ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 1.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Trong lịch sử phát triển nhân loại, các cuộc cách mạng công nghiệp đều tập trung vào giải quyết các vấn đề về cơ khí hoá, điện khí hoá, tự động hoá của quá trình sản xuất, đổi mới, hoàn thiện TSCĐ. Nhìn từ góc độ vĩ mô ta thấy: yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là uy tín chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình đưa ra thị trường nhưng đó chỉ là biểu hiện bên ngoài còn thực chất bên trong là các máy móc, thiết bị công nghệ có đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh hay không? TSCĐ là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân. Nó thể hiện một cách chính xác nhất năng lực và trình độ trang bị cơ sở vật chất của mỗi doanh nghiệp. TSCĐ được đổi mới và sử dụng có hiệu quả sẽ là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung. Căn cứ vào hình thái biểu hiện, TSCĐ của Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV được chia thành hai loại là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, ở đây nêu rõ TSCĐ hữu hình của Công ty. * Tài sản cố định hữu hình: TSCĐ hữu hình tại Công ty chiếm hơn 80% tổng tài sản. Hoạt động chủ yếu của công ty là vận chuyển, chuyên chở than, khoáng sản…từ nơi khai thác đến nơi sản xuất và tiêu thụ vì vậy, để chuyên chở tốt và nâng cao chất lượng công việc vận chuyển đòi hỏi công ty phải luôn đổi mới, trang bị thêm các phương tiện vận tải mới, thay đổi cơ cấu TSCĐ hữu hình sao cho hợp lý. Biểu 1-1: Phân loại TSCĐ hữu hình theo hình thái biểu hiện tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Đơn vị tính: triệu đồng Loại TSCĐ Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 I. TSCĐ HH 39.274 52.997 55.875 8.303 11.714 21.355 30.971 41.297 34.520 1. Nhà cửa, vật kiến trúc 723,25 794,070 794,070 178,42 210 342 544,83 584,07 452,07 2. Máy móc thiết bị 70,056 72,600 73,400 39,67 42,2 60,8 30,386 30,4 12,6 3. Phương tiện vận tải 37.875 51,250 54,376 7.692,61 10.974,45 20.550 30.182,39 40.275,55 33.826 4. Dụng cụ quản lý 605,694 880,33 631,530 392,3 487,35 402,2 213,394 478,13 229,33 Biểu 1-2: Phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn hình thành tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Đơn vị tính: triệu đồng Nguồn hình thành Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Tự bổ sung 8640 12.717 14.595 1913 2798 2125 6727 9919 8915 2. Vốn vay 30.634 40.280 41.840 6390 8916 16.230 24.244 31.378 25.610 3. Tổng cộng 39.274 52.997 55.8785 8.303 11.714 21.355 30.971 41.297 34.525 Nhìn chung cơ cấu TSCĐ hữu hình của Công ty là hợp lý. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là vận chuyển, chuyên chở than, khoáng sản…từ nơi khai thác đến nơi sản xuất và tiêu thụ nên phương tiện vận tải chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng TSCĐ của công ty. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao việc vận chuyển và mở rộng hoạt động kinh doanh, năm 2009 công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV đã đầu tư mua sắm mới xe ôtô tải nâng tổng số ôtô tải hiện có lên 90 xe. Hiện tại các xe tải của công ty đều là xe chất lượng, tải trọng cao phù hợp với hạ tầng giao thông ở Quảng Ninh. Nguyên giá TSCĐ hữu hình của công ty tăng liên tục qua các năm. Trong đó phương tiện vận tải chiếm khoảng 45 % tổng TSCĐ. Máy móc thiết bị chủ yếu của công ty là máy móc phục vụ cho việc bảo hành, sửa chữa phương tiện vận tải của công ty, của thị trường. Giá trị máy móc thiết bị tăng lên không đáng kể, chủ yếu là mua sắm thêm cầu năng và máy nén khí. Tình hình nhà xưởng văn phòng công ty phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, chiếm khoảng 12% trong tổng TSCĐ. Có được kết quả như trên là do công ty đã bỏ một phần lợi nhuận thu được để đầu tư và mua sắm thêm phương tiện vận tải, các trang thiết bị máy móc, và một số TSCĐ cần thiết khác phục vụ cho sản xuất kinh doanh nên kết quả mà công ty thu về được cao hơn dẫn đến doanh thu của công ty ngày càng được cải thiện. 1.2. Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV TSCĐ của Công ty kế toán khai báo trong Danh mục Tài sản cố định. Mỗi tài sản được lập thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết quá trình sử dụng và trích khấu hao. Các nghiệp vụ tăng hoặc giảm TSCĐ hữu hình tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV là do việc mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn TSCĐ hay thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ cho đối tượng khác làm ảnh hưởng đến tình hình biến động TSCĐ trong Công ty. 1.2.1. Tình hình tăng TSCĐ hữu hình tại Công ty Do đặc điểm vận động về mặt giá trị của TSCĐ nên việc xem xét, đánh giá TSCĐ xác định ở các thời điểm tương ứng với quá trình hình thành và sử dụng từng TSCĐ đó. Do đó, kế toán phải xác định giá trị ban đầu khi tăng TSCĐ và xác định giá trị trong quá trình sử dụng TSCĐ. Tình hình tăng TSCĐ hữu hình do việc mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn TSCĐ. Đối với TSCĐ hữu hình mua sắm: Nguyên giá TSCĐ HH mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng hoạt động như: chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt chạy thử (trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí khác liên quan trực tiếp. Biểu 1-3: TÌNH HÌNH TSCĐ TĂNG TRONG NĂM 2009 Tên, nhãn hiệu TSCĐ Số lượng Năm sử dụng Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Lý do Quả búa Q 4.5 Tấn 01 2009 391.250.000 3.260.417 387.989.583 Mua sắm Máy in Canon LBP 1120 01 2009 19.500.000 2.437.500 17.062.500 Mua sắm Xe Tải Huyndai 35 Tấn 01 2009 693.000.000 69.300.000 623.700.000 Mua sắm Tổng 1.103.750.000 74.997.917 1.028.751.083 1.2.2. Tình hình giảm TSCĐ hữu hình tại Công ty Tình hình thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ cho đối tượng khác làm ảnh hưởng đến tình hình biến động TSCĐ trong Công ty phải thông qua Biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, .Đó là những Tài sản mà trong quá trình hoạt động đã hoạt động không tốt hay là do hư hỏng nặng không hoạt động hay việc đổi mới trang thiết bị,… Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình do Công ty tiến hành nhượng bán, thanh lý khi thấy những TS này không đem lại lợi nhuận cho công ty. Biểu 1-4: TÌNH HÌNH TSCĐ GIẢM TRONG NĂM 2009 Tên, nhãn hiệu TSCĐ Số lượng Năm sử dụng Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Lý do Máy nén khí M3 - LX 01 2009 28.600.000 23.237.500 5.958.333 Thanh lý Máy ủi T150LX 01 2009 145.100.000 123.335.000 27.723.333 Thanh lý Tổng 173.700.000 146.672.500 33.681.666 1.3. Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 1.3.1. Tình hình chung về quản lý tài sản cố định ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm -TKV Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV với chức năng là khai thác, chế biến và tiêu thụ than và các khoáng sản khác; chế tạo, sửa chữa, phục hồi thiết bị mỏ, phương tiện vận tải và các sản phẩm cơ khí khác; xây dựng các công trình mỏ, công nghiệp, giao thông, dân dụng , đường dây và trạm, vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy, sán xuất vật liệu xây dựng .Bởi vậy, Tài sản cố định ở đây chủ yếu là các máy móc, xe cơ giới, . Ngay từ khi mới thành lập, với nguồn vốn ngân sách cấp công ty đã chú trọng tới việc đầu tư trang bị các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. TSCĐ của công ty được trang bị tương đối đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng. Tính đến ngày 01/01/2009 tổng số vốn cố định của công ty là 234.904.134.645 đồng. Thời gian gần đây, do khối lượng công việc các công trình thi công nhiều, công ty phải trang bị thêm các máy móc thiết bị bằng nguồn vốn tự có của mình hoặc vốn tín dụng và nguồn vốn khác. TSCĐ của công ty chủ yếu được nhập từ các nước: Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga, Đức . Với đặc điểm trên đòi hỏi TSCĐ của công ty phải được quản lý chặt chẽ về mặt giá trị và hiện vật. - Về mặt giá trị: được thực hiện ở phòng tài chính - kế toán của công ty. Phòng tài chính - kế toán trực tiếp lập sổ sách, theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ theo chỉ tiêu giá trị.Tính toán, ghi chép việc trích khấu hao TSCĐ, thu hồi vốn đầu tư để tái đầu tư TSCĐ. - Về mặt hiện vật: Do phòng quản lý vật tư cơ giới trực tiếp lập sổ sách theo dõi ghi chép về công tác cơ giới, vật tư và các tài sản thuộc công ty quản lý. Việc quản lý chặt chẽ TSCĐ đảm bảo cho yêu cầu sản xuất và thi công của toàn công ty được liên tục đạt hiệu quả cao. Mỗi TSCĐ phải được tổ chức theo dõi đến từng xí nghiệp, được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng vật tư thiết bị quản lý và hồ sơ do phòng kế toán quản lý. Đó là toàn bộ các chứng từ có liên quan đến TSCĐ bắt đầu từ khi mua sắm đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán .khi mua sắm, thanh lý, nhượng bán phải lập tờ trình lên Tổng giám đốc công ty phê duyệt. Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ. Tuỳ vào từng loại tài sản mà công ty có quy định việc kiểm kê (TSCĐ định cho khối văn phòng thì kiểm kê một lần vào cuối năm, TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh được kiểm kê định kỳ 6 tháng). Khi tiến hành kiểm kê công ty thành lập ban kiểm kê có đại diện các phòng ban có liên quan. Kiểm kê trực tiếp các đối tượng để xác định số lượng, giá trị thừa hay thiếu, tình trạng kỹ thuật từ đó đưa ra kiến nghị và xử lý. Công ty chỉ thực hiện việc đang giá lại tài sản trong trường hợp: Theo quy dịnh cả nhà nước hoặc tổng giám đốc công ty, góp vốn liên doanh bán hoặc cho thuê (nếu có). Cũng giống như kiểm kê thì việc đánh giá lại TSCĐ công ty cũng thành lập hội đồng đánh giá lại tài sản. sau khi đánh giá lại phải lập biên bản và ghi sổ đầy đủ. 1.3.2. Thủ tục lập chứng từ kế toán TSCĐ ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV Việc mã hoá các chứng từ liên quan đến TSCĐ ở phần mềm kế toán SAS (Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV vẫn sử dụng phần mềm của những năm trước năm 2009) như sau: Thủ tục lập chứng từ kế toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ được quy định trong Quy trình quản lý tài chính của công ty. Cụ thể với một số trường hợp sau: * Khi mua sắm TSCĐ của công ty, bộ phận có nhu cầu cần: - Căn cứ vào kế hoạch mua sắm của công ty. - Viết giấy để xuất mua tài sản cố định. - Trình giám đốc duyệt và tiến hành mua sắm theo quy định (đấu thầu, chào giá, cạnh tranh .) - Lập biên bản giao nhận tài sản cố định thành 3 liên: + Một liên giao cho bên giao. + Một liên giao cho bộ phận nhận. + Một liên giao cho kế toán tài sản cố định để theo dõi. * Khi điều chuyển từ đơn vị khác kế toán căn cứ trên: - Quyết định điều chuyển. - Hoá đơn chứng từ liên quan. - Lập biên bản giao nhận tài sản cố định thành 3 liên: + Một liên giao cho bên giao. + Một liên giao cho bộ phận nhận. + Một liên giao cho kế toán tài sản cố định để theo dõi. * Khi thanh lý tài sản cố định kế toán cần có: - Quyết định thanh lý tài sản cố định. - Biên bản thanh lý, đánh giá kỹ thuật. - Đấu thầu. - Phê duyệt kết quả đấu thầu. - Hợp đồng kinh tế. - Hoá đơn GTGT. - Lập biên bản giao nhận thành 3 liên: + Một liên giao cho bên giao. + Một liên giao cho bộ phận nhận. + Một liên giao cho kế toán tài sản cố định để theo dõi. - Trong các biên bản phải ghi rõ đầy đủ nội dung và chuyển cho các bộ phận giao nhận quản lý sử dụng ký. - Kế toán thảo quyết định tăng, giảm tài sản cố định và vốn cố định. Chuyển kế toán trưởng ký. - Trình giám đốc ký duyệt. - Biên bản giao nhận này phải chuyển cho phòng tài chính - kế toán trong vòng 3 ngày sau khi các bên giao nhận đã ký đầy đủ. - Sau khi nhận biên bản giao nhận tài sản, kế toán phải lập thẻ tài sản cố định (theo mẫu 02- TSCĐ) cho từng tài sản và ghi sổ tài sản cố định các tài sản mua mới, điều chuyển. Yêu cầu: + Ghi rõ nội dung trên thẻ một cách đầy đủ, rõ ràng. + Chuyển kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt. + Tài sản cố định mua mới được điều chuyển hạch toán tính khấu hao theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC. - Sau khi đã hoàn tất các thủ tục bộ phận nào sử dụng tài sản cố định thì phải ký nhận quản lý sử dụng trên thẻ tài sản cố định do phòng TCKT lập và theo dõi. * Sửa chữa tài sản cố định - Nếu là sửa chữa lớn thì phải căn cứ vào kế hoạch sửa chữa lớn hàng năm được tổng công ty phê duyệt. - Các bộ phận có TSCĐ bị hỏng cần sửa chửa phải: + Viết đề xuất trình giám đốc duyệt. + Phòng quản lý cơ giới vật tư kiểm tra, phòng kinh tế kế hoạch xác định giá soạn thảo và trình ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ theo quy định: bộ phận quản lý TSCĐ tiến hành mang đi sửa chữa. + Khi sửa chữa xong lập đầy đủ thủ tục hồ sơ sửa chữa TSCĐ hoàn thành gồm: Biên bản nghiệm thu kỹ thuật và có chữ ký xác nhận của bên nhận sửa chữa. Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý HĐKT. + Chuyển kế toán trưởng ký. + Trình giám đốc duyệt. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 1.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than. 1.3. Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 1.3.1. Tình hình chung về quản lý tài sản cố định ở Công ty Cổ phần Than