thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ đông á(east-asian).

thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á(east- asian). I - tổng quan về công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á. 1. Sự hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một loại hình doanh nghiệp t nhân đợc thành lập vào ngày 17 tháng 05 năm 2002 theo quyết đinh: 0102000230, trụ sở đặt tại số 2 ngõ 190 Giải Phóng, Hà Nội. Là một công ty t nhân đ- ợc thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nớc ta, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN. Cũng nh nhiều công ty t nhân khác ở Việt Nam những năm đầu mới thành lập công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN đã gặp phải không ít những khó khăn và thử thách cho các doanh nghiệp non trẻ trong cơ chế mới của nền kinh tế. Nhng với quyết tâm vợt khó để đứng vững trong cơ chế thị trờng đang ngày càng phát triển ở Viêt nam, công ty đã mạnh dạn đầu t trang thiết bị máy móc cũng nh đầu t về mặt con ngời để không ngừng mở rộng thị trờng đa dạng hoá sản phẩm, nhằm tạo đợc niềm tin vững trắc trên thị trờng để tạo tiền đề phát triển cho những năm tới. Từ một công ty khi thành lập chỉ vẻn vẹn có ba kỹ s và năm nhân viên kỹ thuật, sản phẩm của công ty chỉ là những máy tính đợc nắp ráp thủ công, những sản phẩm phần mềm đơn giản để bán ra thị trờng. Mặc dù mới thành lập đợc hơn 5 năm tuổi đời còn ít nhng đến nay công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thơng trờngvà thị trờng tin học. Công ty đã tạo dựng mối quan hệ ổn định với nhiều khác hàng lớn trong và ngoài nớc. Các sản phẩm của công ty luôn tạo đợc uy tín và đợc khách hàng a chuộng. Trụ sở chính mới của công ty đặt tại số 2 ngõ 190 đờng Giải Phóng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Đến nay tổng số nhân viên là 50 ngời trong đó số kỹ s Tin học điện tử là 30 ngời, cử nhân kinh tế là 20 ngời . Quá trình phát triển của công ty đợc chia làm hai giai đoạn: 2002_2004 và 2004 đến nay. Giai đoạn 1 : 2002_ 2004 Nhiệm vụ : nghiên cứu khoa học ,nghiên cứu thị trờngvà thực hiện các hợp đồng kinh tế. Công ty kinh doanh theo hớng lắp ráp thiết bị máy tính thủ công,tìm kiếm khách hàng, tạo chữ tín. Giai đoạn 2 : Từ năm 2004đến nay. Công ty phát triển với tốc độ nhanh chóng và trở thành công ty khá mạnh, có uy tín về lĩnh vực tin học ở Việt Nam, có quan hệ rộng rãi với các hãng máy tính lớn trên Thế giới , mở ra hàng loạt các trung tâm ứng dụng tin học tại Việt Nam, bớc đầu xâm nhập thị trờng Thế giới.Công ty hoạt động theo hớng chủ đạo là tin học , dịch vụ sau bán hàng và đạt đợc những thành tựu to lớn góp phần nhỏ vào công cuộc đổi mới của đất nớc .Và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghệ thông tin . Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 3 năm 2002, 2003, 2004 Bảng hệ thống các chỉ tiêu Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Tổng doanh thu 3,526,489,568 4,926,416,895 5,789,324,819 2 Các khoản giảm trừ 39,856,732 65,497,654 95,746,387 3 Doanh thu thuần 3,486,632,836 4,860,919,241 5,693,578,432 4 Giá vốn hàng bán 3,359,823,245 4,539,815,682 4,997,808,032 5 Lợi nhuận gộp 126,809,591 321,103,559 695,770,400 6 Chi phí bán hàng 13,796,542 69,894,235 125,409,125 7 Chi phí QLDN 27,645,836 71,524,615 72,047,321 8 LN thuần từ HĐKD 85,367,213 179,684,709 498,313,954 a. Thu nhập HĐTC 9,824,750 14,356,719 25,643,057 b. Chi phí HĐTC 11,964,423 15,978,213 29,145,789 9 LN từ hoạt động TC -2,139,673 -1,621,494 -3,502,732 a. Thu nhập bất thờng 2,561,389 1,321,943 65,561,389 b. Chi phí bất thờng 2,415,623 3,170,562 25,415,623 10 LN từ HĐBT 145,766 -1,848,619 40,145,766 11 Tổng LN trớc thuế 83,373,306 176,214,596 534,956,988 12 Thuế TNDN 26,679,458 56,388,671 171,186,236 13 Lợi nhuận sau thuế 56,693,848 119,825,925 363,770,752 14 Tỉ suất LN/ doanh thu 0.016 0.024 0.063 15 Tỉ lệ doanh thu / giá vốn 1.050 1.085 1.158 16 Tỉ lệ lợi nhuận / vốn 0.019 0.024 0.071 17 Tỉ lệ doanh thu / vốn 1.199 0.989 1.130 Doanh thu thuần của cả công ty tăng từ 3.486.632.836 VND năm 2002 lên 4.860.919.241 VND năm 2003 (tơng đơng với 139%) và năm 2004 là 5.693.578.432 VND (so với năm 2003 là 117%). Tuy nhiên, do chi phí bán hàng năm 2003 là 69.89.235 VND , năm 2004 là 125.409.125 VND cao hơn rất nhiều so với năm 2002 chỉ có 13.796.542VND. Bên cạnh đó, lỗ từ hoạt động tài chính tăng lên, từ âm 2.139.673 VND năm 2002 lên tới âm 1.621.494 VND năm 2003 , âm 3.502.732 VND năm 2004. Đó là những nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2003 chỉ đạt 119.825.925 VND (tăng lên 63.132.077 VND so với năm 2002 tơng đơng với 111,35%) và năm 2004 đạt 363.770.752 VND (tăng lên 307.076.904VND so với năm 2002 tơng đơng với đạt 203.58%). Số nhân viên của công ty liên tục tăng, từ 20 ngời năm 2002 lên 30 ngời năm 2003, 40 ngời năm 2004 . 2- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập, có t cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Công ty đợc quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nớc Việt Nam. Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc, với cấp trên và đối với ngời lao động trong doanh nghiệp. Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt động: - T vấn, xây dựng và triển khai các hợp đồng, kế hoạch, dự án - T vấn, thiết kế ứng dụng phần mềm. - Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Điện tử-Tin học. - Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác - T vấn, đầu t liên doanh liên kết trong và ngoài nớc - Sản xuất , lắp ráp sản phẩm điện tủ tin học 3- Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Là công ty cổ phần đầu t, nên công ty đã chọn mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến nh sau: Sơ đồ tổ chức của công ty hội đồng quản trị Phòng tiêu thụ Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Maketing Phòng Tài vụ Phòng Hành Chính phó giám đốc phụ trách kinh doanh phó giám đốc phụ trách Tài Chính Giám đốc điều hành Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức thành các phòng, các trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Hội đồng Thành viên phê duyệt. Đứng đầu là Giám đốc điều hành công ty. Giám đốc điều hành là đại diện pháp nhân của công ty có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn của công ty. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc chuyên trách đợc phân công quản lý các trung tâm và văn phòng, cụ thể là: - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh - Phó giám đốc phụ trách tài chính Các phó giám đốc trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phòng mà mình phụ trách, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc giao và hoạt động của các trung tâm, phòng ban trong công việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời của Giám đốc. Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng ban đều có mối liên hệ mật thiết với nhau thể hiện từ việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng đến khâu thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám đốc, mỗi phòng ban có chức năng cụ thể sau: Phòng tiêu thụ: có chức năng tiêu thụ sản phẩm làm sao để bán đợc hàng một cách nhanh nhất. Phòng kế hoạch kinh doanh : Nghiên cứu thị trờng tin học trong nớc và quốc tế nhằm tìm kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. Chuyển giao công nghệ tin học tiên tiến trên thế giới và Việt Nam thông qua các hợp đồng kinh tế. Quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm tin học, quản lý và phân phối kho hàng công nghệ thông tin. Xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho công ty. Phòng marketing: Thực hiện chiến lợc quảng cáo sản phẩm nhằm tăng uy tín của thơng hiệu lên.Luôn hớng dẫn và quảng bá sản phẩm của mình đến ngời tiêu dùng đây là khâu then chốt ảnh hởng đến lợi nhuận của công ty. Phòng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của Nhà nớc và công ty đợc thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy đủ chính sách kịp thời về các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của công ty.Giúp cho ban giám đốc đa ra quyết định đúng lúc , kịp thời, đạt hệ quả cao. Đảm bảo các công việc phục vụ kinh doanh của công ty cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh. Phòng hành chính : Đây dợc coi nh mọt bộ phận văn phòng của công ty thực hiện các chính sách đối nội và đối ngoại, giải quyết các thủ tục hành chính nh giấy tờ, các trang thiết bị, các phơng tiện vận tải. Tổ chức quản trị cải thiện điều kiện sinh hoạt cho các cán bộ công nhân viên trong nơi làm việc. Thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tế, các thủ tục cho cán bộ đi công tác, các trung tâm là các đơn vị kinh tế, hoạt động theo hình thức báo số chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc. 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . 4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp theo mô hình tập trung. trởng phòng kế toán trởng phó phòng nhóm vật t nhóm phân tích nhóm kế toán Tổ hàng hóa Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền Tổ tổng hợp Kho hàng Thủ kho - Trởng phòng tài vụ kiêm kế toán trởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty. - Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc nh: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi trởng phòng đi vắng trong phạm vi đợc giao. - Nhóm vật t : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật t cho đơn vị sản xuất. + Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh. + Thủ kho : Là ngời có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lợng hàng hóa trong kho nhập xuất ra sao. - Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một ngời làm công tác phân tích tài chính giúp trởng phòng đa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán. - Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, đợc chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp. + Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,sổ kho cho tài khoản 156. Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156. Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lợng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lợng hàng nhập. + Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả nh phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nớc .(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338 .) Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338. Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và đợc thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chi. + Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu nh: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác .( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138 .) Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138. Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ cha đợc khách hàng thanh toán và sổ công nợ 131 mà phòng kế toán yêu cầu. + Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nh: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nớc khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán . các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang. Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chi. Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đa về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112 + Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định: Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ nh: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhợng bán TSCĐ . Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK 211. Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng Sự kết hợp giữa các tổ đợc thực hiện theo sơ đồ sau: Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 ) Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ đợc chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nớc. (1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán. (2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng. (3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trờng hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. 4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc Giấy báo Nợ, giấy báo Có Chứng từ vật t, hàng hoá Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT Chứng từ lao động tiền lơng Hợp đồng lao động Bảng thanh toán lơng Giấy đi đờng Bảng kê thanh toán Lệnh đìêu xe Chứng từ TSCĐ Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ Bange kê khấy hao TSCĐ Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ (*): TSCĐ mua về đều đợc nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng. 4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ- CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông t số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hớng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nh ng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc. 4. 4- Tổ chức sổ kế toán. Việc hạch toán của công ty đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản. Các loại sổ sử dụng : Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1. Sổ, thẻ kế toán chi tiết : - Thẻ kho. - Sổ chi tiết TK đợc mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, với ngời mua, với Ngân sách Nhà nớc. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. . . . Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo (1) (3) (2) Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ nh sau : (1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận đợc chuyển trực tiếp cho kế toán chi tiết, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán. (2) Sau khi nhận đợc các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính. 4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán : Các Baó cáo theo qui định chung của Nhà nớc : Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng kê khai mức lơng của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT Bảng cân đối tài khoản Báo cáo lu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ : Báo cáo bán hàng(số lợng , giá cả, chủng loại ) Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu II- hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á. 1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh toán. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng và với Nhà nớc là các nghiệp vụ thờng xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức công tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lợng kế toán viên làm công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và đợc chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng đợc quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối tợng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều đợc mã hoá để ghi chép và quản lý. 2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán. Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nớc và nớc ngoài nhng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD. Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm : Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng. Vận đơn Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi ) Phiếu Chi Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả ngời bán. Tài khoản này đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả ngời bán - TK 3312 : Đặt trớc cho ngời bán Các tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, cả những nhà cung cấp thờng xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của công ty đều đợc hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trờng hợp thanh toán ngay bằng tiền. Công ty áp dụng tỷ giá thực tế. VD1 : Ngày 15/04/2003 cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASIAN mua hàng của Công ty TNHH tin học Tân Thái Bình .Giá trị hàng mua : 2073 USD, thuế suất VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD. Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 15/04/2003 .Thời hạn thanh toán là sau 15 ngày kể từ ngày mua. Ngày 24/04/2003 công ty thanh toán tiền hàng cho ngời bán bằng tiền mặt, tỷ giá 15. 478VND/USD. Do thanh toán trớc hạn nên đợc hởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán. Hoá đơn ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 3 tháng 12 năm 2003 Số 042616 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tân Thái Bình . Địa chỉ :197 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội Số tài khoản Điện thoại : 7335462 MS : 0101107422 Họ tên ngời mua hàng : Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASIAN Địa chỉ : số 250 đờng Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MS : 0101301010 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Noterbook Amada Bộ 03 15252300 45756900 CPU PIV 2.4 Ghz/ DDram 256mb/HDD 40Gb/FDD Monitơr 15 DFX Cộng tiền hàng 45756900 Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 2287845 Tổng cộng tiền thanh toán 48044745 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mơi tám triệu không trăm bốn bốn ngàn bảy trăm bốn năm đồng [...]... 000 Kế toán không thực hiện việc ghi Nhật ký chung Khi nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ ghi vào sổ chi tiết sau đó sẽ tự động ghi vào Sổ Cái TK3311 (Biểu 3 trang 54) Sổ Cái sẽ bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới tất cả các nhà cung cấp 3- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Công ty ASIAN sử dụng hoá đơn VAT do Tổng cục thuế bán Các bộ phận bán hàng sẽ ký kết hợp đồng bán hàng và lập... - Trờng hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ nh trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng Công ty đã đa ra đợc các phơng án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây... xếp vào loại công nợ đặc biệt Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng cha thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng Có hai trờng hợp xẩy ra : - Trờng hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lợng hàng thuộc về công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán. .. hàng bán bị trả lại Căn cứ vào biên bản, và phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ : Nợ TK 531 : 6954300 Nợ TK 3331 : 347715 Nợ TK 413 : 2700 Có TK 131 : 7304715 Cùng ngày kế toán ghi sổ chi tiết phải thu của khách hàng và cuối kỳ lập bản chi tiết (Biểu 5 trang 59) và sổ cái ghi cùng ngày (biểu 6 trang 60) 4- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nớc 4 1- Thuế VAT a) VAT đầu vào Khi mua hàng hoá thuộc... trang 53) Biểu Số 2 Công ty cổ phần đầu t và phát triển EAST-ASIAN Bảng Cân đối bộ phận Bảng tổng hợp chi tiết TK : 3311 Phải trả ngời bán Từ ngày 1/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Đon vị tính : VNĐ Mã NCC Tên D đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có D cuối kỳ Nợ Có Nợ Có 1260001 ctyTNHH Tuấn Thành 5400000 58500000 69250000 16150000 1260003 Cty thủy sản Hà Nội 35.345.000 35.345.000 2260002 Cty tin học Mai Hoàng... sẽ ghi vào sổ chi tiết sau đó sẽ tự động ghi vào Sổ Cái TK3311 (Biểu 3 trang 54) Sổ Cái sẽ bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới tất cả các nhà cung cấp Biểu Số 3 Công ty cổ phần đầu t và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ Số CT hiêu Ngày Sổ cái TK : 331 Phải trả ngời bán Từ ngày 01/12/20023đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ Diễn giải TK ứng Số d đầu kỳ KG/01-B 3/12/02 Mua hàng 068249 CMS... của TSCĐ Công ty chủ yếu sử dụng ba mức thuế suất : 3%, 5%, 10% Khi nhận đợc hoá đơn VAT , căn cứ vào mức thuế suất trên hoá đơn, kế toán vào sổ chi tiết cho TK 133 Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng, kế toán tính ra số VAT đợc khấu trừ : Thuế GTGT đợc khấu trừ = Giá mua hàng hoá x 3% Sau đó căn cứ vào số thuế tính đợc, kế toán ghi sổ chi tiết của TK 133 VD1, 2, 3 Biểu số 7 Công ty cổ phần đầu t và Sổ chi... tháng 10 năm 2004 Số 034274 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN Địa chỉ : số 2 ngõ 190 đờng Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại : MS : 0101301010 Họ tên ngời mua hàng : Đơn vị : Trờng Đại Học Mở Hà Nội Địa chỉ : E5 Tạ Quang Bửu, Bách Khoa, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MS : STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV Số lợng Đơn giá tính A B C 1 2 01 Máy... 892.349.941 Do kế toán không ghi Nhật ký chung nên số liệu từ Sổ chi tiết sẽ đợc ghi vào Sổ Cái TK 131- theo dõi cho tất cả các khách hàng ở các bộ phận (Biểu 6 trang 60) Biểu Số 6 Công ty cổ phần đầu t và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ Số hiêu Ngày CT Diễn giải Sổ cái TK : 131 Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ TK đối Loại ứng NT Tỷ giá Số d đầu kỳ KG/01B... nhiên công ty chỉ sử dụng các mức thuế suất : 5%, 10% Cuối mỗi tháng, kế toán phải lập tờ khai VAT và nộp cho cơ quan thuế, kèm theo : Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào Công ty tiến hành nộp VAT theo tháng * Căn cứ vào các hoá đơn VAT : Số 034274 ngày 4/12/02 Số 034213 ngày 3/12/02 Số 034362 ngày 10/12/02 Số 034317 ngày 12/12/02 Kế toán