Hướng dẫn của UN-EU về Chi phí địa phương trong Hợp tác phát triển với Việt Nam

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Hướng dẫn UN-EU Chi phí địa phương Hợp tác phát triển với Việt Nam Bản cập nhật năm 2009 Do quan Liên hợp quốc, Đại sứ quán nước thành viên EU Phái đoàn Uỷ ban Châu Âu Việt Nam Bộ Kế hoạch Đầu tư Việt Nam ban hành LỜI NĨI ĐẦU Chúng tơi vui mừng giới thiệu Hướng dẫn với hệ thống định mức thống cho chi phí phát sinh địa phương liên quan đến công tác quản lý Hỗ trợ phát triển thức (ODA) Việt Nam Đây kết hợp tác chung Chính phủ Việt Nam, Liên hợp quốc Ủy ban Châu Âu Chúng tơi hoan nghênh Chính phủ Việt Nam chủ trì sáng kiến ba bên này, qua làm tăng tính minh bạch tạo sở để hài hòa đồng hệ thống nhà tài trợ Chính phủ Việt Nam theo tinh thần Cam kết Hà Nội nâng cao hiệu viện trợ Có thể thấy Hướng dẫn thành nỗ lực chung Liên hợp quốc Liên minh Châu Âu cam kết áp dụng tối đa Hướng dẫn sở tuân thủ quy định tổ chức Chúng tơi khuyến khích nhà tài trợ khác sử dụng Hướng dẫn cho chương trình, dự án ODA Việt Nam Chúng tơi tin tưởng chắn định mức chi tiêu hài hịa đóng góp thiết thực vào việc nâng cao hiệu viện trợ Việt Nam Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2009 Cao Viết Sinh Thứ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư Việt Nam John Hendra Michal Kral Điều phối viên thường trú Đại sứ đặc mệnh Liên hợp quốc toàn quyền Cộng hoà Séc Việt Nam Việt Nam Chủ tịch luân phiên Liên minh Châu Âu DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BKHĐT BNG BTC CQTH EU LHQ ODA TOR Bộ Kế hoạch Đầu tư Bộ Ngoại giao Bộ Tài Cơ quan Đối tác thực dự án Liên minh Châu Âu Liên hợp quốc Hỗ trợ phát triển thức Điều khoản tham chiếu GIỚI THIỆU Báo cáo nghiên cứu sở hệ thống định mức chi tiêu hành khoản viện trợ khơng hồn lại vốn vay ODA Việt Nam công bố tháng 11 năm 2006 nêu bật khác biệt chủ yếu định mức chi tiêu nhà tài trợ tình ảnh hưởng khơng tốt đến lợi ích quốc gia hiệu viện trợ Vì lẽ đó, Chính phủ Việt Nam, Liên hợp quốc (LHQ) Liên minh Châu Âu (EU) giới thiệu định mức chi tiêu nhân tố hướng tới việc thu hẹp dần khoảng cách hệ thống nhà tài trợ với hệ thống Chính phủ dựa phương pháp tiếp cận thị trường tự Định mức chi tiêu thể dự định Chính phủ việc cập nhật định mức chi tiêu gần với điều kiện thị trường Các định mức chi tiêu xây dựng dựa nguyên tắc sau đây: - Phản ánh tinh thần Cam kết Hà Nội, đặc biệt khía cạnh hài hịa đồng nhất; tăng cường vai trò làm chủ lực hệ thống khu vực công liên quan đến ODA tất cấp; - Bảo đảm tính minh bạch trách nhiệm giải trình sử dụng nguồn vốn ODA điều ước quốc tế cụ thể ODA; - Đảm bảo cung cấp nguồn lực cách phù hợp, kịp thời thực dự án đạt hiệu quả; - Hướng dẫn có cấu trúc đơn giản, rõ ràng để thực hiện; - Sử dụng điều kiện thị trường địa phương thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn chế độ gắn với yếu tố thị trường tham chiếu sở phương pháp luận phù hợp; - Áp dụng thông lệ tốt nhất; - Tạo điều kiện thuận lợi cho Nhóm Cơng tác ba bên xem xét lại định mức chi phí năm lần sở sử dụng phương pháp luận Nhóm Cơng tác ba bên gồm đại diện quan Việt Nam (Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao), EC UN GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Cơ quan Đối tác thực dự án (CQTH) Là quan tổ chức Chính phủ LHQ EU lựa chọn ghi Đề cương chi tiết Văn kiện Dự án để trực tiếp quản lý thực chương trình dự án tổ chức LHQ EU hỗ trợ Cán dự án Là cá nhân ký hợp đồng trực tiếp với CQTH thơng qua q trình tuyển chọn để cung cấp dịch vụ cho CQTH theo Điều khoản tham chiếu (TOR) thống trả lương theo định mức nêu Phụ lục I Chuyên gia tư vấn Là cá nhân ký hợp đồng thông qua q trình tuyển chọn để hồn thành cơng việc cụ thể khoảng thời gian định theo TOR thống trả thù lao theo thỏa thuận (chẳng hạn, theo ngày theo tháng) theo định mức nêu Phụ lục II khoản thù lao cố định xác định thông qua đấu thầu cạnh tranh Cán hướng dẫn - hỗ trợ Là cá nhân giao trách nhiệm chuẩn bị tài liệu gốc (hoặc) hướng dẫn, tổ chức (hoặc) cung cấp đầu vào kỹ thuật tri thức, cho hoạt động tập huấn hội thảo dự án theo định mức nêu Phụ lục II-D Cuộc họp dự án định kỳ Là họp liên quan đến công việc quản lý dự án hàng ngày Cơng tác phí Cơng tác phí bao gồm khoản hỗ trợ cho chi phí ăn, khoản tiêu vặt khác kể chi phí lại từ nơi đến điểm làm việc ngược lại Xem Phụ lục III Giấy tạm nghỉ việc Là văn đơn vị quản lý cho phép cán bộ, nhân viên nghỉ việc tạm thời để cung cấp dịch vụ cho chương trình, dự án Kinh nghiệm phù hợp Là kinh nghiệm làm việc lĩnh vực chuyên môn theo yêu cầu TOR PHẠM VI ÁP DỤNG Hướng dẫn áp dụng cho hoạt động dự án, chương trình LHQ EU hỗ trợ theo Kế hoạch năm (và) theo Văn kiện Dự án phê duyệt CQTH quan đối tác khác thực Việt Nam Các định mức chi tiêu nêu Hướng dẫn quy định chi phí quản lý thực dự án nói chung Đối với khoản chi tiêu đặc thù không quy định định mức chi tiêu này, CQTH xây dựng định mức bổ sung theo lĩnh vực cụ thể sở thống với Bộ Kế hoạch Đầu tư (BKHĐT), Bộ Tài (BTC) nhà tài trợ Các định mức chi tiêu nêu Hướng dẫn có hiệu lực kể từ ngày ký, áp dụng cho tất dự án, chương trình thực Đối với dự án thực cam kết thức, việc áp dụng tùy thuộc vào nguồn vốn sẵn có năm tài thời dự án Hướng dẫn này, áp dụng, thay hoàn toàn định mức chi tiêu trước CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO Đóng góp Việt Nam cho ngân sách dự án, chương trình: Chính phủ Việt Nam dự kiến đóng góp khoản chi sau (trong trường hợp CQTH khơng phải quan Chính phủ, CQTH có trách nhiệm đóng góp khoản chi từ Mục ii đến Mục iv đây): i Lương khoản phụ cấp cho cán Chính phủ CQTH cho cán Chính phủ biệt phái làm việc cho dự án, chương trình ii Chi phí cho Văn phịng dự án: Điện, nước, thơng tin liên lạc nước, trụ sở văn phòng trang thiết bị văn phịng cịn hoạt động (nếu có) iii Chi phí vận hành dự án: Điện, nước, nơi làm việc, xăng dầu, chi phí bảo trì sửa chữa trang thiết bị xe cộ dự án quyền sở hữu trang thiết bị nhà tài trợ chuyển giao cho IP iv Trên nguyên tắc điều kiện có thể, chi phí trang thiết bị CQTH quan sử dụng trang thiết bị cho hoạt động đào tạo, hội thảo hội nghị dự án v Chi phí cho họp dự án định kỳ Trừ trường hợp nêu Mục i iv nói trên, CQTH khơng có khả đóng góp phần chi phí ngân sách dự án chi trả sở có đề nghị thức CQTH nhà tài trợ chấp thuận văn Cán dự án Cán dự án tuyển dụng trường hợp (a) CQTH khơng có khả cung cấp nhân lực theo yêu cầu để thực chương trình, dự án (hoặc) (b) trường hợp khác việc sử dụng cán CQTH không khả thi Trong trường hợp mà người tuyển vào làm nhân cho dự án khơng muốn rời bỏ quan, tổ chức mà làm để làm việc cho chương trình, dự án, họ phải có giấy cho phép tạm nghỉ việc quan, tổ chức Nhân cung cấp dịch vụ i Trong trường hợp CQTH khơng có khả tự cung cấp đầu vào kỹ thuật để thực công việc cụ thể khoảng thời gian định theo Kế hoạch hoạt động, họ sử dụng Chuyên gia tư vấn, Phiên - Biên dịch viên, Cán hướng dẫn - hỗ trợ Trong trường hợp Nhân cung cấp dịch vụ làm cho quan, tổ chức, họ phải có giấy cho phép tạm nghỉ việc quan, tổ chức ii Phiên dịch biên dịch viên phải chuyên gia có kinh nghiệm với chứng khẳng định khả cung cấp dịch vụ biên, phiên dịch chất lượng cao lĩnh vực chuyên môn phù hợp Xem Phụ lục II – B cho mức phí phiên dịch Phụ lục II – C cho mức phí biên dịch iii Phí thù lao cho Nhân cung cấp dịch vụ, tùy theo trường hợp cụ thể, xác định thơng qua q trình đấu thầu cạnh tranh Cơng tác phí Cơng tác phí chi trả cho đại biểu người tham dự để trang trải chi phí phải nghỉ qua đêm địa bàn khác nơi cư trú tham gia khóa tập huấn, hội thảo, hội nghị, chuyến giám sát hay chuyến công tác khác Việt Nam theo yêu cầu Giám đốc dự án sở kế hoạch hoạt động duyệt Cơng tác phí tốn tồn chi phí ăn, chi phí liên quan khác khơng chi trả hình thức khác Cơng tác phí bị khấu trừ dự án đơn vị liên quan khác dự án thức chi trả cho khoản sau đây: (a) Nếu chỗ thu xếp, giảm phí th phịng quy định cụ thể Phụ lục III; trường hợp huyện xã, giảm 50% cơng tác phí; (b) Nếu bữa ăn cung cấp, giảm 30% tiền ăn tiêu vặt quy định Phụ lục III cho bữa trưa bữa tối 15% cho bữa sáng i Việc tốn thực theo hình thức khốn gọn ii Đối với chuyến cơng tác thức kéo dài từ 10 tiếng trở lên bao gồm thời gian ngày, cơng tác phí tốn 40% mức tương ứng theo địa điểm công tác Nếu việc tổ chức ăn trưa kinh tế chương trình, dự án nên tổ chức ăn trưa cho người tham dự kiện tổ chức ngày Khi tổ chức ăn trưa, toán 30% định mức ăn tiêu vặt ngày Cơng tác phí Phụ lục III cho đại biểu/người tham dự không đủ tiêu chuẩn hưởng cơng tác phí Đối với kiện diễn nửa ngày khơng tổ chức ăn trưa tốn tiền cơng tác phí cho đại biểu người tham dự TIÊU CHUẨN CHẾ ĐỘ XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC Thanh toán Trong trường hợp định mức chi tiêu quy định Đô la Mỹ, việc toán thực Đồng Việt Nam, sử dụng tỷ giá hối đoái ngày toán nhà tài trợ áp dụng Luật Việt Nam CQTH có trách nhiệm thực quy định Luật Việt Nam việc toán, giữ lại lưu hồ sơ, khoản thuế (Ví dụ: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, ) khoản tiền bảo hiểm (Ví dụ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…) Định mức Các định mức quy định Hướng dẫn mức tổng (chẳng hạn, bao gồm khoản thuế bảo hiểm) Cơng tác phí Định mức khách sạn xác định mức chất lượng trung bình, tương đương với mức khách sạn Bữa sáng, bữa trưa bữa tối xác định theo mức chất lượng trung bình, tương đương với bữa ăn phục vụ khách sạn Đi lại Chi phí lại quy định sau: i Đi lại đường không, đường bộ, đường thủy, sử dụng phương tiện giao thông công cộng hạng phổ thông tuyến ngắn nhất; ii Trong trường hợp mục (i) khơng có phương tiện giao thơng cơng cộng, việc sử dụng phương tiện lại cá nhân cho mục đích dự án hồn trả mức chuẩn theo km theo độ dài quãng đường phải phép trước Giám đốc dự án theo kế hoạch hoạt động duyệt Xem Phụ lục IV; iii Việc thuê phương tiện lại thực cho số công việc cụ thể giám sát dự án phải phép trước Giám đốc dự án theo kế hoạch hoạt động duyệt sử dụng mức giá thị trường phương tiện lại thông thường iv Đối với chuyến máy bay, cần phải riêng đến từ sân bay, khoản tốn khốn gọn hồn trả cho cá nhân lại taxi Xem Phụ lục V Trừ trường hợp (ii) (iv) nêu trên, toán cần phải trình chứng từ Cán dự án: Tiền lương việc phân loại cán dự án xác định cở sở khảo sát thị trường nước công việc tương ứng Tiền lương cho cán dự án phải phù hợp với mức lương phổ biến dịch vụ công việc tương tự thị trường lao động nước Họp - Hội nghị - Sự kiện Nói chung, họp, hội nghị hay kiện chi phí liên quan khơng cao mức khách sạn tương đương Trong số trường hợp ngoại lệ, CQTH áp dụng tiêu chuẩn khác (cao hơn) quy định phải chấp thuận thức nhà tài trợ Nhân cung cấp dịch vụ: Định mức xây dựng để phản ánh chung mức chi trả tương đương với mức lương cán dự án bao gồm chi trả cho dịch vụ tư vấn, biên dịch, phiên dịch, cán hướng dẫn - hỗ trợ, cho việc cung cấp đầu vào kỹ thuật, soạn thảo báo cáo kỹ thuật, văn sách,… Cán hướng dẫn – hỗ trợ: Cán hướng dẫn - hỗ trợ huy động đóng góp họ cho dự án khơng q ngày làm việc liên tục Số lượng cán hỗ trợ công tác tổ chức tập huấn, hội thảo không người 10 Phụ cấp làm việc vùng khó khăn Phụ cấp làm việc vùng khó khăn nhằm mục đích bù đắp cho nhân cung cấp dịch vụ hay cán dự án không thường trú đến làm việc vùng (huyện) nghèo khó khăn nước theo quy định Nghị 30a/2008/NQ-CP Chính phủ ban hành ngày 27 tháng 12 năm 2008 (Xem Phụ lục VI) Mức phụ cấp khó khăn xác định tối đa 10% mức tiền công tiền lương tương ứng Phụ lục I 10 Cán dự án Mức lương tháng (Tính theo Đơ la Mỹ tốn Đồng Việt Nam) Bậc Bậc Bậc Bậc Bậc Tiêu chí tham khảo 2-5 năm kinh nghiệm - 10 năm kinh nghiệm 11 - 15 năm kinh nghiệm 16 - 20 năm kinh nghiệm 20 năm kinh nghiệm 1.103 1.254 1.405 1.557 1.708 658 778 898 1.017 1.137 288 335 383 430 478 Nhóm 1: Điều phối viên dự án/Quản lý chương trình, Kế tốn trưởng, Chuyên gia kỹ thuật,… Nhóm 2: Trợ lý hành chính/Thư ký dự án, Kế tốn viên, Phiên dịch/Biên dịch viên Nhóm 3: Thư ký, lái xe, nhân viên tạp vụ, người đưa thư, lao công (Tốt nghiệp Trung học phổ thông) Các điều kiện tuyển chọn Nhóm địi hỏi trình độ Cử nhân Trong trường hợp ứng viên trình độ Tiến sĩ Thạc sĩ kinh nghiệm lĩnh vực phù hợp theo yêu cầu giảm năm 11 12 Phụ lục II - Nhân lực cung cấp dịch vụ Phụ lục II – A: Chuyên gia tư vấn nước Mức Chuyên gia tư vấn nước LOẠI Năng lực Phạm vi cơng việc Trình độ học vấn kinh nghiệm công tác lĩnh vực phù hợp Mức lương theo Đô la Mỹ toán Đồng Việt Nam Tối đa Tối đa theo theo ngày tháng VNM Có cử nhân Thực nhiệm vụ có từ 3-5 năm phức tạp giám sát kinh nghiệm người khác lĩnh vực phù hợp 60 900 VNM Có cử nhân Xây dựng kế hoạch thực có từ – năm quản lý nhiệm kinh nghiệm vụ phức tạp lĩnh vực phù hợp 97 1455 VNM3 Có lực xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý nhiệm vụ phức tạp lãnh đạo nhóm nhỏ chuyên gia cố vấn hay giám sát chuyên gia cố vấn kỹ thuật đa ngành 159 2385 VNM4 Lãnh đạo nhóm đảm nhận việc xây dựng, thực Có thạc sĩ hiện, theo dõi phát triển có 10 -15 năm kinh chương trình và/hoặc nghiệm lĩnh chiến lược, sách vực phù hợp phát triển tầm quốc gia 223 3345 Có thạc sĩ có 5-10 năm kinh nghiệm lĩnh vực phù hợp Ghi chú: Các tư vấn không thiết phải đáp ứng tiêu chuẩn tuyển dụng trường hợp trình độ chun mơn kinh nghiệm thực tế lĩnh vực phù hợp đáp ứng yêu cầu công việc Các điều kiện tuyển chọn đối tượng thuộc VNM1 VNM2 địi hỏi trình độ Cử nhân Trong trường hợp ứng viên trình độ Tiến sĩ Thạc sĩ kinh nghiệm lĩnh vực phù hợp theo yêu cầu giảm năm Các định mức áp dụng cho chuyên gia tư vấn quốc tế có trí bên liên quan 13 Phụ lục II – B: Phiên dịch Phí phiên dịch (tính theo Đơ la Mỹ tốn Đồng Việt Nam) Mức Phí (*) Dịch đồng thời Cả ngày 450 Nửa ngày 225 Dịch thường Cả ngày 150 Giờ 20 (*) Mức dịch đồng thời tốn khơng theo số lượng người cung cấp dịch vụ Phụ lục II – C: Biên dịch Phí biên dịch (tính theo Đơ la Mỹ tốn Đồng Việt Nam) Tiếng Anh tiếng nước USD/trang (350 từ) thuộc EU sang tiếng Việt Tiếng Việt sang tiếng Anh tiếng USD/trang (350 từ) nước thuộc EU • Các mức tăng 20% trường hợp ngoại lệ với giải trình CQTH nhà tài trợ chấp thuận Phụ lục II – D: Cán hướng dẫn - hỗ trợ (áp dụng thấy phù hợp) Mức tính theo ngày (đơn vị: Đồng Việt Nam) Thực nhiệm vụ phức tạp yêu cầu có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu, làm việc độc lập, có kỹ phân tích giải vấn đề, có khả giao tiếp tốt Thực nhiệm vụ phức tạp địi hỏi có kiến thức kỹ thuật, làm việc độc lập có kỹ phân tích Thực công việc đơn giản yêu cầu áp dụng phương pháp luận biết đến làm việc độc lập Thực công việc đơn giản yêu cầu áp dụng phương pháp luận biết đến giám sát người khác 600.000 500.000 300.000 200.000 14 Phụ lục III Cơng tác phí Cơng tác phí (Tính Đơ la Mỹ tốn tiền Đồng Việt Nam) Định Định mức ăn mức Tổng tiêu phòng vặt Địa điểm Khu vực TP Hồ Chí Minh, Hà Nội (các quận nội thành) TP Đà Lạt, TP Đà Nẵng, TP Nha Trang, TP Vũng Tàu, TP Huế, Hội An, Đồ Sơn, TP Hạ Long TP Hải Phòng, Sapa, TP Kon Tum, TP Hòa Bình, TP Vinh, TP Cần Thơ, TP Quảng Ngãi, TP Quy Nhơn, Các huyện ngoại thành Hà Nội Các nơi khác – Cấp tỉnh Các nơi khác – Cấp huyện cấp xã 45 20 65 36 15 51 28 12 40 19 28 16 Phụ lục IV Chi phí sử dụng phương tiện lại cá nhân theo km Chi phí theo KM 0,10 USD 15 Phụ lục V Taxi sân bay Địa điểm TP Hà Nội TP Hải Phòng Điện Biên TP Vinh TP Huế Đồng Hới TP Đà Nẵng TP Nha Trang TP Quy Nhơn 10 TP Buôn Ma Thuột 11 TP Plêiku 12 TP Đà Lạt 13 TP Hồ Chí Minh 14 Phú Quốc 15 Rạch Giá 16 TP Cần Thơ Sân bay Nội Bài Cát Bi Điện Biên Vinh Phú Bài Đồng Hới Đà Nẵng Cam Ranh Phú Cát Buôn Ma Thuột Plêiku Liên Khương Tân Sơn Nhất Phú Quốc Rạch Soi Cần Thơ Taxi sân bay - vé chiều tính Đồng Việt Nam 200.000 100.000 20.000 65.000 145.000 80.000 30.000 190.000 220.000 100.000 80.000 245.000 80.000 50.000 80.000 110.000 16 Phụ lục VI Các vùng (huyện) khó khăn Tỉnh Số huyện nghèo Hà Giang Cao Bằng Lào Cai Yên Bái Bắc Kạn Bắc Giang Phú Thọ 2 1 Sơn La Lai Châu Điện Biên Thanh Hóa Nghệ An Quảng Bình Quảng Trị 1 Quảng Ngãi Quảng Nam Bình Định Ninh Thuận Kon Tum Lâm Đồng 3 Tên huyện Đồng Văn, Mèo Vạc, Yên Minh, Quản Bạ, Hồng Su Phì, Xín Mần Bảo Lâm, Bảo Lạc, Thông Nông, Hà Quảng, Hạ Lang Si Ma Cai, Mường Khương, Bắc Hà Mù Căng Chải, Trạm Tấu Ba Bể, Pắc Nặm Sơn Động Tân Sơn Sốp Cộp, Phù Yên, Bắc Yên, Mường La, Quỳnh Nhai Mường Tè, Phong Thổ, Sìn Hồ, Than Un Điện Biên Đơng, Mường Nhé, Tủa Chùa, Mường Ảng Lang Chánh, Thường Xuân, Quan Hóa, Quan Sơn, Mường Lát, Như Xuân, Bá Thước Kỳ Sơn, Tương Dương, Quế Phong Minh Hóa Đa Krơng Sơn Hà, Trà Bồng, Sơn Tây, Minh Long, Tây Trà, Ba Tơ Phước Sơn, Tây Giang, Nam Trà My An Lão, Vĩnh Thạnh, Vân Canh Bắc Ái Tu Mơ Rông, Kon Plông Đam Rông 17