Kỹ thuật xử lý bảng biểu khi lập bảng tổng hợp số liệu trong Excel - Phần 1 Trong quá trình tổng hợp bảng biểu việc tự ñộng có ñược số liệu tổng hợp của 1 ñơn vị mỗi khi có dữ liệu từ [r]
(1)Kỹ thuật xử lý bảng biểu lập bảng tổng hợp số liệu Excel - Phần Trong trình tổng hợp bảng biểu việc tự ñộng có ñược số liệu tổng hợp ñơn vị có liệu từ đơn vị việc cần thiết khoa học Trong viết tơi xin đưa ví dụ tổng hợp báo cáo 2A (2 mặt giáo dục) hàng kỳ hàng năm sau:
1- Mỗi ñơn vị copy chương trình mẫu Excel (có thể tải từ địa cho trước đó) nhập số liệu; số liệu nhập tự ñộng kiểm tra ñúng sai sở
2- Các ñơn vị nộp báo cáo (đĩa có chương trình trên) phịng Chỉ bấm chuột số liệu có báo cáo tổng hợp phòng khoảng 15 phút thu báo cáo 25 trường, đồng thời có báo cáo gửi lãnh đạo 3- Trong báo cáo phần quan trọng ví dụ: số đơn vị có điểm xếp loại học lực 5% cần phải tơ mầu đỏ cho dễ xem
4- Tạo Macro; nút in ấn tự ñộng ñể tối ưu bảng tính Chúng ta thực
Bước Tạo mẫu báo cáo 2A
- Các bạn ý lệnh ô; ô AH7 dùng hàm if ñể kiểm tra sai bảng tính
- Bảng tính phải khóa lại để mở thay đổi số bảng hiệu
+ ðể khố bảng tính, sau làm xong cơng đoạn như; tạo ơ, bảng, tạo mầu nào( vùng nào) cần cớ sở nhập liệu bạn kích phải chuột, chọn Formatcells\Protection bỏ dấu tích Locked (ơ hidden dùng để dấu cơng thức khố sheet lại)
+ Sau để khố sheet lại sau: vào Tool\Protection\Protec Sheet
Nếu muốn khố mà dùng chế độ lọc Filter tích vào
(2)Bước 2: tạo bảng tổng hợp từ 25 mẫu (tương ứng 25 trường) tệp có tên PHONG.XLS
+ Sau tạo xong mẫu bạn làm sau:
- Vào excel mở ñồng thời tất 26 tệp vừa làm (25 trường phịng) - Từ tệp phịng C7 sheet 2A bạn ñánh dấu = 2A\[NX.xls]2A'!C7+
(Lưu ý câu lệnh sau: 2A tên Sheet; NX tên trường Nghinh Xun tơi đăth tên NX, tên tệp Excel trường Nghinh Xun nộp cho phịng phải đổi tên tệp NX.xls)
- Tiếp tục nhập ñủ 25 trường
= 2A\[NX.xls]2A'!C7+2A\[HQ.xls]2A'!C7+2A\[VDU.xls]2A'!C7+ Các bạn Copy thay tên
Làm tương tự với sheet lại mẫu lại Chú ý làm phải dứt khốt làm xong tắt máy dừng đột ngột máy tính điền thêm đường dẫn khó quan sát
Bước 3: Thu báo cáo:
- Các ñơn vị nộp báo cáo bạn phải nhớ ñổi tên báo cáo trùng với tên tệp mà ta vừa tạo Ví dụ trường Nghinh Xuyên nộp cho phịng phải đổi tên tệp NX.xls
- Copy tệp trường Nghinh Xuyên có tên NX.xls vào thư mục chứa báo cáo Ví dụ 2A Khi thả vào máy tính hỏi:
Bấm Yes
- Tiếp để xem tổng hợp bạn mở tệp PHONG.xls, bảng hỏi sau:
(3)Trong báo cáo phần quan trọng (giả sử cột học lực yếu ñơn vị 5% phải tạo chữ mầu ñỏ, xanh cho dễ xem) ta làm sau:
Bơi đen tồn cột từ T7 ñến T32 sheet CACTRUONG tệp PHONG.xls vào Format chọn sau:
(4)Bảng Format
Kết sau
Bước 4: Trong Sheet CAC TRUONG bạn muốn tạo nút lệnh mà bấm vào in tồn Sheet 2A chẳng hạn, làm sau:
Chọn mầu nền chữ
(5)- Kích phải lên công cụ chọn Form
Trong hộp Form chọn nút Button
Bạn ñặt vào vị trí muốn để nút lệnh bảng sau
(6)Q trình ghi Marco bắt đầu bạn bấm sang sheet 2A bấm in; tiếp vào Tool\Marco chọn Stop Recording
Bây ñã xong; tiếp ñổi tên nút lệnh
Kích phải vào nút chọn Edit text ñổi tên thành IN 2A
Cơng việc hồn thành Chúc bạn thành công! Chúc Thầy Cô năm sức khoẻ hạnh phúc