BAN MO TA -DUNG-TOT 1920

BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN I THÔNG TIN CHUNG Tên sáng kiến: Sử dụng Google drive thiết lập báo cáo, lấy ý kiến đánh giá Tác giả (nhóm tác giả): TT Họ tên Phùng Văn Dũng Trương Tốt Chức danh Trình độ chun mơn Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo sáng kiến (ghi rõ với đồng tác giả, có) 13/09/1984 Trường THCS Võ Thị Sáu Phó Hiệu trưởng Đại học Tin 60% 19/03/1984 Trường THCS Võ Thị Sáu Tổ trưởng văn phòng Đại học Luật 40% Ngày tháng năm sinh Nơi công tác (hoặc nơi thường trú) a) Được công nhận sáng kiến: Ngày 01 tháng 10 năm 2019 b) Chủ đầu tư tạo sáng kiến: (không) c) Lĩnh vực áp dụng sáng kiến : Giáo dục d) Ngày tháng năm nơi sáng kiến áp dụng lần đầu áp dụng thử: Đầu năm học 2018 – 2019 Trường THCS Võ Thị Sáu đ) Nơi áp dụng sáng kiến: Trường THCS Võ Thị Sáu, Trường THCS Chí Cơng II MƠ TẢ SÁNG KIẾN Về nội dung sáng kiến: Công cụ Google drive với tiện ích Google sheets, Google documents, Google forms, … cần thiết cho công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu,… muốn tổng hợp số liệu nhanh hiệu cao Đối với cán quản lý việc báo cáo, thu thập thơng tin, số liệu, … việc làm thường xuyên, tốn nhiều công sức thời gian, lại diễn từ năm sang năm khác Vấn đề đặt tập hợp tất báo cáo tổ chuyên môn, phận, thông tin (ý kiến), số liệu,… báo cáo chung cách tự động, tốn thời gian, công sức cán quản lý Các giải pháp sau với mục đích tạo biểu mẫu báo cáo, mẫu đăng kí để thu thập báo cáo, số liệu, thông tin (ý kiến)… cách tự động, nhanh gọn, giảm thời gian công sức viết báo cáo, tập hợp thông tin, số liệu thống kê có tính khoa học, thuận tiện lưu trữ trao đổi thông tin cán quản lý giáo viên 1.1 Sử dụng Google documents (Google tài liệu) tạo mẫu báo cáo tuần, tháng: Từ năm trở trước, giáo viên, tổ trưởng, phịng mơn báo cáo qua phiếu in theo mẫu qua Gmail Sau cán quản lí tổng hợp lại phiếu (nếu báo giấy) tải file báo cáo tập hợp lại báo cáo chung Việc làm tốn nhiều thời gian, công sức trở nên phổ biến khơng riêng trường Võ Thị Sáu mà hầu hết trường địa bàn huyện Từ đầu năm học 2018 – 2019 đến nay, mạnh dạn ứng dụng công cụ Google drive: Google sheets, Google documents, Google forms để tạo biểu mẫu mà cán quản lí muốn đạt được, sau chia sẻ đến giáo viên, tổ trưởng, phịng mơn, để tập hợp thông tin, số liệu, thấy hiệu cao từ hỗ trợ công cụ Đặc biệt biểu mẫu tạo sử dụng tiếp tục cho năm mãi Tùy vào tính chất cơng việc mà cán quản lý tạo mẫu Google sheets, Google documents, Google forms để thu thập thông tin, số liệu cần làm báo cáo, hay theo dõi tiến độ hồn thành cơng việc phận phụ trách Với việc ứng dụng Google documents (Google tài liệu) Google Drive việc tổng hợp báo cáo trở nên dễ dàng nhanh chóng bước thao tác thực đây: Bước 1: Truy cập Gmail Chọn ứng dụng Drive góc phải hình hình Bước 2: Chọn Tạo Mới bên góc trái hình sau chọn Google tài liệu (nếu dùng tiếng việt) chọn Tài liệu trống (nếu muốn tự thiết kết mẫu theo ý người dùng) chọn Từ mẫu (nếu muốn chọn mẫu có sẵn) Trong trường hợp người dùng thiết kế mẫu báo cáo sẵn file word cần gửi cho sau chọn mở Google Tài liệu chỉnh sửa mẫu (nếu có) Bước 3: Sau thiết kết mẫu báo cáo hoàn chỉnh (hoặc tải lên mẫu file word có sẵn), phần trang thiết kế mẫu văn chọn Chia sẻ góc phải hình Bước 4: Nhập địa Gmail người cần báo cáo gửi chia sẻ Những người nhận mẫu báo cáo nhập thông tin, số liệu… theo yêu cầu mẫu báo cáo Như với cách làm cán quản lý người tổng hợp báo cáo có báo cáo chung cách tự động nhanh chóng Nội dung báo cáo tự cập nhật giáo viên, tổ trưởng, phận khác cập nhật hay thay đổi nội dung báo cáo qua tuần, tháng hay năm Một số mẫu tổng hợp báo cáo áp dụng đề tài: Ngoài mẫu báo cáo cán quản lý thiết kế mẫu báo cáo tháng, sơ kết học kì báo cáo tổng kết cuối năm 1.2 Sử dụng Google sheets (Google trang tính) tạo mẫu báo cáo, thống kê: Tương tự cách làm cán quản lý tạo mẫu báo cáo, thống kê số tiết dạy công nghệ thông tin, báo cáo việc thực chương trình…bằng Excel chia sẻ đến phận cần báo cáo giáo viên (các bước thực giống sử dụng Google documents) Với cách cán quản lý không cần nhập lại số liệu lại từ tổ chuyên môn hay từ giáo viên Mẫu báo cáo tự động cập nhật đầy đủ số liệu giáo viên nhập báo cáo Cán quản lý có số liệu nhanh báo cáo tải file thu thập số liệu báo cáo để lưu trữ vào máy tính cá nhân Một số mẫu báo cáo ứng dụng Google sheets đề tài: (mẫu báo cáo nhanh việc thực chương trình) (mẫu báo cáo nhanh việc thực tiết dạy ứng dụng CNTT) 1.3 Sử dụng Google forms (Google Biểu mẫu) tạo mẫu đăng kí để thu thập số liệu, mẫu lấy ý kiến việc đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, đánh giá chuẩn giáo viên: a Tạo mẫu đăng kí để báo cáo, thu thập số liệu: Trước đây, giáo viên dạy bù phải liên hệ trực tiếp với Phó Hiệu trưởng chun mơn để đăng kí lịch dạy Việc làm gây khơng khó khăn, bất cập, phí thời gian cho giáo viên dạy bù kể Phó Hiệu trưởng chun mơn Trong Google Drive có tích hợp ứng dụng cho phép tạo mẫu khảo sát online công ty, đơn vị kinh doanh dùng để khảo sát khách hàng đối tác, tạo phiếu hỏi cần điều tra số thông tin liên quan Nhờ ứng dụng công cụ Google forms Google drive giúp cho giáo viên Phó Hiệu trưởng chun mơn giải vấn đề khó khăn, bất cập này, mà việc đăng kí giáo viên kiểm tra Phó Hiệu trưởng chun mơn diễn online thông qua biểu mẫu tạo từ Google forms Để tạo biểu mẫu ta thực theo bước: Bước 1: Truy cập Gmail Chọn ứng dụng Drive góc trái hình hình Bước Tạo Form Click vào Drive, Chọn “Tạo mới”, chọn “Google biểu mẫu” , chọn mẫu phù hợp với yêu cầu Cửa sổ hình ảnh sau: Bước 3: Tạo nội dung cho Forms - Đặt tên cho biểu mẫu - Đặt tên cho câu hỏi, chọn loại câu trả lời dạng mô tả ngắn Các dạng câu hỏi tạo Forms bao gồm: + Văn + Văn đoạn văn + Nhiều lựa chọn: loại phần đáp án có nhiều lựa chọn + Hộp kiểm: Tương tự “Nhiều lựa chọn” giáo viên chọn nhiều đáp án + Chọn từ danh sách: giáo viên chọn đáp án có sẵn đưa + Thang tỉ lệ: tạo thang đo tỉ lệ + Lưới: tạo nhiều lựa chọn theo hàng cột, phù hợp cho việc khảo sát + Ngày: Tạo lựa chọn ngày tháng mẫu khảo sát + Thời gian: Tạo lựa chọn thời gian cụ thể: Giờ - Phút – Giây - Minh họa cho câu trả lời ngắn: - Thêm câu hỏi thao tác tương tự bước để hoàn chỉnh câu hỏi muốn đặt ra: - Xem lại biểu mẫu trước gởi: Kết mẫu thiết kế hoàn chỉnh sau: b.Tạo mẫu lấy ý kiến đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, chuẩn Phó hiệu trưởng chuẩn giáo viên: Việc đánh giá chuẩn Hiệu trưởng năm gần thực theo thông tư số 14/2018/TT-BGDDT ban hành quy định chuẩn hiệu trưởng sở giáo dục phổ thông Tuy nhiên qua triển khai thực việc đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng trường, tất giáo viên – nhân viên trường cần điền vào phiếu lấy ý kiến đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng Như giáo viên phải điền vào phiếu đánh giá Hiệu trưởng, phiếu Hiệu phó (nếu trường có Hiệu phó), phiếu lấy ý kiến đồng nghiệp tổ chun mơn Nếu trường có khoảng 60 giáo viên, trung bình tổ có 10 giáo viên giáo viên phải điền 12 phiếu (3 phiếu đánh giá Hiệu trưởng, Hiệu phó, phiếu đánh giá đồng nghiệp tổ), phiếu lấy ý kiến phải tốn tờ giấy in A4, tổng cộng nhà trường phải in 2160 tờ giấy (60 giáo viên x 12 phiếu x tờ giấy), việc làm gây tốn tiền bạc thời gian tổng hợp Với việc sử dụng biểu mẫu Google drive thiết kế forms việc lấy ý kiến đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, lấy ý kiến đồng nghiệp tổ trở nên cách dễ dàng thuận tiện cho tổng hợp Các bước thiết kế thực tương tự “mẫu đăng kí dạy bù năm học 2018-2019” hướng dẫn Đầu tiên thiết kế mẫu thu thập thông tin ý kiến theo yêu cầu Google forms hình bên dưới: Mẫu lấy ý kiến đánh giá chuẩn Hiệu trưởng sau thiết kế hoàn chỉnh Mẫu lấy ý kiến đánh giá chuẩn Phó hiệu trưởng sau thiết kế hình bên dưới: Mẫu lấy phiếu lấy ý kiến đồng nghiệp tổ chuyên môn sau thiết kế hình bên dưới: Sau thiết kế mẫu tiến hành gửi mail cho tất giáo viên toàn trường Khi tất giáo viên tồn trường sau nhận mail cần dùng điện thoại smartphone máy tính thực đánh giá qua mẫu gửi cách thuận tiện nhanh chống Dữ liệu xuất dạng bảng tính excel thuận tiện cho việc tổng hợp kết quả, lưu trữ làm việc Kết bảng tính excel cho bảng tổng hợp đánh giá chuẩn Hiệu trưởng: Kết bảng tính excel cho bảng tổng hợp đánh giá chuẩn Phó hiệu trưởng: Kết bảng tính excel cho bảng tổng hợp lấy ý kiến đồng nghiệp tổ: Một số biểu mẫu minh họa áp dụng trường THCS Võ Thị Sáu: CÔNG CỤ SỬ STT TÊN BIỂU MẪU DỤNG MỤC TIÊU CẦN ĐẠT CỦA GOOGLE DRIVE Giúp Tổ trưởng tổng hợp nhanh CÁO BÁO TUẦN, THÁNG TỔ CHUYÊN thông tin, số liệu từ thành viên GOOGLE DOCUMETS Phó Hiệu trưởng chun MƠN mơn Giúp cho thư ký hội đồng tiết kiệm TỔNG HỢP BÁO CÁO GIAO BAN Tổ để bào cáo cho Hiệu trưởng, GOOGLE DOCUMETS TUẦN thời gian việc tổng hợp thành báo cáo chung để báo cáo cho Hiệu trưởng Hiệu phó TỔNG HỢP BÁO Giúp cho thư ký hội đồng tiết kiệm CÁO THÁNG CỦA BỘ PHẬN GOOGLE DOCUMETS CHUN MƠN VÀ NGỒI GIỜ TỔNG HỢP BÁO TỔNG NĂM CỦA CÁC BỘ PHẬN thành báo cáo chung để báo cáo cho Hiệu trưởng Hiệu phó Giúp cho thư ký hội đồng tiết kiệm CÁO SƠ KẾT thời gian việc tổng hợp GOOGLE thời gian việc tổng hợp DOCUMETS thành báo cáo chung để báo cáo cho Hiệu trưởng Hiệu phó Giúp cho Phó Hiệu trưởng chun mơn tiết kiệm thời gian việc BÁO CÁO THỰC HIỆN CHƯƠNG GOOGLE SHEETS TRÌNH tổng hợp thành báo cáo chung, dễ dàng theo dõi tiến độ thực chương trình giảng dạy từ có kế hoạch dạy bù chương trình (nếu có) - Giúp phận thiết bị nhanh chóng xếp lịch giáo viên biết có mượn thiết bị, phịng máy ĐĂNG KÍ DẠY ỨNG DỤNG CNTT chiếu để dạy hay không GOOGLE FORMS - Thống kê giáo viên tổ mượn đồ dùng dạy học nhiều nhất, THEO TUẦN lớp giáo viên dạy ứng dụng CNTT nhiều - Giáo viên đăng kí online ĐĂNG KÍ DẠY BÙ - Cán quản lí kiểm sốt GOOGLE FORMS dễ Giúp người tổng hợp phiếu lấy ý ĐÁNH GIÁ CHUẨN HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG kiến đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, GOOGLE FORMS Phó Hiệu trưởng nhanh gọn, tốn thời gian, có bảng kết tổng hợp chung, tiết kiệm việc in giấy phát phiếu giáo viên Giúp tổ trưởng chuyên môn tổng hợp nhanh phiếu lấy ý kiến đồng PHIẾU LẤY Ý nghiệp tổ chuyên môn đánh giá KIẾN ĐỒNG NGHIỆP TRONG GOOGLE FORMS TỔ CHUYÊN chuẩn giáo viên, tốn thời gian, có bảng kết tổng hợp chung báo cáo cho Hiệu trưởng, tiết kiệm MÔN việc in giấy phát phiếu cho giáo viên - Kết so sánh giải pháp với giải pháp cũ: Tiêu chí đánh giá Giải pháp cũ Giải pháp Phiếu lấy ý kiến In phát giáo viên với đánh giá chuẩn số lượng giấy in lớn (ít Hiệu trưởng, Phó 12 tờ/giáo viên) Hiệu trưởng, Giáo viên Không cần in, cần lập lưu máy tính In tờ kết tổng hợp chung Mẫu phiếu Các dạng câu hỏi khơng có sẵn Phải tự thiết kế phiếu word exel, phức tạp Đã có sẵn Google Form với nhiều định dạng câu hỏi Kinh phí Cần kinh phí để mua giấy, mực in (Ước tính 70 Giáo viên nhân viên cần 2250 tờ giấy) tương đương kinh phí khoảng 450.000 đồng cho 01 lần lấy ý kiến đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, chuẩn Giáo viên Mỗi mẫu phiếu đăng kí dụ bù, dạy tiết CNTT…tốn 72 Khơng cần kinh phí mua giấy, mực in Không cần mua phần mềm, cần biết sử dụng Google Form Google Drive tờ/mẫu phiếu đăng ký năm Cách thức triển Phát phiếu đến giáo viên: khai phiếu lấy ý Cần nhiều người làm, tốn thời kiến, phiếu đăng gian công sức tổng hợp lại ký, báo cáo Không cần phát phiếu, cần gửi phiếu qua email giáo viên Kiểm phiếu, tổng Kiểm phiếu tay, cần hợp báo cáo nhiều người làm, tốn nhiều thời gian, công sức để tổng hợp báo cáo từ phận để có bảng báo cáo chung Kết sai xót cao Khơng cần kiểm phiếu Kết Google Form tự lưu phiếu lấy ý kiến vào xuất kết chung file Excel để lưu trữ Dữ liệu thông in mẫu đăng ký, mẫu báo cáo tự lưu Google sheets, Google documents Thu nhận, lưu trữ, trao đổi, chia sẻ kết Thống kê, tổng hợp báo cáo Nhận phiếu tổng hợp theo tổ Lưu trữ dạng cứng, khó chia sẻ trao đổi, thảo luận với giáo viên cần thiết Cần nhập lại liệu thông tin mà giáo viên báo cáo giấy vào máy tính để có bảng thống kê chung Kết từ phiếu tổng hợp câu trả lời tất giáo viên, công nhân viên trường Dễ lưu trữ xem lại Dễ trao đổi, báo cáo thống kê, chia sẻ thảo luận với giáo viên cần thiết Số lần sử dụng 01 Chỉ sử dụng 01 lần Mỗi phiếu, 01 mẫu lần cần lấy phiếu phải in đăng ký thiết kế Sử dụng nhiều lần, dùng cho nhiều năm sau, chỉnh sửa dễ dàng với form có sẵn Cảm nhận giáo viên Phải hoàn thành phiếu tay, tốn cơng sức Sử dụng máy tính điện thoại smartphone để thực đánh ý kiến điền mẫu đăng ký… cách online, giáo viên cảm thấy hứng Như với việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý cách thức, đường mang lại hiệu cao nhà trường theo hướng chuẩn hóa, đại, đáp ứng yêu cầu xã hội đặt ngành giáo dục Qua kết nghiên cứu áp dụng sáng kiến kinh nghiệm cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin báo cáo, thu thập thông tin trường công cụ Google drive cần thiết, giảm thời gian sức lực nhiều cho cán quản lý công việc Sáng kiến kinh nghiệm đánh giá hiệu việc báo cáo, thu thập thông tin, số liệu công cụ Google drive - Đánh giá phạm vi lan tỏa, ảnh hưởng sáng kiến: Sáng kiến áp dụng tất cán quản lý, tổ trưởng chuyên môn, giáo viên trường THCS Võ Thị Sáu có phạm vi lan tỏa áp dụng cho trường khác toàn huyện Về khả áp dụng sáng kiến: Giải pháp đề cập đề tài chia sẻ dễ dàng cho cán quản lý giáo dục đơn vị khác để kiểm nghiệm tính khả thi giải pháp Đặc biệt, phiếu lấy ý kiến đánh giá mẫu đăng ký, mẫu báo cáo… cần lập lần, chỉnh sửa bổ sung để sử dụng vào lần năm học năm học Ngoài giải pháp cịn có khả áp dụng cho trường khác toàn huyện - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: cán quản lý, tổ trưởng chuyên môn giáo viên - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả : Bản thân nhờ áp dụng sáng kiến kinh nghiệm vào công tác tổng hợp báo cáo từ năm 2018 – 2019 thu kết định: giảm thời gian công sức cho công tác báo cáo, thu thập thông tin số liệu trường Đối với Tổ trưởng Tổ phó tổ chuyên môn bắt đầu áp dụng thấy lợi ích, thuận lợi sáng kiến kinh nghiệm đem lại công tác quản lí tổ chun mơn Đặc biệt tất giáo viên thấy thuận lợi cho thân từ sáng kiến mang lại - Danh sách cá nhân tham gia áp dụng thử áp dụng sáng kiến lần đầu: Họ tên Ngày tháng (đối với cá nhân) năm sinh STT Trương Trọng Phương Thảo Tăng Văn Anh Nơi làm việc (hoặc nơi thường trú) Trường 04/05/1968 THCS Võ Thị Sáu 10/07/1962 Trần Thị Diệu 14/05/1980 Đặng Ngọc Phúc 21/10/1984 mơn dụng Hóa chun Thị Sáu mơn Trường công việc áp trưởng THCS Võ Thị Sáu chuyên Đại học Tổ trưởng THCS Võ Nội dung Phó Hiệu Trường Trường Chức danh Trình độ Cao đẳng Tốn Thư ký Đại học hội đồng Hóa Giáo viên Đại học Quản lý chuyên môn Quản lý tổ chuyên môn Báo cáo tổng hợp Báo cáo tổng hợp ... tra Phó Hiệu trưởng chun mơn diễn online thơng qua biểu mẫu tạo từ Google forms Để tạo biểu mẫu ta thực theo bước: Bước 1: Truy cập Gmail Chọn ứng dụng Drive góc trái hình hình Bước Tạo Form Click... chuẩn giáo viên: Việc đánh giá chuẩn Hiệu trưởng năm gần thực theo thông tư số 14/2018/TT-BGDDT ban hành quy định chuẩn hiệu trưởng sở giáo dục phổ thông Tuy nhiên qua triển khai thực việc đánh... DOCUMETS Phó Hiệu trưởng chun MƠN mơn Giúp cho thư ký hội đồng tiết kiệm TỔNG HỢP BÁO CÁO GIAO BAN Tổ để bào cáo cho Hiệu trưởng, GOOGLE DOCUMETS TUẦN thời gian việc tổng hợp thành báo cáo chung