tac gia le anh tra ngữ văn 9 nguyễn thị thu hiền thư viện tư liệu giáo dục

Khi có nhiều worksheet trên một workbook có thể bạn sẽ có nhu cầu xây dựng công thức trên worksheet này nhưng lại sử dụng thông tin trên.. worksheet khác.[r]

EXCEL

Di chuyển Worksheeet

 Có thể sử dụng chuột

 Sử dụng chức Go to : Edit/Go to ( hoặc ấn F5 )  Sử dụng bàn phím :

- Sử dụng các phím mũi tên : đến ô tiếp theo theo hướng mũi tên - Ctrl + các phím mũi tên : đến ô tiếp theo có chứa dữ liệu theo hướng

mũi tên

- Enter : xuống một ô - Tab : qua phải một ô - Shift + Enter : lên một ô - Shift + Tab : qua trái một ô

- Home : đến cột A của dòng hiện hành - Page Up : lên một trang màn hình

- Page Down : xuống một trang màn hình - Alt + Page Up : qua trái một màn hình - Alt + Page Down : qua phải một màn hình - Ctrl + Home : đến ô A1

- Ctrl + End : đến ô và dòng cuối chứa dữ liệu

- Ctrl + Backspace : sắp xếp lại phần hiển thị của Worksheet nhằm hiển thị vùng hiện hành đã bị màn hình che khuất

Nhập giá trị.

1 Gía trị số :

- Chọn ô sẽ chứa số

- Gõ giá trị số vào ( Số sẽ xuất hiện công thức và ô ) - Nhấn Enter hay chọn ô khác để kết thúc

2 Gía trị chữ : - Chọn ô chứa chữ

- Gõ giá trị chữ vào ( nếu muốn nhập các giá trị số, ngày hay thời gian muốn lưu dưới dạng chữ, hãy sử dụng dấu nháy đơn trước giá trị )

3 Gía trị ngày giờ : Có thể điều chỉnh định dạng của kiểu giá trị này bằng cách chọn Format / Cells Mở khối Number và chọn định dạng mẫu được sử dụng các mã lệnh Date and Time

4 Ghi chú : có thể ghi chú cho ô bằng cách chọn ô rồi chọn Insert / Comment Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ nhỏ cho phép nhập ghi chú Để kết thúc ta nhấp lên một ô nào đó ( Để đổi tên xuất hiện ghi chú chọn Options / General và thay đổi nội dung mục Use name ) Ô ghi chú được đánh dấu bằng điểm màu đỏ ở góc của ô Để hiển thị ghi chú Worksheet hãy dùng chuột điểm đó Để xóa ghi chú, chọ ô chứa ghi chú, chọn Edit / Clear / Comments

5 Nhập công thức : Tất cả các công thức của Excel đều bắt đầu bằng dấu bằng (=) Và có thể sử dụng các dấu tóan tử : cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), số mũ (^) và các toán tử khác

 Sử dụng địa chỉ ô :

- Chọn ô sẽ chứa công thức

- Gõ vào dấu bằng (=) rồi gõ công thức Khi đến phần địa chỉ ô sử dụng định dạng cột trước dòng sau ( VD: cộng hai ô B5 và C5 ta sử dụng công thức : =B5+C5 )

- Nhấn Enter để kết thúc

 Nhập địa chỉ ô bằng cách sử dụng chuột: - Chọn ô chứa công thức

- Gõ dấu = rồi gõ công thức Nhấp lên ô đầu tiên ô đầu tiên sẽ xuất hiện công thức, gõ toán tử ( ví dụ : để cộng ô B5, C5 gõ vào dấu =, nhấp chuột lên ô B5, gõ vào dấu + Khi nhấp lên ô, ô đó sẽ được bao quanh bằng đường biên chấm chuyển động Marquee, đường biên này sẽ mất nhập vào toán tử toán học )

- Nhấp lên ô tiếp theo sẽ xuất hiện công thức - Nhấn Enter để kết thúc

6 Sử dụng hình ảnh :  Chọn ô đặt hình ảnh  Insert / Picture

 Chọn đối tượng hình ảnh thực đơn : - Clip Art

- From file

- AutoShapes : một công cụ cho phép vẽ mũi tên, đường thẳng và các hình khác

- Word Art

 Dời hay điều chỉnh kích thước hình ảnh Worksheet nếu cần  Chọn đối tượng ảnh và ấn Delete nếu muốn xóa

7 Chèn ảnh nền :

- Hiển thị Worksheet sẽ chèn ảnh nền - Format / Sheet / Background

- Chọn ảnh cần chèn ( có thể tìm được các ảnh nền thư mục : Program files/ Microsoft office / Office/ Bitmaps/ Style )

Điều chỉnh bảng tính :

1 Chọn vùng bằng cách sử dụng chuột : - Đưa chuột tới ô đầu tiên vùng - Giữ và kéo chuột tới ô cuối cùng

- Nếu muốn chọn vùng khác nằm độc lập với vùng trước hãy giữ phím Ctrl và làm

2 Chọn vùng bằng cách sử dụng bàn phím : - Sử dụng phím mũi tên để đến ô đầu tiên

- Gĩư phím Shift và di chuyển tới ô cuối cùng bằng các phím mũi tên - Nếu muốn chọn vùng độc lập khác, nhấn Shift + F8 từ Add sẽ xuất

hiện trạng thái cho biết có thể chọn thêm các vùng khác Xóa nôi dung ô và xóa các ô :

 Xóa nội dung ô : chọn ô và ấn Delete hoặc nhấp chuột phải và chọn Clear Contents

 Xóa hẳn ô, vùng và đẩy các vùng khác lên : - Chọn ô, dòng, vùng cần xóa

- Edit/Delete Và chọn các tùy chọn : Shift Cells Left ( xóa và rời các ô bên phải qua ), Shift Cells Up ( xóa và rời các ô bên dưới lên ) Chọn Entire Column hay Entire Row để xóa nguyên dòng hay cột

- Chọn OK để kết thúc

4 Thêm dòng hay cột mới Worksheet:  Thêm dòng mới :

- Chọn dòng dưới dòng mới - Chọn Insert/ Row

 Thêm cột mới :

- Chọn Insert/ Column

 Excel cho phép chỉ chèn vài ô chứ không nhất thiết phải chèn nguyên dòng hay nguyên cột bằng cách sử dụng lệnh Insert/Cells Trước sử dụng lệnh Cells, phải chọn ô bên phải hay bên dưới ô mới Sau chọn Cells sẽ thấy xuất hiện hộp thoại, muốn ô mới nằm cùng cột với ô cũ chọn Shift Cells Down Muốn ô mới cùng dòng với ô cũ chọn Shift Cells Right Ta cũng có thể chèn nguyên hàng hoặc cột bằng cách chọn Insert Rows hay Insert Columns

5 Sử dụng AutoFill để nhập một chuỗi các giá trị :

Kĩ thuật này phát huy tác dụng kéo chấm đen ở góc phải dưới của vùng ( gọi là điều khiển tô ), đặt trỏ lên điều khiển tô, nó sẽ chuyển thành hình dấu cộng, để tạo chuỗi hãy kéo điều khiển tô đến khac ô khác Khi kéo điều khiển tô xuống dưới hay qua phải Excel sẽ tạo chuỗi tăng theo vùng khởi đầu, còn kéo theo các hướng ngược lại thì sẽ tạo chuỗi giảm Nếu không nhận diện được các giá trị khởi đầu đó thì Excel sẽ chị lặp lại các giá trị đó chuỗi

 Sử dụng lệnh Fill : Để chép nội dung của một ô tới các ô khác chọn Edit/ Fill sẽ xuất hiện một thực đơn với tùy chọn Up, Down, Right, Left cho phép điều khiển theo hướng:

- Chọn vùng sẽ điều khiển dữ liệu, có cả ô chứa dữ liệu mẫu - Chọn Edit/Fill và hướng tương ứng

Định dạng Worksheet :

1 Định dạng ô :

 Sử dụng các công cụ định dạng công cụ Formating để định dạng theo hướng ngang

 Chọn Format/Cells Trong danh sách đổ xuống của Vertical chọn Alignment để định dạng theo hướng đứng Tùy chọn Justify muốn nội dung xuất hiên nhiều ô liên tiếp của cột

 Điều chỉnh theo hướng xoay : - Chọn ô muốn xoay

- Chọn Format/Cells/Alignment

- Chọn góc xoay mục Orientation - Nhấn OK

 Để điều chỉnh Font chữ và màu sắc chữ : Chọn Format/Cells/Font Hoặc sử dụng công cụ Formating

2 Tạo biên và bóng mờ cho ô :

 Tạo biên : Chọn Format/Cells/Border  Tạo bóng mờ : Chọn Format/Cells/Pattern

Có đôi lúc chỉ cần chép định dạng chứ không chép dữ liệu ô, ta làm sau :

- Chọn ô chứa định dạng cần chép

- Nhấp nút Format Painter công cụ Formating

- Quét các mới cần chép định dạng Để phục hồi định dạng cũ ấn Undo, hoặc hủy bỏ việc chép định dạng ấn ESC

4 Điều chỉnh độ rộng cột và độ cao dòng :  Điều chỉnh độ rộng cột bằng chuột

 Điều chỉnh độ rộng cột bằng Column Width :

- Chọn ô cột muốn điều chỉnh, để điều chỉnh nhiều cột, hãy chọn chúng

- Chọn Format/Column/Width Xuất hiện hộp thoại Column Width - Nhập độ rộng cột mục Column Width

- Nhấn OK

 Gán độ rộng cột chuẩn : Để cột có độ rộng theo ý muốn, chọn Format/ Column/Standard Width Lệnh này sẽ điều chỉnh độ rộng của tất cả các cột chưa được điều chỉnh Để chọn tất cả các cột Worksheet ấn Select All

 Điều chỉnh độ cao dòng bằng chuột

 Điều chỉnh độ cao dòng bằng Row Height

- Chọn ô dòng muốn điều chỉnh, để điều chỉnh nhiều dòng hãy chọn chúng

- Chọn Format/Row/Height

- Nhập độ cao dòng mục Row Height - Nhấn OK

5 Sử dụng AutoFit : Sử dụng lệnh AutoFit Selection các thực đơn của Column va Row nếu muốn Excel tự điều chỉnh độ rộng cột và độ cao dòng cho vừa đủ để hiển thị giá trị dài nhất cột hoặc chữ cao nhất dòng đó

6 Dấu một dòng hoặc một cột : Chọn dòng hay cột muốn dấu, chọn Hide từ thực đơn Column hay Row Để hiển thị lại chọn Unhide

Kết hợp nhiều hiệu quả bằng sử dụng AutoFormat.

- Có thể thay đổi các định dạng này bằng cách nhấn lên Options và bỏ các tùy chọn cần thiết

Định dạng có điều kiện :

Tức là cùng lúc có thể định dạng các ô khác bằng các kiểu định dạng khác

- Tạo Worksheet chứa nhiều giá trị số khác ( có thể là hóa đơn, tài liệu tài chính )

- Chọn vùng muốn áp dụng định dạng có điều kiện ( chú ý định dạng có điều kiện có thể đồng thời áp dụng cho nhiều ô khac )

- Trong danh sách thư nhất cho biết nào Excel sử dụng công thức hay giá trị hiện hành từ các ô bạn chọn ( thường sẽ sử dụng giá trị ) - Trong danh sách thứ hai, cho biết tóan tử so sánh sẽ sử dụng

định dạng có điều kiện, ví dụ có thể sử dụng toán tử lớn (>) - Trong danh sách thứ ba gõ vào giá trị để so sánh ( Ví dụ sử dụng giá

trị 20% hay 0,2 để so sánh )

- Nhấp nút Format để chọn định dạng cho các ô thỏa mãn điều kiện Hộp thoại Format Cells hiển thị với khối định dạng, ta chọn màu xanh khối Partern và ấn OK

- Nếu cần có thể nhấn nút Add để tạo thêm kịch bản định dạng ( VD : màu đỏ cho các ô nhỏ 20% )

- Chỉ định toán tử sử dụng danh sách thứ (<) và nhập giá trị danh sách thứ (-20%)

- Nhấp nút Format để chọn định dạng mới và chọn màu đỏ khối Partern và ấn OK

- Nhấn OK để kết thúc việc định dạng

Tạo kiểu định dạng :

- Chọn Format/Style

- Có thể thay đổi các kiểu định dạng bằng cách chọn Modify  Để tạo định dạng :

- Định dạng ô để tạo kiểu ( Dùng khối Alignment và khối Font của hộp thoại Format Cells để tạo được ô ưng ý )

- Chọn ô vừa định dạng xong - Chọn Format/Style

Ap dụng kiểu định dạng :

- Chọn vùng hay ô cần áp dụng định dạng - Chọn Format/Style

- Chọn kiểu định dạng và ấn OK

Trộn nhiều kiểu định dạng từ nhiều worbook khác :

- Mở workboook nguồn ( nơi sẽ chép kiểu định dạng ) và workbook đích ( nơi nhận kiểu định dạng đến )

- Tử menu Window chọn workbook đích để kích hoạt của sổ - Chọn Format/Style

- Nhấp lên Merge để hiển thị hộp thoại Merge sau :

- Chọn workbook nguồn rồi nhấn OK

Sau định dạng worksheet có thể điều chỉnh ngắt trang Ngắt trang là một mã định dạng để máy in qua trang mới gặp nó Nếu muốn thấy ngắt trang quá trình làm việc chọn Options/Tools/View và bỏ tùy chọn Page Breaks mục Window Options Để điều chỉnh ngắt trang ta làm sau :

- Chọn Insert/ Page Breaks

- Chọn dưới bên phải ngắt trang sẽ chèn Ơ hiện hành đặt ngắt trang sẽ là ô góc trái của trang mới Ngắt trang tự đặt sẽ đậm ngắt trang tự động

Để xóa ngắt trang ngang và dọc, nhấp lên ô dưới hay bên phải ngắt trang và chọn Insert/Remove Page Break Còn có thể xóa nhanh bằng cách nhấp lên ô dưới hoặc phải ngắt trang

Sử dụng Page Break Preview :

Để xem và điều chỉnh các ngắt trang Page Break Preview làm sau :

- Chọn View/Page Break Preview

- Để điều chỉnh ngắt trang hãy kéo đường thẳng ngắt trang đến vị trí mới bằng chuột, nhả chuột Excel sẽ tự chỉnh lại worksheet và hiển thị ngắt trang mới

- Sau thao tác xong với Page Break Preview hãy chọn Normal từ thực đơn View

Liên kết thông tin giữa các WorkSheet :

Khi có nhiều worksheet một workbook có thể bạn sẽ có nhu cầu xây dựng công thức worksheet này lại sử dụng thông tin

worksheet khác Việc đó gọi là liên kết Worksheet Ví dụ nếu workbook của bạn có nhiều worksheet chứa thông tin từ các bộ phận bán hàng khác thì bạn có thể xây dưng worksheet gọi là Summany để tổng kết thông tin từ các worksheet Đặc biệt worksheet liên kết còn có ưu điểm điều chỉnh worksheet nguồn thì thông tin sẽ tự động được cập nhật lên worksheet liên kết

Phần tiếp theo hướng dẫn bạn xây dựng các công thức liên kết các

Để thực hiện ta làm sau :

- Tạo worksheet hỗ trợ workbook

- Thêm worksheet Summany vào workbook để hiển thị thông tin tổng kết từ worksheet ( Chọn Insert/Worksheet và đổi tên thành Summany )

- Sử dụng hàm SUM để xây dựng công thức worksheet Summany ( nhập =SUM )

- Để chỉ định vùng tính tổng nhấp lên tên worksheet chứa ô sẽ được sử dụng công thức rồi chọn vùng các ô sẽ sử dụng liên kết Ví dụ : để lấy thông tin từ cột 1st Quarter worksheet Northwest ta nhắp lên tên worksheet rồi chọn các ô B4 đến B9, công thức sẽ tuần tự xuất hiện công thức cùng với tên worksheet và vùng các ô ngăn cách bởi dấu chấm than (Northwest!B4:B9)

- Nhấp Enter để kết thúc

- Lặp lại từ bước tới bước với các Worksheet còn lại

Sử dụng nhiều Workbook :

Có thể mở thêm các workbook khác bằng cách chọn File/Open Khi đã nạp nhiều workbook có thể xem chúng bằng cách phóng lớn của sỏ làm việc của chúng hoặc có thể xem tất cả một lần bằng cách đặt chúng cạnh Để làm vậy chọn Window/Arrange rồi chọn các tùy chọn khác hộp thoại

Sử dụng công thức và hàm để xử lý số :

1 Xây dựng công thức :

- Mọi công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng (=) Dấu = báo cho Excel biết là công thức và phải tính toán và hiển thị kết quả ô chứa công thức chứ không chỉ lưu giữ các đối tượng khác

- Mỗi công thức Excel đều có thể sử dụng một hay nhiều toán tử tóan học Toán tử toán học không nhất thiết phải xuất hiên bạn sử dụng hàm, hầu hết các trường hợp toán tử toán học cho Excel biết nên làm gì để ước lượng công thức Có thể sử dụng dấu ngoặc để định mức độ ưu tiên cho công thức

2 Nhân các số :

- Tạo mẫu đơn đặt hàng có danh sách giá hay một kiểu worksheet nào đó chứa các cột Price Quantity, Subtotal sau :

- Trong cột Subtotals nhấp lên ô chứa công thức đầu tiên trường hợp này là E4

- Gõ và dấu = để bắt đầu xây dựng công thức Dấu = sẽ xuất hiên công thức đồng thời xuất hiện bao biên

- Trong cột Price nhấp lên ô chứa mức giá tương đương Trong trường hợp này là ô C4 ô đó sẽ được bao quanh bằng đường nét đứt và địa chỉ ô sẽ xuất hiện công thức

- Gõ dấu nhân (*)

- Trong cột Quantity nhấp lên ô chứa số lượng tương ứng ( ô D4) - Nhấn Enter để kết thúc việc nhập công thức và hiển thị kết quả Chép công thức :

- Chọn Edit/Fill rồi chọn Down, Left, Right, Up tùy từng trường hợp và công thức được chép đến sau :

- Chọn cột E worksheet và nhấp nút nhấn Currency Style công cụ Formating, nội dung của Subtotals sẽ được định dạng theo đơn vị tiền tệ, làm tượng tự với cột Price

Các toán tử toán học của Excel trật tự ước lượng :

Toán tư Tên gọi Ví du Kết qua

() Trong ngoặc (3+6)*3 27 ^ Mũ 10^2 100 * Nhân 7*5 35

/ Chia 15/3 + Cộng 5+5 10