Bước đầu đánh giá vai trò của kiểm duyệt văn bản thông qua việc khảo sát một số lỗi trong văn bản hành chính

Việc kiểm duyệt văn bản trước khi trình ký và ban hành không chỉ thực hiện đúng quy định của Chính phủ, Bộ Nội vụ…mà còn giúp cho công tác quản lý văn bản được dễ dàng, thuận[r]

Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 291 - 295

BƯỚC ĐẦU ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA KIỂM DUYỆT VĂN BẢN THÔNG QUA VIỆC KHẢO SÁT MỘT SỐ LỖI TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Vũ Thị Vân*

Trường Đại học Khoa học - ĐH Thái Nguyên TÓM TẮT

Thực tế cho thấy, có nhiều văn hành cịn tồn lỗi sai thể thức, kỹ thuật trình bày phơng chữ, cỡ chữ, tả.… Điều ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý quản lý văn Từ việc khảo sát phát lỗi sai hình thức số văn hành chính, bước đầu đánh giá vai trị việc kiểm duyệt văn trước ký ban hành Kiểm duyệt văn trước ký ban hành không góp phần hạn chế lỗi sai mà cịn giúp cho công tác quản lý văn quy định

Từ khóa: văn hành chính, thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình, kiểm tra, kiểm duyệt ĐẶT VẤN ĐỀ*

Công tác quản lý văn từ lâu trở thành một phần công việc quan trọng, thiếu công tác văn thư lưu trữ Nhà nước ta coi trọng công tác coi công cụ hỗ trợ đắc lực công tác quản lý Nhà nước Từ năm 1963, Chính phủ ban hành Nghị định 142/CP quy định rõ Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Đến 08/ 7/ 2004, sau 41 năm thực hiện, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định 110/2004-CP thay cho Nghị định 142/CP công tác văn thư đến năm 2010, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư

Trong thực tế, không quan, đơn vị, doanh nghiệp hoạt động mà khơng có (diễn ra) việc soạn thảo, ban hành, chuyển, nhận văn bản Nói cách khác, văn giấy tờ công việc diễn hàng ngày, thường xuyên, gắn liền với hoạt động quan, đơn vị Văn bản giúp cho tổ chức, đơn vị giao dịch, truyền tải thông tin, tổ chức quản lý, thể cơ sở pháp lý

PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Trong năm qua, có nhiều cơng trình, viết nghiên cứu, trao đổi, thảo luận về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, điều

*

Tel: 0987 349900, Email: vandhkh@gmail.com

góp phần làm cho cơng tác văn thư, lưu trữ dần vào nếp, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành Nhà nước có hiệu Tuy nhiên, qua thực tế cơng tác, tình trạng văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày cịn phổ biến, vậy, chưa phát huy được vai trò thực tiễn Trong phạm vi bài viết này, chúng tơi đề cập tới khía cạnh cơng tác văn thư, bước đầu đánh giá vai trò việc kiểm duyệt, kiểm tra văn hành (quyết định, thơng báo, cơng văn, báo cáo, tờ trình, ) trước ký ban hành thông qua việc khảo sát, thống kê những lỗi sai thường gặp thể thức kỹ thuật trình bày văn hành để bạn đọc trao đổi, bàn luận

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, THẢO LUẬN

Tại phải kiểm duyệt, kiểm tra, văn trước ký ban hành?

Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ 96(08): 291 - 295 bày thủ tục ban hành văn trước

người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật"

Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo về việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư Quyết định số 2818/QĐ-BGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo quy định cụ thể việc kiểm tra văn bản, là:

" Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung văn trước trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức văn theo quy định" (Trích Điều 25) Văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/ 7/ 2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến quy định rõ "Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải quyết”

Quy định công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 161/QĐ-ĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 Đại học Thái Nguyên quy định việc “kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản” Đại học Thái Nguyên trường thành viên sau:

“1 Đối với văn Đại học Thái Nguyên Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Đại học Thái Nguyên

2 Đối với văn đơn vị

Lãnh đạo phịng Hành người giao trách nhiệm phải kiểm tra chịu trách

Như vậy, khẳng định khâu rà sốt, kiểm tra văn trước ký ban hành việc làm cần thiết bắt buộc công tác quản lý văn Trong quan, tổ chức, đơn vị nào, muốn thực tốt công tác quản lý văn khơng bỏ qua khâu, bước quy trình ban hành văn bản, đặc biệt khâu kiểm duyệt văn trước ký ban hành Người giao nhiệm vụ kiểm duyệt văn (Lãnh đạo phụ trách cơng tác hành chính, cán văn thư đơn vị ) phải chịu trách nhiệm thể thức kỹ thuật trình bày văn

Thế thể thức kỹ thuật trình bày của văn hành chính?

Hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 Đặc biệt Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/ 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn đầy đủ, cụ thể chi tiết thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Theo đó, "Thể thức

văn tập hợp thành phần cấu thành

văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể hoặc số loại văn định " (Điều 2)

Thể thức văn hành thường bao gồm

các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số ký hiệu văn bản; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền; Dấu cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật)

Kỹ thuật trình bày văn "bao gồm khổ

Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ 96(08): 287 - 291

Biểu Kết khảo sát thể thức kỹ thuật trình bày văn hành TT Thể thức thể thức, kỹ

thuật trình bày

Theo quy định Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/ 2011 Bộ Nội vụ

Kết khảo sát (VD)

Những lỗi sai thể thức kỹ thuật trình bày Tỷ lệ (%)

1 Quốc hiệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự – Hạnh phúc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐỘC LẬP - TỰ DO- HẠNH PHÚC

-

hoặc: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự - Hạnh phúc

-&*& -

28/ 100 (28%)

2 Tên quan, tổ chức CƠ QUAN CHỦ QUẢN

CƠ QUAN TRỰC THUỘC

CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN TRỰC THUỘC

11/100 ( 11%) 3 Tên loại trích yếu

a Văn có tên loại

QUYẾT ĐỊNH

Về việc

QUYẾT ĐỊNH

Về việc

-

14/100 (14%)

b Cơng văn V/v đóng góp ý kiến cho dự thảo "V/v: đóng góp ý kiến cho dự thảo"

Về việc đóng góp ý kiến cho dự thảo

16/100 (16%) 4 Chức vụ, họ tên

người ký

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Văn A

TL BỘ TRƯỞNG PHÓ VỤ TRƯỞNG

Nguyễn Văn A

HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn C

PHể HIU TRNG Nguyễn Văn C

9/100 (9%)

5 Nơi nhận

a “Kính gửi”

Kính gửi:

- Bộ Giáo dục Đào tạo; - UBND Tỉnh Thái Nguyên;

Kính gửi: - - Bộ Giáo dục & Đào tạo - - UBND Tỉnh Thái nguyên

-

16/100 (16%)

b “Nơi nhận”

Nơi nhận:

- Như Điều 3; - Lưu: VT, TCCB

N¬i nhËn N¬i nhËn N¬i nhËn

N¬i nhËn (hoặc Nơi nhận):

- Như Điều 3; - Lưu: VT,CT-HSSV

21/100 (21%)

Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ 96(08): 291 - 295

Các lỗi thường gặp thể thức kỹ thuật trình bày văn hành

Chúng tơi chọn ngẫu nhiên 100 văn hành gồm kế hoạch, báo cáo, công văn, quyết định cấp khác để khảo sát về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, kết quả cụ thể trình bày bảng

Từ bảng thống kê khảo sát cho thấy, lỗi sai thường gặp văn hành chính lỗi sai phơng chữ, kiểu chữ Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Tuy nhiên, có trường hợp, (có thể copy) văn có hai loại phơng chữ khác (vừa sử dụng phông VnTime, vừa sử dụng mã ký tự Unicode) Người soạn thảo cịn nặng tính trình bày tuỳ tiện sử dụng nhiều loại kiểu chữ không sử dụng văn hành chính kiểu chữ Vnistote, Anrial

Trong số văn hành chúng tơi đã khảo sát, lỗi tả chiếm số lượng lớn (89 lỗi), lỗi tả phổ biến là chân trọng, trân thành (trân trọng, chân thành), sử lý (xử lý), bổ xung (bổ sung), sơ suất (sơ xuất)….Có 126 lỗi sai chữ viết hoa, cụ thể: phủ (Chính phủ), Thành Phố Thái Nguyên (thành phố Thái Nguyên), khu vực Đông bắc (khu vực Đơng Bắc), Giám Đốc (Giám đốc), Phó trưởng phịng (Phó Trưởng phịng)

Ngun nhân

Qua thực tế công tác qua kết khảo sát trên, bước đầu đánh giá văn hành chính ban hành chưa thể thức quy định số nguyên nhân sau:

- Do lực, kỹ soạn thảo văn hạn chế

- Chưa có thống thể thức kỹ thuật trình bày văn đơn vị - Khơng thực quy trình quản lý văn bản, bỏ qua khâu kiểm duyệt văn

- Do cán giao nhiệm vụ kiểm duyệt

thể thức, kỹ thuật trình bày có phát hiện khơng thực quy định thái độ nể nang…

Để hạn chế lỗi sai thể thức kỹ thuật trình bày văn trên, đơn vị phải quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ cho cán soạn thảo văn bản; phải xây dựng quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn đơn vị dựa trên quy định hành thống thực hiện đơn vị….Tuy nhiên, thiết nghĩ biện pháp hiệu phải thực quy trình quản lý văn bản, kiểm duyệt văn bản trước trình ký ban hành Việc kiểm duyệt văn trước trình ký ban hành không thực quy định Chính phủ, Bộ Nội vụ…mà cịn giúp cho cơng tác quản lý văn dễ dàng, thuận tiện Nó tạo thống thể thức, kỹ thuật trình bày; hạn chế lỗi sai khơng đáng có; nâng cao tính thuyết phục, hiệu lực văn bản; phát huy tối đa giá trị văn MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Một là, soạn thảo văn nhiệm vụ thường

xuyên chuyên viên, cán văn phòng, vậy, việc bồi dưỡng trình độ, lực, nâng cao hiểu biết cơng tác văn thư nói chung kỹ soạn thảo văn hành chính nói riêng điều cần thiết Việc cử học bồi dưỡng, tổ chức tập huấn, học hỏi kinh nghiệm…cần thực thường xuyên

Hai là, việc tổ chức sơ kết, tổng kết định kỳ

cơng tác văn thư nói chung đánh giá cơng tác soạn thảo văn nói riêng giúp cho mỗi đơn vị, cá nhân đánh giá vị trí, vai trị cơng tác quản lý hành Nhà nước

Ba là, thực việc đánh giá cán bộ, viên

Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CƠNG NGHỆ 96(08): 287 - 291 vị, quan giao dịch, truyền tải thông tin, tổ

chức quản lý vậy, để văn phát huy tối đa chức trên, yêu cầu văn phải chuẩn xác nội dung lẫn hình thức Văn ban hành sản phẩm cá nhân nào, sản phẩm của tập thể, địi hỏi có tham gia, cộng tác nhiều người qua bước khác (người viết thảo, người đánh máy, người kiểm duyệt, lãnh đạo ký, người phơto, đóng dấu…), khâu kiểm duyệt văn đóng vai trị định đến chất lượng văn bản./

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Bộ Nội vụ (2005), văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/ 7/ 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến

[2] Bộ Giáo dục Đào tạo (2009), Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư

[3] Bộ Giáo dục Đào tạo (2012), Quyết định số 2818/QĐ-BGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 việc sửa đổi, bổ sung số điều, khoản Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo

[4] Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư

[5] Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2010), Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư

[6] Đại học Thái Nguyên (2012), Quyết định số 161/QĐ-ĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 quy định công tác văn thư, lưu trữ

[7] Vũ Thị Phụng (2003), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb ĐHQG Hà Nội

[8] Trần Ngọc Thêm (2006), Hệ thống liên kết văn tiếng Việt, Nhà xuất Giáo dục SUMMARY

INITIALLY TESTING THE ROLE OF THE WRITTEN APPROVAL THROUGH THE SURVEY OF SOME ADMINISTRATIVE DOCUMENTS

Vu Thi Van*

College of Sciences - TNU

In fact, there are existing mistakes of the modalities and technical presentations in administrative documents such as: wrong font, font size, misspelling, This effects not less to the document processing and document management Finding out the errors on the form in some administrative documents from the survey will initially evaluate the role of censoring documents before signing The censoring documents before signing not only limits mistakes, but it also helps the document management inregulations

Key words: administrative documents, modalities, technical presentations, process, testing, censorship

*