Quản trị cơ sở dữ liệu Access (Trung cấp CNTT) - Nguồn: BCTECH

- Sử dụng các ô điều khiển nói trên để thực hiện các phép toán so sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần khác nhau của báo cáo, cách làm như sau: Tạo các ô điều khiển mới (tại bất kỳ vị trí[r]

UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐKTCN ngày…….tháng….năm Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR – VT)

BÀ RỊA - VŨNG TÀU, NĂM 2020

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Để đáp ứng nhu cầu hoạt động dạy học theo phương pháp đổi đào tạo nghề, lấy học sinh làm trung tâm tự học học sinh sinh viên trường Cao đẳng kỹ thuật công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu Chúng thực biên soạn tài liệu Quản trị sở liệu Access

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình Quản trị sở liệu Access xây dựng biên soạn sở chương trình khung đào tạo nghề Cơng nghệ thông tin Trường Cao đẳng kỹ thuật công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu phê duyệt

Giáo trình Quản trị sở liệu Access dùng để giảng dạy trình độ cao đẳng nghề Cơng nghệ thông tin biên soạn theo nguyên tắc quan tâm đến kết đầu ra, tự học kỹ cần thiết để HSSV xây dựng phần mềm quản lý sở liệu vừa nhỏ thông qua kiến thức lý thuyết, thực thành công cụ Microsoft Office Access nhằm đáp nhu cầu thực tế doanh nghiệp

Nội dung giáo trình gồm bài: Bài mở đầu: Khởi đầu với Access Bài 1: Làm việc với bảng liệu -Table Bài 2: Làm việc với truy vấn - Query Bài 3: Biểu mẫu liệu-Form

Bài 4: Tạo lập báo cáo - Report

Giáo trình biên soạn lần đầu nên chắn cần có kiểm nghiệm trình áp dụng vào thực tiễn giảng dạy học tập Với ý nghĩa đó, ban biên soạn mong nhận ý kiến góp ý cán quản lý, quý thầy cô bạn HSSV để giáo trình hồn thiện

Chúng tơi trân trọng cảm ơn đóng góp hỗ trợ ban lãnh đạo bạn đồng nghiệp tham gia xây dựng chương trình, đóng góp ý kiến làm sở cho việc biên soạn Giáo trình

Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 05 tháng 08 năm 2020 Tham gia biên soạn

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU

GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

1 Các khái niệm

2 Khởi động thoát khỏi Access

3 Màn hình làm việc Access

4 Các đối tượng Microsoft Access

BÀI : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE)

1 Tạo bảng

2 Những qui định trường kiểu liệu 13

3 Các thuộc tính trường (Field Properties) 14

4 Cài đặt khóa lưu bảng 20

5 Thiết lập mối quan hệ bảng 21

6 Nhập liệu cho bảng 26

7 Sắp xếp liệu lọc liệu 28

B Bài tập 32

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY) 38

1 Khái niệm truy vấn 38

2 Giới thiệu Các loại truy vấn access 38

3 Các phép toán hàm Query 39

4 Cách tạo truy vấn Select Query 41

5 Các loại Query hành động 63

BÀI 3: LÀM VIỆC VỚI BIỂU MẪU (FORM) 75

1.1 Khái niệm biểu mẫu 75

1.2 Các dạng biểu mẫu 76

1.3 Các phương pháp tạo biểu mẫu 76

BÀI 4: BÁO CÁO (REPORT) 112

1 Giới thiệu báo cáo 112

2 Tạo báo cáo tự động (Auto Report) 113

3 Tạo báo cáo sử dụng Report Wizard 113

4 Thiết kế báo cáo chế độ Design View 115

5 Báo cáo – phụ 118

GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: Quản trị sở liệu với Microsof Access Mã mơ đun:MĐ14

Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun:

- Vị trí: Mơ đun bố trí sau học sinh học xong môn chung môn kỹ thuật cở sở trước môn chuyên nghành chuyên sâu

- Tính chất: Là mơ đun sở bắt buộc ngành Công nghệ thông tin -Ý nghĩa vai trị mơ đun:

Mục tiêu mô đun:

Sau học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có khả năng: - Về kiến thức:

+ Trình bày khái niệm access + Trình bày khái niệm khóa chính, khóa ngoại

+ Trình bày khái niệm bảng liệu, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo - Về kỹ năng:

+ Tạo bảng liệu, liên kết bảng, cập nhật, sửa đổi, xóa ghi liệu bảng

+ Tạo truy vấn theo dạng khác + Tạo Form thao tác Form

+ Tạo Report thực thao tác Report -Về lực tự chủ trách nhiệm:

+ Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, tinh thần hợp tác cơng việc

+ Có tính chủ động, độc lập công việc, tự học cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn

+ Có khả vận dụng kiến thức học tự học để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp phát triển công nghệ thông tin xã hội

+ Có khă xây dựng tự xây dựng phần mềm quản lý sở liệu nhỏ quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý thư viện, quản lý tuyển sinh

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Mã bài: 14.1

Giới thiệu

Bài giới thiệu tổng quan Microsoft Access từ cách khởi động thoát khỏi Access đến đối tượng có Access thao tác sở liệu

Mục tiêu

- Phát biểu khái niệm hệ quản trị sở liệu (CSDL); - Phân tích khả ứng dụng phần mềm MS Access;

- Thực thao tác cửa sổ database - Thực thao tác an tồn với máy tính

Nội dung chính 1 Các khái niệm

- Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện thao tác đơn giản, trực quan việc xây dựng quản trị sở liệu (CSDL) xây dựng ứng dụng sở liệu

- Access hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS- Relational Database anagement System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng giao diện giống phần mềm khác MS Office MS Word, MS Excel

- CSDL hệ thống thơng tin có cấu trúc, liệu có liên quan với lưu trữ thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác

Các đặc điểm Microsoft Access:

- Là hệ quản trị CSDL chạy môi trường Windows, có thành phần cần thiết như: thiết kế biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), công cụ hỗ trợ Wizard, mơi trường lập trình với ngơn ngữ Visual Basic for Application(VBA)…

- Mang tính độc đáo như: tự động kiểm tra khóa, kiểm tra ràng buộc tồn vẹn, tự động cập nhật hay xóa liệu có thay đổi kết nối

- Tất toàn đối tượng CSDL Access chứa tập tin có phần mở rộng accdb

Khóa chính, khóa ngoại - Khóa chính

Là học nhiều trường bảng mà liệu cột phải không rỗng Từ giá trị khóa xác định giá trị bảng

- Khóa ngoại

Ví dụ: Hệ quản trị sở liệu bán hàng:

Hình 1.1 Mơ hình Quản trị CSDL quản lý bán hàng  Quy trình thực tạo hệ quản trị CSDL

Bước 1: Tạo tập tin chứa hệ quản trị CSDL

Bước 2: Tạo đối tượng hệ cuản trị CSDL: Bước 2.1 Tạo cấu trúc bảng (Table)

Bước 2.2: Cài đặt khóa chính, khóa ngoại Bước 2.3 Tạo mối quan hệ bảng Bước 2.4 Nhập liệu cho bảng

Bước 3: Tạo đối tượng khác:Tạo Truy vấn (Query); Tạo biểu mẫu (Form); Tạo báo cáo (Report); Tạo tập lệnh (Macro); Tạo tập chương trình (Module)

2 Khởi động thoát khỏi Access 2.1 Khởi động

- Cách 1: Kích đơi (Double click) lên biểu tượng chương trình Microsoft Access Desktop

- Cách 2: Vào Start| Programs | Microsoft Office | Microsoft Access - Cách 3: Vào Start| Run | Gõ vào access| nhấn OK

Sau khởi động xuất hộp thoại sau:

Khác với chương trình ứng dụng Microsoft Office khác Word hay Excel, Access yêu cầu người dùng phải đặt tên cho tập tin CSDL trước

Hình 3.Giao diện lưu CSDL mới

- Mở CSDL có sẵn: Chọn menu FileOpen (hoặc kích chuột vào nút Open công cụ, nhấn Ctrl+O) Sau lựa chọn tập tin cần mở, click nút Open

2.2 Thoát khỏi MS Access 2010 - Cách 1: Chọn File/ Exit

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F4

- Cách 3: Click vào nút Close góc bên phải cửa sổ 3 Màn hình làm việc Access

Hình Giao diện làm việc Access 4.Các đối tượng Microsoft Access

Một CSDL Access gồm đối tượng sau đây: 4.1 Bảng (Table):

4.2 Truy vấn (Query):

Là công cụ truy xuất liệu nhiều bảng theo yêu cầu Truy vấn sử dụng để trả lời câu hỏi thông tin bảng liệu từ mối liên kết bảng (Select Query) Ngoài ra, truy vấn cịn cơng cụ cho phép sửa đổi số liệu (Update Query), nối thêm mẫu tin vào bảng (Append Query), xóa mẫu tin bảng (Delete Query), tạo bảng (Make Table Query) Truy vấn sử dụng để tổng hợp liệu (Crosstab Query), nhiều công dụng khác Đa phần hệ quản trị CSDL khác thường dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language) Với Access, ngồi việc hỗ trợ truy vấn ngơn ngữ có cấu trúc hệ quản trị sở liệu khác, cịn thực tạo truy vấn thơng qua công cụ QBE (Query By Example) trực quan làm cho công việc truy vấn trở nên giản nhiều

4.3 Biểu mẫu (Form)

Dùng vào mục đích tạo biểu mẫu nhập số liệu, cho phép người sử dụng cập nhật, sửa đổi xóa liệu mẫu tin biểu mẫu Ngồi ra, cho phép sử dụng tạo hình giao diện hỏi đáp người sử dụng hệ thống quản lý thực thi, cầu nối trực quan người sử dụng với sở liệu Thiết kế tốt biểu mẫu giúp người sử dụng có kiến thực tin học hạn chế dễ dàng thao tác chương trình

4.4 Báo cáo (Report)

Là kết xuất sau trình xử lý liệu Báo cáo tạo để xem hình in máy in, có nội dung lấy từ bảng liệu kết Query Báo cáo có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, khơng gồm chữ, số mà có hình ảnh, đồ thị…

4.5 Tập lệnh (Macro)

Là tập thao tác xếp theo thứ tự nhằm mục đích tự động hóa công việc thường làm Khi chạy macro, Access tự động thực hàng loạt thao tác ghi lại macro

4.6 Tập chương trình (Module)

Một dạng tự động hóa cao cấp chuyên sâu macro Đó hàm thủ tục riêng người sử dụng soạn thảo ngôn ngữ VBA(Visual Basic for Application)

CÂU HỎI, BÀI TẬP

Bài 1: Khởi động Microsoft Access 2013, tạo CSDL có tên QLSV.accdb lưu vào ổ đĩa D/ E

Bài 2: Thốt khỏi chương trình Microsoft Access 2013, đổi tên CSDL QLSV.accdb thành QuanLySinhVien.accdb

Bài 3: Khởi động lại Microsoft Access 2013, sau mở tập tin tạo QuanLySinhVien.accdb

Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết học tập

- Phát biểu khái niệm hệ quản trị CSDL;

- Phân biệt hệ quản trị CSDL đối tượng hệ quản trị CSDL; - Phân tích khả ứng dụng phần mềm MS Access;

BÀI : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE) Mã bài: 14.1

Giới thiệu

Với toán quản lý đặt ra, sau qua giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống liệu đến giai đoạn cài đặt hệ thống, người lập trình phải tạo bảng liệu Bảng nơi chứa liệu đối tượng thơng tin Sinh Viên, Hàng hóa… Bảng theo mơ hình quan hệ bảng hai chiều, gồm có nhiều cột nhiều dịng, cột vùng thuộc tính bảng gọi trường (field), dòng dòng tiêu đề, dòng mẫu tin hay gọi ghi (record) Trong bảng có khóa (Primary key) có thêm khóa ngoại (foreign key)

Mục tiêu

- Phát biểu khái niệm bảng liệu; - Tạo lập cấu trúc bảng;

- Thiết lập trường, thuộc tính;

- Thao tác với liệu Datasheet view - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính

1 Tạo bảng mới

Các phương thức tạo bảng:

Table: Tạo bảng khung lưới, giống kẻ bảng Microsoft Excel, hình thức dễ sử dụng không đủ mạnh

Table Design: Tạo bảng cửa sổ thiết kế chi tiết, hình thức thiết kế chun sâu Trong khn khổ giáo trình, giới thiệu tạo bảng theo chế độ Design View

Hình Màn hình thiết kế bảng Ngồi cịn có:

- Table Wizard: Tạo bảng với hỗ trợ bước Access, chọn cấu trúc bảng có sẵn theo gợi ý Access thường khơng có cấu trúc phù hợp với cấu trúc bảng mà người dùng mong muốn tạo

- Import Table: Nhập bảng từ CSDL khác, tức chép hay nhiều bảng từ CSDL có sẵn vào CSDL hành

- Link Table: Tạo shortcut liên kết đến bảng CSDL khác, công việc này giống Import Table liên kết bảng không chép bảng vào CSDL  Quy trình thiết kế bảng bao gồm bước sau:

Bước 1: Tạo tập tin sở liệu Bước 2: Tạo cấu trúc bảng

Bước 3: Cài đặt khóa chính, khóa ngoại Bước 4: Tạo mối quan hệ cho bảng Bước 5: Nhập liệu cho bảng

Bước 1: Tạo tập tin CSDL Bước 1.1: Khởi động Access Bước 1.2: Chọn Blank Database

Bước 1.3: Tại khung File Name| gõ tên CSDL

Bước 1.4: Tại biểu tượng thư mục Open chọn đường dẫn lưu CSDL Bước 1.5: Nhấn Create| OK

Hình Màn hình khởi động Access Bước 2: Tạo cấu trúc bảng

Bước 2.1 Click lên chữ Tables| chọn Design View (hoặc nhấn chuột vào chữ View góc trái hình)

Hình Cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng Xuất hộp thoại Save

Bước 2.3: Nhập Tên cột, kiểu liệu Data type, Độ rộng Field size định dạng cột

Bước 3: Cài đặt khóa chính, khóa ngoại Bước 3.1: Click chuột lên trường cần tạo khóa

Bước 3.2 Chọn Primary Key cơng cụ Click phải chuột chọn khóa Lưu ý: Trường hợp chọn nhiều khóa: Nhấn giữ phím Ctrl bàn phím kết hợp nhấn phím trái chuột để làm khóa chính, khóa ngoại

Ví dụ: Tạo cấu trúc bảng DMKHOA

Hình Cấu trúc bảng DMKhoa Bước 4: Tạo mối quan hệ cho bảng

Trước tạo mối quan hệ, cần lưu ý đóng tất bảng mở sau thực Click chọn DatabaseTool công cụ Ribon| Chọn Relationships

Hình 10 Hộp thoại Show Table

Các kiểu mối quan hệ trình bày chi tiết mục thiết lập mối quan hệ Ví dụ: Mối quan hệ QLSV

Hình 11 Mơ hình tạo mối quan hệ QLSV Bước 5: Nhập liệu cho bảng

Bước giới thiệu chi tiết mục  Các thao tác bảng

Hình 12 Chức thực bảng

Hình 13 Lưu bảng

Đóng bảng: Right click lên Table |Close Close all để đóng bảng tất bảng

- Chuyển đổi hai chế độ làm việc Table (bảng)

Chế độ Data Sheet View: có sau: Chế độ không dùng để thiết kế cấu trúc bảng

Hình 14 Màn hình xem liệu Chế độ Design View

Hình 15 Màn hình thiết kế cấu trúc bảng Trong đó:

- Field Name (tên trường): Do người dùng tùy ý đặt phải tuân theo qui định Access (xem mục tiếp theo)

- Data Type (kiểu liệu): Lựa chọn kiểu liệu phù hợp cho trường, danh sách kiểu liệu xem mục

- Description (chú thích): Khơng bắt buộc nhập, dùng để giải thích rõ ý nghĩa công dụng cho tên trường

2 Những qui định trường kiểu liệu  Qui định tên trường (Field Name): - Chiều dài tối đa 64 ký tự, kể khoảng trắng

- Phải bắt đầu kí tự chữ số, khơng bắt đầu khoảng trắng (space) - Không chứa dấu nháy (‘), dấu chấm câu (.), dấu chấm thang (!), dấu móc vng ([ ]) để đặt tên

- Tên trường CSDL

Lưu ý: Mặc dù tên trường chứa khoảng trắng gõ tiếng việt có dấu, khơng nên làm gặp khó khăn câu lệnh SQL đoạn mã lập trình Module sau Tốt nên đặt tên trường ngắn gọn, không dấu, không khoảng trắng, viết hoa chữ đầu từ để dễ đọc

Ví dụ: Các tên trường hợp lệ: MaSoSV, Họ tên, So_Luong_Mua Các tên trường không hợp lệ: Ten[KH], BanHet!, H.Ten

 Qui định kiểu liệu (Data Type):

Khi thiết kế trường, phải chọn cho kiểu liệu thật phù hợp để Access lưu trữ chúng tối ưu, tiết kiệm nhớ đạt tốc độ truy xuất liệu nhanh

MS Access cung cấp số kiểu liệu sau:

Bảng 1 Kiểm liệu Access

Kiểu liệu Dữ liệu vào Kích thước

Text Văn Tối đa 255 kí tự

Memo Văn nhiều dịng, trang Tối đa 65535 kí tự

Number Số 1,2,4 byte

Date/ Time Ngày

Auto number ACCESS tự động tăng lên mộtkhi ghi tạo, không

nhập sửa đổi byte Yes/ No Luận lý (Boolen), gồm giá trịđúng (True), hay sai (False) bit

OLE Object Đối tượng kết nhúng (hình ảnh,Equation…) Tối đa GB Lookup Wizard

Trường nhận giá trị người dùng chọn từ bảng khác danh sách giá trị định trước Hyperlink Liên kết địa trang web(địa URL)

3 Các thuộc tính trường (Field Properties)

Sau nhập tên trường xác định kiểu liệu cho nó, cịn phải thiết lập thuộc tính trường nhằm làm tăng tính chặt chẽ liệu nhập Ứng với kiểu liệu Access có thuộc tính khác nằm thẻ General Lookup 3.1 Thẻ General

Gồm có thuộc tính sau:

 Field Size: Quy định kích thước trường tùy thuộc vào kiểu liệu - Kiểu Text: Kích thước trường độ dài tối đa chuỗi, tức số lượng ký tự tối đa mà trường chứa, mặc định 50

- Kiểu Number: Có thể chọn loại sau:

Byte : 255

Integer : -32768 32767

Long Integer : -3147483648 3147483647

Single : -3,4 x 1038 3,4 x 1038(Tối đa số lẻ)

Double : -1.797 x 10308 1.797 x 10308(Tối đa 15 số lẻ)  Decimal Places:

- Quy định số chữ số thập phân (Chỉ sử dụng kiểu Single Double), tối đa 15 chữ số

- Đối với kiểu Currency mặc định Decimal Places

 Format: Quy định dạng hiển thị liệu, tùy thuộc vào kiểu liệu - Kiểu chuỗi: Gồm phần

<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3> Trong đó:

<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp có chứa văn <Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp không chứa văn <Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp Null

Các ký tự dùng để định dạng chuỗi:

Bảng Các ký tự định dạng chuỗi

Ký tự Tác dụng

@ Chuỗi ký tự

> Đổi tất ký tự nhập vào thành in hoa < Đổi tất ký tự nhập vào thành in thường “Chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự hai dấu nháy

Các định dạng Dữ liệu Hiển thị

@@@-@@@ 123456

Abcdef 123-456abc-def

> Tinhoc TINHOC

< TINHOC tinhoc

- Kiểu Number

Định dạng Access cung cấp

Bảng Định dạng kiểu số (Number) Access cung cấp

Dạng Ý nghĩa Dữ liệu Hiển thị

General Number Định dạng chung 1234.5 1234.5

Currency Định dạng kiểu tiền tệ 1234.5 $1.234.50

Fixed Định dạng chẵn 1234.5 1234

Standard Định dạng chuẩn 1234.5 1,234.50

Pecent Định dạng phần trăm 0.825 82.50%

Scientific Định dạng khoa học 1234.5 1.23E+03

Định dạng người sử dụng:

<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4>

<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp số dương <Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp số âm

<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp số Zero <Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trường hợp null

Các ký tự định dạng

Bảng Định dạng kiểu số (Number) người dùng

Ký tự Tác dụng

(Period) Dấu chấm thập phân , (Comma) Dấu phân cách ngàn

0 Ký tự số (0-9)

# Ký tự số khoảng trắng

$ Dấu $

% Phần trăm

Ví dụ:

Định dang Hiển thị

0;(0);;”Null” Số dương hiển thị bình thường Số âm bao hai dấu ngoặc Số zero bị bỏ trống

Null hiển thị Null

+0.0;-0.0;0.0 Hiển thị dấu + phía trước số dương Hiển thị dấu – phía trước số âm Hiển thị 0.0 âm Null - Kiểu Date/ Time

Các kiểu định dạng Access cung cấp

Bảng Định dạng kiểu Date/Time Access cung cấp

Dạng Ý nghĩa Hiển thị

thường

Short Date Định dạng ngày ngắn 02/03/08

Long Time Định dạng dài 6:20:00 PM

Medium Time Định dạng giơ bình

thường 6:20 PM

Short Time Định dạng 18:20

Các ký tự định dạng

Bảng Các ký tự định dạng kiểu Date/Time

Ký tự Tác dụng

: (colon) Dấu phân cách

/ Dấu phân cách ngày

D Ngày tháng (1-31)

Dd Ngày tháng (01-31)

Ddd Ngày tuần (Sun-Sat)

W Ngày tuần (1-7)

WW Tuần năm (1-54)

M Tháng năm (1-12)

MM Tháng năm (01-12)

Q Quý năm (1-4)

Y Ngày năm (1-366)

Yy Năm (01-99)

H Giờ (0-23)

N Phút (0-59)

S Giây (0-59)

Ví dụ:

Định dạng Hiển thị

Ddd,”mmm d”,yyyy Mon, Jun 2, 2008

Mm/dd/yyyy 01/02/2008

- Kiểu Yes/ No Các kiểu định dạng

Bảng Các định dạng kiểu Yes/No

Định dạng Tác dụng

Yes/ No Đúng/Sai

True/ False Đúng/ Sai

On/ Off Đúng/ Sai

Định dạng người sử dụng gồm phần: <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>

Trong đó:

<Phần 1>: Bỏ trống

<Phần 2>: Trường hợp giá trị trường <Phần 3>: Trường hợp giá trị trường sai Ví dụ

Định dạng Trường hợp True Hiển thịTrường hợp False

;”Nam”;”Nữ” Nam Nữ

- Input Mask (Mặc nạ nhập liệu) :

Thuộc tính dùng để quy định khn mẫu nhập liệu cho trường Các ký tự định dạng Input Mask

Bảng Các ký tự định dạng Input Mask

Ký tự Ý nghĩa đại diện

0 Chữ số từ 9, bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] [-] Chữ số từ 9 khoảng trắng, không bắt buộc nhập, không

nhập dấu [+] [-]

# Chữ số từ 9 khoảng trắng, không bắt buộc nhập, cho nhập dấu [+] [-]

L Chữ từ AZ, bắt buộc nhập ? Chữ từ AZ, bắt buộc nhập

a Chữ chữ số, không bắt buộc nhập A Chữ chữ số, bắt buộc nhập

& Bất kỳ ký tự khoảng trắng, bắt buộc nhập

C Bất kỳ ký tự khoảng trắng, không bắt buộc nhập < Các ký tự bên phải đổi thành chữ thường

> Các ký tự bên phải đổi thành chữ hoa ! Dữ liệu ghi từ phải sang trái

Ví dụ

Input Mask Dữ liệu nhập vào

(000)000-0000 (054)828-8282

(000)AAA-A (123)124-E

>00L0000 40D1296

- Caption

Quy định nhãn cho trường, nhãn hiển thị thay tên trường chuyển sang chế độ nhập liệu (Datasheet View)

- Default value

Quy định giá trị cho trường nhập liệu, trừ liệu kiểu Auto number OLE Object

- Validation Rule Validation Text

Quy định quy tắc hợp lệ liệu (Validation Rule) để giới hạn giá trị nhập vào cho trường Khi giới hạn bị vi phạm có câu thơng báo Validation Text

Các phép tốn dùng Validation Rule

Bảng Các phép toán dùng Validation Rule

Các toán tử Phép toán Tác dụng

Toán tử so sánh >,<,>=,<=,=,<>

Toán tử logic Or, And, Not Hoặc, và, phủ định Toán tử

chuỗi Like Giống

Chú ý: Nếu biểu thức kiểu ngày nên đặt dấu # Ví dụ:

<>0 Khác số

Like”*Anh*” Trong chuỗi phải chứa Anh

<#25/02/08# Trước ngày 25/02/08

>=#01/01/73# and <=#12/03/73# Trong khoảng từ 01/01/73 đến 12/03/73 = “Nam” or = “Nữ” Chỉ nhập “Nam” “Nữ”

- Required

Có thể quy định thuộc tính để bắt buộc hay không bắt buộc nhập liệu cho trường

Bảng 10 Bảng thuộc tính Required

Required Tác dụng

Yes Bắt buộc nhập liệu

No Không bắt buộc nhập liệu

- AllowZero Length

Thuộc tính cho phép quy định trường có kiểu Text hay memo khơng thể có chuỗi có độ dài

 Chú ý: Cần phân biệt trường chứa giá trị Null (chưa có liệu) trường chứa chuỗi có độ dài (có liệu chuỗi rỗng “”)

Bảng 11 Bảng thuộc tính AllowZero Length

AllowZero Length Tác dụng

Yes Chấp nhận chuỗi rỗng

No Không chấp nhận chuỗi rỗng

- Indexed

Quy định thuộc tính để tạo mục trường Nếu lập mục việc tìm kiếm liệu nhanh tiện

Bảng 12 Bảng thuộc tính Indexed

Index Tác dụng

Yes (Dupplicates OK) Tạo mục có trùng lặp Yes (No Dupplicates) Tạo mục không trùng lặp

No Không tạo mục

Chú ý:

Khi bảng có trường làm khóa thuộc tính Index trường phải chọn Yes (No Dupplicates)

Tất trường khóa ngoại bảng thuộc tính Index phải chọn Yes (Dupplicates OK)

Khi bảng có nhiều trường làm khóa chính, thuộc tính Index trường phải chọn Yes (Dupplicates OK)

- New Value

Thuộc tính liệu kiểu Autonumber, quy định cách thức mà trường tự động điền số thêm ghi vào

Bảng 13 Bảng thuộc tính New Value

New Value Tác dụng

Increment Tăng dần

Random Lấy số ngẫu nhiên

Là cách thức để lấy liệu từ trường bảng khác chọn liệu từ danh sách định sẵn trước Cách giúp giảm thời gian việc nhập liệu cịn làm việc nhập liệu xác

 Trường hợp chọn liệu từ danh sách định trước:

- Mở bảng chế độ thiết kế (Design View) Chọn trường cần tạo Lookup - Chọn thẻ “Lookup”:

Tại Display Control: Chọn giá trị “List box” “Combo box” Tại Row Source Type: Chọn “Value List”

Tại Row Source: Nhập danh sách giá trị lựa chọn phân cách dấu “;” Tại List Rows: Số lượng ghi tối đa hiển thị danh sách

Tại List Width: Độ rộng Combo box (tính inch)

Ví dụ: Trong CSDL QuanLySinhVien.accdb, trường MaKH bảng DMKhoa có giá trị nhập lấy từ danh sách {“TH”; “NN”; “CK”; “DP”; “HH”; “DT”} hình sau:

Hình 16 Dữ liệu chọn cho trường MaKH bảng DMKhoa Thì việc thiết kế liệu nhập cho trường MaKH sử dụng thẻ Lookup sau:

Hình 17 Các thuộc tính qui định cho trường lấy liệu từ danh sách định sẵn - Trường hợp chọn liệu từ trường bảng khác:

- Chọn thẻ“Lookup”:

TạiDisplay Control: Chọn giá trị “List box” “Combo box” TạiRow Source Type: Chọn “Table/Query”

TạiRow Source: Chọn bảng truy vấn nguồn

TạiColumn count: Số trường bảng nguồn hiển thị TạiList Rows: Số lượng ghi tối đa hiển thị danh sách Tại List Width: Độ rộng Combo box (tính inch)

Ví dụ: Trên CSDL QuanLySinhVien.accdb, bảng SinhVien có khóa ngoại MaKhoa. Dữ liệu trường MaKhoa bảng SinhVien phải giá trị MaKh bảng DMKhoa (MaKh khóa bảng DMKhoa) Điều dễ làm người sử dụng thời gian tra cứu dễ sai sót Lookup công cụ dùng để giải vấn đề này, cho phép nhập liệu cho trường MaKhoa bảng SinhVien đơn giản cách lấy liệu từ trường MaKh bảng DMKhoa thông qua Combo box List box

Hình 18 Các thuộc tính qui định cho trường lấy liệu từ trường bảng 4 Cài đặt khóa lưu bảng

4.1 Cài đặt khóa chính

Khi chọn trường làm khóa cho bảng, cần lưu ý điểm sau:

- MS Access không chấp nhận giá trị trùng hay trống (null) trường khóa

- Chúng ta dùng giá trị trường khóa để truy xuất ghi CSDL, giá trị trường khơng nên q dài khó nhớ khó gõ vào - Kích thước khóa ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL Để đạt hiệu tối ưu, dùng kích thước nhỏ để xác định giá trị cần đưa vào trường

- Khơng phải trường làm khóa chính, mà có trường có kiểu liệu Memo OLE Object, Hyper Link

Cài đặt khóa chính:

- Chọn trường muốn thiết lập khóa Nếu khóa gồm trường trở lên chọn lúc trường tham gia khóa, kết hợp phím Ctrl để chọn trường không liên tục

 Thực lệnh Edit – Primary Key nhấp chọn nút khóa cơng cụ mục

 Nếu muốn bỏ khóa thực lệnh Edit – Primary Key nhấp chọn nút khóa cơng cụ lần

Lưu ý:

Hình 19 Cảnh báo bảng khơng có khóa chính 4.2 Lưu bảng

 Chọn File  Save nhấn nút Save công cụ  Gõ tên bảng vào hộp thoại Save As nhấn OK

Hình 20 Cửa sổ Save As để nhập tên bảng 5 Thiết lập mối quan hệ bảng

5.1 Tại phải tạo mối quan hệ bảng

Các bảng sở liệu theo mơ hình quan hệ thường sau thiết kế xong, bảng phải tạo mối quan hệ (relationship) Khi thiết lập xong mối quan hệ, tính quán liệu đảm bảo tốt hơn, qua mối quan hệ trao đổi qua lại liệu bảng

2.2 Các loại quan hệ bảng a. Quan hệ - (1 - 1)

- Trong quan hệ - một, ghi bảng A có tương ứng với ghi bảng B ngược lại ghi bảng B có tương ứng ghi bảng A

- Ví dụ: Cho bảng liệu

Hình 21 Quan hệ 1-1

Bảng SinhVien KetQua có mối quan hệ 1-1 dựa trường MaSV b. Quan hệ - nhiều (1 - ∞)

 Là mối quan hệ phổ biến CSDL, quan hệ nhiều: Một ghi bảng A có nhiều ghi tương ứng bảng B, ngược lại ghi bảng B có ghi tương ứng bảng A

 Ví dụ: Trong khoa trường học có nhiều sinh viên, sinh viên thuộc khoa định Ta có bảng liệu sau:

Bảng DMKHOA(MaKhoa, TenKhoa, sodthoai) Bảng SinhVien(Makhoa, Ten, Quequan, lop)

Hình 22 Quan hệ nhiều - nhiều (1 -∞) c. Quan hệ nhiều - nhiều (∞ -∞)

 Trong quan hệ nhiều - nhiều, ghi bảng A có khơng nhiều ghi bảng B ngược lại ghi bảng B có khơng nhiều ghi bảng A

 Khi gặp mối quan hệ nhiều - nhiều để không gây nên trùng lặp dư thừa liệu người ta tách quan hệ nhiều- nhiều thành quan hệ - nhiều cách tạo bảng phụ chứa khố bảng

 Ví dụ: Một giáo viện dạy cho nhiều trường trường có nhiều giáo viên tham gia giảng dạy Đây mối quan hệ nhiều- nhiều

Bảng DSGV(MaGV, TenGV)

Hình 23 Quan hệ nhiều - nhiều (∞ -∞)

- Bảng DanhSachGV bảng PHANCONG có mối quan hệ 1- ∞ dựa trường MaGV

- Bảng DSTruong bảng PHANCONG có mối quan hệ 1- ∞ dựa trường MaTruong

5.3 Thiết lập mối quan hệ bảng

Bước 1: Tại Menu chọn Database Tool| Relationships

Hình 25 Cửa sổ Show Table Bước 2: Chọn bảng cần thiết lập quan hệ|Add Close

Lưu ý: Trường hợp không thấy cửa sổ Show Table: Click phải lên hình| Chọn Show Table

Hình 26 Chức hiển thị bảng

Hình 27 Giao diện tạo mối quan hệ hai bảng Xuất hộp thoại:

Hình 28 Cửa sổ Edit Relationships

Bước 4: Chọn Enforce Referential Integrity: ràng buộc tham chiếu toàn vẹn Thiết lập thuộc tính tham chiếu tồn vẹn quan hệ

Cascade Update Related Fields: Ràng buộc cập nhật liệu, liệu khố bảng bên thay đổi Access tự động cập nhật thay đổi vào trường tương ứng (có quan hệ) bảng bên nhiều, hay nói cách khác, liệu bảng bên nhiều thay đổi theo

Cascade Delete Related Records: Ràng buộc xóa liệu, liệu bảng bên bị xố liệu bảng bên nhiều bị xoá

Bước 5: Chọn nútCreate Lưu ý:

Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn đảm bảo vấn đề sau:

- Khi nhập liệu cho trường tham gia quan hệ bên nhiều phải tồn bên - Khơng thể xố ghi bảng bên quan hệ tồn ghi bên nhiều có quan hệ với ghi bên

Trường hợp vi phạm quy tắc nhận thông báo lỗi a. Kiểu kết nối (Join type)

- Trong trình thiết lập quan hệ bảng, không chọn nút Create, chọn nút Join Type để chọn kiểu liên kết

Hình 29 Cửa sổ Join Properties Mục 1: Liên kết nội (Inner Join)

Mục liên kết ngoại (Outer Join) b. Điều chỉnh mối quan hệ

 Mở cửa sổ quan hệ Database Tools/ Relatioships)

 Mở cửa sổ quan hệ Database Tools/ Relatioships)

 Click chuột phải lên mối quan hệ bảng, nhấn Delete

Hình 30 Sửa, Xóa mối quan hệ 6 Nhập liệu cho bảng

- Nếu mở bảng chế độ “Design View” nhấn nút “Datasheet View” để chuyển sang chế độ nhập liệu, cửa sổ database chọn bảng cần nhập liệu kích phải chọn “Open” (hoặc nhấp đúp chuột vào tên bảng)

- Nhập liệu vào bảng theo ghi (từng hàng), tránh tình trạng nhập liệu theo cột (trường) Dữ liệu tự động lưu lại Ở có ký hiệu cần biết công dụng chúng

- Bản ghi thời

- Bản ghi nhập liệu

- Bản ghi

- Thơng thường nhập liệu cho trường phía mơ hình relationship trước sau nhập liệu cho bảng phía nhiều sau, nhờ mà liệu khơng bị vi phạm ràng buộc tồn vẹn

Hình 31 Màn hình nhập liệu cho bảng a. Bổ sung ghi cho CSDL

Đang đứng ghi (khơng phải ghi mới), chọn nút công cụ thực lệnh Insert – New Record

b. Di chuyển ghi

Ta di chuyển qua lại ghi cách dùng công cụ Chọn lựa ghi (Record Selector)

c. Nhập liệu cho ghi

Bảng 14 Bảng tổ hợp phím nhập liệu cho ghi

Tổ hợp phím Tác dụng

Tab Sang

Shift Tab Sang phía trước

Home Đến đầu dòng

End Đến cuối dòng

Ctrl Home Đến ghi

Ctrl End Đến ghi cuối

Shift F2 Zoom

 Theo chuẩn, nhập liệu Access lấy Font mặc định Arial Để không phụ thuộc vào điều này, ta nên chọn Font trước tiến hành nhập liệu cách chế độ hiển thị Datasheet, thực lệnh Format – Font… thay đổi font chữ mặc định cách sau: Chọn menu Tools Optionschọn thẻ Datasheet Thay đổi giá trị hộp thoại Font (Default Font)

 Lưu ý: Đối với trường kiểu OLE Object (Kiểu liệu nhúng, chứa tập tin ảnh, âm thanh, tập tin văn hay loại tập tin khác), muốn nhập liệu thực bước sau:

- Nhập chuột trái ghi cần nhập trường OLE

- Chọn menu Insert |Object, Access xuất cửa sổ hình sau:

Hình 32 Nhập liệu cho trường kiểu OLE Object

 Nếu muốn tạo tập tin chọn “Create New” | bấm OK

 Nếu muốn lấy đối tượng có sẵn từ tập tin đĩa chọn “Create Form File”|Nhấn nút “Browse” để tìm vị trí tập tin cần chèn đĩa | bấm OK để nhúng đối tượng vào CSDL

 Nếu muốn liên kết với tập tin đối tượng (Khơng nhúng) đánh dấu vào tùy chọn “Link”, chọn cách di chuyển tập tin CSDL sang máy khác phải chép kèm theo nhữn tập tin mà liên kết đến

d. Chọn ghi  Đánh dấu chọn ghi

 Chọn Edit| Select Record: Để chọn ghi hành  Chọn Edit| Select all Record để chọn tồn

e. Xóa ghi

7 Sắp xếp liệu lọc liệu 7.1 Sắp xếp liệu

a. Sắp xếp trường  Đặt trỏ trường cần xếp

 Thực lệnh Home| Sort Ascending (Nếu xếp tăng dần) | Sort Descending (Nếu xếp giảm dần) b. Sắp xếp nhiều trường

 Chọn trường muốn xếp phải liền kề

 Thực lệnh Home | Sort Ascending (Nếu xếp tăng dần) |Sort Descending (Nếu xếp giảm dần) Lưu ý:

- Các trường phải xếp kiểu tăng dần giảm dần (không thể trường xếp tăng dần, trường giảm dần được)

- Phải di chuyển cột theo thứ tự ưu tiên cột bên trái trước, bên phải sau

Ví dụ: Sắp xếp thứ tự cột GioiTinh tăng, trùng GioiTinh tăng dần theo NgaySinh

Chúng ta phải di chuyển hai cột theo thứ tự GioiTinh trước NgaySinh (thứ tự ưu tiên)

Hình 33 Sắp xếp liệu nhiều trường 7.2 Lọc liệu

Mở bảng chế độ Datasheet View Chọn thực đơn Records  Filter Chọn chức lọc liệu tương ứng

Hình 34 Thực đơn Records|Filter - Lọc theo biểu mẫu (Filter by Form)

a. Lọc theo biểu mẫu (Filter by Form)

Chỉ cho phép lọc liệu với phép so sánh (=) phép toán logic And, Or Ví dụ: Lọc sinh viên có nơi sinh “Hà Nội” “Sài Gòn”

- Mở bảng SinhVien chế độ Datasheet View Chọn thực đơn Records| Filter| Filter by Form

- Tại tab “Look for”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Hà nội”

Hình 35 Chọn điều kiện lọc “Hà nội tab “Lookup for” - Tại tab “Look for”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Hà nội” - Tại tab “Or”, kích vào trường “NoiSinh” chọn “Sài gịn”

Hình 36 Chọn điều kiện lọc “Sài gòn” tab “Or” - Kết nhắp vào biểu tượng Apply Filter

Hình 37 Kết lọc mẫu tin có nơi sinh “hà nội” “sài gịn” - Muốn trở lại bình thường ban đầu, kích vào biểu tượng

b. Lọc theo chọn (Filter by Selection)

Nếu trỏ chuột bơi đen chọn giá trị kết lọc theo chọn (Filter by Selection) lọc mẫu tin có giá trị trùng với giá trị chọn

Ví dụ: Lọc sinh viên có tên

- Mở bảng SinhVien chế độ Datasheet View Dùng chuột bôi đen tên sinh viên “Chính”

- Chọn thực đơn Records| Filter| Filter by Selection - Thì kết lọc sau:

Hình 39 Kết lọc sinh viên tên “Chính” Muốn trở lại bình thường ban đầu, kích vào biểu tượng c. Lọc khác chọn (Filter Excluding Selection)

Nếu trỏ chèn cell đó, chọn Records| Filter| Filter Excluding Selection lọc mẫu tin theo cột có giá trị khác với cell chọn

Ví dụ: Lọc mẫu tin có nơi sinh khác “Sài gòn”

- Mở bảng SinhVien chế độ Datasheet View Đặt trỏ chèn có nơi sinh “Sài gịn”

Hình 40 Đặt trỏ chèn cell “Sài gòn” cột NoiSinh - Chọn thực đơn Records| Filter| Filter Excluding Selection

- Thì kết lọc sau:

Hình 41 Kết lọc sinh viên có nơi sinh khác “Sài gịn” - Muốn trở lại bình thường ban đầu, kích vào biểu tượng

d. Lọc theo cách khác (Advanced Filter/ Sort)

 Với cách lọc này, Access đưa bảng lọc liệu dạng QBE (Query By Example) Query

 Chúng ta kết hợp điều kiện phức tạp, hàm tính tốn, phép tốn logic And, Or

 Nếu điều kiện ghi cột để thể phép toán logic Or, dịng thể phép tốn logic And

- Mở bảng SinhVien chế độ Datasheet View Chọn thực đơn Records| Filter| Advanced Filter| Sort

- Đưa vào điều kiện lọc sau:

Hình 42 Bảng điều kiện lọc liệu - Kết nhắp vào biểu tượng Apply Filter

Hình 43 Kết lọc mẫu tin có tên “Chính” ngày sinh từ 1/1/1995 đến 1/1/1997

- Muốn trở lại bình thường ban đầu, kích vào biểu tượng CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

A Câu hỏi

1. Nêu khái niệm khóa chính, khóa ngoại? Khi chọn trường làm khóa cần ý gì?

2. Trình bày cách tạo bảng?

3. Giải thích qui định tên trường? Cho ví dụ minh họa? 4. Nêu kiểu liệu Access?

5. Trình bày thuộc tính Field Size kiểu Text Number? 6. Nêu thuộc tính Decimal Places?

7. Giải thích thuộc tính Format kiểu chuỗi, Number, DateTime kiểu YesNo?

8. Input Mask gì? Nêu kí tự định dạng thuộc tính Input Mask? 9. Caption default Value gì?

10. Trình bày cơng dụng thuộc tính Validation rule Validation Text? Cho ví dụ minh họa?

11. Nêu thuộc tính Allow Zero Length? Chuỗi gọi chuỗi có độ dài 0?

12. Trình bày thuộc tính Indexed?

14. Có cách để lấy liệu có sẵn Lookup? Trình bày thao tác cụ thể cách?

15. Trình bày cách cài đặt khóa chính? 16. Nêu cụ thể cách lưu bảng? 17. Trình bày thao tác nhập liệu?

18. Để thay đổi Font chữ mặc định nhập liệu cho bảng ta phải thực thao tác gì?

19. Trình bày thao tác xếp liệu lọc liệu? Cho ví dụ minh họa? 20. Tại phải tạo mối quan hệ bảng?

21. Nêu loại mối quan hệ bảng?

22. Trình bày cách thiết lập mối quan hệ, điều chỉnh xóa mối quan hệ bảng?

B Bài tập

Bài Các tên trường sau hợp lệ ? a Mã sinh viên, Ten !SV

b MaSV, TenSV

c Ma[sv], Tên sinh viên d Ma.SV, Tên :SV

Bài Hãy qui định thuộc tính Input Mask cho trường sau :

a Trường MaSV : Tự động viết hoa, có kí tự đầu chữ, kí tự sau số b Trường DienThoai : Dữ liệu nhập vào 10 kí tự số, kí tự đầu đặt ngoặc ( )

Bài Mở CSDL QuanLySinhVien.accdb tạo mở đầu Tạo cấu trúc Table sau:

a DMKhoa (Danh mục khoa)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaKH Text >[Blue] Yes

TenKhoa Text 30 Yes

MaKH lấy từ danh sách định sẵn gồm {NN,TH,HH,DT,CK,DP} b SinhVien (Sinh Viên)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaSV Text >[Blue] Yes

HoSV Text 30 Yes

TenSV Text 15 Yes

GioiTinh Yes/No

NgaySinh Date/Time dd/mm/yy Yes

NoiSinh Text 10

DiaChi Text 20

Quan Text 10

MaKH Text Yes

HocBong Number Long Integer

MaSV có kí tự, kí tự đầu chữ, kí tự sau số GioiTinh hiển thị Nam, Nữ

MaKH lấy từ giá trị trường MaKH bảng DMKhoa HocBong phải luôn lớn

c MonHoc (Môn học)

Field Name Data Type Field Size Format Required

TenMH Text 20 Yes

SoTiet Number byte Yes

Số tiết phải luôn lớn 0, 45 d KetQua (Kết quả)

Field Name Data Type Field Size Format Required

MaSV Text > Yes

MaMH Text > Yes

Diem Number Single

MaSV lấy từ giá trị trường MaSV bảng SinhVien MaMH lấy từ giá trị trường MaMH bảng MonHoc Diem từ đến 10, mặc định

Lưu ý: Các Khóa bảng in đậm gạch  Hãy thiết lập mối quan hệ (Relationships) cho bảng

 Nhập liệu cho bảng sau: Table:DMKhoa

MaKH TenKhoa

NN Ngoại ngữ

TH Tin Học

HH Hóa Học

DT Điện tử

CK Cơ khí

DP Đơng Phương

Table: SinhVien

Table : MONHOC

MaMH TenMH SoTiet

01 Cơ sở Dữ liệu 45

02 Trí tuệ Nhân tạo 45

03 Truyền Tin 45

05 Văn Phạm 60

06 Đàm thọai 60

07 Vật Lý Nguyên Tử 45

08 Vật Lý Địa Cầu 45

09 Triết học Đông Phương 75 10 Triết Học Tây Phương 75 Table: KETQUA

MaSV MaMH Diem

A01 01

A01 03

A02 01

A02 03 10

A02 05

A02 06 6.5

A03 01

A03 03

A03 05 10

A04 05

A05 06

A06 01

B01 03

B01 02

B02 04 10

B02 01

B03 03

B04 05

B04 06

 Hãy xếp theo trường MaKh tăng dần bảng DMKhoa

 Hãy xếp theo trường NoiSinh, Quan giảm dần bảng SinhVien  Hãy lọc sinh viên có tên Chính

 Hãy lọc sinh viên có nơi sinh Sài gòn Hà nội  Hãy lọc sinh viên có Quan khác Q3

 Hãy lọc sinh viên có ngày sinh từ 1/1/1995 đến 1/1/1997

Bài Hãy tạo CSDL có tên QuanLyBanHang.accdb, gồm bảng sau :

Hãy thiết lập tên trường, thuộc tính tương ứng với liệu cho bảng sau : Bảng: KhachHang

MaKH HoTenKH Diachi DienThoai

B145 Cửa Hàng số Q4 20 Trần Phú Q2 (08)6547893

D100 Công Ty Cổ Phần Đầu tư 22 Ngô Quyền Q5 (08)6123564 L010 Cửa Hàng Bách Hóa Q1 155 Trần Hưng Đạo (08)5456123

S001 Công Ty XNK Hoa Hồng 123 Trần Phú (08)3564237

S002 Cơng Ty VHP Tân Bình 10 Lý thường

Kiệt (08)5545458

Bảng:NhanVien

MaNV HoNV TenNV GioiTinh NgaySinh DiaChi DienThoai

1 Lê văn Tám Nam 12/10/1965 45 Trần Phú 86452345

2 Trần thị Lan Nữ 20/10/1970 15 Nguyễn Trãi Q5

3 Tạ thành Tâm Nam 10/12/1965 20 Võ thị Sáu 85656666 Ngô Thanh Sơn Nam 20/12/1950 22 Trần Phú

5 Lê thị Thủy Nữ 10/10/1970 25 Ngô Quyền 97654123

Bảng:HoaDon Bảng: ChiTietHD

MaHD MaKH MaNV NgayLapHD NgayNhanHang

1 S001 28/06/1999 10/07/1999

2 L010 29/06/1999 12/07/1999

3 S002 04/07/1999 12/07/1999

4 B145 05/07/1999 10/07/1999

5 D100 06/07/1999 20/07/1999

6 S001 07/07/1999 21/07/1999

Bảng:SanPham

MaSP TenSP DonViTinh DonGia

B01 Bia 33 Lon 4000

B02 Bia Tiger Lon 5000

B03 Bia Heneken Lon 6000

R01 Rượu Bình tây Chai 20000

R02 Rượu Napoleon Chai 15000

Thiết lập mối quan hệ bảng nhập liệu cho bảng Bài Hãy tạo CSDL có tên QuanLySach.accdb, gồm bảng sau : DocGia(MaDocGia, HoDocGia,TenDocGia, NamSinh)

Sach(MaSach, TenSach, LanXB, NamXB) PhieuMuon(MaPM, MaDocGia, NgayMuon) ChiTietPM(MaPM, MaSach, GhiChu)

 Tự thiết lập thuộc tính cho trường cho phù hợp

 Sau đó, thiết lập mối quan hệ bảng nhập liệu cho bảng (Mỗi bảng mẫu tin)

 Hãy xếp theo trường MaDocGia tăng dần bảng DocGia

 Hãy xếp theo trường MaDocGia, NgayMuon tăng dần bảng PhieuMuon

 Hãy lọc độc giả có tên Lan

 Hãy lọc sách có năm xuất 1999 2000  Hãy lọc phiếu mượn có ghi hạn

Bài tập 6: Tạo Quản trị CSDL: QLTuyenSinh.accdb Yêu cầu:

Xác định cấu trúc Table kiểu liệu field dựa vào bảng sở liệu bên

MaHD MaSP SoLuong

1 B01 48

1 R01 10

2 B01 25

2 B02 90

2 B03 25

2 R02 20

3 B01 10

4 B01 15

4 R01 20

4 R02 15

5 B01 10

Qui định khóa cho Table sau:

Table Khóa chính

DanhSach SoBD

DiemThi SoBD

ChiTietDT DTDuThi

Thiết lập quan hệ Table theo sơ đồ quan hệ sau: DanhSach (SoBD, 1) → DiemThi (SoBD, 1)

Yêu cầu: Tạo cấu trúc bảng, tự xác định kiểu liệu Tạo quan hệ bảng

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY) Mã bài:14.2

Giới thiệu

Bài học giới thiệu loại truy vấn, cách xác định khái niệm thao tác tạo loại truy vấn liệu MS Access, nhằm phục vụ nhu cầu người sử dụng cách hiệu

Mục tiêu

- Phát biểu khái niệm truy vấn liệu; xác định loại truy vấn - Tạo áp dụng truy vấn dựa bảng liệu;

- Áp dụng biểu thức xây dựng truy vấn liệu - Thực thao tác an tồn với máy tính

Nội dung chính

1 Khái niệm truy vấn

Truy vấn cơng cụ dùng để tìm kiếm, thực phép tính, tạo nguồn liệu, sửa đổi nội dung bảng…

Tất hệ quản trị CSDL cung cấp ngôn ngữ truy vấn liệu SQL (Structure Query Languge) Trong sở liệu Access cịn cung cấp cơng cụ truy vấn QBE (Query by Example- Truy vấn ví dụ) cho phép truy vấn liệu Table cách đơn giản hiệu Và khn khổ giáo trình này, tìm hiểu cách tạo truy vấn với công cụ QBE

Sau thực truy vấn, liệu thoả mãn yêu cầu rút tập hợp vào bảng kết gọi Dynaset (Danamic Set) Dynaset hoạt động bảng (Table) khơng phải bảng kết hiển thị cho phép sửa đổi Một loại bảng thể kết truy vấn khác Snapshot, tương tự Dynaset nhiên sửa đổi thông tin (Như CrossTab Query, Total Query…)

2 Giới thiệu Các loại truy vấn access

Hình Các loại truy vấn 2.1 Select Query - Truy vấn chọn

Truy vấn chọn kiểu truy vấn thông dụng Nó lưu trữ liệu từ nhiều bảng hiển thị liệu datasheet nơi bạn cập nhật record Bạn sử dụng select Query để nhóm record, tính tổng, đếm, tính trung bình kiểu tính tốn khác

Nó xem chức Filter bảng cao mức, cịn có khả năng:

 Truy vấn nhiều bảng liệu  Tạo trường để tính tốn  Tóm lược kết nhóm số liệu  Chọn field cần hay che

2.2 Truy vấn tham số: Parameter Query

 Khi bạn khởi động truy vấn tham số, Access yêu cầu bạn cung cấp mộttừ khóa tìm kiếm sau hiển thị kết truy vấn phản ánh nội dung từ khóa

 Trong trình chạy câu truy vấn tham số, từ khóa tìm kiếm đóng vai trị nhữngtiêu chí kiểm sốt biến đổi, tức tiêu chí kiểm sốt truy vấn quen thuộc (criteria) có khả tự động thay đổi sau lần thực tác vụ truy vấn

 Bạn có thểchỉ địnhkiểu liệu cụ thể mà tham số chấp nhận.

 Bạn đặt kiểu liệu cho tham số nào, lưu ý với liệu số

(Number), tiền tệ (Currency) ngày/giờ (Date/Time) Nếu nhập sai kiểu dữ

liệu, bạn nhận thông báo hệ thống 2.3 Truy vấn chéo Crosstab Query

-2.4 Acction Query (Truy vấn hành động)

Là truy vấn thực công việc thay đổi di chuyển record Có kiểu truy vấn hành động:

- Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) - Truy vấn cập nhật (Update Query)

- Truy vấn xóa liệu (Delete Query) - Truy vấn thêm liệu (Append Query) 3 Các phép tốn hàm Query 3.1 Tạo Field tính tốn Query

Bảng Bảng toán tử dùng biểu thức Toán

tử Ký hiệu Ý nghĩa

Số học

+ Cộng

- Trừ

* Nhân

/ Chia

^ Lũy thừa

¥ Chia lấy nguyên

& Cộng chuỗi, số

Mod Chia lấy dư

Ký tự đại diện: ?: Thay cho kí tự

*: Thay cho dãy kí tự ThanhTien: [Soluong]*[DonGia]

ThueGTGT: 10%*[ThanhTien]

Tuổi: Year (Now()) – Year ([NgaySinh])

Số ngày thuê sách: DateDiff(“d”, [NgayThue], [NgayTra]) - Truy vấn lấy Top

Là thao tác lấy số lượng xác định bảng ghi (Top) danh sách kết truy vấn Nếu phối hợp thao tác xếp liệu với lấy Top, tạo truy vấn:

- Xem ghi chứa giá trị Max: Lấy top danh sách xếp giảm dần - Xem ghi chứa giá trị Min: Lấy top danh sách xếp tăng dần

3.2 Phép toán ghép chuỗi

- Toán tử & kết hợp hai chuỗi để tạo thành chuỗi Ví dụ:

HoVaTen: [Holot] & “ ”& [Ten]

- Toán tử + Kết hợp hai chuỗi để tạo thành chuỗi phát tán giá trị Null giá trị null tồn biểu thức đánh giá thành Null

Ví dụ: HoVaTenSV: [HoSV]+" "+[TenSV] - VAL (chuỗi): Biến chuỗi thành số

- LEFT (chuỗi,n): Lấy n kí tự bên trái chuỗi - RIGHT (chuỗi,n): Lấy n kí tự bên phải chuỗi

- MID (chuỗi, i, n): Lấy n kí tự chuỗi kí tự thứ i

3.3 Các phép toán so sánh

Bảng 2 Các toán tử so sánh Toán

tử Ký hiệu Ý nghĩa

So sánh

> Lớn

< Nhỏ

>= Lớn

<= Nhỏ

= Bằng

<> Khác

Is null Giá trị rỗng

Is not null Giá trị không rỗng

Like Giống

3.4 Các phép toán Logic

Bảng Các toán tử logic Toán

tử Ký hiệu Ý nghĩa

Logic AndOr VàHoặc

Not Phủ định

3.5 Phép toán BETWEEN….END

Between <giá trị 1>and<giá trị 2> Chọn giá trị từ giá trị đến giá trị

3.6 Phép toán IN

In Trong danh sách

3.7 Hàm IIF

 IIF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2): Nếu biểu thức điều kiện hàm trả vê giá trị 1, ngược lại (biểu thức điều kiện sai) trả giá trị

Ví dụ: Giới Tính:IIF([GioiTinh]=Yes, “Nam”, “Nữ”)

XepLoai: IIF([DTB]>=8, “Giỏi”, IIF([DTB] >=6.5, “Khá”, IIF([DTB]>=5, “TB”, “Yếu”)))

3.8 Hàm ngày tháng

- DATE ( ): trả ngày tháng hệ thống

- Day (d), Month (d), Year (d): lấy phần ngày, tháng, năm ngày d

- DateDiff (k,d1,d2): Trả số ngày/tháng/năm ngày d1,d2 tùy thuộc giá trị k Nếu giá trị k = “d”: trả số ngày

k = “m”: trả số tháng k =” y”: trả số năm Ghi chú:

- Muốn phóng to vùng soạn thảo cơng thức: nhấn tổ hợp phím Shift +F2

- Access cịn cung cấp cơng cụ Expression Builder để xây dựng biểu thức thuận tiện: Trước hết để chuột vị trí cần xây dựng cơng thức nhấn nút Build công cụ Cửa sổ Expression Builder xuất hình sau:

Hình 14 Cửa sổ “Expression Builder” 4 Cách tạo truy vấn Select Query

4.1 Tạo Select Query cách dùng Wizard Bước 1: Create| chọn Query Wizard

Hình Tạo query Wizard Bước 2: Lựa chọn loại query|OK

- Simple Query Wizard: Tạo bảng truy vấn đơn giản - Crosstab Query Wizard:Tạo bảng truy vấn chéo

- Find Duplicatess Query Wizard: Tạo thêm bảng truy vấn - Find unmatched Query Wizard:

Bước 3: Chọn bảng có trường liệu cần truy vấn| chọn trường liệu| Next

Hình Tạo query Wizard (tt1) Bước 4: Đặt tên cho truy vấn| Finish

Hình Kết truy vấn tạo Wizard 4.2 Tạo Select Query DesignView

Các bước thực truy vấn:

Bước 1: C họn tab Create Ribbon, click nút Q u e r y Design nhóm lệnh Queries

Hình Màn hình tạo Queries Design Xuất cửa sổ thiết kế Query cửa sổ Show Table Bước 2: Chọn bảng queries tham gia truy vấn

Hình Cửa sổ New Query

Bước 3: Xác định bảng chứa field muốn hiển thị kết quả, field cần biểu thức tính tốn

- Click nút Add để thêm bảng vào cửa sổ thiết kế Query

- Sau chọn đủ bảng Query cần thiết, click nút close để đóng cửa sổ Show Table

Hình Menu chọn bảng truy vấn Click chọn Show Table

Sau chọn bảng có kết hình 3.3

Hình 10 Giao diện thiết kế truy vấn (Query) Ý nghĩa khung lưới Quyery:

- Vùng bảng chứa liệu cần truy vấn - Field: trường cần iển thị kết

- Table: Bảng nguồn trường cần hiển thị kết

- Sort: Dữ liệu hiển thị xếp: Acsending: Tăng dần; Dessending: giảm dần

- Show: chế độ hiển thị trường chế độ view: có hiển thị; không hiển thị

- Criteria: Điều kiện lọc liệu - or: điều kiện lọc

 Truy vấn chọn (Select Query) -Hiển thị cột có sẵn:

Ví dụ 1: Hiển thị thơng tin Mã sinh viên, họ sinh viên, mã tên sinh viên, tên môn học điểm số:

Các bước thực hiện:

- Click đúp lên tên cột vùng bảng liệu Click giữ phím trái chuột kéo xuống thả xuống khung lưới

Hình 11 Khung lưới ví dụ 1 - Click nút View để xem trước kết quả, click nút run để thực thi

Kết hiển thị liệu:

Hình 12 Kết hiển thị liệu ví dụ 1 - Xây dựng cột (field) mới:

+ Trường truy vấn sử dụng liệu tổng hợp từ trường có sẵn cộng với tham gia biểu thức tính tốn Tên trường biểu thức đặt thuộc tính Field lưới QBE

+ Cú pháp: <Tên cột>:<Biểu thức>

Hình 13 Khung lưới ví dụ 2 Lưu ý:

- Các trường (field) sử dụng phải để dấu ngoặc vuông []; - Tên trường (field) phải viết xác

- Lưu Query: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Right Click| Save | Gõ tên Query cần lưu

Các ví dụ truy vấn select query

Cho CSDL QuanLySinhVien.accdb, gồm bảng liệu có thuộc tính sau:

SinhVien(MaSV, HoSV, TenSV, GioiTinh, NgaySinh, NoiSinh, Diachi, Quan, MaKH, HocBong)

DMKhoa(MaKH, TenKhoa) MonHoc(MaMH, TenMH, SoTiet) KetQua(MaSV, MaMH, Diem)

a Truy vấn chọn 1: Liệt kê danh sách sinh viên, gồm trường: MaSV, HoTenSV, MaKH, TenKhoa, HocBong

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| SinhVien DMKhoa

Hình 15 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 1 Bước 4: Click vào nút “Run” xem kết truy vấn

Bước 5: Lưu truy vấn: click phải lên Query|Save| gõ tên query nhấn Ctrl+S|gõ tên query

b Truy vấn chọn 2: Liệt kê danh sách sinh viên có tên “Chính” Đây truy vấn chọn có điều kiện Điều kiện đưa vào hàng “Criteria”

- Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn Lần lượt đưa tất trường bảng SinhVien vào vùng lưới QBE cách click đúp vào dấu “*” bảng SinhVien u cầu khơng định hiển thị trường cụ thể

- Tại hàng Show trường HoTenSV: bỏ dấu check để không hiển thị SinhVien.* chọn hết tất trường bao gồm trường HoTenSV

- Trong hàng Criteria trường HoTenSV: Like “*Chính”

Hình 17 Kết truy vấn chọn 2

b Truy vấn chọn 3a: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách sinh viên có khơng phải họ “Trần” bao gồm trường: MaSV, HoTenSV, NgaySinh, NoiSinh  Đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn Lần lượt đưa trường MaSV, HoTenSV, NgaySinh, NoiSinh vào vùng lưới QBE

 Trong hàng Criteria trường HoTenSV: Not Like “Trần*”

Hình 18 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 3a Kết hiển thị truy vấn chọn 3a:

Hình 19 Kết truy vấn chọn 3a

Hình 20 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 3b Kết hiển thị truy vấn chọn 3b

c Truy vấn chọn 4a: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách sinh viên có Họ “Nguyễn” Tên “Hải” bao gồm trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, NoiSinh

- Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn

- Đưa trường MaSV, HoTenSV, NgaySinh, NoiSinh vào vùng lưới QBE

- Trong hàng Criteria trường HoTênSV : Like “Nguyễn*” And like “* Hải” Như vậy, ta sử dụng toán tử logic And trường trường HoTenSV

Hình 21 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 4a

Truy vấn chọn 4b: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách sinh viên thuộc Quận “Q1” “Q3” bao gồm trường: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, Quan

- Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn

- Đưa trường MaSV, HoTenSV, NgaySinh, Quan vào vùng lưới QBE

Hình 22.Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 4b (cách 1)

- Ngồi ra, sử dụng toán tử In (Danh sách giá trị) Tại hàng Criteria trường Quan: In (“Q1”, “Q3”)

Hình 23 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 4b (cách 2)

d Truy vấn chọn 5a: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách sinh viên có Họ “Trần” có MaKH NN

Điều kiện nhiều trường ghi hàng “Criteria” thể tốn tử logic “And” cịn điều kiện ghi hàng “OR” thể thiện tốn tử logic “OR”

 Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn Lần lượt đưa tất trường bảng SinhVien cách double – click dấu “*” vào vùng lưới QBE

- Trong hàng Criteria trường HoTenSV : Like “Trần*” - Trong hàng Criteria trường MaKhoa: “NN”

Hình 24 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 5a

e Truy vấn chọn 5b: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách sinh viên có Họ ‘Nguyễn’ có NoiSinh ‘Hà Nội’ bao gồm trường: MaSV, HoTenSV, NgaySinh, NoiSinh

- Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn Lần lượt đưa trường: MaSV, HoTenSV, NgaySinh, NoiSinh vào vùng lưới QBE

- Trong hàng Criteria trường HoTenSV : Like “Nguyễn*” - Trong hàng OR trường NoiSinh: “Hà Nội”

Hình 25 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 5b

f Truy vấn chọn 6: Tạo truy vấn để hiển thị danh sách sinh viên học bổng ngày sinh từ 1/1/1995 đến 1/1/1997, bao gồm trường: MaSV, HoTenSV, NgaySinh, MaKhoa, HocBong

- Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn

- Đưa trường MaSV, HoTenSV, NgaySinh, MaKhoa, HocBong vào vùng lưới QBE

- Trong hàng Criteria trường HocBong: Is null

Hình 26 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 6

g Truy vấn chọn 7: Hiển thị danh sách sinh viên gồm trường: MaSV, HoTenSV, NgaySinh, Tuoi

Tuoi trường không thuộc bảng hết

- Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn

- Đưa trường MaSV, HoTenSV, NgaySinh, Tuoi vào vùng lưới QBE Với Tuoi: Year (Now()) – Year ([NgaySinh])

Hình 27 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 7 4.3 Tạo Total Query để tổng hợp liệu theo nhóm

Truy vấn tính tổng (hay cịn gọi truy vấn gom nhóm) loại truy vấn có khả tính tổng, tính trung bình, đếm số lượng… nhiều record Ví dụ tính tổng doanh thu theo loại hàng hóa, đếm số lượng phiếu nhập theo năm, tính tổng sinh viên theo lớp, khoa… Và truy vấn tính tổng thuộc nhóm truy vấn chọn (Select Query)

Các bước thực truy vấn tính tổng Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| chọn bảng có trường cần tính tổng Bước 3: Chọn trường cần đưa vào để tính tổng gom nhóm Bước 4: Click chọn biểu tượng Totals

Bước 5: Click vào nút “Run” công cụ để xem kết chạy Query vừa tạo

Bước 6: Lưu truy vấn

Ví dụ: Tính tổng tiền học bổng theo khoa

Chuyển sang chế độ View để xem kết

Hình 29 Tổng tiền học bổng theo khoa

Chú ý: Khi thực truy vấn Total, liệu bảng kết trình bày khơng thể chỉnh sửa

 Các phép tốn thường dùng truy vấn tính tổng

Bảng Các phép tốn truy vấn tính tổng Phép toán Ý nghĩa

Sum Avg Min Max Count Group by Where Expression

Tính tổng giá trị trường Tính giá trị trung bình trường Chọn giá trị nhỏ trường Chọn giá trị lớn trường Đếm số mẫu tin có giá trị trường Gom nhóm liệu trường

Giới hạn điều kiện tính tổng Trường kiểu biểu thức

Trong đó, phép tốn Sum, Avg, Min, Max sử dụng cho trường có liệu kiểu số  Các ví dụ

Sử dụng CSDL QuanLySinhVien.accdb, tạo truy vấn sau:

a Truy vấn tính tổng 1: Đếm số sinh viên tổng số học bổng khoa bao nhiêu, thông tin gồm: MaKhoa, TenKhoa, Tổng SV, Tổng HB

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| chọn bảng SinhVien DMKhoa

Bước 3: Đưa trường MaKhoa, TenKhoa, MaSV, HocBong vào vùng lưới QBE Bước 4: Click chọn biểu tượng Totals

Bước 4.1.Tại hàng Total trường MaKhoa, TenKhoa: Chọn phép toán Group by Bước 4.2 Tại hàng Total trường MaSV: Chọn phép toán Count

Bước 4.3 Tại hàng Total trường HocBong: Chọn phép toán Sum Bước 4.4 Thay đổi tiêu đề cột cho trường hình 2.25 :

Hình 30 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 1

Hình 31 Kết truy vấn tính tổng 1

b Truy vấn tính tổng 2: Đếm số sinh viên khoa theo năm sinh, thông tin hiển thị gồm: MaKhoa, NamSinh, Tổng SV

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| chọn bảng SinhVien

Bước 3: Đưa trường MaKhoa, TenKhoa, MaSV, HocBong vào vùng lưới QBE Bước 4: Click chọn biểu tượng Totals

Bước 4.1.Tại hàng Total trường MaKhoa, NgaySinh: Chọn phép toán Group by Bước 4.2 Tại hàng Total trường MaSV: Chọn phép toán Count

Bước 4.4 Thay đổi tiêu đề cột Ngay Sinh TongSV

Lưu ý: đặt tên trường không trùng tên trường có Nếu đặt trùng Acces báo lỗi

Bước 5: Click vào nút “Run” để xem kết chạy Query va tạo Bước 6: Lưu truy vấn

Hình 33 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 2

Hình 34 Kết truy vấn tính tổng

c Truy vấn tính tổng 3a: Tính điểm trung bình cho mơn học Cơ sở liệu, thông tin hiển thị gồm: Tên Môn học, DiemTB

Các bước bước đến bước thực truy vấn 2: Tiếp theo:

Bước 4.1.Tại hàng Total trường TenMH: Chọn phép toán Group by Bước 4.2 Tại hàng Total trường Diem: Chọn phép toán Avg

Hình 35 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 3a

d Truy vấn tính tổng 3b: Tính điểm trung bình cho mơn học Cơ sở liệu khoa, thông tin hiển thị gồm: MaKhoa, TenKhoa, DiemTB

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| chọn bảng SinhVien, DMKhoa, KetQua, MonHoc Bước 3: Đưa trường MaKhoa, TenKhoa, TenMH, Diem vào vùng lưới QBE Bước 4: Click chọn biểu tượng Totals

Bước 4.1.Tại hàng Total trường MaKhoa,TenKhoa: Chọn phép toán Group by Bước 4.2 Tại hàng Total trường TenMH: Chọn Where

Bước 4.3 Tại hàng Total trường Diem: Chọn Avg Bước 4.4 Tại khung điều kiện Crieria: Gõ “ Cơ sở liệu”

Bước 5: Click vào nút “Run” để xem kết chạy Query va tạo Bước 6: Lưu truy vấn

Hình 36.Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 3b

Hình 37 Kết truy vấn tính tổng 3b d Truy vấn tính tổng 4a: Tìm học bổng cao khoa Bước bước 2: Thực truy vấn tổng

Bước bước 6: Thực truy vấn tổng

Hình 38 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 4a

Hình 39 Kết truy vấn tính tổng 4a

e Truy vấn tính tổng 4b: Tìm học bổng cao khoa, hiển thị khoa có học bổng cao lớn 1000000, thơng tin hiển thị gồm: MaKhoa, TenKhoa, HBMax

Hình 40.Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 4b

Hình 41 Kết truy vấn tổng 4b 4.4 Truy vấn chéo (Crosstab Query)

Truy vấn chéo loại truy vấn dùng để tóm lược liệu theo chủng loại trình bày kết hình thức bảng thống kê, thể dòng liệu lưu trữ bảng thành cột chuyển Truy vấn chéo thường dùng để so sánh liệu Khi thực truy vấn chéo, liệu bảng kết trình bày chỉnh sửa

Một yêu cầu phải dùng Crosstab Query Đó loại truy vấn có khả tạo bảng tham chiếu chéo: Tổng hợp từ đến nhiều tiêu theo hàng (Row Heading), hàng lại tổng hợp (chỉ một) tiêu khác theo cột (Column Heading), vùng giao hàng cột số tổng hợp (chỉ một) tiêu thứ ba (Value)

b Xác định yếu tố truy vấn chéo  Tiêu đề cột (Column Heading): - Chỉ có trường

- Giá trị cột bảng làm tên cột Query tên cột bảng làm tiêu đề cột

 Tiêu đề dịng (Row Heading): - Có nhiều trường

- Các tên cột lại Query tiêu đề dòng  Giá trị (Value)

- Duy trường (thơng thường trường khóa chính) - Vùng giao hàng cột thể số tổng hợp

Với ví dụ trên, ta thấy cột “Nam” “Nữ” giá trị trường GioiTinh bảng SinhVien, nên trường GioiTinh tiêu đề cột (chỉ có trường), ngồi cột “Nam” “Nữ” cịn có cột cịn lại MaKhoa TenKhoa tiêu đề dòng, vùng giao cột hàng số lượng sinh viên nên cột giá trị MaSV (chỉ có cột)

Hình 42 Bảng SinhVien CSDL QuanLySinhVien.accdb c Các bước thực tạo truy vấn chéo

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| chọn bảng cần đưa vào truy vấn Bước 3: Đưa trường tham gia truy vấn vào vùng lưới QBE

Bước 4: Click chọn biểu tượng Total xác định trường gom nhóm group by trường cần tính tốn

Bước 6: Click vào nút “Run” để chạy truy vấn Một hộp thoại thông báo xuất yêu cầu bạn cung cấp thơng tin Nhập từ khóa tìm kiếm click vàoOK để xem kết truy vấn

Bước 7: Lưu truy vấn

a Truy vấn chéo 1: Hãy thống kê khoa có sinh viên nam sinh viên nữ

Các bước thực hiện

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| DMKhoa, SinhVien

Bước 3: Đưa trường GioiTinh, MaKh, TenKhoa, MaSV vào vùng lưới QBE

Bước 4: Click chọn biểu tượng Total, xác định trường gom nhóm group by trường cần tính tốn hình 2.44

Bước 5: Click chọn biểu tượng Crosstab: Xác định trường làm tiêu đề cột Colunm heading hàng Row heading, Value

Bước 4: Click vào nút “Run” để chạy truy vấn Một hộp thoại thông báo xuất yêu cầu bạn cung cấp thông tin Nhập từ khóa tìm kiếm click vàoOK để xem kết truy vấn

Bước 5: Lưu truy vấn

Hình 43 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chéo 1

Hình 44 Kết truy vấn chéo 1

Hình 45 Yêu cầu kết truy vấn chéo 2

Với ví dụ trên, cột “Nam” “Nữ” giá trị trường GioiTinh bảng SinhVien, nên trường GioiTinh tiêu đề cột (Groupby), ngồi cột “Nam” “Nữ” cịn có cột cịn lại TenKhoa TongSV tiêu đề dịng (TenKhoa dùng phép tốn Groupby cịn TongSV dùng Count trường MaSV), vùng giao cột hàng tổng học bổng nên cột giá trị HocBong (dùng phép tốn Sum) Như vậy, qua ví dụ thấy lúc trường tiêu đề dịng dùng phép tốn Group by mà cần phép tốn Group by được, cịn trường giá trị khơng phải lúc trường làm khóa mà thơng thường trường khóa chính, cịn ví dụ trường HocBong

Bước thực truy vấn chéo

Bước 3: Chọn Query/ Crosstab Query, đưa trường GioiTinh, TenKhoa, MaSV, HocBong vào vùng lưới QBE

Bước chọn hình 2.47

Hình 46 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chéo 2 4.5 Truy vấn tham số (Parameter Query)

Truy vấn tham số (Parameter Query) query tìm kiếm thơng tin theo yêu cầu nào người sử dụng nhập từ bàn phím

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo truy vấn lựa chọn, chỉnh sửa tham số bảng liệu cần, chọn trường liệu muốn thêm vào truy vấn thêm kỳ tiêu chí khơng thay đổi vào trường thích hợp hàngCriteria.

Bước 2: Xác định trường mà bạn muốn điền tiêu chí truy vấn biến đổi vào, sau click chọn hàngCriteria.

Bước 3: Nhập cụm từ thông báo mà bạn muốn xuất thực truy vấn Lưu ý cụm từ phải đính kèm ngoặc vuông []

Bước 4: Click vào nút “Run” để chạy truy vấn Một hộp thoại thông báo xuất yêu cầu cung cấp thông tin Nhập từ khóa tìm kiếm click vàoOK để xem kết truy vấn

Bước 5: Lưu truy vấn

c Truy vấn tham số 1: Liệt kê danh sách SINHVIEN có nơi sinh nhập vào từ bàn phím

Hình 47.Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tham số

Bước 1: Tạo truy vấn lựa chọn với bảng SinhViên bao gồm tất trường SinhVien*

Bước 2: Kéo thả trường NoiSinh vào khung lưới QBE

Bước 3: Tại hàngCriteria trường NoiSinh gõ nội dung “[Nhập vào nơi sinh]” như hình 47

Bước 4: Nhấn nút Run Xuất hộp thoại yêu cầu nhập nơi sinh

-Trường hợp 1: Gõ vào chữ “Sài Gòn” | Nhấn OK => Kết hiển thị thơng tin sinh viên có nơi sinh Sài Gịn

Hình 48 Hộp thoại nhập thơng tin cần tìm kiếm “Enter Parameter Value” Lưu ý: Chuỗi nhắc tham số phải nằm dấu ngoặc vng ([]) hằng, số, chuỗi, ngày… không biểu thức

Có thể quy định kiểu liệu cho tham số không chọn được, không quy định kiểu liệu cho tham số Access mặc định chọn liệu trùng với kiểu liệu thiết kế cho trường bảng biểu, quy định kiểu liệu tham số cách Chọn Queries/ Parameter Query Trong hộp thoại Query parameters: Trong mục parameter chọn tham số, mục DataType chọn kiểu liệu tương ứng

d Truy vấn tham số 2: Tạo truy vấn hiển thị danh sách Sinh viên có ngày sinh khoảng thời gian (Thời gian nhập từ bàn phím)

Truy vấn có nhiều tham số trường NgaySinh

Bước 1: Tạo truy vấn lựa chọn với bảng SinhViên bao gồm tất trường SinhVien*

Bước 2: Kéo thả NgaySinh vùng lưới QBE

Bước 3: Tại hàng Criteria trường NGAYSINH gõ vào chuỗi nhắc tham số: Between[Từ ngày] and [Đến ngày]

Hình 50 Cửa sổ yêu cầu nhập tham số truy vấn tham số 2 Kết hiển thị tùy thuộc vào người nhập ngày bắt đầu kết thúc

Lưu ý: để chắn người dùng điền từ khóa theo định dạng giống với sở liệu gốc, ta điền vào trường NgaySinh mục Criteria sau: [Ngày bắt đầu (mm/dd/yyyy):] để làm rõ từ khóa tìm kiếm

e Truy vấn tham số 3: Hãy tạo truy vấn để thể tổng học bổng khoa (Makhoa nhập từ bàn phím), thơng tin hiển thị gồm: MaKhoa, TenKhoa, TongHB

Đây truy vấn tham số kết hợp với truy vấn tính tổng, phải tiến hành tính tổng học bổng khoa gom nhóm, đưa chuỗi nhắc tham số vào trường mã khoa để chạy truy vấn nhập vào mã khoa

Các bước thực truy vấn tổng

Bước hàng Criteria đối trường MaKH ta chọn tham số sau: [Nhập mã khoa]

Hình 51 Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tham số 3 Giả sử nhập vào mã khoa TH

Hình 52 Kết truy vấn tham số 3 5 Các loại Query hành động

5.1 Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)

Truy vấn tạo bảng tạo bảng từ tất phần liệu từ nhiều bảng

a Các bước thực truy vấn tạo bảng mới

Bước 2: ChọnDesign| Make Table

Bước 3: Trong mụcTable Name: Đặt tên cho bảng muốn tạo mới

- ChọnCurrent Database: CSDL thời Another Database: Tạo bảng trong CSDL khác

- Chọn OK

Hình 53 Tạo bảng SinhVienMoi Make Table

Bước 4: Click vào nút “Run” công cụ để xem kết chạy Query vừa tạo Sau chạy truy vấn bảng tạo mụcTables

Bước 5: Lưu truy vấn

b Truy vấn tạo bảng 1: Tính tổng sinh viên khoa, thơng tin gồm: MaKhoa, TenKhoa, Tổng SV, kết lưu vào bảng tên TongSV_Khoa

Đây truy vấn tạo bảng kết hợp với truy vấn tính tổng, ngồi kết hợp truy vấn tạo bảng với truy vấn khác học truy vấn chéo, truy vấn chọn, truy vấn tham số… Thực truy vấn tạo bảng có chất dựa vào truy vấn kết lưu vào bảng cửa sổ Tables

Bước 1: Thực truy vấn tổng Bước 2: ChọnQuery/ Make Table Query

Bước 3: Trong mục Table Name: gõ vào TongSV_Khoa| Chọn Current Database| ChọnOK

Bước 4: Click vào nút “Run” công cụ để xem kết chạy Query vừa tạo, Access thơng báo có mẫu tin bảng vừa tạo, chọn Yes

Hình 55 Hộp thoại thông báo số mẫu tin truy vấn tạo bảng 1  Sau chạy truy vấn bảng tạo mục Tables

Hình 56 Cửa sổ Tables có bảng tạo Bước 5: Lưu truy vấn

Lưu ý: Nếu chạy truy vấn lần Access thơng báo xóa bảng TongSV_Khoa cũ tạo, sau tạo bảng khác tên chèn mẫu tin vào bảng

Hình 57 Thơng báo xóa bảng cũ Access

c Truy vấn tạo bảng 2: Tạo bảng SV_TH thị sinh viên thuộc khoa TH trường Họ tên hiển thị cột

Các bước thực hiện:

Bước 1: Creat|Query Design|

Bước 2: Tại bảng Show Table| chọn bảng có trường tham gia truy vấn -Tạo trường HoVaTenSV: [HoSV] & " " & [tenSV]

- Tại hàng Criteria trường MaKH, gõ “TH”

Hình 58 Cửa sổ thiết kế truy vấn tạo bảng 2 Bước 4: Click vào nút “Run”

Hình 59 Hộp thoại thông báo số mẫu tin truy vấn tạo bảng 2 Bước 5: Lưu truy vấn

- Mở bảng SV_TN chế độ Datasheet View để xem kết

Hình 60 Kết truy vấn tạo bảng 2 5.2 Truy vấn thêm liệu (Append Query)

Truy vấn nối liệu dùng để nối liệu từ bảng vào sau bảng khác thêm mẫu tin vào bảng

a Các bước thực truy vấn thêm liệu

Loại truy vấn nối liệu từ bảng vào sau bảng khác:

b Truy vấn Appen Giử sử có hai bảng liệu SV_NN SV_TH, cần thực nối danh sách sinh viên từ bảng SV_NN sang bảng TH

Các bước thực sau:

Bước 1: Create| Query Design | hộp thoại Show Table chọn bảng SV_NN Bước 2: Chọn toàn trường bảng SV_NN

Hình 61 Cửa sổ thiết kế truy vấn cập nhật liệu 1

Bước 4: Click vào nút “Run” Xuất hộp thoại thông báo liệu cập nhật

Bước 5: Lưu truy vấn

- Mở bảng SV_TH chế độ Datashet View để xem kết

Hình 62 truy vấn cập nhật liệu 1 Lưu ý:

Trong truy vấn thêm liệu trường nối với tương ứng phải kiểu liệu Nếu trường tương ứng khơng có kiểu liệu khơng nối Nếu trường có Field size khơng phù hợp tuỳ theo việc nối liệu mà cắt bớt hoăc thêm vào ký tự trắng

Loại truy vấn thêm ghi tự nhập vào bảng có:

 Tạo truy vấn chọn hộp thoại Show Table không chọn bảng hết

 Chọn Queries/Append Query Hộp thoại Append xuất hiện:  Chọn Current Database: CSDL thời

 Another Database: Tạo bảng CSDL khác

 Trong mục Table Name: Chọn bảng nhận liệu chọn OK  Trong vùng lưới QBE truy vấn:

- Tại hàng Field: Gõ vào liệu mẫu tin cần thêm

- Tại hàng Append to: Đưa trường tương ứng bảng nhận

Hình 63 Access thơng báo lỗi chạy truy vấn thêm liệu lần 2

c.Truy vấn thêm liệu 2: Hãy thêm mẫu tin vào bảng MonHoc với liệu tự nhập sau: MaMH: 18, TenMH: “Lý thuyết đồ thị”, Số tiết :90

Bước 1: Create| Query Design | hộp thoạiShow Table không chọn bảng nào Bước 2: Chọn Design/Append Hộp thoại Append xuất hiện:

Hình 64 Hộ thoại truy vấn thêm liệu 2 - Chọn Current Database: CSDL thời

- Trong mục Table Name: Chọn bảng MonHoc

- Trong vùng lưới QBE truy vấn có nội dung 2.59

Hình 65 Vùng lưới QBE truy vấn thêm liệu 2 Bước 3: Lưu truy vấn chạy xem kết truy vấn

Mở bảng MonHoc, thấy mẫu tin thêm vào

5.3 Truy vấn xóa liệu (Delete Query)

Truy vấn xoá giúp loại bỏ mẫu tin từ bảng (Khơng xóa cấu trúc bảng)

a Các bước thực truy vấn xóa liệu

- Để tạo truy vấn xoá tạo truy vấn chọn đưa bảng vào tham gia truy vấn - Chọn Query/ Delete Query

- Trong vùng lười QBE hàng Field chọn trường cần so sánh với điều kiện xoá - Tại hàng Delete: Chọn phép toán Where

- Tại hàng Criteria: Chọn điều kiện xoá

- Lưu truy vấn chạy truy vấn, mở bảng xem kết mẫu tin có bị xóa hay khơng

b Ví dụ:

- Tạo truy vấn để xoá sinh viên có MaSV “A01” - Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào truy vấn - Chọn Query/ Delete Query

- Trong vùng lưới QBE có nội dung sau:

Hình 67 Cửa sổ thiết kế truy vấn xóa mẫu tin

- Khi chạy truy vấn Access thơng báo số mẫu tin bị xóa, click “Yes” để xóa, “No” ngừng

Mở bảng SinhVien mẫu tin có nội dung sinh viên A01 bị xóa

Hình 68 Bảng SinhVien bị xóa mẫu tin “A01” 5.4 Truy vấn cập nhật (Update Query)

a Các bước thực truy vấn cập nhật

Bước 1: Tạo truy vấn chọn đưa bảng vào tham gia truy vấn Show Table Bước 2: Chọn Query/Update Query

Bước 3: Tại hàng Field: Chọn trường cần cập nhật liệu

Bước 4: Tại hàng Update to: Đưa vào giá trị biểu thức cập nhật Bước 5: Tại hàng Criteria: Đưa vào điều kiện (nếu có)

Bước 6: Lưu truy vấn chạy xem kết truy vấn Lưu ý:

 Truy vấn cập nhật chạy lần chạy truy vấn lần liệu cập nhiêu lần liệu khơng cịn cập nhật

 Trong truy vấn cập nhật nên hiển thị trường cần cập nhật trường điều kiện vùng lưới QBE, không nên hiển thị tất trường bảng truy vấn khác

b Truy vấn cập nhật 1: Tạo truy vấn để cập nhật giá trị cho trường HocBong=(HocBong)+50000 cho sinh viên học ngành TH

Bước 1: Tạo truy vấn chọn đưa bảng SinhVien vào tham gia truy vấn Bước 2: Chọn Query/Update Query

Bước 3: Trong vùng lưới QBE có nội dung sau:

Bước 4: Lưu truy vấn chạy xem kết truy vấn, Access thơng báo số mẫu tin bảng cập nhật bao nhiêu, hình sau:

Hình 69 Cửa sổ truy vấn cập nhật

Hình 70.Kết truy vấn cập nhật CÂU HỎI, BÀI TẬP

A Câu hỏi

1. Nêu khái niệm truy vấn, cho ví dụ? 2. Truy vấn gồm có loại nào?

3. Truy vấn chọn có chức mạnh chức Filter bảng, cho ví dụ minh họa?

4. Trình bày bước tạo truy vấn?

5. Trình bày thao tác lưu chạy xem kết truy vấn? 6. Nêu thao tác thường dùng vùng lưới QBE?

7. Nêu ý nghĩa ký hiệu tốn tử, cấu trúc cơng dụng hàm thường dùng truy vấn chọn?

8. Trong trường hợp sử dụng phép tốn Like?

9. Nêu có nhiều phép tốn logic (And, Or, Not) nhiều trường Access thực thứ tự ưu tiên nhu nào? Cho ví dụ minh họa?

10. Nêu cấu trúc tạo trường mới, cho ví dụ?

11. Sử dụng cộng cụ để lấy mẫu tin bảng thực kết truy vấn chọn?

12. Nêu khái niệm truy vấn tính tổng? Cho ví dụ?

13. Trình bày bước thực truy vấn tính tổng? So sánh với bước thực truy vấn chọn?

14. Trình bày phép tốn thường dùng truy vấn tính tổng? 15. Có thể tính tổng nhiều trường gom nhóm khơng? Cho ví dụ?

16. Trong truy vấn tính tổng, điều kiện đặt trường nào? Cho ví dụ minh họa?

17. Nêu khái niệm truy vấn tham số? Cho ví dụ cụ thể?

18. Trình bày bước thực truy vấn tham số? So sánh với truy vấn chọn? 19. Có thể kết hợp truy vấn tham số với truy vấn tính tổng khơng? Cho ví dụ minh họa?

20. Nêu khái niệm truy vấn chéo? Dấu để phân biệt truy vấn tính tổng với truy vấn chéo?

21. Trình bày cách xác định yếu tố truy vấn chéo? 22. Trình bày bước thực truy vấn chéo?

23. Bảng kết truy vấn (Truy vấn chọn, tính tổng, tham số, chéo) chỉnh sửa được?

24. Truy vấn hành động có loại? Muốn kiểm tra kết thực truy vấn hành động xem đâu?

25. Nêu khái niệm truy vấn tạo bảng mới? Có thể kết hợp truy vấn tạo bảng với loại truy vấn nào? Cho ví dụ?

26. Trình bày bước thực truy vấn tạo bảng mới?

27. Nêu khái niệm truy vấn thêm liệu? Có loại truy vấn thêm liệu? 28. Trình bày bước thực truy vấn thêm liệu?

29. Trong truy vấn thêm liệu trường cho nhận tương ứng khơng kiểu liệu sao?

30. Nêu khái niệm truy vấn cập nhật?

33. Trình bày bước thực truy vấn xóa liệu?

34. Trong loại truy vấn hành động, truy vấn nên chạy truy vấn lần? Giải thích vậy?

B Bài tập

Bài Sử dụng CSDL QuanLySinhVien.accdb tạo tập để tạo truy vấn theo yêu cầu sau :

I- Truy vấn chọn

1 Hiển thị danh sách sinh viên gồm thông tin sau: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, GioiTinh

2 Hiển thị danh sách sinh viên câu xếp theo MaSV tăng dần Hiển thị danh sách sinh viên gồm thông tin sau: Masv, HoSV, TenSV, NgaySinh, GioiTinh, MaKH, HocBong (sắp xếp MaKH tăng dần, MaSV giảm dần) Hiển thị bảng điểm sinh viên gồm thông tin: MaSV, HoSV, TenSV, MaMH, Diem

5 Hiển thị thông tin sinh viên với môn học thông tin: MaSV, HoSV, TenSV, TenMH, SoTiet

6 Hiển thị danh sách sinh viên có tên “Chính”

7 Hiển thị danh sách sinh viên có Nơi sinh “Sài Gịn”

8 Hiển thị danh sách sinh viên có Nơi sinh “Sài Gòn” “Hà Nội” Hiển thị danh sách sinh viên có Nơi Sinh “Hà Nội” học Khoa “TH” 10 Hiển thị danh sách sinh viên có Họ “Trần” học Khoa “NN”

11 Hiển thị danh sách sinh viên có Mã số bắt đầu B học Khoa “NN” 12 Hiển thị danh sách sinh viên có GioiTinh “Nữ” nơi sinh “Bến tre” 13 Hiển thị danh sách sinh viên có ngàysinh >=01/01/1997

14 Hiển thị danh sách sinh viên khơng có Học Bổng

15 Hiển thị danh sách sinh viên có Học bổng học Khoa “TH” II- Truy vấn chọn với cột tính tốn tự tạo thông qua hàm

1 Hiển thị danh sách sinh viên gồm cột sau: MaKH, MaSV, HoSV,TenSV, Namsinh, Tuoi, xếp tuổi theo thứ tự tăng dần Biết tuổi Năm Hành – Năm Sinh

2 Hiển thị danh sách sinh viên gồm cột sau: MaSV, HoTenSV, GioiTinh, MaKH, TenKhoa biết HoTenSV= [HoSV] & [TenSV]

3 Hiển thị danh sách sinh viên gồm thông tin sau: MaSV, HoTenSV, Ngaysinh, NoiSinh lọc Sinh viên sinh vào tháng 12

4 Hiển thị danh sách sinh viên gồm thông tin sau: MaSV, HoTenSV, Ngaysinh, NoiSinh lọc Sinh viên sinh vào tháng 11 năm 1997

5 Hiển thị danh sách sinh viên gồm thông tin sau: MaSV, HoTenSV, HocBong, MaKhoa, TenKhoa, HocBongMoi Biết Học bổng = 10%*[HocBong] +[HocBong]

6 Hiển thị danh sách sinh viên gồm thông tin sau: MaSV, HoTenSV,TenMH, Diem, DanhGia Biết điểm <5 DanhGia Rớt, ngược lại Đậu

III- Truy vấn tính tổng

1 Hãy đếm số sinh viên Quận, thông tin gồm: Quan, TongSoSV

2 Hãy đếm số sinh viên Khoa, thông tin gồm: MaKH, TenKhoa, TongSoSV, hiển thị khoa “TH” “NN”

4 Hãy đếm số sinh Viên Nam Khoa bao nhiêu, thông tin gồm: MaKhoa, TenKhoa, TongSVNam

5 Hãy đếm số sinh Viên Nữ Khoa bao nhiêu, thông tin gồm: MaKhoa, TenKhoa, TongSVNu

6 Cho biết tuổi trung bình Sinh viên Khoa thông tin gồm: MaKhoa, TenKhoa, TuoiTB

7 Hiển thị bảng điểm tổng hợp sinh Viên gồm thông tin: MaSV, HoTenSV, DiemTB, TongSoMonThi Trong DiemTB điểm trung bình Mơn thi, TongSoMonThi tổng số môn thi sinh viên Điểm TB lấy số lẻ

8 Hãy đếm số sinh viên Môn Học thông tin gồm: TenMH, TongSoSV Cho biết tổng học bổng khoa, thông tin gồm: MaKH, TenKH, TongHocBong, hiển thị khoa có tổng học bổng >3000000

10 Cho biết tổng số tiết học sinh viên học khoa “TH”, thông tin gồm: MaSV, HoTenSV, TongSoTiet

IV- Truy vấn tham số

1 Hiển thị danh sách sinh viên có MaKh nhập từ bàn phím

2 Hiển thị danh sách sinh viên có Năm sinh khoảng thời gian nhập từ bàn phím

3 Tính tổng học bổng Quan, có Quan nhập từ bàn phím, thơng tin gồm: Quan, TongHB

4 Đếm số lượng sinh viên khoa, có MaKh giới tính nhập từ bàn phím, thơng tin gồm: MaKhoa, TenKhoa, GioiTinh, TongSV

5 Cho biết Học Bổng cao nhất, thấp khoa, có MaKh nhập từ bàn phím, thơng tin hiển thị: MaKh, TenKhoa, HBMax, HBMin

V- Truy vấn chéo:

1 Hiển thị điểm môn học cho sinh viên, dạng sau:

MaSV Ho Tên dữ liệuCơ sở ThọaiĐàm HọaĐồ Nhân TạoTrí tuệ TruyềnTin PhạmVăn

A01 Nguyễn thị Hải

A02 Trần văn Chính 7.5 6.5 10

A03 Lê Bạch Yến 10

A04 Trần Anh Tuấn

A05 Trần Thanh Triều

A06 Nguyễn văn Chính

2 Đếm số lượng sinh viên nam, số lượng sinh viên nữ, tổng sinh viên khoa

3 Tính tổng học bổng khoa theo Quan sau:

4 Đếm số lượng sinh viên khoa, tổng học bổng khoa theo Quận

5 Đếm tổng số môn học khoa, điểm trung bình khoa môn học

1 Từ Bảng SinhVien tạo bảng SinhVien_TH SinhVien_NN chứa Sinh viên Khoa Tin Học Ngoại ngữ xêp MASV tăng dần Từ bảng SinhVien, KetQua, MonHoc chép thành bảng BangDiemSV gồm thông tin: MaSV, HoTenSV, TenMH, Diem, KetQua Trong Kết Đậu Điểm >=5 ngược lại Rớt

3 Từ Bảng DMKHOA chép thành bảng HocBongKhoa gồm thông tin: MaKh, TenKhoa, TongHocBong Trong tổng học bổng tổng số học bổng sinh viên Khoa

4 Từ bảng SinhVien KetQua chép thành BangDiemTB gồm thơng tin: MaSV, TenSV, TongDiem, TongMT, DiemTB Trong Tổng điểm tổng điểm thi sinh viên, TongMT tổng số môn thi từnh sinh viên, DiemTB điểm trung bình sinh viên tính TongDiem/TongMT

VII- Truy vấn cập nhật

1 Tăng học bổng cho sinh viên Khoa Tin học sinh viên 50000

2 Cộng thêm 0.5 điểm thi môn học Cơ sở liệu cho sinh viên có điểm thi thấp

3 Cập nhật số tiết mơn học “Trí tuệ nhân tạo” 60 Cập nhật tên môn học “Đồ họa” thành “Thiết kế đồ học” VIII- Truy vấn thêm liệu

1 Thêm Khoa gồm thông tin : “KT”, “Kinh Tế” vào bảng DMKhoa Thêm Môn học Mới gồm thông tin MaMH= “11”, Tên môn học = “Access”, Sốtiết = 90

3 Nối liệu bảng SinhVien_TH vào bảng SinhVien_NN

4 Nối liệu bảng SinhVien_NN vào bảng SinhVien_TH nối sinh viên có học bổng

IX- Truy vấn xóa liệu

1 Trong bảng SinhVien_TH xóa sinh viên có Nơi sinh Sài Gịn Trong bảng sinhVien_NN xóa sinh viên có năm sinh 1977 Q3 Trong bảng HocBongKhoa xóa sinh viên khoa Tin học

4 Trong bảng BangDiemSV xóa sinh viên có kết rớt

Bài Sử dụng CSDL QuanLyBanHang.accdb tạo tập chương để tạo các truy vấn theo yêu cầu sau :

1 Hiển thị trường: MaNV, HoNV, TenNV, NgaySinh, DiaChi, DienThoai nhân viên có số điện thoại

2 Hiển thị trường: MaNV, HoNV, TenNV, NgaySinh, DiaChi, DienThoai nhân viên khơng có số điện thọai, xếp theo TenNV tăng dần

3 Tạo truy vấn gồm trường: MaHD, NgayLapHD, TenKH, MaSP, SoLuong, ThanhTien :[DonGia]*[SoLuong]

4 Hiển thị trường: MaHD, TenSP, SoLuong, ThanhTien hóa đơn nhân viên Lan bán

5 Hiển thị trường: MaHD, TenSP, SoLuong, ThanhTien khách hàng mua hàng tháng 7/99

6 Tạo truy vấn gồm trường: MaSP, TenSP, DonGia, Thue:[Dongia]*10% Tổng kết xem khách hàng công ty mua hàng với số tiền bao nhiêu, thông tin gồm: MaKH, TenKH, TongSoTien

9 Từ Bảng HoaDon tạo bảng HoaDon_07 cho Hóa đơn có Ngày lập Hóa đơn tháng 07/1999

10 Trong Bảng HoaDon_07 xóa MaHD

11 Tạo truy vấn tham số, lần thực thi gõ vào tham số mã khách hàng [Nhập mã khách hàng:] hiển thị thông tin tương ứng như: MaKH, TenKH, GioiTinh, NgaySinh, DiaChi, DienThoai

12 Từ bảng ChiTietHD Thống kê Tổng số lượng theo Mã sản Phẩm 13 Từ bảng ChiTietHD Thống kê Tổng số lượng theo Mã Hóa Đơn

14 Từ Bảng SanPham tạo bảng SanPhamDVT cho sản phẩm có đơn vị tính Lon

15 Trong bảng SanPhamDVT sửa đổi DonGia tất mặt hàng tăng 10% so với đơn giá cũ

16 Tạo truy vấn tham số, lần thực thi gõ vào tham số Mã Hóa Đơn [Nhập Mã Hóa Đơn:] hiển thị thơng tin tương ứng như: TenKH, DiaChi, DienThoai, NgayLapHD, NgayNhanHang, TenNV, TenSP, DonViTinh, DonGia, SoLuong, ThanhTien : [SoLuong]*[DonGia], biết soluong >20 đơn giá giảm 5%, ngược lại khơng giảm

17 Từ Bảng SanPham tạo bảng SanPhamDVT_Chai cho sản phẩm có đơn vị tính Chai

18 Nối mẫu tin có đơn giá >=20000 bảng SanPhamDVT_Chai vào bảng SanPhamDVT

19 Tính tổng số lượng bán sản phẩm, đếm số hóa đơn đơn vị tính sản phẩm

20 Thêm mẫu tin vào bảng sản phẩm, gồm: MaSP “B04”, TenSp “Bia chai”, DonVi Tinh “Chai”, đơn giá 10000

Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết Khái niệm truy vấn liệu

Tạo áp dụng truy vấn dựa bảng liệu Áp dụng biểu thức xây dựng truy vấn liệu

BÀI 3: LÀM VIỆC VỚI BIỂU MẪU (FORM) Mã bài:14.3

Giới thiệu

Bài học giới thiệu biểu mẫu - Form, xác định dạng biểu mẫu thao tác thực biểu mẫu yêu cầu Học xong, người học tạo biểu mẫu giao diện giao tiếp người dùng chương trình, giúp người dùng dễ dàng sử dụng thao tác liệu thông qua biểu mẫu

Mục tiêu

- Hiểu ứng dụng Form CSDL Access - Thiết kế Form Form chính, Form phụ

- Thiết lập thuộc tính cho Form đối tượng - Thực thao tác an toàn với máy tính

Nội dung chính

1 Giới thiệu biểu mẫu 1.1 Khái niệm biểu mẫu

Form - biểu mẫu mặt giao tiếp người sử dụng sở liệu, việc thiết kế biểu mẫu cần thiết cho ứng dụng Với biểu mẫu, tự tay bố trí đối tượng nhãn, hộp nhập, nút lệnh… ấn định chức chúng Biểu mẫu cịn có số khả năng:

- Có thể tính tốn - Có thể chứa biểu đồ

- Có thể hiển thị liệu từ nhiều bảng (hoặc truy vấn) - Tự động hoá số thao tác phải làm thường xuyên 1.2 Các dạng biểu mẫu

Access chia biểu mẫu thành dạng - Biểu mẫu dạng cột (Column form) - Biểu mẫu dạng canh (Justified form) - Biểu mẫu dạng danh sách (Tabular Form) - Biểu mẫu dạng bảng (Datasheet form)

- Biểu mẫu - phụ (Main form - sub form) 1.3 Các phương pháp tạo biểu mẫu

Có ba phương pháp tạo biểu mẫu: - Phương pháp tạo tự động (Auto Form)

- Phương pháp sử dụng hỗ trợ bước (Wizard) - Phương pháp thiết kế thủ công (Design View)

Để tạo Form, chọn tabCreate Ribbon, chọn cách tạo Form nút lệnh

trong nhóm lệnh Forms

Hình Các loại biểu mẫu (Form)

- Form Design: Tạo Form trống hiển thị chế độ Design View. - Blank Form: Tạo Form trống, Form không bị ràng buộc với nguồn dữ

liệu, mở chế độ Layout View

- Form Wizard: Access hổ trợ bước để thiết kế Form đơn giản Wizard yêu cầu

các nguồn liệu, chọn field hiển thị Form, cho phép bạn chọn layout cho Form

- Navigation Form: Form đặc biệt hoàn toàn Access 2010 trở đi, nhằm

thiết kế Form dạng Navigation user, cho phép người dùng dễ dàng di chuyển thành phần Form

Multiple Items: dạng Form hiển thị nhiều ghi lúc Data Sheet: Giống chế độ data sheet bảng hay truy vấn Split Form: Biểu mẫu xem hai dạng liệu

Modal Dialog: Dạng hộp thoại

2 Tạo biểu mẫu đơn (Single Form) sử dụng công cụ Wizard

Chức Form Wizard công cụ tạo Form qua bước trung gian với loạt câu hỏi gợi ý để giúp bạn chọn lựa xây dựng Form phù hợp

Ví dụ 1: Tạo form điểm thi mẫu

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn tab Create Ribbon

Bước 2: Click nút Form Wizard nhóm lệnh Forms Xuất cửa sổ Form Wizard

Hình Thiết kế Form Wizard (1) Bước 3: Chọn Table Query làm liệu nguồn cho Form

Hình 3.Thiết kế Form Wizard (tt2)

Table/Query liệu nguồn, chọn nhiều fields nhiều bảng Click Next

Hình Thiết kế Form Wizard (tt3) - Chọn dạng Form gồm dạng:

 Columnar  Tabular  Datasheet  Justified - Click Next

Hình Thiết kế Form Wizard (tt3) - Nhập tiêuđề cho Form Finish

Hình Thiết kế Form Wizard (tt4) 3 Tạo biểu mẫu sử dụng công cụ Design View

Design view: Form Design Layout View (Blank Form)

Hình Thiết kể Form cơng cụ Desing

Layout View: cho phép tác động lên control (điều khiển): Textbox, checkbox, label, … di chuyển chúng, thay đổi kích thước chúng, thêm loại bỏ điều khiển

Các bước thực layout View

- Chọn tab Create Ribbon, click nút Blank Form nhóm lệnh Forms

Hình Thiết kế Form công cụ Blank Form (1) - Xuất Form trắng chế độ Layout view

- Drag chuột kéo field từ field list vào Form

Hình Thiết kế Form cơng cụ Blank Form (tt2)

Design view: Khi thiết kế Form Design view control thả vào Form khơng tự động canh theo hàng cột Blank Form

Các bước thực Design View:

- Chọn tab Create Ribbon, click nút Design View nhóm lệnh Forms - Xuất Form trắng chế độ khung lưới (desgn view)

Hình 10 Thiết kế Form công cụ Blank Form (tt3) Chú ý:

- Trường hợp không xuất Field List: Chọn Tab Design Ribbon, chọn Add exsting Fields

3.1 Tạo đối tượng có liên kết

Liên kết đối tượng Text Box vào trường cách định đối tượng lấy liệu trường Chọn trường để liên kết vào đối tượng cách Click biểu tượng Field List để mở danh sách trường bảng hay truy vấn làm liệu nguồn cho biểu mẫu hay báo cáo Theo mặc định hệ thống tạo đối tượng loại Textbox

Một cách khác dùng hộp dụng cụ Toolbox để tạo đối tượng sau gõ tên trường muốn liên kết vào hộp văn

3.2 Chọn đối tượng biểu mẫu

- Chọn đối tượng, click vào đối tượng Đưa trỏ chuột tới đối tượng chọn, lên hình bàn tay:

- Nếu ký hiệu bàn tay ngón di chuyển đối tượng liên quan - Nếu ký hiệu bàn tay ngón di chuyển đối tượng Có thể nhắp chuột kéo tạo thành vùng bao đối tượng để tạo mối liên kết đối tượng di chuyển - Chọn nhiều đối tượng liền nhau, click đối tượng đầu, giữ phím Shift, Click đối tượng cuối

- Chọn nhiều đối tượng khơng liền nhau, giữ phìm Ctrl click đối tượng

- Chọn tất đối tượng danh sách, nhắp kép vào tiêu đề danh sách đối tượng

- Chọn đối tượng dòng, click vào thước kẻ vị trí đầu dịng

- Chọn đối tượng cột, click vào thước kẻ vị trí đầu cột 3.3 Di chuyển, chép, xóa đối tượng

 Di chuyển đối tượng: - Chọn đối tượng cần di chuyển - Bấm rê chuột đến vị trí thả  Sao chép đối tượng:

- Chọn đối tượng muốn chép

- Chọn đối tượng muốn xoá - Nhấn phím Delete

3.4 Định dạng đối tượng

Để định dạng cho đối tượng đó, bấm phải chuột lên đối tượng, chọn Properties, chọn thẻ All, chọn thuộc tính định dạng:

- Thuộc tính Font: Thay đổi Font chữ - Thuộc tính Style: Thay đổi kiểu chữ

- Thuộc tính Font Size: Thay đổi kích cỡ chữ

Hình 11 Thiết kế Form công cụ Blank Form (tt4) 3.5 Tạo dáng cho đối tượng

Sử dụng công cụ:

Hình 12 Cơng cụ hiệu chỉnh Form Sử dụng thuộc tính Format Property Sheet

- Thuộc tính lề

- Thuộc tính General: Căn hàng văn theo lề trái, liệu số ngày tháng theo lề phải

- Thuộc tính Left: Căn hàng văn theo lề trái

- Thuộc tính Center: Xác lập hàng văn - Thuộc tính Right: Căn hàng văn theo lề phải  Các thuộc tính màu sắc

- Thuộc tính BackColor: Thiết lập màu cho điều khiển hay cho biểu mẫu - Thuộc tính ForeColor: Thiết lập màu cho hàng chữ điều khiển

- Thuộc tính BorderColor: Thiết lập màu cho khung bao quanh điều khiển  Các thuộc tính khung bao

- Thuộc tính BorderStyle: Thiết lập loại khung cho điuề khiển - Thuộc tính BorderWidth: Thiết lập độ dày hay đậm khung bao - Thuộc tính BorderColor: Thiết lập màu khung bao

Bước 1: Chuyển Form sang dạng Design view, Thanh Ribbon chuyển sang Form Design Tools

Bước 2: Chọn tab Design, nhóm Control, chọn control

Bước 3: Drag chuột vẽ vào Form vị trí mà bạn mong muốn

Hình 13 Các đối tượng Form

Đối với control có trợ giúp Control Wizard thiết kế hai cách: Design Wizard cách

Hình 14 Thiết kế đối tượng điều khiển công cụ wizards Bảng: Ý nghĩa loại control:

Bảng Ý nghĩa đối tượng Form

Control Tên Ý nghĩa

Text boox Có loại

- Bound control: chứa nội dung field - Unbound control: khơng có liệu nguồn, thường dùng để nhập công thức

Lable Sử dụng để tạo nhãn (tiêu đề) hyperlink (liên kết)

Buttom Nút lệnh dùng để thực lệnh click chuột

Hyperlink Dùng để tạo liên kết

Web Browser Cửa sổ trình duyệt

Navigation Tab dùng để hiển thị Form Report Option group Nhóm tùy chọn

Page Break Ngắt trang

Combo box Là Drop-down menu cho phép chọn tùy chọn danh sách nhập

Chart Tạo biểu đồbằng wizard

Line Vẽ đường kẻ

Toggle

button Nút điều khiển có hai trang thái bật (on) / tắt(off)

List box Là Drop-down menu cho phép chọn tùy chọn danh sách

Rectangle Vẽ hình chữ nhật

Check box Hộp chọn, có hai trạng thái check uncheck

Unbound object frame

Cho phép nhúng đối tượng từ phần mềm khác như: graph, picture,… mà khơng lưu trữ field

bảng

Option Là thành phần option group SubForm/

SubReport

Dùng để tạo biểu mẫu phụ (subForm) báo cáo (subReport)

Bound object frame

nhúng đối tượng từ phần mềm khác như: graph, picture,…

Image Hình loại Bitmap

4.1 Tạo Nhãn - tiêu đề (Label)

- Click vào biểu tượng Label Toolbox

- Bấm kéo lê tạo thành khung chữ nhật theo kích thước nhãn vị trí đặt nhãn - Gõ nội dung nhãn

Ví dụ: Tạo tiêu đề “Quản lý học sinh sinh viên”

Hình 15 Tạo đối tượng Lable

Lưu ý: Nếu nhãn có nhiều dòng, muốn xuống dòng gõ Ctrl + Enter 4.2 Hộp văn (Text box)

 Click vào biểu tượng Textbox, trỏ chuột biến thành +ab

 Bấm kéo drag tạo thành khung chữ nhật theo kích thước văn vị trí đặt hộp nhập văn

 Xuất hai thành phần:

+ Thành phần: Text 0: Dùng để gõ: gõ trực tiếp hộp thoại gõ dòng Caption cửa sổ propety đối tượng

Hình 16 Tạo đối tượng Text box 1

Hình 17 Tạo đối tượng Text box (tt2) - Control Source:

+ Chọn tên Field Table Query muốn nhập liệu cho records + Nhập biểu thức có hàm, lúc không nhập liệu vào ô text box Bỏ trống mục này: Xem ô nhập liệu

Hình 18 Cửa sổ chọn nguồn liệu cho Text box 5 Thay đổi thuộc tính biểu mẫu

Thay đổi thuộc tính Form cho phép thay đổi hình dáng chung Form thêm bớt hay chỉnh sửa số thành phần (xem Form mẫu bên dưới):

Hình 19 Các thuộc tính Form 5.1 Mở hộp thoại thuộc tính biểu mẫu

Mở Form chế độ Design View thực cách sau:  Cách 1:Click phải chuột|Form Properties

 Cách 3: Double click chuột vào điểm giao (dấu chấm hình vng) thước Form hình dưới:

Hình 20 Cửa sổ thuộc tính Form 5.2 Bảng thuộc tính biểu mẫu

Bảng Ý nghĩa thuộc tính biểu mẫu (Form)

Thuộc tính Ý nghĩa

Caption Tiêu đề (Title) Form

Default View Chọn chế độ hiển thị Form, nơi thay đổi loại Form:

Single Form: Form dạng cột

Continuous Form: Form dạng danh sách Datasheet: Form dạng bảng

Scroll bars Hiển thị cuộn:

Neither: khơng có cuộn

Vertical only: có cuộn dọc Horizontal only: có cuộn ngang Record

Selectors Hiển thị chọn ghi Navigation

Buttons Hiển thị di chuyển record bên Form

Dividing lines Có đường phân chia Form header, Form footer phần detail

Auto Resize Tự động điều chỉnh kích thước Form cho vừa sát với phần nội dung

Auto Center Tự động đặt Form nằm hình Border Style Dạng khung Form (khung cửa sổ Form):

None: Form khơng có khung

Sizable: thay đổi kích thước Form

Dialog: khung đơn, khơng thể thay đổi kích thước Control box Có hộp điều khiển min, max, close hay không

Min max

Close Có nút close hay khơng

Picture Chọn ảnh cho Form, nhấn vào nút … kế bên để chọn ảnh Picture Type Chế độ kết hợp ảnh với Form:

Embedded: Nhúng ảnh vào Form Link: liên kết ảnh với Form 5.3 Ví dụ

Tạo Form tìm kiếm sinh viên có dạng hình 3.36

Hình 21 Hình minh họa ví dụ Hình ví dụ bao gồm Form

Form SinhVien: chứa thông tin sinh viên

Form 2: tìm kiếm: Gồm combo box chứa nội dung trường tên khoa bảng DMKhoa nút command button có tên OK

Khi chọn vào tên khoa nhấn nút OK thuộc khoa tương ứng với tên khoa vừa chọn

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo Form SinhVien chứa thông tin tất sinh viên dạng datasheet - Click lên Create| Form Wizard| chọn tất trường| Next

Hình 23 Form hiển thị dạng datasheet Bước 2: Tạo Form tìm kiếm:

- Click lên Create| Design View (không nhận bảng truy vấn làm nguồn) - Tạo combo box chứa danh tên khoa vào Form 2, khai báo bước Wizard - Chọn “I want to the combo box to look up the values in a Table or Query”

Hình 24 Tạo combo box Form (1) - Chọn bảng nguồn “DMkhoa”| Chọn Next

Hình 26 Tạo combo box Form (tt3) - Chọn Next| Chọn Next

- Nhập nhãn “Chọn tên khoa” nhấn nút Finish để kết thúc

Hình 27 Tạo combo box Form (tt4) Tạo button khai báo bước cho wizard sau:

- Chọn “Categories” Form Operation, chọn lệnh “Open Form”

- Chọn Form mở SinhVien

Hình 29 Tạo button box Form (tt2)

- Chọn chế độ “Open the Form and find specific data to display” (mở Form hiển thị số record đặc biệt”

Hình 30 Tạo button box Form (tt3) - Chọn trường ràng buộc Form

Ràng buộc có ý nghĩa nút lệnh mở Form SinhVien hiển thị thơng tin mặt hàng có mã khoa với giá trị mã khoa mà chọn tên khoa tương ứng combo box

Lưu ý: Nếu khơng chọn thứ tự bước hình 3.46, hệ thống báo lỗi

- Chọn nhãn cho nút: Nhập chữ “OK”

Hình 32 Tạo button box Form (tt5) - Đặt tên cho nút tùy ý

- Mở Form chế độ Form View để chạy kiểm tra kết Chọn tên khoa|Nhấn OK 6 Tạo biểu mẫu – phụ (Main Form – sub Form)

Biểu mẫu phụ biểu mẫu chèn vào biểu mẫu khác Biểu mẫu chứa biểu mẫu phụ gọi biểu mẫu Biểu mẫu – phụ dùng để thể liệu bảng mối quan hệ 1-n

Thơng thường biểu mẫu thể liệu bảng có quan hệ cịn biểu mẫu phụ thể liệu bảng có quan hệ n biểu mẫu phụ hiển thị liệu liên quan đến mẫu tin hành biểu mẫu

6.1 Cách tạo biểu mẫu chính/ phụ

 Thiết kế hai biểu mẫu riêng biệt, sau kéo biểu mẫu phụ vào biểu mẫu - Thiết kế biểu mẫu

Tạo biểu mẫu chính, dành chỗ biểu mẫu để chứa biểu mẫu phụ Lưu đóng biểu mẫu

- Thiết kế biểu mẫu phụ

 Có thể thiết kế biểu mẫu phụ để thể liệu dạng bảng  Lưu đóng biểu mẫu phụ

 Đưa biểu mẫu phụ vào biểu mẫu chính: - Mở biểu mẫu chế độ Design View - Chuyển sang cửa sổ Database, nhấn F11

6.2 Ví dụ:

Tạo Form theo mẫu sau: Form Form phụ (Form lấy từ bảng DMKhoa, Form phụ lấy từ bảng SinhVien)

Hình 33 Biểu mẫu –phụ Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo Form - Create| Design Form

- Click lên biểu tượng Lable công cụ design để tạo dòng tiêu đề “ KHOA VÀ SINH VIÊN”

- Chọn Add exsting field Ribbin| Kéo thả MaKH, TenKhoa vào vùng thiết kế

Hình 34 Cửa sổ thêm trường bào Form chính

Hình 35 Cửa sổ Form chính Bước 2: Tạo Tạo biểu mẫu phụ

- Create| Form Winzard - Chọn bảng SinhVien|next

Hình 36 Tạo Form phụ Wizard - Chọn Datasheet| next| Đặt tên “Form phu” |Finish| đóng Form phụ Bước 3:

Mở Form chế độ Design View| Sử dụng chuột kéo thả Form phụ sang Form

Hình 37 Tạo Form - phụ 6.3 Liên kết biểu mẫu biểu mẫu phụ

- Thiết kế hai biểu mẫu riêng biệt, sau kéo biểu mẫu phụ vào biểu mẫu

Hình 38 Liên kết Form - phụ

- Lập thuộc tínhLinkChildFields thành tên trường nối kết biểu mẫu phụ, có nhiều trường kết nối, phân cách dấu phẩy

- Lập thuộc tính LinkMasterFields thành tên trường nối liên kết tên điều khiển biểu mẫu chính, có nhiều trường nối kết, phân cách dấu phẩy 7 Tạo nút lệnh

7.1 Tạo Option group

- Ba Option Button, Check Box, Toggle Button

Hộp kiểm tra, nút lựa chọn, nút bật tắt thường sử dụng điều khiển độc lập để nhận chọn lựa Yes/No Các điều khiển thực chất khác hình thức, sử dụng nút

Khi chọn điều khiển biểu diễn trị Yes (hay True), trạng thái khơng chọn giá trị No (hay False)

- CheckBox : Được chọn có dấu x hộp

- Option Button : Được chọn có hạt đậu nút

- Toggle Button : Được chọn trơng bị nhấn xuống

Muốn tạo OptionButton, CheckBox, ToggleButton click vào biểu tượng tương ứng ToolBox, đưa trỏ chuột đến vị trí cần tạo, click chuột vị trí

Hình 39 Tạo Option Button, Check Box, Toggle Button - Nhóm chọn lựa (Option Group)

Hình 40 Tạo đối tượng Option Group

- Nếu nhóm lựa chọn liên kết vào trường, có khung nhóm liên kết vào trường đó, khơng phải thành phần để chọn lựa khung Khung nhóm khơng liên kết vào trường chứa biểu thức, lần chọn thành phần nhóm

- Khi sử dụng hộp kiểm tra, nút chọn lựa nút bật tắt nhóm chọn lựa, thuộc tính chúng khác với dùng với điều khiển độc lập Mỗi phần tử nhóm chọn lựa khơng có thuộc tính Control Source mà thay thuộc tính Option Value Lập thuộc tính Option Value phần tử dùng làm chọn lựa nhóm thành trị số có nghĩa trường mà khung nhóm liên kết vào Khi phần tử nhóm chọn, Access đưa giá trị lập Option Value phần tử cho điều khiển Option Group Đến lượt Option Group trả lại giá trị cho trường mà liên kết vào

7.2 Tạo nút List box

Khi nhập liệu biểu mẫu, việc lựa chọn giá trị liệu từ danh sách nhanh xác việc nhớ giá trị liệu để nhập Điều khiển Combo box List box kết nối với liệu sẵn có

Các bước thực tạo Combo box List box:

Bước 1: Nhấp chuột lên Combo box list box Toolbox Bước 2: kéo thả vào Form

Access xuất cửa sổ Wizard phép chọn:

Trường hợp chọn:“I want the combo box to lookup the values in a Table or Query”: Dữ liệu lấy từ trường bảng truy vấn.

 Trường hợp chọn “ I want the combo…”

- Chọn tên bảng truy vấn chứa liệu cần|Chọn Next

Hình 42 Cửa sổ chọn bảng nguồn Combo box Wizard - Chọn field mà muốn đưa vào Form  Chọn Next

Hình 44 Cửa sổ xếp Combo box Wizard

- Chỉ định độ rộng cột cách đặt trỏ vào cạnh phải cột, kéo chỉnh độ rộng cột cho thích hợp | Chọn Next

Hình 46 Cửa sổ đặt tên cho List box

Hình 47 Kết tạo List box chế độ Design View

Hình 48 Kết tạo List box chế độ Form View

Trường hợp chọn “I will type in the values that I want”: Dữ liệu tự nhập từ bàn phím

Hình 49 Cửa sổ chọn chọn liệu tự nhập từ bàn phím

- Nhập liệu xuất combo box list box chỉnh lại độ rộng cột

- Nhập số cột bạn cần vào text box “Number of columns” - Nhập giá trị cột mà bạn muốn gom vào field - Chỉnh lại độ rộng cột

Hình 50 Cửa sổ chọn số cột, độ rộng cột Combo box Wizard - Đặt tên cho combo box List box  Chọn Finish để kết thúc

Hình 51 Kết tạo Combo box 7.3 Nút lệnh (Command button)

Tác dụng:

Command bottum nút lệnh dùng để thực cơng việc có thao tác lên nút lệnh

Sử dụng:

Bật chức công cụ Wizard, chọn biểu tượng Command Button Toolbox - Kéo thả đối tượng lên Form

- Xuất hộp thoại

+ Categories: chọn loại hành động nút lệnh + Actions: Chọn hành động cụ thể cho nút lệnh - Xuất hộp thoại:

- Text: Đặt tiêu đề cho nút lệnh - Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh

- Chọn Next đặt tên cho nút lệnh chọn Finish 7.4 Tạo Control (Button)

Hình 52 Nút lệnh (button) điều khiển Các bước thực tạo nút lệnh:

Bước 1: Click chuột vào cuộn công cụ điều khiển| Chọn Use Control Wizards

Hình 53 Bật chức cơng cụ sử dụng điều khiển wizards Bước 2: Click nútButton cơng cụ control

Hình 54 Cửa sổ Button Wizard Bảng chức nút lệnh:

Bảng 3 Ý nghĩa chức nút lệnh

Categories Actions

Record Navigation

(Di chuyển record) Find Next: tìm mẫu tin kế tiếpFind Record: Tìm mẫu tin

Go First Record: Về ghi Go Last Record: Về ghi cuối Go Next Record: đến ghi Go Previous Record: Về ghi kế trước Record Operation

(Thi hành lệnh record) Add New Record: Thêm ghi mớiDelete Record: Xóa ghi Save Record: Lưu sửa đổi ghi Undo Record: Hủy bỏ thao tác sửa đổi Form Operation

(Thao tác Form) Open Form: Mở FormClose Form: đóng Form

Print Preview: Xem hình Report Operation

(Thao tác Report) Open Report: In máy in Application

Hình 55.Cửa sổ chọn biểu tượng cho button Bước 5: Đặt tên cho nút lệnh| Finish để kết thúc

Hình 56.Cửa sổ đặt tên cho Command button

Trong trường hợp không chạy chức Wizard, ta thực thao tác sau:  Mở cửa sổ Properties Command button cung cấp trị cho thuộc tính  Lập trình xử lý kiện nút lệnh: Sự kiện quan trọng Click (Macro Code)

Việc lập trình kiện thủ tục xử lý kiện Access đề cập phần sau

Câu hỏi tập A Câu hỏi

1. Nêu khái niệm biểu mẫu?

2. Trình bày cách nhận biết dạng biểu mẫu?

3. Nêu phương pháp tạo biểu mẫu? Với phương pháp nên áp dụng cho trường hợp cụ thể nào?

4. Trình bày phương pháp tạo biểu mẫu chế độ tự động (Auto Form)? 5. Trình bày phương pháp tạo biểu mẫu sử dụng cơng cụ Wizard?

6. Trình bày phương pháp tự thiết kế (Design View)?

8. Biểu mẫu gồm có thành phần nào? 9. Trình bày thao tác đối tượng thiết kế?

10. Phân biệt đối tượng có liên kết, khơng liên kết đối tượng tính tốn? 11. Trình bày cách chèn đối tượng nhãn (Label) vào biểu mẫu?

12. Trình bày cách chèn đối tượng hộp văn (Text box) vào biểu mẫu? 13. Trình bày cách chèn đối tượng Option button, Checkbox, Toggle button vào biểu mẫu?

14. Trình bày cách chèn đối tượng Option Group vào biểu mẫu?

15. Trình bày cách chèn đối tượng Combo box List box vào biểu mẫu? 16. Trình bày cách chèn đối tượng nút lệnh (Command button) vào biểu mẫu? 17. Trình bày cách thay đổi thuộc tính biểu mẫu?

18. Biểu mẫu phụ gì? 19. Cách tạo biểu mẫu phụ?

20. Cách liên kết biểu mẫu biểu mẫu phụ? B Bài tập

Bài Tạo Form phương pháp Design View để nhập liệu cho bảng DSCanBo sau:

Hướng dẫn:

 Tạo CSDL có tên QuanLyCanBo.accdb gồm có bảng DSCanBo có cấu trúc sau: (Chỉ tạo cấu trúc bảng, không nhập số liệu) Macanbo(Text,10); Hoten(Text,50); Phai(Text,10); Chucvu(Text,50); Hocvi(Text,50); Dangvien(Yes/No), Doanvien(Yes/No), Cogiadinh(Yes/No)

 Tại cửa sổ Database, chọn Forms / New, chọn bảng DSCanBo làm nguồn, chọn Design View, cửa sổ Design View xuất (Nếu nguồn chưa hiển thị, chọn lệnh View / Field List)

 Khai báo trường Form: tiến hành bước sau:

- Kích hoạt nút Control Wizard Toolbox (nếu nút chưa kích hoạt (chưa sáng))

- Chọn nút Label Toolbox, kéo chuột Form để tạo tiêu đề “NHẬP DANH SÁCH CÁN BỘ”

- Chọn nút Text Box Toolbox, kéo trường Macanbo từ Field List đặt vào vị trí Form, Access tạo textbox buộc vào trường Thực tương tự cho trường Hoten

Chọn mục I will type in the values that I want (Vì bạn tự gõ vào giá trị) Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại 

Bạn khai báo danh sách chức vụ vào mục Col1, chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại 

Có thể thay đổi trường gắn với Combo Box, bạn để nguyên trường Chucvu

Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại 

Đặt tên cho nhãn, bạn giữ nguyên tên Chucvu, chọn Finish để hoàn thành - Chọn nút List Box Toolbar, kéo trường Phai từ Field List đặt vào Form, Access tạo List Box buộc vào trường đồng thời xuất hộp thoại tương tự Bạn nhập hai mục “Nam”, “Nữ” Sau hình Design, bạn nhớ thay đổi kích thước điều khiển Phái cho phù hợp

- Đối với trường Hocvi, tạo Combo box mà không dùng chức Control Wizard cách: Khơng kích hoạt nút Control Wizard nữa, chọn biểu tượng Combo box

Trỏ chuột kéo trường Hocvi Field List thả vào Form

Thiết lập thuộc tính điều khiển cho trường Hocvi: nhấn phải chuột trường Hocvi, chọn Properties chọn lệnh View / Properties, xuất hộp thoại Combo Box Thay đổi thuộc tính sau:

6

7

Control Source: Hocvi (có sẵn), Row Source Type: chọn Value List

Row Source: gõ vào mục: Tiến sỹ;Thạc sỹ;Giáo sư;Phó giáo sư ;Kỹ sư - Trường Dangvien:

Bật lại nút Control Wizard , chọn nút Check Box

Kéo trường Dangvien Field List thả vào Form, đổi tên nhãn, thay đổi vị trí phù hợp

Thực tương tự để tạo check box cho mục Đồn viên, Có gia đình

 Tạo nút lệnh “Kết thúc” cho Form để kích vào nút cho đóng Form - Nhắp chọn biểu tượng Control Wizard cơng cụ (Kích hoạt chức Control Wizard)

- Nhắp chọn biểu tượng Command button công cụ kéo chuột Form để định vị trí đặt nút lệnh, xuất hộp thoại (Command button Wizard )

- Categories: chọn Form Operations, Actions: chọn Close Form, chọn Next, xuất hộp thoại

- Chọn mục Text nhập vào dòng “Kết thúc”, chọn Next, xuất hộp thoại

- Chọn tên cho nút lệnh (thường giữ nguyên tên mặc nhiên), chọn nút Finish để hoàn thành, quan sát kết

 Thực tương tự tạo thêm nút lệnh

 Thử nhập khoảng mẩu tin, sau mở bảng DSCanBo xem kết

Bài Mở CSDL có tên QuanLyCanBo.accdb tạo tập 1, tạo biểu mẫu có dạng sau:

Hướng dẫn:

1 Tạo cấu trúc cho bảng sau (không nhập số liệu)

DSCanbo_Update: MaCB (Integer), HoTen (Text), NgaySinh (Date/Time), QueQuan(Text)

Ngoaingu : MaNN (Text), MaCB(Integer), TenNN(Text), TrinhDo (Text) CongtrinhNC: MaCT (Text), MaCB (Integer), TenCongTrinh(Text), NgayThucHien(Date/Time), CapQuanLy(Text)

- Tạo mối liên hệ bảng theo trường MaCB Tạo Form sau

Form F_Ngoaingu : Có nguồn liệu từ bảng Ngoaingu

- Nhấn nút phải chuột tiêu đề cửa sổ Form, chọn Properties (hoặc chọn lệnh View / Properties)

- Xuất hộp thoại Form trên:

- Thực tương tự: Default View: chọn Datasheet ; Views Allowed: chọn Datasheet Form F_ DSCanbo_Update : Có nguồn liệu từ Table DSCanbo_Update

- Mở Form F_ DSCanbo_Update chế độ Design - Bấm phím F11 để đồng thời cửa sổ Database

- Kéo Form F_Ngoaingu từ cửa sổ Database vào Form F_DSCanbo

- Nhấn nút phải chuột Form F_Ngoaingu vừa đưa vào, chọn Properties cho xuất hộp thoại SubForm/SubReport: Ngoaingu sau:

- Kiểm tra mục Link Child Fields Link Master Fields thấy có sẵn tên trường Mã cán (Nếu không bạn tự nhập tên trường Mã cán vào)

- Kéo Form F_CongtrinhNC từ cửa sổ Database vào Form F_DSCanbo thực bước tương tự Nhớ kiểm tra hộp thoại SubForm/SubReport: CongtrinhNC (xem trên)

- Mở Form F_DSCanbo, thử nhập vài mẩu tin

- Mở Table nguồn DSCanbo, Ngoaingu, CongtrinhNC kiểm tra kết

Bài Sử dụng CSDL QuanLySinhVien.accdb tạo tập chương để tạo các biểu mẫu theo yêu cầu sau:

2 Tạo Form theo mẫu sau cho phép nhập liệu vào bảng SinhVien:

3 Tạo Form theo mẫu sau:

1 Tạo Form “Tra điểm sinh viên” có dạng sau:

Bài Sử dụng CSDL QuanLyBanHang.accdb tạo tập chương để tạo các biểu mẫu theo yêu cầu sau:

1 Thiết kế Form theo mẫu sau:

4 Thiết kế Main Form Sub Form theo mẫu sau: Form dạng Cột (Column) lấy liệu từ bảng HOADON Form phụ (Sub Form) dạng bảng (Datasheet) lấy liệu từ bảng ChiTietHD

Yêu cầu kiểm tra đánh giá học

Thiết kế Form Design View Wizard

BÀI 4: BÁO CÁO (REPORT) Mã bài: 14.4

Giới thiệu

Bài học giới thiệu báo cáo, xác định loại báo cáo thao tác thực báo cáo yêu cầu Học xong, người học tạo cáo báo cáo dùng để xuất máy in

Mục tiêu

- Khai thác ứng dụng Report CSDL Access; - Biết cách tạo Report;

- Thực thi Report Nội dung chính

1 Giới thiệu báo cáo 1.1 Khái niệm báo cáo

Report công cụ dùng để tạo báo cáo để in giấy máy in Mặc dù, in trực tiếp liệu từ bảng truy vấn với công cụ báo cáo, việc thực cách tinh xảo Chúng ta tùy ý thiết kế trang in từ màu sắc, font chữ, xác định khổ giấy, hướng nhiều tùy chọn khác 1.2 Các loại báo cáo

Tùy theo cơng dụng kết hiển thị, phân loại báo cáo sau: -Column Report (dạng cột): Thể trường mẫu tin từ xuống. - Tabular Report (dạng danh sách): Mỗi mẫu tin thành dòng ngang, trường theo cột bảng

- Group/ Totals Report (dạng tổng cộng nhóm): Tạo Report cần lấy kết số cho một hay nhiều tiêu số liệu theo đối tượng

-Label Report: Thường dùng để in nhãn rời cho mẫu tin.

- Summary Report: Tạo báo cáo cần kết số cho hay nhiều tiêu phân biệt (tương tự loại Group/Totals Report) phần Report chi tiết

-Main/Sub Report: Báo cáo – phụ

Ngồi cịn cóChart Report với hỗ trợ MS- Graph. 1.3 Các thành phần báo cáo

Khi muốn thiết kế báo cáo người sử dụng phải làm việc chế độ Design View báo cáo có thành phần sau:

- Thước (Ruler): Điều chỉnh kích thước điều khiển

- Tiêu đề Report (Report Header): Sử dụng để trình bày tiêu đề Report, tiêu đề Report ln trình bày phần cùng, báo cáo

- Chân Report (Report Footer): Sử dụng để trình bày chân Report, chân Report ln trình bày phần cùng, xuất cuối báo cáo

- Tiêu đề trang (Page Header): Sử dụng để chứa tiêu đề trang

- Chân trang (Page Footer): Sử dụng để chứa chân trang xuất phần trước củaReport footer trang in.

- Chi tiếtReport (Detail): Đây phần quan trọng chứa điều khiển nhằm trình bày dạng liệu từ bảng liệu truy vấn Các loại điều khiển điều khiển buộc, khơng buộc tính tốn

- Tiêu đề nhóm (Group Header) chân nhóm (Group Footer): Thành phần xuất đầu cuối nhóm ghi (trong báo cáo gom nhóm)

- Ẩn/ tiêu đề/ chân nhóm: Chọn View| Sorting and Grouping| Ấn định giá trị Group Header Group Footer yes

1.4 Các phương pháp tạo báo cáo Có phương pháp tạo báo cáo - Phương pháp tạo tự động (Report)

- Phương pháp thiết kế thủ công (Design View)

- Phương pháp thiết kế từ báo cáo trang trắng (Blank Report) - Phương pháp thiết kế có hỗ trợ hướng dẫn Wizard

Hình Các loại báo cáo (Report) 2 Tạo báo cáo tự động (Auto Report)

Bước 1: Click chọn Create | chọn Reports Ribbon

Hình Cửa sổ Auto Report

Bước 2: Chọn AutoReport Columnar: Nếu muốn báo cáo hiển thị dạng cột Bước 3: AutoReport Tabular: Nếu muốn báo cáo hiển thị dạng bảng

Bước 4: Chọn OK Bước 5: Lưu báo cáo

3 Tạo báo cáo sử dụng Report Wizard

Bước 1: Click chọn Create | chọn Reports Ribbon

Bước 2: Chọn bảng truy vấn làm nguồn liệu báo cáo| Next

Hình 4 Cửa sổ thiết kế Report Wizard (tt2) - Chọn trường cần xếp tăng giảm| Chọn Next

Hình Chọn trường xếp Report Wizard - Chọn dạng thể Report| Chọn Next

Hình Cửa sổ đặt tiêu đề cho báo cáo Report Wizard

Hình Cửa sổ kết báo cáo Report Wizard

Bước 3: Chuyển báo cáo sang chế độ Design View để chỉnh sửa lại báo cáo Chỉnh sửa trường báo cáo cho hiển thị đầy đủ trường

Bước 4: Lưu báo cáo

4 Thiết kế báo cáo chế độ Design View

Bước 1: Click chọn Create | chọn Reports Design Ribbon

- Report Header: Thường thiết kế tiêu đề báo cáo (Lable), trang bìa, điều kiện tốn tử (Sum)

-Page Header: Tiêu đề trường (field) báo cáo

-Detail: Nội dung liệu báo cáo hiển thị record -Page Footer: Thường thiết kế đánh số trang, ngày tháng

Hình Cửa sổ thiết kế báo cáo Reports Design

Bước 3: Sử dụng hộp công cụ Toolbox để tạo điều khiển báo cáo: Sử dụng công cụ thường dùng xây dựng báo cáo kẻ đầu biểu, thân biểu, chọn font chữ, đánh số thứ tự, ngắt trang…

Bước 4: Lưu báo cáo

- Chức Duplicate menu Edit dùng để nhân nhóm đối tượng chọn

- Các chức Align Size menu Format để chỉnh lý ô điều khiển tạo nên đầu/ thân báo cáo

- Sử dụng cơng cụ Formating để chọn trình bày cho ô điều khiển - Sử dụng điều khiển Page Break hộp công cụ để thực ngắt trang

- Để in số trang ta sư dụng hộp văn kiểu tính tốn ghi cơng thức = Page, đặt hộp công cụ đầu trang cuối trang

- Để tạo cột thứ tự báo cáo ta làm sau: - Tạo điều khiển Textbox kiểu Unbound

- Kích phải chuột vào ô điều khiển chọn Properties| Chọn thẻ Data

Hình 5.1 Hộp thoại Properties Textbox

- Tại thuộc tính Control Source ghi =1 gõ trực tiếp =1 vào điểu khiển - Tại thuộc tính Running Sum

4.1.Tổng hợp liệu nhóm

-Để tổng hợp liệu ghi nhóm, ta tạo điều khiển Unbound đầu cuối nhóm đặt vào điều khiển phép toán, hàm thống kê (Sum, Average, …) học

- Ví dụ: Khi tạo báo cáo thống kê số sinh viên tổng học bổng khoa Muốn ta xây dựng báo cáo nhóm liệu trường Makhoa, đầu cuối nhóm đơn vị ta đưa vào điều khiển sau:

- Số Sinh Viên: =Count ([MaSV]) - Tổng học bổng: = Sum([HocBong])

4.2 Tổng hợp liệu toàn báo cáo

Để tổng hợp liệu ghi toàn báo cáo, ta tạo điều khiển hộp văn textbox điều khiển đặt đầu cuối báo cáo

4.3 So sánh liệu tổng hợp phần báo cáo

- Khi xây dựng báo cáo thường phải so sánh, đối chiếu số liệu tổng hợp phần với nhâu Ví dụ tổng hợp tổng số sinh viên trường cần biết tổng số sinh viên khoa chiếm phần trăm tổng sinh viên toàn trường

- Để so sánh liệu tổng hợp phần báo cáo ta làm sau:

- Tạo hộp văn Text box đầu cuối phần để nhận liệu tổng hợp phần, dùng thuộc tính Name hộp thoại Properties để đặt tên cho ô điều khiển

- Sử dụng điều khiển nói để thực phép toán so sánh liệu tổng hợp phần khác báo cáo, cách làm sau: Tạo ô điều khiển (tại vị trí báo cáo), đặt vào biểu thức tên ô điều khiển xây dựng bước

5 Báo cáo – phụ

Cách thực báo cáo – phụ hồn tồn giống việc thực biểu mẫu – phụ trình bày phần biểu mẫu Trình tự thực sau:

- Tạo báo cáo phụ hồn tồn độc lập, lúc chúng chưa có quan hệ với

- Mở báo cáo chế độ Design View, bấm phím F11 để đồng thời mở cửa sổ database

- Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ database vào cửa sổ thiết kế báo cáo - Tạo liên kết báo cáo với báo cáo phụ: Dùng thuộc tính SubReport sau:

+Link Child Fields: Trường liên kết báo cáo phụ +Link Master Fields: Trường liên kết báo cáo chính 6 Định dạng trang trí báo cáo

Các công cụ thường dùng thiết kế báo cáo

Hình 11 Cơng cụ thiết kế báo cáo 6.1 Định dạng

Thiết lập thuộc tính báo cáo

− Click phải đối tượng cần thay đổi thuộc tính, chọn Property Mơ tả Format Định dạng kiểu liệu numbers, dates,times, text Decimal Places Số số lẻ

Visible Hiển thị ẩn control

Left Xác địnhvị trí control theo chiều ngang Top Xác định vị trí control theo chiều dọc Width Xác định độ rộng control

Height Xác định chiều cao control

Back Color Chọn màu control Click nút để chọn màu Special Effect Chọn hiệu ứng 3-D cho control

Border Style Chỉ định kiểu đường viền control transparent lines, solid lines, dashed lines…

Border Color Màu đường viền

Border Width Độ rộng đường viền

Fore Color Chỉ định màu cho văn Font Name Chọn font chữ

Font Weight Chữ đậm

Font Italic Chữ nghiêng Font Underline Gạch

Text Align Canh lề cho văn control  Tạo số thứ tự

− Mở report chế độ design

− Tạo textbox phần detail − Nhâp nội dung cho textbox

− Click phải textbox properties chọn tab Data − Tại thuộc tính Running Sum: chọn kiểu đánh số thứ tự ∗ No: không đánh số thứ tự

∗ Over Group: đánh số thứ tự theo nhóm, dùng cho report có phân nhóm ∗ Over All: đánh số thứ tự toàn danh sách, dùng

 Định dạng liệu kiểu Text

định dạng văn control dùng cơng cụ nhóm Text Formatting

− Mở report chế độ Design Layout view − Chọn ô chứa văn cần định dạng

− Chọn font chữ khung font, kích thước khung size

− Ngồi định dạng khác, sử dụng menu tắt click chuột phải control cần định dạng

 Định dạng liệu có điều kiện

Với cơng cụ conditional formatting bạn nhấn mạnh thơng tin theo định dạng khác

− Chọn giá trị cột mà bạn muốn định dạng − Chọn Report Layout Tools, chọn tab Format

− Trong nhóm lệnh Control Formating, click nút Conditional Formatting

6.2 Trang trí báo cáo Tạo lưới cho report:

− Mở report chế độ Layout

− Thanh Ribbon chuyển sang Report Layout Tools − Chọn khối liệu cần tạo lưới

6.3 In ấn báo cáo

Câu hỏi tập A Câu hỏi

1. Nêu khái niệm báo cáo? 2. Nêu loại báo cáo?

3. Trình bày thành phần báo cáo? Nêu cách ẩn/ thành phần báo cáo?

4. Trình bày phương pháp tạo báo cáo tự động (AutoReport)? 5. Trình bày phương pháp tạo báo cáo sử dụng cơng cụ Wizard? 6. Trình bày phương pháp thiết kế báo cáo chế độ Design View? 7. Nêu công cụ thường dùng thiết kế báo cáo?

8. Trình bày cách tạo cột số thứ tự báo cáo?

9. Nêu cách tổng hợp số liệu nhóm liệu tồn báo cáo? 10. Trình bày cách so sánh liệu tổng hợp phần báo cáo? 11. Trình bày thao tác thực báo cáo chính-phụ?

B Bài tập

Bài Sử dụng CSDL QuanLyBanHang.accdb cho, tạo báo cáo có dạng sau:

 Báo cáo 1

Hướng dẫn:

- Tạo truy vấn chứa cột sau: NgaylapHD, TenSP, SoLuong, DonGia, ThanhTien:[Soluong]*[DonGia]

- Lưu Truy vấn với tên : Q_ThongKe

- Dùng công cụ Wizard để tạo báo cáo lấy liệu từ Query trên, nhóm báo cáo theo trường TenSP có thống kê Summary Options dùng hàm Sum trường ThanhTien

- Báo cáo 2: Yêu cầu thực báo cáo xuất hộp thoại nhập vào mã hóa đơn Khi nhập vào mã hóa đơn kết sau:

Hướng dẫn:

- Tạo truy vấn có cột sau:

 HoTenKH, DiaChi, DienThoai từ bảng KHACHHANG

 MaHD, NgayLapHD từ bảng HOADON

 HoTenNhanVien:[HoNV]& “ ” &[TenNV] từ bảng NHANVIEN  TenSP, DonViTinh, DonGia từ bảng SANPHAM

 SoLuong từ bảng CHITIETHD

 Tạo tham số truy vấn từ cột MaHD sau:[Nhập mã Hóa đơn:]

- Lưu Truy vấn với tên Q_HoaDon

- Dùng công cụ Wizard tạo báo cáo theo yêu cầu sau:  Báo cáo theo nhóm cột TenKH

 Và nhóm giá trị cột TenKH, báo cáo theo nhóm cột MaHD  Lưu lại báo cáo với tên R_HoaDon

-Bài Sử dụng CSDL QuanLySinhVien.accdb tạo, thực yêu cầu sau: 1. Tạo Form theo mẫu sau: Đặt tên F_TimSV

Yêu cầu:

 Khi nhập vào Mã sinh viên nhấn vào nút In mở báo cáo bảng điểm sinh viên hình:

Khi nhấn vào nút “Thốt” đóng biểu mẫu F_TimSV B1-Thiết kế Query sau:đặt tên Q_Indiem

 Khi nhấn vào nút “Thốt” đóng Form F_TimSV Hướng dẫn:

 Tạo Form theo mẫu sau đặt tên F_TimSV, đặt tên Textbox txtMaSV  Thiết kế Query sau: đặt tên Q_Indiem

 Tạo Command button đặt tiêu đề “In” biểu mẫu F_TimSV Wizard, chọn kiện “Report Operations” “Preview Report”  Chọn báo cáo R_bangdiem

 Tạo Command button đặt tiêu đề “Thoát” biểu mẫu F_TimSV Wizard, chọn kiện “Form Operations” “Close Form”

2. Tạo báo cáo để hiển thị danh sách sinh viên khoa đó, bao gồm mơn học mà sinh viên học

3. Tạo báo cáo để hiển thị danh sách sinh viên khoa, bao gồm mơn học, sinh viên khoa tên khoa nhóm lại với 4. Tạo báo cáo để hiển thị danh sách môn học kèm với điểm kết đậu hay rớt với môn học sinh viên

5. Tạo báo cáo để hiển thị danh sách môn học kèm với điểm kết đậu hay rớt với môn học sinh viên, mơn học nhóm theo sinh viên

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]https://quantrimang.com/ms-access

[2]https://support.microsoft.com/en-us/office/ [3]

https://quantrimang.com/ms-access https://support.microsoft.com/en-us/office/