Đang tải... (xem toàn văn)
Hàng năm, trong quá trình lưu trữ, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác tư liệu, phát hiện những tư liệu cần tu bổ, phục chế từng phần hay phục chế toàn phần để đưa vào kế h[r]
(1)BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
-
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
-
Số: /2017/TT-BTNMT Hà Nội, ngày tháng năm 2017 DỰ THẢO
THÔNG TƯ
QUY ĐỊNH KỸ THUẬT THU NHẬN, BẢO QUẢN, LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn Luật Khí tượng Thủy văn số 90/2015/QH13 ngày 23 tháng 11 năm 2015;
Căn Nghị định số 38/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Khí tượng Thủy văn;
Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ;
Căn Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2008 Chính phủ việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng liệu tài nguyên môi trường;
Xét đề nghị Tổng Cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn, Vụ Trưởng Vụ Pháp chế; Bộ Trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường quy định:
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh
Thông tư quy định kỹ thuật thu nhận, bảo quản, lưu trữ khai thác tư liệu khí tượng thủy văn (KTTV)
Điều Đối tượng áp dụng
Thông tư áp dụng tổ chức, quan, cá nhân thực công tác thu nhận, chỉnh lý, lưu trữ, bảo quản khai thác tư liệu KTTV phạm tồn quốc
Điều Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, từ ngữ hiểu sau:
1.Tư liệu lưu trữ tư liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ
Tư liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp
2 Tư liệu KTTV: số liệu, liệu thu thập từ cơng trình KTTV, hoạt động KTTV xử lý, lưu trữ vật mang tin khác như: giấy, đĩa, băng từ
3 Tư liệu KTTV gốc (gọi tắt tư liệu gốc): tư liệu phương tiện đo, người quan trắc kết hợp phương tiện đo với người thu thập ghi nhận vật mang tin phổ thông, đại trình quan trắc, điều tra, khảo sát KTTV
(2)7 Lưu trữ hành: lưu trữ tạm thời tư liệu hành tư liệu lưu trữ quan, đơn vị chưa đến hạn nộp vào lưu trữ chuyên ngành
8 Kho lưu trữ tư liệu KTTV (gọi tắt kho lưu trữ): nơi có đủ tiêu chuẩn theo quy định Nhà nước để lưu giữ lâu dài, an toàn tuyệt đối tổ chức thực nghiệp vụ giao nộp, lưu trữ, bảo quản khai thác tư liệu KTTV
9 Phông lưu trữ tư liệu KTTV tư liệu KTTV hình thành trình hoạt động KTTV đưa vào bảo quản kho lưu trữ định
10 Chỉnh lý tư liệu KTTV lưu trữ việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tư liệu KTTV hình thành hoạt động khí tượng thủy văn
11 Đơn vị bảo quản (ĐVBQ): đơn vị phân loại phạm vi phông lưu trữ Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV tư liệu có nội dung liên quan với lập thành kho lưu trữ tư liệu KTTV Đơn vị bảo quản có số lưu trữ riêng
12 Xác định giá trị tư liệu việc đánh giá giá trị tư liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tư liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tư liệu hết giá trị
13 Tính pháp lý tư liệu tư liệu hay kèm theo tư liệu để xác định tư liệu có đủ điều kiện để đưa vào lưu trữ khai thác theo quy định pháp luật
14 Trạng thái vật lý tư liệu hình thức, chất lượng vật mang tin Chương II
GIAO NỘP VÀ THU NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN Điều Danh mục tư liệu khí tượng thủy văn giao nộp
1 Tư liệu quan trắc, khảo sát khí tượng thủy văn (Chi tiết phụ lục II Thông tư này) Tư liệu dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn bao gồm:
a) Bản tin dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn;
b) Sản phẩm mơ hình dự báo khí tượng thủy văn; c) Biểu đồ, đồ, ảnh thu từ vệ tinh;
d) Thông báo tình hình khí tượng thủy văn;
đ) Thơng tin, tư liệu thu từ tổ chức quốc tế, cá nhân nước ngồi; e) Thơng tin, tư liệu thiên tai khí tượng thủy văn
3 Tư liệu hồ sơ kỹ thuật trạm giấy phép dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn gồm: a) Hồ sơ kỹ thuật trạm, cơng trình, phương tiện đo khí tượng thuỷ văn;
b) Hồ sơ cấp, gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép hoạt động dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn; c) Hồ sơ kỹ thuật trạm giám sát biến đổi khí hậu
4 Bộ tư liệu biến đổi khí hậu gồm: a) Bộ chuẩn khí hậu quốc gia; b) Kết đánh giá khí hậu quốc gia; c) Kịch biến đổi khí hậu;
d) Thơng tin, tư liệu phát thải khí nhà kính hoạt động kinh tế - xã hội có liên quan đến phát thải khí nhà kính;
đ) Thơng tin, tư liệu tác động thiên tai khí tượng thủy văn biến đổi khí hậu đến tài ngun, mơi trường, hệ sinh thái, điều kiện sống hoạt động kinh tế - xã hội
5 Tư liệu nghiên cứu khoa học, chương trình, dự án khí tượng thủy văn gồm:
(3)d) Kế hoạch kết thực tác động vào thời tiết
6 Tư liệu văn quy phạm pháp luật khí tượng thủy văn gồm:
a) Văn quy phạm pháp luật khí tượng thủy văn, giám sát biến đổi khí hậu;
b) Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật khí tượng thủy văn, giám sát biến đổi khí hậu;
c) Quy trình kỹ thuật, hướng dẫn kỹ thuật khí tượng thủy văn, giám sát biến đổi khí hậu; d) Thơng tin, tư liệu hoạt động bảo vệ tầng ô-zôn quản lý chất làm suy giảm tầng ơ-zơn Điều 5: Quy trình giao nộp thu nhận tư liệu KTTV
Thực theo phụ lục III Thông tư Chương III
LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN Mục CHỈNH LÝ LƯU TRỮ
Điều Xác định giá trị tư liệu thời hạn lưu trữ Xác định giá trị lưu trữ
Các loại tư liệu KTTV có giá trị lưu trữ bao gồm:
a) Tư liệu KTTV có tính lịch sử thu thập trước 1945 miền Bắc trước 1975 miền Nam;
b) Tư liệu trạm khí tượng thủy văn thu thập vào thời kỳ liên quan đến việc bảo vệ chủ quyền quốc gia, tư liệu trạm khí tượng thủy văn nước nằm sát biên giới Việt Nam với nước láng giềng, đảo thuộc chủ quyền nước ta;
c) Tư liệu KTTV thu thập theo quy trình, quy phạm kỹ thuật, đánh giá chất lượng đưa vào lưu trữ;
d) Tư liệu KTTV tài liệu có liên quan thu thập qua hợp tác, trao đổi quốc tế; đ) Tư liệu hồ sơ kỹ thuật trạm giấy phép dự báo, cảnh báo khí tượng thủy văn ;
e) Các loại văn quy phạm pháp luật, quy trình, quy phạm hướng dẫn nghiệp vụ, mã luật chuyên môn, ấn phẩm khí tượng thủy văn xuất bản;
ê) Các chương trình nghiên cứu khoa học đề tài, dự án từ cấp Bộ trở lên; g) Các quy chế nghiệp vụ, an toàn lao động;
2 Thời hạn lưu trữ
a) Thời hạn bảo quản tư liệu KTTV thực Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 Bộ Trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tư liệu chuyên ngành tài nguyên môi trường;
b) Tư liệu KTTV loại khơng có Thơng tư trước đưa vào lưu trữ phải đánh giá giá trị tư liệu xác định thời hạn bảo quản theo Luật Lưu trữ;
Điều Quy trình chỉnh lý lưu trữ tư liệu KTTV Thực theo phụ lục IV Thông tư Mục BẢO QUẢN TƯ LIỆU LƯU TRỮ Điều Yêu cầu hệ thống kho lưu trữ
Địa điểm, quy mô thông số kỹ thuật kho lưu trữ đạt yêu cầu, tiêu chuẩn theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Trưởng Bộ Nội vụ; Hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng theo phụ lục V Thông tư
Điều Các loại thiết bị bảo quản
(4)a) Đo nhiệt độ, độ ẩm;
b) Quạt thơng gió, máy điều hịa khơng khí; c) Máy hút ẩm;
d) Dụng cụ làm vệ sinh
Điều 10 Các biện pháp bảo quản Chống ẩm
a) Biện pháp thơng gió;
b) Máy hút ẩm, điều hịa khơng khí Chống nấm mốc
a) Thường xuyên làm vệ sinh tư liệu, phương tiện bảo quản kho tàng;
b) Khi phát nấm mốc, phải cách ly khối tư liệu thực biện pháp chống nấm mốc
3 Chống côn trùng
a) Tư liệu trước nhập kho phải khử trùng, có phịng kho chun dùng để khử trùng tư liệu; b) Toàn kho tư liệu phải khử trùng định kỳ 03 (ba) năm 01 (một) lần Trong thời gian 02 (hai) lần khử trùng, phát kho có trùng phải tổ chức khử trùng trước thời hạn quy định
4 Chống mối
Việc phòng, chống mối phải tiến hành xử lý bắt đầu xây kho lưu trữ Phải thường xuyên kiểm tra kho, thấy mối xuất phải liên hệ với quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý
5 Chống chuột
Phải hạn chế tối đa khả xâm nhập chuột vào kho, cần lưu ý kiểm tra phương tiện mà chuột dễ xâm nhập
6 Khử trùng tư liệu
Khi cần thiết phải tiến hành khử trùng tư liệu, cách dùng số hóa chất như:
thymol(C12H2O) dạng tinh thể, bay nhiệt độ 400C Etleneaxit(C4H7O ), Formaldehit(HCHO) Thực vệ sinh kho lưu trữ theo quy trình phụ lục VI Thơng tư
Mục PHỤC CHẾ TƯ LIỆU Điều 11 Khảo sát tư liệu
Hàng năm, trình lưu trữ, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản phục vụ khai thác tư liệu, phát tư liệu cần tu bổ, phục chế phần hay phục chế tồn phần để đưa vào kế hoạch cơng tác quan, đơn vị
Điều 12 Tu bổ, phục chế phần
1 Tu bổ, phục chế phần việc tu bổ, phục chế trang tư liệu phần nhỏ nội dung đơn vị bảo quản tư liệu KTTV
2 Vá, dán tư liệu áp dụng trang tư liệu cịn ngun chữ số khơng bị tẩy xóa gạch bỏ nhiều, nhịe mực, ẩm ướt; giấy có trạng thái vật lý tốt, bị rách có lỗ thủng bề mặt không chứa đựng thông tin
3 Không dùng biện pháp bồi tư liệu KTTV cần tu bổ, phục chế
4 Tu bổ, phục chế phần công tác nghiệp vụ thường xuyên phận trực tiếp làm công tác lưu trữ
(5)1.Phục chế toàn phần áp dụng trường hợp tư liệu bị hư hỏng nhiều, nguyên thông tin có trang tư liệu cũ sang trang tư liệu với giấy tốt, mực tốt, bảo đảm tư liệu khơng bị hư hỏng 20 năm
2.Quy trình phục chế tồn phần thực theo phụ lục IX Thông tư Điều 14 Phục chế tồn phần tư liệu máy tính
Phục chế tồn phần tư liệu KTTV máy tính phải đáp ứng yêu cầu chất lượng kỹ thuật Để bảo đảm chất lượng số liệu phục chế cần xây dựng phần mềm cho loại tư liệu Các phần mềm phục chế phải Hội đồng khoa học thông qua Bảng số liệu phải mẫu biểu trước phục chế Số liệu nhập theo chương trình phục chế phải lưu trữ vật mang tin điện tử bảo quản theo hướng dẫn
Mục TIÊU HỦY TƯ LIỆU
Điều 15 Xác định tư liệu cần tiêu hủy
1 Những tư liệu KTTV hết thời hạn bảo quản cần mang tiêu hủy Những tư liệu bị hỏng côn trùng, hỏa hoạn… phục chế Những tư liệu trùng thừa
Điều 16 Thủ tục tiêu hủy tư liệu KTTV
1 Lập danh mục tư liệu cần tiêu hủy, trình cấp có thẩm quyền xem xét danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy thành lập “Hội đồng tiêu hủy”
2 Nhiệm vụ Hội đồng tiêu hủy
Kiểm tra danh mục tư liệu cần tiêu hủy đơn vị trình theo nội dung sau:
a) Xác định tư liệu thừa cần tiêu hủy cách đối chiếu trực tiếp với tư liệu loại lưu trữ; b) Xác định tư liệu bị phá hủy côn trùng, hỏa hoạn phục chế được;
c) Khi hồn tất cơng việc nêu trên, thành viên Hội đồng ký viết rõ họ, tên vào biểu danh mục kiểm tra;
d) Trước tiêu hủy, chứa thông tin tư liệu cần tiêu hủy phải cắt rời, cho mảnh chứa thơng tin khơng cịn ý nghĩa;
đ) Hình thức tiêu hủy cấp có thẩm quyền định Hình thức tốt đưa vào sở sản xuất giấy;
e) Đảm bảo thông tin tư liệu tiêu hủy hết lập thành biên Lập hồ sơ tư liệu tiêu hủy
Hồ sơ tiêu hủy phải bảo quản quan, tổ chức có tư liệu tiêu hủy 20 năm, kể từ ngày tiêu hủy
4 Tổ chức thực tiêu hủy Lưu lập hồ sơ việc tiêu hủy
a) Tờ trình việc tiêu huỷ tư liệu hết giá trị;
b) Danh mục tư liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh tư liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tư liệu;
d) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tư liệu (nếu quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tư liệu);
đ) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tư liệu hết giá trị; e) Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tư liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tư liệu hết giá trị;
h) Biên việc tiêu huỷ tư liệu hết giá trị; i) Các tư liệu có liên quan khác
(6)Điều 17 Nguồn gốc tư liệu điện tử khí tượng thủy văn Số hóa tư liệu chương trình nhập liệu khác
2 Tư liệu phục chế chương trình phục chế máy tính
3 Chụp ảnh, scan tư liệu KTTV để lưu giữ dạng file ảnh kỹ thuật số Số liệu từ thiết bị đo tự động
Điều 18 Số hóa tư liệu KTTV
1 Tư liệu giấy KTTV cần số hóa để thuận lợi cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Quy trình số hóa hóa tư liệu KTTV thực theo phụ lục VIII Thông tư
Điều 19 Chỉnh lý tư liệu điện tử khí tượng thủy văn Đọc báo cáo để tiếp nhận sản phẩm
2 Phân loại tư liệu theo thành phần phông lưu trữ tư liệu KTTV, loại tư liệu theo năm, tháng hình thành tư liệu
3 Vào sổ nhập liệu
4 Ghi đĩa lưu trữ dán nhãn ghi thông tin tư liệu
5 Xây dựng sở liệu theo thành phần phông lưu trữ tư liệu KTTV, loại tư liệu theo năm tháng hình thành (nếu có)
Đối với tư liệu quan trắc thuộc khoản Điều Thông tư cần thực hiện: a) Xây dựng sở liệu không gian ;
b) Xây dựng sở liệu thuộc tính (phi không gian);
6 Cập nhật liệu công cụ tra cứu (giấy, phần mềm) Cập nhật liệu mạng thông tin điện tử
8 Lập báo cáo chỉnh lý tư liệu số hóa
Điều 20 Yêu cầu chung lưu trữ bảo quản tư liệu điện tử
1 Hệ thống quản lý tư liệu điện tử phải bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để tư liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, tồn vẹn, qn, an tồn thơng tin, có khả truy cập từ tư liệu tạo lập
2 Tư liệu lưu trữ điện tử phải chuyển đổi theo công nghệ phù hợp
3 Lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử phải ṭhường xuyên kiểm tra, lưu để bảo đảm an tồn, tính tồn vẹn, khả truy cập tư liệu lưu trữ điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ thuận lợi phải bảo đảm không thay đổi nội dung tư liệu
4 Phương tiện lưu trữ tư liệu điện tử phải bảo quản mơi trường lưu trữ thích hợp
5 Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ khai thác tư liệu lưu trữ điện tử thực tư liệu lưu trữ vật mang tin khác
6 Phương tiện lưu trữ tư liệu điện tử thuộc danh mục tư liệu bí mật nhà nước hạn chế sử dụng không kết nối sử dụng mạng diện rộng
7 Bảo đảm an toàn sở liệu; bảo mật liệu; khôi phục hệ thống, dịch vụ nội dung liệu bị hư hỏng nguy tự nhiên người gây ra; bảo đảm an tồn máy tính an toàn mạng; liệu sở liệu, liệu đường truyền lưu phục hồi phải bảo vệ với giải pháp mã hóa liệu
8 Tư liệu điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quyền, thủ tục tư liệu lưu trữ vật mang tin khác hết giá trị; việc hủy tư liệu lưu trữ điện tử phải thực toàn hồ sơ thuộc danh mục tư liệu hết giá trị phê duyệt phải bảo đảm thông tin bị hủy khôi phục lại
Điều 21 Các biện pháp bảo quản tư liệu điện tử khí tượng thủy văn
(7)2 Điều kiện kỹ thuật bảo quản: Để bảo quản vật mang tin điện tử, vật tư lưu trữ điện tử cần lưu giữ phòng có điều hịa nhiệt độ, bảo đảm đầy đủ điều kiện kỹ thuật tiêu chuẩn quy định:
- Nhiệt độ: 00C – 250C ; - Độ ẩm: 40% - 60%;
- Không để tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời Tổ chức lưu định kỳ theo quy định
Chương IV
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN Điều 22 Công bố danh mục tư liệu
1 Hàng năm, thực cập nhật danh mục KTTV thông tin tư liệu KTTV
2 Thực công bố danh mục tư liệu KTTV thông tin tư liệu phương tiện thông tin, Internet, Trang/Cổng thông tin điện tử quan Trung ương địa phương Điều 23 Khai thác sử dụng tư liệu KTTV
Quy trình khai thác tư liệu KTTV thực theo phụ lục X Thông tư Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 24: Trách nhiệm thi hành
1.Tổng cục Khí tượng Thủy văn có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực Thông tư
2.Trong q trình thực có khó khăn, vướng mắc tổ chức, quan, cá nhân phản ánh Bộ Tài nguyên Môi trường xem xét giải
Điều 25 Điều khoản thi hành
Thơng tư có hiệu lực thi hành từ ngày tháng năm
FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN