QUY TRÌNH XỬ LÝ CUỐI KỲ. Hướng dẫn xử lý cuối kỳ phân hệ quản lý thu Cuối kỳ kế toán

Chương XV QUY TRÌNH XỬ LÝ CUỐI KỲ I QUY TRÌNH XỬ LÝ Hướng dẫn xử lý cuối kỳ phân hệ quản lý thu Cuối kỳ kế toán (ngày, tháng, năm) kế tốn phải thực cơng việc theo qui trình xử lý cuối kỳ nhằm mục đích tất bút toán thực phân hệ quản lý thu (AR) chuyển lên phân hệ sổ (GL), kết sổ kết xuất báo cáo xác theo yêu cầu quản lý 1.1 Xử lý cuối ngày Người thực hiện: + Kế toán viên KBNN - Thực bước: + Kế toán trưởng thực bước (trường hợp kết sổ thủ công) - Bước 1: Kiểm tra giao dịch chưa phê duyệt bị từ chối phê duyệt, thực cập nhật, đệ trình để phê duyệt giao dịch (thực Phân hệ Quản lý thu - AR) B1.1 Phân hệ Quản lý Thu  Các báo cáo B1.2 Đệ trình yêu cầu + Lựa chọn Yêu cầu đơn nhất: hệ thống mặc định chọn + Nhấp nút Đồng ý B1.3 Trong cửa sổ Đệ trình yêu cầu: + Trong trường Tên - Nhấp chọn nút Tìm ( ), để hiển thị cửa sổ Các báo cáo + Chọn báo cáo “TABMIS AR S2-06 - Báo cáo liệt kê chứng từ” + Nhấp nút OK, quay trở hình Đệ trình yêu cầu B1.4 Nhập tham số chạy báo cáo: + Mã KBNN: mã KB đơn vị 77 + Mã nhân viên tạo giao dịch: mã + Loại ngày: Ngày hạch toán ngày tạo giao dịch hệ thống Chọn: “Ngày hạch toán” + Từ ngày: ngày in, xem giao dịch + Đến ngày: ngày in, xem giao dịch + Trạng thái chuyển GL: Tất trạng thái hoạc trạng thái cụ thể + Loại tiền tệ: tất loại tiền loại tiền muốn in + Kế tốn: nhập tên người in + Kế toán trưởng: nhập tên kế toán trưởng Chú ý: Để liệt kê giao dịch chưa gửi phê duyệt, giao dịch bị từ chối phê duyệt, kế toán viên nhập trạng thái tương ứng (đang xử lý/bị từ chối) phiếu thu vào trường tham số “Trạng thái” B1.5: dựa kết liệt kê, kế tốn viên thực tìm giao dịch chưa duyệt, bị từ chối phê duyệt -> thực đệ trình để phê duyệt, hồn thiện giao dịch - Bước 2: Chuyển giao dịch tạo phân hệ kế toán thu AR sang phân hệ GL kết sổ phân hệ GL (thực Phân hệ Quản lý thu - AR) B2.1 Phân hệ Quản lý Thu -> chuyển liệu sang phân hệ sổ B2.2 Đệ trình yêu cầu + Lựa chọn Yêu cầu đơn nhất: hệ thống mặc định chọn + Nhấp nút Đồng ý B2.3 Hệ thơng kết nối tới u cầu chạy “Chương trình đổ liệu sang Sổ cái” Nhập tham số: + Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu chuyển số liệu sang số + Kết sổ tới ngày: ngày cuối chuyển số liệu lên phân hệ sổ + Ngày chuyển liệu sang Sổ cái: ngày chuyển sang phân hệ sổ + Dữ liệu tổng hợp:  Có: liệu chuyển sang sổ tổng hợp  Không: liệu chuyển sang sổ chi tiết Sau khai báo thông tin trên, nhấp nút đồng ý 78 - Bước 3: Kiểm tra giao dịch kết chuyển lên sổ GL (thực Phân hệ Quản lý thu - AR) B3.1 Chọn Phân hệ Quản lý Thu  Các báo cáo B3.2 Đệ trình yêu cầu mới: + Lựa chọn Yêu cầu đơn nhất: hệ thống mặc định chọn + Nhấp nút Đồng ý B3.3 Lựa chọn báo cáo để trình + Nhấp chọn nút Tìm ( ) + Chọn báo cáo “TABMIS AR – S2-06 Báo cáo liệt kê chứng từ” + Nhấp nút OK B3.4 Nhập tham số chạy báo cáo: + Mã KBNN: mã KB đơn vị + Mã nhân viên tạo giao dịch: mã + Từ ngày: ngày in giao dịch + Đến ngày: ngày in giao dịch + Loại tiền tệ: tất loại tiền loại tiền muốn in + Trạng thái: Chọn: trang thái “chưa chuyển lên GL”, “Đã chuyển lên GL” + Kế toán: nhập tên người in + Kế toán trưởng: nhập tên kế toán trưởng 79 Chú ý: kế toán viên chọn nhập giá trị tất cho trường tham số để liệt kê tất phiếu thu hệ thống Sau có kết in báo cáo, kế toán viên kiểm tra trạng thái phiếu thu cột kết chuyển lên GL bảng kê Dựa vào đó, kế tốn viên nắm giao dịch chưa kết sổ, thực kiểm tra nguyên nhân giao dịch chưa chuyển sổ - Bước 4: Xử lý giao dịch chưa chuyển sổ (thực Phân hệ Quản lý thu - AR) Thông thường, giao dịch chưa phê duyệt kết chuyển sang sổ GL, kế tốn viên phải tìm lại phiếu thu liệt kê báo cáo “TABMIS Liệt kê chứng từ phân hệ AR” báo cáo “Báo cáo Khoản mục Chưa chuyển sổ từ Chương trình Chuyển Sổ Cái” (báo cáo hệ thống tự động sinh sau chạy chương trình kết chuyển số liệu lên sổ GL) Kế tốn viên tìm giao dịch theo số phiếu thu tương ứng, tìm lại hệ thống, kiểm tra trạng thái giao dịch thực xử lý giao dịch chưa phê duyệt, giao dịch bị từ chối phê duyệt, giao dịch chờ phê duyệt 80 Sau xử lý giao dịch chưa hồn thành, kế tốn viên thực kết chuyển lại số liệu lên sổ GL Kế toán viên tìm thấy tên báo cáo hình kết chạy yêu cầu chuyển số liệu vào hình tìm kiếm theo đường dẫn: Thanh cơng cụ: Xem\Các u cầu: tìm u cầu có “Báo cáo Khoản mục Chưa chuyển sổ từ Chương trình Chuyển Sổ Cái” phía u cầu”Chương trình Đổ Dữ liệu sang Sổ Cái” Kế tốn viên tìm giao dịch theo số phiếu thu tương ứng, tìm lại hệ thống, kiểm tra trạng thái giao dịch thực xử lý giao dịch chưa phê duyệt, giao dịch bị từ chối phê duyệt, giao dịch chờ phê duyệt Khi chuyển số liệu từ phân hệ quản lý thu lên phân hệ Sổ.cái hệ thống tự sinh yêu cầu “ Nhập Bút toán” Nếu trạng thái yêu cầu “Nhập Bút tốn” “Thơng thường” số liệu phân hệ thu chuyển lên sổ thành công kế toán viên lưu lại số danh Y.cầu (trong ví dụ số 372591) gởi cho KTT để thực kết sổ bút toán - Bước 5: Đối chiếu số liệu kết chuyển lên GL so với số liệu nhập phân 81 hệ AR (thực Phân hệ Quản lý thu - AR Sổ - GL): B5.1 Chọn Phân hệ Quản lý Thu  Các báo cáo B5.2 Đệ trình yêu cầu + Lựa chọn Yêu cầu đơn nhất: hệ thống mặc định chọn + Nhấp nút Đồng ý B5.3 Lựa chọn báo cáo để trình + Nhấp chọn nút Tìm + Lựa báo cáo “TABMIS AR – S2-06 Báo cáo liệt kê chứng từ” + Nhấp nút OK B5.4 Nhập tham số, đó, ý Trạng thái phê duyệt chọn “Tất cả” Chú ý: Kết báo cáo sử dụng để đối chiếu với kết giao dịch liệt kê GL B5.5 Đối chiếu số liệu kết chuyển lên GL so với số liệu nhập phân hệ AR Chọn Phân hệ sổ  Truy vấn/Bút toán, nhấp F11 đưa trỏ vào cột thông tin cần tra cứu, bấm CTRL + F11 82 - Bước 6: Kế toán trưởng thực kết sổ (trường hợp kết sổ thủ công) Đường dẫn thực hiện: Sổ Cái - Người duyệt  Các Bút tốn Kết sổ Chọn “Kỳ” “Lơ Bút tốn” Chọn “Tìm” Chọn “Kết sổ” 83 1.2 Quy trình xử lý cuối tháng Người thực hiện: + Kế toán viên KBNN - Thực bước + Kế toán trưởng thực bước (kết sổ bút toán chưa kết sổ, trường hợp kết sổ bút tốn thủ cơng) - Bước Kiểm tra giao dịch chưa phê duyệt bị từ chối phê duyệt, thực cập nhật, đệ trình để phê duyệt giao dịch (thực Phân hệ Quản lý thu - AR): Giống qui trình xử lý ngày - Bước 2: Chuyển giao dịch tạo phân hệ kế toán thu AR sang kết sổ phân hệ GL (thực Phân hệ Quản lý thu - AR): Giống qui trình xử lý ngày, ý chọn tham số sau: + Ngày bắt đầu: từ đầu tháng + Kết sổ tới ngày: cuối tháng + Ngày chuyển liệu sang Sổ + Dữ liệu tổng hợp + Chuyển liệu vào sổ - Bước Kiểm tra giao dịch kết chuyển lên sổ GL (thực Phân hệ Quản lý thu - AR): Giống qui trình xử lý ngày, ý chọn tham số: + Từ ngày: đầu tháng + Đến ngày: cuối tháng - Bước Xử lý giao dịch chưa chuyển sổ (thực Phân hệ Quản lý thu - AR): Giống quy trình xử lý ngày - Bước Đối chiếu số liệu kết chuyển lên GL so với số liệu nhập phân hệ AR (thực Phân hệ Quản lý thu - AR Sổ - GL): Giống quy trình xử lý ngày - Bước Kiểm tra giao dịch chưa kết sổ (thực Phân hệ Quản lý thu - AR) B6.1 Chọn Phân hệ Quản lý Thu Các báo cáo B6.2 Đệ trình yêu cầu + Lựa chọn Yêu cầu đơn nhất: hệ thống mặc định chọn + Nhấp nút Đồng ý B6.3 Lựa chọn báo cáo để trình + Nhấp chọn nút Tìm + Lựa chọn báo cáo có tên “Báo cáo khoản mục chưa kết sổ” 84 B6.4 Người sử dụng nhập tham số: Đồng tiền sổ Ngày bắt đầu vào Sổ Ngày hạch toán kết thúc Sau có kết báo cáo, kế tốn viên kiểm tra xem danh mục giao dịch liệt kê, giao dịch chưa kết sổ - Bước Kế toán trưởng xử lý giao dịch chưa kết sổ (trên phân hệ Sổ - GL): Giống qui trình xử lý cuối ngày, cuối tháng GL - Bước In kiểm tra báo cáo tổng hợp (phân hệ AR) số liệu thu NSNN B8.1 Trong cửa sổ Đệ trình yêu cầu, Chọn danh mục báo cáo có tên: TABMIS AR(B2-01) - Báo cáo thu vay ngân sách Nhà nước, niên độ B8.2 Chọn tham số: Mã kho bạc: nhập mã kho bạc đơn vị Nguồn liệu: TABMIS/KTKB/Tất Mã địa bàn: chọn địa bàn muốn xem báo cáo Niên độ: nhập niên độ tài hoạt động Từ ngày: nhập ngày đầu tháng từ thời gian xem số liệu Đến ngày: nhập ngày cuối tháng thời gian xem số liệu 85 Đơn vị tính: nhập đơn vị tính muốn in Người lập biểu: nhập tên người in báo cáo Kế toán trưởng: nhập tên kế toán trưởng Ngày in báo cáo: nhập ngày in báo cáo Địa bàn in báo cáo: B8.3 Sau có kết in báo cáo, kế toán viên kiểm tra số liệu, in lưu báo cáo - Bước Đóng kỳ tháng trước(AR) – Cục Kế tốn nhà nước thực B9.1 Chọn tập trách nhiệm: XXXX Quản lý thu B9.2 Chạy trình đơn: Mở/Đóng kỳ kế tốn, chọn Đóng kỳ tháng trước để tránh nhập liệu vào kỳ cũ - Bước 10 Mở kỳ tháng sau để nhập giao dịch – Cục Kế toán nhà nước thực B10.1 Chọn tập trách nhiệm: XXXX Quản lý thu B10.2 Chạy trình đơn: Mở/Đóng Kỳ kế tốn, chọn Mở kỳ kế tốn sau 1.3 Quy trình xử lý cuối năm a) Thời điểm 31/12 (ngày khóa sổ lần 1) Tương tự quy trình xử lý cuối tháng.(thời điểm ngày cuối tháng 12 năm tại) 86 + Trường hợp hủy bút toán ngân sách nhập mới: Nợ TK 9631 - Dự tốn bị huỷ Có TK dự tốn ứng trước 4.2 Đối với Dự tốn thức * Người thực hiện: Chuyên viên KSC KBNN dự toán cấp NS TW, tỉnh, huyện dự toán cấp 0, cấp NS xã Chuyên viên quan tài dự tốn cấp trung gian: Cấp 0, 1, 2, 3, chuyển nguồn/hủy dự toán cấp trung gian 0, 1, 2, chun viên CQTC khơng phải chạy chương trình tái phân loại tạm ứng, khử số dư âm trước chạy chuyển nguồn/hủy dự toán * Thời điểm cuối ngày 31/01 - Bước 1: Chạy chương trình bút tốn truy vấn quỹ dự toán ứng trước Có thể truy vấn tham khảo báo cáo sau: TABMIS BA - (S2-05) Sổ Chi Tiết Theo Dõi Tình Hình Sử Dụng Dự Tốn Ngân Sách Ngân sách - Phân tích quỹ có * Trong thời gian chỉnh lý từ 01/01 đến 31/01: - Bước 2: Tạo hóa đơn áp vào cam kết chi thời gian chỉnh lý: Hóa đơn nhận thời gian chỉnh lý áp cho cam kết chi năm trước làm giảm số cam kết chi, tăng số thực chi Trường hợp hóa đơn lớn dự tốn năm trước có tính năm hồn lại, tùy trường hợp cụ thể - Bước 3: Thanh toán tạm ứng thời gian chỉnh lý: thực phân hệ sổ cái, chọn kỳ 13 năm trước, ngày hiệu lực 31/12 - Bước 4: Hoàn khoản tạm ứng lại: Vào cuối thời gian chỉnh lý, khoản tạm ứng không chuyển nguồn đơn vị sử dụng ngân sách làm thủ tục hoàn tạm ứng, tăng số dư dự toán - Bước 5: Tái phân loại cuối năm khoản tạm ứng o Mục đích: chuyển số dư TK tạm ứng đến thời điểm 31/1 sang TK tạm ứng trung gian 120 o Trước chạy chương trình này, nên chạy báo cân đối B9-01 để xác định KB phát sinh TK tạm ứng chi để khai báo tham số xác, khơng thời gian chạy cho TK không phát sinh o Truy nhập theo tập trách nhiệm quản lý phân bổ ngân sách sổ cái, chọn báo cáo thơng thường, đệ trình u cầu chọn báo cáo “Chương trình TABMIS – phân loại TK tạm ứng o Bút toán phân loại khoản tạm ứng sau: Nợ TK tạm ứng trung gian (1613, 1932, ) Có TK tạm ứng (1513, 1912 Chú ý: Hiện chương trình cho phép chọn chi tiết 12 phân đoạn tài khoản nên chạy chi tiết tài khoản tự nhiên, theo tính chất nguồn kinh phí, chạy cho ĐVQHNS nhiều ĐVQHNS Ví dụ chạy chương trình phân loại tài khoản tạm ứng cho TK tạm ứng 1713, 1716, KB 2811 Tham chạy chương trình tái phân loại: lưu ý tham số Kỳ điều chỉnh chọn kỳ 13 năm trước 121 Hệ thống tự động sinh bút toán (truy vấn lại theo số ID chương trình nhập bút tốn), kiểm tra sau kết sổ bút tốn - Bước 6: Hủy dòng cam kết chi cam kết chi không chuyển nguồn: Thực thủ công phân hệ cam kết chi - Bước 7: Khử số dư âm Đây bước khác so với chuyển nguồn dự tốn ứng trước thời điểm 31.12 o Mục đích: chuyển số dự tốn từ TK dự tốn xuống dịng TK thực chi, làm cho số dư dòng TK chi Bởi theo chương trình chuyển nguồn Tabmis, chuyển tất số chi thực phát sinh năm trước sang năm sau (kèm theo số dự toán sử dụng) Nếu chuyển năm qua năm khác số lớn không cần thiết phải theo dõi năm nên mục đích chương trình khử hết số thực chi năm trước không mang sang năm sau Ngoài sau chạy chương trình khử số dư âm sinh bút tốn làm giảm dự toán tương ứng với số chi o Các bước thực lầm lượt theo hình sau Chú ý: vào B9-01 chạy bước để chọn TK cho xác Bút tốn hạch toán sau (đây bút toán ngân sách, khơng phải bút tốn thực): Nợ TK thực chi (8113, 8123, ) Có TK dự tốn (9523, 9527,…) Chú ý: + Hiện nay, chương trình cho phép chọn chi tiết 12 phân đoạn tài khoản nên chạy chi tiết tài khoản tự nhiên, theo tính chất nguồn kinh phí, chạy cho ĐVQHNS nhiều ĐVQHNS + Tham số kỳ chương trình khử số dư âm lấy kỳ 13 năm trước Ví dụ chạy chương trình khử số dư âm cho TK thực chi 8211, KB 2811 Truy nhập theo tập trách nhiệm phân bổ ngân sách (hoặc sổ cái), chọn báo cáo thông thường: Chương trình TABMIS - Khử số dư âm tài khoản 122 chi tiết Truy vấn bút toán hệ thống tự động sinh (theo số yêu cầu chương trình nhập bút tốn), kiểm tra lại bút tốn sau kết sổ - Bước 8: Chạy chương trình chuyển nguồn thời điểm cuối ngày 31/01 o Mục đích: chuyển tồn số dự tốn năm trước sang năm o Truy nhập với tập trách nhiệm quản lý phân bổ ngân sách B8.1: Hủy dự tốn khơng phép mang sang năm sau: (chi tiết 12 đoạn mã) Tương tự tiết 3.1 bước 6.1 Chú ý: Tham số Đến kỳ chương trình hủy dư dự tốn khơng phép mang sang năm sau lấy kỳ 13 năm trước Tham số mã TK tự nhiện nhập TKDT giao năm (khác với thời điểm 31.12 nhập TKDT ứng trước) B8.2: Chuyển nguồn số dư dự tốn cịn phép chi: (chi tiết 12 đoạn mã); sau chạy chuyển thành số dư dự toán kỳ năm (kỳ chọn tham số trước chuyển nguồn) Tương tự tiết 3.1 bước 6.2 Chú ý: 123 + Bút toán sinh sau chạy chuyển nguồn dự tốn kỳ năm trước có loại dự tốn 04, bút tốn kỳ năm có loại dự toán 06 Tham số Đến kỳ chương trình chuyển nguồn lấy theo kỳ + Trường hợp chuyển nguồn có cam kết chi để khâu kết sổ bút toán chuyển nguồn dự toán, cam kết chi không bị lỗi không đủ quỹ cần: Đối với kỳ 13 năm trước phải kết sổ bút toán chuyển nguồn cam kết chi trước sau kết sổ bút toán chuyển nguồn dự toán Đối với kỳ năm phải kết sổ bút toán chuyển nguồn dự toán trước sau kết sổ bút tốn chuyển nguồn cam kết B8.3: Chuyển nguồn cam kết chi dự toán tương ứng Tương tự tiết 3.1 bước 6.3 Chú ý: + Tham số mã TKTN lấy theo tài khoản chi tương ứng + Tham số Đến kỳ chương trình chuyển nguồn cam kết chi lấy theo kỳ - Bước 9: Đảo kết số bút toán tái phân loại vào kỳ đầu năm tại: o Truy nhập tập trách nhiệm quản lý phân bổ ngân sách sổ o Chọn báo cáo thơng thường, đệ trình u cầu chọn “Chương trình TABMIS - Đảo bút tốn tái phân loại tạm ứng” o Mục đích: hồn lại số dư tài khoản tạm ứng năm tất toán số dư tài khoản tạm ứng trung gian, hệ thống tự động sinh kết sổ bút toán sau: Nợ TK tạm ứng (1513, 1912,…) Có TK tạm ứng trung gian (1613, 1932,…) Chú ý: + Khi chạy bước kỳ Sổ năm tại, năm dự chi năm phải mở + Tham số báo cáo “Ngày hạch toán” chọn theo ngày Ví dụ: Ngày 02/2/2011, chạy đảo tái phân loại tạm ứng cho TK tạm ứng trung gian 1813 cấp NS 1, KB 2811 (TK tạm ứng 1713 chạy chương trình tái phân loại sang TK 1813 kỳ 13/11) 124 Hệ thống tự động sinh bút toán (truy vấn lại theo số yêu cầu chương trình nhập bút tốn), kiểm tra kết sổ bút tốn - Bước 10: Khi dự tốn thức cấp có thẩm quyền phê duyệt Nhập dự tốn thức phê duyệt phân bổ tới đơn vị sử dụng ngân sách - Bước 11: Đảo dự toán tạm cấp: o Truy nhập tập trách nhiệm quản lý phân bổ ngân sách o Chọn báo cáo thơng thường, đề trình u cầu chọn “chương trình TABMIS – đảo dự tốn tạm cấp”, lựa chọn tham số (TK dự toán tạm cấp, mã ĐVSDNS, mã kho bạc, TK nguồn tạm cấp…), sau hệ thống tự động đảo dự toán tạm cấp Các bước xử lý cuối kỳ phân hệ sổ 5.1 Cuối ngày a) Kiểm tra trạng thái chứng từ Chạy liệt kê chứng từ S2-06 phân hệ sổ để kiểm tra lại trạng thái chứng từ hồn thiện quy trình cịn dở dang: đệ trình phê duyệt, phê duyệt, kết sổ b) Kiểm tra lại bút toán từ phân hệ phụ Kiểm tra tình trạng chuyển lên sổ hay bảng tạm - Đăng nhập hệ thống - Chọn tập trách nhiệm quản lý thu chi - Đối với phân hệ thu: chạy “Chương trình đổ liệu sang Sổ cái” - Đối với phân hệ chi: chạy “chuyển d liệu sang Ph hệ Sổ cái” c) Kết sổ bút toán thực, ngân sách: - Bước 1: Đăng nhập user kế toán trưởng, chọn tập trách nhiệm “sổ – người phê duyệt” - Bước 2: Chọn menu bên phải, phần Kết sổ 125 - Bước 3: Khi vào hình kết sổ, để tìm xác bút tốn cần kết sổ, kích vào nút tìm kiếm phía cơng cụ: Hiển thị cửa sổ Tìm Lơ bút tốn Trong phần khai báo tham số tìm kiếm, khai báo chi tiết, hệ thống tìm kiếm xác Cụ thể: - Bước 4: Khi xác định bút toán cần kết sổ, KTT chọn bút tốn đó, kiểm tra điều kiện bên Nếu: + Trạng thái kết sổ: kết sổ + Trạng thái lô: đủ quỹ + Trạng thái kỳ: mở Thì bút tốn đủ điều kiện, nhấn nút Kết sổ Nếu không đủ điều kiện trên, KTT phải kiểm tra lại bút toán - Bước 5: Sau ấn nút kết sổ, hệ thống thông báo số ID yêu cầu kết sổ Nhấn nút Đồng ý 126 - Bước 6: KTT phải truy vấn lại yêu cầu, để biết trạng thái yêu cầu kết sổ B6.1 Chọn menu “Xem” công cụ/Các yêu cầu/ Tìm Đánh số ID yêu cầu để tìm nhanh xác B6.2 Nếu thơng báo “hồn thành, thơng thường” chứng từ kết sổ thành cơng, thơng báo “hồn thành, ngoại lệ” chứng từ chưa kết sổ KTV phải kiểm tra lại tình trang lơ bút tốn xử lý d) Kết sổ bút toán dự chi: Đăng nhập user kế toán trưởng, chọn tập trách nhiệm “sổ – KBNN – Kết sổ liên quan đến dự chi”, chọn bút tốn thực quy trình kết sổ bút toán thực ngân sách 5.2 Cuối tháng a) Tại sổ đơn vị hoạt động: Sau xử lý bút toán dở dang, kết sổ hết bút toán thực, ngân sách dự chi quy trình cuối ngày, đơn vị báo Cục Kế toán nhà nước thực đóng kỳ mở kỳ cho tháng Việc đóng hệ thống khơng có bút tốn dở dang 127 Thực đánh giá lại chênh lệch tỷ giá sau Cục Quản lý ngân quỹ KBNN nhập tỷ giá Việc thường thực đầu kỳ Các bước đánh giá lại chênh lệch tỷ giá: - Bước 1: Đăng nhập user KTT với tập trách nhiệm: Sổ – người duyệt - Bước 2: Phần menu bên phải chọn “đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ” - Bước 3: Khai báo tham số hình khai báo thơng tin đánh giá lại chênh lệch tỷ giá: + Đánh giá lại: nhập nội dung đánh giá + Mô tả: kỳ đánh giá lại + Tự động kết sổ bút toán đánh giá lại: kích vào khơng muốn kết sổ thủ công + Chọn loại tiền để đánh giá: nên chọn tất cả, chọn loại tiền đơn phải xác định cụ thể loại tiền cần đánh giá + Phần tùy chọn tỷ giá: chọn tỷ giá hàng ngày loại “công ty” + Tài khoản lỗ/lãi: + Dãy định giá lại: - Bước 4: Nhấn vào nút định giá lại Hệ thống thơng báo hồn thành giao dịch, nhấn tiếp nút Đồng ý Hệ thống xuất hình tham số khai báo 128 - Bước 5: Trên hình tham số: chọn kỳ đánh giá Sau khai báo, nhấn nút Đồng ý - Bước 6: nhấn nút Đệ trình cửa sổ Đệ trình yêu cầu đánh giá chênh lệch tỷ giá - Bước 7: Sau truy vấn lại yêu cầu để kiểm tra việc đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hồn thành hay chưa + Nếu hệ thống thơng báo hồn thành thơng thường có nghĩa việc đánh giá lại hoàn thành + Nếu hoàn thành có cảnh báo phải kích vào nút đầu để kiểm tra xử lý tiếp Ví dụ: Lỗi thường gặp chưa nhập tỷ giá: 129 b) Tại sổ hợp nhất: b1) Tiến hành lấy sổ liệu từ sổ sổ hợp - Bước 1: Đăng nhập hệ thống, chọn tập trách nhiệm Người hợp nhất, chọn Nhập giao dịch - Bước 2: Khai báo tham số cửa sổ Tìm tiến trình hợp nhất: + Chính: sổ hợp + Kỳ chính: chọn kỳ cần hợp báo cáo + Loại số dư: Sau nhấn nút “Tìm” - Bước 3: Hệ thống hiển thị cửa sổ Nhập giao dịch hợp nhất: chọn sổ phụ có trạng thái “Không chuyển”, nhấn nút “Chuyển” - Bước 4: Trên hình Chuyển liệu hợp nhất, cần khai báo tham số: Kỳ Tiêu chuẩn kỳ giống giống kỳ chọn để hợp báo cáo 130 chọn Sau nhấn nút “Chuyển” hệ thống xuất thông báo số ID bút toán hợp tạo - Bước 5: Truy vấn lại ID hình yêu cầu, trạng thái hồn thành, thơng thường, bút tốn hợp tạo thành cơng, hồn thành, cảnh báo, phải kích vào đầu xem lỗi cụ thể để xử lý b2) Kết sổ bút toán hợp Sau bút toán hợp tạo, đăng nhập với user “Người quản lý hợp nhất”, chọn menu “kết sổ bút toán” để kết sổ bút toán Bút tốn hợp khơng cần phê duyệt, u cầu kết sổ trường hợp kết sổ thủ công - Bước 1: Trên hình Tìm Lơ bút tốn: chọn kỳ xác, nhấn nút Tìm - Bước 2: Hệ thống xuất bút toán hợp tạo Chọn bút toán cần kết sổ, nhấn nút kết sổ - Bước 3: Hệ thống hiển thị Ghi chú, ghi lại mã ID yêu cầu kiểm tra lại việc kết sổ hoàn thành hay có lỗi để xử lý Nhấn nút Đồng ý b3) Chạy bút toán khử 131 - Bước 1: Đăng nhập user sổ hợp nhất, chọn tập trách nhiệm Người hợp nhất, menu Hợp nhất/ nhập giao dịch - Bước 2: Khai báo tham số hình tiến trình hợp nhất: + Chính: sổ hợp + Kỳ chính: chọn kỳ cần hợp báo cáo + Loại số dư: Sau nhấn nút “Tìm” - Bước 3: Trên hình Nhập giao dịch hợp nhất, chọn menu (tab) Loại bỏ, nhấn nút Loại bỏ - Bước 4: Trên hình Tạo loại bỏ, kích vào dịng “Khử giao dịch liên cấp NS”, chọn nút “Tạo” Hệ thống sinh mã yêu cầu cho việc tạo bút toán khử Truy vấn lại theo mã yêu cầu để kiểm tra trạng thái bút tốn khử hồn thành hay chưa - Bước 5: Sau bút toán khử tạo, đăng nhập với tập trách nhiệm “người quản lý hợp nhất” để kết sổ bút toán trường hợp kết sổ thủ công Các bước công việc giống kết sổ bút toán hợp 132 b4) In báo cáo hợp 5.3 Cuối năm: - Công việc giống xử lý cuối tháng - Chú ý vấn đề mở kỳ, đóng kỳ cuối năm thuộc Cục Kế toán Nhà nước thực II CHỨNG TỪ LƯU CHO TỪNG BÚT TỐN TRONG QUY TRÌNH CHUYỂN NGUỒN Đối với bút toán hủy cam kết chi Chứng từ làm cho bút toán hủy cam kết chi Phiếu điều chỉnh số liệu cam kết chi phận KSC lập (bút toán hủy cam kết chi phải thực thủ cơng) Đối với bút tốn chuyển nguồn cam kết chi Chứng từ cho bút toán chuyển nguồn cam kết chi (1) Chứng từ làm cho bút toán chuyển nguồn cam kết chi kỳ 13 năm trước Phiếu điều chỉnh số liệu CKC phận KSC lập (2) Chứng từ làm cho bút toán chuyển nguồn cam kết chi kỳ năm Giấy đề nghị CKC phận KSC lập Tất bút toán liên quan đến chuyển nguồn hay hủy bỏ CKC cuối năm phải đơn vị đề nghị Đối với bút toán hủy dự toán Chứng từ làm cho bút toán hủy dự toán Phiếu điều chỉnh dự toán phận Kiểm soát chi lập hạch toán theo tài khoản tự nhiên Phần chi tiết thể bảng truy vấn bút toán với loại bút toán “Hủy dự toán” với loại số dư “Ngân sách” kỳ 13 năm trước, truy vấn chi tiết theo bút toán kết xuất excel, có xác nhận của Kiểm sốt Phụ trách KSC/Lãnh đạo KBNN huyện khơng có phịng Đối với bút toán tái phân loại tạm ứng Chứng từ làm cho bút toán tái phân loại tạm ứng quy định sau: (1) Chứng từ làm cho bút toán tái phân loại tạm ứng kỳ 13 năm trước Phiếu chuyển khoản hạch toán theo TK tự nhiên Phần chi tiết bút toán thể bảng truy vấn bút toán với loại bút toán “Tái phân loại tạm ứng” kỳ 13 năm trước, truy vấn chi tiết theo bút tốn kết xuất excel, có xác nhận của Kiểm soát Phụ trách KSC/Lãnh đạo KBNN huyện khơng có phịng (2) Chứng từ làm cho bút toán đảo tái phân loại tạm ứng kỳ Phiếu chuyển khoản hạch toán theo TK tự nhiên Phần chi tiết bút toán thể bảng truy vấn bút toán với loại bút toán “Tái phân loại tạm ứng” kỳ tại, truy vấn chi tiết theo bút tốn kết xuất excel, có xác nhận Kiểm sốt Phụ trách KSC/Lãnh đạo KBNN huyện khơng có phịng 133 Đối với bút tốn chuyển nguồn dự toán (1) Chứng từ làm cho bút toán hủy dự toán kỳ 13 năm trước Phiếu điều chỉnh dự toán (C6-04) phận KSC lập hạch toán theo tài khoản kế toán Phần chi tiết bút toán thể bảng truy vấn bút toán với loại bút toán “Chuyển nguồn” có số dư “Ngân sách” kỳ 13 năm trước, truy vấn chi tiết theo bút toán kết xuất excel, có xác nhận Kiểm sốt Phụ trách KSC/Lãnh đạo KBNN huyện khơng có phịng (2) Chứng từ làm cho bút toán nhập dự toán năm trước chuyển sang kỳ thời Phiếu nhập dự toán ngân sách (C6-01) phận KSC lập hạch toán theo tài khoản kế toán Phần chi tiết bút toán thể bảng truy vấn bút toán với loại bút toán “Chuyển nguồn” có số dư “Ngân sách” kỳ thời, truy vấn chi tiết theo bút toán kết xuất excel, có xác nhận Kiểm sốt Phụ trách KSC/Lãnh đạo KBNN huyện khơng có phịng Đối với bút toán Khử số dư âm Chứng từ làm cho bút toán “Khử số dư âm” “Phiếu điều chỉnh dự toán” phận KSC lập hạch toán theo tài khoản tự nhiên Phần chi tiết thể bảng truy vấn bút toán với loại bút toán “Khử số dư âm” kỳ 13 năm trước, truy vấn chi tiết theo bút tốn kết xuất excel, có xác nhận của, Kiểm soát Phụ trách KSC/Lãnh đạo KBNN huyện khơng có phịng Lưu ý: - Đối với trường hợp chuyển số dư tạm ứng, chuyển nguồn dự toán, hủy dự toán phận KSC thực - Đối với khoản điều chỉnh sai lầm liên quan đến số thực chi khử số dư âm, nghiệp vụ khơi phục bút tốn khử số dư âm xử lý số dự toán phục hồi theo quy định thuộc trách nhiệm phận KSC - Đối với hồ sơ xử lý cuối năm thực lưu theo quy định hành 134