Kế toán và kế toán quản trị - Nguyễn Tấn Bình

Tài liệu được trích từ tủ sách "Kế toán quản trị" Nhà xuất bản ĐH. QG TP.HCM, TG: Nguyễn Tấn Bình)

… Quản trò doanh nghiệp là một công việc đầy rẫy bất trắc và khắc nghiệt, là một nghề nghiệp cần tính dũng cảm, bản lónh để thách thức cùng rủi ro và đôi khi lại cũng rất cần một chút mạo hiểm. Kết quả kinh doanh không thể được đoan chắc bằng tính chính xác tuyệt đối của những công thức hay các chỉ tiêu tính toán cứng nhắc. Khoa học kinh tế, vì vậy chỉ là hành trang được chia đều cho tất cả và tuyệt nhiên, nó không phải là viên ngọc ước hay chiếc đũa thần dành riêng cho những ai ưa thích mơ mộng giữa chốn thương trường đầy dông gió. Sài gòn,mùa mưa năm Canh Thìn, 2000 N.T.B (Tài liệu được trích từ sách “Kế toán quản trò”, Nhà xuất bản ĐHQG Tp.HCM, tác giả Nguyễn Tấn Bình) Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 2 Chương 1 Tổng quát về kế toán và kế toán quản trò I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KẾ TOÁN 1. Khái niệm - Theo khoa học: kế toán là một khoa học, với phương pháp riêng có của mình kế toán nghiên cứu đối tượng là tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Theo tác nghiệp: kế toán là công việc ghi chép, theo dỏi, phản ảnh, báo cáo những nghiệp vụ kinh tế phát sinh (giao dòch, thương vụ) liên quan đến sự thay đổi về tài sản, nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh theo các nguyên tắc kế tóan chung được chấp nhận rộng rãi 1 . - Theo khía cạnh quản trò: kế toán là công cụ đắc lực nhất trong việc cung cấp thông tin hữu ích, một cách có hệ thống cho quá trình quản trò nội bộ doanh nghiệp. Có thể nói rằng, Kế toán là một loại ngôn ngữ, mà bất kỳ ngôn ngữ nào cũng nhằm mục đích truyền đạt thông tin. Bằng phương pháp riêng có của mình, kế toán có nhiệm vụ thông báo đến các đối tượng có liên quan về tình hình tài chính của một doanh nghiệp. 2. Đối tượng của kế toán - Tài sản (vốn) và nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn) • Tài sản = Tài sản lưu động + Tài sản cố đònh. • Nguồn vốn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu - Quá trình vận động của tài sản • Hoạt động sản xuất: công, nông nghiệp, xây dựng, chế biến. • Hoạt động thương mại: mua bán, dòch vụ. • Hoạt động đầu tư: trang thiết bò, tài sản tài chính, khác. - Quá trình tài chính (huy động vốn) • Nợ phải trả: vay, trả nợ • Vốn chủ sở hữu: tăng, giảm vốn chủ sở hữu 3. Nguyên tắc cân đối của kế toán TÀI SẢN = N PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU 1 Xem phụ lục: “Các nguyên tắc căn bản của kế toán” Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 3 TÀI SẢN NGUỒN TÀI SẢN Tài sản lưu động - Tiền mặt và chứng khoán ngắn hạn có thể chuyển thành tiền - Khoản phải thu - Hàng tồn kho Nợ phải trả - Nợ người bán và nhà cung cấp. - Lương phải trả nhân viên - Nợ vay ngân hàng hoặc các trái phiếu vay nợ Tài sản cố đònh - Nhà xưởng, máy móc thiết bò, đất đai - Tài sản tài chính (đầu tư chứng khoán dài hạn) - Tài sản cố đònh vô hình (uy tín công ty, bằng phát minh, vò trí kinh doanh, nhãn hiệu hàng hoá) Vốn chủ sở hữu - Vốn góp của các chủ sở hữu - Lợi nhuận giữ lại - Các quỹ xí nghiệp (doanh nghiệp nhà nước) - Các nguồn lợi thuộc về chủ sở hữu khác (thặng dư vốn, điều chỉnh tỉ giá, đánh giá lại tài sản .). II. HỆ THỐNG (CHẾ ĐỘ) KẾ TOÁN VIỆT NAM 1. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý về một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là cơ sở gốc cho các ghi chép hạch toán của kế toán. Có những chứng từ bắt buộc mang tính pháp lý và những chứng từ mang tính hướng dẩn. 2. Hệ thống sổ sách kế toán Là các loại sổ sách đặc trưng, chuyên dùng cho công tác kế toán. Mỗi hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với các hình thức kế toán khác nhau: Nhật ký- Sổ cái; Nhật ký chứng từ; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, trình độ kế toán viên mà có hình thức kế toán được áp dụng thích hợp. Trong đó, hệ thống kế toán tổ chức trên máy vi tính là phương tiện cần thiết để làm giảm nhẹ công việc kế toán, tạo sự nhanh chóng và chính xác trong việc thu thập thông tin và thiết lập báo cáo tài chính. 3. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Tài khoản kế toán là một phương pháp đặc thù, riêng có của kế toán. Hệ thống tài khoản thống nhất (Quyết đònh 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Việt Nam) được áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, thuộc mọi thành phần kinh tế. 4. Hệ thống báo cáo Tài chánh 4.1. Bảng cân đối kế toán (Balance sheet) 4.2. Báo cáo kết quả kinh doanh (Income statement) 4.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flows statement) 4.4. Thuyết minh các báo cáo tài chánh (Explaination of Financial statements) 4.5. Báo cáo kiểm toán (Audit’s report) Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 4 5. Tổ chức bộ máy kế toán và luân chuyển chứng từ Sự sắp xếp, phân công công việc (phần hành kế toán) và luân chuyển chứng từ kế toán trong một phòng hoặc một bộ phận kế toán của doanh nghiệp. (Xem “Sơ đồ giản lược về quá trình lập báo cáo và các báo cáo tài chính căn bản” ở phần phụ lục). III. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Khái niệm Là một khoa học quản lý dựa trên dữ liệu kế toán, kế toán quản trò thu thập xử lý, phân tích, tổng hợp và thiết kế những thông tin từ kế toán thành những thông tin hữu ích một cách có hệ thống, phục vụ cho các quyết đònh quản trò doanh nghiệp, trong sách lược ngắn hạn và trong chiến lược dài hạn. Kế toán quản trò còn có thể gọi là phân tích hoạt động kinh doanh. Một cách ngắn gọn, kế toán quản trò là môn học kế toán phục vụ cho công việc quản trò và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2. So sánh kế toán tài chính và kế toán quản trò (Financial & Management accounting) 2.1 Những điểm giống nhau: nền tảng thông tin; trách nhiệm đối với quản lý doanh nghiệp. 2.2 Những điểm khác nhau: phạm vi và mục đích; thời gian và không gian; tính pháp lệnh; tính chính xác và linh hoạt. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Những điểm giống nhau - Đều dựa trên hệ thống thông tin của kế toán - Đều hướng trách nhiệm đến việc quản lý doanh nghiệp Những điểm khác nhau  Về phạm vi và mục đích phục vụ Đối tượng bên trong doanh nghiệp, để ra quyết đònh quản trò. Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, để biết tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  Về tính thời gian và không gian Quan tâm đến từng bộ phận trong doanh nghiệp và hướng các phân tích cho tương lai. Báo cáo tình hình toàn bộ và các thông tin là những kết quả đã xảy ra trong quá khứ  Về tính pháp lệnh và tính chính xác Không bắt buộc theo luật đònh và số liệu được hệ thống và xử lý một cách linh hoạt, không theo một nguyên tắc chung nào cả. Trả lời: số liệu có ích không? Báo cáo kế toán tài chính là bắt buộc bởi luật đònh và được phản ảnh một cách tuyệt đối chính xác theo các nguyên tắc chung. Trả lời: số liệu có đáng tin không? 3. Vai trò và chức năng của kế toán quản trò Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 5 3.1 Vai trò của thông tin (Thời đại thông tin, xu hướng khu vực hóa, toàn cầu hóa, sự hội nhập của các nền kinh tế, tính cạnh tranh trên diện rộng .) 3.2 Chức năng của kế toán quản trò (quan hệ với chức năng quản trò) + Hoạch đònh. + Tổ chức, điều hành. + Phân tích, kiểm tra. + Ra quyết đònh. Kế toán quản trò không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thò trường mà đặc trưng là tính cạnh tranh. Ở một số quốc gia phát triển, kế toán quản trò trở thành một chuyên ngành quan trọng, hơn thế còn có cả những trường đại học và các viện nghiên cứu riêng về kế toán và kế toán quản trò. Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 6 SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT CỦA HỆ THỐNG KẾ TOÁN Hệ thống kế toán Là một trong các hệ thống thông tin quan trọng của một doanh n ghiệp (hay tổ chức) Có trách nhiệm tập hợp dữ liệu để cung cấp thông tin cho Kế toán tài chính & Kế toán quản trò Các đối tượng bên trong Các nhà quản trò ở tất cả các trung tâm trách nhiệm (responsibility center): - Trung tâm đầu tư, (investment center) - Trung tâm lợi nhuận, (profit center) - Trung tâm bán hàng, (revenue center) - Trung tâm chi phí. (cost center) Các đối tượng bên ngoài Tất cả các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp: - Cổ đông (chủ sở hữu) - Các nhà phân tích - Các nhà cho vay - Các khách hàng - Tổ chức công đoàn - Cơ quan quản lý nhà nước - Đối tượng khác Kế toán tài chính Thiết lập các báo cáo tài chính: bảng cân đối, báo cáo thu nhập, báo cáo ngân lưu Kế toán quản trò Thiết lập hệ thống thông tin phục vụ cho: ra quyết đònh, hoạch đònh, điều hành, kiểm soát Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 7 Chương 2 Phân loại chi phí Chi phí nói chung là sự hao phí thể hiện bằng tiền trong quá trình kinh doanh. Chi phí phát sinh trong các hoạt động sản xuất, thương mại, dòch vụ nhằm đến việc đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp: doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, chi phí được phân tích dựa trên nhiều gốc nhìn khác nhau và sự phân loại chi phí (classifying costs) như vậy không nằm ngoài mục đích: quản trò hoạt động doanh nghiệp. I. PHÂN LOẠI CHUNG Phân loại theo nội dung chi phí 1. Chi phí sản xuất: 1.1. Chi phí nguyên vật liệu chính. (Direct material) 1.2. Chi phí nhân công trực tiếp. (Direct labor) 1.3. Chi phí sản xuất chung. (Manufacturing overhead) 2. Chi phí ngoài sản xuất : 2.1. Chi phí bán hàng (Chi phí lưu thông, tiếp thò) 2.2. Chi phí quản lý (Chi phí hành chính) 3. Chi phí thời kỳ và chi phí sản phẩm: (Period costs & product costs) - Chi phí thời kỳ: Phát sinh trong một kỳ kinh doanh (theo thời gian), có thể liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều sản phẩm khác nhau. - Chi phí sản phẩm: Chi phí cho giá trò đơn vò sản phẩm hoàn thành, đang tồn kho hoặc đã được bán. II. PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO QUẢN TRỊ 1. Phân loại theo sự biến đổi của chi phí (behaviour): 1.1 Chi phí khả biến (chi phí biến đổi hay biến phí - Variable costs): Chi phí khả biến là chi phí thay đổi cùng với thay đổi của khối lượng hoạt động theo một tỉ lệ thuận. Khi khối lượng hoạt động tăng, làm tăng chi phí khả biến tăng theo và ngược lại, khi khối lượng hoạt động giảm, làm giảm chi phí khả biến. Khi khối lượng hoạt động bằng zéro, chi phí khả biến cũng bằng zéro. Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, giá vốn hàng bán, bao bì đóng gói, vận chuyển bốc xếp… 1.2 Chi phí bất biến (chi phí cố đònh hay đònh phí - Fixed costs): Chi phí ban đầu (Prime costs) Chi phí chuyển đổi (Conversion costs) Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 8 Chi phí bất biến không thay đổi cùng với thay đổi của khối lượng hoạt động. Xét cho 1 sản phẩm (đơn vò sản phẩm) chi phí bất biến có quan hệ tỉ lệ nghòch với khối lượng hoạt động. Ví dụ: Chi phí thuê tài sản, khấu hao, quảng cáo, lãi vay nợ dài hạn (trả cố đònh từng kỳ), lương trả theo thời gian… 2 1.3 Khảo sát hàm số chi phí 1.3.1 Hàm số tổng chi phí: Y = a + bx ; Đồ thò Trong đó, Y: biến số phụ thuộc (dependent variable): Tổng chi phí (total costs) x: biến số độc lập (independent variable): Khối lượng sản phẩm (volume) b: hệ số góc hay độ dốc (slope): Biến phí đơn vò (variable cost per unit of vol.) a: tung độ góc hay nút chặn (intercept point): Tổng đònh phí (fixed cost) 1.3.2 Hàm số chi phí đơn vò sản phẩm : b x a y += ; Đồ thò Trong đó, y: chi phí đơn vò sản phẩm (total costs per unit of volume) 2 Tùy thuộc vào tính chất biến đổi của chi phí trong thực tế để phân loại chứ không căn cứ một cách máy móc vào tên gọi của chi phí. Tỉ như, chi phí thuê tài sản không phải luôn là chi phí bất biến nếu chi phí thuê được trả theo khối lượng hoạt động của tài sản. Những ví dụ trên chỉ mang tính tương đối mà thôi. Y a bx 0 x Y = a + bx x y b x a y += 0 Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 9 1.4 Chi phí bán khả biến (semivariable cost) Chi phí bao hàm cả 2 yếu tố khả biến và bất biến. Còn gọi là chi phí hỗn hợp (mixed cost). Ví dụ: - Hợp đồng thuê tài sản, một phần trả cố đònh theo thời gian và một phần trả theo thực tế hoạt động. - Chi phí điện năng thấp sáng cho toàn bộ phân xưởng hằng tháng là cố đònh, nhưng chúng sẽ gia tăng khi hoạt động máy móc có dùng điện gia tăng do khối lượng sản xuất tăng trong tháng. 2. Phân loại theo tính chất của chi phí 2.1 Chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp (direct costs): chi phí cấu thành sản phẩm, gắn liền với một sản phẩm hoặc dòch vụ nhất đònh đã hoàn thành. Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp 2.2 Chi phí gián tiếp Chi phí gián tiếp (indirect costs): liên quan đến nhiều sản phẩm, không làm tăng giá trò sản phẩm (non-value-added costs) Ví dụ: Chi phí quản lý, chi phí bảo hiểm… SƠ ĐỒ TÓM TẮT MỘT SỐ CÁCH PHÂN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT CHI PHÍ KHẢ BIẾN (1, 2, 3, 4) CHI PHÍ BẤT BIẾN (5, 6) 1 2 3 4 5 6 Nguyên liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bò Chi phí điện nước, nhiên liệu Chi phí thuê ngoài Chi phí bảo hiểm Chi phí trực tiếp và là Chi phí ban đầu (1, 2) Chi phí gián tiếp (3, 4, 5, 6) Chi phí chuyển đổi (2, 3, 4, 5, 6) 2.3 Chi phí kiểm soát (Controllable & noncontrollable costs): Tùy thuộc vào các “trung tâm trách nhiệm” (Responsibility center) hay các cấp quản lý, một chi phí nào đó có thể được kiểm soát bởi một trung tâm này nhưng lại nằm ngoài tầm kiểm soát đối với trung tâm khác. Các trung tâm trách nhiệm thường là: trung tâm chi phí Management Accounting http://www.ebook.edu.vn Introduction Lecture NGUYEN TAN BINH 07/04/2009 10 (cost center), trung tâm tiêu thụ hay trung tâm bán hàng (revenue center), trung tâm lợi nhuận (profit center) và cao nhất là trung tâm đầu tư (investment center). 3. Phân loại chi phí trong đánh giá dự án Còn gọi là phân loại theo tính kinh tế (economic 3 ) của chi phí. 3.1 Khái niệm về chi phí thích hợp (relevant cost): Dưới khía cạnh là một ngôn ngữ, kế toán có chức năng truyền đạt thông tin. Kế toán tài chính hệ thống các dữ liệu đã được ghi chép theo những nguyên tắc thống nhất, thể hiện bằng các báo cáo tài chính và thông báo cho mọi đối tượng rộng rãi bên ngoài doanh nghiệp. Trong khi đó, kế toán quản trò cũng tập hợp các dữ liệu nhưng nó có nhiệm vụ hệ thống thành những thông tin hữu ích để cung cấp cho các nhà quản trò xem xét ra quyết đònh. Vì vậy, kế toán quản trò chỉ quan tâm đến những chi phí nào thích hợp và sẽ bỏ qua các chi phí không thích hợp trong quá trình tính toán. 3.2 Chi phí cơ hội (Opportunity costs): Là lợi ích (benefit) bò bỏ qua khi quyết đònh lựa chọn giữa các phương án. Lợi ích cao nhất của một trong các dự án bò bỏ qua trở thành chi phí cơ hội của dự án được chọn. Khái niệm chi phí cơ hội là yếu tố quan trọng và chủ yếu khi tính toán hiệu quả của dự án, nhất là về mặt giá trò kinh tế (economic value), mặc dù chúng không được (hoặc chưa từng được) phản ánh trong sổ sách của kế toán tài chính. Ví dụ: Sinh viên Minh Hà vừa tốt nghiệp đại học đạt loại giỏi, được Công ty Marumex mời làm việc với mức lương khởi điểm là 400 USD mỗi tháng, nhưng cùng lúc đó, cô ta cũng nhận được học bổng đi học cao học ở Mỹ. Nếu chọn phương án đi học, cô ta sẽ mất đi cơ hội có được số thu nhập nếu chọn phương án đi làm. Thu nhập mất đi đó trở thành chi phí cơ hội của phương án đi học. 3.3 Chi phí chìm: (Sunk costs): Còn gọi là chi phí lặn (ẩn), chi phí lòch sử hay chi phí quá khứ, đã phát sinh thực tế trên sổ sách. Tuy nhiên, chúng không được đề cập đến mà cần phải loại ra khi tính toán hiệu quả kinh tế của những dự án trong tương lai. Sự điều chỉnh này nhằm tránh những “bóp méo” (distortions) trước việc ra quyết đònh. Nói cách khác, chi phí chìm là những chi phí không thích hợp (Irrelevant) đối với việc xem xét để ra quyết đònh quản trò. 3.4 Chi phí khác nhau (Differential costs): Là chi phí chứa đựng nhân tố chênh lệch nhau giữa các phương án, còn gọi là chi phí chênh lệch hay chi phí gia tăng (incremental costs). Một ví dụ về chi phí chìm và chi phí khác nhau: 3 Ngược với tính kinh tế (economic) là theo tính kế toán (accounting) hay kế toán tài chính thông thường (traditional) - chỉ ghi nhận những giao dòch phát sinh thực tế đã xảy ra. Dựa trên cơ sở lý luận đó, người ta cũng phân biệt sự khác nhau giữa các khái niệm Lợi nhuận kinh tế (economic income) và Lợi nhuận kế toán (accounting income). . kế toán và kế toán quản trò I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KẾ TOÁN 1. Khái niệm - Theo khoa học: kế toán là một khoa học, với phương pháp riêng có của mình kế toán. III. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Khái niệm Là một khoa học quản lý dựa trên dữ liệu kế toán, kế toán quản trò thu thập xử lý, phân tích, tổng hợp và thiết kế những