Nguyên lý kế toán

Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KlỂM KÊ TÀI SẢN 50 CHƯƠNG CHỨNG TỪ KỂ TOÁN VÀ KIỂM KÊ TÀI SẢN 2.1 CHỨNG TỪ KỂ TOÁN 2.1.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA CHỨNG TỪ KỂ TOÁN 2.1.1.1 Khái niệm Đê bảo đảm kê tốn cơng cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu hoạt động kinh tế, tài chính, cung câ'p thơng tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành quan Nhà nước, doanh nghiệp, tể chức cá nhân, cần thiết phải thực phương pháp chứng từ k ế toán, Điều Luật K ế toán Việt Nam quy định : "Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh té, tài phát sinh hồn thành, làm ghi số kế toán Nghiệp vụ kinh tế, tài hoạt động phát sinh cụ Lhể làm lãng, giảm đối tượng kế Loán đơn vị kê luán Việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành lên giấy tờ vật mang tin (băng từ, đĩa từ, ) theo quy định Luật Kế toán Việt Nam gọi lập chứng từ kế toán 2.1.1.2 Ý nghĩa chứng từ kế toán Chứng từ kế tốn có ý nghĩa lớn cơng tác quản lý kinh tế công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế bảo vệ tài sản đơn vỊ chứng từ kơ" tốn ghi Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ê tài sản 51 nhận đầy đủ, xác, kịp thời biến động tài sản, nguồn vốn trình sản xuất kinh doanh đơn vị xảy thời gian địa điểm khác Chứng từ sở đế phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi vào sổ kế tốn theo đơl tượng hạch tốn kê tốn cụ thể, đảm bảo tính pháp lý cho số liệu số kế toán số liệu thông tin kinh tế đơn vỊ Chứng từ kế tốn kiểm tra tính hợp lý hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ phát ngăn ngừa tượng vi phạm sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài Nhà nước ban hành, hành vi tham ơ, lãng phí tài sản nhằm bảo vệ tài sản đơn vỊ Chứng từ phương tiện thông tin để cấp truyền đạt mệnh lệnh thị công tác cho cấp vào cấp thực Chứng từ kế toán sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chứng từ Ngoài ra, chứng từ kế tốn cịn sở kiểm tra việc thực mệnh lệnh, thị cấp trên; sở để giải tranh chấp khiếu tố kinh tế tài có; thực kiểm tra kinh tế; kiểm tra kế toán đơn vị Như vậy, chứng từ kế tốn có ý nghĩa quan trọng cơng tác quản lý đơn vỊ Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng khâu sau cơng tác kế tốn thơng tin kế tốn Vì lập chứng từ kế tốn phải đảm bảo yêu cầu : trung thực, xác, kịp thời, đầy đủ nội dung phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp Với ý nghĩa trên, phương pháp lập chứng từ kế toán phải sử dụng tấ t đơn vỊ kế toán Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ẻ t i s ả n 52 2.1.2 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ VÀ CÁC YẾU T ố CỦA CHỨNG TỪ 2.1.2.1 Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phương tiện dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh q trình hoạt động kinh tế đơn vị Do tính chất đa dạng phong phú nội dung đặc điểm nghiệp vụ kinh tế tài nên chứng từ sử dụng để phản ánh bao gồm nhiều loại khác Để thuận tiện việc phân biệt, hiểu sử dụng loại chứng từ cách tôt quản lý kinh tế nói chung cơng tác kế tốn nói riêng cần thiết phải phân loại chứng từ Việc phân loại chứng từ kế toán dựa theo tiêu thức chủ yếu khác : trình tự lập chứng từ, công dụng chứng từ, địa điểm lập chứng từ • Căn vào trình tự lập chứng từ (hay tính pháp lý chứng từ) Theo cách phân loại chứng từ kế toán phân làm hai loại : - Chứng từ ban đầu (còn gọi chứng từ gốc - Source documents) : chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, Chứng từ gốc pháp lý ghi sổ kế toán, quản lý kiểm tra hoạt động kinh tế tài - Chứng từ tổng hợp : chứng từ dùng để tống hợp số liệu từ chứng từ gốc loại nhằm giảm bớt khôi lượng ghi chép sổ kê toán : chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc Đặc điểm chứng từ tổng hợp chi có giá trị pháp lý (sử dụng ghi sổ kế tốn thơng tin kinh tế) có chứng từ ban đầu kèm theo Ch.2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KlẩM KẺ TÀI SẦN ^ Cách phân loại giúp cho người làm công tác nghiên cứu công tác kê toán cụ thể nghiên cứu, xây dựng tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp đề giảm bớt sơ' lần ghi sổ kế tốn M ặt khác, xác định tầm quan trọng loại chứng từ mà có cách sử dụng bảo quản thích hợp • Căn vào công dụng chứng từ Chứng từ chia thành loại : - Chứng từ mệnh lệnh : loại chứng từ dùng để truyền đạt mệnh lệnh hay thị lãnh đạo cho phận cấp thi hành ; lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư, giấy đề nghị nhận tạm ứng ký duyệt Chứng từ chưa phải để ghi chép vào sổ kế toán - Chứng từ chấp hành (thực hiện) : chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế hồn thành : phiếu thu, phiếu chi, Chứng từ chấp hành chứng từ chấp hành kèm với chứng từ mệnh lệnh dùng làm ghi sổ kế toán - Chứng từ thủ tục kế toán : chứng từ tổng hợp phân loại nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo đối tượng hạch tốn kơ' toán cụ thể định để thuận tiện cho việc ghi sổ đối chiếu loại tài liệu Đây chứng từ trung gian, túy thủ tục kế toán nên phải kèm theo chứng từ ban đầu đầy đủ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp nghiệp vụ : chứng từ ghi sổ - Chứng từ liên hợp : loại chứng từ mang đặc điểm loại chứng từ nói : hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Tác dụng cách phân loại giúp cho kê toán biết loại chứng từ để ghi sổ loại chứng từ Ch.2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KIỂM k ẻ t i s ả n 54 sở để thực Đồng thời, giúp cho người quản lý biết cách làm th ế để tăng loại chứng từ liên hợp nhằm giảm bớt số lượng chứng từ • Căn vào địa điểm lập chứng từ Căn vào địa đểm lập chứng từ, chứng từ kế toán chia thành loại : chứng từ bên (nội bộ) chứng từ bên - Chứng từ nội : chứng từ lập phạm vi đơn vị kế toán, phận chứng từ bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, giải quan hệ nội đơn vị : bảng toán tiền lương, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, Một phận khác liên quan đến nghiệp vụ xảy đơn vị để giải mối quan hệ kinh tô' với bên ngồi : hóa đơn bán hàng, biên giao nhận TSCĐ, - Chứng từ bên : chứng từ phản ánh nghiệp vụ liên quan đến đơn vị kế toán lập từ đơn vị khác : hóa đơn bán hàng, hóa đơn cước vận chuyển, Phân chia chứng từ bên bên tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra xử lý nghiệp vụ k ế tốn • Căn nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh chứng từ Theo cách phân loại chứng từ liên quan đến nội dung sau : - Chứng từ lao động tiền lương - Chứng từ hàng tồn kho - Chứng từ bán hàng Ch.2 : CHỬNG TỪ KẾ TOÁN & KlỂM KÊ TÀI SẢN 55 - Chứng từ tiền mặt - Chứng từ tài sản cô' định Cách phân loại sở để phân loại, tổng hợp sô" liệu, định khoản để ghi sổ kế toán xác định thời hạn lưu trữ cho loại chứng từ • Căn vào số^ lần ghi nghiệp vụ kinh tế chứng từ Theo cách phân loại có chứng từ lần chứng từ nhiều lần - Chứng từ lần : loại chứng từ việc ghi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tiến hành lần sau chuyển vào ghi sổ kế toán phiếu thu, phiếu chi, biên kiểm kê quỹ - Chứng từ nhiều lần : chứng từ ghi loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần Sau lần ghi, số thường cộng dồn tới giới hạn xác định trước khơng sử dụng tiếp chuyển vào ghi sổ kế toán phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức, phiếu theo dõi thực hợp đồng giao khoán, Cách phân loại giúp cho việc lựa chọn loại chứng từ thích hợp cho loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt số lượng chứng từ • Căn vào hình thức chứng từ - Chứng từ giấy : Là chứng từ kế toán phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành giấy tờ Ch.2 : CHỬNG TỪ KẾ TOÁN & KIỂM k é t i s ả n 56 - Chứng từ điện tử : Là chứng từ kế tốn mà nội dung thể dạng liệu điện tử mã hóa mà khơng có thay đổi nội dung chứng từ trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin : băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán Chứng từ điện tử dùng kế toán thể dạng liệu điện tử : băng từ, đĩa từ, thẻ tốn, mạng truyền tin • Căn vào quy định Nhà nước Theo quy định Nhà nước, hệ thơng chứng từ kế tốn gồm loại : - Hệ thống chứng từ kế tốn thơng bắt buộc : hộ thông chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có u cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Chứng từ kế toán bắt buộc gồm mẫu chứng từ quy định mà đơn vỊ bắt buộc phải thực theo mẫu thông nhất, theo phương pháp lập, trình tự xử lý chứng từ bắt buộc áp dụng cho đơn vị kế tốn cụ thể Các chứng từ bắt buộc có mẫu chứng từ đặc biệt : Séc, lệnh chuẩn chi, lệnh chuyền tiền, ủy nhiệm chi, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, cơng trái, loại hóa đơn bán hàng chứng từ đặc biệt khác - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn : chứng từ chủ yếu sử dụng nội đơn vị Chứng từ kế toán hướng dẫn gồm chứng từ quy định thành mẫu đơn vị kế tốn thực theo nguyên phép bổ sung thêm, bớt sô' tiêu cho phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vỊ phải đảm bảo đầy đủ nội dung chứng từ kế tốn Ví dụ : phiếu làm thêm giờ, biên kiểm nghiệm Ch.2 : CHỬNG TỪ KỂ TOÁN & KlỂM KÊ TÀI SẢN 57 2.1.2.2 Nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chứng minh cho hoạt động kinh tế tài xảy đơn vị sở ghi số kế tốn thơng tin kinh tế nên chứng từ chứa đựng tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế (nội dung, thời gian, địa điểm ) Mặc dù nghiệp vụ kinh tế phát sinh rấ t đa dạng, theo chứng từ đơn vị đa dạng nội dung chứng từ chia thành nhóm nội dung chủ yếu nội dung bổ sung - Các nội dung chủ yếu : Là nội dung bắt buộc phải có chứng từ Sự vắng m ặt nội dung nội dung chủ yếu làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ không đẩm bảo tin cậy Điều 17 Luật K ế tốn quy định, chứng từ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau ; + Tên sơ" hiệu chứng từ kế tốn : tên chứng từ thường phản ánh khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế : hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho Tên sô' hiệu chứng từ giúp cho việc phân loại chứng từ tổng hợp số liệu nghiệp vụ kinh tố p h t sinh loại dễ d àn g BỞ th an h tra kinh tế tài + Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn ; yếu tố giúp cho việc ghi chép, đối chiêu, kiểm tra sô" liệu m ặt thời gian hoạt động kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành dễ dàng, khoa học, hạn chế nhầm lẫn, sai sót + Tên, địa đơn vỊ cá nhân lập chứng từ kế tốn : yếu tơ" giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra, tra địa điểm hoạt động kinh tế tài phát sinh thực 58 _ Ch.2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KIỂM k ẻ t i s ầ n Sự hoàn thành, xác định trách nhiệm đơn vị nghiệp vụ kinh tế tài chính, để chi tiết hóa hay phân loại nghiệp vụ theo đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ để ghi số kê toán đắn quản lý có hiệu nghiệp vụ kinh tế + Tên, địa đơn vỊ cá nhân nhận chứng từ kế toán : sở xác định đối chiếu tra địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài + Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh : yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế nghiệp vụ chứng từ, giúp cho việc kiểm tra tính chất hợp pháp nghiệp vụ kinh tế đồng thời để lập định khoản kế tốn xác + Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số Riêng tổng số tiền chứng từ kế tốn phải ghi sơ' chữ Yếu tô" giúp kiểm tra mức độ thực sở để tổng hợp số liệu ghi vào sổ kế toán + Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế toán : yếu tố đảm bảo tính chất pháp lý chứng từ ghi vào sổ kế toán để quy trách nhiệm - Các nội dung bổ sung : Bên cạnh nội dung chủ yếu, chứng từ cịn có nội dung bổ sung đáp ứng u cầu quản lý ghi sổ kế toán Các nội dung bổ sung thường có : Định khoản, hình thức toán, thời gian toán Sau số mẫu chứng từ kế toán : Ch,2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KIỂM k ẻ t i s ả n 59 Mẫu 2.1 : Phiếu thu Đơn vị ; Địa : M au s ố : -T T (Ban hành theo QĐ số 15 /2 0 / QĐ-BTC ngày /3 /2 0 Bộ trưởng BTC) P H IẾ U T H U Quyển sô : N gày t h n g năm Số : Nợ ; Có : Họ tên người nộp tiền : , Địa : Lý nộp : Sô' tiền ; (Viết chữ) : Kèm theo : Chứng từ gốc N g y th n g n ă m Giắm đô"c K ế toán trưởng Người nộp liền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tèn, (Ký, họ tên) (Kỷ, họ tèn) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Đă nhận đủ sô' tiền (Viết chừ) : + Tỷ giá ugoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : + Sô' tiền quy đổi : (Liên gửi ngồi phải đóng dâu) Ch.2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KlẩM KẺ TÀI SẢN 63 Như trình bày, chứng từ khâu quan trọng q trình kế tốn Có thể nói chất lượng cơng tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chất lượng chứng từ kế tốn Vì vậy, lập chứng từ kế tốn cơng việc cần quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp chứng từ, tuân theo nguyên tắc lập phản ánh thật nghiệp vụ kinh tế 2.1.3 TRÌNH Tự xử LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN ng từ Tùy theo yêu cầu quản lý mà chứng từ lập nhiều nơi khác (do đơn vỊ lập tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài), tấ t chứng từ phải chuyển giao cho phận kế toán sau nghiệp vụ kinh tế thực Khi nhận chứng từ, kế toán đơn vị phải tiến hành xử lý luân chuyển chứng từ theo quy định kế toán trưởng, bao gồm bước sau 2.1.3.1 Kiểm tra chứng từ Kiểm tra hình thức ; nhận chứng từ, kế toán phải kiểm tra theo nội dung sau : - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực tiêu phản ánh chứng từ - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh - Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế tài Khi kiểm tra chứng từ phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài Nhà nước phải từ chối thực hiện, đồng thời báo cáo cho thủ trưởng đơn vị Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ê 64 tài s ản kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh sau dùng làm ghi sổ, thông tin kinh tế Việc kiểm tra chứng từ có tác dụng phát sai sót vơ tình, tượng cố ý, giả mạo nên có ý nghĩa quan trọng việc đấu tranh bảo vệ tài sản đơn vị 2.1.3.2 Hoàn chỉnh chứng từ Là việc ghi giá chứng từ (đôl với loại chứng từ có yêu cầu này), phân loại, tổng hợp số liệu chứng từ loại (lập chứng từ tổng hợp) lập định khoản kế tốn Mục đích làm cho việc ghi chép vào sổ kế toán thuận lợi nhanh chóng 2.1.3.3 TỔ chức luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán sau kiểm tra hoàn chỉnh cần tổ chức luân chuyển chứng từ tới phận có liên quan đế phục vụ cho thông tin kinh tế, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán lưu trữ Chứng từ có nhiều loại, tùy theo loại chứng từ mà kế tốn trưởng đơn vị tổ chức trình tự luân chuyển phù hợp theo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho công tác kế toán Để luân chuyển chứng từ việc ghi sổ kế toán hợp lý, nề nếp kế toán trưởng đơn vỊ cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ dạng sơ đồ cho loại chứng từ quy định đường chứng từ, thời gian cho bước luân Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ẻ t i s ả n 65 chuyển nhiệm vụ nhân viên nhận chứng từ cuối chứng từ bảo quản lưu trữ đâu 2.1.3.4 Bảo quản lưu trữ chứng từ Chứng từ kế toán tài liệu gốc chứng minh cho số liệu ghi sơ kê" tốn thơng tin kinh tơ”, có giá trị pháp lý nơn q trình sử dụng lưu trữ, chứng từ kê" toán phải bảo quẩn đầy đủ, an tồn tránh hư hỏng, mát để cần có sớ để đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán phái phân loại theo nội dung kinh tế xếp theo thứ tự thời gian Sau sử dụng đế’ ghi số, chứng từ kế tốn phải đóng thành tập, ngồi tập ghi tôn chứng từ, t h n g năm từ s ố đôVi sỏ Các lập chứng từ lưu trữ phận kơ' tốn vòng tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm, sau chuyền vào lưu trữ theo quy định pháp luật Chỉ quan Nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ tịch thu quan Nhà nước có thấm quyền phái chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại obứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tôn, đóng dâu Đơì với chứng từ điện tử, bảo quản, lưu trữ quản lý tài liệu kế tốn dạng ngun mà tạo ra, gửi nhận phải có đủ phương tiện truy cập đé sử dụng cần thiết Chứng từ kế toán đơn vỊ kế toán thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh phải lưu trữ theo thời hạn sau : - Tối thiểu năm tính từ kết thúc niên độ kế toán chứng từ kơ' tốn khơng sử dụng trực tiếp đố ghi KƠ 66 Ch.2 : CHỬNG TỪ KỂ TỐN & KIỂM k ẻ t i s ả n kế tốn lập báo cáo tài : Phiốu nhập kho, phiỏu xuất kho, phiêu thu phiếu chi, lưu phịng ban khác mà khơng lưu tập tài liệu kê tốn cùa phịng kê tin - Đơn 10 năm địi với chứng từ kê^ tốn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sơ kơ' tốn b;ío cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật quy định khác 2.1.3.5 Ví dụ trình tự xử lý luân chuyển chứng từ • Phiếu thu Phiếu thu dùng đế xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, để thủ quỹ thu tiền, ghi số quỹ chuyên cho kỏ toán ghi sổ kế toán Mọi khoản tiền nhập quỹ, ghi số phải cổ phiếu thu Trình tự xử lý luân chuyển Phiếu thu tiền m ặt sau : - Phiếu thu kế toán toán (người lập phiếu) lập thành ba liên (đặt giấy than viết lần) - Kê toán toán ký - Chuyển phiêu thu cho kế toán trưởng ký duyệt - Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiồn ký vào phiếu thu - Thủ quỹ nhận tiền, ghi số tiền đâ nhận chữ ký vào phiếu thu Ba liên phiếu thu phân chia luân chuvén sau ; Một liên lưu phiếu thu (cuống); liên người nộp tiền giữ : đơn vỊ liên nàv chứng minh nộp tiền; ngồi đơn vị liên đưực trao cho phận kê toán đơn vỊ càn chứng minh dã nộp tiồn Ch.2 : CHỬNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ê t i s ả n 67 theo (lúng phiêu chi; mộL liên thú quỷ đô lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp phiếu thu chứng từ gốc kịm theo giao cho kê' tốn viên ghi sơ kế lo;ín Sau kế tốn viên ghi sỏ xong, phiêu Lhu báo quán phòng kê tốn năm hơt năm đưực chun sang lưu trữ • Hóa đofn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ phái lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng Hóa đơn đê người bán xuất kho sản phẩm, tính khơi lượng dịch vụ cung câ'p cho người mua có thê’ gọi hóa đơn hóa đơn kiơm phiếu xuâ"t kho Đối vứi người mua hàng, hóa đơn đế toán, tiến hành thủ tục nhập kho, pháp lý để vận chuyển hàng hóa đường Nếu khơng có hóa đơn hàng hóa vận chuyển đường có thề’ coi bất hợp pháp Bộ Tài quv định mẫu hóa đơn, tố chức in, phát hành sử dụng hóa đơn bán hàng Trường hợp tổ chức cá nhân tự in hóa đơn bán hàng phải quan tài có thẩm quyền chấp thuận băng văn trước thực Trình tự xử lý luân chuyến Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) : - Hóa đơn phận kế toán phận kinh doanh lập thành liên (đặt giấy than viết lần) - người lập phiếu ky - Chuyển hóa đơn cho kế tốn trưởng thủ trưởng đơn vỊ ký duyệt Nếu hóa đơn toán tiền ngay, phải đến phận kế toán làm thủ tục nộp tiền (tiền mặt, séc) - Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm - ký vào hóa đơn, 68 Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ê t i s ả n vận chuyền, dịch vụ cơng việc vận chuyổn, dịch vụ hoàn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hóa đơn Ba liên phân chia luân chuyến sau : Một liên lưu quyển; liên giao cho khách hàng liên thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày định kỳ chuyên cho phận kế toán để ghi sổ 2.2 KIÊM KÊ TÀI SẢN 2.2.1 KHÁI NIỆM VÀ TÁC DỤNG CỦA KIỂM k ê 2.2.1.1 Khái niệm vể kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản phương pháp kê toán, thực việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiếm kơ đô kiêm tra, đối chiếu với sô" liệu sổ kế toán Chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp pháp lý tin cậy ghi sổ sách kế tốn Nhưng sơ" liệu số kế tốn với thực tế phát sinh chênh lệch : - Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa ) bị tác động mơi trường tự nhiên làm cho hư hao, hỏng trình bảo quản - Lầm lẫn m ặt chủng loại, thiếu xác m ặt số lượng nhập, xuất, thu, chi cân, đong, đo, đêm khơng xác - Lập chứng từ tính tốn ghi chép sổ kế tốn có sai sót - Các hành vi gian lận, tham ô, gây m ất m át tài sản vơ trách nhiệm, trình độ quản lý kém, Một yêu cầu kế toán ghi chép tính tốn sơ liệu tình hình biến động tài sản phải xác, tức Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ế t i s ả n 69 số liệu tài sản sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có thời điểm tương ứng Do đó, định kỳ phải kiểm tra tài liệu sổ kế toán kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiếm tra tài sản thực tế, đối chiếu với số liệu sổ kế tốn, phát chênh lệch, tìm ngun nhân, xử lý điều chỉnh số liệu trôn số cho phù hợp với tài sản thực tế 2.2.1.2 Tác dụng kiểm kê Kiêm kê có tác dụng ngăn ngừa tượng tham ơ,-lãng phí làm thất tài sản, tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm người quản lý tài sản Kiếm kê giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu tình hình thực tế Thơng qua kết kiểm kê, lãnh đạo đơn vỊ nắm xác số lượng, chất lượng tài sản có, phát tài sản ứ đọng, tình hình vốn bị chiếm dụng thời hạn thỏa thuận để có biện pháp giải thích hợp nhằm nâng cao hiệu sử dụng vô"n 2.2.2 PHÂN LOẠI KIỂM k ê 2.2.2.1 Căn vào phạm vi kiểm kê Căn vào phạm vi kiểm kê, kiểm kê chia thành hai loại : kiểm kê toàn diện kiểm kê phần - Kiểm kê toàn diện kiểm kê toàn loại tài sản đơn vị : TSCĐ, vật tư, thành phẩm, Loại kiểm kê năm tiến hành lần vào cuối kỳ kế tốn năm, trước lập báo cáo tài - Kiểm kê phần kiểm kê loại tài sản số loại tài sản định đơn vị, phục vụ yêu cầu quản lý hay có nghiệp vụ bàn giao tài sản 70 Ch.2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KlỂM KÊ TÁI SẢN 2.2.2.2 Căn theo kỳ hạn kiểm kê Căn theo kỳ hạn tiến hành kiểm kô, kiểm kô chia thành hai loại : kiểm kê định kỳ kiểm kê bất thường - Kiểm kê định kỳ kiểm kê theo kỳ hạn quy định trước : kiểm kê hàng ngày tiền mặt, hàng tháng đỏi với vật tư, hàng năm toàn tài sản đưn vị trưck lập báo cao tài - Kiểm kê bất thường kiểm kê kỳ hạn quy định Kiểm kê bất thường xảy : Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khốn, cho th doanh nghiệp; chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; xảv hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường; đánh giá lại tài sản theo định quan Nhà nước có thẩm quyền 2.2.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM k ê Kiểm kê công tác liên quan đến nhiều người, nhiều phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phịng ban gián tiếp ) Khối lượng cơng việc lớn địi hỏi hồn thành khẩn trương khoảng thời gian ngắn nên cần tổ chức lãnh đạo chặt chẽ với tham gia nhiều người đơn vị Ban kiểm kê thủ trưởng đơn vị lãnh đạo định người tham gia Kế toán trưởng giúp thủ trưởng đơn vỊ việc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho người tham gia kiểm kê, vạch kế hoạch kiểm kê, giám sát trình kiểm kê xử lý kết kiểm kê Trước tiến hành kiểm kê, kế toán phái hoằn thành việc ghi sổ tất nghiệp vụ phát sinh, tiến hành khóa sổ thời điểm kiểm kê, nhân viên quản lý tài sản cần xếp lại tài sản theo loại, có trậ t tự, ngăn nắp để kiểm kê thuận tiện, nhanh chóng Ch.2 : CHỨNG TỪ KẺ' TOÁN & KlỂM KẺ TÀI SẢN Ị l Thực kiểm kê ; lùy theo đối tượng mà có phương thức tiến hành phù hợp Kiểm kê vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, TSCĐ) tiền mặt chứng khốn có giá trị tiền nhân viên kiểm kê cân, đo, đong, đơ'm chỗ, có chứng kiến người chịu trách nhiệm quản lý tài sản Đối với kiểm kê vật, cần tiến hành theo trình tự định trước đế tránh kiểm kơ trùng lắp ihiếu sót Ngồi việc cân, đo, đong, đếm số lượng cần quan tâm đánh giá chất lượng vật, phát trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém, m ất phấm chất Đối với tiền gửi ngân hàng, tài sản toán tài sản khác thuộc sờ hữu quản lý đơn vỊ nằm bên đơn vị, nhân viên kiêm kê đơi chiếu với sơ liệu đơn vị với sò liệu cùa ngán hàng đơn vỊ có quan hộ tốn đơn vỊ có liên quan Đối chiếu trước hết sơ' dư (số lại thời điểm kiểm kê) sổ kế tốn hai bên Nơu phát sinh chênh lệch phải đối chiếu khốn để tìm ngun nhân điều chỉnh sửa sai cho khớp số liệu hai bên Việc kiểm kê phải phản ánh thực tơ' tài sán, nguổn hình Lliành Lài sảii Người lập ký báo cáo lổng hựp kết kiểm kê phải chịu trách nhiệm kêt kiểm kô Kết kiểm kê phản ánh trôn văn bán, có chữ ký trưởng ban kiểm kê, nhân viên quán lý tài sán đối tượng khác liên quan thoo quy định pháp luật (Xem mầu 2.4 mầu 2.5) 72 Ch,2 ; CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ê t i s ả n Mau 2.4 : Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sán phẩm, hàng hóa Dơn vị : Bộ phận : Mẩu sô' ; -V T (Ban hành theo QĐ số Ỉ / 0 / Q D -BTC ngày /0 /2 0 cùa Bộ triủỳng BTC) B I Ê N B Ả N K IỂ M K Ê V Ậ T T Ư , CÔNG C Ụ , SẢN PH Ẩ M , HÀNG HÓA Thời điếm kiểm kê ; ngày tháng năm - Ban kiểm kê gồm : Ông/ Bà Chức vụ : Đại diện Trưởng ban Ông/ Bà Chức vụ : Đại diện Uy vién Ông/ Bà Chức vụ : Đại diện Uy vién Đả kiểm kê kho có mặt hàng đáy : Tên, nhản hiệu, STT quy cách vậỉ tư, dụng cụ A Mã ĐVT SỐ Theo sổ Theo Đơn kế toán kiểm kê giá SL TT SL TT B c D Cộng X X X X X Chênh lệch Thừa Thiếu SL TT SL X Phẩm chất X Còn Kém Mất tốt phẩm phẩm TT 100% chất chất 10 11 12 X X X N g y th n g năm Giám đơ’c K ế tốn trưởng (Ý kiến giải số* chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ kho Trưởng ban kiếm kê (Ký, họ tẽn) (Ký, họ tẽn) Ch.2 : CHỬNG TỪ KẾ TOÁN & KIỂM k ê t i s ả n 73 Mầu 2.5 Dơn vị ; Mẫu sô": 08a - TT Địa : (Ban hành theo QĐ số Ĩ5 / 0 / QĐ-BTC ngày /0 /2 0 Bộ trưởng BTC) BẢNG K IỂM K Ê QUỶ (Dùng cho VND) Hòm nay, vào ngày tháng năm Chúng gổm : Số: - Ỏng/Bà đại diện kê tốn - Ơng/Bà đại diện thủ quỹ - Ông/Bà đại diện Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết sau : STT Diễn giải Sỏ' iượng (tờ) Số tiển A B II Sô dư theo sổ quỹ : Sô' kiểm kê thực tế Trong : - Loại - Loai - Loại lỉl Chênh lệch (III = - 1 ) ! X X X - Lý : + Thừa : + Thiếu : - Kết luận sau kiểm kê quỹ : K ế toán trưởng (Ký, họ tẽn) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người chịu trách nhiệm kiếm quỹ (Ký, họ tên) 74 Ch.2 : CHỨNG TỪ KẺ' TOÁN & KlỂM KẺ TÀI SẦN Sau kiếm kô tài sản, đơn vị kê” tốn phái lập báo cáo tơng hợp kết kiểm kê Trường hợp có chơnh lệch số liệu thực tế kiểm kê với sô” liệu ghi số kơ" tốn, đơn vị kế tốn phải xác định nguyên nhân phản ánh sô" chênh lệch kêt quà xử lý vào số kế toán trước lập báo cáo tài CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯNG % Phân biệt chứng từ kê toán lập chứng từ kê toán ? yêu cáu việc lập chứng từ kế toán ? Tác dụng chứng từ kê toán ? Tại phải phân loại chứng từ kế toán ? Xem mẫu chứng từ xếp vào nhóm chứng từ ? Phân biệt chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Các nguyên tắc lập chứng từ kê toán ? Tại cần tuân tliu nguyên tắc ? Kiểm kê kế tốn ? Tại phải kiểm kê kế tốn ? Tại nói kiểm kê góp phần bảo vệ tài sản đơn vỊ kế tốn ? Vai trị kế tốn công tác kiểm kê ? Kiểm kê tiền m ặt kiểm kê tiền gửi ngân hàng có điểm khác biệt ? :A7.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIEM KÉ TÀI SẢN 75 BÀI TẬP CHƯƠNG BÀI 2.1 : Đơn vị A bán cho công ty B số sản phẩm, tốn sau tháng Hàng hóa bên giao nhận xong bao gồm ; - Ti vi : 50 chiếc, giá vốn triệu/chiếc; giá bán chưa có thuế GTGT 4,6 triệu/chiếc - Cassette : 100 chiếc, giá vốn triệu/chiếc; giá bán chưa có thuế GTGT 1,3 triệu/chiếc - Tủ lạnh : 80 chiếc, giá vốn triệu/chiếc; giá bán chưa có thuê GTGT 3,6 triệu/chiếc Các loại hàng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) với mức thuế suất chung 10% Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khâu trừ Mẩu : HÓA ĐƠN (GTGT) H Ó A Đ Ơ N (G T G T ) Mẫu số 01-GTKT-LN Liên ( ) Số : N g y th n g năm Đơn vị bán hàng ; Địa : MS : DD 1111IIII ũ c u íỉọ tên người mua hàng : Hình thức tốn : MS : CD CriTI f ] ] ũ CEI 76 Ch.2 -CHỬNG Từ KẾ TOÁN & KIỂM k é t i s ả n STT Tên hàng hóa, dỊch vụ Đơn vj tính SỐ lượng Đơn giá Thành tiền A B D 3=1x2 Cộng tiền hàng : Thuế suất GTGT : ^/c Tiền thuế GTGT : Tổng cộng tiền toán Số tiền viết chừ Người mua hàng (Ký, ghi rô họ tên) Ngườỉ bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tẽn, dóng dấu) Y cầu : Lập "Hóa đơn (GTGT)" đơn vỊ A (theo mẫu cho trước) Chỉ rõ yếu tố bắt buộc bổ sung chứng từ Cho biết : Cơng ty A tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ BÀI 2 : Dựa vào thông tin cho : Lập "Phiếu nhập kho" công ty B (theo mẫu cho trước) Chỉ rõ yếu tố bổ sung bắt buộc chứng từ Tài liệu bõ sung : - Hình thức tốn chuyển khoản - C ơng ty B tính th u ế GTGT theo phương pháp khấu trừ Ch.2 : CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & KIỂM k é t i s ả n 77 M ầu phiếu nhập kho : Dơn vị : P H IẾ U N H ẬP KHO Ngày tìiúìiiị năm Số : Nợ Có l l ọ lõii người gi a o ; Theo s ố ngày tháng năni Nhập kho : dịa điếm : Tèn, nhãn hỉệu, quy cách, STT phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phâm« hàng hóa A B Mẳ số c Đơn vị tính D Số iượng Đơn Theo Thực giá chứng tử nhập Thành tiền Cộng Tổng sơ* tiền (viẽt chữ) ; Sị' chứng từ gốc kèm theo : N ịỉày thang nam Người !ập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tẽnì (Ký,họ ten) (Ký,họ K ế tốn trướng (hoẠc hộ phạn có nhu cáu nhập) tòn) (Ký, họ tên) ... kế toán phải sử dụng tấ t đơn vỊ kế toán Ch.2 : CHỨNG TỪ KỂ TOÁN & KIỂM k ẻ t i s ả n 52 2.1.2 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ VÀ CÁC YẾU T ố CỦA CHỨNG TỪ 2.1.2.1 Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế toán. .. chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán Chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút mực Khơng ký chứng từ kế tốn mực đỏ, bút chì đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chứng từ kế toán lập... số kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán phải hủy bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai - Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán