MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 3.1 Nhận xét đánh giá chung Công t y in LĐ - XH đang ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt. Qua gần 20 năm xây dựng và trưởng thành Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể từ chỗ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, lạc hậu đến nay Công ty đã trở thành một Công ty lớn mạnh có uy tín trong ngành trên toàn quốc với trang thiết bị hiện đại cộng thêm đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ kỹ thuật cao và kinh nghiệm quản lý giỏi. Cùng với sự phát triển của Công ty, Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày một cao của công tác quản lý hạch toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu ở Công ty có nhiều ưu điểm nên đã góp phần tích cực trong công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý vật liệu nói riêng:  Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty có ít người nhưng phải đảm nhận khối lượng công việc khá lớn trong khi trang bị kỹ thuật cho bộ phận kế toán còn hạn chế. Mặc dù vậy, do Công ty có phương pháp bố trí sắp xếp công việc phù hợp với từng người, đào tạo cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc do đó các cán bộ kế toán luôn hoàn thành tốt công việc được giao, cung cấp đầy đủ các số liệu đáng tin cậy cho các bộ phận liên quan.  Về tổ chức kho: Hiện nay hệ thống kho của Công ty được tổ chức ngay trong Công ty nên vật liệu của Công ty được quản lý chặt chẽ. Các kho đều có đầy đủ điều kiện về mặt bằng, các trang thiết bị bảo quản và đo lường vật liệu nên Công ty có rất ít vật liệu bị giảm phẩm chất. Hệ thống kho của Công ty được tổ chức một cách hệ thống và phù hợp với cách phân loại mà Công ty áp dụng, mỗi kho bảo quản một loại vật liệu giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác việc kiểm tra quá trình thu mua cũng được dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty.  Về tổ chức hạch toán vật liệu Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong ngành in thì vật liệu là một thành phần quan trọng quyết định sản phẩm của Công ty vì vậy mà Công ty in LĐ - XH luôn dành sự quan tâm thích đáng cho công tác quản lý vật liệu nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng. Hệ thống các chứng từ, tài khoản, sổ sách cũng nnhư quy trình ghi sổ liên quan đến kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty khá đầy đủ và gọn nhẹ đảm bảo theo dõi kịp thời tình hình luân chuyển vật liệu trong Công ty đồng thời đều tuân thủ các quy tắc, chế độ, thể lệ kế toán Nhà nước đã ban hành. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu của Công ty được tiến hành tốt, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu tạo điều kiện để giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, và sử dụng vật liệu. Từ đó cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo Công ty để có những biện pháp quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu hợp lý và tiết kiệm vật liệu. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán vật liệu ở Công ty còn một số tồn tại cần phải hoàn thiện, cụ thể là:  Về công tác quản lý vật liệu Công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng và chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất. Hiện nay Công ty mới xây dựng được định mức tiêu hao vật liệu cho một số vật liệu chính như giấy, mực, nhôm…Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu cho một sản phẩm mới nhiều khi lấy từ kinh nghiệm sản phẩm có nét tương đồng chuyển sang, không xuất phát từ thực tế sản xuất nên chưa tiết kiệm được vật liệu.  Về công tác kế toán chi tiết vật liệu - Về thủ tục nhập, xuất kho ở Công ty : Phế liệu thu hồi nhập kho không được làm thủ tục nhập. Trong khi đó, tất cả các loại phế liệu thu hồi của Công ty như giấy lề, giấy rối…đều có thể tận thu, tái chế được. Phế liệu chỉ được để vào kho, không được phản ánh trên các giấy tờ, sổ sách cả về số lượng cũng như giá trị. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt phế liệu làm thất thoát một nguồn thu của Công ty. - Về lập phiếu nhập kho, xuất kho: Phiếu nhập kho, xuất kho của Công ty chỉ được lập thành 1 liên do thủ kho lập như vậy không tuân theo chế độ về chứng từ kế toán.  Về công tác kế toán tổng hợp vật liệu - Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thuận tiện cho phân công công tác giữa kế toán vật tư và kế toán tổng hợp, phù hợp với quy mô sản xuất , tổ chức bộ máy kế toán cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán trong Công ty. Nhưng Công ty lại không vận dụng đúng hệ thống sổ kế toán theo hình thức này cụ thể là Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Đối với trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về nhập kho thì kế toán không ghi sổ vì không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ lưu lại hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng. Việc làm này chưa đúng ảnh hưởng tới tính đúng kỳ của hạch toán và cũng rất khó khăn cho việc hạch toán nếu hoá đơn bị thất lạc. Hơn nữa, mặc dù Công ty có áp dụng kế toán máy nhưng cả phòng kế toán mới có một máy vi tính điều đó hạn chế năng lực và tiến độ làm việc của các nhân viên kế toán trong phòng. 3.2 Một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty in LĐ - XH Xuất phát từ một số vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu và công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty in LĐ - XH đã nêu ở trên, em xin phép được có một số suy nghĩ và ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác này như sau:  ý kiến đề xuất thứ nhất : Về lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm. Vật tư mua về trước khi nhập kho cần được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư. Do đó, Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong Công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc sử lý về sau. Nếu vật tư mua về, Công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận. Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10/1/2003 mua 3015,24 kg giấy Bãi Bằng Falơ 76 của Công ty TNHH Ngọc Diệp và thực tế kiểm nhận vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU Căn cứ hoá đơn GTGT ngày 10/1/ 2003 của Công ty TNHH Ngọc Diệp Ban kiểm nghiệm gồm: 1 Đại diện công đoàn: 2 Đại diện vật tư: 3 Đại diện tài vụ: 4 Đại diện kho: Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do anh Tuyên trực tiếp nhận về: STT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm  ý kiến đề xuất thứ hai : Về hoàn thiện thủ tục nhập, xuất kho vật liệu ở Công ty phế liệu thu hồi không có phiếu nhập kho kèm theo. Vì thế Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị. Sau đó thủ kho viết phiếu nhập kho. Định kỳ, kế toán vật liệu nhận phiếu nhập kho từ thủ kho sau đó nhập liệu để kết chuyển vào sổ như đối với các loại vật tư khác. Cụ thể ngày 2/1/2003 có một số lượng lề trắng BB được đưa ra khỏi phân xưởng để nhập kho phế liệu. Thủ kho, cán bộ vật tư, kế toán vật tư phải tiến hành cân và xác định đơn giá ước tính cho số lượng phế liệu này. Số lượng lề trắng BB cân được 920 kg và đơn giá ước tính là 3000 đ/kg Thành tiền: 900 x 3000 = 2.700.000 Bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Tên người nhập Nhập vào kho: Phế liệu ST T Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhậ p Thự c nhập 1 Lề trắng BB kg 900 900 300 0 2.700.000 Cộng 900 900 300 0 2.700.000 Cộng thành tiền(Viết bằng chữ): Hai triệu bẩy trăm ngàn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng người giao thủ kho Theo chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 của Bộ Tài chính ban hành, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải được lập thành ba liên . Phiếu nhập kho nên lập thành 03 liên: - 1 liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật nắm giữ để lưu - 1 liên giao cho thủ kho - 1 liên giao cho người đi mua giữ cùng hoá đơn mua để làm cơ sở thanh toán với phòng kế toán Phiếu xuất kho cũng nên lập thành 3 liên: - 1 liên giao cho phòng kế hoạch lưu - 1 liên giao cho người lĩnh vật tư - 1 liên giao cho thủ kho, thủ kho ghi xong sẽ chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu nhập vào máy và lưu. Nếu luân chuyển như vậy, hiệu quả đạt được sẽ cao hơn.  ý kiến đề xuất thứ ba: Về quản lý, sử dụng vật liệu Để từng bước phấn đấu giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công ty nên nhanh chóng xây dựng định mức tiêu hao cho các loại vật liệu còn đang được sử dụng tại Công ty. Hơn nữa nhằm mục đích giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Công ty nên có kế hoạch thu mua hợp lý. Tuy nhiên trong thực tế trên thị trường hiện nay ở nước ta giá cả hàng hoá nói chung đều có xu hướng tăng lên do đó để tránh tình trạng giá cả nguyên vật liệu lên quá cao Công ty nên tham gia ký hợp đồng dài hạn với các bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu.  ý kiến đề xuất thứ tư: Về việc vận dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Trên thực tế, trong quá trình thu mua vật liệu, tại Công ty có trường hợp hóa đơn về mà vật liệu vẫn chưa về nhập kho trong tháng. Theo em Công ty nên sử dụng tài khoản “Hàng mua đang đi đường” để phản ánh nghiệp vụ phát sinh trên vì dù sao hàng mua đang đi đường cũng thuộc nhóm hàng tồn kho, là tài sản của Công ty nên cần có sự quản lý chặt chẽ. Nếu trong tháng, Công ty nhận được hoá đơn mà cuối tháng vật liệu chưa về. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK liên quan(TK 111, TK 331…) Kế toán mở sổ theo dõi số vật liệu đang đi đường đó cho tới khi vật liệu về nhập kho hoặc chuyển giao trực tiếp cho các bộ phận sản xuất, tuỳ từng trường hợp mà kế toán ghi: Nợ TK liên quan( TK 152, TK 621…) Có TK 151  ý kiến đề xuất thứ năm : về hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ vì vậy cần sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi theo thứ tự thời gian và cũng tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu của cấp trên. Mộu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 1/2003 Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày 01 20 03/1 30/1 Nhập giấy các loại Xuất mực các loại Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Các chứng từ ghi sổ đã được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian, được ghi vào sổ cái TK 152 (Nguyên liệu vật liệu) Để sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì phải tiến hành đăng ký loại sổ này với chương trình phần mềm kế toán hiện tại của Công ty.  ý kiến đề xuất thứ sáu: Về trang bị kỹ thuật cho phòng kế toán Nhìn chung thì phòng kế toán vật tư của Công ty luôn hoàn thành tốt công việc được giao mặc dù trong điều kiện kỹ thuật không được đầy đủ. Công ty áp dụng hình thức kế toán máy nhưng cả phòng kế toán mới có một máy vi tính và một máy in điều đó làm hạn chế khả năng và nhịp độ làm việc của các nhân viên kế toán. Công ty cần đầu tư, trang bi thêm máy vi tính có cài chương trình phần mềm kế toán Việt Nam ( là chương trình phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng) để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các nhân viên kế toán hoàn thành tốt hơn công việc của mình. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, một Công ty chỉ có thể tồn tại đứng vững khi biết kết hợp sử dụng đúng đắn các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng đầu ra và tự hạch toán kinh tế. Vật liệu là yếu tố cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất, là một trong những yếu tố chi phí sản xuất ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý và hạch toán tốt vật liệu có ý nghĩa rất lớn, góp phần tạo nên thành công trong hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt yếu tố cấu thành sản phẩm, tạo điều kiện giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao nâng cao năng xuất lao động và nâng cao hiệu quả bảo toàn vốn. Nhận thức được điều này tập thể cán bộ công nhân viên Công ty in LĐ - XH đã cố gắng hết mình để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình. Sau một thời gian thực tập tại Công ty in LĐ - XH, em đã nhận thức và làm quen với thực tế về công tác kế toán vật liệu, hiểu biết hơn về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. Kết hợp việc nghiên cứu thực tế với lý luận, em đã hoàn thành chuyên đề nghiên cứu về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty in LĐ - XH. Em xin chân thành cảm ơn sự dậy dỗ, giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo, sự chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú trong Công ty nhất là các cán bộ phòng kế toán đã giúp em hoàn thành tốt đề tài. Hà Nội ngày 21 tháng 4 năm 2003 Sinh viên Trần Thị Lan Hương . viên kế toán trong phòng. 3.2 Một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty in LĐ - XH Xuất phát từ một số vấn đề còn tồn tại. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 3.1 Nhận xét đánh giá chung Công t y in LĐ - XH đang