- Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột chứa tên ñể thuận tiện cho việc sắp xếp.. Nhưng nếu lỡ chúng ta nhập họ và tên cùng trong một cột, thì phải làm s[r]
(1)KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN I Ứng dụng chương trình (đối với GV)
- Quản lý danh sách HS - Quản lý ñiểm số HS - Xếp loại HL HS - Thống kê - Trích lọc
II Một số kỹ Quản lý danh sách
GV phải cài đặt phần mềm Hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt tích hợp Excel Chương trình tác giả Phạm Văn Trung, giáo viên Trường THPT Thanh Tuyền, huyện Dầu Tiếng, tỉnh Bình Dương Email : phamtrung@gmail.com
Thầy Cơ bạn tải phần mềm link:
http://www.giaovien.net/component/option,com_docman/task,doc_details/gid,283/Itemid,102/ Hoặc download http://thanhbinh81.wordpress.com
a Nhp danh sách HS
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập cột chứa họ chữ lót, cột chứa tên để thuận tiện cho việc xếp Nhưng lỡ nhập họ tên cột, phải làm sao?
Cách tách họ tên thành hai cột
(2)B2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Tách-Gộp Họ Tên
Chọn OK ñể tách thành hai cột
* ð gp hai ct thành mt ct ta làm tng t b Sp x p
Sắp xếp dùng tính Sort Excel (tơi tin khơng xác tiếng Việt) Có cách xếp xác?
Cách xếp họ tên theo Tiếng Việt
(3)Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Sắp xếp - TCVN
Chọn xếp sau:
(4)* N u nh h" tên n&m mt ct ta có sp x p đ,c khơng? Chúng ta xếp
Bước 1: Chọn chứa họ tên
Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Sắp xếp - TCVN
Chúng ta khơng quan tâm đến xếp theo cột mà quan tâm ñến cách Chọn lựa xếp (thường tên - họ - chữ lót)
c Chuyn ñ2i ch3 th4ng thành ch3 hoa, ch3 hoa ñ6u t7 ng,c l8i
Khi gõ họ tên HS, lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word xử lý dễ dàng nhờ cơng cụ Change Case Excel khơng có) để chuyển đổi thành chữ hoa, chữ hoa đầu dịng?
* ðổi tồn thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)
(5)- Cột C2, gõ cơng thức hình vẽ - Sao chép ñến cột C6
- Copy họ tên cột C dán vào cột B Sau xố họ tên cột C + Nhấn Ctrl – C
(6)+ Chọn Values Nhấn OK
+ Xố cột C xong
* ðổi toàn thành chữ hoa ñầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text) * ðổi toàn thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text)
Thao tác làm tương tự * Sử dụng phần mềm ứng dụng Bước 1: Chọn ô chứa họ tên
(7)- Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn cách nhanh chóng Qu;n lý ñim s=
GV cần nắm vững số hàm sau:
- Hàm COUNT: dùng ñể ñếm số cột ñiểm (VD: ñối với 15 phút, em A cột, em B cột) Dùng để chia hệ số cách tự động xác mà khơng phải đếm cột điểm
- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng cột điểm)
- Hàm ROUND: dùng ñể lấy phần thập phân (VD: ñiểm tổng kết lấy chữ số thập phân)
VD: Ta có bảng điểm sau đây, gồm cột hệ số 1, hệ số 2, ñiểm thi HK (hệ số 3) - Chúng ta thấy cột ñiểm hệ số 1, HS có cột điểm khác (em cột, em cột, em cột)
Chúng ta ñã biết : TBM = ((tổng ñiểm hệ số 1) + (tổng ñiểm hệ số 2)*2 + ð.HK*3)/(tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + 3)
tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + em khác Làm để máy tự tính tổng hệ số cách xác mà khơng mắc cơng ta phải đếm
(8)Ta lập công thức ô R2 sau:
ROUND(số,1): làm trịn số đến chữ số thập phân SUM(D2:I2): tính tổng số từ D2 đến I2
SUM(D2:I2)+SUM(J2:P2)*2+Q2*3: tổng cột ñiểm
COUNT(D2:I2): ñếm ô có chứa số Chú ý phải chọn ô làm hệ số nhiều thực tế ñể sau khỏi phải thiếu nhập điểm, khơng nhập điểm máy khơng đếm
COUNT(D2:I2) 4, hoặc COUNT(D2:I2)+COUNT(J2:P2)*2+3: tổng hệ số thực tế Th=ng kê
(9)VD: Ở ô B13 nơi chứa sĩ số HS thực tế (bởi có HS nghỉ học chừng) Do khơng thể lấy số HS danh sách đầu năm bỏ vào ô B13
(10)Công thức C13 hình vẽ đếm có số <3.5 chắnh em Kém
Tính % D13 đơn giản: ROUND(C13/B13*100,1)
Cơng thức E13 hình vẽ ðếm có số <5.0 Khi máy đếm số <3.5 (trùng lại điểm Kém) Do ta phải trừ số <3.5 số ô C13
COUNTIF(R2:R7,"<5.0")-C13: ựếm số nhở 5.0 lớn 3.5 chắnh em Trung bình
ðối với TB, KHÁ, GIỎI: lập luận làm tương tự ðối với DTT, TTB: cần đếm số <5 (hoặc >= 5) cột ñiểm TBM X p lo8i HL
- Về xếp loại HL, sử dụng hai hàm hàm IF COUNT Vấn ñề phức tạp chổ nâng bậc HL (VD: HL G, mơn nên HL TB nâng lên K) GV tự nghiên cứu, tìm hiểu Nếu thích tìm tịi liên hệ với tơi
(11)Yêu cầu lập danh sách HS Giỏi, Khá, HS thi lại
Bước 1: Copy ô D1 khác (không nên gõ lại) Gõ chữ G vào (dùng để trích lọc em có HL G)
Bước 2: Chọn toàn bảng liệu
Chọn Data – Filter – Advance Filter…
(12)Criteria range: nháy chuột vào nháy chọn từ ô I1 ñến I2 (ô ñiều kiện ñể lọc)
Chọn mục Copy to another location
Copy to: nháy chuột vào nháy chuột vào khác (để xác định nơi mà máy trích lọc danh sách)
(13)Vậy đến đây, ta lập danh sách từ danh sách thỏa điều kiện mà khơng phải cơng gõ lại
Tôi nghĩ GV nắm vững số vấn đề phục vụ cho cơng tác quản lý điểm
Mong ñược ñón nhận ý kiến ñóng góp ñồng nghiệp http://thanhbinh81.wordpress.com