Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội.

Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội. I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty Kim khí Hà Nội: 1 Đánh giá chung: Từ khi đợc thành lập lại đến nay, công ty kim khí Hà nội kuôn phải đối đầu với hàng loạt khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của đơn vị, tổ chức kinh tế khác, nhng công ty kim khí Hà nội đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh rộng lớn công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phơng thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Song, bên cạnh những yếu tố trên, tình thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bớc đờng tự khẳng định mình. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng nh kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên. Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty kim khí Hà nội đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhât, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán Nhật ký chứng từ và sử dụng chế độ báo cáo tài chính theo quyết định số 1141- CT/ QĐ/ CĐKT ban hành ngày 1/ 11/ 95 của Bộ tài chính dùng cho các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức tơng đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều đợc phân công công việc rõ ràng. Trình độ của nhân viên không ngừng đợc nâng cao thờng xuyên đợc đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty, biết áp dụng những phơng pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm đợc khối lợng công việc ghi chép thừa để đạt đợc hiệu quả cao. Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng đợc máy vi tính nên công việc kế toán đợc thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác. Do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên công ty đã áp dụng kiểu vừa tập trung vừa phân tán để thực hiện công tác kế toán của mình. Đây là sự lựa chọn hết sức phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thong tin cho lãnh đạo công ty. Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suáat và hiệu quả của công tác kế toán cũng nh công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Nh đã phân tích rõ ở phần trớc, trong công tác hạch toán kế toán tại công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng. Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng nh quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là mua những mặt hàng kim khí từ các liên doanh, xí nghiệp lớn chuyên sản xuất mặt hàng kim hí hoặc mua từ công ty nớc ngoài rồi bán cho những đơn vị có nhu cầu về mặt hàng này. Do đó, công ty phải không ngừng cố gắng để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình trên toàn quốc cũng nh việc tìm kiếm thêm những bạn hàng quốc tế. Những vấn đề trên đây đã tác động không nhỏ đến công tác hạch toán vốn bằng tiền luôn cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho ngời quản lý đồng thời có thể giảm bớt những công việc trùng nhau giữa các bộ phận có liên quan. Với sự cố gắng nhanh nhạy của mình, kế toán vốn bằng tiền luôn hoàn thành công việc đợc giao. Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két đợc đảm bảo tính an toàn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp đợc đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tợng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền. Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã đợc chi tiết tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt đợc những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền , từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý. Sổ sách kế toán đợc lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lu trữ thông tin và lập sổ sách đã đợc thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lạ chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh , quản lý. Nên doanh nghiệp đã trực tiếp giảm đợc một phần chi phí, đồng thời giảm đợc số lợng các chứng từ và sổ lu trữ ở kho. Trên đây là một số những nhận xét về u điểm của công ty kim khí Hà nội nói chung và phòng kế toán nói riêng trong việc tìm ra con đờng có tính hiệu quả nhất cho kinh doanh. 2 Một số những tồn tại: Do địa bàn hoạt động quá rộng nên việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thờng không đúng thời hạn gây chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý. Báo cáo lu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu t và hoạt động tài chính. Thông qua nó chủ doanh nghiệp có thể dự đoán đợc lợng tiền mang lại từ các hoạt động trong tơng lai. Nhà quản lý cũng có thể thấy trớc đợc khả năng thanh toán trong ký hoạt động tới . Vì sự quan trọng đó mà hầu hết các doanh nghiệp đều lập báo cáo lu chuyển tiền tệ. Nhng cho đến nay công ty kim khí Hà nội vẫn cha sử dụng vai trò của báo cáo này. Công ty vẫn cha đầu t đầy đủ cho các cửa hàng bán lẻ về phơng tiện phục vụ trong hoạt động kinh doanh. Trình độ của các nhân viên tại xí nghiệp , cửa hàng cha cao kể cả kế toán viên gây ra sự khó khăn, trì hoãn trong việc đối chiếu sổ sách với công ty và gây ra sự phiền hà không ít cho các nhân viên kế toán của công ty. Do sự yếu kém của nhân viên một số cửa hàng đã gây nên sự thất thoát về hàng hoá gây thiệt hại cho công ty. Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lu trữ số liệu và sổ sách nhng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thờng nh: Word, Excel chứ cha có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn cha thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, cha tiết kiệm đợc lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép , tổng hợp số liệu và chuyển sổ. II. Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty Kim khí Hà nội. 1. Nh đã nói ở trên doanh nghiệp áp dụng mô hình nửa tập trung nửa phân tán là do điều kiện về phạm vi hoạt động. Đối với chi nhánh của công ty đặt tại thành phố Hồ chí Minh nh là một cửa hàng bán lẻ, Công ty đã cho áp dụng hình thức phân tán. Có thể nói đây là một phơng án không mang lại hiệu quả cao vì việc bán lẻ trên thi trờng thành phố Hồ chí Minh không mang lại kiệu quả mà chủ yếu là làm chức năng giao dịch giữa Công ty tại Hà nội và những tổ chức có nhu cầu mua với số lợng lớn . Khi có sự đồng ý của bên mua Công ty tại Hà nội mới chuyển hàng vào cho cửa hàng tại TP HCM. Việc chi nhánh phải hạch toán riêng đã làm tăng thêm chi phí cho công ty vì hàng tháng , quý công ty và chi nhánh phải tiến hành đối chiếu sổ sách. Vì vậy theo em, với chi nhánh này nên áp dụng mô hình tập trung. Nếu áp dụng mô hình này doanh nghiệp không những tiết kiệm đợc chi phí đi lại mà còn tiết kiệm đợc một khoản lơng hàng tháng cho nhân viên kế toán. Điều này cũng có nghĩa là bộ máy quản lý gọn nhẹ hơn. Lúc này doanh nghiệp cũng phải thay đổi cách hạch toán: Thay: Nợ TK 111 (112) CóTK 136 Bằng: Nợ TK 111(112) Có TK 131 (Khi nhận đợc tiền hoặc giấy báo Có của Ngân hàng kèm theo các bản chứng từ về số hàng đã bán do chi nhánh tại thành phố Hồ chí Minh gửi ra) 2. Hiện nay, Công ty không ngừng đẩy mạnh mối quan hệ không chỉ với các tổ chức trong nớc mà cả với các tổ chức quốc tế. Do đó yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ rất quan trọng. Trong khi đó công ty chỉ có tài khoản 112.2: Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ dùng để phản ánh tình hình tăng giảm ngoại tệ của đơn vị tại Ngân hàng mà không đăng ký sử dụng TK 111.1 Tiền măt tại quỹ bằng ngoại tệ. Điều này đã gây nên không ít những khó khăn. Giả sử khi khách hàng đến mua hàng và thanh toán bằng ngoại tệ thì đơn vị lại không thể nhập quỹ mà phải cử một ngời đi đổi lấy đồng Việt Nam hoặc đem gửi vào tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ tại Ngân hàng. Đây là sự lãng phí thời gian và nhân công một cách vô lý. Vì vậy theo em doanh nghiệp nên đăng ký sử dụng thêm tài khoản 111.2 Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh đợc thuận lợi. 3. Công ty có tài khoản TGNH tại các NH nh: NH Công thơng khu vực Đống Đa, EXIM-BANK, INDOVINA-BANK, . nên việc ghi chép chi tiết đối với từng NH là rất cần thiết, bởi nó giúp cho quá trình kiểm tra sổ sách đợc dễ dàng hơn. Công ty cũng đã tiến hành ghi chi tiết nhng theo em cần phải ghi chi tiết hơn nữa đối với từng NH và từng nghiệp vụ phát sinh. Việc chi tiết đối với NH Công thơng khu vực Đống Đa nh Công ty đã làm là rất hợp lý. Nhng đối với các NH khác tuy các nghiệp vụ phát sinh ít nhng vẫn cần ghi chi tiết ngày, tháng phát sinh nghiệp vụ theo đúng cột ngày. Cụ thể nh ở Nhật ký chứng từ số 2 sau đây: nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 Tháng 12/1997 stt C.T Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ TK . Số Ngày 136.1 642 . Cộng có tk 112 2.12 Nh CT KV ĐĐ . 500.000 . 5000.000 . 6.300.000.000 241.588.399 29.692.894.937 31.12 26.12 31/12 NH NN VN EXIM- BANK 7.000.000.000 7.000.000.000 142.093.741 117.500.215 117.500.215 142.093.741 117.500.215 7.000.000.000 7.117.500.215 13.300.000.000 501.182.355 36.952.488.893 Việc ghi chi tiết đối với từng tài khoản nh trên trong Bảng kê số 2 cũng đợc thực hiện nh vậy. 4. Công ty cần trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán đồng thời phải tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán về chơng trình kế toán máy nhằm quản lý chính xác đợc các con số. Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải xây dựng một chơng trình kế toán thống nhất trên máy vi tính nhằm tự động hoá ở mức độ cao nhất công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vốn bằng tièen nói riêng. Chơng trình máy tính này phải xây dựng trên cơ sở quá trính xử lý thông tin theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ nh sau: Chứng từ gốc Xử lý nghiệp vụ Kho thông tin trên máy vi tính Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ngày nay trên thế giới cũng nh ở Việt nam có nhiều chơng trình kế toán khác nhau, mỗi chơng đều có những đặc trng riêng, u nhợc điểm riêng của mình. Mặc dù vậy mỗi chơng trình kế toán đều thực hiện đợc những chức năng cơ bản sau: + Cho phép xác định các tệp dữ liệu nh xác định danh mục các TK, cấu trúc các chứng từ, danh mục các đối tợng pháp nhân liên quan đến công tác hạch toán, danh mục hàng háo, sản phẩm, nguyên vật liệu. + Cho phép nhập các dữ liệu cố định và dữ liệu phát dinh của chu kỳ kế toán + Cho phép tìm, sửa chữa, bổ xung hoặc loại bỏ những thông tin cần thiết + Cho phép tính toán, tập hợp, điều chỉnh, phân bổ các chi phí vào các TK khác nhau theo công tác kế toán. + Cho phép in các báo cáo kế toán khi cần thiết. + Cho phép sao lu kết quả và kết chuyển số d sang chu kỳ kế toán mới. Việc tách riêng kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thông qua chơng trình kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh, kiểm tra số liệu. Nếu nhân viên kế toán vào NKCT và các bảng kê bị nhầm lẫn thì có thể tìm kiếm, sửa chữa lại số liệu, tài khoản một cách nhanh chóng. Công ty nên tiến hành lập báo cáo lu chuyển tiền tệ nhằm giúp cho những nhà quản lý có đợc các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Do đơn vị cha có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng nh một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít cí lúc quá nhiều. Điều này dễ gây nên những khó khăn cho Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại. Để khắc phục nhợc điểm này, theo em Công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể trong từng kỳ hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu chi tiền mặt trong kỳ. Định mức này có thể đợc xê dịch trong kỳ hạch toán, nhng không đợc phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây tình trạng bất ổn trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Bên cạnh đó Công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ sao cho số tiền sẽ phải trả nợ cũng nh số tiền nợ sẽ thu hồi cân đối nhau, đảm bảo đợc nhu cầu thu , chi tiền mặt của Công ty. 5.Về phơng diện tổ chức phòng kế toán Cùng với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật , bộ máy quản lý của doanh nghiệp nói chung và bộ máy phòng kế toán nói riêng phải ngày càng gọn nhẹ. Công ty đã không ngừng cố gắng trong công tác tổ chức phòng kế toán sao cho có hiệu quả nhất. Nhng phòng kế toán hiện nay với 12 ngời vẫn còn quá kồng kềnh. Công ty nên chú ý hơn nữa trong vấn đề tổ chức cán bộ và phân công công tác để tránh tình trạng ngời thì không hết việc, ngời thì ngồi chơi nh hiện nay. Theo em phòng kế toán chỉ nên có khoảng từ 6 đến 7 ngời để bộ máy đợc gọn nhẹ và không lãng phí lao động. Cụ thể nh sau: Phòng kế toán vẫn đợc chia thành 3 nhóm: Nhóm 1: Kế toán tổng hợp và chi phí Gồm 2 ngời: Kế toán tổng hợp và kế toán chi phí( CF mua, bán , trích KHTSCĐ và các chi phí khác) Nhóm 2: Kế toán hàng hoá Gồm 2 ngời: -Kế toán mua, bán hàng hoá: chuyên theo dõi tìng hình mua , bán hàng và hàng tồn kho -Kế toán công nợ: theo dõi các khoản phải thu , phải trả với khách hàng. Nhóm 3: Kế toán vốn bằng tiền Gồm 2 ngời: - Thủ quỹ: Theo dõi và bảo quản két tiền mặt. - Kế toán vốn bằng tiền: theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt cũng nh TGNH và theo dõi việc thanh toán với CNV. 6.Hiện nay, chế độ kế toán khuyến khích các doanh nghiệp lập và dử dụng Báo cáo lu chuyển tiền tệ trong hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp nhằm góp phần phản ánh một cách rõ rệt hơn quá trình hình thành và sử dụng lợng tiền phát sinh theo các hoạt động khác nhau trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp, cung cấp thông tin chính sác hơn cho nhà quản lý, từ đó có thể đa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Với những u điểm nh vậy, theo em Công ty nên tiến hành việc lập và sử dụng báo cáo lu chuyển tiền tệ. Về phơng pháp lập, doanh nghiệp nên lập theo ph- ơng pháp trực tiếp( Mẫu B03-DN) vì phơng pháp này phân tích trực tiếp các khoản thực thu, thực chi bằng tiền trên các sổ kế toán vốn bằng tiền theo từng loại hoạt động và theo nội dung thu, chi. Báo cáo lu chuyển tiền tệ đợc lập dựa vào: - Bảng cân đối kế toán- Mẫu B01-DN -Sổ kế toán theo dõi thu, chi vốn bằng tiền. - Sổ kế toán theo dõi khoản phải thu, phải trả. . Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội. I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty Kim. số liệu và chuyển sổ. II. Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty Kim khí Hà nội. 1. Nh đã nói ở trên doanh nghiệp