GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI : Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng phần mềm kế toán trường trên Microsoft Excel theo sự thay đổi hệ thống mục lục ngân sách nhà nước của Bộ tài chính ở các cấp Tr[r]
(1)Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” A PHẦN MỞ ĐẦU I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI : Trong thực tế, công tác kế toán luôn là thách thức người Ngoài việc đòi hỏi các đức tính kiên nhẫn, trung thực, thật thà, cẩn thận… thì nó còn đòi hỏi cao kỷ tính toán, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành và các kiến thức đường lối, chính sách, chủ trương Nhà nước, chính vì mà công tác kế toán là kế toán các trường học luôn gặp nhiều khó khăn Một các khó khăn lớn đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ kế toán trường học còn hạn chế, chưa đồng Nhiều cán kế toán chưa qua trường lớp, chưa đào tạo chuyên ngành, mà chuyển từ giáo viên đứng lớp sang đảm nhận công tác kế toán, chính vì mà trình độ hiểu biết công tác kế toán còn ít từ đó công việc thường tỏ lúng túng, thiếu tính đoán và chưa mang lại hiệu cao Đa số cán kế toán trường điều kiêm công việc văn phòng, từ đó thời gian dành cho công việc kế toán bị hạn chế Mặt khác hai công việc trên chiếm hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán kế toán không có thời gian nghiên cứu học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh đó, nhiều cán kế toán còn xem nhẹ công việc kế toán, chưa hiểu hết tầm quan trọng công tác này nên chưa thật chuyên tâm đầu tư vào việc nghiên cứu tìm hiểu và học hỏi, biết làm việc theo khả mình làm ảnh hưởng nhiều đến hiệu công việc Hiện hầu hết các trường học huyện trang bị máy vi tính, không có trình độ tin học, chưa thông hiểu nguyên lý kế toán, chưa nắm các văn quy định việc thu chi ngân sách nên chưa áp dụng công nghệ tin học vào công việc mình để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian dành cho các công việc khác Bên cạnh các khó khăn nêu trên chúng ta phải thừa nhận điều là công việc kế toán hiệu thấp là các nguyên nhân không phải thân người làm công tác kế toán mà yếu tố khác Trong các yếu tố khách quan nên kể đến hồ sơ kế toán Thực tế cho thấy để hoàn thành hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định là việc khó khăn người làm công tác kế toán Bởi hồ sơ sổ sách thì nhiều, mà loại có đặc trưng riêng, tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật sổ sách Người thực : Nguyễn Như Ý -1Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (2) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” khác Do đó, ghi chép sổ sách kế toán và tính toán tay thì thật không đơn giản Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài chính thay đổi hệ thống mục lục chi ngân sách nhà nước Đây là thay đổi lớn công tác kế toán và là khó khăn lớn cho người làm công tác kế toán niên độ này Từ thực trạng và khó khăn nêu trên tôi nhận thức sâu sắc công việc kế toán trường học nên tôi làm đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” II MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU : Từ thực trạng nêu trên đề tài xây dựng phần mềm kế toán trường trên Microsoft Excel nhằm tạo thuận lợi cho công tác kế toán trường học Thấy rõ vai trò, vị trí người làm công tác kế toán trường học Qua đó đề xuất số biện pháp hữu hiệu công tác kế toán nhằm khắc phục việc ghi chép sổ sách kế toán, và tính toán tay III GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI : Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng phần mềm kế toán trường trên Microsoft Excel theo thay đổi hệ thống mục lục ngân sách nhà nước Bộ tài chính các cấp Trung học sở với địa điểm cụ thể là Trường Trung học sở Tân Hội Trung IV KẾ HOẠCH THỰC HIỆN : Phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel đã thực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 Người thực : Nguyễn Như Ý -2Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (3) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” B PHẦN NỘI DUNG I CƠ SỞ PHÁP LÝ Ý TƯỞNG : Thế kỉ XXI là kỉ công nghệ thông tin Công nghệ thông tin áp dụng vào tất các lĩnh vực, tất các công việc đó có công tác kế toán Nhiều quan, doanh nghiệp, sở sản xuất kinh doanh và hành chính nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đơn vị mình Nhiều phần mềm kế toán đã mang lại lợi ích và hiệu thiết thực Tuy nhiên để đầu tư mua quyền các phần mềm này chi phí cao, mặt khác việc áp dụng các phần mềm này vào công tác kế toán cho các quan hành chính nghiệp trường học gặp không ít khó khăn và bắt cập Trước khó khăn chung, tôi đã xem xét và nghiên cứu kĩ các văn quy định chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững các nguyên tắc thu chi, các phương pháp hạch toán toán phạm vi công tác kế toán trường học mà cụ thể là công việc thường ngày tôi thực (Kế toán trường Trung học sở) Thêm vào đó là vốn hiểu biết tin học, tôi đã chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế toán trên Microsoft Excel năm 2010 mình thành phần mềm kế toán trên Microsoft Excel - phiên 2011 này, với hệ thống số biểu mẫu theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài Chính và nội dung toán theo mục lục chi ngân sách hành II TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL : Về cấu trúc và đặc tính phần mềm : Phần mềm kế toán - phiên 2011 là hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán và các biểu mẫu báo cáo tài chính lập trình trên Microsoft Excel Nguyên tắc tự động hóa dựa trên các sở liệu Tuy không thể so sánh với các phần mềm lập trình trên Access hay Pox Pro hoạt động cách tự động hóa các khâu ghi chép sổ sách kế toán và lọc các số liệu để lập các bảng báo cáo tài chính cách chính xác Ngoài các cửa sổ nhập số liệu thu, chi phần mềm cho phép hiển thị xem và in ấn các loại sổ sách kế toán : Sổ cái (S02c-H), Sổ quỹ tiền mặt (S11-H), Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (S12-H), Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H), Sổ theo dõi nguồn kinh phí (S42-H), Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí (S43-H), các báo cáo tài chính : Bảng cân đối tài khoản (B01-H), Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (F02-1H), Tổng hợp tình hình kinh phí và toán kinh phí đã sử dụng (B02-H) Có thể kiểm tra nguồn đơn vị cách chi Người thực : Nguyễn Như Ý -3Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (4) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” tiết theo mục để xác định việc chi bảo đảm đủ nguồn có bảng Sổ theo dõi dự toán (S41-H) và tình hình chi ngân sách theo nguồn cụ thể Phần mềm cho phép quản lý, cập nhật và ghi chép nguồn chi : Nguồn kinh phí tự chủ (chi hoạt động thường xuyên) và Nguồn kinh phí không tự chủ (chi hoạt động không thường xuyên) Cho phép in ấn theo nhu cầu người sử dụng, biểu mẫu thiết kế đúng mẫu Bộ tài chính ban hành, phong chữ Time New Roman sử dụng bảng mã Unicode Hệ thống biểu mẫu : Phần mềm thiết kế đầy đủ các biểu mẫu sổ sách kế toán và biểu mẫu báo cáo tài chính mà các đơn vị Trường Trung học sở huyện Cao Lãnh thực Toàn hệ thống biểu mẫu có thể chia làm loại : 2.1 Các biểu mẫu Ban hành theo định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ tài chính : - Nhật ký Sổ cái (S02c-H) - Sổ quỹ tiền mặt (S11-H) - Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (S12-H) - Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H) - Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động (F02-1H) - Tổng hợp tình hình kinh phí và toán kinh phí sử dụng (B02-H) - Phiếu thu (C30-BB) - Phiếu chi (C31-BB) - Sổ theo dõi dự toán (S41-H) - Bảng cân đối tài khoản (B01-H) 2.2 Các mẫu Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cao Lãnh ban hành : - Tổng hợp tình hình kinh phí và toán kinh phí đã sử dụng - Bảng chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị toán - Bảng kê chi tiết mục chi 2.3 Một số biểu mẫu tự tạo, bổ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi cần kiểm tra số liệu thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động việc thực thu chi : - Báo cáo thu chi hàng tháng - Sổ nhật ký thu chi hàng tháng - Phần nhập chứng từ phát sinh Người thực : Nguyễn Như Ý -4Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (5) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” - Theo dõi lũy kế, số phát sinh tiền mặt hàng tháng Giao diện làm việc : Mỗi loại biểu mẫu thiết kế trên Vùng số bảng tính (Worksheet) nên thuận tiện cho việc tìm và chọn biểu mẫu, sổ sách mình muốn xem Phần mềm bao gồm các Vùng số bảng tính sau : - Thông : để đăng nhập các thông tin đơn vị : quan chủ quản, tên trường, năm tài chính, chương, loại, khoản, nguồn kinh phí, tên người lập bảng, tên thủ trưởng đơn vị, tên thủ quỹ, tên kế toán, mã có đơn vị quan hệ với ngân sách, nơi cấp kinh phí, các tổ chuyên môn - Trang cần tìm : + Để đăng nhập các thông tin : tổng số tiền rút nhận hàng tháng, nhập các ngày, tháng, năm (vì phần mềm không cập nhật ngày tháng) nhóm mục việc in ấn các biểu mẫu + Tìm vùng nhập chứng từ phát sinh + Xem tình hình kinh phí phần 1, phần 2, chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị toán hàng tháng, quý, năm + Xem báo cáo thu chi hàng tháng + Xem số dư và lũy kế hàng tháng + Xem tổng hợp chi nguồn, sổ theo dõi dự toán + Xem sổ chi tiết chi hoạt động, sổ theo dõi nguồn kinh phí, bảng cân đối kế toán, sổ cái hàng quý, năm + Xem sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng - Chứng từ phát sinh : để nhập các chứng từ phát sinh hàng tháng : số phiếu thu, số phiếu chi, ngày tháng chứng từ, mục tiểu mục, nội dung, số tiền, loại, ghi Nợ-Có các chứng từ Và loại số tự động hóa để giúp cho việc lọc liệu - Nhap phieu thu chi : để nhập các liệu : số phiếu thu-chi, loại, tên người chi tiền nhận tiền, địa phiếu thu-chi, nội dung phiếu thu-chi, nhập NợCó phiếu thu-chi - Phieu THU-CHI : dùng để xem và in phiếu thu, phiếu chi mà mình muốn xem và in - F02-1H (NAM), F02-1H (cl), F02-1H (4), F02-1H (3), F02-1H (2), F02-1H : dùng để xem và in các báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động năm, năm chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý Người thực : Nguyễn Như Ý -5Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (6) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” - B02-H (PHAN I - NAM), B02-H (PHAN I - chinh ly), B02-H (PHAN I - QIV), B02-H (PHAN I - QIII), B02-H (PHAN I - QII), B02-H (PHAN I QI) : dùng để xem và in tổng hợp tình hình kinh phí năm, năm chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý - B02-H (PHAN II - NAM), B02-H (PHAN II - chinh ly), B02-H (PHAN II - QIV), B02-H (PHAN II - QIII), B02-H (PHAN II - QII), B02-H (PHAN II - QI) : dùng để xem và in kinh phí đã sử dụng đề nghị toán năm, năm chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý - S41-H : dùng để xem và in sổ theo dõi dự toán - SO QUY TM : dùng để xem và in sổ quỹ tiền mặt hàng tháng - SO CAI : dùng để xem và in sổ cái hàng quý - B01-H (NAM), B01-H (QUY ICL), B01-H (QUY IV), B01-H (QUY III), B01-H (QUY II), B01-H (QUY I) : dùng để xem và in bảng cân đối tài khoản năm, quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý - S43-H (NAM), S43-H (QUY ICL), S43-H (QUY IV), S43-H (QUY III), S43-H (QUY II), S43-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí năm, quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý - S42-H (QUY ICL), S42-H (QUY IV), S42-H (QUY III), S42-H (QUY II), S42-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ theo dõi nguồn kinh phí quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý - S61-H (QUY ICL), S61-H (QUY IV), S61-H (QUY III), S61-H (QUY II), S61-H (QUY I) : dùng để xem và in sổ chi tiết chi hoạt động quý chỉnh lý, quý 4, quý 3, quý 2, quý - THKPP1 tháng 1, THTHKPP1 tháng 2, THTHKPP1 tháng 3, THTHKPP1 quý 1, THTHKPP1 tháng 4, THTHKPP1 tháng 5, THTHKPP1 tháng 6, THTHKPP1 quý 2, THTHKPP1 tháng 7, THTHKPP1 tháng 8, THTHKPP1 tháng 9, THTHKPP1 quý 3, THTHKPP1 tháng 10, THTHKPP1 tháng 11, THTHKPP1 tháng 12, THTHKPP1 quý 4, THTHKPP1 tháng 1CL, THTHKPP1 NAM : + Dùng để xem, in tổng hợp tình hình kinh phí tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm + Nhập kinh phí cấp đầu năm, cấp bổ sung hàng tháng (nếu có) - THTHKP tháng 1, THTHKP tháng 2, THTHKP tháng 3, THTHKP quý 1, THTHKP tháng 4, THTHKP tháng 5, THTHKP tháng 6, THTHKP quý 2, Người thực : Nguyễn Như Ý -6Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (7) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” THTHKP tháng 7, THTHKP tháng 8, THTHKP tháng 9, THTHKP quý 3, THTHKP tháng 10, THTHKP tháng 11, THTHKP tháng 12, THTHKP quý 4, THTHKP tháng 1CL, THTHKP NAM : dùng để xem, in toán kinh phí đã sử dụng tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm - CTKPHD tháng 1, CTKPHD tháng 2, CTKPHD tháng 3, CTKPHD quý 1, CTKPHD tháng 4, CTKPHD tháng 5, CTKPHD tháng 6, CTKPHD quý 2, CTKPHD tháng 7, CTKPHD tháng 8, CTKPHD tháng 9, CTKPHD quý 3, CTKPHD tháng 10, CTKPHD tháng 11, CTKPHD tháng 12, CTKPHD quý 4, CTKPHD tháng 1CL, CTKPHD NAM : dùng để xem, in chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị toán tháng 1, tháng 2, tháng 3, quý 1, tháng 4, tháng 5, tháng 6, quý 2, tháng 7, tháng 8, tháng 9, quý 3, tháng 10, tháng 11, tháng 12, quý 4, tháng chỉnh lý, năm - Số dư cũa tháng : dùng để xem số dư, lũy kế, số phát sinh hàng tháng - Báo cáo thu chi tháng : dùng để xem và in báo cáo thu chi hàng tháng - So nhat ky thu chi : dùng để xem và in sổ nhật ký thu chi hàng tháng - Xem tài khoản : dùng để xem và in bảng kê chi tiết mục chi hàng tháng Tự động hóa : Như đã trình bày phần trên, tất các thao tác ghi chép sổ sách kế toán và lập các biểu mẫu báo cáo tài chính tự động hóa hoàn toàn Chứng từ thu, chi thường, số liệu dự toán nhập vào máy tính trở thành các sở liệu, từ các sở liệu này phần mềm xử lí và tự động xập nhật vào Sổ cái, Sổ quỹ tiền mặt Đồng thời phần mềm phân loại chứng từ thu, chi thường xuyên và dự toán theo nguồn để tự động cập nhật ghi sổ chi tiết chi hoạt động, tự động lập biểu theo dõi rút dự toán và tình hình kinh phí, lập biểu báo cáo tài chính Nói chung, việc lập các loại sổ sách, biểu mẫu kế toán và báo cáo tài chính tự động hóa hoàn toàn là nhờ vào yếu tố quan trọng mang tính định đó là : Số phiếu chi, định khoản, và mã số toán + Số phiếu chi : giúp phần mềm nhận biết nguồn chi để cập nhật đúng sổ sách và biểu mẫu nguồn chi đó + Định khoản : giúp phần mềm nhận biết và cập nhật Nhật ký sổ cái đúng tài khoản Người thực : Nguyễn Như Ý -7Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (8) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” + Mã số toán : giúp phần mềm phân biệt mục và tiểu mục chi chứng từ chi để cập nhật vào sổ chi tiết, báo cáo tài chính đúng mục và tiểu mục Ngoài các yếu tố trên còn giúp nhiều việc lập bảng kê chứng từ toán Tiện ích : Thao tác nhập liệu đơn giản, không thời gian mà hiệu công việc cao, số liệu đầu chính xác Dữ liệu nhập vào xử lí và cập nhật nên dễ dàng kiểm tra số liệu tức thời phục vụ cho yêu cầu công việc In ấn dễ dàng, cần chọn Vùng sổ bảng tính (Worksheet) Trang cần tim hiển thị là có biểu mẫu cần thiết Các biểu mẫu định dạng trên khổ giấy A4 không cần phải định dạng lại Cập nhật các biểu mẫu dễ dàng Bộ tài chính và Phòng Giáo dục & Đào tạo có thay đổi biễu mẫu Toàn phần mềm thiết kế trên File.xls, không phải cài đặt, copy vào máy tính là có thể sử dụng nên tiện ích cho việc phổ biến Phần mềm không yêu cầu cao trình độ tin học người sử dụng, cần biết cách nhập liệu và biết số thao tác tính tổng trên Microsoft Excel là có thể sử dụng III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM : Như đã nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa các thao tác ghi chép, cập nhật sổ sách và lập các biểu mẫu kế toán nên quá trình sử dụng người làm công tác kế toán giảm bớt nhiều thời gian cho công việc mà hiệu lại cao, số liệu chính xác đáng tin cậy Yêu cầu người sử dụng : Muốn phần mềm đem lại hiệu cao đòi hỏi kế toán sử dụng phần mềm này phải : - Biết sử dụng máy tính và phải biết cách nhập liệu và lập các công thức, hàm tính tổng đơn giản trêm Microsoft Excel - Nắm hệ thống mục lục chi ngân sách hành - Nắm hệ thống tài khoản để định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh cách chính xác - Biết rút trích dự liệu trên Microsoft Excel Hướng dẫn thao tác sử dụng : Người thực : Nguyễn Như Ý -8Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (9) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” Để hệ thống biểu mẫu phần mềm có đầy đủ tên các cột mục thì phải nhập đầy đủ các thông tin đơn vị mình vào Sheet Thông Nhập liệu : Gồm có loại liệu cần nhập : Nhập dự toán cấp, Nhập kinh phí rút hàng tháng, Nhập chứng từ Thu-Chi 3.1 Nhập dự toán cấp : + Nhập dự toán cấp đầu năm sau : vào Sheet Trang cần tìm Click chuột vào 02/- Xem tình hình THKP phần tháng Nhập kinh phí cấp vào ô màu đỏ + Nếu cấp bổ sung tháng nào thì : vào Sheet Trang cần tìm Click chuột vào Xem tình hình THKP phần tháng tháng đó Nhập kinh phí cấp và ô màu vàng 3.2 Nhập kinh phí rút hàng tháng : vào Sheet Trang cần tìm Nhập số kinh phí rút tháng vào tương ứng với tháng đó ô màu đỏ Ghi chú : Rút nguồn nào nhập vào nguồn đó 3.3 Nhập chứng từ Thu-Chi : vào Sheet Chứng từ phát sinh xuất bảng sau : Người thực : Nguyễn Như Ý -9Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (10) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” - Cột A : nhập số phiếu thu, số phiếu chi, (nếu chuyển khoản thì nhập số giấy chuyển khoản) - Cột B : nhập ngày, tháng, năm chứng từ - Cột C : Nhập mục, tiểu mục + Nếu rút tiền mặt : ví dụ : 6000-6001 + Nếu chuyển khoản : ví dụ : 6000CK-6001 + Nếu kinh phí không thường xuyên : ví dụ : 6000-6001KTX, 6000CK-6001KTX + Nếu là cải cách tiền lương : ví dụ : 6000-6001CCL, 6000CK6001CCL - Cột D : Ghi nội dung thu chi - Cột E : Ghi số tiền thu chi - Cột F : Nếu là loại Thu thì nhập chữ T, còn Chi thì để trống - Từ cột ACcột AH : nhập định khoản Nợ-Có - Các cột còn lại tự động hóa * Khi nhập xem chứng từ Thu-Chi ta tiếp tục sang Sheet Nhap phieu thu chi xuất : Người thực : Nguyễn Như Ý - 10 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (11) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” - Cột A : Tự động hóa - Cột B : Nhập số phiếu Thu, Chi - Cột C : Nhập loại Phiếu thu thì nhập chữ T, còn Phiếu chi thì để trống - Cột D, E, F : Nhập ngày, tháng, năm chứng từ - Cột G : Nhập tên người nhập tiền, chi tiển - Cột H : Nhập địa người nhận tiền, chi tiền (Tên đơn vị) - Cột I : Nhập nội dung chứng từ - Cột J, K, L : Tự động hóa - Cột M : Nhập định khoản Nợ - Cột N : Nhập định khoản Có In ấn : Để in các biểu mẫu nào đó thì ta Click chuột vào Sheet Trang cần tìm Chọn biểu mẫu cần in Lưu ý in các biểu mẫu sau : 4.1 Phiếu thu, Phiếu chi : vào Sheet Phieu Thu-Chi + ô J1, J2 nhập số phiếu thu, phiếu chi cần in + ô J3, J4 nhập phận người nhận tiền, chi tiền (J3 tương ứng J1, J4 tương ứng J2) 4.2 Sổ chi tiết chi hoạt động, Sổ theo dõi nguồn kinh phí : Khi in các biểu mẫu này nhớ quay Sheet Trang cần tìm nhập mục cần in lại (ô M83) (Không sửa các mục các sổ) Người thực : Nguyễn Như Ý - 11 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (12) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” 4.3 Sổ cái : vào Sheet SO CAI cần nhập ô I1 số tài khoản, ô I2 nhập quý (Nếu Quý : I, Quý : II, Quý : III, Quý : IV, Chỉnh lý : ICL) 4.4 Sổ quỹ tiền mặt : vào Sheet SO QUY TM cần nhập ô J1 số tài khoản, ô J2 nhập số tháng cần in 4.5 Báo cáo thu chi tháng : vào Sheet Báo cáo thu chi tháng cần nhập ô I2 số tháng cần in 4.6 Sổ nhật ký thu chi : vào Sheet So nhat ky thu chi cần nhập ô K2 số tháng cần in 4.7 Bảng kê chi tiết mục chi : vào Sheet Xem tài khoản cần nhập ô H4 số mục chi Ghi ngày tháng và số tiền chữ các biễu mẫu báo cáo : 5.1 Ghi ngày, tháng : vào Sheet Trang cần tìm nhập các ngày cuối tháng năm 5.2 Số tiền ghi chữ các biểu mẫu báo cáo : Có sử dụng phần mềm hổ trợ ghi số tiền chữ Hướng dẫn cách cài đặt + Bước : Copy file CongthucVN.xls Mở flie CongthucVN.xls Vào File Save As hộp Save as type chọn Microsoft Office Excel Add-In Chọn Save Thoát + Bước : Mở Microsoft Office Excel vào Tools Add-Ins… Đánh dấu vào ô Congthucvn Chọn OK Thoát + Bước : Mở Microsoft Office Excel Dùng hàm VND để đọc số tiền ghi chữ Ví dụ : =VND(150000) Kết là Một trăm năm mươi ngàn đồng IV HIỆU QUẢ ÁP DỤNG : Trên thực tế, phần mềm này đã nhập đầy đủ số liệu thu chi năm 2011 (của trường tôi đảm nhiệm công tác kế toán) theo hệ thống mục lục ngân sách hành Độ tin cậy phần mềm đã đạt đến mức tối đa và mang lại hiệu thật sự, số liệu đầu chính xác 100% Với phần mềm này, kế toán tiết kiệm nhiều thời gian để đầu tư nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho thân Người thực : Nguyễn Như Ý - 12 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (13) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” C KẾT LUẬN I Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI ĐỐI VỚI CÔNG TÁC : Do hồ sơ sổ sách kế toán thì nhiều, mà loại có đặc trưng riêng, tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật sổ sách khác nên ý nghĩa việc xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel là nhằm giảm bớt thời gian ghi chép sổ sách kế toán và việc tính toán II KHẢ NĂNG ÁP DỤNG : Hiện tôi làm công tác kế toán cấp Trung học sở vì phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel xây quanh cấp Trung học sở là chủ yếu nên phần mềm này có thể áp dụng cho tất các trường Trung học sở, các cấp Mầm non, cấp Tiểu học thì có thể sử dụng phần mềm này cần bổ sung thêm lại hồ sơ cấp học III BÀI HỌC KINH NGHIỆM : Bản thân còn hạn chế kinh nghiệm trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học nên phần mềm này chưa hoàn thiện, mong nhiệt tình đóng góp ý kiến tất các quý vị để tương lai phần mềm này hoàn thiện và có thể áp dụng rộng rãi cho các trường Tiểu học, Mầm non huyện, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu công việc đội ngũ kế toán trường học huyện nhà IV ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ : Đây là phần mềm tôi tự thiết kế có thể chưa đầy đủ các loại hồ sơ kế toán, nên tôi đề nghị mua phần mềm kế toán đạt tiêu chuẩn cho phép chỉnh sửa mẫu theo nhu cầu để nhân viên kế toán giảm bớt thời gian nhập liệu; thay vào đó dùng thời gian để kiểm soát tốt vấn đề chi tiêu; kiểm soát tốt các khoản phải thu - phải trả Tân Hội Trung, Ngày 25 tháng 02 năm 2012 Người viết Nguyễn Như Ý Người thực : Nguyễn Như Ý - 13 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (14) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS Nguyễn Duy Liễu, Thực Hành Kế toán trường học, Nhà xuất Giáo dục Hà Nội, xuất năm 2008 Chế độ Kế toán Hành chính Sự nghiệp, Nhà xuất Tài chính Hà Nội, xuất năm 2006 ThS Tạ Huy Đăng, Cẩm nang Kế toán trường học, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội, năm 2003 Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ Tài chính Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài chính Người thực : Nguyễn Như Ý - 14 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (15) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI II MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU III GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI .2 IV KẾ HOẠCH THỰC HIỆN B PHẦN NỘI DUNG I CƠ SỞ PHÁP LÝ Ý TƯỞNG II TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Về cấu trúc và đặc tính phần mềm Hệ thống biểu mẫu 2.1 Các biểu mẫu Ban hành theo định số 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 và thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ tài chính .4 2.2 Các mẫu Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cao Lãnh ban hành 2.3 Một số biểu mẫu tự tạo, bổ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi cần kiểm tra số liệu thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động việc thực thu chi Giao diện làm việc .5 Tự động hóa .7 Tiện ích III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM .8 Yêu cầu người sử dụng Hướng dẫn thao tác sử dụng Nhập liệu 3.1 Nhập dự toán cấp 3.2 Nhập kinh phí rút hàng tháng 3.3 Nhập chứng từ Thu-Chi In ấn 11 4.1 Phiếu thu, Phiếu chi 11 4.2 Sổ chi tiết chi hoạt động, Sổ theo dõi nguồn kinh phí 11 4.3 Sổ cái 12 4.4 Sổ quỹ tiền mặt 12 4.5 Báo cáo thu chi tháng .12 4.6 Sổ nhật ký thu chi .12 Người thực : Nguyễn Như Ý - 15 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (16) Đề tài SKKN : “Xây dựng phần mềm kế toán trường học trên Microsoft Excel” 4.7 Bảng kê chi tiết mục chi .12 Ghi ngày tháng và số tiền chữ các biễu mẫu báo cáo .12 5.1 Ghi ngày, tháng 12 5.2 Số tiền ghi chữ các biểu mẫu báo cáo .12 IV HIỆU QUẢ ÁP DỤNG .12 C KẾT LUẬN I Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI ĐỐI VỚI CÔNG TÁC 13 II KHẢ NĂNG ÁP DỤNG 13 III BÀI HỌC KINH NGHIỆM .13 IV ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 13 Người thực : Nguyễn Như Ý - 16 Lop8.net Trường THCS Tân Hội Trung (17)