Nội dung ở đây gồm hai mặt: Một là, nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi và ph[r]
(1)HƯỚNG DẪN Một số kỹ công tác soạn thảo văn và trình bày văn thường dùng hệ thống Đoàn I KHÁI QUÁT CHUNG: Khái niệm: - Văn nói chung là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Tuỳ theo lĩnh vực hoạt đọng quản lý cụ thể các mặt đời sống xã hội mà văn có nội dung, hình thức khác - Văn Đoàn là loại hình tài liệu thể ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động các tổ chức Đoàn, cấp Đoàn, các tổ chức quan có thẩm quyền Đoàn ban hành theo quy định điều lệ Đoàn và Ban Bí thư Trung ương Đoàn - Hệ thống văn Đoàn gồm toàn các văn sử dụng hoạt động tổ chức Đoàn - Trong quá trình văn các cấp Đoàn, các quan lãnh đạo ban hành văn phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mình - Việc sửa đổi, bổ sung, thay bãi bỏ các văn chính quan ban hành nó định văn - Thể loại văn là tên gọi loại văn phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn Yêu cầu soạn thảo văn bản: a Xác định rõ nội dung vấn đề cần văn hoá Nội dung đây gồm hai mặt: Một là, nội dung văn chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi công tác Đoàn và phong trào thiếu nhi và pháp luật hành; Hai là, nội dung phải có lựa chọn cần thiết quá trình văn hoá để văn soạn thảo có chức phù hợp thực tế đã có không ít văn sai sót không nắm rõ yêu cầu này b Khi soạn thảo văn phải cụ thể, các thông tin sử dụng đưa vào văn phải xử lý và đảm bảo chính xác Không nên viết văn với thông tin chung chung và lặp từ các văn khác Những văn viết với các thông tin không chính xác thiếu cụ thể chính là biểu tính quan liêu quản lý và không có ý nghĩa thiết thực hoạt động c Phải đảm bảo văn ban hành đúng thể thức thể thức là toàn các thành phần cấu tạo nên văn bản, bao gồm: Tiêu đề (Quốc hiệu); tên quan, đơn vị ban hành văn bản; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số, ký hiệu; tên loại văn bản, trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề ký, thẩm quyền và dấu quan ban hành văn bản; nơi nhận văn Nếu văn có thể thức không đúng thì giá trị pháp lý và nhiều mặt giá trị khác văn bị ảnh hưởng d Việc soạn thảo văn phải sử dụng các thật ngữ và văn phong thích hợp Thực tế cho thấy, thuật ngữ và văn phong không lựa chọn thích hợp cho loại văn soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn thiếu chính xác, ảnh hưởng đến nội dung văn e Văn ban hành phải phù hợp với mục đích sử dụng Ví dụ: không thể dùng thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có phân biệt rõ ràng các loại văn trước lựa chọn chúng để văn hoá định quản lý Quy trình soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn là các bước cần thiết và việc bố trí chúng cho hợp lý quá trình soạn thảo văn Việc soạn thảo văn cần theo quy trình khoa học, bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị; soạn đề cương; viết thảo, xét duyệt và ký văn bản, ban hành và tổ chức thực văn a Giai đoạn chuẩn bị: - Định hình khái quát nội dung văn bản, xác định nội dung chủ yếu vấn đề định viết, làm sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bổ sung, chỉnh lý, chọn lọc các tài liệu thông tin đã có - Xác định mục đích, yêu cầu việc ban hành văn bản, xác định rõ văn ban hành để làm gì ? nhằm giải việc gì ? giới hạn giải đến đâu ? từ các vấn đề đó người viết có sở để cân Lop3.net (2) nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý, đồng thời kiểm tra việc chuẩn bị thông tin, tư liệu đã đủ chưa ? - Xác định đối tượng tác động văn bản, tức là văn viết cho đọc, thực và gửi đến quan cấp trên, cấp tương đương hay cấp trực thuộc,… trên sở đó lựa chọn cách trình bày, ngôn ngữ, văn phạm, thể thức cho phù hợp và lựa chọn thời điểm ban hành văn cho hiệu b Giai đoạn soạn đề cương: Căn vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn và phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ thủ trưởng để xây dựng đề cương cho phù hợp Đề cương là ý tưởng, quy định, mệnh lệnh phải có văn thể hiện, làm đề cương kỹ tiết kiệm thời gian viết thành thảo sau này, tránh cho thảo phải xoá đi, xoá lại nhiều lần Cấn tranh thủ xin ý kiến góp ý người có kinh nghiệm đề cương trước viết thảo c Giai đoạn viết thành văn bản: Việc viết thảo chính là làm cho ý chính đề cương thể thành các đoạn văn, câu văn có mối liên kết lôgic với chặc chẽ Quá trình viết thảo nên tiến hành liên tục để giữ cho khỏi đứt mạch ý, dòng suy nghĩ người viết không bị gián đoạn và đảm bảo cho lời văn thống từ đầu đến cuối Nếu văn có nội dung dài, khó viết mạch toàn thì nên viết mạch phần, chương văn cách dứt điểm Sau viết xong cần kiểm tra, xem xét lại càng nhiều lần càng tránh cho văn khỏi sai sót, khiếm khuyết, đảm bảo thật hoàn chỉnh trước trình duyệt ký d Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản: Người có trách nhiệm soạn thảo văn tức là làm chức tham mưu quan trọng cho thủ trưởng duyệt và ký văn đầy đủ, chính xác Vì vậy, người trực tiếp soạn thảo văn cần trực tiếp rà soát lại việc in ấn, đánh máy trước trình thủ trưởng ký Thủ trưởng có trách nhiệm xem xét, duyệt và ký văn bản, là người phải chịu trách nhiệm pháp lý lớn nội dung văn mình ký Sau ký văn phải tiến hành đóng dấu vào văn theo quy định e Giai đoạn ban hành và tổ chức thực văn bản: Việc ban hành văn phải tiến hành trước thời hạn có hiệu lực văn thời gian phù hợp để có thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể cách thức thực quy định và mệnh lệnh văn Phải chọn thời gian và hoàn cảnh định để ban hành văn cho phù hợp với tâm lý đối tượng thi hành, động viên, tổ chức cho đoàn viên thiếu nhi tự giác chấp hành I KỸ NĂNG SOẠN THẢO - TRÌNH BÀY MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA ĐOÀN: Công văn: Công văn là văn dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể quá trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Đoàn Công văn bao gồm: Công văn mời họp; công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị; công văn trả lời; công văn hướng dẫn, giải thích; công văn đôn đốc; công văn đạo; công văn báo cáo;… Yêu cầu soạn thảo công văn: + Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, công văn đề cập đến vấn đề cụ thể, thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải + Có tính thuyết phục làm cho người đọc tin vào điều đã viết + Trình bày đúng quy định pháp luật hành quy phạm văn + Công văn không nên dùng lời lẽ có tình cảm cá nhân trao đổi công việc mang tính cá nhân công văn Phạm vi sử dụng công văn: + Thông báo vấn đề, chủ trương hoạt động quan, tổ chức Đoàn đã ban hành văn trước Lop3.net (3) + Hướng dẫn thực văn cấp trên + Thông báo hoạt động diễn tương lai + Hỏi ý kiến vấn đề hoạt động quan, tổ chức Đoàn + Trình bày kế hoạch mới; xác nhận vấn đề liên quan đến hoạt động quan, tổ chức Đoàn; thăm hỏi, cảm ơn, trả lời,… Kết cấu và cách trình bày công văn thường gồm phần: Phần đặt vấn đề, phần giải vấn đề và phần kết thúc ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Số: /ĐTN “V/v……….” Đà nẵng, ngày tháng10 năm 2010 Kính gửi: ……………………………… … (Nội dung công văn) TM BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG BÍ THƯ Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu VT Nguyễn Văn B Báo cáo: Báo cáo là văn dùng để tường trình tình hình hoạt động cấp Đoàn, tổ chức, quan lãnh đạo Đoàn đề án, vấn đề, việc định Báo cáo bao gồm: Báo cáo thường kỳ, báo cáo bất thường, báo cáo đột xuất, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề Yêu cầu soạn thảo báo cáo: Phải trung thực, chính xác, đầy đủ Nội dung, kết cấu báo cáo nói chung gồm phần: + Phần mở đầu: Nêu điểm chính chủ trương công tác, nhiệm vụ giao, hoàn cảnh thực (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng, chi phối kết thực nhiệm vụ giao) + Phần nội dung: Kiểm điểm việc đã làm được, chưa làm được, đánh giá kết quả, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm + Phần kết luận: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, đề nghị, kiến nghị ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Số: BC/ĐTN Đà nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 BÁO CÁO V/v……………………… (Nội dung báo cáo) TM BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG BÍ THƯ Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A Lop3.net (4) Thông báo: Thông báo là văn dùng để thông tin vấn đề, kiện cụ thể để các quan, cá nhân có liên quan biết thực Nội dung chính thông báo: Tuỳ theo loại thông báo mà xác định nội dung cho phù hợp: + Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, định, thị nội dung bao gồm: Nhắc lại tên văn cần truyền đạt; tóm tắt nội dung văn bản, chủ trương, chính sách; yêu cầu quán triệt, triển khai, thực + Đối với thông báo kết các hội nghị, họp, nội dung gồm: nêu rõ ngày, họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, họp; tóm tắt các định hội nghị, họp; nêu các nghị hội nghị, họp (nếu có) + Đối với thông báo nhiệm vụ giao, nội dung gồm: Nêu rõ, đầy đủ, ngắn gọn nhiệm vụ giao; nêu yêu cầu thực nhiệm vụ; nêu các biện pháp cần áp dụng triển khai thực nhiệm vụ + Đối với thông báo thông tin hoạt động quản lý, nội dung gồm: ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; lý phải tiến hành các hoạt động quản lý; thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc) Kết cấu thông báo: Kết cấu thông báo nói chung gồm hai phần: + Phần mở đầu: không cần trình bày lý các văn khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung vấn đề cần thông báo + Phần kết thúc: nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc + Nếu thông báo dài, có nhiều vấn đề, cần chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy đủ ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 Số: TB/ĐTN THÔNG BÁO V/v……………………… (Nội dung thông báo) TM BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG BÍ THƯ Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A Tờ trình: Tờ trình là văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp trên xem xét, định Yêu cầu soạn thảo tờ trình: + Phân tích đề xuất vấn đề nào đó + Phân tích mặt tích cực, mặt hạn chế vấn đề đề xuất + Đề xuất biện pháp cụ thể để thực nội dung đề xuất đó Kết cấu, nội dung tờ trình: + Phần mở đầu: nhận định tình hình (phân tích thực trạng) làm sở cho việc đề xuất + Phần nội dung: tóm tắt nội dung vấn đề đề xuất, phân tích tác động có thể xảy đề xuất định, áp dung; khó khăn, thuận lợi triển khai thực hiện; biện pháp thực hiệu Lop3.net (5) + Phần kết luận: Phân tích ý nghĩa, tác dụng nội dung đề xuất thực tiến; kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận phê duyệt đề xuất để triển khai thực ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 Số: TT/ĐTN TỜ TRÌNH V/v……………………… (Nội dung tờ trình) Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu VP; TM BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG BÍ THƯ Nguyễn Văn A Kế hoạch: Kế hoạch là văn dùng để xác định mục đích, yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định và các biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ đó Yêu cầu soạn thảo kế hoạch: + Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình địa phương, đơn vị + Lập luận chặc chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục người duyệt + Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để có biện pháp cụ thể tổ chức thực có hiệu Kết cấu nội dung kế hoạch: + Phần mở đầu: nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phương, đơn vị làm sở cho việc xây dựng kế hoạch + Phần nội dung: nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,…) và biện pháp tổ chức thực + Phần kết luận: nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, khó khăn, thuận lợi và kết đạt triển khai thực kế hoạch ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Đà nẵng, ngày tháng10 năm 2010 Số: KH/ĐTN KẾ HOẠCH V/v……………………… (Nội dung kế hoạch) Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu VP; TM BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG BÍ THƯ Nguyễn Văn A Lop3.net (6) Quyết định: Quyết định là văn dùng để ban hành bãi bỏ các quy chế, quy định, định cụ thể chủ trương, chính sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi, quyền hạn quan tổ chức Đoàn Quyết định bao gồm: định thông qua chủ trương, biện pháp công tác; định quy định vấn đề cụ thể; định phê chuẩn ban hành các văn theo thẩm quyền; định thành lập các quan, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế; định nhân sự, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật,… Yêu cầu soạn thảo định: Phải đảm bảo tính pháp lý, tính khoa học, tính hiệu quả, tính khả thi Kết cấu nội dung định: thường có phần + Phần thứ nhất: bao gồm các định (căn pháp lý và sở thực tiễn ban hành định) + Phần thứ hai: nội dung định thường viết dạng các điều Ví dụ định nhân sự: Điều 1: Điều động ai? Đang làm gì? Ở đơn vị nào? làm gì đơn vị nào? công nhận ai? phận nào? chức vụ gì? Điều 2: Quyền lợi, nghĩa vụ cụ thể Điều 3: Trách nhiệm, thời gian thi hành BAN CHẤP HÀNH TP ĐÀ NẴNG BCH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU *** Số: QĐ/TĐ ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Đà Nẵng, ngày tháng 10 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH V/v……………………… BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG CAO ĐẲNG ĐÔNG DU ĐÀ NẴNG - Căn (1) …………………………………………… - Căn (2) ……………………… để ……………… - Theo đề nghị ………………………………………… QUYẾT ĐỊNH Điều 1: …………………………………………….………………………………… Điều 2: …………………………………………….………………………………… Điều 3: …………………………………………….………………………………… TM BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG BÍ THƯ Nơi nhận: - Như trên; - …… - Lưu VP; Nguyễn Văn A Lop3.net (7) MẪU Các quy định trình bày văn (tất dùng font Times New Roman) TT Thành phần thể thức Tiêu đề: ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Cỡ chữ 14 Kiểu Ví dụ trình bày thực tế In hoa, đứng ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP ĐÀ NẴNG In hoa, Đứng, đậm In hoa, Đứng BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN TRƯỜNG CĐ ĐÔNG DU Tên quan ban hành văn a Tên quan ban hành văn bản, quan văn 14 b Tên quan cấp trên 13-14 Số ký hiệu văn bản, 14 Đứng Số: 34 KH/ĐTN Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, 14 Thường, nghiêng Đà nẵng, ngày1 tháng 10 năm 2010 In hoa, đậm Thường, đứng, đậm KẾ HOẠCH Tên loại văn và trích yếu nội dung a Tên loại văn 15-16 b Trích yếu nội dung văn 14 c Trích yếu nội dung công văn 14 Nghiêng Báo cáo kết công tác dân vận Phần nội dung văn 14 đứng Thực hiện… Tình nguyện hè 2010 Chữ ký, thể thức đề ký và dấu quan ban hành văn bản, văn a Thể thức đề ký 14 In hoa, đứng, đậm TM BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN TRƯỜNG b Chức vụ người ký 14 In hoa BÍ THƯ 14 Thường, đứng, đậm Nguyễn Văn A 12 Đứng, đậm Nơi nhận: c Họ tên ký Nơi nhận văn Nơi nhận Nơi nhận cụ thể 11 Đứng - 21 đơn vị trực thuộc; …………… Như trên; Lưu VT; Lop3.net (8) Mật 14 Đứng, đậm 10 Chỉ mức độ khẩn 14 Đứng, đậm 11 Chỉ dẫn dự thảo VB 13-14 Đứng, đậm Địa quan tổ chức; địa 12 Email, Website; số điện thoại, số Fax 11-12 đứng Số 365, Phan Châu Trinh, Hải Châu, TP Đà Nẵng ĐT: 0511.3837888 Email: vpdoantndongdu@gmail.com nghiêng C:/tuyết/kế hoạch dân vận Chỉ mức độ mật Ký hiệu người đánh máy, 13 mã số văn bản, số lượng phát hành KHẨN DỰ THẢO Lop3.net (9)