Nâng cao chất lượng công tác mua sắm tại công ty halliburton international gmbh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ĐỖ HỒNG QUN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC MUA SẮM TẠI CÔNG TY HALLIBURTON INTERNATIONAL GMBH LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội – 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ĐỖ HOÀNG QUYÊN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC MUA SẮM TẠI CÔNG TY HALLIBURTON INTERNATIONAL GMBH Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60340102 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CAO TÔ LINH Hà Nội – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan viết luận văn cách độc lập không sử dụng nguồn thông tin hay tài liệu tham khảo khác ngồi tài liệu thơng tin liệt kê phần danh mục tài liệu tham khảo luận văn Những phần trích đoạn hay nội dung lấy từ nguồn tham khảo liệt kê phần danh mục tài liệu tham khảo dạng đoạn trích dẫn hay lời diễn giải luận văn kèm theo thông tin nguồn tham khảo rõ ràng Bản luận văn chưa xuất chưa nộp cho hội đồng khác chưa chuyển cho bên khác có quan tâm nội dung luận văn Hà Nội, ngày tháng… năm 2017 Học viên Đỗ Hoàng Quyên i MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC ii LỜI CẢM ƠN iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC CÁC BẢNG vi DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ vii LỜI NÓI ĐẦU viii CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA SẮM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm vai trị cơng tác mua sắm doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm mua sắm 1.1.2 Vai trò mua sắm doanh nghiệp 1.2 Quy trình mua sắm doanh nghiệp 1.3 Các tiêu chí đo lƣờng chất lƣợng cơng tác mua sắm doanh nghiệp 12 1.4 Các yêu tố ảnh hƣởng đến chất luợng công tác mua sắm doanh nghiệp 15 1.5 Các định hƣớng phát triển công tác mua sắm doanh nghiệp 21 Kết luận chƣơng 23 CHƢƠNG 24 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CƠNG TÁC MUA SẮM TẠI CÔNG TY HALLIBRUTON INTERNATIONAL GMBH 24 2.1 Giới thiệu công ty dịch vụ dầu khí Halliburton International GmbH 24 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 24 2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động công ty 25 2.1.3 Mơ hình tổ chức 26 ii 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng 26 2.1.5 Ngành nghề môi trƣờng kinh doanh công ty 30 2.1.6 Kết kinh doanh công ty 32 2.2 Phân tích đánh giá tình hình mua sắm cơng ty thời gian qua 34 2.2.1 Tình hình kết mua sắm theo mặt hàng chủ yếu 34 2.2.2 Tình hình kết mua sắm cơng ty theo nguồn hàng 36 2.2.3 Tình hình kết mua sắm theo phƣơng thức mua 40 2.2.4 Tình hình kết mua sắm theo thời gian 41 2.2.5 Tình hình kết mua sắm theo quy trình mua sắm 42 2.3 Cácyếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác mua sắm công ty 58 2.4 Một số nhận xét thực trạng công tác mua sắm công ty Halliburton International GmbH 60 2.4.1 Những ƣu điểm 60 2.4.2 Những hạn chế 61 2.4.3 Những thách thức thời gian tới 62 Kết luận chƣơng 64 CHƢƠNG 65 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC MUA SẮM TẠI CÔNG TY HALLIBURTON GMBH 65 3.1 Phƣơng hƣớng nhiệm vụ công ty thời gian tới 65 3.1.1 Phƣơng hƣớng công ty thời gian tới 65 3.1.2 Định hƣớng công tác mua sắm công ty thời gian tới 65 3.2 Một số phƣơng hƣớng nhằm nâng cao công tác quản trị mua sắm công ty thời gian tới 65 Kết luận chƣơng 82 KẾT LUẬN 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 iii LỜI CẢM ƠN Tác giả xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, Cô giáo trường Đại học Bách khoa Hà Nội trang bị cho tác giả kiến thức làm tảng để tác giả nghiên cứu, xây dựng đề tài luận văn: “ Halliburton International GmbH” để đề tài nghiên cứu tác giả triển khai tốt thực tiễn Tác giả xin đặc biệt gửi lời cảm ơn đến thầy giáo TS.Cao Tơ Linh tận tình bảo, truyền đạt kiến thức giúp đỡ tác giả hoàn thành tốt luận văn Tác giả xin chân thành cám ơn lãnh đạo, trưởng phịng/ban/xưởng cơng ty dịch vụ dầu khí Halliburton International GmbH tạo điều kiện cho tác giả suốt thời gian tác giả nghiên cứu thực luận văn Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Đỗ Hoàng Quyên iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt BOM DG ERP FCA HSN IATA MPA MPI MRP PO PR PTE PTSC QC RFP RFQ SAP SCRR SSJ STT SXKD SXSP Từ hoàn chỉnh Bill of material Dangerous good Enterprise resource planning Free carrier Halliburton supplier net International Air Transport Association Master purchasing agreement Magnetic Particle Inspection Material Requirements Planning Purchasing order Purchasing requisition Payment term exception Petrovietnam Technical Services Corporation Quality control Request for proposal Request for quotation System application programing Saving cost reduction report Sole/Single Source justification Số thứ tự Sản xuất kinh doanh Sản xuất sản phẩm v DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Sơ đồ trình mua sắm doanh nghiệp .4 Bảng 2.1 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2014 2015 .32 Bảng 2.2 Kết mua sắm theo mặt hàng chủ yếu 34 Bảng 2.3 Kết mua sắm theo nguồn hàng 36 Bảng 2.4 Kết mua sắm theo Phương thức mua sắm 40 Bảng 2.5 Kết mua sắm theo thời gian 41 Bảng 2.6 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 44 Bảng 2.7 Bảng thống kê số lượng nhà cung cấp HSN 51 Bảng 2.8 Bảng thống kê doanh số tiết kiệm từ công ty BASF 51 Bảng 2.9 Bảngthống kê doanh số tiết kiệm năm 2014 2015 55 Bảng 3.1 Bảng mẫu yêu cầu mua sắm 67 Bảng 3.2 Đề xuất tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp .69 Bảng 3.3 Bảng tổng kết đánh giá nhà cung cấp 72 Bảng 3.4 Tỷ lệ giảm giá đề xuất .77 Bảng 3.5 Bảng tính thiệt hại thay đổi thời gian toán 78 Bảng 3.6 Báo cáo theo dõi đơn hàng 80 vi DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1.1 Giao diện PO mẫu Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty Halliburton International GmbH 26 Hình 2.2 Hình mẫu thể tồn kho hàng hóa 39 Hình 2.3 Quy trình xác định nhu cầu mua sắm 43 Hình 2.4 Hình MRP mẫu 46 Hình 2.5 Hình Single/Sole source mẫu .47 Hình 3.1 Hình mẫu Source list 71 vii LỜI NÓI ĐẦU Cơ sở khoa học thực tiễn đề tài Trong năm qua kinh tế nước ta chuyển hoá mạnh mẽ sang chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có quản lý nhà nước.Các doanh nghiệp quốc doanh muốn đứng vững thị trường phải nắm vững nhu cầucủa khách hàng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầuđó Tuy nhiên khơng phải ngẫu nhiên mà có phát triển vậy, địi hỏi phải có tư duy, hiểu biết định vận hành môi trường cạnh tranh kinh tế Việt Nam.Đối với doanh nghiệp vai trò người laođộng quan trọng, điều kiện để tồn phát triển Một người lãnh đạo tài năng, đốn dẫn tới doanh nghiệp vượt qua khó khăn đồng thời đưa doanh nghiệp phát triển, tồn diện.Chính mà việc nâng cao hiệu công tác quản trị có cơng tác quản trị mua sắm vô quantrọng Trong thời gian làm việc công ty Halliburton International Gmbh, nhận thấy công ty công ty đa quốc gia nỗ lực giành ưu cạnh tranh thị trường dịch vụ dầu khí Việt Nam, để đạt mục tiêu này, cơng ty có nhiều thay đổi phương thức kinh doanh mình, thay đổi phương thức đối ngoại, phương thức tiêu thụ nhiên hoạt động mua sắm chưa đựơc quan tâm thực Đây vấn đề mà không cơng ty mà gần tồn hầu hết doanh nghiệp thuộc lĩnh vực cung ứng dịch vụ dầu khí.Hoạt động mua sắm quan tâm đến hoạt động kinh doanh hoạt động sản xuất tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.Các doanh nghiệp quan tâm đến hoạt động bán hàng quan tâm đến hoạt động mua sắm tiết kiệm chi phí mua sắm doanh nghiệp.Vì việc mua sắm chưa đánh giá tương xứng với vai trị nó.Trong đó, mua sắm lại khâu tiên quyết, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển.Mua sắm nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán viii quy mô nhà cung cấp, tránh trường hợp nhà cung cấp trẻ thiếu kinh nghiệm nhân lực cho dự án lớn Nhân viên mua sắm yêu cầu nhà cung cấp gửi báo cáo tài khoảng hay năm gần để xem xét trình hoạt động nhà cung cấp.Tiêu chí đánh giá HSE lại đóng vai trị quan trọng dịch vụ thuê ngoài, cung ứng nhân lực làm việc trực tiếp sân bãi công ty Đặc điểm ngành yêu cầu cao an tồn lao động an tồn mơi trường Tiêu chí địi hỏi nhà cung cấp phải đáp ứng yêu cầu bảo hộ lao động, chứng làm việc chuyên biệt với hoạt động liên quan đến thuốc nổ, điện, phóng xạ, v.v Người làm cơng tác mua sắm u cầu nhà cung cấp đưa chứng an toàn mà họ đào tạo cho nhân viên mình, chứng tay nghề có liên quan Ví dụ: xem xét thuê công ty vận chuyển hóa chất xếp vào nhóm DG (Dangerous Good), nhân viên thu mua phải xem xét công ty mà cung ứng nhân viên phụ trách vận chuyển có chứng cho phép thao tác hàng DG cấp IATA (International Air Transport Association) Việc xem xét đến tiêu chí HSE quan trọng nên lưu ý từ lựa chon nhà cung cấp.Tiêu chí đánh giá dựa số lượng khách hàng thân thiết nhà cung cấp cần xem xét.Biết khách hàng qua giao dịch nhà cung cấp giúp người mua phán đốn phần uy tín họ.Số lượng khách hàng thường xuyên đặt hàng nhiều chứng tỏ khả cung ứng lâu dài ổn định cuả nhà cung cấp.Đặc biệt, viêc đánh giá tiêu đơi cịn dẫn người mua đến kết thú vị, nhiều khách hàng thân thiết nhà cung cấp lại đối thủ cạnh tranh trực tiếp thị trường công ty Những lý khiến tác giả đề xuất thêm tiêu chí vào bảng đánh giá nhà cung cấp Danh sách nhà cung ứng chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết đánh giá Sau đó, điền vào mã số nhà cung cấp vào danh sách nhà cung cấp tin cậy (Source list) Một Source list có giao diện sau Việc tạo source list tiến hành từ từ, hoàn thiện năm 2017 70 Hình 3.1 Hình mẫu Source list Giải pháp 3: Củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp Cơng ty tiếp tục trì tập trung mua sắm nhà cung cấp có uy tín với công ty, nhà cung cấp đảm bảo cho công ty kịp thời gian, đảm bảo số lượng chất lượng mà công ty yêu cầu đặc biệt với đơn hàng có số lượng nhiều lặp lặp lại Tuy nhiên họ cơng ty ln phải có kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu chất lượng hàng hoá, giá cả họ so với nhà cung cấp khác có khác biệt không Hàng năm công ty nên tổ chức đánh giá nhà cung cấp xem có cần phải thay nhà cung cấp khác hay tiếp tục mua nhà cung cấp cũ Hiện công ty tiến hành đánh giá nhà cung cấp hàng năm sơ sài chưa phát huy hiệu Giải pháp đề xuất: hàng năm công ty nên tiến hành đánh giá nỗ lực nhà cung cấp chủ chốt mối quan hệ hợp tác với Halliburton Các nhà cung cấp đánh giá tốt hay không tốt dựa vào bang đánh giá theo tiêu chí đề xuất sau: Khả tài (Financial Performance) Khả hoạt động (Operational Performance) Chiến lược hoạt động (Strategic Fit) 71 Khả hoạt động phù hợp với quy chế địa phương (Corporate Citizenship) Mỗi tiêu chí đánh giá theo thang điềm 2,4,6,8,10 tương ứng với mức độ hài lòng: DME (Chưa đạt mong đợi), MM (Gần đạt mong đợi), ME (Đạt),EX (Tốt),SP (rất tốt) Bảng đánh giá nhà cung cấp xem xét đánh giá từ hai phía nhà cung cấp Halliburton trước chứng kiến hai bên để đảm bảo công khách quan Một bảng tổng kết đánh giá nhà cung cấp mẫu đề xuất sau: Bảng 3.3 Bảng tổng kết đánh giá nhà cung cấp CRITICAL SUPPLIER PERFORMANCE SCORECARD SUMMARY EVALUATION Supplier Name CONG TY CANG DICH VU DAU KHI Date of Review 1/4/201 Section HAL Location Suppli Initial Max Score er HAL Possible Score Score Final Score 1.0 Financial 25% Performance 19% 18% 18% 2.0 Operational 50% Performance 40% 0% 31% 20% 13% 0% 13% 4.0 Corporate 5% Citizenship 4% 0% 4% Overall Score 76% 18% 66% 3.0 Strategic Fit 100% 72 - Final Rating Met Expectatio ns Met Expectatio ns Met Expectatio ns Exceeded Expectatio ns Met Expectatio ns Việc lập bảng đánh giá chi tiết với thang điểm rõ ràng nhằm tạo khách quan đánh giá So với nay, bảng đánh giá đề xuất có thang điểm rõ ràng chi tiết hơn, thay báo cáo sau trực tiếp đến thăm khảo sát nhà cung cấp trước Bảng đánh giá xem xét đồng thuận từ hai phía cơng ty nhà cung cấp.Đánh giá nhà cung cấp hàng năm việc phải làm, nên cho cơng xác.Nhà cung cấp nhìn vào bảng đánh giá với số điểm cụ thể biết điểm mạnh, điểm yếu họ đâu, từ tìm cách khắc phục.Bộ phận mua sắm nhìn vào bảng đánh giá có nhìn tổng qt liệu năm qua nhà cung cấp hoạt động thực tốt hay chưa, có cần phải tìm kiếm nguồn cung thay khác hay khơng? Nếu có tính thiết việc tìm nguồn cung nhiều hay ít? Tuy nhiên, việc đánh giá thu hẹp phạm vi nhà cung cấp chủ yếu, tránh trường hợp tạo nhiều việc làm không cần thiết cho nhân viên phận mua sắm Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với nhà cung cấp mới, từ tìm nhà cung cấp tối ưu cung cấp hàng hố cho công ty với chất lượng cao, giá thành hợp lý, kịp thời mặt thời gian Với phát triển khoa học kỹ thuật ngày nhiều loại hàng hố đời thay hàng cũ mà giá lại rẻ hơn.Công ty nên cố gắng tìm sản phẩm có khả thay để đảm bảo có lợi cho Để làm điều ngồi việc nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng cơng ty nên có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp không công ty thương mại người quan tâm tới nhu cầu tiêu dùng mà thân nhà cung cấp người quan tâm đến nhu cầu thị trường Họ nhạy cảm với nhu cầu xuất đặc biệt nhà cung cấp mới.Mỗi mặt hàng xuất bên cạnh nhà cung cấp cũ thường xuất nhà cung cấp Với nhu cầu xuất họ thường tự tìm đến chào hàng doanh nghiệp doanh nghiệp quan tâm thường xuyên tới nhà cung cấp, có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, thường xuyên theo dõi nhà cung cấp nhanh chóng nắm bắt nhu cầu thị trường nhà cung cấp ưu việc đặt mua sắm 73 Cần trì phát triển mối quan hệ cung ứng tạo lập Để làm điều trước hết cơng ty phải tốn hẹn có phương thức tốn hợp lý, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán Việc toán hẹn thời hạn toán cải tiến giài pháp: - Tiến hành nhận hóa đơn trực tuyến nhà cung cấp không cần phải gửi gốc đường bưu điện để tiết kiệm thời gian tốn (Bản gốc gửi sau cho cơng tác lưu trữ chứng từ) Theo đó, cơng ty nên thiết lập hộp thư điện tử dùng để tiếp nhận hóa đơn Nhà cung cấp cần scan hóa đơn với chứng từ tốn (giấy giao hàng, hóa đơn, PO) gửi vào hộp thư điện tử Ngày tốn tính từ ngày mà hộp thư nhận hóa đơn quy cách Việc giảm tối đa thời gian chờ đợi nhận chứng từ tốn, việc mà thơng thường trung bình tốn đến 15 ngày Quy định việc nhận hóa đơn trực tuyến đề xuất sau: YÊU CẦU CHUNG Một hóa đơn xuất cho Pre-Authorization-82xx với giá trị khớp với giá trị Pre- Authorization-82xx (không xuất nhiều hóa đơn cho PreAuthorization-82xx) Có thể xuất nhiều hóa đơn cho PO Hóa đơn phải bao gồm nội dung sau: I Số hóa đơn, ngày hóa đơn II Phải viết lên hóa đơn số Pre-Authorization-82xx số PO III Hóa đơn xuất cho Halliburton International GmbH IV Mơ tả hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa dịch vụ V Tổng tiền (phải khớp với giá trị mục PO tổng giá trị Pre-Authorization) VI Đơn vị tiền tệ (phải khớp với đơn vị tiền tệ PO Pre- Authorization) VI Thông tin tài khoản 74 GỬI HĨA ĐƠN BẰNG EMAIL Gửi hóa đơn vào địa email:InvoiceONLY-sea@halliburton.com Tiêu đề email theo cú pháp : VN- Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Invoice số hóa đơn Vd 1: VN-1229899 CONG TY CO PHAN BONG SEN CHI NHANH KHACH SAN BONG SEN - INVOICE# 001083 Vd 2: VN-1262943 CONG TY CO PHAN DAU TU THUONG MAI DICH VU VA TU VAN DO LE VU - INVOICE# 000093 Một email gửi hóa đơn phải đính kèm hóa đơn file PDF Hóa đơn file PDF: xếp hóa đơn trang số 1, copy PO/ Pre- Authorization, phiếu giao hàng, booking, biên hồn thành cơng việc,…các chứng từ khác liên quan đến hóa đơn Khơng scan màu hóa đơn hệ thống không đọc scan màu, đề nghị photo đen trắng hóa đơn, photo đậm rõ ràng để giúp hệ thống đọc thơng tin hóa đơn Khơng gửi gốc hóa đơn đến văn phịng chúng tơi CÁC CÂU HỎI THĂM THANH TỐN VÀ ĐỐI CHIẾU CƠNG NỢ Vui lịng email đến địa VNM-AP@halliburton.com; trả lời thời gian sớm Đối chiếu công nợ nên gửi cho vào tuần đầu hàng tháng Để tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, việc tốn nhanh chóng, thời hạn, cơng ty phải thiết lập mạng lưới HSN tốt Mạng lưới phải xây dựng đầy đủ, nhằm thông báo kịp thời cho nhà cung cấp có thay đổi đơn hàng Như nêu chương 2, chưa có nhiều nhà cung cấp Việt Nam nằm HSN này, thời gian tới, công ty nên tiến hành đưa thêm nhà cung cấp Việt Nam vào danh sách Nếu họ gặp khó khăn cơng nghệ thông tin, công ty nên tổ chức hướng dẫn đào tạo 75 chi tiết.Việc tạo mối quan hệ tốt nhà cung cấp nước, đồng thời thúc đẩy trình nội địa hóa tối đa đơn hàng Giải pháp 4: Nâng cao chất lƣợng công tác thƣơng lƣợng đặt hàng Hiện công ty chưa thực quan tâm tới vấn đề này.Công ty thường xuyên mua sắm nhà cung cấp, có từ trước mặt hàng cũ lần hết người phụ trách mặt hàng việc gọi điện cho nhà cung cấp để họ mang hàng đến.Cho nên doanh nghiệp vai trò người mua, vai trị “thượng đế” khơng tận dụng lợi Nguyên nhân chủ yếu hạn chế đội ngũcán chuyên trách cơng tác thương lượng đặt hàng trình độ chun mơn cịn hạn chế lực, kinh nghiệm nên kết giao dịch đàm phán không cao Đặc biệt nhận thức nhà quản trị mua sắm.Các nhà quản trị mua sắm quan tâm đến việc làm, có hàng để bán mà chưa nhận thức hết vai trò thương lượng Thương lượng thực chất việc giải toán mua sắm với hàm mục tiêu mục tiêu xác định ràng buộc ràng buộc lỏng ràng buộc chặt, ràng buộc liên quan đến số lượng, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá, điều kiện liên quan đến việc mua sắm Hơn nhiều phân chia quyền hạn trách nhiệm cịn chưa rõ ràng.Để khắc phục tình trạng cơng ty nên có biện pháp nâng cao trình độ mặt cho đội ngũ chuyên sâu công tác đàm phán, giao dịch Trách nhiệm mua sắm công ty lớn, nên việc tuyển nhân viên mua sắm quan trọng.Chọn nhân viên mua sắm chuyên nghiệp có kinh nghiệm lợi thực doanh nghiệp Kinh doanh có kiếm lời hay không phụ thuộc nhiều vào nhân viên viên mua hang.Nhất công tác thương lượng đặt hàng có nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm lợi thực công ty Tăng giá trị tiết kiệm đơn hàng cách tăng cường thương lượng xin giảm giátheo phương thức rebate Thay thương lượng để tiết kiệm trực tiếp báo nay, công ty nên tiến hành thương lượng theo phương pháp rebate nhiệu tốt, ví dụ: cam 76 kết với nhà cung cấp mua sắm với giá trị 100,000 USD đơn hàng thương lượng công ty thực mua doanh số này, nhà cung cấp bồi hồn 5% 100,000 USD tổng doanh số mua sắm Lượng tiền chuyển khoản cho công ty thơng qua hình thức phát hành Credit note từ nhà cung cấp Với gia trị mua sắm tăng cơng ty bồi hồn nhiều theo tỷ lệ bồi hoàn tịnh tiến Tỷ lệ nên quy định rõ hợp đồng Ví dụ: Bảng 3.4 Tỷ lệ giảm giá đề xuất Doanh số mua Dưới 50000 USD Từ 50000 USD đến 100000 USD Từ 100000 USD trở lên % giảm giá 3% 5% 7% Đồng thời, thay yêu cầu nhà cung cấp xuất Credit note theo doanh số mua sắm năm nay, công ty nên đề xuất nhà cung cấp bồi hoàn theo quý Cách làm đem lại khoản tiền định cho công ty hàng quý, giúp cơng ty tồn thời điểm khó khăn (mặc dù có hạn chế doanh số mua sắm theo quý đương nhiên thấp doanh số mua sắm năm, theo tỷ lệ giảm giá hơn) Thương lượng rút ngắn thời gian tốn để đạt đơn giá tốt Thay thương lượng sở điều kiện toán 75 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ chứng từ hóa đơn nay, nhân viên mua sắm thương lượng để đưa ưu đãi rút ngắn thời gian mặt tốn xuống cịn 30 40 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn, 30 hay 40 ngày kể từ ngảy hóa đơn Việc mang lại ưu đãi thời gian toán cho nhà cung cấp kèm theo yêu cầu giảm giá nhà cung cấp Nhân viên mua sắm phải tính toán chênh lệch thất thoát từ việc tốn sớm 75 ngày lợi ích mang lại từ việc giảm giá, từ xem xét xem có nên sử dụng phương pháp hay khơng? Nếu sử dụng thương lượng phần trăm giảm giá để có lợi nhất.Nhân viên mua sắm tận dụng cách tính tự động có hệ thống PTE (payment term 77 exception) để tính số tiền thất thoát rút ngắn thời gian toán so với thời gian tốn chuẩn 75 ngày Ví dụ: Dựa vào bảng tính đây, ta thấy đơn hàng 100,000 USD rút ngắn thời gian tốn từ V75R xuống V30R thất cho công ty 1223 USD Như vậy, nhân viên mua sắm thương lượng với nhà cung cấp mức giảm giá 3% (3000 USD) bù lại thời gian tốn rút ngắn cịn 30 ngày Điều khoản nên đề cập rõ hợp đồng.Với việc thương lượng này, nhân viên mua sắm mang 1777 USD tiền tiến kiệm đơn hàng So với cách thương lượng truyền thống, cách mang lại lợi ích chỗ cho nhà cung cấp thấy phần lợi ích họ cung cấp giảm giá cho bên mua (dù công ty phải chịu thiệt hại thời gian toán), giúp dễ dàng đạt đến đồng thuận nhà cung cấp Cho nhà cung cấp thấy lợi ích họ, họ cảm thấy thoải mái đưa mức giảm giá hợp lý.Phương pháp thương lượng góp phần củng cố mối quan hệ cơng ty với nhà cung cấp Bảng 3.5 Bảng tính thiệt hại thay đổi thời gian toán Payment Terms & Price Change Calculator Vendor Original Spend 123456 Vendor Name XYZ $100,000 Current Payment Term : New Payment Term : $ Savings (Loss) Change in Payment Term Estimate V75R V30R Net $ Savings (Loss) Change in Payment Terms $1223 78 $1223 Giải pháp 5: Đối với công tác kiểm tra theo dõi giao nhận hàng hố Nhìn chung công tác kiểm tra công ty tiến hành tốt.Công ty trọng đến công tác Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm sốt q trình giao nhận hàng hoá phải tiến hành chu đáo chặt chẽ hơn.Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt phải tiến hành cách toàn diện mà trước hết kiểm tra chất lượng hàng hoá mua vào phục vụ cho hoạt động cơng ty.Từ làm sở cho việc phấn đấu hạ giá thành, nâng cao sức cạnh tranh với thủ đối thủ khác Đặc biệt công ty nên kiểm tra chéo với nhà cung cấp giao hàng.Khi nhà cung cấp mang hàngđến hai bên mua bán phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hố có diễn theo thoả thuận hợp đồng hay không Hiện nay, mang hàng đến công ty bên cung ứng khơng có nhân viên theo giám sát mà có người vận chuyển nhiều phát hàng phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp nhân viên họ đến công ty để xác định hàng phẩm chất hay bị thiếu hụt Giải pháp đề phận QC công ty phải có mặt, phối hợp với phần hậu cần công ty người giao hàng người giám sát nhà cung cấp nhận hàng Hàng hóa giao đến bị thiếu hư hỏng phải có chứng nhận hai bên tránh tình trạng tranh cãi xem trách nhiệm thuộc bên Đối với việc theo dõi đơn hàng, công ty thực tốt, nhiên hạn chế mặt hàng nhập từ nước Muốn đơn hàng giao thời hạn, người làm công tác mua sắm phải liên kết chặt chẽ với phận hậu cần Để tránh tình trạng hàng giao đến khách hàng trễ, thông tin đơn hàng nên thông báo cập nhật thường xuyên cho phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng Đề xuất giải pháp: nhân viên mua sắm nên thống kê từ hệ thống bảng theo dõi đơn hàng theo tuần gửi cho tất phận liên quan, đồng thời hối thúc phận hậu cần khâu làm thủ tục nhập Bảng theo dõi đơn hàng bao gồm số PO, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, tình trạng giao hàng, có bố cục đề xuất sau: 79 Bảng 3.6 Báo cáo theo dõi đơn hàng PO MATERIAL MATERIAL DESC CONT ATA QTY DATE DATE EA 2/17/2016 2/21/2016 EA 9/11/2015 9/14/2015 LIN 1/4x.049x150M 4511994431 0000660601 REQ ATD INC825 DUAL ENCAP CONTAINER, 10 X 8, 4512116278 0000970401 OFFSHORE, #TS3531 O-RING,FKM 4512139575 0100064836 RBR,94 10 DURO,AS 568-330 EA 10/19/2015 12/3/2015 INSERT,MIXER,RCM 4512139575 0101216037 IIIR,8.5 IN LONG EA 10/19/2015 12/3/2015 CHEM, SEM-8, 52 GAL 1664 4512184972 0102042232 DRUM GA 12/31/2015 1/3/2016 Bảng báo cáo bao gồm thông tin số PO, quy cách hàng hóa, số lượng, ngày giao hàng thực tế (ATD) ngày hàng đến Việt NAm (ATA) Số lượng hàng hóa cần mua thường nhiều, theo số lượng PO nhiều qua tuần, tháng Việc theo dõi đơn hàng từ phía phận trực tiếp đặt mua khó, họ khơng có cơng cụ khơng làm việc trực tiếp với nhà cung cấp Như nay, đơn hàng, họ phải viết email đôn đốc, hỏi thăm tình trạng giao hàng, thời gian đơi bỏ sót đơn hàng.Nhiều gây tình trạng đến gần ngày khách hàng cần hàng mà nhân viên phận mua sắm lẫn phận trực tiếp đặt hàng khơng kiểm sốt hàng hóa giao từ phía nhà cung cấp hay chưa.Việc lập bảng báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho phép người mua có nhìn tổng qt cho đơn hàng mà đặt Nhân viên mua sắm có giải pháp kịp thời với đơn hàng trễ giao hàng so với dự định, đơn hàng gặp trục trặc trình giao hàng Hơn nhân viên mua sắm công ty phải thường xuyên nắm bắt thông tin phía đối tác làm ăn với Nếu khơng nắm bắt thơng tin phía họ, cơng ty khơng 80 thể biết tình hình sản xuất kinh doanh họ, lường trước hậu không chuẩn bị nhà cung cấp khơng có khả cung cấp hàng hố cho cơng ty Mặt khác nhân viên cung ứng theo dõi biến động giá hàng hoá thị trường để biết bên cung ứng có ép giá khơng Các phận khác công ty khách hàng phận mua sắm, phận mua sắm cần phải phục vụ cho tốt khách hàng 81 Kết luận chƣơng Hiện vai trò quản lý mua sắm ngày coi trọng, việc tạo đầu vào tốt tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp về chất lượng thời gian đến khách hàng.Doanh nghiệp muốn thực tốt khâu bán hàng trước hết phải hồn thiện cơng tác mua sắm Như việc cải thiện chất lượng công tác mua sắm cơng ty cần thiết, điều kiện tiên đảm bảo cho công ty tồn phát triển Ở chương luận văn, tác giả đề xuất số giải pháp cải thiện chất lượng mua sắm cho công ty từ kiến thức lý luận tiếp thu trình học tập, trình nghiên cứu làm việc thực tế tác giả 82 KẾT LUẬN Trong bối cảnh giá dầu giảm mạnh năm gần đây, cạnh tranh diễn ngày gay gắthơn công ty hoạt động lĩnh vực dịch vụ dầu khí, khơng cạnh tranh với đối thủ truyền thống ngành, mà phải cạnhtranh với doanh nghiệp xuất thị trường Doanh nghiệp khơng muốn bị đánh bại phải ln ln nâng cao lực cạnh tranh Các doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để thích nghi với mơi trường kinh doanh đáp ứng địi hỏi cạnh tranh Đối với cơng ty thương mại dịch vụ hoạt động quản trị mua sắm vô quan trọng Để cạnh tranh với đối thủ ngành, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cạnh tranh cơng ty phải trọng tới hoạt động quản trị mua sắm Chi phí mua sắm hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động tìm kiếm khách hàng bán sản phẩm dịch vụ công ty Trong năm vừa qua công ty hoạt động mua sắm chưa thực trọng cách triệt để Do hồn thiện hoạt động quản trị mua sắm nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp có tính sống cịn mua tốt tiền đề để bán tốt Những nội dung luận văn thực dựa sở kiến thức lý luận tiếp thu trình học tập, trình tự học hỏi nghiên cứu tác giả, số liệu sưu tầm, số liệu thực tế công ty Halliburton International GmbH Mặc dù có cố gắng định luận văn cịn sử dụng nhiều phương pháp định tính mang tính chủ quan tác giả Dù có nỗ lực trình tìm hiểu nghiên cứu hạn chế kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nên luận văn tránh khỏi sai sót nhận định chủ quan, giải pháp đưa cịn chưa đủ hồn thiện Tác giả mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình thầy cơvà đồng nghiệp để hồn thiện vấn đề nghiên cứu 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO Arjan J van Weele (1995),Purchasing and Supply Chain Management Analysis, Strategy, Planning and Practice 5th edition, pp 34-102 Robert Monczka, Robert Handfield, Larry Giunipero and James Patterson (1986),Purchasing and Supply Chain Management 6th Edition, pp 1-19 Các tài liệu phòng mua sắm quản lý cung ứng công ty Halliburton International Gmbh cung cấp Các giáo trình chương trình Thạc sỹ trường Đại học Bách khoa Hà Nội Website supply chain tool box : http://spwest/sites/KMSCM/SCF/SitePages/Home.aspx Website : http://halworld.corp.halliburton.com/ 84 ... theo quy trình mua sắm 42 2.3 Cácyếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác mua sắm công ty 58 2.4 Một số nhận xét thực trạng công tác mua sắm công ty Halliburton International GmbH 60... động mua sắm cơng ty dịch vụ dầu khí Halliburton International GmbH, đánh giá thực trạng công tác mua sắm công ty thời gian qua.Trên sở đó, tác giả luận văn đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng. .. cơng tác mua sắm công ty Halliburton International GmbH Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác mua sắm công ty Halliburton GmbH x CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA SẮM TRONG