Quy trình quản lý công nợ phải thu khách hàng và đánh giá các chỉ tiêu liên quan của công ty TNHH MTV xăng dầu an giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN CỦA CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG NGUYỄN THỊ KIM HƯƠNG MSSV: DTC141886 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP An Giang, tháng năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN CỦA CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG NGUYỄN THỊ KIM HƯƠNG MSSV: DTC141886 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP GVHD: THs NGUYỄN THỊ KIM ANH An Giang, tháng năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP MỤC LỤC Trang MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC BẢNG iii DANH MỤC CÁC HÌNH iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v LỊCH LÀM VIỆC GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG 2.1 Lịch sử hình thành phát triển 2.1.1 Quá trình hình thành 2.1.2 Quá trình phát triển 2.2 Cơ cấu tổ chức 2.3 Nhân 2.4 Quy mô công ty 2.5 Hiệu hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang 2.6 Thuận lợi, khó khăn định hướng 2.6.1 Thuận lợi 2.6.2 Khó khăn 2.6.3 Định hướng 10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG 10 3.1 Quy trình quản lý công nợ phải thu khách hàng đánh giá hiệu công nợ phải thu khách hàng công ty 10 3.1.1 Quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng 10 3.1.1.1 Kế tốn cơng nợ phải thu 12 3.1.1.2 Thu tiền từ khách hàng 13 3.1.1.3 Bù trừ công nợ khách hàng 13 3.1.2 Đánh giá hiệu công nợ phải thu khách hàng công ty 14 3.1.2.1 Cơ cấu khoản phải thu 14 3.1.2.2 Chỉ tiêu đo lường khoản phải thu 17 i 3.2 Môi trường làm việc Công ty TNHH MTV XĂNG dầu An Giang 17 3.2.1 Nội quy quy tắc 17 3.2.2 Cơ sở hạ tầng 18 3.3 Nhận xét 19 3.3.1 Đánh giá quy trình quản lý công nợ phải thu khách hàng Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang 19 3.3.2 Đánh giá môi trường làm việc Phịng Tài – Kế tốn 19 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 20 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 20 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 21 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố 21 6.2 Những kỹ học hỏi sau thực tập 22 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy từ phịng Tài Chính – Kế Tốn 23 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang 24 ii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1: Nội dung lịch làm việc Bảng 2: Các tiêu đo lường hiệu kinh doanh công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang Bảng 3: Cơ cấu khoản phải thu công ty 14 Bảng 4: Sự tăng trưởng dư nợ phải thu công ty 15 Bảng 5: Các tiêu đo lường khoản phải thu công ty 17 Bảng 6: Trang thiết bị Phòng Tài – Kế tốn 18 iii DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Sơ đồ thể cấu tổ chức công ty Hình 2: Sơ đồ thể quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng Công ty TNHH Xăng dầu An Giang 10 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH MTV: Trách nhiệm hữu hạn thành viên; CH: Cửa hàng; CB, CNV: Cán bộ, công nhân viên; CHXD: Cửa hàng xăng dầu; DN: Doanh nghiệp; ROS: Tỷ suất sinh lời doanh thu; ROA: Tỷ suất sinh lời tổng tài sản; ROE: Tỷ suất sinh lời vốn chủ sở hữu v LỊCH LÀM VIỆC Bảng 1: Nội dung lịch làm việc Tuần Ngày/tháng Nội dung thực Chủ động tìm hiểu đơn vị 22/1/2018 – thực tập (tổ chức 28/1/2018 hành chính, nhân sự) Báo cáo thực trạng Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang Được phân cơng vào phịng Tài – Kế tốn 29/1/2018 – cơng ty, 4/2/2018 phận Kế Tốn Cơng nợ, tiếp cận quan sát quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng đánh giá tiêu liên quan Ý kiến GVHD 13/1/2018, 8h15 tầng thư viện SV phổ biến kế hoạch làm việc viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Chữ ký GVHD Thực công việc phân công xếp hóa đơn, đối chiếu 26/2/2018 – biên bù trừ công nợ phải thu 4/3/2018 khách hàng Củng cố kiến thức thực tập 5/3/2018 – 11/3/2018 Học hỏi kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp thực tập 13/3/2018, 16h Bộ môn TC-KT SV chủ động liên hệ GV, đến giờ, tác phong chuẩn mực, thực tập nghiêm túc, nắm phương pháp viết báo cáo Tích lũy kinh nghiệm, học 12/3/2018 – thực tiễn 18/3/2018 thực tập Công ty TNHH MTV Xăng dầu Tuy nhiên SV nên chủ An Giang động việc báo cáo tiến độ gửi phần báo cáo viết Chi tiết kết cơng việc 19/3/2018 – mà 25/3/2018 đóng góp Cơng ty TNHH MTV Nộp nháp quy định SV chủ động liên hệ GV hẹn gặp sửa nháp, gặp ngày Quản lý khách hàng Bước : Cập nhật khách hàng Các phận có nhu cầu cập nhật khách hàng làm yêu cầu cập nhật khách hàng gửi cho phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục khách hàng hệ thống Bước 2: Phân tích yêu cầu khách hàng Bộ phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng phân tích yêu cầu thêm hay sửa đổi: + Đối với yêu cầu thêm thực kiểm tra thông tin khách hàng + Đối với nhu cầu sửa thực kiểm tra thơng tin khách hàng hệ thống Bước 3: Kiểm tra thông tin khách hàng Bộ phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng kiểm tra xem khách hàng danh mục đối tượng (khách hàng) có giao dịch với cơng ty trước hay khơng + Nếu khách hàng có giao dịch với cơng ty trước thơng báo cho phịng, ban u cầu cập nhật khách hàng + Nếu Khách hàng chưa có giao dịch với cơng ty trước phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng tạo khách hàng danh mục đối tượng (khách hàng) hệ thống công ty Bước 4: Tạo nhà cung cấp Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống thông tin khách hàng công ty Bước 5: Trả lời mã cho phòng, ban yêu cầu Bộ phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng thông báo mã khách hàng tồn cho phận có nhu cầu cập nhật khách hàng Bước 6: Kiểm tra thông tin khách hàng hệ thống Bộ phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng kiểm tra thông tin, liệu khách hàng danh mục đối tượng (khách hàng) phát sinh giao dịch với cơng ty Bước 7: Phân tích thay đổi cập nhật Bộ phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng đối chiếu thông tin, liệu khách hàng danh mục đối tượng (khách hàng) phát sinh giao dịch với công ty để tiến hành phân tích xem sửa đổi khách hàng có ảnh hưởng đến hệ thống, có khả thực việc sửa đổi cập nhật hay không + Nếu có ảnh hưởng thực cập nhật thơng tin khách hàng vào hệ thống 11 + Nếu không ảnh hưởng trả lời mã khách hàng cho phận có nhu cầu cập nhật khách hàng Bước 8: Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống Bộ phận phụ trách quản lý hệ thống khách hàng tiến hành cập nhật thông tin khách hàng vào danh mục đối tượng (khách hàng) hệ thống cơng ty 3.1.1.1 Kế tốn cơng nợ phải thu Bước 1: Đề nghị ghi nhận công nợ Bộ phận, đơn vị có phát sinh cơng nợ làm u cầu đề nghị ghi nhận với Kế tốn cơng nợ Bước 2: Kiểm tra đề nghị ghi nhận công nợ phận, đơn vị có phát sinh cơng nợ Kế tốn cơng nợ kiểm tra hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện để mua hàng cơng nợ hay không, giao dịch bên bán hàng lập hệ thống chưa + Nếu giao dịch bên bán hàng lập hệ thống khơng kế tốn cơng nợ phải thơng báo cho đơn vị, phận đề nghị ghi nhận công nợ + Nếu giao dịch bên bán hàng lập hệ thống kế tốn cơng nợ kiểm tra khách hàng có khoản phải trả trước hay khơng Bước 3: Thơng báo cho đơn vị, phận đề nghị Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ gốc chưa hợp lệ, kế tốn cơng nợ có trách nhiệm báo với phận, đơn vị yêu cầu ghi nhận để xem xét giải Bước 4: Kiểm tra khách hàng có khoản phải trả trước hay khơng Kế tốn cơng nợ kiểm tra xem khách hàng có khoản phải trả trước hay khơng (hóa đơn, báo có, phiếu kế tốn,…) + Nếu khách hàng có khoản trả trước cho cơng ty kế tốn cơng nợ chọn chứng từ phù hợp đề thực việc toán cho khách hàng + Nếu khách hàng khơng có khoản trả trước cho cơng ty kế tốn cơng nợ theo dõi cơng nợ phải thu khách hàng Bước 5: Chọn chứng từ tốn Kế tốn cơng nợ xác định chứng từ trả trước khách hàng cho giao dịch khách hàng với cơng ty (hóa đơn, báo có, phiếu kế tốn,…) Bước 6: Theo dõi cơng nợ khách hàng Kế tốn cơng nợ theo dõi cơng nợ khách hàng phát sinh hàng ngày hệ thống công ty 12 3.1.1.2 Thu tiền từ khách hàng Bước 1: Thông báo nộp tiền đến khách hàng công ty có cơng nợ phải thu Bộ phận, đơn vị có nhu cầu nộp tiền thơng báo thu tiền cho kế tốn cơng nợ Bước 2: Lập giao dịch thu tiền Kế tốn cơng nợ tiến hành lập giao dịch thu tiền hệ thống công ty (phiếu thu, báo có,…) Bước 3: Phân loại giao dịch khách hàng với cơng ty Kế tốn cơng nợ phân loại giao dịch khách hàng với công ty để kiểm tra trách hàng trả trước hay thu tiền công nợ khách hàng khách hàng + Nếu khách hàng có khoản trả trước cho cơng ty kế tốn cơng nợ xác định hóa đơn cho việc tốn khách hàng cơng ty + Nếu khách hàng tốn cho cơng ty kế tốn cơng nợ in phiếu thu tiền khách hàng Bước 4: Xác định hóa đơn tốn Kế tốn cơng nợ xác định chứng từ trả trước phù hợp cho giao dịch khách hàng với cơng ty (hóa đơn, phiếu thu, báo có,…) Bước 5: In phiếu thu Kế tốn cơng nợ in phếu thu tiền khách hàng lấy xác nhận bên liên quan (phiếu thu, báo có,…) Bước 6: Nhập vào quỹ cơng ty Thủ quỹ nhập số tiền thu khách hàng vào quỹ công ty 3.1.1.3 Bù trừ công nợ khách hàng Bước 1: Đề nghị bù trừ công nợ Bộ phận, đơn vị có nhu cầu tốn cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị bù trừ công nợ Bước 2: Kiểm tra biên bù trừ công nợ Kế tốn cơng nợ kiểm tra đề nghị, kiểm tra thơng tin phịng ban giấy tờ liên quan + Nếu giấy tờ không hợp lệ kế tốn cơng nợ thơng báo cho phận, đơn vị đề nghị + Nếu giấy tờ hợp lệ kế tốn cơng nợ cập nhật giao dịch bù trừ công nợ vào hệ thống công ty Bước 3: Trả lời cho phận, đơn vị đề nghị Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục liên quan cho việc lập bù trừ công nợ không hợp lệ, kế tốn cơng nợ có trách nhiệm thơng báo cho đơn vị, phận đề nghị bù trừ công nợ 13 Bước 4: Cập nhật giao dịch bù trừ cơng nợ Kế tốn cơng nợ tiến hành lập giao dịch bù trừ công nợ hệ thống công ty theo dõi duyệt chứng từ liên quan ( phiếu bù trừ công nợ) Bước 5: Xác định hóa đơn tốn Kế tốn cơng nợ xác định hóa đơn tốn thực giao dịch bù trừ công nợ (phiếu chi, ủy nhiệm chi, phiếu kế toán…) Bước 6: Duyệt chứng từ Kế toán trưởng người ủy quyền dựa vào chứng từ bù trừ mà kế tốn cơng nợ lập, sau kế tốn trưởng kiểm tra thông tin để duyệt chứng từ (phiếu bù trừ công nợ) + Nếu thông tin chứng từ hợp lệ kế tốn trưởng duyệt kế tốn cơng nợ tiến hành theo dõi cơng nợ hệ thống công ty + Nếu kế tốn trưởng xem xét thơng tin chứng từ khơng hợp lệ khơng duyệt chứng từ kế tốn cơng nợ phải kiểm tra lại biên bù trừ công nợ xem xét khoản không hợp lệ để giải sửa đổi Bước 7: Theo dõi cơng nợ cơng ty Kế tốn cơng nợ tiếp tục theo dõi công nợ phải thu khách hàng hệ thống công ty Đánh giá hiệu công nợ phải thu khách hàng công ty 3.1.2.1 Cơ cấu khoản phải thu 3.1.2 Bảng 3: Cơ cấu khoản phải thu cơng ty Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Phải thu khách hàng Trả trước cho người bán Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 12.444.980.280 23.012.143.442 23.296.847.711 232.318.249 56.076.437 1.036.718.437 0 2.121.190.434 2.739.456.207 2.630.282.503 Tổng khoản phải thu 14.798.488.963 25.807.676.086 26.963.848.651 Phải thu nội Phải thu khác (Nguồn: Báo cáo tài 2015;2016; 2017) 14 Bảng 4: Sự tăng trưởng dư nợ phải thu cơng ty Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu 2016/2015 Giá trị 2017/2016 Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % Phải thu khách hàng 10.567.163.162 84,91 284.704.269 1,24 Trả trước người bán (176.241.812) (75,86) 980.640.000 1.784,76 Phải thu nội 0 0 618.265.773 29 (109.173.704) (3,99) Phải thu khác (Nguồn: Báo cáo tài 2015;2016; 2017) Từ bảng số liệu cho thấy khoản phải thu công ty tăng không qua năm chiếm tỷ trọng lớn khoản phải thu khách hàng  Phải thu khách hàng Năm 2016, doanh thu giảm 16,75% khoản phải thu lại tăng 84,91% so với năm 2015, mức độ tăng khoản phải thu nhanh mức độ tăng doanh thu thuần, mức tăng đột biến Mức độ tăng khoản phải thu đột biến phần lớn khoản phải thu khách hàng năm 2016 tăng gần lần so với năm 2015 Năm này, việc kinh doanh cơng ty gặp khó khăn giá xăng có xu hướng giảm nhiều so với năm 2015, bên cạnh cơng ty tránh bị thua lỗ giá xăng giảm chi phí vận chuyển cao phần doanh thu việc bán xăng, dầu nên công ty hạn chế việc nhập xăng, dầu làm cho lượng xăng dầu cung cấp cho cửa hàng, đại lý bán lẻ không nhiều năm 2015 Mặt khác, công ty chủ yếu cung cấp xăng, dầu cho cửa hàng trực thuộc nên việc giá xăng giảm làm cho cửa hàng trực thuộc hạn chế việc nhập xăng, dầu không đủ tiền để tốn tức thời cho cơng ty, dẫn đến khoản phải thu khách hàng năm 2016 tăng cao so với năm 2015 Năm 2017, doanh thu tăng 13,76% khoản phải thu tăng 1,24% so với năm 2016 Doanh thu tăng chủ yếu so với năm 2016 giá dầu thô giới tăng so với kỳ năm 2016, sản lượng xuất bán xăng, dầu nội địa cơng ty tăng Ngồi lĩnh vực kinh doanh xăng, dầu, cơng ty cịn kinh doanh vào lĩnh vực gas, kho, nước giặt đạt doanh thu cao kỳ năm 2016 Bên cạnh đó, cơng ty đẩy mạnh việc phát triển hệ thống bán hàng trực tiếp (bán lẻ) nên doanh thu tăng nhờ phần vào doanh số bán lẻ Cũng doanh thu thuần, khoản phải thu khách hàng năm 2017 tăng nhẹ so với năm 2016, khoản phải thu tăng cửa hàng trực thuộc nhập hàng nhiều 15 Nhìn chung, khoản phải thu khách hàng tăng qua năm điều cho biết hiệu hoạt động kinh doanh công ty, khoản phải thu khách hàng tăng việc hoạt động kinh doanh cơng ty tốt, có nhiều đơn đặt hàng sỉ lẻ vào ngày cuối năm làm cho doanh thu tăng lên khoản phải thu tăng; cơng tác đẩy mạnh tốn khách hàng việc thực hợp đồng; công ty mở động địa bàn hoạt động góp phần làm cho việc hoạt động kinh doanh khoản phải thu công ty  Trả trước người bán Khoản trả trước cho người bán năm 2016 56.076.437 đồng giảm 75,85% so với năm 2015 chiếm 0,22% tổng khoản phải thu Năm 2017 trả trước cho người bán tăng 980.642.000 đồng tương ứng với 1.748,76% so với năm 2016 chiếm tỷ trọng 3,84% tổng khoản phải thu Khoản trả trước người bán tăng không qua năm Năm 2017, trả trước người bán tăng đột biến chủ yếu giá xăng, dầu thô tăng với công ty đẩy mạnh việc phát triển hệ thống bán hàng trực tiếp nên công ty phải ký nhiều hợp đồng nhập xăng, dầu thô Thông thường khoản trả trước dùng để thu mua xăng dầu, dầu nhớt, nước giặt từ nhà cung cấp để thực hợp đồng hạn cơng ty có nhiều đơn đặt hàng để đảm bảo người bán cung cấp đủ hàng cho công ty để phục vụ cho việc kinh doanh, điều kiện để cơng ty ràng buộc nhà cung cấp phải cung ứng đủ hàng trường hợp có biến động xảy  Phải thu khác Trong khoản phải thu khoản phải thu khác chiếm tỷ trọng tương đối cao Năm 2016, khoản phải thu khác tăng 29% so với năm 2015, phải thu khác tăng chủ yếu cơng ty có khoản chi hộ khoản công ty nhận ủy thác xuất, nhập hộ cho cửa hàng trực thuộc phí ngân hàng, phí vận chuyển, bốc vác, khoản thuế; bên cạnh đó, cơng ty thu quỹ cá nhân, tập thể để dùng vào việc chung công ty liên quan, công tác ngày lễ, Tết, tặng quà cho nhân viên, từ thiện 16 3.1.2.2 Chỉ tiêu đo lường khoản phải thu Bảng 5: Các tiêu đo lường khoản phải thu công ty Chỉ tiêu Đơn vị 2015 Doanh thu Nghìn đồng 1.183.931.940 Phải thu bình qn Nghìn đồng 15.451.817 20.303.083 26.385.762 Vịng quay khoản phải thu Vòng 77 49 42 Kỳ thu tiền bình quân Ngày 2016 2017 985.576.661 1.121.241.003 (Nguồn: Báo cáo tài 2015; 2016; 2017) Năm 2016, vòng quay khoản phải thu 49 vòng, giảm 28 vòng so với năm 2015; tương ứng với kỳ thu tiền bình quân ngày, tăng ngày so với năm 2015 Kỳ thu tiền tăng năm 2016 doanh thu công ty giảm khoản phải thu bình quân lại tăng Năm này, việc bán xăng, dầu công ty giảm giá xăng giảm so với kỳ năm 2015 nên công ty hạn chế việc nhập xăng, dầu tránh việc kinh doanh bị thua lỗ; cửa hàng trực thuộc ngưng việc nhập xăng, dầu từ công ty dẫn đến khơng thể tốn nợ phải trả cho công ty, nguồn vốn công ty bị khách hàng chiếm dụng cao so với năm 2015 Cũng tương tự, năm 2017 vịng quay khoản phải thu cơng ty 42 vịng kỳ thu tiền bình qn ngày Ở đây, vòng quay giảm kỳ thu tiền lại tăng ngày so với năm 2016 năm 2017, giá xăng, dầu tăng trở lại công ty kinh doanh xăng, dầu tốt vào dịp cuối năm làm cho doanh thu tăng lên cao, bên cạnh cơng ty phát triển hệ thống bán lẻ nên doanh thu tăng lên phần bán lẻ Tuy nhiên, bên cạnh doanh thu tăng khoản phải thu tăng việc kinh doanh tốt kéo theo việc khách hàng mua xăng, dầu với số lượng lớn, khơng thể tốn lượng tiền lớn tức thời cho công ty làm cho khoản phải thu cơng ty tăng nhiều dẫn đến vịng quay khoản phải thu giảm so với năm 2016 3.2 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG 3.2.1 Nội quy quy tắc 17 Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang đơn vị quản lý chặt chẽ thông qua quy tắc dành riêng cho nhân viên phòng giao dịch, cụ thể sau: - Tất nhân viên phải đảm bảo thời gian làm việc quan + Thứ đến thứ 6: Bắt đầu làm việc từ sáng đến 11 30 phút Chiều từ 13 đến 17 + Thứ chủ nhật: không làm việc - Khi đến quan phải đảm bảo đồng phục gọn gàng, lịch - Nhân viên không lợi dụng thời gian gặp khách hàng mà làm việc riêng không phục vụ cho lợi ích cơng việc làm việc - Khơng sử dụng rượu bia chất kích thích thời gian làm việc quan - Không tổ chức tiệc cờ bạc quan làm việc - Hạn chế tối đa xung đột xảy nơi làm việc nhân viên với nhau, nhân viên khách hàng - Không làm việc riêng làm việc - Tắt máy tính thiết bị điện tử trước rời khỏi phòng làm việc 3.2.2 Cơ sở hạ tầng Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang trang bị đầy đủ phòng ban, phòng chức trang thiết bị đại đáp ứng nhu cầu làm việc hội họp đơn vị Mỗi nhân viên có vị trí làm việc riêng bố trí đầy đủ bàn, ghế, tủ xếp hợp lý, tạo thuận tiện thoải mái cho nhân viên lúc làm việc Bảng 6: Trang thiết bị Phịng Tài – Kế tốn Số Ghi STT Tên thiết bị lượng máy đặt phịng Kế tốn trưởng Máy điều hịa 1 máy đặt phòng làm việc chung Bàn làm việc Mỗi chuyên viên bố trí bàn làm việc Ghế văn phòng Dành cho nhân viên phòng Ghế nệm sắt Tủ hồ sơ Máy in Dành để tiếp khách đến Để lưu trữ hồ sơ chung phịng Tài – Kế tốn Mỗi chun viên bố trí máy in Máy vi tính Mỗi chuyên viên bố trí máy vi tính Máy đếm tiền Bố trí phận thủ quỹ 18 3.3 NHẬN XÉT 3.3.1 Đánh giá quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang Phịng Tài – Kế tốn sử dụng phần mềm SAP - ERP để hạch toán nghiệp vụ phát sinh hàng ngày đơn vị Phần mềm để quản lý cửa hàng trực thuộc EGAS, phần mềm sử dụng để quản lý, theo dõi mặt hàng mà công ty chuyển giao hàng ngày cho cửa hàng, đại lý Nhìn chung, quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng công ty tương tự quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng chung Tuy nhiên, thực tế bước thực việc quản lý cơng nợ phải thu cơng ty vài bước so với quy trình chung.Vì vài bước lồng ghép vào chung với thực để tiết kiệm thời gian thuận tiện cho nhân viên đảm nhiệm công việc liên quan Hàng ngày sau thực công việc quản lý công nợ phải thu khách hàng Phịng Tài – Kế tốn gửi Báo cáo cơng nợ cho Ban Giám Đốc xem xét theo dõi 3.3.2 Đánh giá môi trường làm việc Phịng Tài – Kế tốn Công ty tạo cho người môi trường làm việc thoải mái, thân thiện dân chủ, tạo cảm giác thân quen đoàn kết nội bộ, thân thiết đồng nghiệp, người nêu lên ý kiến mục tiêu chung công ty Đội ngũ cán nhân viên hịa đồng, có lực cao, hồn thành tốt cơng việc có gắn kết mật thiết phận với Tất nhân viên ln có thái độ làm việc tích cực, siêng tận dụng hết thời gian làm việc để hồn thành tốt cơng việc giao Tinh thần trách nhiệm công việc cao, nhân viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ thời gian Nhân viên phân công phụ trách công việc hợp lý với lực, phù hợp với trình độ chun mơn, tạo điều kiện để nhân viên phát huy lực từ nâng cao suất, hiệu chung công ty Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, dân chủ, đồn kết nội bộ, có gắn bó hỗ trợ cơng việc Mọi người hỗ trợ cơng việc gặp phải tình khó giải Giúp đỡ hồn thành mục tiêu công ty Các nhân viên nêu lên ý kiến lợi ích cơng việc chung Tất người ln có thái độ ôn hòa nhẹ nhàng với đồng nghiệp tình nơi làm việc 19 Thái độ tơn trọng với cơng việc thể khía cạnh: tơn trọng giấc làm việc, khơng lãng phí thời gian làm việc công ty vào việc riêng cá nhân, hay thực quy định làm việc công ty Đối với thực tập sinh, chuyên viên thuộc phận hướng dẫn tận tình, truyền đạt kinh nghiệm ngành khuyến khích thực tập sinh phát huy kỹ cần thiết NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG Đối chiếu biên bù trừ công nợ: nhằm hạn chế sai sót việc nhập số liệu hạch tốn cơng nợ phần mềm hệ thống công ty, việc đối chiếu biên bù trừ công nợ để rà soát lại định khoản kế toán xem định khoản đối ứng Nợ - Có chưa, số liệu biên bù trừ công nợ với bảng Cân đối tài khoản có trùng khớp với hay không Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối tháng chưa; xem số tiền sau cấn trừ khoản công nợ sổ nợ bên khách hàng nợ cơng ty cịn có khớp với số dư Nợ bảng Cân đối tài khoản hay khơng (Dư nợ cuối kỳ có Dư nợ đầu kỳ trừ Phát sinh Nợ kỳ) Sắp xếp hóa đơn theo tên cơng ty, đơn vị, khách hàng: hóa đơn bán có kẹp theo Phiếu thu bán thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho Hóa đơn mua vào có kẹp với phiếu chi phiếu nhập kho, phiếu đề nghị toán Hóa đơn bán chịu kẹp phiếu kế tốn (hay phiếu hạch tốn) phiếu xuất kho Tách hóa đơn bán ra, mua vào với phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị toán Sau đó, sếp hóa đơn theo tên công ty, đơn vị, khách hàng theo tháng kẹp riêng hóa đơn để vào tập có bìa đầy đủ nhằm mục đích dễ dàng tìm kiếm Tổng hợp hóa đơn thuế GTGT, phiếu xuất kho: Tổng hợp hóa đơn thuế giá trị gia tăng vào file Excel theo tên loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn giá trị gia tăng – phiếu thu tiền, hóa đơn bán hàng,…), ký hiệu mẫu số hóa đơn ký hiệu hóa đơn (số liên, số thứ tự mẫu loại hóa đơn), số thứ tự hóa đơn PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG Quan sát: Trong ngày thực tập đầu tiên, phịng Tài - Kế tốn phận Kế tốn cơng nợ chưa phân công cho thực tập sinh công việc cụ thể, chủ yếu cho thực tập sinh quan sát chung tìm hiểu tổng qt cơng việc chun viên phịng Tài - Kế tốn, tạo điều kiện cho thực tập sinh học hỏi thêm kinh nghiệm để chuẩn bị thực công việc mà thời gian tới phận Kế toán tổng hợp giao cho thực tập sinh Đặt câu hỏi: Trong trình quan sát thực công việc phân cơng, có nhiều vấn đề, thắc mắc mà 20 trình quan sát chưa thể nắm được, thực tập sinh cần đặt câu hỏi, trình bày vấn đề chưa rõ nhờ chuyên viên thuộc phận có liên quan giải đáp thắc mắc đó, điều giúp thực tập sinh hiểu rõ cơng việc phân công vào học hỏi thêm kinh nghệm kỹ vấn đề khác phát sinh trình thực nhiệm vụ, từ hồn thành tốt cơng việc giao Tự tìm hiểu: Khi có vần đề phát sinh mà thực tập sinh chưa giải cần giải đáp, nhân viên phịng Tài – Kế tốn (cụ thể Kế tốn cơng nợ) q bận rộn, khơng có nhiều thời gian để giải đáp tất thắc mắc đề ra, thân tác giả cần tự tìm hiểu vấn đề đó, tìm hiểu cơng việc phân công mà chưa biết phải làm nào, việc tự tìm hiểu thơng qua mối quan hệ bên ngồi từ trang thơng tin điện tử internet thực Thực hành: Khi nắm công việc thuộc phận Kế tốn tổng hợp, thực tập sinh có tảng để thực nhiệm vụ để hỗ trợ chun viên phịng Tài – kế tốn hồn thành cơng việc chun viên Kế tốn cơng nợ giao, có sở để thực hành đánh giá quy trình xác định kết hoạt động kinh doanh Thực hành xem phương pháp mang tính thực tiễn giúp thực tập sinh dễ tiếp cận điều kiện để hiểu rõ công việc phân công tất cơng việc chun viên Kế tốn cơng nợ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 NHỮNG NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐÃ ĐƯỢC CỦNG CỐ Tìm hiểu lại tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu sách bán chịu: Khi thực hợp đồng bán chịu trước hết phải xem xét uy tín tín dụng khách hàng để cơng ty chấp nhận bán chịu xăng dầu hàng hóa khác (dầu nhớt, nước giặt, bình gas,…) Điều khoản bán chịu hợp đồng thời hạn bán chịu hàng hóa tỷ lệ chiết khấu để áp dụng cho khách hàng khách hảng trả sớm thời gian bán chịu hợp đồng Các khoản nợ phải thu khách hàng: Khi cơng ty có cơng nợ phải thu Kế tốn cơng nợ theo dõi khoản nợ khách hàng hàng ngày xếp theo khoản nợ khách hàng nợ dài hạn, nợ ngắn hạnhay khách hàng có khoản trả trước cho công ty Việc ghi sổ bút toán phải thu khách hàng: Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng có số dư bên Có khách hàng trả trước thu từ khách hàng nhiều số cần thu Số sư bên Nợ phản ánh số khách hàng nợ công ty công ty cần thu khách hàng Cơ cấu tài khoản 131 có Số sư bên Nợ: 21 + Bên Nợ: Số tiền công ty phải thu khách hàng hàng hóa, sản phẩm cung cấp xác định bán kỳ + Bên Có: Số tiền khách hàng trả, nhận ứng trước, trả trước khách hàng Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau giao hàng khách hàng có khiếu nại Thanh tốn bù trừ: Bù trừ cơng nợ có nghĩa hai đơn vị giao dịch mua bán với cung cấp hàng hóa lẫn đối tượng vừa người bán đồng thời người mua Sau đó, lập biên bù trừ công nợ để cấn trừ cho 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG HỌC HỎI ĐƯỢC SAU KHI THỰC TẬP Kỹ làm việc nhóm: Khi tiến hành cơng việc (sắp xếp hóa đơn, tách hóa đơn, tổng hợp mẫu số hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho) Phó phịng Tài - Kế tốn phân cơng cần từ hai người trở lên để thực hiện, lúc để hồn thành tốt cơng việc phân cơng cần có phối hợp thật tốt, hội để trao đồi kĩ làm việc nhóm qúa trình thực tập Kỹ trình bày vấn đề giải vấn đề: Trong trình thực tập, có nhiệm vụ chun viên phịng Tài – Kế tốn phân cơng hướng dẫn thực hiện, thực tập sinh chưa tiếp thu kịp chưa nắm rõ cách thức giải cơng việc, thực tập sinh cần mạnh dạn trình bày vấn đề chưa hiểu với chuyên viên thuộc phận có liên quan đến cơng việc để hỗ trợ giải đáp kịp thời Đây hội để thực tập sinh rèn luyện kỹ trình bày vấn đề giải vấn đề phát sinh trình thực nhiệm vụ Trưởng thành việc nhìn nhận, xem xét giải vấn đề Được làm việc môi trường thực tế, trao hội để áp dụng kiến thức học vào cơng việc…từ thực tập sinh nhìn thấy lỗ hổng thân để tiếp tục hồn thiện Kỹ giao tiếp cơng việc: Trong môi trường thực tập, hàng ngày tiếp xúc với chun viên phịng Tài – Kế tốn Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang, tiếp xúc với số công việc thưc tế, thực tập sinh va chạm nhiều tình học hỏi kĩ ứng xử, giao tiếp đồng nghiệp với nhau, nhân viên với trưởng phòng khách hàng với nhân viên Phịng Tài – Kế tốn Thực tập điều kiện lý tưởng để thực tập sinh rèn luyện kỹ giao tiếp, thông qua việc trao đổi nhiều với cấp đồng nghiệp để hiểu rõ nhiệm vụ giao hỗ trợ trình làm việc Tiếp xúc với nhiều người nhiều vị trí khác giúp kỹ giao tiếp cải thiện cách đáng kể Từ rèn tự tin thân, hành trang cần thiết để vượt qua thử thách đường nghiệp sau 22 Kỹ làm việc chuyên nghiệp: Khi quan sát nhân viên Phòng Tài – Kế tốn, tất nhân viên có thái độ kỹ làm việc có trách nhiệm, hoàn thành nhiệm vụ theo tiến độ chung phận thuộc phịng Tài – Kế tốn Khi có vần đề phát sinh, vấn đề nhân viên đảm nhiệm nhân viên phụ trách giải vần đề phát sinh cách nhanh chóng để cơng việc người khơng bị trì hỗn, làm thời gian nhân viên phụ trách cơng việc có liên quan đến vần đề phát sinh Thể tinh thần trách nhiệm, xử lý nhạy bén vấn đề phát sinh, khẳng định thái độ làm việc chuyên nghiệp nghiêm túc hiệu chung công ty Kỹ chủ động công việc: Học cách chủ động giải công việc xây dựng mối quan hệ Chủ động làm quen với người, chủ động tìm hiểu công việc nơi thực tập, chủ động đề xuất làm việc với người… tất giúp cho sinh viên hòa nhập nhanh môi trường Khi đến quan thực tập, nhân viên có cơng việc riêng khơng phải có thời gian để quan tâm, theo sát bảo nên chủ động giúp thực tập sinh nắm bắt hội học hỏi nhiều điều từ thực tế Kỹ thực hành nghề nghiệp: Đối với Phịng Tài – Kế tốn kế tốn viên vị trí quan trọng nên trước tiên cần có lực chun mơn cao, phải có đầy đủ liên quan đến kế toán Sử dụng thành thạo phần mềm vi tính, chương trình tin hoc văn phòng bản, đặc biệt Excel phần mềm kế tốn chun dụng cơng ty lợi cơng việc, hỗ trợ cho cơng việc hồn thành nhanh chóng hiệu Cẩn thận, trung thực khả phân tích, quan sát tổng hợp tố chất kỹ mà chuyên viên kế tốn cần có Hơn nữa, cơng việc kế toán thường đối mặt với áp lực sổ sách, giấy tờ vấn đề tài chính, để hồn thành tốt cơng việc phải rèn lyện tinh thần thép, khả chịu cơng việc cao để thích nghi tốt với công việc 6.3 NHỮNG KINH NGHIỆM HOẶC BÀI HỌC THỰC TIỄN ĐÃ TÍCH LŨY ĐƯỢC TỪ PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ TỐN Bài học thu thập thơng tin phịng kế tốn cơng ty: Để có thơng tin mà mong muốn, kiến thức thực tế cơng việc đơn vị, suốt q trình thực tập phịng Tài – Kế tốn cơng ty ln cần quan sát, học hỏi chuyên viên Quan sát cách lưu chuyển chứng từ phần hành, cách lưu trữ hồ sơ, xếp chứng từ; cách thức nhập liệu đầu vào,… Khi có thắc mắc, khó khăn gặp vấn đề khơng hiểu cần mạnh dạn, chủ động hỏi chuyên viên phụ trách để giải đáp giải vấn đề tốt 23 Bài học tổ chức nghiệp vụ kế toán: Để đảm bảo cơng việc kế tốn diễn cách trôi chảy, đảm bảo thống chặt chẽ phận chuyên viên kế toán phân chia trách nhiệm cụ thể, rõ ràng để đảm nhận phần hành kế toán riêng Tất đặt đạo kiểm sốt chặt chẽ kế tốn trưởng Nếu có chênh lệch sai sót kế tốn trưởng yêu cầu chuyên viên giải thích để đảm bảo cơng việc kiểm sốt đầy đủ chặt chẽ Từ tổ chức làm việc phịng Tài – Kế tốn, giúp thực tập sinh thích nghi tính kỷ luật thống nhất, có tâm lý vững đảm nhiệm vị trí tương tự sau tốt nghiệp Bài học thực hành nghiệp vụ: Cẩn thận trung thực ln tiêu chí hàng đầu để thực cơng việc Cơng việc kế tốn gắn liền với sổ sách, chứng từ nên đòi hỏi cao tính cẩn trọng thực nhiệm vụ Mỗi chun viên kế tốn cần đề cao tính trung thực công việc, đảm bảo hiệu tiến độ chung cho tồn đơn vị Đảm bảo thành thạo tin học văn phòng, phần mềm Excel, phần mềm kế tốn chun dụng cơng ty riêng phận Kế toán tổng hợp phải nắm rõ cách sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế, bên cạnh kỹ viết e-mail để liên hệ với khách hàng, đối tác Trong kế tốn có nhiều số liệu cần xử lý, nên ngồi tính cẩn thận, tỉ mỉ cơng việc, người làm kế tốn cần phải xử lý nhanh xác, giải vấn đề phát sinh kịp thời, đảm bảo tiến độ chung cơng việc đơn vị Bài học tính kỷ luật thái độ làm việc quan: Mỗi cá nhân có cá tính riêng, ưu khuyết điểm khác nhau, cơng việc ln thực trịn nhiệm vụ mục tiêu chung tồn cơng ty Thái độ mực chun viên q trình làm việc góp phần nhiều vào hiệu hoạt động quan, tính kỷ luật đảm bảo tạo môi trường chuyên nghiệp điều kiện tốt để cá nhân phát huy tối đa lực Với mơi trường làm việc phịng Tài – Kế tốn cơng ty, người ln thực nội quy, quy định công ty, lắng nghe tôn trọng nhau, môi trường làm việc văn minh, thái độ hòa nhã yếu tố làm nên hiệu công việc đơn vị hoàn thành mục tiêu tồn cơng ty Vì thế, nhận cơng việc nào, điều cần thiết quan trọng tính kỷ luật thái độ cá nhân cơng việc 6.4 CHI TIẾT CÁC KẾT QUẢ CƠNG VIỆC ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO CƠNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG Hỗ trợ chuyên viên Kế toán đối chiếu biên bù trừ công nợ, kiểm tra số dư Nợ - Có biên bản, hóa đơn góp phần hồn thành nhiệm vụ theo kịp tiến độ cơng việc quý năm 2018 phận Kế toán cơng nợ 24 Hỗ trợ tổng hợp loại hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho Phó phịng Tài - Kế tốn phân cơng Cơng việc giúp chuyên viên tổng hợp chứng từ, hóa đơn cần thiết công ty, hỗ trợ chuyên viên quản lý theo dõi chúng, giảm áp lực công việc phải hồn thành Hỗ trợ chun viên Kế tốn xếp, phân loại hóa đơn bán sỉ cho cửa hàng trực thuộc địa bàn tỉnh An Giang phát sinh giai đoạn quý 4/2017 quý 1/2018 Xem xét loại chứng từ phận Kế tốn cơng nợ: Hỗ trợ chun viên Kế tốn cơng nợ kiểm tra xếp chứng từ phát sinh giai đoạn tháng 01/2018 Đánh giá quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng thơng qua thực hành phân tích tiêu có liên quan Báo cáo tài cơng ty qua năm 2015, 2016, 2017 Sau phân tích quy trình quản lý cơng nợ phải thu khách hàng tìm hiểu khoản phải thu khách hàng cơng ty giai đoạn 2015-2017, thấy khoản phải thu khách hàng công ty tăng nhanh qua năm, điều cho thấy công tác quản lý khoản phải thu công ty chưa thực hiệu quả, lượng vốn công ty bị chiếm dụng nhiều làm giảm chủ động công ty việc tài trợ nguồn vốn lưu động sản xuất kinh doanh Để giúp cho cơng ty nhanh chóng thu hồi khoản phải thu, hạn chế việc phát sinh chi phí khơng cần thiết rủi ro, cơng ty cần coi trọng biện pháp sau: Phải mở số theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu ngồi doanh nghiệp, thường xun đơn đốc để thu hồi hạn Có biện pháp phịng ngừa rủi ro khơng toán (lựa chọn khách hàng, giới hạn giá trị tín dụng, yêu cầu trả trước, tạm ứng hay đặt cọc trước phần giá trị đơn hàng) Có sách bán chịu đắn khách hàng Khi bán chịu cho khách hàng phải xem xét kỹ khả toán sở hợp đồng kinh tế ký kết Có ràng buộc chặt chẽ hợp đồng bán hàng, vượt thời gian tốn theo hợp đồng doanh nghiệp thu lãi suất tương ứng lãi suất hạn ngân hàng 25 ... thêm GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG - Tên công ty viết tiếng Việt: Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang - Tên công ty viết tiếng Anh: Petrolimex An Giang - Mã số thu? ??: 1600184590... lớn trực thu? ??c hệ thống PETROLIMEX 2.5 HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG Bảng 2: Các tiêu đo lường hiệu kinh doanh công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang Đơn vị... 2016 3.2 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU AN GIANG 3.2.1 Nội quy quy tắc 17 Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang đơn vị quản lý chặt chẽ thông qua quy tắc dành riêng cho nhân viên