Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file).. Một workbook chứa rất [r]
(1)Microsoft Excel Cung cấp kiến thức cần thiết giúp làm việc hiệu bảng tính
2007
(2)M
Mụụccllụụcc
Bài LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH
1.1 Giới thiệu Excel
1.1.1 Excel gì?
1.1.2 Ribbon gì?
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ
1.2.1 Mở Excel
1.2.2 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel
Thu nhỏ cửa sổ Excel
Phóng to cửa sổ Excel
1.2.3 Thoát khỏi Excel
1.3 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt
1.3.1 Thanh dọc, ngang
1.3.2 Thanh Sheet tab
1.3.3 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển
1.3.4 Truy cập Ribbon bàn phím
1.4 Thao tác với workbook
1.4.1 Tạo workbook
1.4.2 Mở workbook có sẵn đĩa
1.4.3 Lưu workbook 10
1.4.4 Đóng workbook 12
1.4.5 Sắp xếp workbook 12
1.5 Thao tác với worksheet 12
1.5.1 Chèn thêm worksheet vào workbook 12
1.5.2 Đổi tên worksheet 13
1.5.3 Xóa worksheet 13
1.5.4 Sắp xếp thứ tự worksheet 13
1.5.5 Sao chép worksheet 14
1.5.6 Chọn màu cho sheet tab 14
1.5.7 Ẩn/ Hiện worksheet 14
1.5.8 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác 15
Sử dụng Zoom 15
Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 15
(3)Sử dụng Watch Window 17
1.6 Thao tác với ô vùng 17
1.6.1 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 17
1.6.2 Chọn vùng 18
1.6.3 Sao chép di chuyển vùng 18
1.6.4 Dán đặc biệt (Paste Special) 19
1.6.5 Đặt tên vùng 20
1.6.6 Thêm thích cho 21
1.6.7 Chèn, xóa ơ, dịng cột 21
Chèn ô trống 21
Chèn dòng 22
Chèn cột 22
Xóa ơ, dịng cột 23
1.6.8 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 23
1.6.9 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) 24
Nối nhiều ô thành ô 24
Chuyển ô nối lại nhiều ô 24
1.7 Nhập liệu, hiệu chỉnh 25
1.7.1 Nhập liệu 25
Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm 25
Nhập ký tự đặc biệt 26
Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau 26
1.7.2 Hiệu chỉnh nội dung 26
Xóa nội dung 26
Nhập đè lên có sẵn nội dung 27
Hiệu chỉnh nội dung ô 27
1.7.3 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 27
Sử dụng chức AutoFill 27
Sử dụng chức Automatic Completion 29
Sử dụng chức AutoCorrect 29
1.8 Định dạng 30
1.8.1 Định dạng chung 30
Sử dụng Wrap Text 33
Xoay chữ (Orientation) 34
Định dạng khung (border) 34
Hiệu ứng tô ô (Fill effect) 35
(4)Áp định dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng 35
Xóa kiểu định dạng bảng áp dụng chuyển bảng danh sách 36
1.8.3 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 36
1.9 In ấn 37
1.9.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 37
1.9.2 Thiết lập thông số cho trang in 38
Chiều trang in (Orientation) 39
Khổ giấy (Size) 39
Canh lề giấy (Margins) 39
Ngắt trang (Page Break) 39
Thêm hình (Background) 39
In tiêu đề dòng cột (Row and column headers) 39
In tiêu đề cột dòng lặp lại trang 40
Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in 40
In đường lưới ô 40
Thêm thông tin vào đầu trang chân trang (Header Footer) 40
1.9.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 42
1.9.4 Các lưu ý khác 42
Ngăn không cho in số vùng 42
(5)Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính
Trần Thanh Phong
B Bààii 11 L
LÀÀMM QQUUEENN VVỚỚII BBẢẢNNGG TTÍÍNNHH
1.1 Giới thiệu Excel
1.1.1 Excel gì?
icrosoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tínhnày giúp ta dễ dàng việc thực hiện:
Tính tốn đại số, phân tích liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Truy cập nguồn liệu khác
Vẽ đồ thị sơ đồ
Tự động hóa cơng việc macro
Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác
Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn
Worksheet: Cịn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng)
Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị
Sheet tabs: Tên sheet thể ngăn (tab) đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab
Hình 1.1. Các thành phần Workbook M
Workbook
Worksheet Chartsheet
1048576 dòng 16384 cột
Worksheet … Chartsheet …
(6)Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính
Trần Thanh Phong
Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS”
Hình 1.2. Giao diện Excel thành phần
Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước (Xem hình 1.3)
Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu chê nút lệnh cịn q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh (Xem hình 1.3 1.4)
Ơ hành Các dịng Các cột Các sheet Bộ nút điều
hướng sheet Thanh trạng thái Thanh ngang Các kiểu hiển thị trang Phóng to, thu nhỏ Thanh dọc Nút lệnh Office Hộp tên vùng hay ô Thanh lệnh truy cập nhanh Thanh tiêu đề Danh mục nút lệnh chia theo nhóm
Thanh cơng thức
Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc
Đóng cửa sổ
(7)Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính
Trần Thanh Phong
Hình 1.3 Các lệnh thực đơn Office bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
(8)Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính
Trần Thanh Phong
1.1.2 Ribbon gì?
ibbon: Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins
(9)Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính
Trần Thanh Phong
Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,…
Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn Excel
Data: Các nút lệnh thao liệu ngồi Excel, danh sách, phân tích liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ô, thiết lập bảo vệ bảng tính
View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, …
Developer: Ngăn mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên,
những người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon
Add-Ins: Ngăn xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ
sung, hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn
Hình 1.6.Thực đơn ngữ cảnh
Khi bạn trỏ chuột vào nút lệnh Ribbon, bạn thấy xuất thơng tin nút lệnh đó, báo cho bạn biết cơng dụng nút lệnh muốn sử dụng Khi muốn sử dụng nút lệnh bạn nhấp trái chuột vào nút lần
Thanh thực đơn nhỏ phía thực đơn ngữ cảnh thấy không cần thiết bạn tắt đi:
Nhấp nút Office Excel Options Popular
Bỏ chọn Show Mini
(10)Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính
Trần Thanh Phong
1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ
1.2.1 Mở Excel
Thao tác:
B1. Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái
B2. Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn
Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2007 dừng lại
B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel
Hình 1.7. Các bước khởi động Microsoft Excel
1.2.2 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel
Hình 1.8 Các nút điều khiển cửa sổ Excel
Thu nhỏ cửa sổ Excel
Thao tác:
Thao tác thực cửa sổ mở to
Nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Taskbar Windows bên cạnh nút Start.
Phóng to cửa sổ Excel
Thao tác:
Thao tác thực cửa sổ bị thu nhỏ
Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn Excel Taskbar
bên phía hình