hình 1 đạo đức 4 huỳnh hải đăng thư viện tư liệu giáo dục

vlookup(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup) Hµm nµy t×m kiÕm mét gi¸ trÞ trªn cét ®Çu tiªn bªn tr¸i cña mét b¶ng, sau ®ã tr¶ gi¸ trÞ ngang hµng, t¹i cét do ta chØ ®Þn[r]

I khởi động hình Excel 1 Khởi động

Khởi động Excel theo cách sau : - Nháy vào Start / Program / Microsoft Excel hoc

- Nháy vào Start / Documents, chän mét tƯp cã biĨu tỵng Excel

- Nháy chuột vào biểu tợng Microsoft Excel góc bên phải hình

2 Màn hình

a - Các thành phần hình Excel

Màn hình Excel cửa sổ đợc phóng to trơng gần giống hình Word, bao gồm thành phần sau :

- Thanh tiêu đề (Title bar) : dòng hình, khởi động Excel ghi Microsoft Excel - Book1, ta đặt tên cho bảng tính, tên kèm theo phần mở rộng XLS thay từ Book1

- Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng giống nh Word Phần lớn nút có cơng dụng ý nghĩa nh Word, ý nghĩa số nút dùng riêng cho Excel đợc ghi trang

- Thanh Công thức (Formula Bar) : dịng thứ năm hình hiển thị toạ độ (địa tên) ô, nút huỷ bỏ , nút lựa chọn , nội dung liệu ô (ơ có khung viền chung quanh)

- Thanh Trạng thái (Status bar) : dòng cuối hiển thị chế độ hoạt động Excel :

Ready : Đang sẵn sàng làm việc

Enter : Đang nhập liệu hay công thức

Pointer : Đang ghi công thức tham chiếu đến địa

Edit : Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô

- Thanh th tờn bảng tính (Sheet tabs) : dịng Trạng thái, hiển thị tên bảng tính (khi chúng cha đợc đặt tên, ghi Sheet1, Sheet2, ,) Bên trái nút chuyển tới bảng tính

- Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar) gièng nh Word

b - Các thành phần cửa sổ B¶ng tÝnh :

- Cột (Column) : Là tập hợp bảng tính theo chiều dọc đợc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột) Ngồi bên trái nút chọn (đánh dấu khối) tồn bảng tính

- Hàng (Row) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều ngang đợc đánh thứ tự số từ đến 65.536)

- ô (Cell) : Là giao cột hàng Địa ô đợc xác định cột trớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25 ơ tại hay cịn gọi Con trỏ ô (sau gọi tắt con trỏ): có khung viền chung quanh với chấm vng nhỏ góc phải dới (Mốc điền). Toạ độ ô đợc hiển thị Công thức - Miền (Range) hay gọi vùng - tập hợp ô liền tạo thành

hình chữ nhật (hoặc hình vng), đợc xác định địa đầu (góc trái trên) địa cuối (góc phải dới), địa dấu : (hai chấm), ví dụ A2:E15

- Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng  nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự đợc chèn vào

- Con trá chuét cã dạng sau :

Du : dựng để đa trỏ vị trí

Dấu  : dùng để chọn lệnh, nút lệnh cuộn bảng tính

c - DÞch chun trỏ ô Bảng tính theo cách sau - Nhấn chuột ô cần chuyển tới

- ấn phím mũi tên : chuyển tới hàng, cột lân cận - PgUp, PgDn : lên xuống hình

Nút chuyển tới bảng tính Hộp Tên (Địa chỉ)

Thẻ tên bảng tính

Bảng tính Số thứ tự hàng

Tên cột Con trỏ ô

Mốc điền

- Ctrl + Home : VỊ « A1

- Tab : Sang cột bên phải - Shift + Tab : Sang cột bên trái

- Ctrl + : Đến ô cuối cột chứa trá «

- F5, địa ơ,  : Về đó, ví dụ để nhanh H22, ta ấn phím F5, gõ H22 ấn 

3 Ra khái Excel

theo mét c¸c cách sau : - Chọn File, Exit

- Nháy vào dấu góc phải hìnhđể trở Windows

- Nháy đúp vào nútnàyđể trở Windows - ấn Alt + F4

ý nghÜa số nút công cụ (ToolBar) Drawing : VÏ mét h×nh

Map : Chèn đồ Chart Wizard : Vẽ đồ thị AutoSum : Tính tổng

Paste Function : Điền hàm số Sort Acsending : Sắp xếp tăng

ý ngha mt s nút định dạng (Formating)

Font Color : Mầu chữ

Fill Color : Mầu nền

Borders : Đờng viền

Decrease Decimal : Bớt sõ thập phân

Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ thập phân

Comma Style : Dấu tách nghìn, triệu, tû

Currency Style : §iỊn dÊu tiỊn tƯ Percent Style: Nhân với 100 điền dấu % Merge and Center : Căn nội dung vào nhiều ô ý nghĩa thành phần công thức

Hộp Tên (Địa ) cuả ô

hoặc danh sách hàm Nội dung ô Nút huỷ bỏ nội dung vừa gõ Nút điền néi dung võa gâ

II thao tác với bảng tính 1 Lu (ghi) tập bảng tính lên đĩa

Tập bảng tính (WorkBook) tập hợp nhiều 255 bảng tính (Sheet) đợc lu giữ đĩa nh tệp Để ghi lên đĩa nháy nút Save mục File, Save Nếu lần thực thao tác với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho nó khung File Name, Excel tự gán kiểu XLS cho Tên bảng tính xuất tiêu đề cửa sổ

Sau q trình làm việc, ta thờng xuyên ghi bảng tính lên đĩa cách mà khơng cần đặt tên cho

Nếu ta cần lu giữ bảng tính với tên khác (hoặc vào đĩa khác, th mục khác), chọn mục File, Save As đặt tên cho (hoặc định ghi vào đĩa nào, th mục khung Save in)

2 Mở tập bảng tính có đĩa

Nháy nút Open mục File, Open Xuất hộp thoại Open với danh sách bảng tính khung File Name đợc xếp theo thứ tự A,B,C Ta chọn tệp cần thiết chọn OK Nếu bảng tính ta cần lại đĩa khác th mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp th mục cần thiết khung Directories

3 Đóng tập bảng tính

Trc chuyn sang bảng tính khác làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đóng cách chọn mục File, Close Nếu quên cha ghi tệp lên đĩa, Excel hỏi :

Do you want to save change to <FileName> XLS ?

Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi thay đổi vừa to cho bng tớnh

4 Chèn thêm bảng tÝnh - Insert / Worksheet, hc

- Nháy nút phải chuột thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau quy ớc gọi thao tác [Menu tắt], chọn Insert Worksheet

5 Xoá bảng tính - Edit, Delete Sheet, - [Menu tắt], Delete sheet

6 Đổi tên bảng tính

- Nháy đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy ớc gọi thẻ tên) thẻ tên Format / Sheet / Rename [Menu tắt], Rename

- Gâ vµo tên mới, OK

7 Sao chép / Chun b¶ng tÝnh

Cách 1: Giữ Ctrl kéo thả thẻ tên thẻ tên (Sheet) khác Nếu khơng giữ Ctrl bảng tính đợc chuyển

Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính trớc bảng tính khung Before Sheet Nếu đánh dấu chọn vào Creat a Copy, Excel chép bảng tính khơng chuyển Chỉ dùng cách bảng tính nguồn đích cách xa (khơng thấy thẻ tên ca chỳng cựng mt lỳc).

8 Tách bảng tính

Có cách giúp ta đồng thời thấy phần khác bảng tính Cách 1: Trỏ chuột vào tách cho xuất mũi tên đầu, kộo th nú ti

vị trí cần tách

Cách 2: Đa trỏ vị trí cần tách, chọn mục Window / Split Sau để bỏ tách chọn Window / Remove Split

Cách 3: Đa trỏ vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes Sau để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes

9 Èn vµ hiƯn lại bảng tính

- Chn Format, Sheet, Hide ản bảng tính - Để lại bảng tính Format, Sheet, Unhide

10 B¶o vƯ b¶ng tÝnh

- Tool / Protection

- Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính

- NÕu cÇn thiÕt gõ mật vào vùng Password lần gõ phải gièng vµ lu ý r»ng mËt khÈu Excel phân biệt chữ hoa với chữ thờng

- bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, ta cập nhật đợc bảng tính

11 Chän nhiỊu b¶ng tÝnh

a.LiỊn kề : Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift nháy chuột vào thẻ tên cuối

b Cách nhau : Giữ Ctrl lần lợt nháy chuột vào thẻ tên

c b vic chọn bảng tính nào : giữ Ctrl nháy chuột vào thẻ tên bảng tính

IIi Xử lý liệu bảng tính 1 Các kiểu liệu

Trong ô chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Các kiểu liệu ô đ ợc phân nh sau :

a - Dạng chuỗi (Text)

- Bắt đầu chữ a đến z A đến Z

- Những liệu chuỗi dạng số nh : mã số, mã tài khoản v.v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') khơng có giá trị tính tốn Ví dụ để ô lên mã tài khoản 00174, phải gõ ‘00174

- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đợc sang trái ô Để bắt văn bản xuống dòng điểm định, nhấn Alt+ 

b - Dạng số (Number) Bắt đầu : - Các số từ đến

- Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows)

- Theo mặc định, dữ liệu dạng số đợc sang phải ô. c - Dạng công thức (Formulas)

Bắt đầu dấu = + Sau ấn  công thức nhập vào thể cơng thức cịn kết lỗi đợc th hin ụ

Lỗi : Diễn giải :

##### Cét qu¸ hĐp, h·y níi réng cét

#DIV/0! Chia cho 0, xoá ô cã liªn quan

#NAME? Thực phép tính với biến không xác định tên ta đặt không gắn với vùng #N/A Tham chiếu đến ô rỗng đến giá trị khơng

#NUM! Có vấn đề với số sử dụng công thức Kiểm tra lại đối hàm dùng cha

#REF! Một địa ô công thức bị sai Kiểm tra sửa lại địa ô sai xố ơ, hàng hay cột liên quan đến cụng thc

#VALUE! Sai kiểu toán hạng (vÝ dơ : lÊy sè chia cho ký tù hc ngày tháng)

d - Dạng Ngày (Date), (Time) Trong cách trình bày dới :

DD sè chØ Ngµy MM lµ sè Tháng YY số Năm

Nhập theo dạng MM/DD/YY DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt thơng số quốc tế Windows, ví dụ đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 08/03/2021, trờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/08/2021 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) ta khơng thể dùng liệu kiểu để tính toỏn

Có thể nhập ngày cách : - nhËp hµm =DATE(YY,MM,DD)

- sau chọn Format, Cells, Number, Date chọn dạng thể ngày khung bờn phi

Đặc biệt : Ctrl + ; (dấu chÊm phÈy) cho Ngµy hƯ thèng Ctrl + : (dÊu chÊm) cho Giê hÖ thèng

- Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng đợc sang phải ô Chú ý :

1 Nên bấm Ctrl + ; cho ngày máy để vào mà nhập ngày trớc hay tháng trớc Nếu ngày nhập vào lại tự sang trái ô bạn nhập sai kiểu bạn tính tốn đợc Excel coi là chuỗi (ví dụ khơng thể lấy Ngày trừ Ngày đến để tính số ngày khách th phịng)

2 Để đổi kiểu thiết lập ngày tháng, làm theo bớc sau :

- Nh¸y nót Start, chän mơc Settings, Control Panel, Regional Settings - Chän thỴ Date

- Trong mục Short date style, nhập vào (hoặc chọn) kiểu định dạng ngày theo kiểu ngày-tháng-năm, ví dụ kiểu sau :

dd-MM-yyyy dd/MM/yyyy dd-MM-yy dd/MM/yy

Chú ý : Bạn phải viết hoa chữ M 2 Các toán tử công thức

a - To¸n tư sè + céng - trõ

* nhân (ví dụ = 10*50 cho kết 500)

/ chia = 126/3 42

^ luü thõa = 5^2 25

Thứ tự u tiên phép toán nh sau : luỹ thừa trớc đến nhân chia sau đến cộng trừ Các phép toán mức u tiên (nh nhân chia cộng trừ) thực từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự u tiên, dùng cặp ngoặc trịn, tốn tử cặp ngoặc sâu đợc thực trớc

Ví dụ: gõ =2+3*4 đợc kết 14, gõ =(2+3)*4 đợc 20 b - Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi Ví dụ : ="Tin "&"hoc" cho kết Tin học c - Toán tử so sánh

> lớn >= lớn < > khác < nhỏ <= nhỏ

Các toán tử so sánh cho kết True (Đúng) False (Sai) Ví dụ, gõ c«ng thøc

= 26>-125 nhận đợc kết TRUE

= 26<=-125 nhận đợc kết FALSE, v.v 3 Nhập liệu

a - D÷ liƯu bất kỳ

- Đa trỏ ô ô cần thiết

- Nhập liệu theo loại dạng thức

- Để kết thúc việc nhập liệu, làm theo cách sau : ấn phÝm Enter, trá sÏ xng « díi

 ấn phím mũi tên để đa trỏ sang ô cần thiết, ví dụ ấn phím  đa trỏ sang bên phải

 Nh¸y nót (màu xanh cây) công thức, trỏ nguyên ô hành

Trỏ chuột vào ô cần tới, ấn nút trái Có thể dùng miền nhập liệu sau đây: Giả sử cần nhập cét :

Dịng 200

V©n 300

Khoa 150 Tuấn 180

Hà 250

vào ô A1: B5 Ta làm theo bớc sau:

- Đánh dấu khối miền A1:B5 (xem trang 13 cách đánh dấu khối)

- §Ĩ nhËp theo tõng hàng, ấn phím Tab sau lần gõ liệu vào ô - Để nhập theo cột, ấn phím sau lần gõ liệu vào ô

Hớng dịch chuyển ô nhập liệu Ên Tab hc  :

A B A B

1

2

4

5

Ên

Tab ấn

b Dữ liệu ô giống :

- Đánh dấu khối miền cần điền liệu (ví dụ A1:B5) - Gõ vào liƯu (vÝ dơ sè 2002)

- KÕt thóc viƯc nhËp b»ng c¸ch Ên Ctrl + 

Kết : miền A1:B5 đợc điền kín số 2002 c Dữ liệu ô tuân theo quy luật  Chuỗi số với bớc nhảy 1:

- Đa trỏ ô miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho số ô 1, ta gõ

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất dấu + màu đen, giữ phím Ctrl kéo thả chuột ô cuối miền (từ sau ta gọi thao tác điền tự động (AutoFill)) Kết ta đợc chuỗi số 1, 2, 3,  Chuỗi số với bớc nhảy bất kỳ:

- Đa trỏ ô miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ vào

- Về dới (hoặc bên phải) miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ - Đánh dấu khối điền tự động tới ô cuối miền

A B

1

2

3

 Chuỗi Ngày tháng tăng : (trong ví dụ ngày để trớc tháng) - Đa trỏ ô miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu - Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất dấu +, bấm giữ nút phải, kéo

thả ô cuối miền - Trong menu tắt chän :

Fill Days : để tăng ngày (ví dụ : 15/09/2002, 16/09/2002, 17/09/2002) Fill Months : để tăng tháng (ví dụ : 15/09/2002, 15/10/2002, 15/11/2002) Fill Years : để tăng năm (ví dụ : 15/09/2002, 15/09/2003, 15/09/2004)

Điền danh sách tự tạo (Custom List) :

- Nếu danh sách cha có phải tạo theo bớc sau : Chọn môc Tools / Option / Custom List

2 Trong khung List Entries lần lợt nhập giá trị cho danh sách, hết giá trị bấm  để xuống dịng Ví dụ : Chủ Nhật  Thứ Hai  Thứ Ba  (xem hình sau) :

3 NhÊn OK

- Bấm giữ nút trái chuột để kéo dấu + xuống dới thả ô A7, ta đợc chuỗi số 2,4,6,8,10,12,14 tai miền A1:A7

Ngoài ra, để tạo custom list dựa liệu có sẵn bảng tính, ví dụ

mã chức vụ GĐ, PGĐ,TP , .v.v trang 69, sau thực bớc trên, nhập địa (hay quét) vùng ô chứa liệu (ở ví dụ $F$15:$F$20) Import List From Cells Sau nhấn nút Import.

- §Ĩ sư dơng : - nhËp mét gi¸

trị có danh sách tự tạo vào ô đầu - điền tự động

tới ô cuối miền (xem cách điền tự động trang 9) d D liu kiu cụng thc

- Phải bắt đầu dấu = dấu +,

- Khi cần lấy số liệu ô nháy chuột vào gõ vào địa Nếu lấy số liệu miền ơ, ví dụ từ ô E2 đến ô E7, đánh dấu khối ô (xem trang 13) gõ E2:E7

Ví dụ : bảng dới đây, để tính Lơng theo cơng thức : Lơng = Số NC x Tiền Ngày làm theo bớc sau :

A B C D E F

1 STT Tªn Sè NC 1 NgàyTiền Lơng Tỷ lệ

2 Luận 20 50 = C2*D2 =E2/$E$8

3 Uyªn 26 40

4 H¶i 18 35

5 Minh 22 45

6 TuÊn 15 20

7 H»ng 16 25

8 Céng =SUM(E2:E7)

1 T¹i ô E2 gõ vào dấu =

2 Nháy chuột vào ô C2 (hoặc gõ C2) Gõ dấu *

4 Nháy chuột vào ô D2 (hoặc gõ D2) Tại ô E2 công thức xuất = C2*D2

6 Để tính Lơng cho ngời cịn lại, đa trỏ E2, điền tự động E7

Ta cịng cã thĨ lµm nh sau :

- Chọn miền E2:E7 (vì cơng thức tính miền giống : lấy số cột C nhân với số cột D- xem phần b trên)

- Gâ c«ng thøc = C2*D2

- Nhấn Ctrl +  Tại ô từ E2 đến E7, Excel cho kết tính Lơng ngời

 TÝnh tû lệ phần trăm Lơng ngời so với Tổng Lơng : Đa trỏ ô F2

2 Gõ vào dấu =, nháy chuột vào ô E2 (hoặc gõ E2), gõ dấu /, nháy chuột vào ô E8 (hoặc gõ E8) Nháy nút công thøc (hc Ên )

3 Để tính Tỷ lệ cho ngời cịn lại, đa trỏ F2, chép cơng thức tính cách điền tự động ô F7

Tại ô F3:F7 xuất #DIV/0! (chia cho 0) Khi đa trỏ ô F3, ta thấy công thức ghi = E3/E9, Excel lấy số ô bên trái (E3) chia cho số cách (E9), tức sử dụng địa tơng đối Để báo cho Excel lấy lần lợt số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ô E8 (ô địa tuyệt đối), ta làm nh sau :

- Đa trỏ ô E2, nháy đúp nút chuột, sau đa trỏ bàn phím trớc ký hiệu E8, ấn phím F4, dấu $ đợc điền vào trớc ký hiệu đó, ấn  chép cơng thức xuống E7 Hình sau cho biết kết việc bấm phím F4 thay đổi kiểu địa ô E8 nh nào:

E8 : địa tơng đối (địa ô công thức thay đổi (cả cột lẫn hàng) chép sang vùng khác)

$E$8 : tuyệt đối (địa chỉ ô công thức không thay đổi)

E$8 : hỗn hợp : tơng đối theo cột, tuyệt đối theo hàng (địa ô công thức thay đổi theo cột mà không thay đổi theo hàng) $E8 : hỗn hợp : tuyệt đối theo cột, tơng đối theo hàng (địa ô

trong công thức thay đổi theo hàng mà không thay đổi theo cột) - Đánh dấu khối ô từ E2 đến E7 (xem phần 5a dới đây), nháy nút % (Percent Style) định dạng, Excel đổi dạng phần trăm điền dấu % cho số Để lấy xác hơn, ta chọn ô nháy nút Increase Decimal, lần ấn chuột nút này, số lại đợc thêm số thập phân

 TÝnh Tổng Lơng ghi vào ô E8:

a trỏ ô E8, nháy đúp vào nút  (AutoSum) Nếu dùng bàn phím, gõ vào cơng thức =SUM(E2:E7)

Ví dụ địa hỗn hợp : Để tạo bảng cửu chơng sau :

A B C D E F G H I J

1 1 2 3 4 5 6 7 8 9

bÊm F4

E8

bÊm F4

$E$8

$E8

bÊm F4 bÊm F4

2 1 =$A2*B$1

3 2

4 3

5 4

6 5

7 6

8 7

9 8

10 9

- NhËp c¸c sè vào miền A2:A10 B1:J1 - Nhập công thức =$A2*B$1 ô B2

- Sao chộp cụng thc n cịn lại bảng cửu chơng : điền tự động đến ô J2

nháy đúp vào mốc điền ô J2 điền vét cạn, nghĩa ngang bằng số ô không rỗng cột kế trớc, ví dụ đến hàng thứ 10

- Hãy nháy chuột vào ô bảng cửu chơng quan sát công thức, ta thấy thành phần tuyệt đối không bị thay i chộp

e Công thức mảng

Ngồi việc chép cơng thức tơng đối nh trên, Excel cung cấp phơng tiện khác gọn hơn, cơng thức mảng (một cơng thức chung cho tất cả ô khối), đợc dùng ta gặp lợng tính tốn nhiều phức tạp vị trí nhỏ hẹp, dùng để thay công thức cần lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm đợc nhớ (thay phải có 100 cơng thức chép vào 100 ơ, cần cơng thức mảng đủ)

M¶ng (array) : tập hợp ô miền hình chữ nhật (hoặc vuông) Nhập công thức mảng (array formula):

- Về ô cần thiết, dãy ô, phải đánh dấu khối chúng (xem trang 13) ví dụ bôi đen miền E2:E7

- Khác với loại cơng thức tơng đối (trong ví dụ = C2*D2), phải nhập tồn dãy : = C2:C7*D2:D7

- Kết thúc phải ấn Ctrl + Shift +  (giữ đồng thời phím Ctrl Shift trong ấn ) Excel bao công thức mảng cặp ngoặc nhọn :

{= C2:C7*D2:D7 } Sửa công thức mảng :

- Về ô áp dụng công thức mảng cn sa

- Nháy chuột lên công thức Các dấu ngoặc { } biến - Tiến hành sưa c«ng thøc Sưa xong bÊm Ctrl + Shift + 

Chỉ định (bôi đen) dãy mảng :

Về ô dÃy mảng làm theo mét hai c¸ch sau :

Cách : Bấm Ctrl + / (giữ phím Ctrl ấn phím sổ chéo xi) Cách : Bấm F5, chọn Special sau chọn Current Array

4 Sưa, xo¸ liệu a - Xoá

Đa trỏ ô chọn miền cần thiết, ấn phím Delete b - Sửa : Làm theo hai cách sau :

công thức sửa đó, sửa xong nháy vào nút  (hoặc ấn ) để ghi lại, nháy vào nút  (hoặc ấn Esc) để huỷ bỏ sửa đổi

C2 : Nhập liệu cho đó, sau ấn phím  Nếu cần sửa chút nội dung ơ, nên chọn cách Trờng hợp phải sửa nhiều, nên chọn cách

5 C¸c thao t¸c víi khèi

a - Đánh dấu (chọn) khối theo c¸c c¸ch sau :

- Trỏ chuột vào góc khối, nhấn nút trái đồng thời rê chuột góc đối diện theo đờng chéo

- Đa trỏ góc khối, giữ phím Shift đồng thời sử dụng phím mũi tên để đa trỏ góc đối diện theo đờng chéo

Chú ý : Sau đợc chọn, toàn khối, trừ góc xuất phát, đổi mầu Các ph ơng pháp đặc biệt :

 Khèi miền liên tục :

Chọn khối : Đa trỏ ô góc khối (ví dụ góc trái trên),

gi phớm Shift đồng thời nháy nút trái chuột góc đối diện theo đ-ờng chéo (ví dụ góc phải dới)

Chọn cột : Nháy chuột tên cột (các chữ A, B, ) , ấn

Ctrl + DÊu c¸ch.

Chọn hàng : Nháy chuột số thứ tự hàng (cỏc s 1,2, bờn

trái hàng), ấn Shift + Dấu cách

Chọn toàn bảng tính : Nháy chuột nút chọn toàn bảng tính (bên

trái cột A phía hàng 1) bấm Ctrl+A ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + dÊu c¸ch

 Chọn rời rạc : Đa trỏ tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl nháy chuột ô định chọn

Khối miền rời rạc : Chọn vùng đầu, giữ Ctrl, bấm giữ nút trái rê chuột miền khác

Vớ d : Để chọn đợc miền nh hình dới

A B C D E F G H

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ta làm theo bớc sau : - Chän miỊn liªn tơc B2:C3

b - Sao chép, xoá, dán khối dùng nhớ đệm (thờng dùng miền đích và miền nguồn cách để dán khối vào nhiều chỗ khác nhau) Trớc thực thao tác sau, phải chọn khối cần thiết

Copy : Nháy nút Copy, ấn Ctrl+C, chọn mục Edit, Copy Xoá : Nháy nút Cut, ấn Ctrl+X, chọn mục Edit,Cut  Lấy khối từ nhớ đệm dán vào bảng tính

- Đa trỏ tới góc trái trờn ca ớch

- Nháy nút Paste, Ên Ctrl+V, hc chän mơc Edit, Past c - Sao chÐp, chuyÓn khèi dïng chuét

- Chän khèi cÇn thiÕt

- Trỏ chuột vào biên khối cho xuất  Sau thực thao tác sau :

+ Giữ Ctrl đồng thời kéo thả khối vị trí đích để Sao chép khối Nếu bớc không dùng phím Ctrl khối đợc chuyển tới vị trí đích

+ Bấm giữ nút phải chuột, kéo thả khối vị trí đích Xuất thực đơn cho phép chọn phơng án

Copy : Sao chép toàn bộ, bao gồm liệu khuôn dạng Move : Chuyển liệu

Copy Value : ChØ chÐp d÷ liƯu Copy Format: ChØ chép khuôn dạng Chú ý :

1 Sau thao tác thấy đờng viền xung quanh khối nguồn vừa chọn chuyển động, bấm phím Esc thực lệnh khác hết Khi chép liệu :

- Nếu miền nguồn chứa liệu số chuỗi (các ta nhập vào), kết miền đích giống miền nguồn

- Nếu miền nguồn chứa công thức, kết miền đích thay đổi hay khơng tuỳ thuộc vào cơng thức miền nguồn tham chiếu đến địa tơng đối hay địa tuyệt đối

d - Lệnh dán đặc biệt (Paste Special) có tác dụng sau :

- Chỉ chép tới đích riêng rẽ giá trị, công thức, định dạng ghi - Tự động lấy liệu miền nguồn thực phép tốn số học với

miền đích nh cộng, trừ phần tử ma trận có kích thớc giống

- Chun hµng thµnh cét ngợc lại

Cách thực hiện :

- Sau bôi dên khối, nháy nút Copy, ấn Ctrl+C, hc chän mơc Edit, Copy

ý nghÜa cđa c¸c mơc nh sau :

Formulas: Chỉ chép công thức Add : Cộng nguồn với đích Value : Chỉ chép giá trị Substrac: Lấy nguồn trừ đích Format : Chỉ chép định dạng Multiple: Lấy nguồn nhân với đích Notes : Chỉ chép ghi Divide : Lấy nguồn chia cho đích Transpose : Chuyển hàng thành cột ngợc lại

6 Xử lý ơ, cột, hàng bảng tính a - Thay đổi kích thớc cột, hàng

 Dùng chuột : sau đánh dấu khối cột (hoặc hàng) :

- Cột : Trỏ chuột vào vạch đứng bên phải tên cột số cột đánh dấu khối cho xuất  , kéo thả vạch vị trí

- Hàng : Trỏ chuột vào vạch ngang dới số thứ tự hàng số hàng đánh dấu khối cho xuất  , kéo thả vạch vị trí

 Dïng menu :

Khác với việc dùng chuột, cách đặt độ rơng cột chiều cao hàng cách xác

- Cét : - Chän mét sè « cđa c¸c cét - Format, Colum, Width

- Gõ vào số độ rộng cho cột - Hàng : - Chọn số ô hàng

- Format, Row, Height

- Gâ vµo số chiều cao cho hàng b - Chèn thêm cột, hàng, ô

Cột :

- Chọn khối tên cột (các chữ A, B, đầu cột) vị trí cần chèn, cần thêm cột ta chọn nhiêu

- Chọn Insert, Columns Excel chèn thêm cột trống đẩy cột đợc chọn sang phải

 Hµng :

- Chän khèi lµ sè thø tự hàng (các số 1, 2, bên trái hàng) vị trí cần chèn, cần thêm hàng ta chọn nhiêu

- Chn Insert, Rows Excel chèn thêm hàng trống đẩy hàng đợc chọn xuống dới

 é :

- Chọn khối ô vị trí cần chèn (nh ví dụ dới ô C3:D4), cần thêm ô ta chọn nhiªu

Kéo thả vạch vị trí để thay đổi độ rộng cột C

- Chän Insert, Cells xt hiƯn hép tho¹i Insert

Chän §Ĩ

- Shift Cells Right : đẩy ô đợc chọn sang phải - Shift Cells Left : đẩy ô đợc chọn xuống dới - OK  : thực lệnh

c - Xoá cột, hàng, ô

Cột : - Chọn khối tên cột (các chữ A, B, ) vị trí cần xoá, cần xoá cét ta chän bÊy nhiªu

- Chän Edit, Delete

Hµng : - Chän khèi lµ sè thø tù hàng (các số 1, 2, ) vị trí cần xoá, cần xoá cột ta chọn nhiêu

- Chọn Edit, Delete

ô : - Chọn khối ô cần xoá - Chọn Edit, Delete Xuất hộp thoại Delete Chọn Để

- Shift Cells Left : chuyển liệu bên phải sang vùng bị xố - Shift Cells Up : chuyển liệu ô phía dới lên vùng bị xố - Entire Row : xố tồn hàng chứa vùng đợc chọn

- Entire Column : xố tồn cột chứa vùng đợc chọn - OK  : thực lnh

d - Chuyển hàng thành cột ngợc l¹i

Giả sử cần chuyển liệu đợc xếp thành cột ô B2:B6 thành hàng ô C3:F3, ta làm nh sau :

A B C D E F G

1

2 STT

3 Tên STT Tên Toán Tin Anh

4 To¸n

5 Tin

6 Anh

- Chọn muốn cho đổi chỗ hay cịn gọi miền nguồn (B2:B6) - Nháy nút Copy bấm Ctrl+C

- Đa trỏ ô cđa miỊn d¸n (C3)

- Chọn mục Edit, Past Special, đánh dấu chọn ô Transpose - OK

f - Èn/ hiƯn cét, hµng

Để tiện cho thao tác, bảng tính, bảng tính lớn, ngời ta thờng cho ẩn cột (hoặc hàng) không cần thiết Khi cần lại cho chúng trở lại Cách làm nh sau :

- Chọn cột (hoặc hàng) cần ẩn - Chọn Format, Column (hoặc Row) - Chọn Hide

Tại vị trí cột (hoặc hàng) ẩn, xuất đờng kẻ dọc (hoặc ngang) đậm, cột (hoặc hàng) bị ẩn có tác dụng (vẫn sử dung để tính tốn) Để cho chúng trở lại, ta làm nh :

- Chọn cột (hoặc hàng) liền kề với chúng Ví dụ cần cho cột C, D, E trở lại, ta chọn cột đứng trớc sau chúng : B, F; cần cho hàng 4, 5, trở lại, ta chọn hàng d-ới chúng : 3,

- Chọn Format, Column (hoặc Row), Unhide g - Cố định cột, hàng tiêu đề

ở bảng tính lớn, cuộn xem nhập liệu phần dới khơng thấy tiêu đề cột chúng hàng cùng, dễ bị nhầm lẫn cột với cột Tơng tự nh vậy, cuộn xem nhập liệu bên phải khơng thấy cột trái (nh cột Họ tên, Mặt hàng , ), dễ bị nhầm lẫn hàng với hàng kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu đề, cách làm nh sau :

- Đa trỏ ô để cố định (mà sau ta gọi ô chuẩn) ô phải nằm ngay dới hàng bên phải cột cần cố định Ví dụ, cần cố định cột A, B hàng 1, 2, ta đa trỏ ô C3

- Chọn Window, Freeze Pane Tại ô chuẩn xuất đờng kẻ dọc ngang

- Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề,chọn Window,Unfreeze Pane 7 Định dạng liu

a - Định dạng ký tự

- Chọn miền liệu cần định dạng, sau Dùng chuột

- Chän mét kiĨu ch÷ tõ hép Font, chän mét cì ch÷ tõ hép Size

- Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân

- Chọn Color để đặt mầu nền, chọn Font Color để đặt mầu chữ Dùng Menu (để chọn nhiều mục đồng thời)

- Format, Cells, thẻ Font - Chọn Color để đặt mầu chữ

- Chän mét kiĨu ch÷ tõ hép Font, chän mét cì ch÷ tõ hép Size

- Trong Font Style chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thờng

- Trong Underline chọn kiểu gạch chân : None (bỏ gạch chân), Single (gạch nét đơn), Double (gạch nét đôi), Single Accounting (gạch nét đơn kiểu tài đến cuối mép phải ô), Double Accounting (gạch nét đôi kiểu tài đến cuối mép phải ô) - Chọn Color để đặt mầu chữ

- Trong « Effect : chän Strikerthough (g¹ch ngang), Superscript (sè mị), Subscript (chØ sè)

- Chọn Normal Font để bỏ trình bầy lấy lại kiểu ngầm định

Dïng bµn phÝm

Ctrl + B In ®Ëm Ctrl + Shift + F Mở danh sách Font chữ Ctrl + I In nghiêng Ctrl + Shift + P Mở danh sách cỡ chữ Ctrl + U Gạch chân

Ctrl + Gạch ngang

Đặt font chữ tiếng Việt ngầm đinh cho Excel - Tools/Options Chän thỴ General

- Trong danh sách Standard font chọn font chữ cần thiết Chọn cì ch÷ khung Size

- Excel thơng báo : font chữ vừa chọn ngầm định, phải khỏi khởi động lại Excel Hãy nhấn OK làm theo thông báo

b - Định dạng số

- Chn d liu cn định dạng, sau chọn nút tơng ứng định dạng (xem ý nghĩa chúng trang 4)

Số Dùng nút Đổi thành

12.346 Decrease Decimal (giảm số thập ph©n) 12.35

Trong ví dụ trên, thơng số quốc tế (dấu tiền tệ; dấu tách nghìn, triệu, tỷ; dấu thập phân) kiểu Mỹ (ngầm định) Có thể đặt lại thông số cho phù hợp

Để ẩn (che đi) số không (0) - Chọn ô cần thiết

- Chọn Format, Cells - Chọn Number

- Trong ô Code gõ vào 0;0; - OK

c - Canh biên (dóng hàng) - Chọn vùng liệu cần canh biên Dùng nút (chỉ đợc theo chiều ngang)

Ví dụ : Để có tiêu đề nh dới đây, ta làm nh sau :

A B C D E F G H I K L M

1 ViÖ

n IIT M

céng hoµ x· héi chđ nghÜa viƯt nam

2 kho

a cntt

§éc lËp - Tù - H¹nh phóc

3

Tại ô A1 gõ đại học mở hn Tại ô A2 gừ khoa cntt

Chọn miền A1:D2, nháy nút (căn vào nhiều ô) Tại ô E1 gõ cộng hoà xà hội chủ nghĩa việt nam

Tại ô E2 gõ Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Chọn miền E1:K2, nháy nút Căn vào nhiều ô

Dùng Menu đợc theo chiều ngang lẫn chiều dọc - Format, Cells Xuất hộp thoại Format Cells

- Chọn thẻ AligmentCác thông số dóng hàng liệu ô bao gồm : Horizontal : theo chiÒu ngang

General: Ký tự đợc bên trái, số đợc sang phải, giá trị logic lỗi đợc vào

Left,Center,Right : Căn sang trái, vào giữa, sang phải

Fill : Tự điền đầy ô (trong ô cần gõ nhóm ký tự sau chọn mục này, Excel điền đầy miền nhóm này)

Căn tiờu vo gia nhiu ụ

Căn thẳng trái Căn thẳng phải

Justify : Căn thẳng bên Trờng hợp độ rộng cột nhỏ nội dung bên nó, Excel tự động tăng chiều cao hàng

Center Across : Căn vào miền chọn (tơng tự nh việc chọn Selection nút  a )

Vertical : theo chiều đứng

Top : Căn lên đỉnh ô

Center : Căn vào ô (không bẻ xuống dòng)

Bottom : Căn xuống đáy ô

Justify : Tự động bẻ xuống dòng vào gĩa, liệu nằm gọn ô

Orientation : Hớng phân bố (Degree : xiên độ)

Wrap Text : NÕu chän sÏ cho xuèng dßng ô nội dung vợt

quá chiều ngang ô (nh cột Trung bình, Xếp thứ trang 68) d - Kẻ khung

- Chọn vùng liệu cần kẻ khung Dùng chuột

- Chọn cđa nót Borders

- Chọn tiếp loại đờng kẻ cần thiết Dùng Menu

- Chọn tiếp đờng cần kẻ khung Border :

Outline : ViỊn xung quanh khèi «

Inside : Các đờng ngang dọc bên khối ô Color : Mầu đờng kẻ

- Chọn kiểu đờng kẻ khung Style e - Tô mầu

- Format, Cells, chọn thẻ Patterns - Chọn Patterns để đặt mầu - Chọn Color để đặt mầu tô

f - Định dạng tự động

Excel có sẵn số khuôn mẫu đợc sử dụng để định dạng Các bớc nh sau : - Chọn vùng liệu cần định dạng

- Format, AutoFormat

- Chän kiĨu t¹o khuôn danh sách Table Format

- Nỳt Option cho phép thực việc tạo khuôn tự động hạn chế các kiểu liệu định

8 Đặt tên cho ô

Đặt tên cho nhóm ô có tác dụng sau :

- Tên dễ đọc, dễ nhớ Nh ví dụ trang 10, tên "TongLuong" dễ hiểu dễ nhớ công thức =SUM(E2:E7)

- Khi gán tên tham chiếu tới hay nhóm tên, ví dụ F2 ta thay địa tuyệt đối $E$8 bằng tên TongLuong tạo bảng cửu chơng (trang 11) đặt tên cho miền A2:A10 COT, miền B1:J1 HANG, công thức ô B2 =COT* HANG

- Việc di chuyển ô (hay miền) đợc đặt tên trở nên nhanh chóng thuận tiện

Tên phải bắt đầu chữ dấu _ (nối dới), \ (sổ chéo ngợc), có độ dài nhiều 255 ký tự không đợc chứa dấu cách Để dễ đọc, chữ cái đầu từ tên nên viết hoa, ví dụ TongLuong hay nối từ dấu _ (nối dới), ví dụ Bang_Tra_Cuu Không nên gõ dấu tiếng Việt tên

a - Đặt tên tuỳ ý cho nhãm «

Sau chọn hay nhóm cần đặt tên làm theo hai cách sau: Cách 1 : - Chọn mục

Insert, Name, Define (hc Ctrl + F3)

- Trong khung Names in Workbook gõ vào tên cho nhóm ô

- OK

Cách 2 : - Nháy chuột  cđa hép Tªn trªn

thanh cơng thức, địa ô đổi sang mầu xanh

- Gâ vào tên

ri n phớm (khụng c nhỏy chuột)

- Chọn hay nhóm ô cần đặt tên gồm tiêu đề cột hàng, nh ví dụ trang 10 định đặt tên cho dãy ô ghi số ngày công, ta chọn C1:C7

- Chän Insert, Name, Create (hc Ctrl+Shift+F3) - ý nghÜa c¸c mơc hép Create Name nh sau :

Top Row : Lấy ô hàng đầu (của khối chọn) làm tên Bottom Row : Lấy ô hàng cuối (của khối chọn) làm tên Left Column : Lấy ô cột bên trái (của khối chọn) làm tên Right Column : Lấy ô cột bên phải (của khối chọn) làm tên - OK

Kết ví dụ trên, miền C2:C7 đợc đặt tên Số_NC c - Dán tên vào công

thøc

Khi nhập hay sửa cơng thức, thay điền vào địa (hay miền) đợc đặt tên, ta - ấn F3 (hoặc chọn mục Insert,

Name, Paste )

- Chọn tên cần thiết từ danh sách OK

c - Về nhanh ô (miền) đợc đặt tên

Có thể đa trỏ nhanh ô (hay miền) đợc đặt tên cách sau :

C¸ch : - Ên phím F5

- Chọn tên cần thiết từ danh s¸ch - OK

C¸ch :

- Nh¸y chuột Hộp tên công thức chọn tên cần thiết từ

danh sỏch (hoc gõ địa ô) Đây phơng pháp kiểm tra xem Tên đợc đặt cho ô (hay min) no

d - Xoá tên

- Chọn Insert, Name, Define, chọn tên cần xoá từ danh sách - Chọn Delete, chọn OK Close

* Nếu muốn lấy tên miền để đặt cho miền khác, trớc hết phải xố tên đó đi.

9 Ghi chó cho «

Có thể thêm phần ghi cho ô riêng rẽ Những ghi giúp ta giải thích bảng tính cách rõ ràng nh lại dùng hàm hay đặt địa tuyệt đối v.v

a - Tạo ghi chú - Về ô cần tạo ghi

- Gõ vµo lêi ghi chó khung Text Note

- Nháy chuột ngồi (hoặc OK) để đóng lại

Một chấm vng mầu đỏ góc phải ô ô đợc ghi Nếu không thấy chấm vuông làm nh sau :

- Tools / Options / View

- Đánh dấu chọn vào ô Note Indicator

Hỡnh di cho thấy H7 I7 có ghi chú, rà chuột vào ô I7, nội dung ghi đợc hiển thị

b - Xem / Söa / Xo¸ c¸c ghi chó

- Nếu cần xem ghi ô : việc rà chuột vào đó, khung với nội dung ghi xuất Để tắt khung : rà chuột sang khác

- §Ĩ sưa mét ghi chó :

- VỊ « cã ghi chó råi më hép thoại CellNote (bấm Shift+F2 chọn mục Insert/Edit Comment)

- TiÕn hµnh sưa néi dung cđa ghi chó khung

10 Bảo vệ ô

Trong số trờng hợp, để giới hạn quyền sử dụng ngời khác, ví dụ : khơng cho họ sửa đổi số xem công thức số khác v.v sử dụng tính bảo vệ che dấu ô Cách làm nh sau :

- Chọn nhóm ô cần b¶o vƯ

- Chọn mục Format / Cells / Protection - Trong hộp thoại đánh dấu chọn vào

Locked : để khố khơng cho sửa đổi Hidden : để che dấu công thức - OK

iV hµm Excel

Hàm (Function) đợc xem nh công thức định sẵn nhằm thực tính tốn chun biệt Trên thực hàm cho giá trị thông báo lỗi Excel có 300 hàm đợc phân loại thnh tng nhúm

1 Quy tắc sử dụng hàm

- Các hàm có dạng tổng quát : TêNHàM(Các tham biÕn) VÝ dô :

TODAY( ) cho kÕt ngày máy 08/03/21 (hàm không cÇn tham biÕn)

LEN("Excel 2000") cho kết độ dài chuỗi 10 (hàm tham biến)

AVERAGE(A1,B5,D8) cho kết trung bình cộng số ô A1, B5, D5 (hàm nhiều tham biến)

- Tên hàm viết thờng hay hoa vừa viết thờng vừa viết hoa đợc - Các tham biến có khơng nhng phải đặt hai dấu ( ) cách

nhau dấu phẩy (nh tài liệu này), chấm phẩy dấu ngăn cách khác tuỳ theo cách đặt thông số quốc tế Control Panel Window Trong hàm chứa nhiều 30 tham biến nhng tổng chiều dài biểu thức không đợc vợt 255 ký tự

- Trong hàm khơng đợc có dấu cách

- Hàm phải đợc bắt đầu dấu = dấu phép tính Trờng hợp dùng hàm để làm tham biến cho hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều mức) không cần viết dấu = trớc tên hàm Ví dụ : A1, B1 chứa số đo cạnh tam giác vng, cơng thc

= SQRT(SUM(A1^2, B1^2)) gõ ô C1 cho số đo cạnh huyền

õy, SQRT l hm khai bậc hai, SUM hàm tính tổng (bình phơng cạnh góc vng), ta thấy trớc hàm khơng có dấu = đợc dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT

2 NhËp hàm vào bảng tính

Có cách nhập hàm vào bảng tính : Gõ vào từ bàn phím, dùng nút (Paste Function), nhấn Shift+F3hoặc dùng menu

Để nhập hàm : đa trỏ ô ô cần thiÕt råi chän c¸c c¸ch sau : a - Gâ vµo tõ bµn phÝm:

- Gâ dÊu =

- Gõ vào tên hàm, dấu mở ngoặc (, tham biến theo dạng thức quy định, dấu đóng ngoặc )

1 - Nháy nút công cụ Xuất hộp thoại Paste Function:

ý nghĩa nhóm hàm khung Function Category nh sau Most Recently Used : 10 hàm sử dụng gần

All : Tất hàm

Financial : Hàm tài

Date & Time : Hµm Ngµy vµ Giê Math & Trig : Hàm Toán Lợng giác

Statistical : Hàm thống kê

Lookup & Reference : Hàm Tìm kiếm Tham chiếu

Database : Hàm Cơ sở liệu

Text : Hàm xử lý ký tự

Logical : Hàm Logic

Information : Các hàm Thông tin ô, bảng tính v.v 2 - Chän nhãm hµm khung Function Category Khi di chun

sáng đến nhóm nào, Excel liệt kê hàm nhóm theo thứ tự chữ khung Function Name.

3 - Chän hµm khung FunctionName

4 - Chän

OK. XuÊt hiÖn hộp thoại liệt kê công dụng, khung tham biến cần nhập, khung chứa giá trị kết hàm

trên chọn miền A1:B1) Mũi tên đỏ dùng để chuyển qua lại trang tính hộp thoại (tiếng Anh gọi Collapse Dialog)

Trờng hợp đối số lại hàm khác (ví dụ SUM), nháy vào  hộp

tên hàm nh hình dới thực thao tác Để trở lại hàm mức ngồi (ví dụ hàm SQRT), nháy vào tên hàm cơng thức ở bên phải dấu = (không nhấn OK) :

5 - Nhấn OK  để kết thúc Excel tắt hộp thoại ghi kết hàm vào ô

6 - L u ý :

+ Nếu công thức mảng, sau kết thúcnhập, nhấn F2 để quay lại chế độ Edit, nhấn Ctrl+Shift+ để Excel điền kết

- Cancel : huỷ bỏ việc điền hàm

- OK : Kt thúc việc điền hàm Chỉ nhấn nút nhập đầy đủ tham biến cho hàm

 Khi trỏ ô chứa hàm, nhấn nút fx Excel chuyển sang việc chỉnh sửa, xuất hộp thoại Editing Function of 1 ta sửa lại đối hàm :

c - Dïng Menu

- Chän môc Insert, Function Xuất hộp thoại FunctionWizard - Các bớc lại giống nh nháy nút fx (trang 27)

3 Mét sè hµm thêng dïng

3.1 Hµm ngµy tháng

DATE(year,month,day)

Chỉ ngày dạng số ứng với ngày tháng năm Ví dụ : =DATE(21,03,08) trả 08-03-21 DAY(date)

Số ngày tháng biến ngày tháng date Ví dụ : =DAY(08-03-21) trả 08

=DAY("08-Mar") trả 08 MONTH(date)

Số tháng năm biến ngày tháng date Ví dụ : =MONTH(08-03-21) trả vỊ

=MONTH("08-Mar") tr¶ vỊ Time(hour, minute, second)

ChØ thêi gian d¹ng sè

Ví dụ : =TIME(19,5,14) trả 19:05:14 7:05 PM WEEKDAY(date)

ChØ sè thø tù cđa ngµy tuần biến ngày tháng date (Thứ Hai ngµy thø 1, Thø Ba lµ ngµy thø 2, , Chđ NhËt lµ ngµy thø 7)

VÝ dơ : =WEEKDAY(08-03-21) trả YEAR(date)

Số năm biến ngày tháng date

Ví dụ : =YEAR(08-03-21) trả vỊ 2021

3.2 Hµm ký tù

EXACT(text1, text2)

Nhận giá trị TRUE hay FALSE phụ thuộc vào hai chuỗi text1 text2 có giống hệt hay không

Ví dụ : =EXACT("EXCEL","EXCEL") trả TRUE =EXACT("EXCEL","Excel") tr¶ vỊ FALSE FIND(find_text, text, atnum)

Vị trí chuỗi (Find_text) chuỗi lớn (text ) vị trí atnum, nếu bỏ qua atnum đợc cho Hàm phân biệt chữ HOA th

êng

VÝ dô : =FIND("e","Excel 2000") tr¶ vỊ =FIND("E","Excel 2000") tr¶ vỊ

=FIND("A","Excel 2000") trả #VALUE! (lỗi) FIXED(number, decimal, no_commas)

Chuyển số (number) thành chuỗi dạng cố định với decimal số thập phân Nếu không ghi decimal cho chữ số thập phân Nếu no_commas FALSE (hoặc không ghi), chuỗi in có dấu ngăn cách nghìn triệu nh ví dụ 1, no_commas TRUE, chuỗi in khơng có dấu ngăn cách ngàn triệu nh ví dụ (chú ý ví dụ có dấu phẩy)

Ví dụ : A1 chứa số 12345.6789, =FIXED(A1,3) trả 12 345.679 =FIXED(A1, ,TRUE) trả 12345.68 LEFT(text, number)

LÊy number ký tự bên trái text

Ví dụ : =LEFT("Excel 2000", 5) trả Excel LEN(text)

Độ dài chuỗi ký tự text

Ví dụ : =LEN("Excel 2000") trả LOWER(text)

Chuyển text thành chữ thêng

VÝ dơ : =LOWER("EXCEL") tr¶ vỊ excel MID(text, numstart, numchar)

Trả lại numchar ký tự text vị trí numstart Ví dụ : =MID("Excel for Windows",11,3) trả Win PROPER(text)

Chuyển chữ đầu từ text thành chữ viết hoa

Chó ý : nÕu text lµ tiÕng Việt, hàm cho kết sai Ví dụ : = PROPER("viƯt") tr¶ vỊ Viưt

REPLACE(oldtext, numstart, numchar, newtext)

Thay newtext vào oldtext vị trí numstart có độ dài numchar Ví dụ : =REPLACE("Tụi hc Quattro 5.0",9,7,"Excel")

trả Tôi học Excel REPT(text,number)

Lặp lại text liên tiếp number lần

Ví dụ : =REPT("Tin học ",3) trả Tin häc Tin häc Tin häc RIGHT(text, number)

LÊy number ký tự bên phải text

Ví dơ : =RIGHT("Excel 2000", 4) tr¶ vỊ 2000 SEARCH(find_text, text, atnum)

Tơng tự hàm Find nhng không phân biệt ch÷ in hoa hay ch÷ in thêng. SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance)

Thay newtext vào vị trí oldtext text lần xuất instance (Nếu khơng có đối số thay vị trí)

Ví dụ : =SUBSTITUTE("HÃy xem xem", "xem", "nhìn",1) trả HÃy nhìn xem

=SUBSTITUTE("HÃy xem xem", "xem", "đây",2) trả HÃy xem

text(value, format_text)

Chuyn s (value) sang chuỗi theo mẫu đợc khuôn dạng (format_text)

Ví dụ : A1 có chuỗi “Điện thoại nhà tơi : ”, B1 có số 8533332 Để ghép chuỗi ô A1 với số ô B1 ghi kết vào ô C1, ta phải dùng hàm TEXT để chuyển số sang chuỗi, ô C1 nhập công thức

= A1&TEXT(B1,”# ### ###”)

ta nhận đợc chuỗi “Điện thoại nhà tụi : 533 332 TRIM(text)

Cắt bỏ ký tù trèng v« nghÜa text

VÝ dơ : =TRIM(" MS Excel 2000 ") tr¶ vỊ MS Excel 2000 UPPER(text)

Chuyển text thành chữ in hoa toàn bé VÝ dơ : =UPPER("excel") tr¶ vỊ EXCEL VALUE(text)

Chun text sang sè

VÝ dơ : =VALUE(RIGHT("Tel 8533332",7)) trả 8533332

3.3 Hàm toán học

ABS(x) : Giá trị tuyệt đối số x.

ACOS(x) : Hàm arccos x, x nằm khoảng từ -1 đến Giá trị góc trả theo radian từ đến  Nếu muốn chuyển kết sang độ, nhân với 180/PI( )

ATAN(x) : Hàm arctangent x Tơng tự nh ASIN(x)

COS(x) : Hàm cos góc x, x góc theo radian, độ, phải nhân nó với PI( )/180

VÝ dơ : = COS(0.785398) tr¶ vỊ 0.707107 (cos cđa /4) = COS(45*PI( )/180) tr¶ vỊ 0.707107 (cos cđa 45o)

COSH(x) : Hµm Cos Hyperbolic góc x.

COuntif(range, criteria) : Đếm số ô không rỗngthoả tiêu chuẩn cho trớc

Range L hợp ô mà ta muốn đếm

Criteria Tiêu chuẩn, số, chữ biểu thức, xác định xem đếm ô

Xét bảng trang 50, để đếm số ngời + Có Lơng 50, dùng công thức :

=COUNTIF(D2:D10,50) cho kÕt + Tuổi từ 30 trở lên dùng c«ng thøc :

=COUNTIF(D2:D10,”>=30”) (phải để biểu thức dấu nháy kép ”) + Tên bắt đầu chữ H dùng công thức :

=COUNTIF(A2:A10,”H*”) (phải để chữ H dấu * dấu nháy kép ”)

Hàm COUNTIF đếm theo điều kiện, ví dụ đếm số Nữ đếm số Tuổi từ 30 trở lên Nếu cần đếm số Nữ có tuổi từ 30 trở lên (kết hợp điều kiện) phải dùng hàm DCOUNT (xem trang 51)

DEGREES(x) : Đổi radian sang độ

Ví dụ : = DEGREES(PI( )/4) trả 45 (độ) EXP(x) : Hàm mũ ex (trả luỹ thừa e).

VÝ dô : = EXP(1) trả 2.718281

INT(x) : Số nguyên lớn không vợt (nhỏ hơn) x. Ví dụ : = INT(2.789) tr¶ vỊ

= INT(-2.4) tr¶ vỊ -3 (vì -3 nhỏ -2.4) LN(x) : logarit tự nhiên x.

LOG(number, base) : Logarit số base cđa number LOG10(number) : Logarit c¬ sè 10 cđa number (log10x)

MDETERM(DC) : Định thức ma trận cho địa vùng DC. MINVERSE(DC) : Ma trận ngợc DC.

MMULT(M1,M2) : TÝch hai ma trËn M1,M2. MOD(n,t) : Sè d cđa phÐp chia nguyªn n/t VÝ dô :

1 Muèn biÕt 125 chia cho d bao nhiªu, ta viÕt

=MOD(125,3) Kết (chú ý : không viết dấu / giữa đối số) Muốn biết 25 ngày quy tuần ngày, ta viết

=INT(25/7) cho kết

=MOD(25,7) cho kết Vậy 25 ngày = tuần ngày PI( ) : Trả số 3.141592654

RAND( ) : Số ngẫu nhiên 1. RANDBETWEEN(n1, n2)

Số nguyên ngẫu nhiên hai số nguyên n1 n2 ROUND(x,n)

- Nếu n > x đợc làm trịn đến chữ số thập phân thứ n kể từ dấu chấm

- Nếu n < x đợc làm tròn đến số thứ n (về bên trái) phần nguyên kể từ số hàng đơn vị

Ví dụ : A1 chứa số 347 645.146, cơng thức =ROUND(A1,2) trả 347 645.15

=ROUND(A1,1) tr¶ vỊ 347 645.10

=ROUND(A1,-3) trả 348 000 (làm trịn đến hàng nghìn)

SIGN(x) : Xác định dấu số Trả x > 0, x = -1 x<0. Ví dụ : = SIGN(10) trả

= SIGN(4 - 4) tr¶ vỊ = SIGN(7 - 25) trả -1 SIN(x) : hàm Sin x

SINH(x) : hµm Sin Hyperbolic cđa x. SQRT(x) : hàm bậc hai x.

SUM(n1, n2, ) : tỉng cđa c¸c sè n1, n2,

SUMif(range,criteria,sum_range) : Cộng thoả điều kiện

Range Là vùng ô để so sánh với Criteria

Criteria Là điều kiện cộng, số, chữ biểu thức Quyết định ô vùng Sum_Range đợc cộng Sum_Range Là vùng ô đợc cộng

Các ô trong Sum_range đợc cộng ô tơng ứng với trong Range thoả mãn Criteria

Xét bảng trang 50, để tính tổng lơng ca nhng ngi

+ Nữ, dùng công thức :

= SUMIF(C2 : C10, “N÷”,D2 : D10) cho kết 280 + ngời có Lơng từ 50 trở lên, dùng công thức :

=SUMIF(D2:D10,">50",D2:D10) (chú ý dấu nháy kép ) + tên bắt đầu chữ H dùng công thức :

=SUMIF(A2:A10,H*,D2: D10) (chú ý dấu nháy kép dấu *)

Hàm SUMIF tính tổng theo điều kiện Nếu cần tính tổng theo điều kiện trở lên phải dùng công thức mảng hàm DSUM (xem trang 51)

TAN(x) : hµm Tang cđa gãc x

TANH(x) : hµm Tang Hyperbolic cđa x.

TRUNC(x) : Cắt bỏ phần thập phân số x để lấy phần nguyên. Ví dụ : = TRUNC(2.789) trả

= TRUNC(-2.4) trả -2, = INT(-2.4) trả -3

3.4 Hµm Logic

AND(logic1,logic2, )

Nhận giá trị TRUE (Đúng) tất biểu thức logic1, logic2, TRUE, nhận giá trị FALSE (Sai) có đối số FALSE

VÝ dô : =AND(5>3,6>4) trả TRUE

=AND(5>3,6<=4) trả FALSE <= FALSE( ) Cho giá trị logic FALSE.

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Trả lại giá trị ghi value_if_true logical_test TRUE giá trị ghi value_if_false trờng hợp ngợc lại

= IF(B4>=16,"Ngời lớn","Trẻ em") cho kết Ngời lớn tuổi từ 16 trở lên, Trẻ em tuổi dới 16

Để kiểm tra xem ô D2 chøa sè nµo, dïng

= IF(D2>0,"Số dơng", IF(D2=0,"Số không",Số âm")) NOT(logic) : hàm phủ định.

VÝ dô : = NOT(1+1>2) tr¶ vỊ TRUE = NOT(1+1=2) tr¶ vỊ FALSE OR(logic1,logic2, )

Cho giá trị TRUE biểu thức logic1,logic2, TRUE, cho giá trị FALSE tất biểu thức FALSE

Ví dụ : =OR(5>3,6<=4) trả TRUE =OR(5<3,6<=4) trả FALSE TRUE( ) : cho giá trị logic TRUE.

3.5 Hàm thống kê

AVERAGE(num1, num2, )

Tính trung bình cộng số num1, num2, VÝ dơ : =AVERAGE(10,8,9,3) tr¶ vỊ 7.5

COUNT(Địa chỉ) : tính số liệu kiểu số miền Địa chỉ Ví dụ : Các từ A1 đến E5 chứa giá trị sau :

A B C D E

1 STT Tên sách Số lợng Đơn giá Thành tiền

2 Excel 10 15000 150000

3 Word 15 14000 210000

4 Access 12000 60000

5 Céng 30 420000

khi đó, cơng thức = COUNT(A1:E5) trả v 14 COUNTA(DC)

Tính số ô không rỗng vïng DC

VÝ dơ : = COUNTA(A1:E5) tr¶ 23 (vì có ô rỗng A5 D5) LARGE(DC,k) : PhÇn tư lín thø k vïng DC

VÝ dơ : = LARGE(E1:E5,1) tr¶ vỊ 420000 = LARGE(E1:E5,3) trả 150000

MAX(num1,num2, ) : giá trị lớn số num1,num2, Ví dụ : = MAX(E1:E5) tr¶ vỊ 420000

MIN(num1,num2, ) : giá trị nhỏ số num1,num2, Ví dơ : = MIN(E1:E5) tr¶ vỊ 60000

MODE(DC) : trả lại giá trị hay gặp vùng DC. VÝ dơ : = MODE(1,2,4,5,2) tr¶ vỊ

RANK(Số, Danh sách, Tuỳ chọn): xác định thứ hạng số so với chuỗi các số danh sách, tức xem số đứng thứ chuỗi số

- xếp giảm dần nếu Tuỳ chọn Tuú chän b»ng 0 (VÝ dô 1) - xÕp tăng dần nếu Tuỳ chọn số khác (VÝ dô 2)

Địa Danh sách phải tuyệt đối

Ví dụ : Giả sử E3:E12 ghi điểm trung bình thí sinh, để xếp thứ vào điểm trung bình, G3 nhập

Ví dụ : Giả sử ô B3:B12 ghi thời gian chạy 100 m vận động viên, để xếp thứ hạng vào thời gian, ô C3 gõ =RANK(B3,$B$3:$B$12,1), sau chép công thức xuống từ C4 đến C12 Có thể thay số tham số thứ bằng một số khác 0

SMALL(DC,k) : phÇn tư nhá thø k vïng DC. VÝ dơ : = SMALL(E1:E5,1) tr¶ vỊ 60000

= SMALL(E1:E5,3) tr¶ vỊ 210000

3.6 Hàm Tìm kiếm Tham chiếu

vlookup(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup) Hàm tìm kiếm giá trị cột bên trái bảng, sau trả giá trị ngang hàng, cột ta định bảng ý nghĩa tham biến nh sau :

Lookup_value Giá trị (địa xâu) đợc tìm kiếm cột bên trái Table_array, không phân biệt chữ hoa chữ thờng Table_array Vùng tìm kiếm hay cịn gọi bảng tra cứu, địa phải

tuyệt đối, nên đặt tên cho vùng (xem trang 22 cách đặt tên)

Col_index_num Sè thø tù cét table_array, n¬i VLOOKUP lấy giá trị trả Nếu số lớn số cột có Table_array, hàm trả mà lỗi #REF!

Range_lookup Giỏ tr logic xỏc định việc tìm kiếm xác hay gần đúng, :

True hay 1 Cột bảng tra cứu phải đợc xếp tăng dần (khi bỏ qua tham số này).

Khi VLOOKUP khơng tìm thấy giá trị Lookup_value lấy giá trị lớn mà nhỏ giá trị Lookup_value, tức lấy kết gần đúng, cịn gọi dị tìm khơng xác

NÕu Lookup_value nhỏ giá trị nhỏ hàng của Table_array thì hàm trả mà lỗi #N/A

False hay 0 Cột bảng tra cứu không cần xếp

Tìm xác, trả mà lỗi #N/A không thấy (Xem vÝ dơ ë trang 69) VÝ dơ : B¶ng sau kết thi học sinh,

A B C D E F G

2 TT Tên Toán Tin Trung bình Xếp loại Xếp thứ

3 Hïng 5.5

4 B×nh 7.0 Khá

5 Vân 8.5 Giái

6 B×nh 10 9.5 XuÊt sắc

7 Doanh 6.5 Trung bình

8 Loan 4.5 KÐm

9 Anh 7.5 Kh¸

10 Thu 4.0 KÐm

11 Kh¸nh 6.5 Trung bình

12 10 Ngân 10 9.0 Giỏi

13

14 Điểm Loại

15 KÐm

16 Trung b×nh

17 Kh¸

18 8.5 Giái

19 9.5 Xuất sắc

20

21 Điểm 8.5 9.5

22 Loại Kém Trung bình Khá Giỏi Xuất sắc

23

dựa vào điểm Trung bình hÃy xếp loại học sinh theo thang điểm : Kém Trung bình Khá Giỏi 9.5 Xuất sắc Để dùng hàm VLOOKUP, ta cần thực bớc sau :

- Trong miỊn C15:D19 gâ vµo thang điểm dới dạng cột Vì cách dò tìm không xác (trong khoảng) nên gõ vào cận dới (theo chiều tăng) loại Nh :

lookup_value E3 (điểm Trung bình cña häc sinh thø nhÊt)

table_array miền $C$15: $D$19 (miền địa tuyệt đối, không đa hàng tiờu C14: D14 vo)

col_index_num cần lấy giá trị cột Loại, cột cột thứ (kể từ trái sang) bảng tra cøu (miÒn$C$15: $D$19)

range_lookup TRUE đợc, bỏ qua tham biến - Tại ô G3 điền vào công thức = VLOOKUP(E3,$C$15: $D$19,2) ta đợc Trung

b×nh.

- Sao chép cơng thức ô G3 xuống ô từ G4 đến G12, Excel xếp loại cho học sinh lại

hlookup(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Hàm hoạt động giống nh hàm VLOOKUP, điểm khác :

Lookup_value Giá trị đợc tìm kiếm hàng đầu tiên Table_array Table_array Vùng tìm kiếm viết thành hàng

Row_index_num Sè thø tù hµng table_array, nơi HLOOKUP lấy giá trị trả

- Trong miỊn A21: F22 ta gâ vµo thang điểm dới dạng hàng, ý gõ vào cận dới (theo chiều tăng) loại Nh :

lookup_value E3 (điểm Trung bình häc sinh thø 1)

table_array miền $B$21: $F$22 (miền địa tuyệt đối, không đa cột tiêu A21: A22 vo)

row_index_num cần lấy giá trị hàng Loại, hàng có số thø tù lµ miỊn B21: F22

- Tại ô F3 điền vào công thức = HLOOKUP(E3,$B$21: $F$22,2), ta nhận đợc Trung bình

- Sao chép cơng thức ô G3 xuống ô từ G4 đến G12, Excel xếp loại cho học sinh li

3.7 Hàm Cơ sở liệu

v đồ thị

Khả biểu diễn số liệu đồ thị Excel phong phú Các biểu đồ bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn thuyết phục số liệu

1 Các bớc tạo đồ thị mới

1 - Chọn miền liệu cần đa vào vẽ đồ thị, để chọn miền rời rạc xem trang 13, ví dụ dới đây, để vẽ cho năm từ 1996 đến 1999 chọn miền B4: F6

Nh¸y nót (Chart Wizard), xt hiƯn hép thoai Chart Type víi thỴ Standart Types (kiÓu

chuẩn) Custom Types (kiểu tuỳ chọn) thẻ có khung bên trái ghi tên loại đồ thị, bên phải kiểu đồ thị loại đợc chọn Chọn loại, sau chọn kiểu loại đố Trong ví dụ chọn loại đồ thị Column (cột), kiểu 3-D (3 chiều) Nhấn vào Next để chuyển sang bớc sau

ý nghĩa nút hộp thoại nh sau :

Cancel : huỷ bỏ việc vẽ đồ thị

Next :

chun sang bíc tiÕp theo

Back : quay trë l¹i bíc tríc

Finish : tự động thực tất bớc lại kết thúc

phải khung sáng Category X axis label để quay bảng tính qt C3:F3

3 - Nếu cần, sửa lại địa miền liệu đa vào vẽ đồ thị khung Data Range cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn miền liệu cần thiết (xem trang 13)

Nếu chọn Next, xuất hộp thoại Source Data Có thể thêm bt chui d liu cho th

Để thêm :

- chän Add

- địa tên chuỗi liệu cần thêm Trong ví dụ nháy vào mũi tên đỏ góc phải khung Name để quay bảng tính, nháy vào có chữ Khác

- địa miền liệu tơng ứng chuỗi Trong ví dụ nháy vào mũi tên đỏ góc phải khung Value để quay bảng tính, qt C4: F7

§Ĩ bít :

- nhấn nút Remove, nhấn tiếp vào tên chuỗi liệu cần bớt khung Series, ví dụ Q.Pro chẳng hạn

4 - Nu chn Next, hóy nhập vào khung tơng ứng : Chart Titles : Tiêu đề chung đồ thị

Category [X] Axis :Tiêu đề cho trục X

Value [Z] Axis :Tiêu đề cho trục Z (trong không gian chiều)

- Chon Finish, sau bớc trên, đồ thị đợc đa vào bảng tính vị trí định

- Để thay đổi kích thớc đồ thị, nháy chuột vào cho xuất khung bao quanh với chấm vng góc cạnh (sau ta gọi thao tác chọn đồ thị), kéo thả chấm vuông để đạt kích thớc mong muốn

- Để thay đổi vị trí đồ thị, trỏ chuột vào cho xuất mũi tên đầu, kéo thả đồ thị vị trí

- Ta có thể vẽ đồ thị dạng ngầm định : chọn miền liệu cần vẽ ấn phím F11

2 Thiết lập lại đồ thị - Chọn đồ thị

- Nháy nút ChartWizard, Excel lần lợt đa ta trở lại bớc nêu 3 Chỉnh sửa đồ thị

a - Chỉnh sửa đối tợng :

1 - Để sửa kiểu đồ thị chọn Format, Chart Type

Ta nháy nút phải chuột vào đối tợng, chọn Format mục cần thiết để tiến hành sửa

§Ĩ CÇn

Thay đổi kích thớc Trỏ chuột vào chấm vuông cho xuất mũi tên đầu, kéo thả vị trí

Chuyển đối tợng Trỏ chuột vào cạnh cho xuất , kéo thả vị trí

Xố đối tợng ấn phím Delete

Kết thúc sửa Nháy chuột vùng đồ thị

b - Bổ sung / bỏ đờng kẻ lới :

Các đờng lới giúp đọc so sánh điểm liệu Nếu sử dụng Chart Wizard để vẽ đồ thị, Excel cho phép ta thêm đờng lới

1 - Chọn đồ thị Chọn mục Chart, Chart Options; chọn thẻ Gridlines - Đánh dấu chọn vào ô cần thiết để bổ sung đờng kẻ lới, bỏ

dấu chọn để huỷ bỏ đờng này: MajorGridlines Đờng kẻ MinorGridlines Đờng kẻ phụ c - Thêm nhãn liệu (Data Labels)

1 - Chọn đồ thị

2 - Chọn Chart, Chart Options; sau nhấn thẻ Data Labels cửa sổ Chart Options

3 - Chọn mục Data Labels cần thiết, nh Show Value, Show Percent, hay Show Label(Tuỳ theo kiểu đồ thị mà số mục chọn mờ đi) Nhấn OK

4 - Để bỏ nhãn liệu khỏi đồ thị, thị lại thẻ Data Labels cửa sổ Chart Options, chọn mục None nhấn OK

5 - Để thêm nhãn cho đờng đồ thị nhấn chuột phải lên đờng đó, chọn Format Data Series, sau chọn thẻ Data Labels

6 - Để thêm nhãn cho điểm, nhấn chuột hai lần lên điểm để chọn nó, sau nhấn chuột phải, chọn chọn Format Data Point sau chọn phiếu Data Labels

d - Bổ sung thêm đờng biểu diễn :

Ví dụ : để bổ sung thêm đờng biểu diễn số liệu năm 2000 vào đồ thị: - Chọn miền liệu cần bổ sung (miền G3:G7)

- Kéo thả miền vào đồ thị

- Nếu Microsoft Excel cần thêm thông tin khác để vẽ, hộp Paste Special xuất

e - Thêm đờng xu hớng (Chart Trendlines)

Có thể thêm đờng xu hớng vào đồ thị để xu hớng liệu dự báo Phơng pháp phân tích hồi quy (một kỹ thuật để diễn tả quan hệ đại lợng) đợc sử dụng để tạo nên đờng xu hớng từ liệu có Ta chọn đờng hồi quy chọn đờng bình qn dịch chuyển

VÝ dơ :

cã b¶ng

trình bày thời gian mà xe thể thao đạt đợc tốc

độ khác

nhau, vận tốc biến độc lập thời gian biến phụ thuộc Hãy viết phơng trình để qua tìm mối quan hệ tốn học xác thời gian tăng tốc tốc độ Các bớc nh sau :

1 -Vẽ đồ thị dạng XY (Scatter) cho bảng liệu nói

2 -Chọn đờng đồ thị cần vẽ đờng xu hớng cách nhấn chuột vào điểm (các điểm đổi mầu)

3 -Chän môc Chart, Add Trendline

4 -Trên thẻ Type chọn năm kiểu đờng xu hớng/hồi quy: tuyến tính (Linear), lơga (Logarithmic), đa thức (Polynomial), luỹ thừa (Power), mũ (Exponential), bình qn dịch chuyển (Moving Average) Để có thêm thơng tin loại đờng này, nhấn nút ? tiêu đề cửa sổ mở Trong ví dụ chọn kiểu Polynomial

5 -Nháy thẻ Options để có thêm mục chọn khác nh tên đờng xu h-ớng, phơng trình cho đờng xu hớng

ở ví dụ chọn Custom phần Trend Name gõ vào tên cho đờng xu hớng Đa thức Đánh dấu chọn vào ô Display equation on chart cho phơng trình y = …, vào ô Display R squared value on chart cho giá trị R2

6 -NhÊn OK

VËn tèc

(miles/h) Thêi gian(s)

vIi kiểu trình bày

Ging Word, cỏc kiu trỡnh bày (Style) giúp định dạng bảng tính cách nhanh chóng thống

1 T¹o kiểu trình bày mới

- Đa trỏ ô (hoặc chọn miền) cần tạo, bảng tính đa trỏ ô A1

- Chän mơc Format, Style Xt hiƯn hép tho¹i Style

- Trong khung Style Name chọn kiểu trình bày tạo gõ vào tên cho kiểu trình bày mi

- Nháy nút Modify Xuất hộp thoại Format Cells (xem trang 17)

Number : Định dạng số

Aligment : Canh biên (dóng hàng)

Font : Định dạng ký tự Border : Kẻ khung

Pattern : Đặt mầu Protection : Bảo vệ ô - Tiến hành định dạng liệu

- Chọn Add để bổ sung kiểu trình bày - Chọn OK để kết thúc

2 ¸p dơng mét kiĨu trình bày a Dùng Menu

- Đa trỏ ô (hoặc chọn miền) cần áp dụng - Chọn Format, Style

- Chọn kiểu trình bày tơng ứng tõ danh s¸ch Style Name - OK

b Dùng công cụ (giống thao tác chép định dạng Word) - Đa trỏ ô (hoặc chọn miền) cần áp dụng

2 - Nh¸y nót Format Painter (chổi sơn) Con trỏ chuột lúc có kÌm theo chỉi s¬n

3 - Dùng trỏ chuột để bơi đen nhóm cần định dạng theo kiểu trình bày

vIii Macros

Nếu có số thao tác hay cơng việc mà ta phải lặp lặp lại Excel, tạo Macro để tự động hồn thành cơng việc Các Macro gán cho phím nóng, cơng cụ menu để tiện cho việc sử dụng Chúng ta tạo Macro đơn giản cách thu (record) lại thao tác

1 Thu (ghi) mét Macro míi - Chän Tools, Macro

- Chọn Record NewMacro để thu Macro Xuất hộp thoại

Record Macro : - Trong « Macro

Name gõ vào tên cho Macro (bất đầu chữ cái, sau chữ số, không đợc dùng ký hiệu, dấu cách dấu tiếng Việt)

3 - Trong « Description gõ vào lời mô tả công việc mà Macro nµy sÏ thùc hiƯn

4 - Trong Shortcut Key (phím tắt) gõ vào ký tự, ví dụ chữ e Sau để chạy Macro ấn tổ hợp phím Ctrl+e Lu ý phím tắt Excel phân biệt chữ hoa với chữ thờng Ví dụ gõ vào chữ E làm phím tắt, lúc thực macro phải bấm Ctrl+E

5 - Trong khung Store macro in, chọn Personal Macro Workbook để dùng Macro bảng tính khác, khơng Macro có tác dụng tập bảng tính thời (This WorkBook) bảng tính (New WorkBook)

6 - Chọn OK để bất đầu ghi lại thao tác Nh ví dụ này, ta cần chọn nút %, lấy thêm số lẻ, in đậm, gạch chân

7 - Nháy nút Stop để kết thúc việc ghi Macro Nếu không thấy nút này, chọn mục Tools, Record Macro, Stop Recording

Chú ý : chọn Relative Reference để thu Macro theo địa tơng đối, nghĩa thu macro, thao tác thực chạy, thao tác đợc thực ô khác dãy ô, nh Macro linh hoạt

2 Gán Macro cho công cụ / định dạng

- Chọn View, Tools nháy nút phải công cụ / định dạng - Chọn mục Customize, chọn thẻ Command

- Trong khung Categories chän Macros

- Kéo nút Custom Button hộp thoại Customize thả công cụ (hoặc định dạng), nháy vào  Modify Selection

- Chän Assign Macro Xuất hộp thoại Assign Macro, chọn tên Macro cần thiết (nếu có) từ danh sách

- Chọn OK, sau chọn Close

* Để gỡ bỏ nút công cụ định dạng, ấn giữ phím Alt trong kéo thả trang tính.

3 Ch¹y Macro

a - Đa trỏ chỗ cần áp dụng Macro

b – Nháy vào nút Macro, ấn tổ hợp phím nóng mà trớc ta gán cho Macro

Cịng cã thĨ ch¹y mét Macro theo cách sau : - Chọn Tools, Macro. Hộp thoại Macro hiện - Chọn Macro cần thiết từ danh sách Macro Name - Nh¸y nót Run

4 Xo¸ Macro

Bíc : - Chän Tools, Macro, Macro

Bớc : - Chọn Macro cần xoá từ danh s¸ch Macro Name Bíc : - Chän Delete

Nếu Excel yêu cầu Unhide, đóng hộp thoại lại , quay bảng tính, chọn mục Windows, chọn Unhide, chọn tiếp Personal, OK

Lặp lại bớc trên, trả lời Yes để xố Macro

Ix qu¶n trị liệu 1 Khái niệm bản

C sở liệu (CSDL) tập hợp liệu đợc xếp vùng chữ nhật (gồm hàng) bảng tính theo quy định sau :

 Hàng ghi tiêu đề liệu, tiêu đề cột Các tiêu

đề đợc gọi trờng (field)

Từ hàng thứ hai trở chứa liệu, hàng ghi (record)

2 Tạo CSDL

1 Nhập tên trờng hàng bảng tính, ví dụ TT, Họ Tên, Ngày sinh, ) Tên trờng tiêu đề cột sở liệu phải ký tự, không đợc dùng số, công thức, địa ô Nên đặt tên trờng ngắn gọn, không trùng lắp

2 Chọn vùng tên trờng định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn Font chữ to để làm bật trờng với ghi

3 Nhập ghi (nh thông tin khách hàng) dới tên trờng, ghi hàng Không để hàng trắng sau tên trờng Chú ý : - Mỗi cột nên chứa kiểu liu thng nht

- Không chèn ký tự trắng vào đầu nội dung ô làm ảnh hởng tới kết tìm kiếm xếp

- Mỗi trang tính nên chứa CSDL

chuẩn lọc v.v Nh Excel dễ dàng phát chọn CSDL ta xếp, lọc hay chèn thêm tổng nhóm - Tránh để hàng trắng hay cột trng CSDL

Excel dễ dàng phát CSDL h¬n

- Tránh để liệu khác bên trái bên phải liệu bị thực lọc

3 ChÌn b¶n ghi

Ta chèn, xố trực tiếp bảng tính Tuy nhiên ta sử dụng tính Data Form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xố tìm ghi

1 Chọn CSDL; sau gọi Data, Form

2 Nhấn nút New ; sau nhập ghi vào hộp văn Lặp lại bớc cho ghi cần thêm

4 Nhấn Close kết thúc Các ghi đợc thêm nối vào CSDL Ta xếp lại ghi theo trật tự khỏc

Chú ý : - Để không ghi ghi võa nhËp, nhÊn nót Restore

- Để chèn trực tiếp ghi vào bảng tính, chèn thêm hàng nhấn chuột phải tiêu đề (số thứ tự) hàng nơi cần hàng xuất Sau chọn Insert từ menu tắt để chèn hàng trng vo CSDL

4 Xoá ghi

Cú thể xố trực tiếp bảng tính nhng ta sử dụng Data Form để tìm đến xố ghi cụ thể Cách làm nh sau :

1. Về CSDL; sau gọi Data, Form

2. Nhấn nút Find Next hay Find Prev tới ghi cần xoá, nhấn Delete

3. Khi cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá ghi (Nhớ ta Undo - khôi phục lại ghi bị xoá) Nhấn Close để quay lại bảng tính

Tuy nhiên nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng có chứa ghi cần xố, sau chọn Delete từ menu tắt, ta xoá đợc ghi Nhng với cách phục hồi lại ghi vừa xoá cách sử dụng nút Undo

5 Tìm kiếm ghi

Khi cn tỡm ghi cụ thể, dùng data form để tìm Chỉ cần nhập tiêu chuẩn tìm kiếm Excel tìm ghi thoả mãn tiêu chuẩn Cách làm nh sau :

1 Về CSDL, sau gọi Data, Form

3 Nhấn Find Next gặp ghi cần tìm, để kết thúc tìm kiếm nhấn Close

Chú ý :Trong phần tiêu chuẩn dùng ký tự thay : * thay cho nhóm ký tự ? thay cho ký tự vị trí xác định cho tr-ờng văn bn

Ví dụ : H* tìm tất ghi có tên bắt đầu chữ H nh Hà, Hạnh, Hợp v.v.

?u* tìm tất ghi ký tự thứ tên chữ u nh Huy, Cung, Dung v.v

6 Sắp xếp liệu

a Trt t sp xp ngầm định (tăng) nh sau : - Số : từ s nh ti ln

-Văn theo trật tự sau :

0 space ! # $ % & ( ) * , / : ; ? @ [ / ] ^ _ { | } - + < = >‘ “

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y TrËt tự ngợc lại xếp giảm dần b S¾p xÕp theo mét cét

Về trờng Sau nhấn nút Sort Ascending (xếp tăng) hay Sort Descending (xếp giảm) công cụ chuẩn

c Sắp xếp theo hai hay nhiều cột - Nếu định xếp cho toàn CSDL:

về Nếu định xếp cho số ghi : chọn miền liệu cần đa vào xếp Xuất hộp thoại Sort Excel xếp theo khoá (điều kiện) Nháy chuột  khung Xuất danh sách ghi tên thứ tự trờng (Column1, Column2, .) Chọn trờng cần thiết

Sau ý nghĩa mục :

- Sort by : cột u tiên khoá xÕp

- Then by : cét u tiªn thø hai thứ ba khoá xếp

- Ascending : xếp tăng dần - Desending : xếp giảm dần

- My List Has : Header Row (hoặc No Header Row): miền liệu chứa (hoặc khơng chứa) hàng tiêu đề

Nót Option

- Case Sensitive : phân biệt chữ hoa với chữ thêng - Orientation :

Sort Top To Bottom : xếp các dòng CSDL Sort Left To Right : xếp cột trong CSDL Chọn OK để bắt đầu xếp

cao lên trên, ghi trùng điểm Trung bình xếp ngời có điểm Tin cao lên

Chú ý :

1 Ngoài trật tự tăng giảm ngầm định, yêu cầu Excel xếp CSDL theo trật tự ta định Trớc hết phải tạo trật tự gọi Custom List (danh sách tự tạo, xem trang 10) Sau thực lệnh Data, Sort, nhấn mục Option, dới mục First key sort order chọn mục định lấy làm trật tự xếp Ví dụ để xếp danh sách trang 69 theo mã chức vụ, chọn mục GĐ, PGĐ, TP,

2 Nếu hộp thoại Sort, tên trờng khung Sort by, Then by không lên tiếng Việt, h·y :

- Ra khái Excel

- Khởi động lại Window chế độ DOS (Restart in MS-DOS mode)

- Dùng NC chép tệp Tahoma.ttf (có kích thớc 246040 bytes) chữ Việt (TCVN3) vào th mục C:\Windows\Fonts máy cài chữ ABC tệp thờng để th mục C:\Program Files\ABC\Fonts\System

7 Läc d÷ liƯu

a - Lọc tự động (AutoFilter)

- Chọn miền liệu định lọc (kể hàng tiêu đề) - Data, Filter

- Chọn AutoFilter, Excel tự động chèn mũi tên vào bên phải tên trờng

- Nháy vào  cột chứa liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc (ví dụ cột Xếp loại)

* Khi lọc, ghi không thoả mÃn tiêu chuẩn lọc bị ẩn - Chọn mục Menu :

[All] : Hiện toàn ghi

[Blanks] : Chỉ ghi trống trờng

[Nonblanks] : Chỉ ghi không trống (có liệu) trờng

này

[Custom ] : Dùng toán tư so s¸nh

[Top 10] : Cho phép lọc số định (ngầm định 10) ghi có trị đứng đầu đứng cuối danh sách

Hai mục cuối [Custom ] [Top 10] đợc trình bày chi tiết phần

Dïng c¸c to¸n tư so s¸nh ( Custom : lọc theo hay hai điều kiện cïng mét cét)

Khi chọn mục xuất hộp thoại sau với khung nhỏ để ghi tiêu chuẩn so sánh :

Chän tiªu chuÈn : trong khung thø nhÊt (khung trªn) : - NhÊn chuét bên trái, chọn toán tử so s¸nh sau :

To¸n tư ý nghÜa

equals b»ng (=)

is greater than lín h¬n (>)

is greater than or equals to lớn b»ng (>=) is less than nhá h¬n (<)

is less than or equals to nhỏ (<=) does not equals không (khác < >) begin with bắt đầu (ký tự đó) does not begin with khơng bắt đầu

end with kÕt thóc b»ng

does not end with kh«ng kÕt thóc b»ng

contains chøa

- Gõ vào giá trị nhấn chuột  bên phải, sau chọn giá trị định so sánh Có thể dùng ký tự thay : * thay cho nhóm ký tự ? thay cho ký tự vị trí xác định cho trờng văn

- Chän OK

Chän tiªu chuÈn :

- Đặt tiêu chuẩn thứ (nh trình bày trên)

- Đặt tiêu chuẩn thứ hai : nhấn chuột  bên trái, chọn toán tử so sánh Gõ vào bấm nút chuột  bên phải, sau chọn giá trị định so sánh

- Nháy nút And (Và) cần phải thoả mãn điều kiện (ví dụ khoảng số)

- Nháy nút Or (Hoặc là) cần thoả mãn điều kiện (ví dụ : ngồi khoảng số)

- Chän OK

Hình đặt tiêu chuẩn lọc danh sách học sinh đạt điểm Trung bình <5 >=8.5 (tức Xếp loại Kém Giỏi, Xuất sắc)

Lọc ghi có trị đứng đầu đứng cuối danh sách (Top 10) Hộp thoại dới cho phép

lọc danh sách học sinh đạt điểm Trung bình cao

Để lọc học sinh đạt điểm Trung bình thấp nhất, việc thay Top Bottom số số

Hủ läc d÷ liƯu :

- Huỷ lọc cột : - Nháy vào  cột đó, chọn [All]

- Huỷ lọc cho tất cột (hiện lại tất hàng danh sách đợc lọc) : - Data, Filter, Show All

- Bỏ hẳn chế độ lọc tự động : - Data, Filter, chọn AutoFilter để xoá dấu  , mũi tên biến

Chó ý :

1 Khi cột đợc lọc, nhấn vào  cột khác ta thấy giá trị bị lọc

2 Sử dụng AutoFilter áp dụng tới điều kiện lọc cho cột Nếu cần áp dụng từ điều kiện trở lên ta phải chép danh sách lọc sang vị trí khác tiến hành lọc lại sử dụng lọc nâng cao

b - Läc n©ng cao (Advanced Filter)

Advanced Filter dùng để tìm ghi thoả mãn điều kiện phức tạp Chức lọc nâng cao ứng với với tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn Các bớc nh sau :

- Tạo miền tiêu chuẩn, nên chép tiêu đề cột mà ta định lọc lên hàng đầu miền tiêu chuẩn, không nên tự gõ vào

- Chọn miền liệu định lọc Nếu CSDL ta dứng biệt lập (khơng dính với liệu khác) cần nháy chuột vào

- Data, Filter

Action :

Filter the List, in place : Läc t¹i chỗ (ngay vị trí CSDL ghi thoả mÃn tiêu chuẩn lọc)

Copy to Another Location : Trích ghi đạt tiêu chuẩn lọc sang miền khác bảng tính, địa miền đợc xác định khung Copy to

List Range : Địa miền liệu nguồn đem lọc (tức CSDL) Criteria Range : Địa miền tiêu chuẩn, bao gồm nhÃn miền

Để chuyển qua lại hộp thoại Advanced Filter CSDL, nháy vào mũi tên đỏ góc phải khung Copy to : Địa miền đích để chứa ghi đạt tiêu chuẩn lọc

(chỉ cần ghi địa góc trái miền này)

Unique Record Only : ChØ hiÖn ghi số ghi giống hoµn toµn

Các quy định miền tiêu chuẩn (Criteria)

- Là miền bảng tính vùng CSDL, chứa tiêu chuẩn (điều kiện mà ghi phải thải mãn) Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu hàng : hàng đầu chứa tiêu đề miền tiêu chuẩn Các tiêu đề tên trờng tên (phụ thuộc vào phơng pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp) Từ hàng thứ hai trở tiêu chuẩn CSDL

Chú ý : Miền tiêu chuẩn vùng CSDL phải cách hàng trắng (hay cột trắng) nên để phía dới, khơng nên đặt bên trái bên phải CSDL

Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp (TCSSTT): cho phép đa vào tiêu chuẩn để so sánh liệu trờng với giá trị TCSSTT đ-ợc tạo theo nguyên tắc sau :

 Hàng đầu ghi tiêu đề cho tiêu chuẩn, lấy tên trờng làm tiêu đề

nên chép tên trờng vùng CSDL vào

 Hàng thứ hai trở để ghi tiêu chuẩn so sánh, trớc giá trị

thêm toán tử so sánh nh >, >=,<, <= Các tiêu chuẩn hàng (thờng đợc gọi điều kiện - and) đợc thoả mãn đồng thời Các tiêu chuẩn hàng khác (thờng đợc gọi điều kiện - or) cần số đợc thoả mãn

VÝ dụ cách viết TCSSTT :

Tên Lọc ngời tên Bình Bình

Trung bỡnh Lc ngời đạt điểm > = Trung bình từ trở lên

Để lọc ngời đạt điểm Trung bình từ đến (trong khoảng) làm nh sau :

Trên hàng tiêu đề tiêu chuẩn phải có 2 ghi trờng Trung bình, phía dới ghi điều kiện (trên hng) :

Để lọc ngời Xếp loại Kém Giỏi, Xuất sắc (tức điểm Trung bình dới (ngoài khoảng) làm nh sau:

Ngay phía dới ghi điều kiện (trên hai hàng) : Trung bình

< >

Để lọc danh sách toàn Nam Nữ Tuổi 21, điều kiện ghi hai hàng:

Tuổi GT

Nam > 21

Điều kiện lọc danh sách Nữ xếp loại Khá Nam xếp loại Giỏi : GT Trung bình

Nữ Khá

Nam Giỏi

Min tiờu chun so sánh gián tiếp (TCSSGT) hay gọi tiêu chuẩn cơng thức tiêu chuẩn tính tốn : cho phép đa vào tiêu chuẩn để so sánh liệu phần liệu trờng với giá trị TCSSGT đợc tạo theo nguyên tắc sau :

 Hàng đầu ghi tiêu đề cho tiêu chuẩn Tiêu đề đặt nhng

không đợc trùng với tên trờng no

Từ hàng thứ hai trở ghi tiêu chuẩn so sánh, tiêu chuẩn c«ng

thức Cơng thức phải chứa địa ghi đầu tiên Kết thực công thức giá trị Logic : TRUE (Đúng) hoc FALSE (Sai)

Năm sinh

=YEAR(C3) < 1975 (Sinh trớc 1975)

Khi ấn , ô tiêu chuẩn xuất FALSE (vì Năm sinh Hùng 1978)

Ngày sinh chẵn

=MOD(DATE(C3),2) =0 (Sinh vào Ngày chẵn)

Khi ấn , ô tiêu chuẩn xuất TRUE (vì Ngày sinh Hùng - bản ghi đầu tiên - lµ 30)

Kết miền A17 : J20 ta có ghi đạt tiêu chuẩn nêu

A B C D E F G H I J

1 kÕt qu¶ thi ci kú - líp tin häc c¬ së

2 TT Tên Ngày sinh Tuổi Gt Toán Tin Trung bình XÕp thø XÕp lo¹i

3 Hïng 30/01/78 Nam 5.5 Trung b×nh

4 B×nh 21/08/74 Nữ 7 7.0 Khá

5 Vân 12/11/70 Nữ 8.5 Giỏi

6 Bình 15/06/77 Nữ 10 9.5 Xuất sắc

7 Doanh 05/12/76 Nam 6.5 Trung bình

8 Loan 18/09/77 Nữ 4.5 KÐm

9 Anh 23/04/68 Nam 7.5 Khá

10 Thu 01/05/73 Nữ 4.0 10 KÐm

11 B×nh 26/02/71 Nam 7.0 Khá

12 10 Ngân 12/05/75 N÷ 10 9.0 Giái

13

14 Gt Trung bình

15 Nữ >=7

16

17 TT Doanh Ngày sinh Tuổi Gt Toán Tin Trung bình Xếp thứ Xếp loại

18 Bình 21/08/74 Nữ 7 7.0 Khá

19 Vân 12/11/70 Nữ 8.5 Giỏi

20 10 Ngân 12/05/75 Nữ 10 9.0 Giỏi

8 Các hàm Cơ sở liệu

Dựng trả lại giá trị từ CSDL theo điều kiện đó. CSDL sau dùng để minh hoạ cho ví dụ.

A B C D

1 Tên Tuổi Giới tính Lơng

2 An 30 Nam 50

3 Hoà 28 Nữ 40

4 Thanh 35 Nam 80

5 Bình 29 Nữ 60

6 Vân 40 Nữ 100

7 Phúc 28 Nam 50

8 Kim 21 N÷ 30

10 Hïng 28 Nam 80 11

12 Vần H Tuổi Giới tính Lơng

13 FALSE 28 N÷ >=50

14

DSUM (database, field, criteria)

Tính tổng cột (field) CSDL (database) thoả mÃn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria)

Ví dụ : để tính tổng lơng Nữ, trống bảng tính, sau nhập công thức

= DSUM(A1:D10, ,C12:C13) ta nhận c giỏ tr 280

Trong công thức :

A1:D10 địa CSDL (database)

C12:C13 địa miền tiêu chuẩn (criteria)

4 số thứ tự cột lơng (cột cần tính tổng) tính từ cột thứ CSDL (cột Tên), có thể thay số chữ "Lơng" (bao dấu nháy kép) D1 (địa có trờng Lơng)

Khi tính theo điều kiện thay hàm DSUM SUMIF. Cơng thức thay =SUMIF(C2:C10,”Nữ”,D2:D10) Nhng tính theo từ điều kiện trở lên hàm DSUM thể đợc thay cơng thức mảng (xem trang 12) Ví dụ để tính tổng Lơng ngời Nữ có Lơng từ 50 trở lên, công thức sau :

=DSUM(A1:D10,D1,C12:D13) đợc thay cơng thức mảng :

={SUM(IF(C2:C10=”N÷”,1,0)*IF(D2:D10>=50,1,0)* D2:D10)} DAVERAGE (database, field, criteria)

Tính giá trị trung bình cộng cột (field) CSDL (database) thoả mÃn ®iỊu kiƯn ghi miỊn tiªu chn (criteria)

Ví dụ : để tính tuổi trung bình Nữ, sau nhập công thức = DAVERAGE(A1:D10,2,C12:C13)

ta nhận đợc giá trị 30.4 (Tuổi cột thứ tính từ trái sang, cơng thức thay số "Tuổi")

DMAX (database, field, criteria)

Tính giá trị lớn cột (field) CSDL (database) thoả mÃn điều kiện ghi miỊn tiªu chn (criteria)

Ví dụ : để tính Lơng cao ngời 28 tuổi, sau nhập công thức

= DMAX(A1:D10,4,B12:B13) ta nhận đợc giá trị 80

DMIN (database, field, criteria)

TÝnh gi¸ trị nhỏ cột (field) CSDL (database) thoả mÃn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria)

Ví dụ : để tính Lơng thấp ngời 28 tuổi, sau nhập công thức = DMIN(A1:D10,4,B12:B13) ta nhận đợc giá trị 40

Đếm số ghi CSDL (database) cột số (field) thoả mÃn điều kiện ghi miền tiêu chuÈn (criteria)

Ví dụ : để đếm số ngời Nữ có Lơng từ 50 trở lên, cơng thức : =DCOUNT(A1:D10,D1,C12:D13) cho ta kết

Ví dụ : để đếm số ngời có chữ đầu Tên H, sau tạo miền TCSSGT với tiêu đề Vần H (hoặc nội dung bất kỳ) ô A12 tiêu chuẩn =LEFT(A2,1)="H" ô A13, nhập công thức

= DCOUNT(A1:D10, ,D12:D13) ta nhận đợc giá trị Cần ý vị trí tham biến thứ (field) hàm DCOUNT đợc ghi số thứ tự (hoặc tên) trờng số chứ không đợc ghi số thứ tự (hoặc tên) trờng ký tự ngày tháng Nh ví dụ lấy số (chứ khơng đợc lấy số 3) thay cho số

DCOUNTA (database, field, criteria)

Đếm số ô không rỗng cột (field) thoả mÃn điều kiện ghi miền tiêu chuẩn (criteria) Khác với DCOUNT, công thøc cđa hµm nµy cã thĨ ghi sè thø tù tên trờng CSDL

9 Tæng kÕt theo nhãm

a - Tæng kÕt theo loại nhóm (SubTotal) :

Chức Excel cho phép tạo dòng tổng kết theo nhóm CSDL SubTotal chèn vị trí cần thiết tính toán thống kê theo yêu cầu cđa ngêi sư dơng C¸c bíc thùc hiƯn nh sau :

1/ Sắp xếp liệu theo trờng cần tạo SubTotal (ở ví dụ trờng Xếp loại) 2/ Chän Data, Subtotals, xt hiƯn hép tho¹i Subtotal

Trong :

 At Each Change in : Chọn trờng mà theo trờng này, vị trí thay i,

Excel chèn vào dòng Tổng kết - tức dòng thực phép tính (ở ví dụ trờng Xếp loại, chuyển sang loại học sinh khác Excel lại chèn dòng kết tính vào dòng 5,8,12, 15,17)

 Use Function : Chọn hàm để tính tốn tổng kết liệu Hàm ngầm định

 Add SubTotal to : Chän c¸c trêng cần tính toán (ở ví dụ tính Trung

bình trờng Tuổi, Toán, Tin, Trung bình) Các tuú chän kh¸c :

 Replace Current SubTotal : Khi tạo dòng tổng kết dòng thay thÕ

dòng tổng kết cũ Theo ngầm định dòng tổng kết nối tiếp

 Page Break Between Group : Chèn dấu ngắt trang vị trí có dòng

SubTotal (tức đa nhãm sang mét trang riªng biƯt)

 Summary Below Data : Đặt dòng tổng kết cuối nhóm NÕu bá dÊu 

dòng đợc đa lên trớc nhóm

 Remove All : Huỷ bỏ SubTotal thực

3/ Chọn Ok để bắt đầu tạo, ta đợc bảng sau Trong bảng :

- nháy vào dấu - để ẩn ghi để lại dòng tổng kết nhóm - nháy vào dấu + để lại ghi nhóm

b - Tổng kết theo nhiều loại nhóm (PivotTable - Bảng Tỉng hỵp) :

Chức Excel cho phép tự động hố q trình tổng kết theo nhiều loại nhóm Với PivotTable xoay hàng thành cột hay ngợc lại để tổng hợp dới nhiều góc đọ khác nhau, nhóm liệu thành trang hay hiển thị liệu chi tiết tuỳ theo yêu cầu

Bảng sau CSDL doanh thu quan kinh doanh gồm cửa hàng ký hiệu lµ Sè vµ Sè

A B C D E

1 Ngày Nhân viên Cửa hàng Sản phÈm TiỊn

2 29-08-97 H¬ng Sè KĐo 20

3 29-08-97 Lan Sè B¸nh 10

4 30-08-97 Chi Sè B¸nh 40

5 30-08-97 Nga Sè Møt 15

6 30-08-97 V©n Sè KÑo 25

8 03-09-97 Lan Sè KÑo 45

9 03-09-97 Nga Sè KÑo 20

10 04-09-97 Chi Sè Møt 10

11 04-09-97 Vân Số Bánh 35

Từ CSDL trên, tổng hợp theo cửa hàng, nhân viên ngày cho bảng Tổng hợp sau :

Cưa hµng (All)  Sum of

TiỊn Sản phẩm

Nhân viên Ngày Bánh Kẹo Mứt Grand Total

Chi 03-09-97 30 0 30

04-09-97 0 10 10

30-08-97 40 0 40

Chi Total 70 10 80

H¬ng 29-08-97 20 20

H¬ng

Total 20 20

Lan 03-09-97 45 45

29-08-97 10 0 10

Lan Total 10 45 55

Nga 03-09-97 20 20

30-08-97 0 15 15

Nga Total 20 15 35

V©n 04-09-97 35 0 35

30-08-97 25 25

V©n Total 35 25 60

Grand

Total 115 110 25 250

Các khái niệm bản

bảng CSDL trên, tiêu đề cột "trờng" (field): Ngày, Nhân viên, Cửa hàng, Sản phẩm Tiền Các trờng tham gia vào việc xây dựng bảng Tổng hợp

Bảng Tổng hợp đợc chia làm vùng :

Page Field : Toàn liệu đợc tổng kết theo nhóm (Item) trờng Page Field ln nằm phía bảng Tổng hợp Trong ví dụ này, Page Field Cửa hàng gồm nhóm Số 1 Số 2

Row Field : Mỗi nhóm liệu trờng đợc tổng kết dịng, đợc gọi "Row" Nếu số Row Field nhiều 1, PivotTable tổng kết trờng theo kiểu lồng theo thứ tự từ xuống dới Trong ví dụ này, có Row Field Nhân viên Ngày, trờng Nhân viên đợc tổng kết trớc đến trờng Ngày

tổng kết nhóm theo thứ tự từ trái qua phải Trong ví dụ này, Nhóm đợc tổng kết thành cột (trờng) theo thứ tự ABC tên nhóm : Bánh, Kẹo Mứt

Data Field : vùng Bảng Tổng hợp ghi kết phép tốn Trong ví dụ này, số liệu cuả trờng Tiền đợc đa vào phép toán tổng kết lấy tng (SUM)

Tạo Bảng Tổng hợp

- Chọn miền liệu kể tiêu đề cột (ví dụ A1:E11) - Chọn mục Data, PivotTable

Hép tho¹i PivotTable Wizard step of xuÊt hiÖn - Chän Microsoft Excel List of Database

- Chän Next

Hộp thoại PivotTable Wizard step of xuất Nếu cần, sửa lại địa miền liệu cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn lại

- Chän Next XuÊt hiÖn hép tho¹i PivotTable Wizard Step of

- Chọn trờng để đa vào vùng bảng cách kéo thả tên tr-ờng bên phải hộp thoại tới vùng đợc ấn định bảng

ở ví dụ chúng tơi đa vào mũi tên (chỉ hớng kéo thả) để ta đọc tiện thao tỏc C th, ta

Kéo tr ờng thả vùng

Cửa hàng PAGE

Nhân viên ROW

Ngày ROW

Sản phẩm COLUMN

Tiền DATA

Sau thao tác trên, ta có hộp thoại sau :

Chọn Next để chuyển sang bớc Xuất hộp thoại PivotTable Wizard Step of

sau Sheet hiƯn t¹i)

Trong hép PivotTable Name gõ vào tên bảng Tổng hợp (trờng hợp cần tạo nhiều bảng Tổng hợp cho CSDL), ví dụ Tổng kết Bán hàng

ý nghĩa lùa chän kh¸c nh sau :

Grand Total For Columns : Tạo thêm cột tổng cho số liệu cđa Column Field

Grand Total For Rows : T¹o thêm hàng tổng cho số liệu Row Field

Save Data With Table Layout : Bảng Tổng hợp đợc lu trữ với Format đợc tạo

AutoFormat Table : Tự động tạo khuôn cho Bảng Tổng hợp  Điều chỉnh Bảng Tổng hợp

Thay đổi vị trí trờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo thả tên trờng vị trí mong muốn ví dụ trên, đổi chỗ cho hai trờng Nhân viên Ngày cách kéo trờng Nhân viên bên phải trờng Ngày thả

Bỉ sung trờng :

- Chọn ô Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, PivotTable

- Thực lại bớc nh tạo bảng Tổng hợp để bổ sung trờng vào vị trớ mong mun

Xoá trờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo tên trờng cần xoá khỏi bảng

Sửa tên trờng : Đa trỏ ô trờng cần thiết Bảng Tổng hợp tiến hành sửa tên nh sửa liệu bảng tính

Thay đổi hàm số tính tốn

ở chế độ mặc định số liệu vùng DATA đợc lấy tổng cột hàng Total đợc lấy tổng Có thể thay đổi cách tính hàm số khác nh đếm (Count), tính trung bình (Average), tìm cực đại (Max), tìm cực tiểu (Min), Các bớc nh sau :

(nh ë ví dụ trang 54, chọn ô Grand Total)

- Chọn mục Data, PivotTable Field, xuất hộp thoại : - Chọn hàm tơng ứng danh sách Summarize by, nhấn OK Tự động điều chỉnh Bảng Tổng hợp liệu gốc thay đổi Sau sửa số liệu CSDL

- Chän « bÊt kú cđa Bảng Tổng hợp - Chọn mục Data, Refresh Data 10 Tỉng kÕt theo vÞ trÝ

Từ bảng liệu có cấu trúc giống hệt (số dịng, số cột thứ tự hạng mục giống ) tổng kết (hay cịn gọi là Hội nhập) theo vị trí (Consolidate By Positions) để đợc bảng tổng hợp.

A B C A B C

1 Phòng Tài vụ -Công ty

X

1 Phòng Tài vụ - Công ty X

2

3 Nhân

viên 1 Nhân viên 2

4 bảng đếm tiền

1

4 bảng đếm tiền

5

6 Lo¹i tiền (đ) Số tờ Thành tiền(đ) Loại tiền (đ) Số tờ Thành tiền(đ) 50 000 138 900 000 50 000 452 22 600 000 20 000 324 480 000 20 000 33 660 000 10 000 194 940 000 10 000 46 460 000 10 000 036 10 180 000 10 000 282 410 000 11 000 882 764 000 11 000 305 610 000 12 000 002 002 000 12 000 800 800 000

13 13

14 Tæng sè 35 266 000 14 Tæng sè 40 540 000

Ví dụ, Phịng Tài vụ Cơng ty X có nhân viên kế tốn trởng Vào cuối tháng, nhân viên thống kê lập bảng đếm số tiền két theo loại Từ bảng đếm tiền nhân viên (trên Sheet riêng biệt : ‘Nhân viên 1’, ‘Nhân viên 2’ ), kế toán trởng tổng kết lại thành bảng tổng hợp (Sheet Kế toán trởng’ Hãy ý đến giống cấu trúc bảng (ví dụ nh vị trí (dịng) ghi loại tiền)

chép sang bảng khác (Nhân viên 2, Kế tốn trởng), sửa liệu bảng tính Nhân viên cho đúng, xố B7:C12 bảng tính Kế tốn trởng thực bc sau :

1 Về ô B7 bảng tính Kế toán trởng, Trên menu Data, chọn mục Consolidate

3 Chọn hàm tính toán khung Function ví dụ chọn hàm Sum Đa trỏ vào khung Reference, nháy vào tên bảng tính Nhân viªn 1, quÐt

miền B7:C12 để xác định miền liệu nguồn, sau nháy nút Add

5 Lặp lại bớc với bảng tính mà ta cần lấy liệu, ví dụ nháy vào tên bảng tính Nhân viên 2, miền B7:C12 nhấp nháy, nháy nút Add

A B C

1 Phòng Tài vụ - Công ty X

3 Kế toán trởng

4 bảng tổng hợp

5

6 Loại tiền (đ) Số tờ Thành tiền (đ) 50 000 590 29 500 000 20 000 357 140 000 10 000 240 400 000 10 000 318 16 590 000 11 000 187 10 374 000 12 000 802 802 000 13

14 Tỉng sè (®): 75 806 000

6 Đánh dấu chọn vào ô Create Links to Data Source để liệu bảng nguồn thay đổi, liệu bảng tổng kết tự động thay đổi theo Để sự liên kết có hiệu lực liệu nguồn đích phải nằm các bảng tính khỏc nhau

Để xoá miền liệu nguồn, nhấp chuột vào dòng chứa miền liệu nguồn cần xo¸ khung All References, nh¸y nót Delete

7 Chọn OK, ta đợc bảng tổng kết theo vị trí nh 11 Tổng kết theo loại

A B C

1 Cưa hµng 1

2

3 Tên hàng Số lợng Thành tiền ($)

4 Tivi JVC21EM 32 000

5 M¸y tÝnh ACER 586 120 78 000

6 Đài SONY 270 54 000

7 Máy giặt 10 000

8 Tđ l¹nh NATIONAL 14 000

9

10 Céng ($) : 177 000

11

12 Cửa hàng 2

13

14 Tên hàng Số lợng Thành tiền ($)

15 Tivi JVC21EM 10 40 000

16 Bµn lµ 35 000

18 M¸y tÝnh ACER 586 30 19 500

19 Tđ l¹nh NATIONAL 14 000

20 §µi SONY 230 54 000

21

22 Céng ($) : 139 500 23

24 Toàn Công ty

25

26 Tên hàng Số lợng Thành tiền ($)

27 Tivi JVC21EM 18 72 000

28 Bàn 35 000

29 Quạt Điện 100 12 000

30 M¸y tÝnh ACER 586 150 97 500

31 Đài SONY 500 108 000

32 Máy giặt 10 000

33 Tủ lạnh NATIONAL 28 14 000

34

35 Tæng céng ($) : 316 500

Khi bảng liệu nguồn có cấu trúc khác ta khơng thể sử dụng tổng kết theo vị trí để tổng hợp liệu Lúc phải tiến hành tổng kết theo loại (Consolidate By Categories)

VÝ dơ 1 : mét C«ng ty Thơng mại có cửa hàng, số mặt hàng có cửa hàng, nhng số mặt hàng có cửa hàng lại cửa hàng (xem bảng dới đây) Để thống kê số tiền theo mặt hàng, phải dùng tổng kết theo loại

Từ liệu ta phải tổng kết thành liệu toàn Công ty, cách làm nh sau :

- Gõ cụm từ Toàn Công ty vào ô A24

- Sao chép tiêu đề cột từ hàng (hoặc hàng 14) xuống hàng 26 - Đa trỏ ô ô A27

- Chän môc Data/Consolidate

- Quét miền A4:C8 để lấy liệu Cửa hàng - Nháy nút Add

- Quét miền A15:C20 để lấy liệu Cửa hàng - Nháy nút Add

- Đánh dấu chọn vào ô Left Column để Excel dùng nhãn (tên hàng) cột bên trái làm điều kiện tổng kết

- Nhấn OK, ta đợc số liệu Tồn Cơng ty

Trờng hợp muốn xoá miền liệu nguồn, nhấp chuột vào dòng chứa miền liệu nguồn cần xố khung All References, sau nháy nút Delete

Ví dụ 2 : Cơng ty Xây dựng có Đội thực cơng việc giống nhau, Đội làm việc từ tháng đến tháng 3, Đội từ tháng đến tháng Để thống kê số ngày công theo loại công việc làm nh ví dụ Điểm khác phải đánh dấu chọn vào ô Top Row và Left Column để Excel dùng nhãn cột bên trái đầu cột làm điều kiện tổng kết

A B C D E

1 Đội 1

2 Công việc Tháng 1 Tháng 2 Th¸ng 3

3 Làm đờng 50 20 15

4 Xây lắp 100 250 200

5 Điện nớc 10 20

6 C©y xanh 5

7

8 Đội 2

9 Công việc Th¸ng 2 Th¸ng 3 Th¸ng 4 Th¸ng 5

10 Xây lắp 20 50 25

11 Điện nớc 30 75 50 100

12 C©y xanh 25 15 40 60

13 Hoµn thiƯn 25 75 50 100

14

15 Toàn Công ty

16 Tháng Th¸ng Th¸ng Th¸ng Th¸ng

17 Lm ng 50 20 15

18 Xây lắp 100 270 250 25

19 §iƯn níc 10 50 80 50 100

20 C©y xanh 30 20 40 60

21 Hoµn thiƯn 25 75 50 100

12 Sự khác loại tỉng kÕt a Tỉng kÕt theo Nhãm

- D÷ liƯu ë trªn cïng mét trang tÝnh

b Tỉng kết theo Vị trí

- Dữ liệu trang tính nhiều trang tính khác phải có cấu trúc

c Tổng kết theo Loại

- Dữ liệu trang tính nhiều trang tính khác

X trình bày trang

1 Chọn cì giÊy, híng in

- Chän File, Page Setup Xt hiƯn hép tho¹i Page Setup

- Chän Page

- Chän cì giÊy khung Paper Size

- Chọn Landscape để in ngang giấy, Portait để in dc

- OK 2 Đặt lề

- Chọn File, Page Setup - Chän Margins

Top Lề (1) Header Lề tiêu đề đầu trang (5) Bottom Lề dới (2) Footer Lề tiêu đề cuối trang (6) Left Lề trái (3)

Right LỊ ph¶i (4)

- Đặt lại khoảng cách lề cho phù hợp, cần ý khoảng cách đợc tính cm inch

(1)

(2)

(3) (4)

(5)

3 Tạo tiêu đề đầu / cuối trang

a - Chọn tiêu đề đầu / cuối trang theo mẫu : - Chọn File, Page Setup

- Chän Header /Footer

- Chọn Header Footer, xuất danh sách c¸c mÉu, ý nghÜa cđa chóng nh sau:

(none) Để trống phần tiêu đề đầu/ cuối trang Page 1 In chữ Page kèm theo số trang

Page of ?In ch÷ Page kÌm theo sè trang cđa tỉng sè trang Mét mÉu (sample) xuÊt hiÖn cho ta thÊy kÕt qu¶ cđa viƯc chän - Chän OK

b - Tự tạo tiêu đề đầu / cuối trang: - Chọn File, Page Setup

- Chän Header /Footer

- Chän Custom Header hc Custom Footer, xt hiƯn hép tho¹i sau :

- Cần tạo cho phần tiêu đề đa trỏ đến phần gõ văn vào chọn nút tơng ứng Ví dụ để tạo tiêu đề nh trang lẻ tài liệu này, ta gõ vào Lê Quang Huy ô Left Section nháy chuột nút Chọn Font chữ để trình bày kiểu, cỡ chữ. Làm tơng tự nh với từ HDSD Excel ô Right Section Để có số trang tiêu đề, ta đa trỏ ô Center Section và nháy nút Đánh số trang

- OK

4 ChÌn / xoá dấu ngắt trang a - Chèn dấu ngắt trang dọc ngang :

- Chọn ô nơi ta muốn bắt đầu trang - Insert, Page Break

Excel chèn dấu ngắt trang (là đờng kẻ nét đứt) bên trái ô đợc định

b - ChØ chÌn mét dÊu ng¾t trang ngang : - Chọn hàng nơi ta muốn bắt đầu trang míi - Insert, Page Break

Excel chèn dấu ngắt trang hàng đợc định

Chän Font chữ

Đánh số trang

Chèn tên File Chèn Ngày,

Phần bên trái

ca tiờu đề của tiêu đềPhần

c - ChØ chÌn mét dÊu ng¾t trang däc :

- Chọn cột nơi ta muốn bắt đầu trang míi - Insert, Page Break

Excel chèn dấu ngắt trang bên trái cột đợc định d - Xố dấu ngắt trang:

- Chän « phía dới dấu ngắt trang ngang bên phải dấu ngắt trang dọc

- Insert, Remove Page Break e - Xoá tất dấu ngắt trang:

- Chọn toàn bảng tính - Insert, Remove Page Break

5 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang

ở bảng tính lớn, sang trang, để tránh phải gõ lại tiêu đề, ta làm nh sau :

- Chän File, Page Setup, Sheet, xuÊt hiÖn hép tho¹i sau :

Nếu cần lặp lại hàng tiêu đề, khung Rows to Repeat at Top điền vào số thứ tự chúng Ví dụ, tập trang 68, để sang trang, tiêu đề TT Họ tên CV hàng bảng tính đợc lặp lại, ta điền vào $2:$2 (bằng cách gõ trực tiếp nháy chuột vào hàng đó)

- Nếu cần lặp lại cột bên trái bảng tính khung Columns to Repeat at Left điền vào số thứ tự chúng Ví dụ, tập trang sau chèn dấu ngắt trang dọc cột K, ta muốn trang đầu in cột từ TT Họ tên đến Tạm ứng (từ cột A đến cột I ), trang sau in cột TT Họ tên cột Còn lại, ta điền vào $A:$B (vì cần lặp lại cột TT Họ tên) cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn ô hàng cột

Chỉ thấy tiêu đề lặp lại nháy nút Print Preview (kính lúp) khi in giấy

Để in tiêu đề cột (các chữ A,B, , IV đầu cột) số thứ tự hàng (các số 1, 2, , 65536 bên trái hàng), đánh dấu chọn vào mục Row and Column Headings

6 Kh«ng in lới có sẵn bảng tính

Để Excel in khung cho ô ta kẻ mà không in lới có sẵn cho ô khác bảng tính, ta làm nh sau :

- Chọn File, Page Setup - Chän Sheet

- Bá dÊu chọn x ô Grid - OK

i in

Tríc in nªn :

- Chọn mục File, Print Preview (hoặc nút Print Preview) để xem bố cục (hình thù) bảng tính

- Kiểm tra xem máy in sẵn sàng cha (đã nối với máy tính cha, bật cha, nạp giấy cha v.v )

Để in toàn bảng tính, nháy nút Print công cụ Để in phần bảng tÝnh :

- Chän mơc File, Print xt hiƯn hép tho¹i sau :

Selections : In khối đợc chọn trớc Selected Sheet(s) : In nhóm bảng tính Entire Workbook : In tồn tập bảng tính

- Chọn OK

xII làm việc với nhiều bảng tính - Lần lợt mở bảng tính

Trờn mn hình bảng tính đợc mở sau Để chuyển sang làm việc với bảng tính khác :

- Chọn Window, Excel liệt kê bảng tính mở với số thứ tự chúng, tên bảng tính chứa trỏ có dấu bên trái

- Chọn bảng tính mà ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự bảng tính đó) Muốn cho tất bảng tính hình :

- Chän Window, Arrange Xt hiƯn hép tho¹i Arrange Windows Chọn mục Để xếp cửa sổ bảng tính

Title Phủ kín hình

Horizontal Theo chiÒu ngang Vertical Theo chiÒu däc

Cascade So le

- Để chuyển sang bảng tính nào, kích chuột cửa sổ bảng tính ấn Ctrl+F6 Ta thực thao tác với cửa sổ nh : xếp lại, thay đổi kích thớc, đóng v.v

Cã thĨ chÐp, chuyển khối từ bảng tính sang bảng tính khác (xem c¸c thao t¸c víi khèi ë trang 13)

xiii trao đổi thông tin với word

1 Chuyển kết Excel cho Word Theo c¸c bíc sau :

- Chọn miền liệu bảng tính cần chuyển cho Word (xem cách đánh dấu khối trang 13) Nếu đồ thị cần trỏ chuột vào lịng nó, ấn nút trái, xuất chấm vng cạnh góc ca khung

- Nháy nút Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Excel nữa, thoát khỏi chơng trình Nếu ta đa vào nhớ khối lớn, hÃy trả lời Yes cho c©u hái Save Large Clipboard From ?

- Khởi động Word (nếu cần), Word ta mở tài liệu đa trỏ vị trí cần thiết, sau làm theo hai cách sau :

Cách :Nháy nút Paste công cụ mục Edit, Paste Cách :Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link

Sự khác c¸ch d¸n :

Bằng cách 2, thay đổi đối tợng Excel đợc phản ảnh Word Trong cách sa i khụng c phn nh

Để khỏi bị chữ dán, hÃy chọn mục Microsoft Excel Worksheet Object hc Formatted Text ë khung As dïng Paste Special

Chú ý : Không thể đa đồng thời lúc bảng tính đồ thị sang cho Word đợc Ta phải thực thao tác lần lợt cho loại một. 2 Chuyển bảng gõ Word cho Excel

Khả tính tốn bảng Word yếu Nêú cần tính tốn bảng đã đợc gõ Word, nên chuyển chúng cho Excel theo bớc sau :

- Trong Word, chọn hay tồn bảng gõ

- Nháy nút Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Word nữa, ta khỏi chơng trình Nếu ta đa vào nhớ khối lớn, trả lời Yes cho câu hỏi Save Large Clipboard From ? - Khởi động Excel (nếu cần), Excel mở bảng tính đa trỏ vị trí

cần thiết, , sau làm theo hai cách sau : Cách :Nháy nút Paste công cụ mục Edit, Paste Cách :Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link

bµi thùc hành Bài Lập bảng doanh thu sau :

A B C D E F G

1 Dù tính thu nhập (USD) năm 2002 công ty X

2 H¹ng mơc Qóy I Qóy II Qóy III Qóy IV Cả năm Quy VNĐ Bán : 14000 15000 16000 24000 69000

4 Chi phi :

5 Lơng 2000 2000 2000 2000 8000 Trả l·i 1200 1400 1500 1600 5700 Nhµ 600 600 600 600 2400 Quảng cáo 900 2000 1700 4000 8600 VËt t 4000 4200 4500 5000 17700 10 Tæng chi : 8700 10200 10300 13200 42400 11 Thu nhËp:

12 Qóy 5300 4800 5700 10800

13 Tíi qóy 5300 10100 15800 26600 Tû gi¸ 15.500 - Không gõ số miền F3:F10, G B12:E13

Cách tính nh sau :

Cả năm = Các quý, ô F3 gõ = SUM(B3:E3) Tổng chi = Các mục chi, ô B10 gâ = SUM(B5:B9) Thu nhËp Quý = B¸n - Tổng chi, ô B12 gõ = B3-B10 Thu nhËp tíi q = L kÕ c¸c q tríc,

tại ô B13 gõ = B12 ô C13 gõ = B13+C12

sao chÐp c«ng thøc tõ « C13 sang D13:E13

- Chèn thêm hàng vào hàng để tính % tiền bán đợc quý so với năm

- Trong cột G tính tiền bán đợc tiền chi phí quy tiền Việt theo tỷ giá ghi ô cuối bảng (ô G13)

- Vẽ đồ thị : tiền bán đợc quý số liệu mc chi

Bài Lập bảng kÕt qu¶ thi sau :

A B C D E F G H I J

1 kÕt qu¶ thi ci kú - líp tin häc c¬ së

2 TT Tên Ngày sinh Tuổi Gt Toán Tin Trung

bình Xếp loại Xếpthứ

3 Hùng 30/01/78 Nam 5.5 Trung b×nh

4 Bình 21/08/74 Nữ 7 7.0 Khá

5 Vân 12/11/70 Nữ 8.5 Giỏi

6 Bình 15/06/77 Nữ 10 9.5 Xuất sắc Doanh 05/12/76 Nam 6.5 Trung bình

8 Loan 18/09/77 Nữ 4.5 KÐm

9 Anh 23/04/68 Nam 7.5 Khá

10 Thu 01/05/73 Nữ 4.0 KÐm 10

11 B×nh 26/02/71 Nam 7.0 Khá

12 10 Ngân 12/05/75 N÷ 10 9.0 Giái

13 Cao nhÊt 10 10 9.5

14 Trung b×nh 6.6 7.2 6.9

15 ThÊp nhÊt 3.0 4.0 4.5

- Dữ liệu miền A3:A12, H3:J12, F13:H15 để kim tra li, bn khụng nhp vo

- Đánh sè Thø tù

- TÝnh Tuæi : =YEAR(TODAY( ))-YEAR(C3) - Tính Điểm Trung bình = AVERAGE(F3:G3)

- Tính giá trị cao (MAX), trung bình (AVERAGE), thấp (MIN) cột Tuổi, điểm Toán, Tin, Trung b×nh

- XÕp thø = RANK(H3,$H$3:$H$12)

- XÕp loại theo Điểm trung bình theo thang điểm sau :

Kém Trung bình Khá Giỏi 9.5 Xuất sắc cách :

+ dùng hàm IF

= IF(H3>=9.5,"Xuất sắc",IF(H3>=8,"Giỏi",IF(H3>=7,"Khá",

IF(H3>=5,"Trung bình", "Kém")))) + dùng hàm HLOOKUP hoặc VLOOKUP (trang 35)

- Đánh lại thứ tự xếp thứ

- Sắp xếp danh sách theo ABC Tên học viên, ngời trùng tên xếp ng-ời có điểm Trung bình cao lên

- Đa nhóm danh sách xếp loại (Giỏi, Khá, Trung bình, Kém) số học viên loại Tính xem loại chiếm phần trăm tổng số

Bi Lp bng lng sau, ý không gõ số miền F3:K12 chúng dùng để kiểm tra lại

A B C D E F G H I K

1 C¬

X

2 TT Họ tên CV LCB NC PC

CV Lơng

Thu

nhập Tạmứng Cònlại

3 Ng Văn Dũng TP 1600 25 3500 40000 43500 20000 23500 TrÇn Mai Lan NV 1200 21 25200 25200 17000 8200 Vị Tó Nam PP 1400 24 3000 33600 36600 20000 16600 Lê Đình Hng BV 1100 25 1000 27500 28500 19000 9500 Phạm Văn Lộc PG 1700 15 4000 25500 29500 20000 9500 TrÇn TuÊn Anh NV 1000 25 25000 25000 17000 8000 Lý Thông GĐ 2000 25 5000 50000 55000 20000 35000 10 NguyÔn Ba PP 1500 18 3000 27000 30000 20000 10000 11 Đỗ Văn Xuân BV 1000 17 1000 17000 18000 12000 6000 12 10 Trần Văn Hợp TP 1700 20 3500 34000 37500 20000 17500 13

14 CV PCCV

15 G§ 5000

16 PG 4000

17 TP 3500

18 PP 3000

19 NV

20 BV 1000

C«ng thøc tÝnh nh sau :

1.Lơng = Lơng (LCB) x Số ngày công (NC), ô G3 gõ: = D3*E3

2 Phơ cÊp chøc vơ (PCCV) ghi t¹i miền F14:G20 Để tính PCCV cho ng-ời, ta làm nh sau :

- Đặt tên cho miền F15:G20 BangPCCV (xem trang 22 cách đặt tên) - Tại ô F3 gõ : = VLOOKUP(C3, BangPCCV, 2, 0) Vì cột thứ Bảng PCCV khơng xếp tăng dần nên phải thêm tham biến thứ t (số 0) cho hàm Có thể thay số chữ False

Thu nhËp = Phô cÊp chøc vô + Lơng, ô H3 gõ công thức: = F3 + G3 Cách tính Tạm ứng nh sau :

Mỗi ngời tạm ứng 2/3 số lơng (làm tròn đến hàng nghìn), số tiền tạm ứng tính > 20000 lấy 20000 I3 gõ cơng thức :

=MIN(20000,ROUND(2/3*H3,-3))

môc lôc

I khởi động hình Excel

1 Khi ng

2 Màn hình

3 Ra khái Excel

II c¸c thao t¸c víi b¶ng tÝnh

1 Lu (ghi) tập bảng tính lên đĩa

2 Mở tập bảng tính ó cú trờn a

3 Đóng tập bảng tính

4 Chèn thêm bảng tính

5 Xoá bảng tính

6 Đổi tên bảng tÝnh

7 Sao chÐp / Chun b¶ng tÝnh

8 Tách bảng tính

9 ẩn lại bảng tính

10 Bảo vệ b¶ng tÝnh

11 Chän nhiỊu b¶ng tÝnh

IIi Xử lý liệu bảng tính

1 Các kiểu liệu

2 Các toán tử công thức

3 Nhập liệu

4 Sửa, xoá liệu 14

5 C¸c thao t¸c víi khèi 14

6 Xư lý ô, cột, hàng bảng tính 17

7 Định dạng liệu 19

8 Đặt tên cho « 24

9 Ghi chó cho « 26

10 Bảo vệ ô 27

iV hàm Excel 28

1 Quy tắc sử dụng hàm 28

2 Nhập hàm vào bảng tính 28

3 Một sè hµm thêng dïng 30

v đồ thị 41

1 Các bớc tạo đồ thị 41

2 Thiết lập lại đồ thị 42

3 Chnh sa th 43

vIi kiểu trình bày 45

1 Tạo kiểu trình bày 45

2 áp dụng kiểu trình bày 46

vIii Macros 46

1 Thu (ghi) mét Macro míi 46

2 Gán Macro cho công cụ / định dạng 47

3 Ch¹y Macro 48

Ix quản trị liệu 48

1 Khái niệm 48

2 Tạo CSDL 48

3 Chèn ghi 49

4 Xoá ghi 49

5 Tìm kiếm ghi 50

6 Sắp xếp liệu 50

7 Lọc liệu 51

8 Các hàm Cơ sở liƯu 58

9 Tỉng kÕt theo nhãm 60

10 Tỉng kÕt theo vÞ trÝ 65

11 Tỉng kết theo loại 67

12 Sự khác loại tổng kết 69

X trình bày trang 70

1 Chän cì giÊy, híng in 70

2 Đặt lề 70

3 To tiờu u / cuối trang 70

4 ChÌn / xo¸ dÊu ng¾t trang 71

5 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang 72

6 Kh«ng in lới có sẵn bảng tính 73

i in 73

xII làm việc với nhiều bảng tính 74

xiii trao đổi thông tin với word 75

1 Chuyển kết Excel cho Word 75

2 Chuyển bảng gõ Word cho Excel 75

bµi thùc hµnh 76

Híng dÉn sư dơng

(Lu hµnh néi bé)