SKKN MỘT SỐ BIỆN PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TH&THCS NGUYỄN VĂN ĐẬU 2019-2020 29.6

1 Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Phần Thực trạng đề tài Hiện tại, công nghệ thông tin với ưu vượt trội vào tất lĩnh vực đời sống Ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực giúp công việc có hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nguồn nhân lực Chính thế, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, góp phần giải cơng việc cách nhanh chóng khoa học, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành Cơng tác văn thư trường học hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành trình hoạt động nhà trường Để làm tốt cơng việc nhân viên văn thư người làm cơng tác phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ đồng thời phải động, sáng tạo ứng dụng công nghệ thông tin công cụ phục vụ cho cơng tác Những năm qua, tơi ngày đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư đơn vị Từ đó, giúp cho hoạt động trao đổi, lưu trữ xử lý thơng tin đơn vị ngày nhanh chóng, xác, tiết kiệm công sức, thời gian Phần Nội dung cần giải Qua năm đẩy mạnh ứng dụng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, rút số biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác sau: - Khơng ngừng học tập, học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công nghệ thông tin - Làm tốt công tác tham mưu với Hiệu trưởng nhà trường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Sử dụng tốt phần mềm quản lý văn huyện Tân Trụ - Sử dụng ứng dụng Zalo, gmail công tác văn thư Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang - Ứng dụng công nghệ thông tin để lưu, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu Phần Biện pháp giải Không ngừng học tập, học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công nghệ thông tin: phần lớn tơi tự học cách tra cứu khơng biết google từ mài mị, nghiên cứu làm theo; học hỏi từ bạn văn thư đồng nghiệp văn thư trường TH Nhựt Ninh, trường THCS Lê Đại Đường, trường THCS Nhựt Tân…; đồng thời cập nhật văn quy phạm pháp luật việc ứng dụng công nghệ thông tin, công tác văn thư lưu trữ… Làm tốt công tác tham mưu với Hiệu trưởng nhà trường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công tác tham mưu công tác thiếu văn thư Tham mưu với Hiệu trưởng giúp xử lý công việc cách hợp lý, quy định - Tham mưu Hiệu trưởng tình hình sở vật chất phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin văn thư tập thể nhà trường để kịp nâng cấp, cung cấp trang thiết bị phù hợp để phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin đơn vị Tham mưu với Hiệu trưởng trang cấp thiết bị cần thiết tạo điều kiện văn thư nâng cao chất lượng, hiệu công việc Trong năm học 2019-2020 tham mưu Hiệu trưởng trang bị máy scan để phục vụ công tác văn thư Máy scan giúp scan lại công văn đi, công văn đến, công văn quan trọng để lưu lại máy phần mềm quản lý văn giúp cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn, tránh bị thất lạc Khơng máy scan cịn giúp tơi gửi báo cáo cách nhanh chóng, đảm bảo tính xác, tiết kiệm thời gian công sức lại Trong thời gian cách ly dịch Covid – 19 máy scan phát huy tác dụng Nhà trường báo cáo đầy đủ, đảm bảo giá trị pháp lý thực theo Chỉ thị cấp hạn chế đường, tránh tập trung đông người Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang - Tham mưu Hiệu trưởng đạo toàn thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác Trong đó, đặc biệt đạo tồn thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên ứng dụng Zalo công tác trao đổi thông tin đơn vị Sử dụng tốt phần mềm quản lý văn huyện Tân Trụ Phần mềm quản lý văn giúp thay phương pháp quản lý văn thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn Với phần mềm văn đến việc đăng ký phần mềm đến cuối năm in sổ không cần viết tay trước Hơn nữa, phần mềm này, giúp tơi tìm kiếm tra cứu văn nhanh chóng, dễ dàng Tơi cần nhớ số kí hiệu văn trích yếu nội dung văn bản, cần nhập nội dung vào tìm kiếm văn cần tìm tiện lợi, tiết kiệm thời gian Ứng dụng chức này, scan lại văn quan trọng: biên kiểm tra, định lương văn đến trực tiếp không chuyển qua phần mềm để vào sổ lưu vào phần mềm để văn khơng bị thất lạt, tìm kiếm dễ dàng Hình ảnh: tra cứu văn phần mềm Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Phần mềm quản lý văn giúp cho việc lưu trữ tài liệu trở nên khoa học chặt chẽ mà không nhiều thời gian công sức, việc tìm kiếm sử dụng tài liệu từ thuận tiện nhiều Sử dụng ứng dụng Zalo, gmail công tác văn thư - Sử dụng ứng dụng Zalo công tác văn thư: Trước muốn chuyển văn cho phận tơi chuyển mail cho phận in chuyển văn trực tiếp cho phận Khuyết điểm việc chuyển mail khơng biết người nhận xem công văn hay chưa, gửi mail phải gọi điện có chuyển cơng văn để người nhận biết mà kịp thời xử lý; khuyết điểm chuyển văn trực tiếp tốn kém, phận, cá nhân cần nhận khơng có mặt quan Mặt khác, trường tơi trường vừa sáp nhập năm 2019 Điểm tiểu học điểm trung học sở nằm riêng biệt với cách xa khoảng 500 m nên việc chuyển văn trực tiếp gặp nhiều khó khăn Do thực tốt công tác tham mưu việc nên Hiệu trưởng đạo toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên sử dụng ứng dụng Zalo việc trao đổi thông tin đơn vị Chính thế, tơi sử dụng chức Zalo giúp khắc phục khuyết điểm Tơi cài đặt ứng dụng Zalo vào máy tính cá nhân Khi văn quan trọng, văn cần xử lý gấp, sau nhận đạo Hiệu trưởng chuyển cho cá nhân, phận, nhóm liên quan để giải Sau buổi làm việc kiểm tra lại xem cá nhân, phận xem văn chưa để kịp thời gọi nhắc nhở xử lý Cịn trường hợp cơng văn cần xử lý khẩn gọi Zalo trực tiếp cho cá nhân liên quan để kịp thời xử lý Điều giúp nhà trường tiết kiệm chi phí điện thoại mà cơng việc xử lý nhanh chóng, hiệu Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Hình ảnh: ứng dụng zalo gửi văn cho cá nhân - Sử dụng chức gmail công tác văn thư: + Đối với văn không cần xử lý gấp, chuyển mail cho cá nhân, phận liên quan Tất văn đến ghi lại thời gian cần giải quyết, cá nhân phận giải ứng dụng lịch ghi gmail, để nhắc nhở phận báo cáo Lịch ghi giúp xây dựng kế hoạch tuần, tháng cá nhân dễ dàng nhiều Đồng thời, giúp nắm rõ lịch công tác, làm việc phận Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Hình ảnh: lịch ghi cụ thể ngày 12/6/2020 Hình ảnh: lịch ghi tháng Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang + Sử dụng ứng dụng gmail để tạo trang tính chia sẻ cho cá nhân có liên quan cập nhật liệu từ giúp ta thống kê nhanh chóng dễ dàng Hình ảnh: sử dụng ứng dụng gmail để tạo trang tính tổng hợp khai báo y tế Covid-19 + Ngồi ra, tơi cịn cài ứng dụng gmail nhắn tin vào điện thoại cá nhân có thư Vì vậy, bận họp, cơng tác, nghỉ phép…khi có thư có tính chất gấp, khẩn tơi xử lý kịp thời Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Ứng dụng công nghệ thông tin để lưu, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu: - Song song với việc lưu trữ công văn phần mềm quản lý văn tơi cịn lưu trữ liệu máy tính cách khoa học đơi lúc đường truyền mạng có vấn đề khơng thể truy cập internet phần mềm quản lý văn thời gian bảo trì, nâng cấp tơi truy xuất liệu dễ dàng Đặc biệt, văn đến trực tiếp có tính chất quan trọng tơi scan lại lưu vào máy tính phần mềm Khi lưu trữ máy tính tơi lưu trữ sau: + Không lưu liệu quan trọng ổ C ổ C hay sử dụng lưu hệ điều hành máy, gặp phải virus phải cài lại hệ điều hành liệu ổ C mà bạn lưu hoàn toàn biến + Sắp xếp tập tin cách có hệ thống khoa học để dễ dàng truy xuất liệu cần Ví dụ: lưu liệu theo loại hồ sơ theo quy định trường chuẩn quốc gia, kiểm định chất lượng: hồ sơ phịng cháy chữa cháy, hồ sơ an tồn giao thơng, hồ sơ an ninh trật tự….; lưu hồ sơ theo tên loại văn theo năm: kế hoạch, định, công văn, báo cáo, đề nghị… + Đặt tên văn lưu theo số văn đi, văn đến; sau trích yếu nội dung văn bản; lưu văn không để dấu tiếng Việt để tránh chương trình máy tính bị lỗi Khi cần tìm văn tơi cần đến thư mục lưu văn nhập số văn nhấn tìm kiếm, văn cần tìm nhanh chóng khơng cần nhập tên văn tốn thời gian hơn; trường hợp khơng nhớ số tơi nhập tên văn tìm kiếm Tơi lưu tên văn lưu theo số khơng giúp tơi tìm kiếm văn nhanh mà tiết kiệm thời gian ghi lịch làm việc cần ghi số văn ghi ngắn gọn nội dung cần báo cáo Không thế, việc lưu văn với số đứng phía trước giúp cho liệu lưu trữ hạn chế bị lỗi - Để tránh trường hợp máy bị hư bị nhiễm virus sử dụng ứng dụng Google Drive để lưu, lưu trữ liệu Sử dụng ứng dụng Google Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Drive để đồng liệu máy tính quan máy tính cá nhân nhà Google Drive giúp tự động lưu liệu lên mạng Internet, giúp ta làm việc dễ dàng mà không cần thiết bị lưu ngồi Khi cơng việc quan chưa hồn thiện nhà tơi tiếp tục làm công việc dang dở mà không cần gửi mail lưu vào usb…hoặc cần làm việc nhà (do nghỉ phép, nghỉ hộ sản dịch bệnh hạn chế đường) ta có đầy đủ liệu để làm việc Phần Kết Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nên gặt hái kết sau: - Mỗi cần tìm văn tơi khơng cần mở sổ quản lí văn đi, văn đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn sổ quản lý văn đi, văn đến, xem văn đăng ký vào ngày tháng năm Tìm kiếm kho lưu trữ ngày tháng năm đăng ký tìm văn theo yêu cầu Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin cần nhập nội dung vào tìm kiếm máy tính phần mềm văn cần tìm tiện lợi, tiết kiệm thời gian, công sức Hơn không lo văn bị thất lạc máy bị hư, virus cài đặt ứng dụng Google Drive - Tơi tiết kiệm nhiều thời gian khơng phải viết tay sổ quản lý văn đi, văn đến - Đa số văn scan gửi đường gmail báo cáo việc nhập trực tuyến nên tiết kiệm nhiều thời gian công sức lại - Việc chuyển giao văn bản, trao đổi thông tin với cá nhân, phận nhanh chóng, tiện lợi nhiều Tóm lại, nhờ ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Nó trở thành công cụ đắc lực giúp thực trao đổi, xử lý, chuyển giao, khai thác thông tin cách thuận lợi, nhanh chóng, kịp thời, xác giảm tải thời gian, công sức nhiều, tạo môi trường làm việc đại, giảm Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu 10 Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang giấy tờ, tiết kiệm chi phí góp phần phục vụ tốt công tác truyền tải thông tin đơn vị Đảm bảo thông tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu kịp thời, đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ công tác quản lý Phần Kết luận Tóm lược giải pháp Từ kết thu cho phép khẳng định: Muốn hồn thành tốt nhiệm vụ cần phải thực tốt nội dung sau: - Chúng ta phải xác định phải làm để công nghệ thông tin phát huy tối đa tiện ích - Khơng ngừng trau dồi trình độ chun mơn, trình độ tin học, học hỏi bạn đồng nghiệp, tham gia đầy đủ lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Phạm vi áp dụng - Ngay từ đầu năm học áp dụng đề tài để thực công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu mang lại kết khả quan - Nếu đem áp dụng cho trường bạn, nghĩ bạn phụ trách công tác văn thư dễ dàng sử dụng có sáng kiến hay hơn, hồn chỉnh q trình làm việc Kiến nghị - Phần mềm quản lý văn cần cập nhật văn quy phạp pháp luật ban hành có liên quan đến ngành giáo dục để cán quản lý nhân viên văn phòng kịp thời nắm bắt quy định mà thực - Sớm hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản, đến thời điểm có nhiều tính chưa sử dụng - Tổ chức tập huấn phần mềm quản lý văn cho nhân viên văn thư (Do dịch Covid-19 nên việc tập huấn phần mềm hoãn lại đến chưa mở lớp tập huấn) Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu 11 Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Trên báo cáo tóm tắt sáng kiến kinh nghiệm thân rút từ thực tế trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu, mong đóng góp ý kiến cấp lãnh đạo, ban ngành đồn thể để tơi thực nhiệm vụ nhà trường ngày tốt hơn./ Bình Lãng, ngày 19 tháng năm 2020 Người viết Phan Thị Thùy Trang Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu 12 Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang MỤC LỤC Phần Thực trạng đề tài…………………………………………… Trang Phần Nội dung cần giải quyết…………………………………… Trang Phần Biện pháp giải quyết………………………………………….Trang Không ngừng học tập, học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công nghệ thông tin…………………………………… Trang 2 Làm tốt công tác tham mưu với Hiệu trưởng nhà trường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư…………………Trang Sử dụng tốt phần mềm quản lý văn huyện Tân Trụ……………………………………………………………………….Trang Sử dụng ứng dụng Zalo, gmail công tác văn thư……………………………………………………………………….Trang Ứng dụng công nghệ thông tin để lưu, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu……………………………………………………………………….Trang Phần Kết quả…………………………………………………………Trang Phần Kết luận……………………………………………………….Trang 10 Tóm lược giải pháp……………………………………………Trang 10 Phạm vi áp dụng………………………………………………Trang 10 Kiến nghị………………………………………………………Trang 10 Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu ... hiệu Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Hình ảnh: ứng dụng zalo gửi văn cho cá nhân - Sử dụng chức gmail công tác văn. .. có thư có tính chất gấp, khẩn tơi xử lý kịp thời Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu Người thực hiện: Phan Thị Thùy Trang Ứng dụng công nghệ thông tin. .. tránh trường hợp máy bị hư bị nhiễm virus sử dụng ứng dụng Google Drive để lưu, lưu trữ liệu Sử dụng ứng dụng Google Một số biện pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư trường TH&THCS Nguyễn Văn Đậu