chức, viên chức, người có cơng với cách mạng quan giải chế độ sách việc sưu tầm, tổng hợp cung cấp tài liệu lưu trữ 100 3.3.2 Marketing tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 100 3.3.3 Xây dựng Kế hoạch sưu tầm, tu bổ tài liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức, người có cơng 102 3.3.4 Thực nghiêm quy định Phòng đọc 102 Tiểu kết chương 103 ẾT LUẬN 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 PHỤ LỤC 110 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ CCVTLT Chi cục Văn thư - Lưu trữ CB, CC, VC, NCC Cán bộ, công chức, viên chức, người có cơng LTLS Lưu trữ lịch sử TTLTQG Trung tâm Lưu trữ quốc gia UBND Ủy ban nhân dân VNDCCH CHXHCNVN Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ (TLLT) từ lâu coi nguồn di sản văn hóa, tài nguyên vô to lớn không đất nước, quan mà cịn có giá trị to lớn với cá nhân TLLT có ý nghĩa to lớn mặt trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học, an ninh, quốc phòng, lịch sử … Nhiệm vụ ngành lưu trữ không bảo quản an tồn mà cịn phải phát huy giá trị TLLT Đảng Nhà nước ta quan tâm đến TLLT công tác lưu trữ, Báo cáo Chính trị Đại hội Đại biểu lần thứ VI Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 thức giao nhiệm vụ cho ngành, cấp phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu TLLT quốc gia” Sau 10 năm đổi mới, Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, Báo cáo Chính trị Đại hội giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ phải “Bảo vệ phát huy giá trị TLLT” Tiếp sau đó, ngày 02 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg “Về việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị TLLT” Ngày nay, trước yêu cầu đất nước thời kỳ đổi mới, kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII vào ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ Đây văn Luật lưu trữ, đánh dấu bước phát triển vượt bậc ngành Lưu trữ nói chung cố gắng đáng kể Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nói riêng Luật Lưu trữ dành Chương IV “Sử dụng TLLT” với điều để quy định vấn đề chắt lọc từ lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nửa kỷ qua, sở kế thừa nâng cấp quy định hệ thống pháp luật lưu trữ trước đây, đồng thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi đất nước thời kỳ đổi hội nhập quốc tế Đặc biệt, xu phát triển chung đất nước nhu cầu tiếp cận thơng tin ngày cao xã hội Luật Tiếp cận thơng tin năm 2016 đời, địi hỏi công tác phát huy giá trị TLLT cần thiết phải đẩy mạnh Đây sở pháp lý quan trọng để tăng cường mở rộng hình thức sử dụng nhằm phát huy giá trị TLLT, đồng thời tạo chế quản lý, bảo mật thông tin chặt chẽ trước tình hình phức tạp nước giới Thực quan điểm đạo trên, năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (CCVTLT) thành phố Hải Phòng tập trung áp dụng nhiều biện pháp để phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT phát huy giá trị tài liệu bảo quản kho Lưu trữ lịch sử (LTLS) thành phố Tuy nhiên, điều kiện nay, so với nhu cầu xã hội tiềm thơng tin chứa đựng TLLT LTLS thành phố Hải Phòng chưa khai thác sử dụng triệt để; tài liệu phần lớn phục vụ cho nhu cầu cấp lãnh đạo; quan, đơn vị địa bàn thành phố.Trong đó, kho LTLS thành phố Hải Phịng bảo quản khối tài liệu liên quan đến công chức, viên chức người có cơng với cách mạng đối tượng độc giả cán bộ, công chức, viên chức; người có cơng (CB, CC, VC, NCC) với cách mạng …đến khai thác sử dụng TLLT để phục vụ giải chế độ, sách cịn hạn chế Thực tế cho thấy, nhiều CB, CC, VC, NCC với cách mạng chưa hưởng chế độ ưu đãi Nhà nước Điều xảy nhiều nguyên nhân khác nhau, nguyên nhân chủ yếu thiếu giấy tờ, chứng cần thiết Đáng tiếc nhiều người số họ lại khơng biết tìm giấy tờ, chứng đâu cách nào; chí quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ để giải chế độ cho CB, CC, VC, NCC với cách mạng chưa thực quan tâm đến việc sử dụng TLLT trình giải công việc nên công tác giải chế độ cịn tồn hạn chế định Do đó, nghiên cứu đề giải pháp góp phần phát huy giá trị tài liệu kho LTLS thành phố Hải Phòng để phục vụ đối tượng độc giả đến khai thác sử dụng TLLT nói chung CB, CC, VC, NCC với cách mạng để giải chế độ sách nói riêng vấn đề quan trọng cần thiết Là cán cơng tác CCVTLT thành phố Hải Phịng, tơi nhận thức phát huy giá trị tài liệu LTLS thành phố Hải Phòng nhiệm vụ trọng tâm Chi cục Tôi mong muốn thông qua Luận văn, góp số ý kiến để thúc đẩy cơng tác phát huy giá trị tài liệu LTLS thành phố Hải Phòng phát triển thời gian tới Chính lý trên, chọn đề tài: “Phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng phục vụ giải chế độ, sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức người có cơng với cách mạng” làm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phát huy giá trị TLLT hướng nghiên cứu mang tính thiết thực cao nên thu hút nhiều tác giả sâu nghiên cứu Vấn đề nghiên cứu nhiều góc độ với hình thức khác giáo trình; Nghiên cứu khoa học, Khóa luận, Luận văn thạc sỹ, Luận án Tiến sỹ, viết…Các đề tài nghiên cứu tiêu biểu gồm: 2.1 Các giáo trình Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội - Giáo trình trình bày cách khái quát hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu toàn quy trình lưu trữ tài liệu Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản, Nhà xuất Hà Nội Trong giáo trình có phần chương nói cơng tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 2.2 Luận án Tiến sỹ, Luận văn Thạc sỹ, Khóa luận tốt nghiệp - Luận án Tiến sỹ năm 2018 tác giả Trần Phương Hoa, chuyên ngành Lưu trữ học: “Tổ chức hoạt động marketting Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” Luận án đề cập đến hình thức phát huy giá trị tài liệu TTLT quốc gia thông qua biện pháp quản trị maketing, lấy triết lý “Khách hàng làm trung tâm” “đem lại hài lòng cho người sử dụng” để tạo nhiều sản phẩm thỏa mãn cho nhu cầu khác xã hội Luận án góp phần làm sáng tỏ lý luận maketing lưu trữ nói riêng, maketing maketing phi lợi nhuận nói chung Luận án gợi ý Lưu trữ lịch sử việc tổ chức hoạt động maketing nhằm tạo thân thiết, gần gũi TLLT với cộng đồng xã hội Đây hướng nghiên cứu mẻ giúp cho hoạt động phát huy giá trị TLLT mở rộng, phong phú, cập nhật với xu hướng phát triển giới - Luận án Tiến sỹ năm 2019 tác giả Nguyễn Thị Thanh Hương, chuyên ngành Lưu trữ học: “Cơ sở khoa học xây dựng, hoàn thiện chế độ viên chức lưu trữ Việt Nam giai đoạn nay” ... HỘI VÀ NHÂN VĂN Đỗ Thị Thơm PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ, CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG... thiết phải phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng phục vụ cán bộ, cơng chức, viên chức, người có cơng với cách mạng 34 1.3.2 Kinh nghiệm phát huy giá trị TLLT số lưu trữ nước... gian tới Chính lý trên, chọn đề tài: ? ?Phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phịng phục vụ giải chế độ, sách cho cán bộ, công chức, viên chức người có cơng với cách mạng? ?? làm