Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại văn phòng đăng ký đất đai thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUN MƠN TẠI VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC HÀ NỘI – NĂM 2021 BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN HÀ NỘI, NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình khoa học nghiêm túc thân nghiên cứu, với hƣớng dẫn khoa học PGS TS Đào Đức Thuận Trong luận văn có tham khảo kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng thông tin tài liệu nhƣng đƣợc thích Lời cam đoan tơi thật, sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm T n p Mn n t n TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hoàng Văn Mạnh năm 2021 LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thƣ – Lƣu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trƣờng đại học Nội vụ Hà Nội, đồng chí Lãnh đạo Sở Tài ngun Mơi trƣờng Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Ban Giám đốc, viên chức ngƣời lao động làm việc Phòng Lƣu trữ, Tổ Lƣu trữ (tại 24 Chi nhánh) hƣớng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt cho tơi q trình khảo sát thực nghiên cứu đề tài Đặc biệt, tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Đức Thuận ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tác giả hoàn thành luận văn TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hoàng Văn Mạnh MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN VÀ TÀI LIỆU ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI 1.1 Khái niệm quản lý 1.1.1 Khái niệm quản lý 1.1.2 Khái niệm đất đai 10 1.1.3 Khái niệm địa 10 1.1.4 Khái niệm hồ sơ, tài liệu địa 11 1.2 Đặc điểm, thành phần hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai nói chung 12 1.2.1 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai 12 1.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu 12 1.2.3 Yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu……………………………14 1.3 Quá trình hình thành hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) 14 1.3.1 Quá trình hình thành Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn đất đai 14 1.3.2 Quá trình hình thành Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phịng đăng lý đất đai Thành phố Hồ Chí Minh 15 1.4 Ý nghĩa hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đăng ký đất đai 16 1.4.1 Đối với nghiên cứu lịch sử 16 1.4.2 Đối với nghiên cứu khoa học 16 1.4.3 Đối với công tác quản lý hành 16 1.5 Cơ sở pháp lý quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tài liệu đất đai 19 1.5.1 Văn luật 19 1.5.2 Văn dƣới luật 20 Tiểu kết Chƣơng 21 Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 22 2.1 Khái quát hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh 22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 22 2.1.2 Chế độ làm việc quan hệ công tác 24 2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 25 2.2.1 Cơ cấu tổ chức, vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn máy quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 25 2.2.2 Phổ biến, ban hành văn quy định quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 28 2.2.3 Cơ sơ vật chất phục vụ công tác quản lý, tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 30 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 31 2.3 Nhận xét chung công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 41 2.3.1 Ƣu điểm 41 2.3.2 Hạn chế 42 2.3.3 Nguyên nhân 43 Tiểu kết chƣơng 45 Chƣơng GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 47 3.1 Nhóm giải pháp hồn thiện quản lý hồ sơ chuyên môn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 47 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn 47 3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn .48 3.1.3 Tăng cƣờng bố trí sở vật chất phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn 51 3.2 Nhóm giải pháp hồn thiện tổ chức thực chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 52 3.2.1 Nâng cao chất lƣợng thực nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn 52 3.2.2 Tăng cƣờng kiểm tra, hƣớng dẫn đa dạng hình thức thi đua khen thƣởng quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn 53 3.2.3 Xây dựng quy trình, thủ tục thực nghiệp vụ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) 54 Tiểu kết chƣơng 57 KẾT LUẬN 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA TÁC GIẢ ĐÃ CƠNG BỐ DANH MỤC PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 14 VIẾT TẮT CCHH GCN QSDĐ HC-TH HĐND KT- XH LT NĐ–CP QĐ – TTg QĐ–UBND TT TTHC TN&MT UBND VPĐKĐĐ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài nghiên cứu Đất đai tài nguyên quốc gia vô quý giá, tƣ liệu sản xuất đặc biệt, thành phần quan trọng hàng đầu môi trƣờng sống, địa bàn phân bố khu dân cƣ, xây dựng sở kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng Tài nguyên đất đai đất nƣớc đƣợc ghi dấu qua nhiều hệ, nhân dân ta tốn bao công sức, xƣơng máu tạo lập, bảo vệ đƣợc vốn đất đai nhƣ ngày Xét phạm vi quốc gia hay nhìn rộng giới, cho phép khẳng định: Sự hình thành cơng tác lƣu trữ thơng tin lƣu trữ nói chung, cơng tác lƣu trữ thơng tin lƣu trữ quan, tổ chức nói riêng, trƣớc hết quan thuộc máy Nhà nƣớc tất yếu ngƣời sử dụng tài liệu làm phƣơng tiện thông tin chủ yếu để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Ở nƣớc ta đất nƣớc bƣớc vào thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa, nhu cầu sử dụng thơng tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức, nhà nghiên cứu ngày lớn đa dạng, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hay quản lý hồ sơ tài liệu chuyên môn đặc thù có vai trị quan trọng hết Công tác quản lý hồ sơ lƣu trữ nhằm đảm bảo lƣu trữ theo hệ thống thông tin hồ sơ, tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong hoạt động quản lý quan từ khâu đề chủ trƣơng, sách, xây dựng chƣơng trình kế hoạch cơng tác việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp giải cơng việc cụ thể, nói chung phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Vì vậy, thơng tin đầy đủ, xác cập nhật kịp thời hoạt động quản lý quan, tổ chức đạt hiệu cao Mặt khác quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lƣu trữ góp phần nâng cao hiệu suất chất lƣợng cơng tác chuyên môn quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức văn thông tin lƣu trữ chủ yếu để giải công việc nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Do hiệu chất lƣợng cơng tác quan nói chung, cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ lƣu trữ Nếu khâu cơng tác văn thƣ làm tốt đảm bảo cho hệ thống thông tin lƣu trữ đầy đủ, kịp thời xác hoạt động quản lý Ngƣợc lại khâu công tác văn thƣ lƣu trữ không đƣợc xử lý tốt, dẫn đến tình trạng chậm, sai lệch thơng tin nhiều ảnh hƣởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức Cụ thể quan quản lý đất đai, cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm so với vai trò giá trị hồ sơ, tài liệu mang lại Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, qua khảo sát trực tiếp công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) cịn nhiều hạn chế, bất cập Tại tình trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh cịn bị phân tán; hồ sơ, tài liệu cịn bảo quản dạng bó gói, tỉ lệ hồ sơ đƣợc lập theo quy định cịn q ít, tình trạng thất lạc hồ sơ tài liệu cịn phổ biến, cơng cụ tra cứu cịn nhiều hạn chế bất cập lạc hậu.? Câu hỏi đặt cho học viên sau khảo sát lựa chọn đề tài để nghiên cứu là: Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh có hay chƣa biết cách quản lý, hay văn đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ chƣa có có nhƣng bị chồng chéo, thiếu tính khả thi, khơng gắn với thực tiễn hay cịn lý khác đó? Vì vậy, vấn đề đặt cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ gì? Cần phải ban hành văn đạo hay phải xây dựng văn Hƣớng dẫn chung quản lý hồ sơ, tài liệu chun mơn Quy trình nghiệp vụ chi tiết, cụ thể tính thống Tại văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh khối lƣợng hồ sơ, tài liệu đăng ký loại hình tài liệu chun mơn đặc thù có giá trị hành cao khác với loại hồ sơ, tài liệu khác, cần có quy định cách thức quản lý riêng, thống cho loại hình hồ sơ, tài liệu Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, đơn vị tồn cách thức quản lý riêng (lối mịn), khơng thống nhất, cần tổ chức hội thảo chuyên đề, cần có quy định cụ thể, hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo quản lý, viên chức ngƣời lao động làm công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) đƣợc tốt Xuất phát từ lý đó, tơi chọn vấn đề “Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh” để làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nói chung quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn đặc thù nói riêng vấn đề thu hút quan 51 Thời gian tổ chức: vào Quý III hàng năm, khoảng thời gian phù hợp để cán quản lý, ngƣời làm chuyên mơn văn thƣ lƣu trữ tham gia công việc giãn so với thời gian đầu năm cuối năm Hơn nữa, thời gian phù hợp để lãnh đạo văn phòng kịp thời điều chỉnh kế hoạch năm lập kế hoạch cho năm sau Về phƣơng pháp: Chuyên gia tập huấn nhà nghiên cứu, giảng viên có kinh nghiệm kết hợp với cán quản lý ngƣời làm chuyên môn nhiều kinh nghiệm quan truyền đạt hƣớng dẫn cho học viên Có thể kết hợp hình thức tham quan, khảo sát đơn vị khác ngành để học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm quản lý nghiệp vụ chuyên môn 3.1.4 Tăng cường bố trí sở vật chất phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn Qua khảo sát, tác giả nhận thấy kho lƣu trữ đƣợc đầu tƣ xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng nhƣng hệ thống cửa kho không đảm bảo, hệ thống chữa cháy cũ lạc hậu, hƣ hỏng chậm sửa chữa khắc phục Hệ thống giá kệ đã, trang bị cho kho lƣu trữ giá kệ đa chiếm nhiều diện tích kho lƣu trữ Vì vậy, giải pháp lâu dài cần trang bị giá kệ compac tiết kiệm đƣợc diện tích kho, bảo quản an tồn tốt cho hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Liên quan đến nội dung theo tác giả nhiệm vụ trọng tâm thuộc Phòng Lƣu trữ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố phải lập đƣợc Đề án phân kỳ “trang bị giá kệ compac” trình sở ban ngành Thành phố phê duyệt Do phải sử dụng nguồn kinh phí lớn nên việc lập đề án xin đầu tƣ trang bị theo giai đoạn phân kỳ năm năm, kết hợp sử dụng phần nguồn thu từ phí dịch vụ phụ Văn phòng thu giữ lại Phƣơng hƣớng chung đầu tƣ kinh phí xây dựng cải tạo kho lƣu trữ có, bảo trì, nâng cấp sở vật chất – kỹ thuật, thay máy móc, thiết bị lỗi thời, hỏng hóc Đồng thời hƣớng tới đầu tƣ xây dựng kho, phòng lƣu trữ trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ cho đơn vị đáp ứng yêu cầu công tác lƣu trữ tình hình Có nhƣ vậy, cơng tác lƣu trữ, quản lý hồ sơ nhà đất đơn vị thực có đƣợc tiền đề vững để phát triển đóng góp vào hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Đó thực giải pháp hữu hiệu góp phần khơng nhỏ vào việc khắc phục hạn chế, cải thiện chất lƣợng cơng tác lƣu trữ Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 52 Ngoài ra, cần đầu tƣ trang bị hệ thống công nghệ thông tin, sở hạ tầng thơng tin quan, đơn vị theo tinh thần cập nhật công nghệ Hầu hết quy trình tổ chức quản lý tài liệu đơn vị đề cập rõ đến vai trò khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ số Hiện nay, sở hạ tầng thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài liệu nhƣ tài liệu điện tử Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đại đầy đủ nhƣng cần cập nhật thƣờng xuyên để tránh lạc hậu công nghệ quản lý so với xã hội giới 3.2 Nhóm giải pháp hồn thiện tổ chức thực chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 3.2.1 Nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên mơn - Hàng năm Phịng Hành – Tổng hợp phối hợp với Phòng Lƣu trữ tham mƣu cho Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hành văn hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn văn thƣ, lƣu trữ phải đảm bảo chất lƣợng, gắn với thực tiễn hồ sơ tài liệu - Hàng năm Phịng Hành – Tổng hợp phối hợp với Phịng Lƣu trữ chủ động rà sốt văn quy định hƣớng dẫn nghiệp vụ văn nhƣ lƣu trữ tham mƣu trình cho Ban Giám đốc Văn phòng đăng ký kiến nghị quan quản lý cấp điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung quy định, hƣớng dẫn bị chồng ch o hƣớng dẫn tháo gỡ khó khăn thực tiễn chun mơn bị vƣớng hay l nh vực chuyên môn mà quy định pháp luật chƣa điều chỉnh tới Ngoài trách nhiệm phòng nghiệp vụ nhƣ nêu Về nội dung này, qua khảo sát cho thấy, bên cạnh văn pháp quy quy định quan Nhà nƣớc, văn hƣớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố hạn chế số lƣợng chất lƣợng Hàng năm với khối lƣợng hồ sơ, tài liệu thu thập vào kho lƣu trữ quan lớn nhƣng công tác lập kế hoạch bị động, đầu tƣ trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ cịn q chậm Bên cạnh đó, việc khai thác giá trị thông tin hồ sơ, tài liệu mang lại nguồn thu lớn cho quan nhƣng quy định hƣớng dẫn chƣa chặt chẽ, chồng ch o dẫn đến việc cán viên chức áp dụng quy định để cung cấp thông tin gặp nhiều khó khăn 53 Cán quản lý Phịng Hành – Tổng hợp Phịng Lƣu trữ cần định kì hƣớng dẫn phịng chun mơn, Chi nhánh trực thuộc, cán bộ, viên chức lập hồ sơ chuyên môn, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quy định nhà nƣớc kế hoạch cụ thể quan Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan, Phòng Lƣu trữ cần tiến hành tổ chức khoa học tài liệu kho theo quy trình từ phân loại, xác định thời hạn bảo quản, hệ thống hóa theo quy định chun mơn thống tồn quan Chế độ bảo quản tổ chức khai thác sử dụng cần đƣợc tổ chức thực quy trình, trƣớc mắt tận dụng tối đa sở vật chất có tuân thủ chặt chẽ quy định, quy chế hành 3.2.2 Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn Qua khảo sát trang nhƣ nêu Chƣơng tác giả nhận thấy khâu kiểm tra, đánh giá khâu quan trọng việc thực chức quản lý quan nói chung quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng, Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố khâu chƣa đƣợc thực Việc kiểm tra, giám sát công cụ quan trọng công tác quản lý đƣợc thực đan xen suốt trình triển khai văn pháp luật, nội quy, quy chế quan Bởi lẽ, hoạt động quản lý Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố khơng đề sách, nội quy thực quan, mà thông qua công tác kiểm tra, giám sát, sách, nội quy quan trở nên hồn chỉnh hơn, hiệu cơng tác quản lý quan đƣợc nâng cao Kiểm tra, giám sát cần trở thành công tác định kỳ, nội dung lãnh đạo quan trọng lãnh đạo Văn phòng đăng ký Với thực tiễn yêu cầu đặt cho công tác kiểm tra, hƣớng dẫn thời gian tới cần phải đƣợc thực đồng nội dung nhƣ sau: - Phòng Hành – Tổng hợp phối hợp với Phịng Lƣu trữ xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ định kỳ năm lần kiểm tra đột xuất để đảm bảo tính nghiêm túc, khách quan, minh bạch, nội dung kiểm tra phải cụ thể có trọng tâm, điểm Qua khảo sát Chi nhánh nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện cho thấy thực trạng lập hồ sơ công việc cán bộ, viên chức chƣa thực quy định hành 54 công tác lập hồ sơ Trong công tác kiểm tra cần phân tích, đánh giá để có hƣớng dẫn khắc phục, để đảm bảo sau kiểm tra công việc phải tốt Đi đôi với việc khen thƣởng kịp thời để khích lệ tinh thần làm việc cán viên chức ngƣời lao động, việc thực nghiêm nội quy, quy chế hoạt động quan cần phải đƣợc trọng Ngồi hình thức kỷ luật đƣợc nhà nƣớc quy định quan phải xây dựng quy định cho hình thức kỷ luật riêng nhƣ: xem xét cắt thu nhập tăng thêm, không x t thi đua cuối năm ngƣời cán viên chức bị tập thể đánh giá mức hồn thành nhiệm vụ khơng lập hồ sơ cơng việc, tháng làm trễ lần lý đáng vv 3.2.3 Xây dựng quy trình, thủ tục thực nghiệp vụ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) Qua thực tế khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố nhƣ nay, tác giả đề xuất số mơ hình, giải pháp nhƣ sau: - Lập quy hoạch, phƣơng án xin kinh phí đầu tƣ xây dựng kho lƣu trữ vệ tinh “Đông, Tây, Nam, Bắc” Vì lý sau đây: Hiện nay, Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố có 24 Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện trực thuộc nằm trải 24 quận, huyện Thành phố Theo số liệu báo cáo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố thi hành Luật đất đai năm 2013 địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ 01 tháng năm 2014 đến 31 tháng 12 năm 2019 cho thấy: SỐ LƢỢNG HỒ SƠ SẢN SINH TẠI 24 CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI QUẬN, HUYỆN 55 SỐ LƢỢNG HỒ SƠ SẢN SINH TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Tổng cộng Theo bảng kê khảo sát thu thập số lƣợng hồ sơ hình thành năm gần hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cho thấy tƣơng lai gần nhu cầu cấp thiết kho lƣu trữ phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn đất đai có thời hạn bảo quản v nh viễn, giá trị cao mặt Mặt khác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai có giá trị hành lớn, nhu cầu tham khảo hồ sơ giải hồ sơ đăng ký cho ngƣời dân doanh nghiệp thƣờng xuyên, liên tục Chính lý nêu trên, tác giả đề xuất xây dựng mơ hình kho lƣu trữ vệ tinh (khu vực) để phục vụ tốt cho công tác khai thác hồ sơ, tài liệu, đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu lƣu trữ di chuyển xa trƣờng hợp xây kho lƣu trữ tập trung - Để quản lý tốt hơn, với thực trạng kho tài liệu lƣu trữ chuyên môn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố theo nội dung tác giả nêu chƣơng cần phòng, ban Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố phối hợp Phòng Lƣu trữ xây dựng, tham mƣu trình lãnh đạo Văn phịng đăng ký ban hành quy định, quy trình hƣớng dẫn nghiệp vụ nhƣ: + Tham mƣu ban hành Hƣớng dẫn phân loại, hệ thống hóa tài liệu áp dụng cho việc phân loại, hệ thống hóa tài liệu chun mơn Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 24 Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện trực thuộc đảm bảo thống công tác phân loại, hệ thống hóa tài liệu + Tham mƣu ban hành kế hoạch thu thập, quy định cụ thể thời hạn nộp lƣu đối hồ sơ tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) áp dung thời hạn nộp lƣu theo Hƣớng dẫn số 5134/HD-VPĐK-HC ngày 04 tháng năm 2019 quy định pháp luật hành khó áp dụng đƣợc Vì hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký), số lƣợng sồ sơ sản sinh hàng ngày lớn, thời gian bắt đầu kết thúc hồ sơ ngắn, giá trị hành cao, nhu cầu sử dụng thông tin thƣờng xuyên, 56 liên tục, nên cần đƣợc thu thập kho lƣu trữ sau hồ sơ hoàn thành trả kết cho ngƣời dân doanh nghiệp + Tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng đăng ký ban hành Quy trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn theo quy định Bộ Tài nguyên Môi trƣờng + Tham mƣu cho lãnh đạo Văn phịng đăng ký ban hành Quy trình cung cấp thông tin từ hồ sơ lƣu trữ chuyên môn hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố - Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố tham mƣu trình Sở Tài ngun Mơi trƣờng duyệt Phƣơng án chỉnh lý tài liệu tồn đọng xếp khoa học hồ sơ, tài liệu chuyên môn kho lƣu trữ quan Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Sở Tài ngun Mơi trƣờng - Phịng Lƣu trữ cần tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng lập đề án đầu tƣ nâng cấp phần mềm Vilis thay phần mềm có để thực đồng bộ, liên thông sở liệu địa từ khâu tiếp nhận hồ sơ đầu vào đến trình luân chuyển giải hồ sơ đến kết thúc hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lƣu vào Lƣu trữ quan toàn hệ thống Văn phịng đăng ký đất đai tồn Thành phố, tiến tới kết lối sở liệu quốc gia hồ sơ liệu địa - Phòng Lƣu trữ phối hợp với phận tổ chức cán xây dựng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cho cán viên chức làm công tác lƣu trữ hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố - Phòng Lƣu trữ tham mƣu với lãnh đạo Văn phịng lập đề án số hóa hồ sơ, tài liệu, thiết lập sở Kho liệu hồ sơ địa số để tiến tới thực mơ hình cung cấp thông tin dạng số trực tuyến Website Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố - Phòng Lƣu trữ tham mƣu với lãnh đạo Văn phòng xây dựng ban hành Quy trình khai thác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn đất đai Trong đẩy mạnh thực dịch vụ cơng trực tuyến số loại hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc xem hoàn thiện để thực cung cấp dịch vụ nhƣ: cung cấp thông tin theo đồ địa chính, cung cấp thơng tin giao dịch đảm bảo… Việc xây dựng ban hành quy định, quy chế, quy trình có ý ngh a vô quan trọng công tác tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn quan có nhƣ vậy, loại hình „tài sản đặc biệt” nhà nƣớc đƣợc bảo quản an tồn tình 57 trạng vật lý lẫn nội dung thơng tin Từ đáp ứng tốt nhu cầu quản lý tài nguyên thông tin đất đai khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý thƣờng xuyên quan mục đích nghiên cứu lâu dài tƣơng lai Tiểu kết chƣơng Nhìn chung, cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố cần đƣợc xây dựng dựa nguyên tắc, đặc điểm phù hợp với tình hình thực tế quan X t góc độ đơn vị thuộc Sở Tài ngun Mơi trƣờng, Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố bƣớc đầu thực tƣơng đối tốt quy định bộ, ngành quản lý hồ sơ chuyên môn đặc thù, chƣa để xảy vụ việc vi phạm quy định bảo vệ bí mật Nhà nƣớc l nh vực tài nguyên môi trƣờng, cán viên chức không vi phạm đạo đức nghề nghiệp Những giải pháp đề xuất mơ hình kho lƣu trữ dựa vào đánh giá, nhận định từ trình khảo sát công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 24 Chi nhánh trực thuộc đồng thời nghiên cứu đăc điểm phù hợp để triển khai thực Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Thời gian tới, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần thực nghiêm túc kế hoạch hồn thiện cơng tác lƣu trữ để đảm bảo hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc quản lý khoa học, phục vụ tốt cho công tác bảo quản, bảo vệ tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu theo quy định pháp luật, đáp ứng đƣợc nhu cầu đáng ngƣời dân doanh nghiệp, tạo nguồn thu cho ngân sách quan phục vụ cho công tác chuyên môn, quản lý nhà nƣớc l nh vực đăng ký đất đai Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 58 KẾT LUẬN Qua khảo sát thực tế công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố 24 Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện, tác giả nêu đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn chƣa đƣợc quan tâm tầm với giá trị hồ sơ, tài liệu Hiện cịn tồn tình trang tài liệu để lộn xộn, số tài liệu bị phân tán chƣa đƣợc thu thập mối, chƣa xây dựng phƣơng án tổ chức phân loại, chƣa tiến hành xác định giá trị định thời hạn bảo quản… Từ thực tế tác giả nêu lên cần thiết phải quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố thành mơ hình kiểu mẫu để áp dụng quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn 24 Chi nhánh Văn phòng đăng ký quận, huyện trực thuộc Trên sở phân tích đánh giá công tác lƣu trữ tài liệu chuyên môn đặc thù Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố, tác giả đƣa đề xuất giải pháp có tính khả thi nhằm hồn thiện quản lý tốt cho khối hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Các biện pháp tập trung vào số vần đề nhƣ: Nâng cao nhận thức trình độ chun mơn cơng tác lƣu trữ cho cán viên chức quan; đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lƣu trữ tài liệu; hồn thiện quy trình nghiệp vụ, việc thực nghiệp vụ chuyên môn công tác lƣu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng sở liệu số Tác giả nhận thấy để quản lý tốt đƣợc khối tài liệu chuyên môn đặc thù có quan cần góp sức toàn thể cán viên chức quan, từ cán lãnh đạo, quản lý đến cán chuyên mơn cán lƣu trữ Ngồi ra, vấn đề đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lƣu trữ cần đƣợc quan tâm, ý Việc thực đồng biện pháp đƣợc đồng thuận, trí cao cán bộ, từ cấp lãnh đạo cao đến nhân viên góp phần giúp Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố giữ gìn, bảo quản an tồn đƣợc khối tài liệu nhƣ khai thác sử dụng có hiệu tài liệu, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nhà nƣớc đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất 59 Nhìn chung, kết nghiên cứu đƣợc trình bày đề tài tác giả dừng lại việc nghiên cứu cách quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Nhƣng tác giả mong muốn với kết nghiên cứu góp phần hồn thiện cho cơng tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chun mơn nói chung, hồ sơ, tài liệu chun mơn đăng ký đất đai nói riêng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Chu Thị Hậu, (2017) “Lý luận phƣơng pháp công tác lƣu trữ” [2] Bộ Nội vụ (2007), Thông tƣ số 09/2007/TT- BNV ngày 12 tháng năm 2007 Bộ Nội vụ quy định kho lƣu trữ chuyên dụng; [3] Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; [4] Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Quy định kho lƣu trữ chuyên dụng; [5] Bộ Công an (2013), Thông tƣ số 29/2013/TT-BCA ngày 10 tháng năm 2013 Bộ Công an Quy định Danh mục bí mật Nhà nƣớc độ mật l nh vực tài nguyên môi trƣờng; [6] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng (2013), Thông tƣ số 33/2013/TT-BTNMT ngày 25 tháng 10 năm 2013 Bộ Tài nguyên Môi trƣờng ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật lƣu trữ tài liệu đất đai; [7] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng (2013),Thông tƣ số 31/2013/TT- BTNMT ngày 23 tháng 10 năm 2013 Bộ Tài ngun Mơi trƣờng quy trình nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu đất đai; [8] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng (2014), Thông tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng năm 2014 Bộ Tài nguyên Môi trƣờng Quy định hồ sơ địa chính; [9] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng (2014), Thông tƣ số 25/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng năm 2014 Bộ Tài nguyên Mơi trƣờng Quy định đồ địa chính; [10] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng (2014), Thông tƣ số 34/2014/ TT- BTNMT ngày 30 tháng năm 2014 Bộ Tài nguyên Môi trƣờng Quy định xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai; [11] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng (2016), Thông tƣ số 46/2016/TT- BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 Bộ Tài nguyên Môi trƣờng Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trƣờng; [12] Bộ Tài nguyên Môi trƣờng(2017), Thông tƣ số 11/2017/TT-BTNMT ngày 29 tháng năm 2017 Bộ Tài nguyên Môi trƣờng Quy định cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nƣớc ngành tài nguyên môi trƣờng; [13] Báo cáo khoa học năm Quản Tố Trinh (2001): “Cơ sở khoa học thực tiễn việc phân loại tài liệu lƣu trữ địa chính”; [14] Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2009), Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 06 tháng 01 năm 2009 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” [15] Chính phủ (2014), Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2014 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Đất đai; [16] Chính Phủ (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiến thi hành số điều Luật Lƣu trữ; [17] Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thƣ; [18] Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hƣớng dẫn số 69/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 xây dựng sở liệu lƣu trữ; [19] Dƣơng Văn Khảm, (2015) “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thƣ - lƣu trữ Việt Nam”; [20] Đặng Hùng Võ, Nguyễn Đức Khả (2007), Quản lý Nhà nƣớc đất đai NXB Nông nghiệp, Hà Nội; [21] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn [22] Khóa luận tốt nghiệp năm 1998 Vũ Thúy Mai: “Tổ chức khoa học tài liệu trắc địa đồ Sở Địa Hà Nội”; [23] Khóa luận tốt nghiệp năm 2001 Quản Tố Trinh: “Tổ chức khoa học khối tài liệu địa Trung tâm thơng tin địa Tổng cục địa chính”; [24] Khóa luận năm 2004 Nguyễn Thu Loan: “Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Bản đồ địa Sở Tài ngun Mơi trƣờng Nhà đất Hà Nội”; [25] Khóa luận tốt nghiệp năm 2009 Nguyễn Thị Thanh Thùy: “Tổ chức quản lý cơng tác lƣu trữ Tập đồn Bƣu viễn thơng Việt Nam”; [26] Nguyễn Đình Bổng (2012), Quản lý đất đai Việt Nam 1945-2010, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội; [27] Nguyễn Văn Thâm, Vƣơng Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ [28] Nguyễn Trọng Đợi (2009), Hệ thống hồ sơ địa chính, Giáo trình Đại học [29] Nguyễn Minh Phƣơng, Triệu Văn Cƣờng, (2017) Giáo trình “Lƣu trữ tài liệu quan, tổ chức”; [30] Nguyễn Liên Hƣơng (2005), Tổ chức quản lý tài liệu chun mơn hình thành hoạt động đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trƣờng; [31] Nguyễn Trƣờng Ngân (2012) Tập giảng Địa đại cƣơng, Trƣờng Đại học Bách khoa Thành phố Hồ Chí Minh [32] Nguyễn Khắc Thái Sơn (2007), Giáo trình Quản lý đất đai, NXB Nơng nghiệp Hà Nội [33] Nguyễn Thị Minh Tâm (2006), Thực trạng số giải pháp quản lý tài liệu lƣu trữ địa – nhà đất Thành phố Hồ Chí Minh, Tạp trí Văn thƣ, Lƣu trữ Việt Nam, số 40/2006, tr 22; [34] Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2015) Hƣớng dẫn số 653/HD-SNV ngày 27 tháng 02 năm 2015 Quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ quan quan, tổ chức [35] Sở Tài nguyên Môi trƣờng (2015) Quyết định số 964/QĐ-TNMT-VP ngày 20 tháng năm 2015 ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trực thuộc Sở Tài ngun Mơi trƣờng; [36] Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, (2015) “Giáo trình lƣu trữ học đại cƣơng”; [37] Quốc hội (2011), Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13, Luật Lƣu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội; [38] Quốc hội (2013), Luật Đất đai số 45/2013/QH13, Luật Đất đai, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội; [39] Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh (2015), Quyết định số 2602/QĐ-UBND ngày 03 tháng năm 2015 thành lập Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trƣờng; [40] Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh (2014), Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 ban hành quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ quan quan, tổ chức địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; [41] Thủ tƣớng Chính phủ (2013) Quyết định số 21/2013/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2013 Danh mục bí mật Nhà nƣớc độ tối mật l nh vực tài nguyên môi trƣờng; [42] Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, (1987) “Công tác lƣu trữ Việt Nam”; [43] Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lƣu trữ bản, NXB Hà Nội; [44] Vƣơng Đình Quyền, (2015) “Lịch sử, lý luận, thực tiễn lƣu trữ quản trị văn phịng” DANH MỤC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ Tác giả: Một s c u ên mơn tạ Văn p ịn thƣơng, Chỉ số ISSN 0866-7756 Số 17/tháng 7/2020, tr 252 Tác giả: G ả p òn đăn k đất đa ISSN 2615-9645, Số 5/tháng 11/2020, tr 26 DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định ban hành Quy chế Văn thƣ Lƣu trữ hàng năm Phụ lục 2: Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm Phụ lục 3: Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ quan hàng năm Phụ lục 4: Hƣớng dẫn số 5434/HD-VPĐK- HC ngày 04 tháng năm 2019 Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố số nội dung công tác văn thƣ, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ quan Văn phòng đăng ký đất đai thành phố Phụ lục 5: Quy trình kiểm sốt thủ tục cung cấp thông tin đất đai tài sản gắn liền với đất sau 30 tháng năm 1975 phòng Lƣu trữ Phụ lục 6: Quy trình kiểm sốt thủ tục chỉnh sửa sai sót chứng từ đất đai phòng Lƣu trữ (đối với trƣờng hợp làm thay đổi nội dung chứng từ) Phụ lục 7: Quy trình kiểm sốt thủ tục cho mƣợn hồ sơ nhà - đất (đối với tổ chức bên ngoài) phịng Lƣu trữ Phụ lục 8: Quy trình kiểm soát thủ tục cho mƣợn hồ sơ nhà - đất (đối với nội Sở) phòng Lƣu trữ Phụ lục 9: Quy trình kiểm sốt thủ tục trích sổ Điền thổ Địa (trƣờng hợp cung cấp đƣợc số Bằng khoán, số Địa bộ) Phụ lục 10: Quy trình giao nhận – chỉnh lý hồ sơ lƣu trữ Phụ lục 11: Nội quy bảo vệ bí mật Nhà nƣớc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Phụ lục 12: Hình ảnh số mẫu sổ VKĐKĐĐ TPHCM Phụ lục 13: Thời hạn lƣu trữ hồ sơ ... đai Thành phố Hồ Chí Minh Chƣơng Giải pháp hồn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU... sơ đăng ký) Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh - Các quy định, hƣớng dẫn, quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. .. tác giả kết hợp với Phòng Lƣu trữ - Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chun mơn Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh - Phƣơng pháp