GIÁO TRÌNH EXCEL 2010

 Nếu tiêu chuẩn thuộc loại tính toán – điều kiện sẽ là một mệnh đề logic (computed criteria), nghĩa là kết quả sau khi ban hành công thức là TRUE hoặc FALSE, thì sử dụn[r]

(1)

Microsoft Excel 2010 TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG & ĐÀO TẠO NGẮN HẠN CN

ài liệu học tập www.TinHocB.com/TaiLieu

(2)

1 Giáo trình Microsoft Excel 2010 nâng cao

TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG & ĐÀO TẠO NGẮN HẠN CNTT

MỤC LỤC

BÀI 1: CÁC HÀM CĂN BẢN 2

TỔNG QUAN

HÀM XỬ LÝ CHUỖI

HÀM XỬ LÝ NGÀY THÁNG

HÀM SỐ HỌC

HÀM THỐNG KÊ

HÀM LUẬN LÝ

HÀM DỊ TÌM

BÀI 2: CÔNG THỨC MẢNG TRONG EXCEL 9

KHÁI NIỆM

CÁC VÍ DỤ

BÀI 3: CƠ SỞ DỮ LIỆU 11

KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU 11

SẮP XẾP DỮ LIỆU 11

TRÍCH LỌC DỮ LIỆU 12

HÀM LIÊN QUAN CƠ SỞ DỮ LIỆU 14

KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬP 15

BÀI 4: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 16

CÔNG CỤ SUBTOTAL 16

CÔNG CỤ CONSOLIDATE 17

CƠNG CỤ PIVOTTABLE 19

PHÂN TÍCH ĐỘ NHẠY (What-If Analysis) 20

Phân tích chiều: Biến thay đổi theo hàng 20

Phân tích chiều: Biến thay đổi theo cột 21

Phân tích chiều: biến thay đổi theo hàng biến thay đổi theo cột 22

BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI MACRO 23

KHÁI NIỆM 23

TẠO MACRO 25

THỰC THI MACRO 26

GÁN MACRO CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG 26

(3)

BÀI 1: CÁC HÀM CĂN BẢN

Nội dung:

 Tổng quan

 Hàm xử lý chuỗi

 Hàm xử lý ngày tháng

 Hàm số học

 Hàm thống kê

 Hàm luận lý

 Hàm dị tìm

TỔNG QUAN

Dạng tổng quát hàm: tên hàm(các tham số)

Các tham số cách dấu phẩy (có thể thay đổi dấu ngăn cách tham số ký hiệu khác cách dùng lệnh Start \ Control Panel \ Region and Language Chọn Additional settings… chọn thẻ Numbers, chọn ký hiệu hộp List Separator)

Tham số cơng thức, địa ô, địa vùng, giá trị hằng; phải thỏa mãn kiểu tham số Có tham số bắt buộc có tham số tùy chọn Hàm trả giá trị

HÀM XỬ LÝ CHUỖI

Tên hàm Cú pháp công dụng

LEFT LEFT(chuỗi, [n]): trả n ký tự bên trái tham số chuỗi

Lưu ý, ta bỏ qua n mặc định n=1

Ví dụ: =LEFT(“Tin học kinh tế”,7) Kết quả: Tin học

RIGHT RIGHT(chuỗi, [n]): trả n ký tự bên phải tham số chuỗi

Lưu ý, ta bỏ qua n mặc định n=1

Ví dụ: =RIGHT(“Tin học kinh tế”,7) Kết quả: kinh tế

MID MID(chuỗi, m, n): trả n ký tự kể từ ký tự thứ m chuỗi

Ví dụ: =MID(“Tin học kinh tế”,5,3) Kết quả: học

TRIM TRIM(chuỗi): trả chuỗi cắt bỏ khoảng trống chuỗi,

khi từ cách khoảng trắng

Ví dụ: =TRIM(“ Tin học kinh tế”,7) Kết quả: Tin học kinh tế

LOWER LOWER(chuỗi): trả chuỗi chữ thường tương ứng với chuỗi cho

Ví dụ: =LOWER(“TIN HỌC KINH TẾ”) Kết quả: tin học kinh tế

UPPER UPPER(chuỗi): trả chuỗi chữ hoa tương ứng với chuỗi cho

Ví dụ: =UPPER(“Tin học kinh tế”) Kết quả: TIN HỌC KINH TẾ

PROPER PROPER(chuỗi): trả chuỗi mà ký tự đầu từ

chữ hoa tương ứng với chuỗi cho

Ví dụ: =PROPER(“Tin học kinh tế”) Kết quả: Tin Học Kinh Tế

LEN LEN(chuỗi): trả chiều dài chuỗi, nghĩa số ký tự kể

khoảng trắng chuỗi cho

(4)

FIND FIND(chuỗi_1, chuỗi, [n]): trả vị trí xuất

chuỗi_1 chuỗi, bắt đầu tìm từ vị trí thứ n bên trái chuỗi trở (mặc định n = 1) Có phân biệt chữ hoa chữ thường

Ví dụ: =FIND(“học”, “Tin học kinh tế”) Kết quả:

=FIND(“Học”, “Tin học kinh tế”) Kết quả: #VALUE!

SEARCH SEARCH(chuỗi_1, chuỗi, [n]): trả vị trí xuất

chuỗi_1 chuỗi, bắt đầu tìm từ vị trí thứ n bên trái chuỗi trở (mặc định n = 1) Không phân biệt chữ hoa chữ thường

Ví dụ: = SEARCH(“học”, “Tin học kinh tế”) Kết quả: = SEARCH (“Học”, “Tin học kinh tế”) Kết quả:

REPLACE REPLACE(chuỗi, i, n, chuỗi_mới): thay n ký tự chuỗi bắt

đầu từ ký tự thứ i chuỗi_mới

Ví dụ:= REPLACE(“Tin học kinh tế”,9,7,“B”) Kết quả: Tin học B

SUBSTITUTE SUBSTITUTE(chuỗi, chuỗi_cũ, chuỗi_mới, [i]): thay chuỗi_cũ thứ i

trong chuỗi chuỗi_mới, bỏ qua i nghĩa thay tất chuỗi_cũ chuỗi_mới

Ví dụ: = SUBSTITUTE((“Tin học kinh tế”, “kinh tế”, “B”)

Kết quả: Tin học B

TEXT TEXT(số, định_dạng): đưa số từ kiểu số kiểu chuỗi với định_dạng

(xem thêm phần định dạng số)

Ví dụ: =TEXT(2000,“$#,###.00”) Kết quả: $2,000.00

VALUE VALUE(chuỗi-số): trả số tương ứng với chuỗi-số cho

Ví dụ: =VALUE(“0045”) Kết quả: 45

HÀM XỬ LÝ NGÀY THÁNG

NOW NOW(): trả ngày-tháng-năm hành mà máy lưu giữ

Ví dụ: =NOW() Kết quả: 13/04/2013 19:20

TODAY TODAY(): trả ngày-tháng-năm hành mà máy lưu giữ

Ví dụ: =TODAY() Kết quả: 13/04/2013

DATE DATE(năm, tháng, ngày): trả ngày-tháng-năm tương ứng

Ví dụ: =DATE(2013,04,30) Kết quả: 30/04/2013

DAY DAY(ngày-tháng-năm): trả số (1 31) ngày tương ứng với tham số ngày-tháng-năm

Ví dụ: =DAY(“30/04/2013”) Kết quả: 30

MONTH MONTH(ngày-tháng-năm) : trả số (1 12) tháng tương

ứng với tham số ngày-tháng-năm

Ví dụ: =MONTH(“30/04/2013”) Kết quả:

YEAR YEAR(ngày-tháng-năm): trả số (gồm chữ số) năm tương ứng với tham số ngày-tháng-năm

(5)

WEEKDAY WEEKDAY(ngày-tháng-năm,[kiểu]): trả số thứ tự (nghĩa Thứ)

của ngày-tháng-năm tuần Các kiểuthông dụng:

 1: hàm trả chủ nhật 7 thứ bảy (mặc định)

 2: hàm trả thứ hai 7 chủ nhật

 3: hàm trả thứ hai 6 chủ nhật Ví dụ : = WEEKDAY(“30/04/2013”) Kết quả:

TIME TIME(giờ, phút, giây): trả thời gian tương ứng với tham số: giờ,

phút, giây cho

Ví dụ : = TIME(6,30,5) Kết 6:30:05

HOUR HOUR(btgiờ): trả số (0 23) tương ứng với btgiờ Ví dụ : = HOUR(“08:30:15”) Kết :

MINUTE MINUTE(btgiờ): trả số phút (0 59) tương ứng với btgiờ

Ví dụ: =MINUTE(“08:30:15”) Kết : 30

SECOND SECOND(btgiờ): trả số giây (0 59) tương ứng với btgiờ

Ví dụ : =SECOND(“08:30:15”) Kết : 15

HÀM SỐ HỌC

ABS ABS(x): trả giá trị tuyệt đối (ABSolute) biểu-thức-số x Ví dụ: =ABS(3-5) Kết quả:

INT INT(x): trả số nguyên (INTeger) lớn nhỏ x Ví dụ: =INT(9/2) Kết quả:

MOD MOD(x, y): trả số dư phép chia nguyên x cho y theo qui tắc sau: MOD(x, y) = x - y* INT(x/y)

Ví dụ: =MOD(9,2) Kết quả:

ROUND ROUND(x, n): làm tròn số x tùy theo n; với n > 0: làm tròn với n vị trí

thập phân, n = 0: làm tròn đến hàng đơn vị, n = -1 : làm tròn đến hàng chục, n = -2: làm tròn đến hàng trăm,…

Ví dụ: =ROUND(1.23456,2) Kết : 1.23

PRODUCT PRODUCT(x1 , x2 , … , xn): trả tích số x1 , x2 , … , xn

SUM SUM(x1 , x2 , … , xn): trả tổng số x1 , x2 , … , xn

SUMIF SUMIF(vùng1, điều-kiện, vùng2): trả tổng ô vùng2 tương

ứng theo thứ tự với ô vùng1 thỏa điều-kiện Nếu bỏ qua tham số vùng_2 nghĩa vùng_2 = vùng_1

(6)

SUMIFS SUMIFS(vùng-tính-tổng, vùng-chứa-điều-kiện-1,điều-kiện-1, [vùng-

chứa-điều-kiện-2,điều-kiện-2],…) : trả tổng ô vùng-tính- tổng ứng với thứ tự vùng-chứa-điều-kiện-1 thỏa điều-kiện- ô vùng-chứa-điều-kiện-2 thỏa điều-kiện-2,…

Ví dụ :

SUMPRODUCT SUMPRODUCT(vùng1, vùng2, …): trả tổng tích tương

ứng vùng1, vùng2,… Ví dụ :

RAND RAND(): trả số ngẫu nhiện khoảng từ đến

RANDBETWEEN RANDBETWEEN(số_nhỏ, số_lớn): trả số ngẫu nhiên

khoảng từ số_nhỏ đến số_lớn

HÀM THỐNG KÊ

MIN MIN(danh-sách) : trả giá trị nhỏ số danh-sách Ví dụ: = MIN(6,4,2,8) Kết quả:

MAX MAX(danh-sách) : trả giá trị lớn số danh-sách Ví dụ: = MAX(6,4,2,8) Kết quả:

AVERAGE AVERAGE(danh-sách) : trả giá trị trung bình số danh-

sách

(7)

AVERAGEIF AVERAGEIF(vùng_1, điều_kiện[, vùng_2]): trả giá trị trung bình

của ô vùng2 tương ứng theo thứ tự với ô vùng1 thỏa điều-kiện Nếu bỏ qua tham số vùng_2 nghĩa vùng_2 = vùng_1 Ví dụ:

COUNT COUNT(danh-sách) : trả số lượng có kiểu số danh-sách

Ví dụ: =COUNT(2,4,7, “A”) Kết quả:

COUNTA COUNTA(danh-sách) : trả số lượng có nội dung khác rỗng

trong danh-sách

Ví dụ: =COUNTA(2,4,7, “A”) Kết quả:

COUNTIF COUNTIF(vùng, điều-kiện) : trả số lượng ô vùng thỏa

điều-kiện Ví dụ:

RANK RANK(ơ, vùng, kiểu) : trả thứ tự xếp hạng ô vùng; kiểu = 1: xếp hạng tăng dần, kiểu = lờ đi: xếp hạng giảm dần Ví dụ:

HÀM LUẬN LÝ

IF IF(btLogic1, bt1, bt2): Nếu btLogic có giá trị TRUE trả bt1, ngược lại btLogic có giá trị FALSE trả bt2

Ví dụ : =IF(1>2,1,2) Kết quả:

AND AND(btLogic1, btLogic2, …): trả TRUE tất btLogic có giá trị TRUE, trả FALSE có btLogic có giá trị FALSE

(8)

OR OR(btLogic1, btLogic2, …): trả FALSE tất btLogic có giá trị FALSE, trả TRUE có btLogic có giá trị TRUE Ví dụ : =OR(1>2,2<3) Kết : TRUE

NOT NOT(btLogic): trả giá trị phủ định btLogic Ví dụ: =NOT(AND(1>2,2<3)) Kết quả: TRUE

HÀM DỊ TÌM

Tên hàm Cú pháp cơng dụng

VLOOKUP VLOOKUP(giá-trị-dị, bảng-dị, cột, kiểu-dị): dùng giá-trị-dị để dị tìm

trên cột bảng-dị (Khơng tìm thấy trả #N/A) Có trường hợp:

 Kiểu dò False hay 0: nghĩa dị tìm xác

 Kiểu dị True, 1, lờ đi: nghĩa dị tìm xấp xỉ Excel dò đến giá trị lớn nhỏ hay giá-trị-dò Cột bảng-dị nên xếp tăng dần

Ví dụ :

HLOOKUP HLOOKUP(giá-trị-dò, bảng-dò, dòng, kiểu-dò): dùng giá-trị-dò để dị

tìm dịng bảng-dị (Khơng tìm thấy trả #N/A) Có trường hợp:

 Kiểu-dị False hay 0: dị tìm xác

 Kiểu-dò True, 1, lờ đi: nghĩa dị tìm xấp xỉ Excel dị đến giá trị lớn nhỏ hay giá-trị-dò Dòng bảng-dò nên tăng dần

MATCH MATCH(giá-trị-dò, bảng-dò, kiểu-dò): Trả thứ tự vị trí giá-trị-dị

trong bảng-dị (chỉ dịng cột)

 Kiểu-dị (dị xác bảng-dị khơng cần xếp)

 Kiểu-dị lờ (MATCH tìm đến giá trị lớn nhỏ hay giá-trị-dò bảng-dò phải xếp tăng dần)

 Kiểu-dò -1 (MATCH tìm đến giá trị nhỏ cịn lớn hay giá-trị-dò bảng-dò phải xếp giảm dần)

(9)

CHOOSE CHOOSE(thứ-tự, giá trị 1, giá trị 2, ): trả giá trị danh

sách giá trị; giá trị tương ứng với thứ-tự Nếu thứ-tự nhỏ lớn số giá trị danh sách CHOOSE trả #VALUE!

Ví dụ :

INDEX INDEX(bảng-dị, dịng, cột): trả giá trị bảng-dò tương ứng với

(10)

BÀI 2: CÔNG THỨC MẢNG TRONG EXCEL

Nội dung:

 Khái niệm mảng

 Các ví dụ minh họa

KHÁI NIỆM

Trong Excel, mảng (array) mảng chiều mảng hai chiều

 Mảng chiều hiểu vùng (range) số liệu bảng tính mà vùng có dịng (khi mảng nằm ngang) cột (mảng nằm dọc)

 Một mảng hai chiều hiểu vùng số liệu bảng tính (có dạng hình chữ nhật) bao gồm nhiều dịng nhiều cột

 Công thức mảng không cần lưu trữ số liệu q trình tính tốn ô (cell), mà Excel xử lý mảng số liệu nhớ máy tính Sau cơng thức mảng lấy kết tính tốn trả bảng tính

 Một cơng thức mảng trả kết nhiều ô (range) hay ô

 Công thức mảng trả kết cho nhiều ô, muốn công thức mảng trả kết cho nhiều phải chọn ô nhập công thức, sau nhấn CTRL+SHIFT+ENTER

 Ký hiệu sau nhấn CTRL + SHIFT + ENTER {=SUM(B2:B5*C2:C5)}

 Mảng hai chiều hình chữ nhật bao gồm nhiều hàng nhiều cột Tương tự mảng chiều, ta sử dụng dấu phẩy để ngăn cách phần tử hàng dấu chấm phẩy để ngăn cách phần tử cột

 u điểm cơng thức mảng

o Là cách tính tốn đảm bảo xác kết (tránh trường hợp vơ tình chép sai cơng thức chạy địa tham chiếu)

o Dùng công thức mảng tránh việc vộ tình xố hay làm thay đổi cơng thức vùng cơng thức mảng Vì cơng thức mảng khơng cho phép xố, sửa chữa vùng cơng thức mảng

o Sử dụng công thức mảng để giải công việc thống kê với nhiều điều kiện phức tạp cách hiệu quả, nhanh chóng, tiện lợi hàm sở liệu

CÁC VÍ DỤ

(11)

10 Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao

Chỉ với công thức nhất, ta viết hàm hình ấn CTRL + SHIFT + ENTER kết số số lẻ dãy số Giải thích: =SUM(IF(MOD (B2:B9,2)=1,1,0))

o Hàm SUM yêu cầu đầu vào mảng để tính tổng

o Như kết hàm IF lúc mảng

o Hàm MOD(x,y) trả số dư x chia cho y

o Cách thực thi: Lấy ô vùng B2:B9 chia cho 2, dư trả 1, khác trả Vậy kết IF lúc mảng gồm giá trị tương ứng Tổng giá trị (hàm SUM bên ngoài) số số lẻ dãy

(12)

BÀI 3: CƠ SỞ DỮ LIỆU

Nội dung:

 Khái niệm sở liệu

 Sắp xếp liệu

 Trích lọc liệu

 Hàm liên quan sở liệu

 Kiểm tra liệu nhập

KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Cơ sở liệu (CSDL) bảng gồm nhiều trường (field) nhiều mẩu tin (record) với qui ước:

 Tên trường sheet, phải nhập ô riêng không ô trống

 Không để dòng trống cột trống sở liệu

 Cơ sở liệu phải tách biệt so với phần khác sheet

SẮP XẾP DỮ LIỆU

Ví dụ : Bảng tính lương

Để xếp thứ tự liệu CSDL, dùng cách sau : Cách 1: Thực

 Đặt trỏ vào ô cột muốn xếp thứ tự,

 Chọn thẻ Data, nhóm Sort & Filter, nhấp nút AZ hay nút ZA tùy theo bạn muốn xếp theo thứ tự tăng hay giảm

Cách 2: Thực

 Đặt trỏ vào ô cột muốn xếp thứ tự,

(13)

Cách 3: Thực

 Chọn sở liệu chứa cột muốn xếp thứ tự,

 Chọn lệnh Data \ Sort & Filter \ Sort hoặc lệnh Home \ Editing \ Sort & Filter \

Custom Sort, xuất hộp thoại Sort

 Hộp Sort by : để chọn cột xếp danh sách cột CSDL

 Hộp Sort On: xếp thứ tự theo Values (giá trị), Cell Color (màu ô), Font Color (màu ký

tự), Cell Icon (biểu tượng ô),

 Hộp Order: xếp thứ tự A to Z (chữ tăng dần), Z to A (chữ giảm dần), Smallest to Largest

(số tăng dần), Largest to Smallest (số giảm dần), Custom List (theo thứ, theo tháng, theo danh sách tự tạo)

 Nút Add Level: để thêm cấp xếp (Then by)

TRÍCH LỌC DỮ LIỆU

(14)

TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ

 Trỏ chuột vào ô vùng sở liệu chọn vùng sở liệu,

 Chọn lệnh Data \ Sort & Filter \ Filter hoặc lệnh Home \ Editing \ Sort & Filter \ Filter.

 Xuất nút xổ xuống (Dropdown) cột sở liệu

Lọc nâng cao: nếu điều kiện phức tạp thực AutoFilter được, bạn

dùng chức Advanced Filter

 Trỏ chuột vào ô vùng sở liệu chọn vùng sở liệu,

 Chọn lệnh Data \ Sort & Filter \ Advanced

 Xuất hộp thoại Advanced Filter.

Khi sử dụng chức Advanced Filter, bạn cần khai báo:

 List range: vùng danh sách, sở liệu hay phần sở liệu bao gồm

hàng tiêu đề chứa mẩu tin cần lọc

 Criteria range: vùng tiêu chuẩn (vùng điều kiện lọc), thường bên vùng danh sách

 Copy to: vùng trích loc, chứa mẩu tin thỏa tiêu chuẩn lọc, vùng chứa

mẩu tin cần lọc

Cách xây dựng vùng tiêu chuẩn:

 Tạo vùng tiêu chuẩn: ta chép tên trường chứa tiêu chuẩn vào vùng tiêu chuẩn

 Nhập tiêu chuẩn vào tên trường tương ứng vùng tiêu chuẩn

 Các tiêu chuẩn dòng thuộc trường khác nghĩa “và”

 Các tiêu chuẩn dòng khác nghĩa “hay”, “hoặc”

(15)

 Nếu tiêu chuẩn thuộc loại tính tốn – điều kiện mệnh đề logic (computed criteria), nghĩa kết sau ban hành cơng thức TRUE FALSE, sử dụng địa ô mẩu tin vùng chứa mẩu tin cần lọc, đồng thời xóa hay thay tên trường tương ứng vùng tiêu chuẩn từ

 Nếu tiêu chuẩn thuộc loại so sánh (comparision criteria) khơng xóa tên trường vùng tiêu chuẩn

Ví dụ: sau tiêu chuẩn trình bày theo hai loại hay hỗn hợp hai loại tiêu chuẩn

Lọc nhân viên thuộc phòng A, B hay P

Lọc nhân viên thuộc phòng A, B hay P có LCB > 500

Lọc nhân viên sinh năm 1965

HÀM LIÊN QUAN CƠ SỞ DỮ LIỆU

 DAVERAGE(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả giá trị trung bình ô tham số cột tham số vùng danh sách, ô thỏa điều kiện tham số vùng tiêu chuẩn

 DCOUNT(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả số lượng ô kiểu số cột vùng danh sách, ô thỏa tiêu chuẩn

 DCOUNTA(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả số lượng ô khác rỗng cột vùng danh sách, ô thỏa tiêu chuẩn

 DGET(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả giá trị ô cột vùng danh sách, ô thỏa tiêu chuẩn

 DMAX(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả giá trị lớn ô cột vùng danh sách, ô thỏa tiêu chuẩn

 DMIN(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả giá trị nhỏ ô cột vùng danh sách, ô thỏa tiêu chuẩn

 DSUM(vùng danh sách, cột, vùng tiêu chuẩn): Trả tổng giá trị ô cột vùng danh sách, ô thỏa tiêu chuẩn

Chú ý: cú pháp hàm:

 vùng danh sách: địa tên vùng danh sách

 cột : tên cột đặt dấu nháy kép số thứ tự cột cột vùng danh sách

(16)

TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬP

 Chọn vùng cần kiểm tra liệu nhập, giả sử cột ĐIỂM (A1:A8) với liệu nhập vào số từ đến 10

 Chọn Data \ Data Tools \ Data Validation \ Data Validation, xuất hộp thoại Data

Validation

 Thẻ Settings:

o Hộp Allow: kiểu liệu cần kiểm tra, bạn chọn Whole number

o Hộp Data: chọn tốn tử thích hợp để thiết lập điều kiện, bạn chọn between, xuất hai hộp Minimum Maximum

o Thẻ Input Message: Đánh dấu chọn Show input message when cell is selected để thông điệp xuất bạn chọn ô nhập liệu Thơng điệp có phần: tiêu đề (hộp Title) nội dung (hộp Input message)

o Thẻ Error Alert: Đánh dấu chọn Show error alert after invalid data is entered

(17)

BÀI 4: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

Nội dung:

 Cơng cụ Subtotal

 Công cụ Consolidate

 Công cụ Pivot Table

 Phân tích độ nhạy (What-If)

CÔNG CỤ SUBTOTAL

Chức Subtotal cho phép tổng hợp nhóm liệu cột kiểu số sở liệu, chẳng hạn tìm tổng, số lớn nhất, số nhỏ nhất, số trung bình, … Kết tổng hợp đặt hay nhóm

Giả sử có bảng liệu bán hàng sau:

Ta cần tính tổng số tiền mà nhân viên thực được: (1)Xếp thứ tự cột Nhân viên thực hiện

(2)Chọn sở liệu hay trỏ chuột vào ô

(3)Chọn lệnh Data \ Outline \ Subtotal, xuất hộp thoại Subtotal:

 Hộp At each change in: chọn tên cột

dùng để xếp thứ tự (Nhân viên thực hiện)

 Hộp Use function: chọn hàm dùng để tổng

hợp liệu (Sum)

 Hộp Add subtotal to: đánh dấu chọn

cột kiểu số cần đưa kết tổng hợp (Số tiền)

 Replace current subtotals: chọn để kết

tổng hợp ghi đè kết tổng hợp cũ, khơng chọn kết tổng hợp thêm vào sở liệu,

 Page break between group: chọn để có

ngắt trang nhóm, in giấy nhóm trang giấy,

 Summary below data: chọn / không chọn

để kết tổng hợp / nhóm Ngồi Excel tự dộng thêm vào kết tổng hợp Grand … cho sở liệu,

(18)

quả tổng hợp thời

Bên trái bảng tính, có nút dấu – hay dấu +, nhấp vào nút dấu – trở thành dấu + ngược lại, dấu – để xem chi tiết, dấu + xem kết tổng hợp

CÔNG CỤ CONSOLIDATE

Chức Consolidate cho phép hợp liệu từ nhiều vùng liệu nguồn (Sources) hiển thị kết vùng liệu đích (Destination)

(19)

Thực bước sau:

(1)Chọn vùng liệu đích cách trỏ chuột vào ô vùng đó, (2)Chọn lệnh Data \ Data Tools \ Consolidate, xuất hộp thoại Consolidate

 Hộp Function: chọn hàm sử dụng (Sum, Min, Max, …), thông thường tổng hợp

liệu bạn chọn hàm Sum để tính tổng

 Hộp Reference: để tham chiếu vùng liệu nguồn

 Hộp All references: chứa tất vùng liệu nguồn cần thiết cho việc hợp Để

xóa vùng liệu hộp All references, bạn chọn vùng đó, nhấp nút Delete

 Top row: chọn muốn dùng tên cột vùng nguồn,

 Left column: chọn muốn dùng giá trị cột vùng nguồn,

giá trị cột Mặt hàng,

 Create links to source data: chọn muốn liệu hợp cập nhật có

(20)

TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ CÔNG CỤ PIVOTTABLE

PivotTable, gọi bảng liệu tổng hợp, bảng tính tạo từ sở liệu Excel hay từ nguồn liệu bên ngồi

Giả sử có bảng liệu bán hàng sau:

Ta muốn tổng hợp tổng số tiền mà nhân viên thực theo khu vực

Cách thực hiện:

 Chọn lệnh Insert \ Tables \ PivotTable \ PivotTable

(21)

TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 20 Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao

 Nhấp nút OK, xuất hộp thoại PivotTable Field List

 Bạn chọn tên trường, kéo thả vào vùng bên dưới:

o Vùng Column Labels: giá trị đại diện trường tạo thành cột với tên cột giá trị (Khu vực)

o Vùng Row Labels: giá trị đại diện trường tạo thành hàng với tên hàng giá trị (Nhân viên thực hiện)

o Vùng Values: mặc định tính Tổng (Sum) giá trị trường (Số tiền)

PHÂN TÍCH ĐỘ NHẠY (What-If Analysis)

What-If Analysis (phân tích điều xảy ra) phương pháp để truy vấn liệu bảng tính Giả sử, bạn thiết lập cơng thức tính Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí Bạn tự hỏi: Điều xảy với kết Lợi nhuận Doanh thu thay đổi Chi phí thay đổi thay đổi?

Phân tích chiều: Biến thay đổi theo hàng

(22)

 Tạo bảng với biến Doanh thu thay đổi theo hàng (A6:F8)

 Trỏ ô tham chiếu kết vào ô lợi nhuận (B8 = B3)

 Chọn vùng B7:F8

 Ra lệnh Data \ Data Tools \ What-If Analysis \ Data Table

 Cho Row input cell tham chiếu đến B1 biến thay đổi theo hàng Doanh thu

 Nhấn OK, để xem kết

Phân tích chiều: Biến thay đổi theo cột

Ví dụ: Doanh thu khơng đổi =10, chi phí thay đổi từ đến 8, lợi nhuận thay đổi?

 Tạo bảng với biến Chi phí thay đổi theo cột (A6:C11)

 Trỏ tham chiếu kết vào ô lợi nhuận (C7 = B3)

 Chọn vùng B7:C11

 Ra lệnh Data \ Data Tools \ What-If Analysis \ Data Table

 Cho Column input cell tham chiếu đến ô B2 biến thay đổi theo cột Chi phí

(23)

Phân tích chiều: biến thay đổi theo hàng biến thay đổi theo cột

(24)

BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI MACRO

Nội dung:

 Khái niệm

 Tạo Macro

 Thực thi Macro

 Gán Macro cho đối tượng nút nhấn, đồ họa

 Xóa Macro

KHÁI NIỆM

Macro cơng cụ cho phép ghi lại thao tác (các lệnh) người sử dụng dạng danh sách lệnh Khi ta gọi tới macro (chạy macro), thực lại thao tác (các lệnh) cách tự động

Như muốn tự động hóa q trình, ta cần thực cơng việc đó, dùng macro ghi lại cần thực trình đố tự động, ta cho chạy macro

Để làm việc với Macro, bạn cần thực số tùy chọn sau:

 Hiển thị thẻ Developer:

(25)

Ví dụ: Bạn cần thiết kế giao diện tìm kiếm thơng tin sau Khi người dùng nhập vào nhiều tiêu chí tìm kiếm nhấn nút Tìm kiếm Kết hiển thị khung Kết tìm kiếm phía

(26)

Chuẩn bị liệu:

- Lập bảng liệu gốc (Bảng tính lương) khác với sheet Tìm kiếm - Lập vùng điều kiện lọc (vùng để nhập vào tiêu chí tìm kiếm)

- Lập vùng kết phía (Nhập tên trường thông tin cần hiển thị kết quả)

TẠO MACRO

 Vào Developer \ Code \ Record macro

 Đặt tên cho Macro, chọn phím tắt cần, OK

 Thực thao tác muốn ghi lại Trong ví dụ ghi lại thao tác lọc Advanced Fillter: lọc bảng liệu gốc với vùng điều kiện lọc, kết lọc tham chiếu đến vùng kết (Xem lại phần trích lọc nâng cao Bài 3: “Cơ sở liệu” )

(27)

THỰC THI MACRO

 Chọn Developer \ Code \ Macros Xuất hộp thoại Macro

 Chọn Macro muốn thực thi, nhấn Run

GÁN MACRO CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG

Thực gán Macro cho nút nhấn:

 Chèn nút nhấn vào bảng tính lệnh Developer \ Controls \ Form Controls \ Button

(28)

 Chọn tên Macro, nhấn OK

Lưu ý: Bạn thực việc gán Macro tương tự cho đối tượng đồ họa (như hình vẽ,

ảnh,…)

XÓA MACRO

 Chọn Developer \ Code \ Macros Xuất hộp thoại Macro