3. Hệ thống thông tin quản lý

 Quản trị công nghệ: Mọi công nghệ như xử lý, lưu trữ, truyền thông dữ liệu và thông tin trên toàn doanh nghiệp cần phải được quản lý như một hệ thống tích hợp các nguồn lực của tổ ch[r]

i BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -

Chủ biên: ThS Vũ Văn Giang

TÀI LIỆU HỌC TẬP

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (Tài liệu lưu hành nội bộ)

Đối tượng: SV trình độ Đại học

Ngành đào tạo: Dùng chung cho ngành Quản trị kinh doanh

ii MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC HÌNH viii

LỜI GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1 Giới thiệu chung hệ thống thông tin

1.1.1 Thông tin liệu

1.1.2 Tổ chức góc độ quản lý

1.1.3 Khái niệm phận cấu thành hệ thống thông tin

1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin 10

1.1.5 Vai trị hệ thống thơng tin 15

1.2 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý 18

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 18

1.2.2 Đầu vào, đầu hệ thống thông tin quản lý 18

1.2.3 Các chức hệ thống thông tin quản lý 21

1.2.4 Xu hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý 22

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 24

CHƯƠNG : CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA 25

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 25

2.1 Phần cứng hệ thống thông tin quản lý 25

2.1.1 Khái niệm 25

2.1.2 Các thành phần hệ thống máy tính 25

2.1.3 Các loại hình hệ thống máy tính 29

2.1.4 Các yếu tố cần đánh giá mua sắm phần cứng 33

2.2 Phần mềm hệ thống thông tin quản lý 34

2.2.1 Khái niệm vai trị phần mềm góc độ quản lý 34

2.2.2 Phân loại phần mềm 34

2.2.3 Các yếu tố cần đánh giá mua sắm phần mềm 45

2.3 Cơ sở liệu 45

2.3.1 Một số khái niệm sở 45

2.3.2 Các hoạt động liên quan đến sở liệu 49

2.3.3 Các cấu trúc sở liệu 54

iii

2.3.5 Một số kỹ thuật đại quản trị liệu 61

2.4 Viễn thông mạng truyền thông 64

2.4.1 Các yếu tố chức hệ thống viễn thông 64

2.4.2 Các loại mạng truyền thông 67

2.4.3 Mạng Internet lợi ích mạng Internet 72

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 78

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 78

CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 79 3.1 Hệ thống thơng tin tài 79

3.1.1 Khái quát HTTT tài 79

3.1.2 HTTT tài theo mức quản lý 82

3.2 Hệ thống thông tin Marketing 88

3.2.1 Khái quát HTTT Marketing 88

3.2.2 HTTT Marketing theo mức quản lý 90

3.3 Hệ thống thông tin sản xuất 97

3.3.1 Khái quát HTTT sản xuất 97

3.3.2 HTTT sản xuất theo mức quản lý 98

3.4 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực 107

3.4.1 Khái quát HTTT nguồn nhân lực 107

3.4.2 HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý 109

3.5 Hệ thống thơng tin tích hợp 114

3.5.1 HTTT quản trị quan hệ khách hàng 115

3.5.2 HTTT quản trị tích hợp doanh nghiệp 120

3.5.3 HTTT quản trị chuỗi cung cấp 123

3.6 Hệ thống thương mại điện tử 127

3.6.1 Khái niệm thương mại điện tử 127

3.6.2 Hoạt động hệ thống thương mại điện tử 129

3.6.3 Lợi ích thương mại điện tử 130

3.6.4 Một số vấn đề liên quan đến thương mại điện tử góc độ quản lý 131

3.7 Hệ thống thông tin tự động hóa văn phịng 133

3.7.1 Giới thiệu chung HTTT tự động hóa văn phịng 133

3.7.2 Các cơng nghệ văn phịng 136

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 142

iv CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC VÀ VẤN ĐỀ AN TỒN HỆ THỐNG

THƠNG TIN QUẢN LÝ 144

4.1 Quản trị nguồn lực hệ thống thông tin 144

4.1.1 Tổng quan quản trị nguồn lực hệ thống thông tin 144

4.1.2 Quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin 151

4.1.3 Đầu tư cho công nghệ thông tin doanh nghiệp 157

4.2 Vấn đề an tồn hệ thống thơng tin quản lý 163

4.2.1 Tầm quan trọng an tồn thơng tin 163

4.2.2 Những nguy tiềm ẩn hệ thống thông tin 165

4.2.3 An tồn thơng tin kỷ nguyên số 167

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN 174

BÀI TẬP ỨNG DỤNG 174

v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt

Nguyên nghĩa

1 CAD Computer-aided design - Thiết kế hỗ trợ máy tính

2 CNTT Công nghệ thông tin

3 COM Computer Output Microfilm - Vi phim máy tính

4 CPU Central Processing Unit - Bộ xử lý trung tâm

5 CSDL Cơ sở liệu

6 DN Doanh nghiệp

7 EDI Electronic Data Interchange - Trao đổi liệu điện tử

8 ERP Enterprise Resources Planning - Quản trị tích hợp doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng

10 HTML Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn

11 HT Hệ thống

12 HTTT Hệ thống thông tin

13 KH Kế hoạch

14 LAN Local Area Networks - Mạng cục 15

MFLOPS Million of FLoating Operations Per Second - Số triệu thị giây

16

MICR Magnetic Ink Character Recognition - Công nghệ nhận dạng ký tự mực từ

17 NVL Nguyên vật liệu 18

OCR Optical Character Recognition - Công nghệ nhận dạng ký tự quang

19 PBX Private Branch eXchange – Mạng điện thoại riêng

vi 21 R & D Research & development - Nghiên cứu phát triển

22 SCM Supply Chain Management - Quản trị chuỗi cung cấp

23 SP Sản phẩm

24 SX Sản xuất

25 SXKD Sản xuất kinh doanh 26 TMĐT Thương mại điện tử

27 TT Thông tin

28 VAN Value Added Network - Mạng gia tăng giá trị 29 VPN Virtual Private Networks - Mạng riêng ảo 30 WAN Wide Area Network - Mạng diện rộng

vii DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 : Dữ liệu bán hàng

Bảng 1.2 : Thông tin tổng hợp bán hàng theo mặt hàng

Bảng 1.3: Đặc điểm mức quản lý tổ chức

Bảng 1.4: Tính chất thơng tin theo cấp định

Bảng 1.5: HTTT gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ 16

Bảng 2.1: Các loại hình hệ thống máy tính 30

Bảng 3.1: Ba mức hệ thống thơng tin tài 82

Bảng 3.2: Các HTTT Marketing theo mức quản lý 91

Bảng 3.3: Các HTTT sản xuất kinh doanh theo mức quản lý 99

Bảng 3.4: Các HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý 109

Bảng 3.5: Các chức quản trị chuỗi cung cấp ứng dụng mySAP e-business software suite 125

Bảng 4.1: Một số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin 149

Bảng 4.2: Tốc độ tăng trưởng nghề nghiệp HTTT (2006 đến 2016) 156

viii DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Các mức quản lý tổ chức

Hình 1.2: Sơ đồ đầu mối thơng tin doanh nghiệp

Hình 1.3: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin

Hình 1.4: Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động 12

Hình 1.5: Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động 13

Hình 1.6: Phân loại HTTT theo mục đích đối tượng phục vụ 14

Hình 1.7: Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức 15

Hình 1.8: Các nguồn đầu vào, đầu HTTT quản lý 19

Hình 1.9: Biểu diễn thơng tin đầu với tính siêu liên kết 21

Hình 2.1: Cấu trúc logic máy tính số 26

Hình 2.2 : Một số loại máy vi tính 31

Hình 2.3 : Máy tính cỡ vừa 32

Hình 2.4 : Máy tính lớn 32

Hình 2.5 : Siêu máy tính 33

Hình 2.6: Một số trình duyệt Wed phổ biến 37

Hình 2.7: Một số phần mềm thư điện tử phổ biến 37

Hình 2.8: Các gói xử lý văn hàng đầu 38

Hình 2.9: Lập mục lục tự động MS-Word 38

Hình 2.10: Một số gói phần mềm bảng tính điện tử 39

Hình 2.11: Các gói phần mềm trình chiếu đồ họa 40

Hình 2.12: Các phần mềm quản lý thơng tin cá nhân 40

Hình 2.13: Các khái niệm sở tổ chức liệu 46

Hình 2.14: Mẫu biểu nhập phiếu nhập mua hàng HTTT kế tốn 50

Hình 2.15: Trang hình cho khách hàng nhập sản phẩm Asus 51

Hình 2.16: Hệ thống POS quét liệu bán hàng siêu thị 51

Hình 2.17: Ngơn ngữ tự nhiên diễn đạt nhu cầu thơng tin ngơn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL 52

Hình 2.18: Truy vấn tin QBE MS-Access 52

Hình 2.19: Màn hình thiết kế báo cáo Report Wizard Ms-Access 53

Hình 2.20: Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đơn hàng 54

Hình 2.21: Cấu trúc liệu kiểu phân cấp 55

ix

Hình 2.23: Cấu trúc liệu kiểu quan hệ 56

Hình 2.24: Ví dụ chiều khác CSDL đa chiều 57

Hình 2.25: Các CSDL tác nghiệp phát triển MS-ACCESS 58

Hình 2.26: Cơ sở liệu phân tán thành phần 59

Hình 2.27: Cơ sở liệu lặp 59

Hình 2.28: Cơ sở liệu siêu phương tiện 60

Hình 2.29: Các thành phần hệ thống thông tin dự Web 60

Hình 2.30: Các thành phần Data Warehouse 61

Hình 2.31: Kho liệu chuyên biệt 62

Hình 2.32: Kỹ thuật khai phá phân tích liệu 63

Hình 2.33: Mạng đường trục 68

Hình 2.34: Mạng vịng 68

Hình 2.35: Mạng hình 69

Hình 2.36: Mạng hình 69

Hình 2.37: Mạng hỗn hợp 70

Hình 3.1: Mơ hình HTTT tài 80

Hình 3.2: Tổng quan chung mơ hình lập kế hoạch quản trị Marketing 88

Hình 3.3: Mơ hình HTTT Marketing 90

Hình 3.4: Mơ hình HTTT sản xuất kinh doanh 98

Hình 3.5: Sơ đồ luồng vào/ra mơ hình EOQ 102

Hình 3.6: Sơ đồ luồng vào/ra mơ hình RL 102

Hình 3.7: Sơ đồ luồng vào/ra HT MRP 103

Hình 3.8: Mơ hình HTTT nguồn nhân lực 108

Hình 3.9: Kiến trúc ứng dụng tích hợp doanh nghiệp 114

Hình 3.10: Các ứng dụng thành phần hệ thống quản trị quan hệ khách hàng 116

Hình 3.11: Kiến trúc hệ thống ERP 120

Hình 3.12: Mơ hình thương mại điện tử 128

Hình 3.13: Các loại hình giao dịch thương mại điện tử 129

Hình 3.14: Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT tự động hóa văn phịng 136

Hình 4.1: Sơ đồ liên kết chức quản trị nguồn lực thơng tin 148

Hình 4.2: Các chức quản trị tổ chức doanh nghiệp 151

Hình 4.3: Mơ hình STEP – Strategies for Technology Enablement through People 152

1 LỜI GIỚI THIỆU

Trong bối cảnh tự hóa thương mại quốc tế trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng Việt Nam, doanh nghiệp ngày gặp nhiều áp lực cạnh tranh Chính vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng xã hội để tránh thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trò lớn vào việc giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững tạo lợi cạnh tranh thị trường Hệ thống thông tin quản lý công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh, hỗ trợ việc định doanh nghiệp hỗ trợ cải thiện khả cạnh tranh cho doanh nghiệp

Với tầm quan trọng nó, việc trang bị kiến thức toàn diện hệ thống thông tin quản lý cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật công nghiệp điều cần thiết

Tài liệu học tập Hệ thống thông tin quản lý biên soạn để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, học tập giảng viên, sinh viên ngành Quản trị kinh doanh Đồng thời tài liệu tham khảo cho quan tâm đến lĩnh vực

Tài liệu học tập gồm chương với tham gia biên soạn nội dung thành viên:

ThS Lưu Huỳnh, ThS Trần Thùy Linh – Biên soạn Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin quản lý

ThS Trần Thị Kim Phượng, ThS Phạm Thanh Thảo – Biên soạn Chương 2: Cơ sở công nghệ thông tin hệ thống thông tin quản lý

ThS Vũ Văn Giang (Chủ biên), ThS Lê Thị Ánh – Biên soạn Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng kinh doanh

ThS Vũ Huy Giang, ThS Nguyễn Văn Hưng – Biên soạn Chương 4: Quản trị nguồn lực vấn đề an tồn hệ thơng tin quản lý

Mặc dù cố gắng tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác đúc rút kinh nghiệm chuyên môn từ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu tư vấn Tuy nhiên, tài liệu học tập biên soạn lần đầu nên tài liệu học tập khơng tránh khỏi thiếu sót Nhóm tác giả mong nhận đóng góp ý kiến tất đồng nghiệp, em sinh viên bạn đọc để tài liệu ngày cải tiến hồn thiện Nhóm tác giả xin chân thành cảm ơn đồng nghiệp trường giúp đỡ trình biên soạn tài liệu học tập

Hà Nội, tháng năm 2018

2 CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần đạt yêu cầu sau đây: Có hiểu biết khái niệm: thông tin, liệu, hệ thống thông tin quản lý, phận cấu thành hệ thống thơng tin nói chung hệ thống thơng tin quản lý nói riêng

2 Có kiến thức mức quản lý tổ chức nhu cầu thơng tin hỗ trợ q trình định mức

3 Đánh giá tầm quan trọng hệ thống thông tin áp dụng vào cấp quản lý tổ chức

4 Có khả phân loại hệ thống thông tin theo tiêu thức khác nhau, biết đặc điểm loại

5 Đánh giá vai trò hệ thống thông tin tổ chức

6 Đánh giá chức hệ thống thông tin quản lý tổ chức Nhận định xu hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý 1.1 Giới thiệu chung hệ thống thông tin

1.1.1 Thông tin liệu

Dữ liệu (Data) kiện quan sát tượng vật lý giao dịch kinh doanh Cụ thể hơn, liệu phản ánh khách quan thuộc tính (đặc điểm) thực thể người địa điểm kiện Dữ liệu dạng số văn thân liệu thường mang tải giá trị thông tin Khi yếu tố tổ chức xếp theo cách có nghĩa chúng trở thành thông tin

TT Vùng Mã

hàng

Tên hàng Đơn giá Số

lượng

Doanh thu

1 01 Miền Bắc 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000.000 20 120.000.000 01 Miền Bắc 500 Máy giặt LG T2 9.000.000 22 198.000.000 12 Miền Bắc 477 Tủ lạnh Philps 14.000.000 28.000.000 12 Miền Trung 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000.000 20 120.000.000 15 Miền Nam 477 Tủ lạnh Philips 14.000.000 60.000.000 12 Miền Nam 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000.000 14 84.000.000

3

TT Mã hàng Tên hàng Số lượng Doanh thu

(đồng)

1 422 Máy điều hòa Panasonic C9 54 324.000.000

2 477 Tủ lạnh Philips 88.000.000

3 500 Máy giặt LG T2 22 198.000.000

Tổng cộng 83 610.000.000

Bảng 1.2 : Thông tin tổng hợp bán hàng theo mặt hàng

Thông tin (Information) liệu tổ chức theo cách cho chúng mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn có thân liệu Để tổ chức liệu thành thơng tin có ích có giá trị, người ta phải sử dụng quy tắc mối quan hệ liệu Việc biến đổi liệu thành thông tin thực q trình, tập hợp cơng việc có quan hệ logic với để đạt kết đầu mong muốn Có thể nói thông tin liệu chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng thơng qua việc ứng dụng tri thức

Thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý gọi thơng tin quản lý Như hiểu thơng tin quản lý liệu có ích lựa chọn, tổ chức xử lý theo cách cho sở định đắn Tất tổ chức cần thông tin phục vụ mục đích khác

- Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có thơng tin hiểu biết nguồn lực có Trên thực tế có nhiều kịch khác việc phân bổ nguồn lực hạn hẹp ngữ cảnh thơng tin cần đến để hỗ trợ q trình định

- Kiểm soát: Một kế hoạch đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết thực kế hoạch thực tế Thông tin sử dụng để đánh giá xem kế hoạch có thực dự kiến hay có xê dịch không lường trước Trên sở thông tin kiểm sốt, thực điều chỉnh cần thiết

- Ghi nhận giao dịch: Việc thu thập thông tin giao dịch kiện cần thiết nhiều lý khác thơng tin có giá trị minh chứng, u cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm sốt

- Đo lường lực: Thơng tin chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường lực kinh doanh tổ chức doanh nghiệp

4 Trong ngữ cảnh tổ chức doanh nghiệp, sở phân tích thơng tin thu qua q trình xử lý thơng tin, người ta tạo tri thức kinh doanh (Business Intelligence) tri thức hiểu biết khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinh doanh, môi trường cạnh tranh thân hoạt động doanh nghiệp Tri thức kinh doanh giúp doanh nghiệp đưa định hiệu quả, quan trọng thường mang tầm chiến lược Nó cho phép doanh nghiệp trích rút ý nghĩa đích thực thông tin nhằm thực bước mang tính sáng tạo mạnh mẽ, nhằm tạo ưu cạnh tranh

Đặc trưng thơng tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng người làm công tác quản lý định, thơng tin cần phải có thuộc tính sau:

- Tính xác: Thơng tin xác thơng tin khơng chứa lỗi Thơng tin khơng xác thường tạo từ liệu không xác nhập vào hệ thống trước

- Tính đầy đủ: Thơng tin đầy đủ thơng tin chứa liệu quan trọng Một báo cáo đầu tư bị xem khơng đầy đủ khơng liệt kê chi phí có liên quan

- Tính kinh tế: Thơng tin xem kinh tế giá trị mang lại cao chi phí tạo

- Tính mềm dẻo: Thơng tin sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thơng tin hàng tồn kho sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất quản lý tài

- Tính tin cậy: Tính tin cậy TT phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó phụ thuộc vào phương pháp thu thập liệu, phụ thuộc vào nguồn gốc thơng tin

- Tính phù hợp: Tính phù hợp thơng tin người định quan trọng, thể chỗ có hướng đến đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay khơng

- Tính đơn giản: Thơng tin đến tay người sử dụng cần dạng giản đơn, không phức tạp Nhiều nhiều thông tin gây khó khăn cho người sử dụng việc lựa chọn thơng tin

- Tính kịp thời: Thơng tin coi kịp thời đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết

- Tính kiểm tra được: Thơng tin cho phép người ta kiểm định để chắn hồn tồn xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho thơng tin)

- Tính dễ khai thác: Đó thơng tin tra cứu dễ dàng người sử dụng có thẩm quyền, theo dạng, vào thời điểm mà họ cần

5 Các tính chất làm cho thơng tin trở nên giá trị nhiều tổ chức Với thơng tin thiếu xác khơng đầy đủ dẫn đến định khơng hiệu quả, gây thiệt hại cho tổ chức nhiều tiền bạc, dự báo sai cầu tương lai sản phẩm dẫn đến việc tiêu tốn nhiều tiền để đầu tư vào nhà máy mà lại không đưa vào khai thác Ngồi thơng tin khơng cung cấp lúc hay thông tin phức tạp có giá trị sử dụng tổ chức

Trong ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích thơng tin đánh giá theo cách khác giá trị thuộc tính Ví dụ liệu nghiên cứu thị trường chút thiếu xác thiếu đồng chấp nhận được, tính kịp thời lại cần thiết Thơng tin loại có tác dụng cảnh báo tổ chức khả đối thủ cạnh tranh thực giảm giá giá giảm cụ thể bao nhiêu, lúc việc cảnh báo trước cho tổ chức để lập kế hoạch đối phó quan trọng Ngược lại, tính xác, tính kiểm tra tính đầy đủ lại thuộc tính TT sử dụng hạch toán kế toán việc sử dụng tài sản tổ chức tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định

Giá trị thơng tin thể chỗ: Thơng tin giúp nhà quản lý đạt mục tiêu tổ chức nào? Giá trị thông tin đo thơng qua thời gian cần đề định thông qua lợi nhuận tăng thêm cho tổ chức Các thơng tin có giá trị giúp nhà quản lý định có nên đầu tư cho HTTT công nghệ thông tin hay khơng Một hệ thống đặt hàng tự động địi hỏi chi phí 100 nghìn USD mang lại lợi ích đạt đến 250 nghìn USD, giá trị gia tăng HTTT mang lại 150 nghìn USD

1.1.2 Tổ chức góc độ quản lý

a Sơ đồ quản lý tổ chức

6 Dưới góc độ quản lý, tổ chức cấu thành từ ba mức, mức thực hoạt động khác có nhu cầu thơng tin khác Ba mức quản lý là: chiến lược, chiến thuật tác nghiệp

Những người chịu trách nhiệm điều hành mức chiến lược có nhiệm vụ xác thực mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức Trong DN sản xuất thông thường đỉnh chiến lược cho Chủ tịch – Tổng giám đốc phó chủ tịch hãng phụ trách

Những trách nhiệm chiến thuật thuộc mức kiểm soát quản lý, nơi dùng phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược mức chiến lược đặt Việc tìm kiếm để có nguồn lực cần thiết cho việc thực mục tiêu chiến lược, thiết lập chiến thuật mua sắm, tung sản phẩm mới, thiết lập theo dõi ngân sách trách nhiệm mức kiểm soát quản lý chiến thuật Trong doanh nghiệp, thông thường vị trí quản lý trưởng phịng tài vụ, trưởng phòng tổ chức hay trưởng phòng cung ứng thuộc mức quản lý

Cuối mức điều hành tác nghiệp, người ta quản lý việc sử dụng cho có hiệu phương tiện nguồn lực phân bổ để tiến hành tốt hoạt động tổ chức ràng buộc tài chính, thời gian kỹ thuật Thủ kho, trưởng nhóm, đốc cơng đội sản xuất thuộc mức quản lý

Mức tác nghiệp Mức chiến thuật Mức chiến lược Người quản lý Đốc cơng, trưởng

nhóm

Cán quản lý mức trung chuyên chức

Cán lãnh đạo

Cơng việc Tự động hóa hoạt động kiện có tính thủ tục lặp lại

Tự động hóa việc theo dõi kiểm tra hoạt động tác nghiệp

Tích hợp liệu lịch sử tổ chức dự báo cho tương lai

Lý Cải tiến hiệu suất tổ chức

Cải tiến hiệu hoạt động tổ chức

Cải tiến chiến lược kế hoạch tổ chức

Bảng 1.3: Đặc điểm mức quản lý tổ chức

Cán quản lý mức quản lý khác cần thông tin khác để thực việc định Điều thể thông qua cách định nghĩa mang tính thực tiễn cao thơng tin quản lý sau: Thông tin quản lý thông tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào cơng việc định quản lý

7 mức định Người ta thường chia định tổ chức thành ba loại: định chiến lược, định chiến thuật định tác nghiệp

Quyết định chiến lược: Là định xác định mục tiêu định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

Quyết định chiến thuật: Là định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, định kiểm soát khai thác tối ưu nguồn lực

Quyết định tác nghiệp: Là định nhằm thực thi nhiệm vụ

b.Tính chất thông tin theo mức định:

Với cấp định thơng tin phục vụ cần có thuộc tính riêng Bảng tóm tắt thuộc tính thơng tin mức quản lý

Đặc trưng thông tin

Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược

Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn thường kỳ, đặn

Sau kỳ dài, trường hợp đặc biệt

Tính độc lập của kết

Dự kiến trước Dự đốn sơ bộ, có thơng tin bất ngờ

Chủ yếu không dự kiến trước

Thời điểm Quá khứ Hiện tương lai Dự đốn cho tương lai

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong tổ chức Ngoài tổ chức chủ

yếu Tính cấu

trúc

Cấu trúc cao Chủ yếu có cấu trúc, số phi cấu trúc

Phi cấu trúc cao

Độ xác Rất xác Một số liệu có tính chủ quan

Mang nhiều tính chủ quan

Cán sử dụng

Giám sát hoạt động tác nghiệp

Cán quản lý trung gian

Cán quản lý cao cấp

8

c Các đầu mối thông tin tổ chức doanh nghiệp

Doanh nghiệp tổ chức quan trọng chiếm tỷ lệ lớn tổ chức kinh tế xã hội xã hội có kinh tế thị trường Do đó, việc xem xét thêm hệ thống thông tin cho doanh nghiệp điều cần thiết

Hình 1.2: Sơ đồ đầu mối thơng tin doanh nghiệp

Nhà nước tổ chức quan cấp

Một tổ chức quốc gia phải chịu quản lý Nhà nước Mọi thơng tin mang tính định hướng Nhà nước cấp tổ chức luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ,… thơng tin mà tổ chức phải lưu trữ sử dụng thường xuyên

Khách hàng

Trong kinh tế thị trường thông tin khách hàng tối quan trọng Tổ chức thu thập, lưu trữ khai thác thông tin khách hàng nhiệm vụ lớn doanh nghiệp

Doanh nghiệp cạnh tranh

Biết đối thủ cạnh tranh trực tiếp công việc hàng ngày doanh nghiệp Khái niệm gián điệp kinh tế thường nói tới doanh nghiệp cạnh tranh phần thể tầm quan trọng thông tin doanh nghiệp cạnh tranh

Doanh nghiệp có liên quan

Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan (hàng hóa bổ sung hàng hóa thay thế) đầu mối thơng tin quan trọng thứ tư doanh nghiệp

Doanh nghiệp cạnh tranh

Khách hàng Nhà cung cấp DN cạnh tranh

DN liên quan DN cạnh tranh DOANH NGHIỆP

Hệ thống quản lý

9 Muốn doanh nghiệp tồn thời gian dài, nhà quản lý cần phải có thơng tin đối thủ xuất – doanh nghiệp cạnh tranh

Các đầu mối thông tin quan trọng doanh nghiệp, nhiên nguồn thơng tin có tính biến động lớn nguyên tắc đơn vị liên quan trách nhiệm cung cấp thơng tin cho doanh nghiệp Chính nên việc tổ chức thu thập, lưu trữ xử lý thông tin từ nguồn cơng việc khó khăn địi hỏi chi phí lớn doanh nghiệp

1.1.3 Khái niệm phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (Information System) hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối liệu, thông tin cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước Hình 1.3 mơ tả yếu tố cấu thành hệ thống thông tin

Hình 1.3: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin

Đầu vào

Trong HTTT, đầu vào (input) thực thu thập nhập liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống Ví dụ, trước tính in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu thập nhập vào hệ thống số công lao động nhân viên; trường đại học, giảng viên phải trả điểm có sơ sở để tính điểm tổng kết gửi điểm thi cho sinh viên Đầu vào tồn nhiều dạng khác hệ thống nào, dạng liệu đầu vào phụ thuộc vào kết đầu mong muốn Trong hệ thống tính lương, đầu vào thẻ thời gian nhân viên hệ thống điện thoại khẩn cấp, cú điện thoại gọi đến coi đầu vào Cũng vậy, đầu vào HTTT Marketing kết điều tra thị trường vấn khách hàng

Việc nhập liệu đầu vào thực thủ cơng, bán tự động tự động hoàn toàn Việc nhập chứng từ vào máy tính bàn phím hình thức nhập liệu thủ công, việc quét mã số mã vạch hàng hóa siêu thị lại hình thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS Việc chuyển liệu vào hệ thống thơng qua mạng coi hình thức nhập liệu tự động Không phụ thuộc vào cách nhập

Đầu vào Xử lý Đầu

10 liệu, tính xác liệu đầu vào yếu tố quan trọng đảm bảo có thơng tin đầu mong muốn

Xử lý

Trong HTTT, xử lý (processing) trình chuyển đổi liệu đầu vào thành thông tin đầu hữu ích Q trình bao gồm thao tác tính tốn, so sánh lưu trữ liệu cho mục đích sử dụng sau Q trình xử lý thực thủ cơng hay với trợ giúp máy tính

Đầu

Trong HTTT, đầu (output) thực việc tạo thơng tin hữu ích thông thường dạng tài liệu báo cáo Đầu hệ thống phiếu trả lương cho nhân viên, báo cáo cho nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho cổ đông, ngân hàng quan nhà nước Trong số trường hợp, đầu hệ thống lại đầu vào hệ thống khác Ví dụ, đầu hệ thống xử lý đơn hàng đầu vào hệ thống tốn với khách hàng; đầu hệ thống xuất hàng phận đầu vào hệ thống nhập hàng phận khác Kết đầu tồn nhiều dạng khác nhau, ví dụ hệ thống máy tính máy in hình thường thiết bị chuẩn; việc đưa kết thực thủ cơng tay (ví dụ báo cáo tài liệu viết tay)

Thông tin phản hồi

Trong HTTT, thông tin phản hồi (feedback) kết đầu sử dụng để thực thay đổi hoạt động nhập liệu hoạt động xử lý hệ thống Nếu có lỗi hay có vấn đề đầu cần thực việc hiệu chỉnh liệu đầu vào thay đổi tiến trình cơng việc Ví dụ, nhập số cơng lao động tuần nhân viên nhầm 40 thành 400 hệ thống tính lương xác định giá trị nằm khoảng giá trị cho phép (chỉ phép từ đến 100) đưa thông báo lỗi thông tin phản hồi thông tin sử dụng để kiểm tra lại hiệu chỉnh số liệu đầu vào công lao động cho 40

1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin

a, Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động

Theo cách phân loại này, người ta chia HTTT thành hai nhóm (hình 1.4)

+ Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động nội tổ chức (Intraorganizational System)

Đây HTTT hỗ trợ thu thập xử lý thông tin phục vụ quản trị nội tổ chức doanh nghiệp Có hai loại hình HTTT hỗ trợ nội bộ:

- Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp

HT xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing Systems)

11 HT kho liệu (DW – Data Warehouses)

HT tự động hóa văn phịng (OAS – Office Automation Systems) HT hỗ trợ nhóm cơng tác (GS – Groupware Systems)

HT tự động hóa sản xuất (FA – Factory Automation)

HT quản lý chuỗi cung cấp (SCMS – Supply Chain Management Systems)

- Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý

HT trợ giúp định (DSS – Decision Support Systems) HT khai phá liệu (DM – Data Mining)

HT hỗ trợ nhóm làm việc (GSS – Group Support Systems) HTTT địa lý (GIS – Geographic Information Systems) HTTT phục vụ lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems) HT tri thức kinh doanh (BIS – Business Intelligence Systems) HTTT quản lý tri thức (KMS – Knowledge Management Systems) Hệ chuyên gia (ES – Expert Systems)

+ Nhóm HTTT phối hợp hoạt động tổ chức (Interorganizational Systems)

Đây HTTT liên kết tổ chức với tổ chức khác, ví dụ HTTT liên kết doanh nghiệp với khách hàng nhà cung cấp

HT trao đổi liệu điện tử (EDI – Electronic Data Interchange) HT thương mại điện tử (EC – E-Commerce)

HT JIT (Just-In-Time Systems)

12 Hình 1.4: Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động

HT quản lý chuỗi cung cấp (SCMS) HT hỗ trợ nhóm cơng tác (GS) HT kho liệu (DW) HT xử lý giao dịch (TPS)

HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp

Các HTTT nội tổ chức

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các HTTT liên tổ chức

HTTT hỗ trợ hoạt động quản lý

HT quản trị tích hợp DN (ERP) HT tự động hóa văn phịng (OAS) HT tự động hóa sản xuất (FA) Hệ chuyên gia (ES) HTTT phục vụ lãnh đạo (ESS) HT hỗ trợ nhóm làm việc (GSS) HT trợ giúp định (DSS) HT khai phá phân tích liệu (DM) HTTT địa lý (GIS) HT tri thức kinh doanh (BIS) HT JIT (Just In Time Systems) HT trao đổi liệu điện tử (EDI)

HT thương mại điện tử

13

b, Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động

Theo lĩnh vực hoạt động, HTTT phân thành hai nhóm (hình 1.5):

+ Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems)

Các HTTT loại tập trung vào việc xử lý liệu phát sinh hoạt động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhiên chưa phải thông tin chuyên biệt, sử dụng cho nhà quản lý

HT xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing Systems): Xử lý giao dịch nghiệp vụ

HT kiểm soát tiến trình (PCS – Process Control Systems): Kiếm sốt tiến trình nghiệp vụ

HT hỗ trợ cộng tác tổ chức (ECS – Enterprise Collaboration Systems): Hỗ trợ cộng tác làm việc theo nhóm

+ Nhóm HTTT hỗ trợ quản lý (MSS – Management Support Systems)

Đây HTTT có khả cung cấp thông tin hỗ trợ định quản lý HTTT quản lý (MIS – Management Information Systems): cung cấp báo cáo chuẩn mực, định kỳ cho nhà quản lý

HT trợ giúp định (DSS – Decision Support Systems): Hỗ trợ trình định thông qua giao diện đối thoại

HT trợ giúp lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems): Cung cấp thông tin dạng cho cán lãnh đạo

Hình 1.5: Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động Các HTTT hỗ trợ

hoạt động tác nghiệp

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các HTTT hỗ trợ quản lý

HT trợ giúp lãnh đạo

(ESS) HTTT quản

lý (MIS)

HT trợ giúp định

(DSS)

HT hỗ trợ cộng tác tổ chức

(ECS) HT xử lý giao dịch (TPS)

HT kiểm sốt tiến trình

14

c, Phân loại hệ thống thơng tin theo mục đích đối tượng phục vụ

Dựa theo mục đích đối tượng phục vụ, người ta phân HTTT thành loại (hình 1.6) Sau mô tả ngắn gọn loại

- HT chuyên gia (ES – Expert Systems): Là HTTT dựa máy tính có sử dụng tri thức liên quan đến lĩnh vực ứng dụng phức tạp, mang tính chuyên biệt để tương tác vai trò chuyên gia tư vấn với người sử dụng Hệ chuyên gia bao gồm sở tri thức mơ đun phần mềm có khả suy luận tri thức, tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi người sử dụng Các hệ chuyên gia ứng dụng cho vấn đề lĩnh vực hẹp Các vấn đề liên quan đến chuẩn đoán ứng dụng phổ biến hệ chuyên gia

- HT quản trị tri thức (Knowledge Management Systems): Hỗ trợ trình tạo mới, tổ chức phân phối tri thức nghiệp vụ tới thành viên phận tổ chức

- HTTT chiến lược (SIS – Strategic Information Systems): Cung cấp cho tổ chức sản phẩm dịch vụ chiến lược, giúp tổ chức đạt lợi cạnh tranh

- HTTT nghiệp vụ (BIS – Business Information Systems): Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp quản lý lĩnh vực chức điển hình tổ chức

- HTTT tích hợp (IIS – Integrated Information Systems): Tích hợp nhiều vai trị khác hệ thống có khả cung cấp thơng tin, hỗ trợ trình định nhiều mức quản lý khác nhiều lĩnh vực khác

Hình 1.6: Phân loại HTTT theo mục đích đối tượng phục vụ

d, Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức

Dựa theo lĩnh vực chức năng, người ta phân HTTT thành bốn loại (hình 1.7) Sau mơ tả ngắn gọn loại

Hệ chuyên gia (ES – Expert Systems)

HỆ THỐNG THÔNG TIN

HTTT nghiệp vụ (BIS – Business Information Systems) HT quản trị

15

Hình 1.7: Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức 1.1.5 Vai trò hệ thống thông tin

Từ đời đến nay, lịch sử phát triển HTTT trải qua chặng đường dài với đa dạng hóa loại hình HTTT vai trị ngày lớn chúng tổ chức Trong tổ chức đại, hệ thống thơng tin đóng vai trò then chốt đương nhiên phải đánh giá cao nhà quản lý Công nghệ số hóa thực làm thay đổi tổ chức kinh doanh Các hệ thống thông tin ngày ảnh hưởng trực tiếp tới cách thức nhà quản lý định, nhà lãnh đạo lập kế hoạch chí việc định sản phẩm, dịch vụ đưa vào sản xuất Nói tóm lại, HTTT thực đóng vai trị chiến lược đời sống tổ chức Sau ba vai trị yếu HTTT tổ chức:

- Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp - Hỗ trợ hoạt động quản lý

- Hỗ trợ tạo lợi cạnh tranh

a Vai trò gia tăng giá trị hệ thống thông tin

Các hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho tổ chức nhiều cách : cải tiến sản phẩm cải tiến trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm hỗ trợ nhà quản lý trình định

- Hệ thống thơng tin gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ

Các HTTT có ảnh hưởng định đến trình nghiệp vụ tổ chức Với việc sử dụng HTTT, chi phí nhân cơng cho q trình nghiệp vụ giảm đáng kể, hiệu trình tăng lên rõ rệt, chúng thực nhanh thuận tiện Khi phịng kinh doanh có sử dụng HTTT giảm thiểu cơng việc kiểm tra điều kiện tài khách hàng chia sẻ cơng việc kiểm tra đơn hàng cho nhiều nhân viên thực đảm bảo phối hợp chặt chẽ với

HTTT bán hàng Marketing

HỆ THỐNG THÔNG TIN

HTTT quản trị nhân lực HTTT tài

chính, kế tốn

HTTT kinh doanh tác

16 Kiểm soát mức tác

nghiệp

Kiểm soát mức quản lý Lập kế hoạch Câu hỏi

liên quan

Đơn đặt hàng có hợp lệ khơng?

Cơng ty có đủ lượng hàng kho khơng?

Hàng tồn kho cơng ty có nhiều hay q khơng? Thanh tốn khách hàng có kịp thời khơng?

Có cần đưa thêm hay gỡ bỏ dây chuyền sản xuất mới/hiện có hay khơng?

Hệ thống thông tin gia tăng giá

trị

Hệ thống xử lý giao dịch

Chủ yếu hệ thống thông tin quản lý hệ thống thơng tin trợ giúp định

Hệ thống thông tin trợ giúp định

Bảng 1.5: HTTT gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ

Trong tổ chức bao gồm nhiều trình hoạt động nghiệp vụ Đó hoạt động nghiệp vụ mang tính tác nghiệp mua sắm nguyên vật liệu, SX sản phẩm, nhập kho thành phẩm hay bán hàng, hoạt động kiểm soát tác nghiệp hàng ngày HT sản xuất phân phối, hoạt động cần thiết cho việc thiết kế thiết kế lại toàn hệ thống tổ chức Các trình hoạt động mức có nhiệm vụ xác định mục tiêu chiến lược cho tổ chức kiểm sốt q trình thực mục tiêu

Giữa trình hoạt động nghiệp vụ HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với Mỗi loại HTTT gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ mà hỗ trợ Nó làm cho trình thực hiệu hơn, cải tiến phối hợp q trình, tạo mơi trường làm việc tốt giảm thiểu sai sót

- Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho sản phẩm

Sản phẩm đầu trình hoạt động nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp Đó vật dụng, tài liệu, thỏa thuận hay dịch vụ Các sản phẩm phân biệt đặc điểm, tính hình thức cung cấp, nên cách mà HTTT gia tăng giá trị cho sản phẩm nâng cao bổ sung đặc tính cho sản phẩm cải tiến hình thức cung cấp Ví dụ: Một HTTT cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết cho sản phẩm mà khách hàng đặt, HTTT thực kết hợp thơng tin đặt hàng lần khách hàng với thông tin đặt hàng năm trước nhằm đưa nhận định tích cực cho hoạt động đặt hàng khách hàng Việc tạo thêm rào cản thâm nhập thị trường công ty khác đưa đến thay đổi cấu trúc thị trường

17 ngân hàng ngân hàng cho phép khách hàng rút tiền lúc nơi Máy giao dịch ngân hàng (Automated Teller Machine – ATM) thiết bị đầu cuối chuyên dụng, sử dụng để cung cấp dịch vụ ngân hàng từ xa

- Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm

Các HTTT gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm nhiều cách: Gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ gia tăng giá trị cho thân sản phẩm cách đổi nâng cao chất lượng trình sản phẩm Việc sử dụng hệ thống dự trữ tồn kho thời điểm JIT (Just In Time) cho phép gia tăng giá trị cho chất lượng trình quản lý hàng tồn kho hệ thống này, nhà cung cấp thực cung cấp hàng hóa cho nhà sản xuất vào thời điểm mà chúng cần đến cho trình sản xuất Bảng tính điện tử với phân tích tài nhanh chóng, xác động sản phẩm có chất lượng cao HTTT gia tăng giá trị cho sản phẩm việc cải tiến chất lượng thơng qua việc thu thập thông tin phản hồi, thiết kế thực cải tiến sản phẩm thông qua việc truyền đạt nội dung thay đổi cần thiết tới đối tượng liên quan trình sản xuất hệ thống thư điện tử hay báo điện tử

b Vai trị chiến lược hệ thống thơng tin môi trường cạnh tranh

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, HTTT quản lý nói chung HTTT chiến lược nói riêng đóng vai trò định hiệu kinh doanh tính sống cịn tổ chức Những HTTT công cụ then chốt, đảm bảo cho tổ chức đạt ưu cạnh tranh

Để sử dụng HTTT vũ khí cạnh tranh, tổ chức cần phải biết xác định xem hội chiến lược hoạt động kinh doanh nằm đâu? Các HTTT chiến lược thường đem đến thay đổi tổ chức, với sản phẩm dịch vụ thủ tục nghiệp vụ Những thay đổi thường đòi hỏi lực lượng lao động mới, đội ngũ nhà quản lý có khả giữ mối quan hệ chặt chẽ khách hàng nhà cung cấp

Các tổ chức ngày có xu hướng sử dụng HTTT tạo ưu cạnh tranh cách thiết lập mối liên kết với bạn hàng tổ chức khác hợp tác với cách chia sẻ nguồn lực dịch vụ Sự liên minh thường gọi Quan hệ thông tin bạn hàng, theo hai nhiều tổ chức chia sẻ liệu với lợi ích tất bên

18 ứng dụng công nghệ thông tin mũi nhọn đạt hiệu Họ cần thiết lập chế việc phối hợp hoạt động tổ chức với khách hàng nhà cung cấp Các khách hàng nhà cung cấp liên kết với chặt chẽ chia sẻ với trách nhiệm

Đối với nhà quản lý vấn đề đặt phải có ý tưởng giúp xác định xem loại hình HTTT tạo ưu chiến lược cho tổ chức Sau câu hỏi cần đề cập cân nhắc để đưa định loại này:

- Hiện HTTT sử dụng ngành nghề tổ chức mình? Đơn vị, tổ chức dẫn đầu việc ứng dụng CNTT? Ngành nghề cơng nghiệp có xu hướng phát triển sao? Có cần thiết phải thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh hay khơng?

- Có chiến lược đạt đưa công nghệ thông tin vào sử dụng? Các HTTT đem lại giá trị gia tăng lớn giai đoạn nào?

- Kế hoạch chiến lược kinh doanh nào? Kế hoạch có khớp với chiến lược dịch vụ thơng tin thời hay khơng?

- Tổ chức có đủ điều kiện công nghệ vốn để phát triển HTTT chiến lược không?

1.2 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý 1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) hệ thống tích hợp yếu tố người, thủ tục, CSDL thiết bị sử dụng để cung cấp thơng tin có ích cho nhà quản lý định

Các hệ thống thông tin quản lý phát triển thập niên 60 nhằm cung cấp báo cáo quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý cấp độ tổ chức Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch nguồn liệu từ bên tổ chức

1.2.2 Đầu vào, đầu hệ thống thông tin quản lý

a, Đầu vào

Đầu vào HTTT quản lý có nguồn gốc từ từ bên từ bên tổ chức Nguồn liệu nội chủ yếu HTTT quản lý HT xử lý giao dịch

19 liệu nội chủ yếu hệ thống thông tin quản lý Dữ liệu nội cịn có nguồn gốc từ số lĩnh vực chức đặc biệt tổ chức

Hình 1.8: Các nguồn đầu vào, đầu HTTT quản lý

Nguồn liệu từ bên ngồi liệu khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh cổ đông Các liệu chưa thu thập hệ thống xử lý giao dịch

Các HTTT quản lý sử dụng liệu từ nguồn bên bên tổ chức xử lý liệu thành thơng tin có giá trị sử dụng cho nhà quản lý, thông thường dạng báo cáo chuẩn theo mẫu định trước Không dừng việc cung cấp bảng kê hóa đơn bán hàng túy, hệ thơng thơng tin quản lý cung cấp cho nhân viên quản lý bán hàng phạm vi nước báo cáo chứa thông tin doanh số bán hàng đạt tuần công ty dạng tổng hợp theo vùng đại lý, theo sản phẩm chí so sánh với doanh số bán kỳ trước

b, Đầu

Đầu HTTT quản lý thường hệ thống báo cáo phân phối truyền đạt tới nhà quản lý Các báo cáo bao gồm báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo cáo đột xuất báo cáo siêu liên kết

- Báo cáo định kỳ

Báo cáo định kỳ báo cáo lập theo chu kỳ đặn, ví dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần báo cáo tháng Báo cáo chi phí lương lập hàng tuần giúp theo dõi kiểm sốt chí phí nhân cơng báo cáo ngày sản Các giao dịch

nghiệp vụ

HT xử lý giao dịch (TPS)

CSDL tác nghiệp

CSDL giao dịch hợp lệ

HTTT QUẢN LÝ (MIS)

CSDL tổng hợp nội

CSDL từ bên

CSDL ứng dụng

HT hỗ trợ định

(DSS) HT hỗ trợ

lãnh đạo (EIS) HT chuyên

gia (ES) Bảng kê

dữ liệu đầu vào

20 xuất lại cần thiết cho việc theo dõi sản xuất sản phẩm Các báo cáo định kỳ khác giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động đại lý bán hàng, mức tồn kho nhiều hoạt động khác

- Báo cáo số thống kê

Báo cáo số thông kê dạng đặc biệt báo cáo định kỳ, loại báo cáo thực tóm tắt hoạt động ngày hơm trước thường phải sẵn sàng vào đầu ngày làm việc Các báo cáo tóm tắt mức tồn kho, doanh số Những báo cáo số thống kê thường liên quan chặt chẽ đến yếu tố định tổ chức Vậy nên nhà quản lý nhà lãnh đạo sử dụng báo cáo loại đề can thiệp thực điều chỉnh hoạt động kinh doanh cách kịp thời

- Báo cáo theo yêu cầu

Báo cáo theo yêu cầu báo cáo lập để cung cấp thông tin xác định theo yêu cầu nhà quản lý Nói cách khác báo cáo loại lập theo yêu cầu Ví dụ, nhân viên quản lý có nhu cầu thơng tin mức tồn kho mặt hàng xác định, hay công lao động nhân viên xác định Trong tình đó, báo cáo theo yêu cầu lập để thỏa mãn nhu cầu thông tin

- Báo cáo ngoại lệ

Báo cáo ngoại lệ báo cáo kết xuất cách tự động tình bất thường xảy Ví dụ, nhân viên quản lý đặt giới hạn cảnh báo số lượng tồn kho, ví dụ 50, để báo cáo mặt hàng có tồn kho với số lượng giới hạn Báo cáo đương nhiên liên quan đến mặt hàng có số lượng tồn kho 50 đơn vị Cũng giống báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ thường sử dụng để theo dõi khía cạnh quan trọng có tính chất định thành cơng tổ chức Nói chung báo cáo ngoại lệ lập thường nhà quản lý lãnh đạo có động thái can thiệp Các giới hạn (hay cịn gọi điểm kích hoạt cho báo báo ngoại lệ) cần xác định cách kỹ lưỡng để tránh tải báo cáo ngoại lệ ngược lại bỏ qua vấn đề cần có can thiệp nhà quản lý

- Báo cáo siêu liên kết

21 quan dạng biểu đồ, cụ thể từ biểu đồ doanh thu theo vùng, nhờ tính quản trị ngược người dùng truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo đại lý Miền Bắc, sử dụng tính quản trị ngược lần thứ hai, người dùng truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo mặt hàng đại lý 100

Hình 1.9: Biểu diễn thơng tin đầu với tính siêu liên kết 1.2.3 Các chức hệ thống thông tin quản lý

Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ báo cáo siêu liên kết có tác dụng trợ giúp nhà quản lý, nhà lãnh đạo thực thi tốt kịp thời trình định

0 2000 4000

Miền Bắc Miền NamMiền Trung Doanh thu

(tr.đ)

Doanh thu theo vùng

0 50 100

100 123

Doanh thu theo đại lý miền Bắc

0 10 20 30

Máy điều hòa Panasonic C9 Total

Máy giặt LG T2 Total

22 Nói chung, HTTT quản lý thực chức sau đây:

- Cung cấp báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ báo cáo siêu liên kết

- Cung cấp báo cáo có khn mẫu cố định thống để nhà quản lý khác sử dụng báo cáo cho nhiều mục đích khác

- Cung cấp báo cáo dạng cứng mềm: Phần lớn báo cáo quản lý in giấy (gọi báo cáo dạng cứng), số hiển thị hình (gọi báo cáo dạng mềm), ngồi báo cáo gửi tệp phục vụ nhu cầu xử lý phần mềm khác mà nhập liệu lại

- Cung cấp báo cáo dựa liệu nội lưu trữ hệ thống máy tính: Các báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn liệu nội có chứa CSDL, số hệ thống thơng tin quản lý sử dụng nguồn liệu từ bên đối thủ cạnh tranh, thị trường vấn đề khác

1.2.4 Xu hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý

Trên giới Việt Nam, doanh nghiệp có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin (CNTT) Nếu trước doanh nghiệp Việt Nam xa lạ với việc ứng dụng hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý Chỉ có số doanh nghiệp có tính đặc thù có tiềm lực tài áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào việc quản lí Nhưng đây, khơng cịn điều mẻ mà phần trở thành công cụ thiếu công tác quản lý quan khác nhau, từ quan cơng quyền, khối hành nghiệp, tới quan trực tiếp tham gia vào trình sản xuất, kinh doanh, tạo cải vật chất cho toàn xã hội Các doanh nghiệp nhận thấy hiệu từ việc sử dụng CNTT lợi ích việc sử dụng máy tính hoạt động sản xuất, kinh doanh để lưu trữ, khai thác, xử lý thơng tin sẵn có doanh nghiệp

Một câu hỏi đặt cách mà mạng Internet giúp doanh nghiệp tăng khả kinh doanh nó? Trước hết, khả trao đổi nhanh chóng thơng tin từ nơi tới nơi khác, giúp cho doanh nghiệp, đặc biệt công ty đa quốc gia có khả thiết lập hệ thống liên lạc trao đổi kế hoạch hành động cách nhanh chóng lúc Thơng tin nhanh kịp thời yếu tố lưu ý tới Các kỹ thuật truyền thông đời từ trước tới nhằm giúp cho người có khả trao đổi thơng tin nhanh Sự đời mạng Internet không nằm ngồi mục đích

23 Một xu hướng mà ngày doanh nghiệp ý tới xu hướng tự động hóa q trình sản xuất quản lý doanh nghiệp Sự tiêu chuẩn hóa trình quản lý với tiêu chuẩn quốc tế ISO, trở thành thách thức doanh nghiệp

Các dây chuyền sản xuất áp dụng hầu hết nhà máy, nơi sản xuất tự động hoàn toàn với khối lượng lớn tới nơi sản xuất bán tự động với khối lượng nhỏ, điều khiển hệ thống máy móc lập trình sẵn Đây đó, người ta nhận thấy có robot hoạt động tự động làm việc dây chuyền sản xuất với người công nhân chuyên nghiệp

24 CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN

Câu 1: Trình bày khái niệm liệu, thơng tin Cho ví dụ minh họa? Câu 2: Nêu đặc trưng thơng tin có giá trị?

Câu 3: Trình bày tính chất thơng tin theo cấp định?

Câu 4: Trình bày khái niệm phận cấu thành hệ thống thông tin?

Câu 5: Phân loại hệ thống thông tin tổ chức theo phạm vi hoạt động, nêu đặc điểm loại?

Câu 6: Phân loại hệ thống thông tin tổ chức theo lĩnh vực hoạt động tổ chức, nêu đặc điểm loại?

Câu 7: Cho biết vai trò HTTT kinh doanh, cho ví dụ minh họa ứng dụng HTTT tạo lợi cạnh tranh cho tổ chức doanh nghiệp?

Câu 8: Trình bày khái niệm hệ thống, HTTT quản lý ?

Câu 9: Nguồn liệu đầu vào HTTTQL bao gồm nguồn ? Câu 10: Hãy cho biết đầu hệ thống thơng tin quản lí?

Câu 11: Hãy cho biết chức HTTTQL ?

25 CHƯƠNG : CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần đạt yêu cầu sau đây: Hiểu vai trò phần cứng, phần mềm máy tính điện tử góc độ quản lý Phân biệt loại máy tính điện tử mục đích sử dụng loại Nắm yếu tố đánh giá mua sắm phần cứng, phần mềm

4 Có hiểu biết phần mềm hệ thống: Hệ điều hành số chương trình quản trị hệ thống khác

5 Hiểu, biết hoạt động loại cấu trúc sở liệu

6 Hiểu, biết loại hình sở liệu phân biệt khác chúng

7 Hiểu, biết yếu tố chức hệ thống viễn thông

8 Hiểu, biết mạng internet lợi ích mạng internet 2.1 Phần cứng hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Khái niệm

Phần cứng máy tính (Computer Hardware) hiểu thiết bị vật lý, hữu hình hệ thống máy tính, ví dụ xử lý trung tâm (CPU), máy in, hay ổ đĩa

Phần cứng HTTT quản lý toàn thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ truyền đạt thơng tin Đó hệ thống máy tính điện tử

2.1.2 Các thành phần hệ thống máy tính

26 Hình 2.1: Cấu trúc logic máy tính số

a, Bộ vào

Khi sử dụng máy tính, phải có phương tiện để nhập liệu vào máy tính chuẩn bị cho trình xử lý Thiết bị thực chức thu thập nhập liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống máy tính gọi vào (input device)

Thiết bị nhập liệu vào máy tính đa dạng phong phú Khi sử dụng máy vi tính, nhà quản lý chủ yếu sử dụng bàn phím để nhập liệu

Bên cạnh chế nhập liệu thủ cơng cịn có hình thức nhập liệu bán tự động cách sử dụng thiết bị POS (Point-of-Sale) ATM (Automated Teller Machine) Các thiết bị biến thể thiết bị đầu cuối, thiết bị thiết kế dành cho chức vào/ra hệ thống máy tính khơng có xử lý, gồm bàn phím để nhập liệu vào hình để hiển thị thông tin đầu hệ thống máy tính Ngồi cịn máy in thiết kế kèm theo để phục vụ nhu cầu in hóa đơn chứng từ, ghi nhận giao dịch hoàn thành Các thiết bị nối với máy tính đường truyền

Có số phương pháp nhập liệu khác cho phép đọc quét tài liệu nghiệp vụ gốc trực tiếp vào nhớ máy tính cơng nghệ nhận dạng ký tự mực từ (MICR – Magnetic Ink Character Recognition) công nghệ nhận dạng ký tự quang (OCR – Optical Character Recognition)

MICR công nghệ nhận dạng ký tự (được in loại mực đặc biệt – mực từ) “đọc” ký tự máy đọc đặc biệt gọi MICR Thiết bị MICR đọc ký tự in dạng font chuẩn, mực từ nên có độ an tồn cao Đầu đọc mực từ tốn kém, nên công nghệ MICR sử dụng chủ yếu ngành ngân hàng, để đọc xử lý séc (đạt tới tốc độ 300 séc/phút)

Bộ xử lý trung tâm (CPU)

Bộ điều khiển (CU)

Bộ làm tính (ALU) Bộ vào

(INPUT) (MEMORY) Bộ nhớ

Bộ (OUTPUT) Bộ nhớ ngồi

27 Cơng nghệ OCR giúp nhận dạng ký tự tài liệu, văn chuyển sang dạng tệp điện tử máy tính

Trong trường hợp liệu lưu thiết bị nhớ (đĩa mềm, đĩa CD DVD), với việc sử dụng ổ đĩa tương ứng liệu “đọc” vào máy tính cách dễ dàng Ngồi ra, thiết bị sử dụng

b, Bộ

Thiết bị thực chức đưa thông tin sau xử lý mơi trường bên ngồi gọi (output device) Giống vào thực tế thiết bị hệ thống máy tính phong phú đa dạng nhằm phân phối thông tin đầu dạng thức phù hợp cho người dùng: hính, máy in, Tuy nhiên, dạng đầu chủ yếu báo cáo in máy in

Ngồi người ta sử dụng vi phim máy tính (COM - Computer Output Microfilm) làm phương tiện đầu để ghi nhận liệu từ nhớ với tốc độ cao Sử dụng trình COM trình chép liệu từ phương tiện điện tử máy tính lên vi phim

c, Bộ nhớ

Thành phần cịn gọi nhớ (Primary Storage) Tất luồng liệu hệ thống máy tính vận động từ thành phần khác đến nhớ từ nhớ đến thành phần khác, cụ thể liệu từ vào vào nhớ chính, nhận liệu từ nhớ chính, nhớ nhớ ngồi nhớ làm tính tồn dịng liệu hai chiều Giữa nhớ điều khiển có luồng liệu đặc biệt nhằm thị công việc cho điều khiển

Bộ nhớ máy tính chia thành ơ, sử dụng để lưu trữ lượng cố định liệu Mỗi có số hiệu nhận diện, hay cịn gọi địa Địa không thay đổi, nội dung nhớ lại thay đổi theo q trình hoạt động máy tính Khi liệu “đọc vào” (một nhớ xác định đó) từ vào kết sau tính tốn làm tính, máy tính xóa liệu trước lưu nhớ đó, ngược lại mục liệu “đọc từ” ô nhớ để đưa ra máy in dùng cho mục tiêu tính tốn làm tính nội dung ô nhớ không thay đổi

28

d, Bộ làm tính

Bộ làm tính (ALU – Arithmetic/Logical Unit) thiết kế để thực phép toán cộng, trừ, nhân, chia phép toán logic khác Các liệu cần cho trình tính tốn đọc từ nhớ vào làm tính Tại đây, liệu xử lý với thời gian định, sau kết xử lý lưu tạm thời ngược trở lại vào nhớ

e, Các tệp tin

Khi chạy ứng dụng máy tính đương nhiên liệu cần cho q trình tính tốn thời phải lưu nhớ máy tính Tuy nhiên, dung lượng nhớ máy tính hạn chế, khơng đủ chỗ để chứa lúc liệu cho tất ứng dụng chạy MS-Word, MS-Excel hay MS-PowerPoint Ngồi ra, nhớ máy tính có tính chất tạm thời, liệu nhớ bị xóa điện tắt máy Để lưu trữ lâu dài lượng lớn liệu hệ thống máy tính với chi phí hợp lý so với nhớ chính, người ta sử dụng thiết bị nhớ lưu giữ tệp tin (files) Thiết bị nhớ ngồi băng từ, ổ đĩa từ (cố định không cố định), ổ đĩa flash drive, ổ đĩa CD DVD Tuy nhiên, lưu trữ liệu dạng tệp tin có điểm hạn chế tốc độ ghi đọc liệu từ thiết bị nhớ tương đối chậm so với thời gian xử lý máy tính

29 Thiết bị lưu trữ tệp tin truy cập trực tiếp nhỏ dành cho máy tính cá nhân sử dụng nhớ flash (hiện sử dụng máy ảnh số máy nghe nhạc di động), ổ flash biết đến với tên gọi khác jump drive, mini USB drive hay keychain drive với độ dài khoảng ½ inch Bản chất hoạt động truy cập trực tiếp tệp vật lý chia thành ơ, có địa mà máy tính lưu ghi địa chi tệp xác định sau truy cập trực tiếp đến ghi thơng qua địa tệp

Đối với xử lý trực tuyến, đòi hỏi phải dùng tệp truy cập trực tiếp Các hãng hàng không, nhân viên bán hàng cửa hàng, siêu thị, nhà quản lý người truy cập trang Web chờ đợi thời gian dài để tải đọc liệu từ băng từ Ngược lại, xử lý theo lơ thực với hai loại tệp: tệp truy cập trực tiếp tệp truy cập gián tiếp Tệp truy cập tồn tại, nhiên có nhiều xu khiến tổ chức tăng cường sử dụng tệp truy cập trực tiếp thay dùng tệp truy cập gián tiếp, có nhu cầu xử lý trực tuyến duyệt Web tệp truy cập trực tiếp, xu giảm chi phí cho byte tệp truy cập trực tiếp yêu cầu tốc độ xử lý thông tin môi trường cạnh tranh ngày

f, Bộ điều khiển

Bộ điều khiển (CU - Control Unit) cung cấp khả kiểm sốt, giúp máy tính tận dụng lợi tốc độ dung lượng thành phần trình bày Các hoạt động điều khiển điều tiết danh sách thị - gọi chương trình Chương trình lưu nhớ máy tính giống liệu khác Mỗi lần có thị chuyển vào điều khiển, dịch thực điều khiển

2.1.3 Các loại hình hệ thống máy tính

30 Loại máy tính Chi phí MFLOPS Mục đích sử dụng

Máy vi tính (micro computer)

$200-$4.000

5-1.000 Phục vụ nhu cầu xử lý TT cá nhân Dùng làm client ứng dụng client/server

Dùng làm Web client

Phục vụ nhu cầu xử lý thông tin DN cỡ nhỏ

Máy tính cỡ vừa (midrange computer) $4.000-$1 triệu 100-10.000

Phục vụ nhu cầu xử lý thơng tin phận phịng ban

Dùng cho ứng dụng cụ thể (tự động hóa văn phịng, CAD,…)

Phục vụ nhu cầu xử lý thông tin DN cỡ vừa

Dùng làm server ứng dụng client/server

Dùng làm máy chủ Web, máy chủ tệp, máy chủ mạng cục

Máy tính lớn (Mainframe)

$500.000-$20 triệu

400-10.000

Phục vụ nhu cầu xử lý thông tin DN cỡ lớn

Dùng làm server ứng dụng client/server

Dùng làm máy chủ Web lớn Siêu máy tính

(Supercomputer)

$1 triệu-$100 triệu

Trên 10.000

Tính tốn số liệu khoa học với quy mô lớn

Làm máy chủ Web lớn Bảng 2.1: Các loại hình hệ thống máy tính

a, Máy vi tính

31 Máy vi tính sử dụng phổ biến Tại gia đình, máy vi tính sử dụng để ghi chép, xử lý văn chơi trị chơi Trong trường học, máy vi tính sử dụng để làm tập máy, chơi trò chơi giáo dục hay lập trình Trong trường đại học, máy vi tính sử dụng để soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính điện tử, chuẩn bị trình bày, quản trị sở liệu nhỏ lập trình Máy vi tính sử dụng thiết bị đầu cuối hệ thống máy tính lớn hơn, client hệ thống ứng dụng theo mơ hình client/server

Hình 2.2 : Một số loại máy vi tính

Đối với mơ hình tổ chức lớn, để phục vụ nhu cầu nhà quản lý, điều đương nhiên máy vi tính phải nối mạng, cho phép người sử dụng truy cập đến liệu ứng dụng lúc nơi Máy vi tính đóng vai trị quan trọng tổ chức với quy mơ nhỏ, dù máy vi tính hoạt động độc lập hay hệ thống mạng LAN Từ cuối năm 90, máy vi tính trở thành điểm truy cập vào mạng Internet mạng thơng tin tồn cầu WWW

b, Máy tính cỡ vừa

Máy tính cờ vừa (midrange systems) có giá từ $4.000 đến $1.000.000 có lực xử lý từ 100 – 10.000 MFLOPS (Hình 2.3) Các máy tính cỡ vừa thường sử dụng làm máy chủ ứng dụng theo mơ hình client/server, dịch vụ Web, dịch vụ tệp CSDL Các hệ thống máy tính loại hệ thống tương đối nhỏ, chi phục vụ người dùng hay phịng ban, hệ thống tích hợp phạm vi tồn tổ chức

32 Hình 2.3 : Máy tính cỡ vừa

c, Máy tính lớn

Hệ thống máy tính cỡ lớn (mainframes) hạt nhân hệ thống tính tốn tổ chức lớn, đặc biệt tổ chức Chính phủ Hệ thống máy tính loại có giá từ $500.000 - $20.000.000, lực xử lý từ 400 – 10.000 MFLOPS (Hình 2.4)

Điểm mạnh máy tính cỡ lớn khả thực nhiều ứng dụng đa dạng: từ xử lý trực tuyến đến xử lý theo lô, từ ứng dụng nghiệp vụ chuẩn ứng dụng khoa học, từ điều khiển mạng máy tính phát triển hệ thống Máy tính lớn sử dụng làm server môi trường client/server Vai trị máy tính lớn tiếp tục nâng cao tương lai với việc sử dụng máy tính cỡ lớn để trì kho liệu (DW - Data Warehouse), sử dụng làm server ứng dụng theo mơ hình client server, sử dụng làm máy chủ Web để kiểm sốt HT mạng tồn cầu tổ chức

Hình 2.4 : Máy tính lớn

d, Siêu máy tính

33 Hình 2.5 : Siêu máy tính

2.1.4 Các yếu tố cần đánh giá mua sắm phần cứng

Khi lựa chọn để mua sắm phần cứng cần thiết cho ứng dụng nghiệp vụ mới, cần khảo sát cụ thể đặc điểm vật lý lực hệ thống máy tính thiết bị ngoại vi Việc lựa chọn phần cứng không đơn dựa tiêu nhanh rẻ mà phải nhiều tiêu chí khác Sau tiêu chí thường sử dụng để đánh giá phần cứng:

Năng lực làm việc: Xem xét tốc độ, dung lượng khả xử lý

Chi phí: Xem xét chi phí thuê mua phần cứng, chi phí vận hành chi phí bảo hành

Tính tin cậy: Xem xét mức độ rủi ro hệ thống gặp cố, chức kiểm soát cảnh báo lỗi

Tính tương thích: Xem xét khả tương thích hệ thống với phần cứng phần mềm tại, độ tương thích phần cứng phần cứng phần mềm nhà cung cấp khác cung cấp

Cồng nghệ: Xem xét xem kinh nghiệm phát triển sản xuất phần cứng nhà cung cấp, công nghệ liên quan qua thử nghiệm hay vẫntrong q trình thử nghiệm

Tính thân thiện mơi trường làm: Xem xét tính thân thiện phần cứng người dùng, độ an toàn, mức độ thuận tiện dễ sử dụng người dùng

Khả kết nổi: Xem xét khả dễ dàng kết nối phần cứng liên quan với mạng cục mạng diện rộng, mạng có sử dụng nhiều cơng nghệ mạng khác dải băng thông khác

Quy mô: Xem xét khả đáp ứng nhu cầu xử lý số lượng lớn người sử dụng, giao dịch truy vấn tin nhu cầu xử lý thông tin khác

Phần mềm: Xem xét tính sẵn có phần mềm HT phần mềm ứng dụng

34 2.2 Phần mềm hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Khái niệm vai trò phần mềm góc độ quản lý

Phần mềm máy tính (Computer Software) hiểu loại chương trình đa dạng sử dụng để vận hành, điều khiển máy tính thiết bị liên quan khác Dưới góc độ quản lý, vai trị phần mềm máy tính điện tử thể điểm sau:

Thứ nhất, việc có phần mềm phù hợp điều kiện trước tiên để phần cứng làm điều

Thứ hai, chi phí cho phần mềm phần lớn tổ chức lớn gấp nhiều lần chi cho phần cứng, thời gian tỷ lệ chi cho phần mềm so với chi cho phần cứng ngày lớn

Thử ba, phần lớn người sử dụng làm việc với phần mềm tăng suất phần mềm bảng tính điện tử, phần mềm soạn thảo văn trình duyệt Web Trong đó, yếu tố phần cứng người sử dụng giao tiếp sử dụng lại chi máy tính cá nhân Khơng phụ thuộc vào vị trí cơng việc tổ chức, người sử dụng máy tính u cầu tham gia mức độ phù hợp vào nhóm dự án phát triển hay mua sắm phần mềm (hoặc với tư cách nhà quản lý với tư cách người sử dụng cuối cùng), ví dụ xây dựng hệ thống báo cáo bán hàng hay xây dựng hệ thống báo cáo tồn kho Chính nên, việc hiểu rõ loại phần mềm máy tính khác cách thức phần mềm sử dụng khai thác tổ chức điều quan trọng

2.2.2 Phân loại phần mềm

Về nguyên tắc, phân phần mềm máy tính thành hai loại chính: Phần mềm ứng dụng (application software) phần mềm hệ thống (system software) Trong phần mềm ứng dụng thực hoạt động xử lý thông tin người sử dụng phần mềm HT thực quản lý hỗ trợ hoạt động hệ thống máy tính mạng máy tính Phần mềm hệ thống bao gồm hàng loạt chương trình hệ điều hành, hệ thống quản trị CSDL, chương trình kiểm sốt truyền thơng, chương trình tiện ích dịch vụ, chương trình dịch Phần mềm HT cịn gọi phần mềm hỗ trợ

35 Quan hệ phần mềm ứng dụng phần mềm HT chặt chẽ phần phần chìm tảng băng: Phần mềm ứng dụng cung cấp kết mà nhà quản lý cần cho công việc (phần tảng băng) Tuy nhiên, phần mềm HT (phần chìm tảng băng) cần thiết để phần mềm ứng dụng tạo kết mong muốn

2.2.2.1 Phần mềm ứng dụng

a, Phân loại phần mềm ứng dụng

Phần mềm ứng dụng chia thành hai loại: Phần mềm ứng dụng chung (General-Purpose Application Programs) phần mềm ứng dụng chuyên biệt (Application-Specific Programs) Phần mềm ứng dụng chung chương trình thực công việc xử lý thông tin thông dụng người sử dụng phần mềm Software Suite (soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính điện tử, quản trị CSDL) hay chương trình xử lý đồ họa Các phần mềm giúp nâng cao suất làm việc người sử dụng máy tính nên cịn gọi gói phần mềm suất Trình duyệt Web, thư điện tử phần mềm nhóm làm việc ví dụ phần mềm ứng dụng chung Các phần mềm hỗ trợ hoạt động truyền thông phối hợp công việc nhóm làm việc

Căn theo cách thức phát triển, phần mềm ứng dụng cịn chia thành hai loại: Phần mềm đơn chuyên biệt phần mêm thương phẩm ứng dụng chung Phần mềm thưong phẩm (Commercial Off - the-shelf Software) phần mềm thiết kế sử dụng để hỗ trợ quy trình kinh doanh bản, phổ biến mà khơng cần phải có yêu cầu tùy biến đặc biệt để đáp ứng nhu cầu tổ chức Phần mềm đơn chỉếc chuyên biệt (Custom Software) phần mềm thiết kế phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu chun biệt cơng ty, thay mua phần mềm thương phẩm

Trong phần mềm đơn chuyên biệt tùy biến phát triển tổ chức sử dụng phần mềm phần mềm thương phẩm lại phát triển nhà cung cấp giải pháp phần mềm chuyên nghiệp với mục đích thương mại hóa, bán cho nhiều khách hàng Như đơn vị viết phần mềm đơn vị sử dụng phần mềm thường Với đặc điểm trên, phần mềm đơn chuyên biệt nguyên tắc tài sản tổ chức phát triển nên phần mềm tổ chức phát triển phần mềm đương nhiên giữ quyền kiểm soát quyền đặc tả chức sản phẩm Ngược lại, trường hợp phần mềm thương phẩm, người mua quyền kiểm sốt đặc tả quyền truy cập đến mã nguồn phần mềm Bản quyền phần mềm thương phẩm thuộc nhà cung cấp phần mềm

36 ứng dụng Web cho phép tổ chức thực thương mại điện tử

b, Bộ phần mềm ứng dụng

Bộ phần mềm ứng dụng (Application Software Suites) kết hợp gói phần mềm đơn lẻ, chia sẻ giao diện người dùng đồ họa chung thiết kế để dễ dàng chuyển liệu ứng dụng, lý thuyết, liệu ứng dụng chia sẻ dễ dàng với liệu ứng dụng khác ví dụ phần mềm xử lý văn tích hợp đồ họa, hay bảng tính truy xuất liệu từ hệ quản trị CSDL

Các gói phần mềm suất phổ dụng thường tích hợp lại phần mềm, ví dụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) Lotus SmartSuite (WordPro, 1-2-3, Freelance, Approach, Organizer), Corel WordPerfect Office (WordPerfect, QuatrO Pro, Pressentation, Paradox, Corel Central) hay Sim’s StarQffice (StarWriter, StarCalc, Starlmpress, StarBase, StarSchedule)

Ưu điểm phần mềm chỗ: Chi phí cho phần mềm thấp nhiều so với tổng chi phí cho phầm mềm thành phần, sử dụng chung kiểu giao diện đồ họa (GUI) nên thân thiện, dễ học khả chia sẻ liệu chương trình thành phần phần mềm Tuy nhiên, việc gói nhiều cấu phần chương trình vào phần mềm có hạn chế định: Có chương trình khơng dùng đến, chi phí nhớ lớn, chi phí cho phần mềm đầy đủ lên đến 700$ Vậy nên, song song với phổ biến phần mềm có mặt gói chương trình tích hợp (Integrated Packages) Microsoft Works, Lotus eSuite Workplace, hay AppleWorks Mỗi gói chương trình tích hợp thường kết hợp số chức nhiều chương trình khác (bao gồm xử lý văn bản, xử lý bảng tính điện từ, trình chiếu, quản trị CSDL, ) vào gói phần mềm Ưu điểm gói chương trình tích hợp chỗ: nhu cầu nhớ hơn, chi phí mua thấp Trên thực tế, gói chương trình tích hợp đem lại ưu điểm phần mềm dạng gói phần mềm nhỏ

* Trình duyệt Web (Web Browser Software)

Sử dụng trình duyệt Web Microsoft Explorer hay Netscape Navigator, người sử dụng duyệt nguồn tài ngun siêu liên kết mạng thơng tin tồn cầu WWW, tài nguyên khác mạng Internet, mạng tương tự Internet Intranet Extranet Các trình duyệt Web phần mềm quan trọng người sử dụng máy tính ngày

37 Hình 2.6: Một số trình duyệt Wed phổ biến

* Phần mềm thư điện tử (E-maỉl Software)

Thư điện tử coi đổi cho nhiều phận văn phịng Các gói phần mềm thư điện tử cho phép người dùng gửi thông báo điện tử, tệp tới người sử dụng khác thơng qua mạng máy tính Một kết nối với mạng máy tính, người sử dụng có hộp thư điện tử riêng dùng cho việc gửi nhận thư điện tử Ưu điểm thư điện tử so với thư dạng truyền thống nhanh rẻ

Hình 2.7: Một số phần mềm thư điện tử phổ biến

* Phần mềm soạn thảo văn chế điện tử (Word Processing Desktop Publishing)

38 Hình 2.8: Các gói xử lý văn hàng đầu

Các gói xử lý văn hàng đầu MS-Word, Lotus WordPro, Corel WordPerfect cho phép in tài liệu hấp dẫn, đa dạng với tính chế phần mềm Ví dụ, hình 2.9 mơ tả hình giao diện lập mục lục tự động cho tài liệu MS-Word Các tính đặc biệt hữu ích soạn thảo văn tài liệu dài, có kết cấu chặt chẽ mang tính học thuật

Hình 2.9: Lập mục lục tự động MS-Word

Các gói phần mềm có khả lưu chuyển tệp tài liệu dạng thức khác nhau: dạng tệp PDF, dạng HTML để xuất tài liệu dạng Web mạng intranet hay mạng thơng tin tồn cầu

39

* Phần mềm xử lỷ bảng tính điện tử

Các gói phần mềm bảng tính điện tử Lotus 1-2-3, MS Excel, Corel QuattroPro thường sử dụng để phân tích, lập kế hoạch mơ hình hóa kinh doanh Các phần mềm giúp người dùng tạo bảng tính điện tử

Hình 2.10: Một số gói phần mềm bảng tính điện tử

Đó bảng gồm nhiều dòng nhiều cột lưu trữ máy tính cá nhân máy chủ mạng chuyển đổi dạng HTML lưu trữ dạng trang Web WWW Dựa liệu đầu vào, cách sử dụng công thức, phần mềm cho phép tính tốn giá trị, tiêu cần thiết hiển thị kết tính Phần lớn phần mềm cho phép vẽ biểu đồ nhằm trực quan hóa liệu có bảng tính Các phần mềm bảng tính điện tử cho phép thực nhiều kiểu phân tích liệu khác nhau, làm sở dự báo định liên quan đến lựa chọn phương án phân bổ nguồn lực tổ chức Các gói phần mềm bảng tính điện tử có khả lưu chuyển tệp tài liệu dạng thức khác nhau: dạng tệp PDF, dạng HTML để xuất tài liệu dạng Web mạng intranet hay mạng thơng tin tồn cầu

* Phần mềm trình chiếu đồ họa (Presentation Graphics Software)

Phần mềm trình chiếu đồ họa giúp người dùng trực quan hóa liệu dạng đồ họa đường thẳng, hình bánh nhiều kiểu khác Các phần mềm trình chiếu đồ họa hàng đầu có khả tạo trình chiếu đa phương tiện: biểu đồ, ảnh, hoạt hình, video clip, Dữ liệu biểu diễn dạng đồ họa không trở nên dễ hiểu mà với chế độ đa màu đa phương tiện, tạo hiệu ứng nhấn mạnh điểm quan trọng, khác biệt, xu quan trọng ẩn chứa liệu Trình chiếu đồ họa đánh giá hiệu trình chiếu dạng bảng biểu lập báo cáo hay truyền thông quảng cáo

40 Các gói phần mềm trình chiếu hàng đầu cho phép người sử dụng tạo trình chiếu đồ họa đa phương tiện, dễ dàng chuyển đổi sang dạng HTML để đưa lên Websites mạng Intranets hay mạng WWW

Hình 2.11: Các gói phần mềm trình chiếu đồ họa

* Phần mềm quản lỷ thông tin cá nhân

Đây phần mềm giúp nâng cao lực làm việc cá nhân hợp tác cho người sử dụng cuối Các phần mềm Lotus Organizer MS- Outlook cho phép người dùng lưu trữ, tổ chức tỉm kiếm thông tin khách hàng, lập lịch quản lý hẹn, họp hay công việc (hình 2.12)

Hình 2.12: Các phần mềm quản lý thông tin cá nhân

Phần lớn gói phần mềm quản lý thơng tin cá nhân có tính liên kết tới WWW có dịch vụ thư điện tử, nhờ nhóm làm việc hỗ trợ vấn đề hợp tác cách chia sẻ thông tin tài liệu đường thư điện tử

* Phần mềm nhóm công tác (Groupware)

41 mềm nhóm cơng tác Lotus Notes, Novell GroupWise, hay Microsoft Exchange hỗ trợ nhu cầu phối hợp làm việc nhóm làm việc cơng cụ thư điện tử, nhóm thảo luận, CSDL, lập lịch, quản lý cơng việc hay hội thảo, video,

Các phần mềm nhóm cơng tác dựa Internet có phối kết hợp với mạng intranet extranet cho phép phối hợp cơng việc thành viên nhóm cơng tác ảo phạm vi tồn cầu (Virtual Teams - nơi giới) Ví dụ, thành viên nhóm dự án sử dụng internet để gửi thư điện tử, tham gia diễn đàn nhóm, hay tham gia phát triển trang Web Họ sử dụng mạng intranet để xuất thông tin dự án, báo cáo tiến độ phối hợp soạn thảo tài liệu lưu trữ máy chủ Web Bản thân tính phối hợp cơng việc nhóm tích hợp phần mềm khác, ví dụ phần mềm Microsoft Office Suite Trong hệ soạn thảo MS-Word có cơng cụ Reviewing cho phép theo dõi xem duyệt lại tài liệu, MS-Excel có tính theo vết tất thay đổi thực bảng tính, hay Outlook có tính cho phép theo dõi theo vết công việc người giao cho thành viên khác nhóm Microsoft’s Windows® SharePoint™ Services IBM’sWebSphere hai sản phẩm thị trường phần mềm nhóm cơng tác Các phần mềm cho phép nhóm cơng tác tạo nhanh Websites phục vụ nhu cầu chia sẻ thông tin phối hợp công việc, tài liệu Các tổ chức sử dụng phần mềm hạ tầng để phát triển ứng dụng tạo cổng thông tin dựa Web ứng dụng xử lý giao dịch khác

2.2.2.2 Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống chương trình sử dụng để quản lý hỗ trợ hệ thống máy tính hoạt động xử lý thơng tin hệ thống Ví dụ, hệ điều hành chương trình quản trị mạng đóng vai trị giao diện hệ thống mạng máy tính, phần cứng máy tính phần mềm ứng dụng

Cũng phần mềm ứng dụng, phần mềm hệ thống chia thành hai loại: Chương trình quản lý hệ thống với chức quản trị phần cứng nguồn liệu hệ thống máy tính q trình thực tác vụ xử lý thơng tin khác người sử dụng (hệ điều hành, chương trình quản trị mạng, chương trình tiện ích) chương trình phát triển hệ thống với chức giúp người sử dụng phát triển chương trình HTTT (các ngơn ngữ lập trình, chương trình dịch, phần mềm hỗ trợ xây dựng phần mềm CASE)

a, Hệ điều hành

42 hoạt động hệ thơng máy tính, cung cấp dịch vụ hỗ trợ phong phú máy tính thực chương trình ứng dụng người sử dụng

Mục tiêu hệ điều hành tối đa hóa lực hoạt động hệ thống máy tính, tối thiểu hóa can thiệp người sử dụng trình xử lý Hệ điều hành hỗ trợ chương trình ứng dụng thực tác vụ thông dụng truy cập mạng, nhập liệu, lưu tìm kiếm tệp in ấn hiển thị thông tin

Mỗi hệ điều hành đảm nhận năm chức sau đây: Cung cấp giao diện người sử dụng, quản trị nguồn lực phần cứng, quản trị tác vụ, quản trị tệp chương trình tệp liệu cung cấp dịch vụ hồ trợ khác

b, Các chương trình quản trị hệ thống khác

Bên cạnh hệ điều hành cịn có nhiều loại phần mềm quản trị hệ thống quan trọng khác hệ quản trị CSDL, chương trình quản trị mạng Cịn nhiều phần mềm quản trị hệ thống khác biết đến chương trình riêng biệt phần tích hợp hệ điều hành, ví dụ chương trình tiện ích Norton Utility

Một xu phần mềm khác phổ dụng máy chủ ứng dụng (Application Servers), phần mềm hệ thống cung cấp giao diện trung gian hệ điều hành chương trình ứng dụng người dùng Phần mềm trung gian (Middleware) phần mềm giúp ứng dụng hệ thống máy tính nối mạng trao đổi liệu làm việc với hiệu Máy chủ ứng dụng, máy chủ Web, phần mềm tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (EAI - Enterprise Application Integration) ví dụ phần mềm trung gian Các máy chủ ứng dụng BEA’sWebLogic IBM’sWebSphere giúp chạy ứng dụng kinh doanh thương mại điện tử dựa Web nhanh hiệu máy tính sử dụng hệ điều hanhWindows, UNIX hệ điều hành khác

c, Ngơn ngữ lập trình

Ngơn ngữ lập trình (Programming Languages) cho phép lập trình viên phát triển thị hợp thành chương trình, có nhiều ngơn ngữ lập trình khác phát triển, ngơn ngữ có từ vựng, ngữ pháp quy cách sử dụng xác định

+ Ngôn ngữ máy (Machine Languages)/Ngôn ngữ hệ thứ (First-Generation Languages): Ở thời kỳ đầu phát triển máy tính, tất thị chương trình viết mã nhị phân cho máy tính, gây khó khăn nhiều cho người lập trình phải sử dụng chuỗi chữ số hệ nhị phân để viết thị người lập trình phải có kiến thức chi tiết hoạt động bên kiểu CPU mà họ sử dụng Chỉ để hoàn thiện tác vụ đơn giản, lập trình viên phải sử dụng hàng dãy thị chi tiết

43 viết chương trình ngơn ngữ máy Việc sử dụng ngôn ngữ hệ thứ hai địi hỏi phải có chương trình dịch Assembler để dịch thị viết ngôn ngữ Assembler sang ngôn ngữ máy Ngôn ngữ Assembler thường gọi ngôn ngữ ký hiệu vĩ ký hiệu sử dụng để biểu diễn phép tốn vị trí lưu trữ

+ Ngôn ngữ bậc cao (High - Level Languages)/Ngôn ngữ hệ thứ ba (Third - Generation Languages): Ngôn ngữ sử dụng thị (được gọi statement), sử dụng diễn giải ngắn gọn biểu thức số học Các ngôn ngữ lập trình bậc cao BASIC, COBOL, FORTRAN dễ học dễ sử dụng so với ngôn ngữ Assembler Tuy nhiên chương trình ngơn ngữ bậc cao thường hiệu so với chương trình ngơn ngữ Assembler địi hỏi nhiều thời gian cho việc dịch chương trình sang thị ngơn ngữ máy Vì phần lớn ngơn ngữ lập trình bậc cao khơng phụ thuộc vào máy nên phần lớn chương trình viết ngơn ngữ lập trình bậc cao khơng cần phải viết lại cài đặt máy tính lập trình viên học ngôn ngữ khác cho kiểu loại máy tính khác

+ Ngơn ngữ hệ thứ tư (Fourth - Generation Languages): Các ngôn ngữ hệ thứ tư mang tính phi thủ tục hơn, khuyến khích người sù dụng lập trình viên đặc tả kết mong muốn máy tính xác định dãy thị cần thiết để đạt kết Chính với đặc điểm này, ngơn ngữ lập trình hệ thứ tư đơn giản hóa q trình lập trình Ngơn ngữ tự nhiên đơi cịn gọi ngơn ngữ lập trình hệ thứ năm có đặc điểm gần với tiếng Anh hay ngôn ngữ khác người

+ Ngôn ngữ hướng đối tượng (Object - Oriented Languages: Các ngơn ngữ lập trình Visual Basic, C++ Java gọi ngôn ngữ lập trình hệ thứ năm trở thành cơng cụ phát triển phần mềm Trong ngơn ngữ lập trình khác tách biệt liệu với thủ tục/hay hành động thực ứên liệu ngơn ngữ lập trình hướng đối tượng gói chúng lại với thành đối tượng (Objects) Vậy nên, đối tượng bao gồm liệu (ví dụ, liệu tài khoản tiết kiệm khách hàng ngân hàng) hành động thực liệu hành động “Tính tiền lãi”, “Rút tiền”, hay “In bảng kê giao dịch tháng” Ngơn ngữ hướng đối tượng có đặc điểm dễ sử dụng hiệu lập trình giao diện kiểu đồ họa dùng nhiều ứng dụng ngày loại ngôn ngữ trở thành ngơn ngữ lập trình phát triển phần mềm

d, Ngôn ngữ dịch vụ Web

Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản, ngôn ngữ đánh dấu mở rộng Java ba ngôn ngữ lập trình quan trọng sử dụng để xây dựng trang Web ứng dungWeb Ngoài ra, XML Java trở thành cấu phần chiến lược công nghệ phần mềm hỗ trợ nhiều dịch vụ Web kinh doanh

44 mã kiểm soát vào tài liệu điểm tạo siêu liên kết tới phần khác tài liệu hay tới tài liệu khác WWW

+ Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML (Extensible Markup Language): XML ngôn ngữ định nghĩa khuôn dạng trang Web mà XML ngôn ngữ dùng để mô tả nội dung trang Web việc sử dụng nhãn ngữ cảnh nhận diện (tags) cho liệu tài liệu Web Ví dụ, trang Web hãng hàng không, tags ẩn “Tên hãng” “Chuyến bay” sử dụng để liệt kê chuyến bay khác hãng, hay trang Web hàng tồn kho, liệu hàng tồn kho gắn tags “Nhãn hiệu hàng hóa”, “Giá”, “Kích cỡ” Bằng cách phân tổ liệu kiểu này, việc tìm kiếm, xếp, phân tích thơng tin Web trở nên dễ dàng XML làm cho trình kinh doanh thương mại điện tử trở nên dễ dàng hiệu thơng qua việc hỗ trợ q trình trao đổi liệu kinh doanh điện tử thân công ty với khách hàng, nhà cung cấp đối tác kinh doanh khác họ

+ Java: Java ngơn ngữ lập trình hướng đối tượng phát triển Sun Microsoftsystems Đây thực cách mạng lập trình ứng dụng WWW mạng Intranet Extranet Java thiết kế dành riêng cho ứng dụng mạng thòi gian thực dựa Web Các ứng dụng Java với chương trình gọi applets thực máy tính hệ điều hành mạng Chính việc dễ dàng để tạo Java applets phân phối chúng từ máy chủ mạng đến máy khách tạo tính phổ dụng Java Các applets chương trình ứng dụng chun biệt nhỏ mơ đun nhỏ chương trình ứng dụng Java lớn Các chương trình Java khơng phụ thuộc vào platform, chúng chạy trenWindows, UNIX Macintosh mà khơng cần hiệu chinh Phiên Java Java2 Enterprise Edition (J2EE) Bên cạnh Microsoft’s.Net, J2EE trở thành lựa chọn tổ chức có nhu cầu sử dụng ứng dụng dịch vụ Web hoạt động kinh doanh

45 Khi mà ngày nhiều công ty tiếp cận hình thức kinh doanh qua mạng Web Services trở nên cần thiết cho việc phát triển ứng dụng kinh doanh thương mại điện tử hiệu Tính uyển chuyển khả nàng phối hợp hoạt động Web Services trở nên cân thiết cho việc theo kịp mối liên hệ vốn thay đổi nhanh chóng cơng ty với đối tác kinh doanh môi trường kinh doanh mang tính tồn cầu động ngày

e, Phần mềm lập trình

Phần mềm lập trình (Programming software) phần mềm giúp lập trình viên phát triển chương trình máy tính, ví dụ chương trình dịch cho phép dịch chương trình nguồn thành mã lệnh ngơn ngữ máy đê máy tính có thê thực chúng hay hệ soạn thảo chương trình (được gọi cơng cụ lập trình) giúp lập trình viên viết chương trình cách cung cấp cơng cụ tạo hiệu chỉnh chương trình

2.2.3 Các yếu tố cần đánh giá mua sắm phần mềm

Khi lựa chọn đê mua săm phân mềm cần sử dụng yếu tố sau để đánh giá phần mềm:

Khả hoạt động phần mềm: Thể mức độ đáp ứng mặt yêu cầu chức yêu cầu thông tin phần mềm, khả bảo trì nhằm đáp ứng yêu cầu đặt cho hệ thống

Tính hiệu quả: Thể chỗ phần mềm có phát triển tốt để sử dụng CPU nhớ cách hiệu khơng

Tính linh hoạt: Phần mềm có khả xử lý hoạt động nghiệp vụ cách dễ dàng mà khơng cần có thay đổi lớn tiến trình nghiệp vụ hay khơng

Khả kết nối: Phần mềm có khả truy cập mạng Internet hay mạng tương tự Internet khác tổ chức mạng Intranet hay extranet khơng

Sự đầy đủ tính chuẩn mực tài liệu hướng dẫn sử dụng: Thể đầy đủ tính hiệu tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm (dễ hiểu theo ngôn ngữ người sử dụng, tiện tra cứu sử dụng,…)

Tính tương thích với mơi trường cơng nghệ tại: Thể khả tương thích phần mềm với phần mềm hạ tầng phần cứng có

2.3 Cơ sở liệu

2.3.1 Một số khái niệm sở

46 + Thực thể

Thực thể (Entity) lớp đối tượng loại mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin chúng, chẳng hạn lóp khách hàng tổ chức, lớp máy móc thiết bị hay lớp hóa đơn bán hàng, lớp lần THANHTOAN

Ví dụ, thực thể KHACHHANG công ty cụ thể bao gồm tất khách hàng cơng ty Giữa thực thể thường tồn mối quan hệ: quan hệ thực thể KHACHHANG thực thể DONHANG (các khách hàng gửi đơn hàng) hay quan hệ thực thể DONHANG thực thể HANGHOA (các mặt hàng đặt mua đơn hàng)

Một đối tượng cụ thể, xác định thực thể gọi thể hay lần xuất thực thể Một thực thể mơ tả xuất lần CSDL, đó, có nhiều thể thực thể lưu trữ CSDL

Muốn quản lý tốt thực thể hệ thống thông tin nhà nhà quản lý cần trao đổi với nhà phân tích thiết kế hệ thống thơng tin nhà xây dựng hệ thống thơng tin để hiểu rõ thực thể cần quản lý, có nhiều thực thể thuộc nhiều loại VD có nhiều thực thể khách hàng, có nhiều khách hàng vừa khách hàng lại vừa nhà cung cấp Nên hệ thống thông tin cần phân tích rõ tất thơng tin thực thể để giúp việc quản lý thực thể logic khoa học, không bị chồng chéo thông tin

47

+ Thuộc tính

Mỗi thực thể có đặc điểm, đặc trưng riêng mà ta thường gọi thuộc tính (Attribute) Ví dụ, thực thể KHACHHANG có đặc trưng mã khách hàng, họ tên khách hàng, địa khách hàng, số điện thoại liên hệ, Để lưu trữ thông tin thực thể người ta thiết lập thuộc tính Bộ thuộc tính thực thể KHACHHANG thường bao gồm: MAKH (mã khách hàng), HTKH (họ tện khách hàng), DIACHI (địa khách hàng), SODT (số điện thoại),

Người ta xếp nhóm thuộc tính thực thể sau:

- Thuộc tính tên gọi thuộc tính mà giá trị cho ta tên gọi thể thực thể đó, ví dụ thuộc tính họ tên khách hàng thuộc tính tên gọi thực thể khách hàng

- Thuộc tính định danh hay tổ hợp số thuộc tính thực thể mà giá trị xác định cách thể thực thể Ví dụ, thuộc tính mã khách hàng thuộc tính định danh thực thể khách hàng Một thực thể xác định bắt buộc phải có thuộc tính định danh Nếu thực thể có thuộc tính thuộc tính phải thuộc tính định danh

- Thuộc tính mơ tả thuộc tính khơng phải thuộc tính định danh khơng phải thuộc tính tên gọi dùng để mơ tả thực thể, ví dụ thuộc tính địa chỉ, quê quán, giới tính thuộc tính mơ tả

- Thuộc tính lặp thuộc tính nhận nhiều giá trị thể thực thể Ví dụ, MAHH thuộc tính lặp thực thể DONHANG đơn đặt hàng khách hàng đặt nhiều mặt hàng khác

- Thuộc tính thứ sinh thuộc tính mà giá trị tính tốn suy từ thuộc tính khác Ví dụ, DOANHTHU thuộc tính thứ sinh tính SOLUONG nhân với DONGIA

+ Trường liệu

Trường liệu (Data field) thuộc tính phản ánh thực thể Mỗi thuộc tính yếu tố liệu tách biệt, không chia nhỏ Một thực thể phải có thuộc tính

Các thuộc tính sở liệu trường bao gồm: Tên trường (Field name), kiểu liệu (Data type), độ rộng liệu (Field size)

48

MÃ NHÂN VIÊN TÊN NHÂN VIÊN

NV001 NGUYỄN THỊ TRANG

NV002 NGUYỄN THỊ HOA

NV003 NGUYỄN VĂN HÒA

+ Bản ghi

Bản ghi (Record) giá trị trường thể tạo thành ghi Đôi người ta gọi ghi mẩu tin

Bảng ghi bao gồm tồn thơng tin liên quan đến đối tượng cần quản lý Trong hàng có ghi trùng lặp thơng tin lưu trữ VD: Thông tin nhân viên công ty:

MÃ NHÂN VIÊN

TÊN NHÂN VIÊN

QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN

THOẠI

HD01 LÊ ĐÌNH

HƯNG

HẢI DƯƠNG 1970 0975880075

+ Bảng liệu

Bảng liệu (Data Table) tồn ghi lưu trữ thơng tin thực thể dạng bảng, dòng ghi cột trường Trong bảng liệu lưu trữ thông tin sản phẩm thường có trường liệu sau đây: MAHH, TENHH, DVT, DONGIA Bộ giá trị mồi dòng bảng tạo thành ghi

Bảng liệu chứa tồn thơng tin đố tượng cần quản lý bao gồm nhiều dòng nhiều cột Trong bảng liệu cần phải có trường liệu

VD: BẢNG DỮ LIỆU NHÂN VIÊN CÔNG TY MÃ NHÂN

VIÊN

TÊN NHÂN VIÊN QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN

THOẠI

HD01 LÊ ĐÌNH HƯNG HẢI DƯƠNG 1970 0975880075

HD02 NGUYỄN VĂN HÒA HÀ NỘI 1980 0988990912

HD03 NGUYỄN THỊ HOA HÀ NỘI 1986 0976732089

HD04 TRẦN THỊ MAI THÁI BÌNH 1976 01685333456

+ Cơ sở liệu

49 - Bảng danh mục khách hàng (KHACHHANG);

- Bảng danh mục hàng hóa (HANGHOA); - Bảng đơn đặt hàng (DONHANG);

- Bảng chi tiết đơn đặt hàng (CTDONHANG)

Các bảng liệu tổ chức lưu trữ thiết bị ổ cứng đĩa mềm, đĩa CD-ROM, chịu quản lý chương trình phần mềm quản trị CSDL FoxPro, Access, Oracle nhằm cung cấp TT kế toán cho cán quản lý lãnh đạo

+ Hệ quản trị sở liệu

Hệ quản trị sở liệu (Database Management System) hệ thống chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, trì sử dụng sở liệu tổ chức Nó giúp tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hiệu CSDL lưu trữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Hệ sở liệu

Hệ sở liệu (Database System) hệ thống bao gồm CSDL hệ quản trị CSDL sử dụng để quản trị cách hợp CSDL

2.3.2 Các hoạt động liên quan đến sở liệu

Khi nghiên cứu CSDL, cần đề cập đến vấn đề hoạt động thiết kế, triển khai, sử dụng quản trị CSDL Trong trình sử dụng khai thác CSDL, có nhiều hoạt động thực Các hoạt động nhân viên nghiệp vụ, cán quản lý (nhập liệu), hay quản trị viên CSDL, lập trình viên có kỹ thực Sau số hoạt động liên quan đến quản trị sở liệu

a, Nhập liệu vào sở liệu

Để chuẩn bị cho trình xử lý khai thác thông tin, liệu giao dịch kinh doanh kiện liên quan khác cần thu thập đưa vào CSDL thông qua hoạt động nhập liệu Dữ liệu đầu vào có nguồn gốc điện thoại (đơn đặt hàng qua điện thoại), mẫu dơn khai xin cung cấp dịch vụ (đơn xin cấp mã số thuế, đơn đăng ký khóa học, ), liệu lịch sử (dữ liệu bán hàng tháng trước, quý trước, năm trước, ) nguồn liệu khác

50 Mẫu biểu nhập liệu dạng cứng (in giấy), dạng điện tử hệ thống máy tính trực tuyến mạng Internet Đối với mẫu biểu nhập liệu trực tuyến giao dịch TMĐT, khách hàng thường người trực tiếp nhập liệu giao dịch mà họ thực (mã hàng hóa chọn, số lượng cần mua, hình thức tốn, hình thức vận chuyển, ) trang Web mạng Internet

Hình 2.14 mơ tả biểu mẫu nhập phiếu nhập mua hàng hóa HTTT kế tốn Ngồi phần tiêu đề, biểu mẫu nhập liệu có kết cấu gồm bốn phần: – phần thông tin chung (chứa thông tin không lặp lại phiếu nhập mã nhà cung cấp, ngày giao dịch, hình thức tốn, ), - phần thơng tin chi tiết, tổ chức thành trang nhập liệu: Hàng hóa, chi phí nhập mua thuế GTGT đầu vào, - phần thông tin tổng hợp (chứa thông tin tóm tắt giao dịch nhập mua hàng hóa - phần phần lớn máy tính tự động tính tốn cập nhật), - phần nút lệnh (giúp người sử dụng lựa chọn thao tác cần thực liệu nhập: lưu, sửa, xem xóa ghi) Dữ liệu nhập vào qua giao diện lưu trữ vào bảng CHUNGTU CSDL kế tốn

Hình 2.14: Mẫu biểu nhập phiếu nhập mua hàng HTTT kế toán

(Nguồn: Phần mềm Fast Accounting)

51 Hình 2.15: Trang hình cho khách hàng nhập sản phẩm Asus

(Nguồn: https://www.asus.com/vn/)

Trong cửa hàng, siêu thị số môi trường nghiệp vụ khác, liệu thu thập vào CSDL thiết bị POS (Point of Sales) có sử dụng thiết bị quét mã vạch quang học máy đọc thẻ tín dụng (hình 2.16)

Hình 2.16: Hệ thống POS quét liệu bán hàng siêu thị

b, Truy vấn sở liệu

Truy vấn CSDL hoạt động trích rút thông tin từ CSDL phục vụ nhu cầu khác người sử dụng Để thực thao tác này, cần phải có phương thức để giao tiếp với CSDL, thông thường thông qua ngôn ngữ truy vấn tin có cấu trúc

52 gian kinh nghiệm thực hành, đặc biệt thao tác với CSDL phức tạp, có số lượng bảng liệu nhiều điều kiện truy vấn tin phức tạp, đa điều kiện Nhiều phần mềm quản trị CSDL có cơng cụ giúp người sử dụng, đặc biệt người sử dụng khơng chun tương tác dễ dàng với CSDL trình truy vấn tin, cơng cụ truy vấn tin trực quan (QBE - Query By Example)

Yêu cầu thông tin diễn đạt ngôn ngữ tự nhiên

Câu lệnh truy vẩn tin cấu trúc SQL

Liệt kê đầy đủ thông tin sản phẩm đặt đơn số ‘X3419’

SELECT HANGHOA.*

FROM HANGHOA INNER JOIN

CTDONHANG ON ANGHOA.MAHH= CTDONHANG.MAHH WHERE

(((CTDONHANG.SODH)=X3419')); Hình 2.17: Ngơn ngữ tự nhiên diễn đạt nhu cầu thơng tin ngơn ngữ truy vấn có

cấu trúc SQL

Công cụ QBE cho phép người sử dụng diễn đạt nhu cầu truy vấn tin cách sử dụng “lưới” lọc liệu Bằng cách này, việc truy vấn tin trở nên dễ dàng nhanh chóng nhờ có tính “nhắp thả” giao diện kiểu đồ họa So với cách dùng câu lệnh SQL việc sử dụng truy vấn tin trực quan QBE dễ dàng nhiều

Hình 2.18: Truy vấn tin QBE MS-Access

Truy vấn CSDL hệ quản trị CSDL gồm có loại truy vấn sau:

53 - Truy vấn tạo bảng (Make – Table query): Là truy vấn thực việc rút trích liệu nhiều bảng khác phải thỏa mãn điều kiện đưa ra, sau chép kết thực bảng khác có cấu trúc liệu cột rút trích từ bảng khác

- Truy vấn cập nhật (Update – query): Là truy vấn thực việc sửa đổi đồng loạt giá trị cho cột nhiều dòng khác bảng

- Truy vấn thêm (Append Query): Là truy vấn thực việc thêm liệu từ bảng khác vào cuối bảng, thêm chi tiết dòng liệu vào cuối hàng

- Truy vấn xóa (delete – query): Là truy vấn thực việc xóa nhiều liệu bảng phải thỏa mãn điều kiện muốn xóa

- Truy vấn chéo: Là truy vấn thực viếc tạo báo cáo có tính chất thống kê, thể dịng liệu lưu trữ bảng thành cột hiển thị

c, Xây dựng báo cáo từ sở liệu

Bên cạnh công cụ truy vấn tin, phần lớn gói phần mềm quản trị CSDL có tính lập báo cáo từ CSDL Về nguyên tắc, báo cáo tạo dạng cứng, xem báo cáo hình máy tính Bộ sinh báo cáo hệ quản trị CSDL (Report Builder/Report Writer/Report Generator) cấu phần đặc biệt cho phép trích rút liệu từ CSDL, xử lý liệu trích rút thành thơng tin hữu ích hiển thị TT xử lý dạng thức phù hợp với nhu cầu người sử dụng

Hình 2.19: Màn hình thiết kế báo cáo Report Wizard Ms-Access Hình 2.19 mơ tả hình tương tác Report Wizard để tạo báo cáo Ms-Access

54 Hình 2.20: Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đơn hàng

Có thể thiết lập mối liên kết CSDL báo cáo theo cách, cho chúng cập nhật đồng hóa với thay đổi liệu liên quan CSDL tạo báo cáo

2.3.3 Các cấu trúc sở liệu

Mối quan hệ phần tử liệu lưu trữ CSDL dựa hay nhiều cấu trúc liệu logic Các hệ quản trị CSDL thiết kế sử dụng cấu trúc liệu cụ thể giúp người sử dụng truy cập nhanh chóng dễ dàng đến thông tn lưu trữ CSDL Có năm loại cấu trúc liệu là: cấu trúc phân cấp, cấu trúc mạng, cấu trúc quan hệ, cấu trúc hướng đối tượng cấu trúc đa chiều Sau mơ tả tóm tắt kiểu cấu trúc liệu

a, Cấu trúc liệu phân cấp

55 Hình 2.21: Cấu trúc liệu kiểu phân cấp

b, Cấu trúc liệu mạng

Cấu trúc liệu kiểu mạng (Network structure) biểu diễn mối quan hệ logic phức tạp sử dụng số hệ quản trị CSDL máy tính cỡ lớn Mơ hình loại cho phép mối quan hệ Nhiều - Nhiều ghi, ví dụ ghi KHACHHANG liên quan đến nhiều ghi DONHANG ghi DONHANG liên quan đến nhiều ghi HANGHOA (hình 2.22)

Hình 2.22: Cấu trúc liệu kiểu mạng

c, Cấu trúc liệu quan hệ

Cấu trúc liệu quan hệ (Relational Structure) cấu trúc sử dụng rộng rãi số ba cấu trúc: phân cấp, mạng quan hệ cấu trúc sử dụng phần lớn gói quản trị CSDL dành cho máy vi tính máy tính cỡ vừa cỡ lớn Trong mơ hình này, hệ quản trị CSDL xem xét thể thực thể bảng hai chiều với hàng biểu diễn ghi cột thể trường

56 Hệ quản trị CSDL dựa mơ hình quan hệ liên kết liệu từ bảng liệu khác nhằm tạo thơng tin hữu ích cho người sử dụng Việc liệt kê đon hàng với đầy đủ thông tin HOTEN, DIACHI, SODT khách hàng dễ dàng thực dựa mối liên hệ hai bảng KHACHHANG DONHANG, dựa trường kết nối MAKH

– Bảng KHACHHANG

– Bảng DONHANG

Hình 2.23: Cấu trúc liệu kiểu quan hệ

d, Cấu trúc liệu đa chiều

Cấu trúc liệu đa chiều (Multidimensional Structure) biến thể cấu trúc CSDL quan hệ, có sử dụng cấu trúc nhiều chiều để tổ chức liệu mô tả mối quan hệ liệu, cấu trúc cho phép quan sát trực quan cấu trúc đa chiều dạng khối lục diện, mô tả liệu khối lục diện chứa khối lục diện liệu Mỗi mặt khối lục diện coi chiều liệu Các chiều thường quan tâm tích hợp liệu là: khách hàng, hàng hóa, vùng miền, kênh phân phối, hay thời gian (hình 2.24)

57 Hình 2.24: Ví dụ chiều khác CSDL đa chiều

e, Cấu trúc liệu hướng đối tượng

Cấu trúc liệu hướng đối tượng (Object-Oriented Structure) trở thành công nghệ ứng dụng Web Một đối tượng bao gồm giá trị mô tả thuộc tính thực thể với phép xử lý liệu Tính “đóng gói” cho phép mơ hình liệu hướng đối tượng xử lý kiểu liệu phức tạp dễ dàng (biểu đồ, ảnh, âm hay văn bản)

Mơ hình liệu hướng đối tượng hỗ trợ tính “kế thừa” đối tượng tự động tạo cách kế thừa lại số tất đặc điểm hay nhiều đối tượng cha-mẹ Ví dụ, cơng nghệ hướng đối tượng cho phép nhà thiết kế phát triển thiết kế sản phẩm hệ thống CAD, lưu thiết kế CSDL hướng đối tượng phục vụ nhu cầu tái sử dụng, tùy biến để tạo thiết kế sản phẩm Công nghệ hướng đối tượng ứng dụng nhiều ứng dụng Web đa phương tiện mạng Internet, mạng intranets extranets So với mơ hình liệu kiểu quan hệ, sử dụng mơ hình hướng đối tượng để quản trị kiểu liệu phức tạp ảnh, đồ họa hay video clips hay trang Web hiệu

2.3.4 Các loại hình sở liệu

Với phát triển liên tục CNTT theo ứng dụng CNTT kinh doanh, hình thành nhiều loại hình CSDL khác Các loại hình CSDL cá nhân tổ chức sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin kinh doanh

a, Cơ sở liệu tác nghiệp

58 liệu phát sinh qua hoạt động tác nghiệp Ví dụ CSDL quản trị nhân lực thường chứa liệu cá nhân mồi nhân viên, trình đào tạo liên tục, lực cơng tác, lộ trình cơng danh, Hình 2.25 mơ tả số CSDL tác nghiệp xây dựng quản trị MS-ACCESS

Hình 2.25: Các CSDL tác nghiệp phát triển MS-ACCESS

b, Cơ sở liệu phân tán

Trên thực tế, tổ chức, doanh nghiệp có thề tổ chức quản trị nguồn liệu theo kiểu phân tán, theo CSDL tạo gửi hay phần CSDL tới máy chủ mạng nhiều trang thông tin khác Các CSDL phân tán lưu trữ máy chủ mạng mạng thơng tin tồn cầu WWW hay mạng nội intranets extranets, loại hình mạng khác tổ chức Các CSDL phân tán CSDL tác nghiệp hay CSDL phân tích, CSDL đa phương tiện loại hình CSDL Việc tạo phân tán liệu thực nhằm tăng cường lực CSDL user work site Tuy nhiên, việc đảm bảo tính đồng cập nhật cho CSDL phân tán thử thách lớn tổ chức quản trị CSDL phân tán

Có hai loại CSDL theo mơ hình phân tán: CSDL phân tán thành phần CSDL phân tán đúp

59 Hình 2.26: Cơ sở liệu phân tán thành phần

- CSDL lặp (Dulicate database): Các CSDL tập trung lưu trữ quản trị nơi khác (Hình 2.27)

Hình 2.27: Cơ sở liệu lặp

c, Cơ sở liệu bên

Cơ sở liệu bên ngồi (external databases) CSDL mạng thơng tin tồn cầu, người sử dụng truy cập với khoản phí định miễn phí Các CSDL loại cung cấp vơ số trang thông tin tài liệu siêu phương tiện, siêu liên kết với Dữ liệu CSDL thống kê tồn dạng số liệu thống kê hoạt động kinh tế xã hội Từ CSDL thư viện, người sử dụng xem tải tóm tắt tồn văn hàng trăm báo, tạp chí, tin, nghiên cứu ấn phẩm khác

d, Cơ sở liệu siêu phương tiện

60 CSDL bao gồm trang thông tin hypermedia theo chế siêu liên kết (văn bản, đồ họa, ảnh, video clip,… Hình 2.28) Như có nghĩa rằng, tập hợp trang thông tin đa phương tiện có liên kết với Website thực chất CSDL thành phần trang thông tin hypermedia có quan hệ với nhau, thay CSDL ghi liệu có quan hệ tương tác với

Hình 2.28: Cơ sở liệu siêu phương tiện

Sử dụng trình duyệt Web máy trạm, người dùng kết nối với máy chủ Web Máy chủ chạy phần mềm máy chủ Web để truy cập chuyển đến người dùng trang web mà họ yêu cầu (hình 2.29) Trang web sử dụng CSDL siêu phương tiện, mô tả ngôn ngữ HTML (Hypertext Markup Language) nhãn XML (Extensible Markup Language.), tệp ảnh, tệp video, tệp audio Phần mềm máy chủ web hoạt động hệ quản trị CSDL nhằm quản trị việc chuyển tệp siêu phương tiện phục vụ nhu cầu tải tệp người sử dụng trình duyệt web

61 2.3.5 Một số kỹ thuật đại quản trị liệu

a, Kỹ thuật Client/Server quản trị sở liệu

Những ứng dụng sở liệu tổ chức ngày lớn phức tạp Nó phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều người dùng khác khó thực chúng cách có hiệu máy tính Kiến trúc Client/server thiết kế để giải vấn đề Trong kiến trúc Client/Server, ứng dụng chia làm hai phần: Cơ sở liệu nằm máy tính mạnh gọi máy chủ CSDL (Database Server) chương trình xử lý liệu nằm máy tính cá nhân, gọi máy khách người sử dụng (Client) Nói cách khác, truy tìm liệu máy chủ cách chạy chương trình ứng dụng máy tính bàn làm việc người sử dụng

b, Kho liệu

Kho liệu (Data Warehouses) loại sở liệu Nhiều tổ chức lớn đầu tư xây dựng kho liệu phục vụ nhu cầu phân tích liệu đa chiều Đó tổng kho tích hợp nhiều sờ liệu nguồn thông tin khác Từ tổng kho liệu này, người ta trực tiếp truy vấn, phân tích xử lý liệu Đối với người sử dụng gần giống tổng kho vật lý chứa sản phẩm linh kiện Data Warehouse xuất trước người sử dụng tồng kho liệu ảo liệu có giá trị từ toàn HTTT tổ chức từ nhiều nguồn thơng tin bên ngồi khác Nó trợ giúp phân tích trực tuyến bán hàng, dự trữ hàng kho, liệu thu thập trực tiếp từ hệ thống tác nghiệp Data Warehouse xử lý hàng trăm Giga bytes chí hàng Tera bytes liệu Thường phải sử dụng máy tính lớn, giá tới hàng triệu đô la để quản trị kho liệu (hình 2.30)

Hình 2.30: Các thành phần Data Warehouse Kho liệu có đặc điểm sau đây:

62 - Lưu trữ liệu thời liệu lịch sử mà nhà quản lý tổ chức quan tâm

- Nguồn gốc liệu đa dạng: hệ thống nghiệp vụ chủ chốt tổ chức, nguồn liệu bên ngoài, quản trị mơ hình liệu khác

Dữ liệu từ nguồn khác chép cách có chọn lọc vào kho liệu (từng giờ, ngày tháng) chuẩn hóa theo mơ hình liệu chung tổng hợp theo cách cho sử dụng phạm vi toàn tổ chức, hỗ trợ định

c, Kho liệu chuyên biệt

Thay tạo CSDL cho tồn liệu cơng ty, nhiều tổ chức tạo nhiều kho liệu chuyên biệt (Data Marts), kho chứa tập hợp liệu phục vụ cho lĩnh vực riêng công ty tài chính, quản lý kho quản lý nhân lực Data Marts thông dụng cho doanh nghiệp vừa nhỏ, cho phận công ty lớn Như tránh cho họ phí lớn để phát triển Data Warehouse

Data Marts thường chứa hàng chục Giga bytes liệu so với hàng chục Terabytes Data Warehouse phát triển với thiết bị phần cứng cơng suất nhỏ Chênh lệch chi phí Data Marts Data Warehouse lớn Chi phí phát triển cho Data Marts thường triệu USD chi phí cho Data Warehouse toàn doanh nghiệp lên tới 10 triệu USD

Một số DN tránh việc phải xây dựng Data Warehouse tự xây dựng Data Marts trước Theo số chuyên gia định không tối ưu Theo họ cần tạo Data Warehouse trước sau xây dựng Data Marts phận cấu thành lên Data Warehouse Như giúp liệu dư thừa Tuy nhiên có cơng ty khai thác Data Warehouse Data Marts Ví dụ, Merck - Medco Managed Care Inc., công ty Merck Co.in Montvale, hay New Jersey sử dụng Data Warehouse 500 GB với Data Marts nhỏ

63

d, Kỹ thuật khai phá phân tích liệu

Để trợ giúp có hiệu việc quản lý thông tin, nhiều tổ chức lớn sử dụng công cụ khai phá liệu (Data Mining) Đây phương pháp mà hãng, công ty lớn hay dùng để xếp phân tích thơng tin, để hiểu tốt khách hàng, sản phẩm, thị trường pha khác trình kinh doanh mà liệu chúng thu thập

Với công cụ Data Mining, cán quản lý truy xuất từ số liệu khái quát ngược liệu chi tiết, xếp trích lọc liệu theo điều kiện thực nhiều phương án phân tích thống kê phân tích xu thế, phân tích tương quan, dự báo phân tích phương sai

Hình 2.32: Kỹ thuật khai phá phân tích liệu

Data Mining cịn gọi xử lý phân tích trực tuyến OLAP Nó gần gũi với HTTT nghiên cứu khoa học, hệ trợ giúp định Đã có số phần mềm trợ giúp cho Data Mining ProBit Pilot Software’s Decision Support Suite Doanh so bán phần mềm, phần cứng dịch vụ Data Mining tăng từ khoảng tỷ USD năm 1995 lên tỷ USD năm 1998

Data Mining cho phép trích rút tri thức kinh doanh từ Data Warehouse theo quy trình mơ tả Hình 2.32 Tri thức kinh doanh thu từ Data Warehouse cách sử dụng Data Mining hỗ trợ hoạt động sau đây:

- Phân tích giỏ thị trường Tìm ngun nhân vấn đề liên quan đến chất lượng hay sản xuất

- Ngăn chặn nguy khách hàng từ bỏ quan hệ với tổ chức tạo mối quan hệ khách hàng

64 2.4 Viễn thông mạng truyền thông

Phần lớn HTTT ngày cần đến mạng máy tính cơng nghệ truyền thơng Các cơng ty lớn nhỏ giới sử dụng hệ thống mạng, đặc biệt mạng Internet để liên kết với khách hàng nhà cung cấp để thương lượng hợp đồng tiến hành hoạt động thương mại Các mạng máy tính sử dụng rộng rãi cho nghiên cứu, kiểm soát phối hợp hoạt động tổ chức Có thể nói, hệ thống nối mạng trở thành tảng cho hình thức kinh doanh thương mại điện tử

2.4.1 Các yếu tố chức hệ thống viễn thông

Viễn thông (Telecommunication) hiểu việc truyền thông tin đường điện tử, điểm cách xa mặt địa lí Trước kia, nói đến viễn thơng nói đến việc truyền nói chuyện qua đường điện thoại, ngày viễn thông chủ yếu thực việc truyền liệu số, cách sử dụng máy tính để truyền liệu từ điểm tới điểm Sản phẩm dịch vụ viễn thông thường đa dạng phong phú: Từ dịch vụ điện thoại vùng dịch vụ điện thoại tầm xa, từ dịch vụ truyền thơng khơng dây, truyền hình cáp tới truyền thông qua vệ tinh, dịch vụ Internet, vấn đề đặt cho nhà quản lý định cách thức tích hợp dịch vụ viễn thơng vào HTTT tiến trình nghiệp vụ tổ chức cho hệ thống mang lại giá trị kinh doanh cao

a, Các yếu tố cấu thành hệ thống viễn thông

Hệ thống viễn thông (Telecommunication System) tập hợp yếu tố phần cứng phần mềm tương thích, phối hợp với để truyền thông tin từ điểm đến điểm khác Các hệ thống viễn thông cho phép truyền văn bản, ảnh đồ họa, âm video Các yếu tố cấu thành hệ thống viễn thông bao gồm:

- Các máy tính để xử lý thơng tin

- Các thiết bị đầu cuối hay thiết bị vào/ra để gửi/nhận liệu

- Các kênh truyền thông để truyền liệu âm thiết bị nhận/gửi hệ thống mạng Các kênh truyền thông sử dụng nhiều phương tiện truyền thông khác như: đường điện thoại, cáp quang, cáp xoăn truyền thông không dây

- Các xử lý truyền thông Modem, tập trung (Concentrator), phân kênh (Multiplex), kiểm sốt truyền thơng (Controller) tiền xử lý (Front- End Proccesor) với chức hỗ trợ truyền nhận thông tin

- Phần mềm truyền thông (Telecommunications Software) có nhiệm vụ kiểm sốt hoạt động vào/ra quản lý chức khác mạng truyền thông

Modem

65

Máy chủ

Máy chủ (Host Computer) thường máy tính lớn máy mini, cung cấp lực tính tốn, truy nhập vào sở liệu, cung cấp chương trình ứng dụng điều hành toàn mạng

Bộ tiền xử lý

Bộ tiền xử lý (Front - End Processor) máy tính thiết bị xử lý thường dùng để xử lý tác vụ vào/ra số tác vụ khác, trước vào máy chủ

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối (Terminal) thường hiểu thiết bị vào/ra gán vào mạng, khơng có trí tuệ nhớ Máy vi tính đóng vai trị thiết bị đầu cuối, thuộc thiết bị đầu cuối thơng minh

Bộ tập trung

Bộ tập trung (Concentrator) máy tính viễn thơng có chức thu thập lưu trữ tạm thời thông báo đến từ máy trạm chờ thông báo tập hợp đủ gửi

Bộ phân kênh

Bộ phân kênh (Multiplexer) thiết bị cho phép kênh truyền thông truyền đồng thời liệu từ nhiều nguồn khác Thiết bị thực phân chia kênh truyền thông, cho kênh chia sẻ cho nhiều thiết bị truyền thơng Bộ phân kênh chia kênh truyền thông tốc độ cao thành nhiều kênh có tốc độ thấp gán cho nguồn truyền thông khoảng thời gian ngắn quyền sử dụng đường truyền tốc độ cao

Bộ kiểm soát

Bộ kiểm soát (Controller) máy tính chuyên dùng, thực chức theo dõi dịng truyền thơng CPU thiết bị ngoại vi hệ thống viễn thông

b, Các chức hệ thống viễn thông

Để thực truyền nhận thơng tin từ điểm tới điểm khác, hệ thống viễn thông phải thực nhiều chức khác nhau:

- Truyền thông tin

- Thiết lập giao diện người nhận người gửi - Chuyển thông báo theo đường truyền hiệu

- Thực thao tác xử lý thông tin để đảm bảo thông báo loại đến người nhận

66 - Chuyển đổi thông báo từ tốc độ (ví dụ tốc độ máy tính) sang tốc độ khác (ví dụ tốc độ đường truyền) hay chuyển đổi liệu từ khuôn dạng sang khuôn dạng khác

Về nguyên tắc, hệ thống viễn thơng phải kiểm sốt dịng thơng tin Rất nhiều hoạt động máy tính điện tử thực Một mạng viễn thông thường bao gồm nhiều yếu tố phần cứng phần mềm khác Những yếu tố cần phối hợp hoạt động với để thực chức truyền thông Các thành phần khác hệ thống mạng “giao tiếp”, “nói chuyện” với thông qua việc tuân thủ quy tắc chung Bộ quy tắc thủ tục liên quan đến truyền thông hai điểm mạng gọi giao thức (Protocol) Mỗi thiết bị mạng phải có khả diễn dịch giao thức thiết bị khác

Các chức giao thức mạng viễn thông nhận diện thiêt bị đường truyền, xác nhận hồn hảo việc nhận thơng báo, xác nhận thông báo cần phải truyền lại thơng báo khơng diễn dịch đúng, khơi phục lại liệu có lỗi xảy

c, Các loại tín hiệu

Thơng tin truyền mạng viễn thông dạng tín hiệu số tương tự Tín hiệu tương tự (Analog Signal) biểu diễn dạng sóng liên tục truyền qua mơi trường truyền thơng Các tín hiệu tương tự dùng để truyền nói chuyện (Voice)

Tín hiệu số (Digital Signal) biểu diễn dạng sóng rời rạc Tín hiệu số truyền liệu mã hóa thành trạng thái: 1-bits 0-bits

Tín hiệu số dùng để truyền liệu Phần lớn máy tính truyền thơng tín hiệu số Mặc dù vậy, với mạng điện thoại truyền thống thiết lập để xử lý tín hiệu tương tự chúng khơng xử lý tín hiệu số khơng có q trình biến đổi tín hiệu số thành tín hiệu tương tự Về nguyên tắc, tất tín hiệu số phải chuyển đổi thành tín hiệu tương tự, trước chúng truyền hệ thống vốn dành để truyền tín hiệu tương tự Thiết bị thực chyển đổi gọi MODEM (viết ghép ký tự đầu từ tiếng anh MOdulation DEModulation) Một MODEM thực chức biến đổi tín hiệu số máy tính thành dạng tương tự để truyền chúng qua đường điện thoại chức chuyển tín hiệu tương tự trở lại dạng tín hiệu số để máy tính khác tiếp nhận xử lý chúng

Có hai giải pháp cho vấn đề truyền liệu máy tính:

67 - Sử dụng mạng số: Việc sử dụng mạng số cho phép truyền trực tiếp tín hiệu 0,1 Giải pháp có ưu điểm tốc độ truyền cao tỷ lệ lỗi thấp

d, Các kênh truyền thông

Kênh truyền thông (Communication Channel) hiểu đường truyền liệu từ thiết bị đến thiết bị khác mạng Một kênh truyền thơng sử dụng loại môi trường truyền khác nhau: cáp xoắn, cáp đồng trục, quang, sóng điện từ, vệ tinh môi trường truyền thông không dây khác

Mỗi loại mơi trường truyền thơng có ưu hạn chế riêng chúng Các môi trường truyền thơng tốc độ cao thường địi hỏi chi phí lớn chúng cho phép hạ chi phí dành cho truyền thơng bit Ví dụ, sử dụng kết nối qua vệ tinh thay sử dụng đường điện thoại chi phí truyền thơng bit thấp Các kênh truyền thơng xếp thành hai nhóm: Kênh truyền hữu tuyến (dây xoắn đôi, cáp đồng trục cáp quang) kênh vơ tuyến (kênh vi sóng, kênh vệ tinh, sóng vơ tuyến hồng ngoại)

Để xác định phương tiện truyền thông phù hợp cho ứng dụng cụ thể cần xem xét yếu tố: Năng lực đường truyền, độ tin cậy, chi phí, khoảng cách truyền khả di động người sử dụng mạng

2.4.2 Các loại mạng truyền thông

Mạng truyền thông (Communication Network) thường liên kết nhiều thành phần công nghệ thông tin với nhằm mục đích chia sẻ nguồn lực phần mềm, thông tin, thiết bị ngoại vi, lực xử lý truyền thông Dạng chủ yếu mạng truyền thông mạng ngang hàng (Peer - to- Peer), loại mạng cung cấp hai khả chia sẻ thiết bị ngoại vi truyền thông Mạng ngang hàng thường có quy mơ nhỏ, khơng vượt 25 máy tính

Để tạo điểu kiện cho nhân viên tổ chức chia sẻ phần mềm, thông tin lực xử lý, người ta thiết lập mạng theo mơ hình chủ/khách (client/server network) Đó loại mạng gồm hay nhiều máy chủ có khả cung cấp số loại dịch vụ định cho máy tính khác (gọi máy khách) Trong máy khách máy tính cá nhân trạm làm việc máy chủ phải máy trạm mạnh máy tính cỡ lớn Những dịch vụ mà máy chù cung cấp là: (1) Bảo trì phần mềm thơng tin mà máy khác mạng truy cập sử dụng; (2) Tham gia hoạt động xử lý phối hợp với máy trạm

68  Phân loại mạng truyền thông theo cấu hình mạng

Căn cấu hình, người ta phân mạng truyền thơng thành loại sau đây: - Mạng đường trục (Bus Topology): Là mạng có cấu hình đơn giản Với đường trục, tất thiết bị mạng chia sẻ đường cáp Một số thiết bị mạng thường máy chủ tệp (hình 2.33)

Ưu điểm mạng đường trục đơn giản việc thiết lập đường truyền Hạn chế mạng loại có lỗi điểm nút điểm hai bên điểm lỗi không truyền thông cho

Hình 2.33: Mạng đường trục

- Mạng vòng (Ring Topology): Mạng tương tự mạng đường trục, có khác biệt hai điểm cuối trục nối với (hình 2.34) Trong mạng loại này, đường cáp chạy qua tất thiết bị mạng, thường có máy chủ tệp Việc thiết lập đường truyền có phần phức tạp so với mạng đường trục, không dễ bị ảnh hưởng lỗi nút điểm, nghĩa kể có lỗi nút điểm mạng cho phép thiết bị mạng truyền thơng với

Hình 2.34: Mạng vịng

69 cỡ vừa, máy chủ tệp (thường máy vi tính), thiết bị mạng trung tâm với cáp dẫn tỏa từ thiết bị trung tâm tới tất thiết bị mạng khác (hình 2.35) Ưu điểm mạng loại dễ xác định nhánh cáp bị lỗi thiết bị mạng có cáp riêng, dễ cài đặt thiết bị, chi phí thấp loại hình mạng nhỏ có thiết bị gần Điểm hạn chế mạng hình thiết bị trung tâm gặp cố tồn mạng bị ảnh hưởng

Hình 2.35: Mạng hình

- Mạng hình (Tree Topology): Mạng cịn gọi mạng phân cấp với thiết bị mức cao máy tính lớn, kết nối đến thiết bị mức kiểm soát (controllers), thân thiết bị mức lại kết nối đến thiết bị mức thiết bị đầu cuối máy vi tính, máy in Bản thân mạng hình có điểm hạn chế mạng hình sao, thiết bị trung tâm gặp cố tồn mạng bị ảnh hưởng Tuy nhiên, mạng hình có ưu điểm tính uyển chuyển

Hình 2.36: Mạng hình

70 thường (ví dụ mạng điện thoại công cộng hay hệ thống mạng tạo nên mạng Internet)

Hình 2.37: Mạng hỗn hợp  Các loại mạng truyền thông khác

Sau cách phân loại khác mạng truyền thông:

- Mạng viễn thông (Computer Telecommunications Networks): Là loại hình mạng dựa quan hệ hình (hay gọi quan hệ kiểu mẹ - con), theo mạng kiểm sốt máy tính trung tâm (ở mức cao nhất) với tất thiết bị khác thiết bị đầu cuối, máy vi tính hay máy in (ở mức thứ cấp tiếp theo) Cho tới đầu năm 1980, loại hình mạng chủ đạo tổ chức hoạt động giới hạn tòa nhà hay cụm tòa nhà liền kề

- Mạng cục (Local Area Networks): Mạng khác với mạng máy tính viễn thơng chỗ bao gồm thiết bị thơng minh, thường máy vi tính, có khả xử lý thông tin Mạng cục dựa quan hệ ngang hàng quan hệ mạng máy tính viễn thơng Mạng LAN sử dụng phổ biến nhiều tổ chức, cung cấp tính truyền thơng qua mạng, giúp kết nối người sử dụng phận, phòng ban nhóm cơng tác Mạng LAN cho phép người dùng chia sẻ nguồn lực chung mạng: phần cứng, phần mềm liệu

Mạng LAN (Local Area Network): Mạng cài đặt phạm vi tương đối hẹp phịng, tồ nhà, khuôn viên, với khoảng cách xa hai nút mạng vào khoảng 10 km

Mỗi mạng LAN có máy chủ số máy tính cá nhân (các trạm làm việc – Work Station ) Các máy tính nối vào mạng nhờ card mạng Mỗi mạng LAN cần có hệ điều hành mạng Các hệ điều hành mạng thông dụng Novel NetWare, Lantastic

71

- Mạng diện rộng (Wide Area Networks): Mạng diện rộng khác với mạng cục chỗ có tầm phủ xa (trên nước, chí tồn cầu) mạng loại thường thuộc sở hữu nhiều tổ chức

- Mạng Internet: Là mạng mạng máy tính, sử dụng giao thức TCP/IP Mạng Internet cung cấp bốn chức chính: thư điện tử, Instant Messaging, truy cập từ xa thảo luận nhóm mạng

- Mạng Internet2: Là mạng phi lợi nhuận với 200 trường đại học Mỹ, hợp tác với 70 công ty công nghệ hàng đầu 45 tổ chức Chính phủ 50 tổ chức quốc tế với mục tiêu phát triển triển khai ứng dụng công nghệ mạng

 Phân theo loại hình dịch vụ cung cấp

Trong giới kinh doanh ngày nay, vấn đề sở hữu mạng quan trọng: Ai người có quyền sử dụng phương tiện truyền thông kết nối thành phần mạng với Dưới góc độ quyền sở hữu phân mạng truyền thơng thành hai loại: mạng công cộng mạng tư nhân Chúng khác chi phí, tính sẵn có, dịch vụ truyền thông, tốc độ truyền độ an tồn

- Mạng cơng cộng

Mạng cơng cộng (Public Networks) mạng mà cá nhân tổ chức chia sẻ sử dụng Một ví dụ mạng truyền thông công cộng hệ thống điện thoại mạng Internet Nhiều người có nhu cầu sử dụng chúng nên có lúc việc kết nối mạng trở nên chậm, vào lúc khác lại nhanh Đặc điểm việc sử dụng mạng cơng cộng là:

•Chỉ trả cho thời gian sử dụng mạng

•Phải chia sẻ mạng với nhiều cá nhân tổ chức khác

•Chỉ có dịch vụ truyền thơng tin

•Truyền thơng tin với tốc độ thường thấp tốc độ nhà cung cấp đưa

•Khơng có đảm bảo an tồn tính riêng tư thơng tin

- Mạngriêng

Mạng riêng (Private Networks) mạng riêng tổ chức thuê riêng cho tổ chức, ví dụ mạng LAN cơng ty mua sắm, cài đặt bảo trì mạng diện rộng tổ chức thuê quyền sử dụng đường truyền ví dụ mạng riêng Đặc điểm việc sử dụng mạng riêng là:

• Phải trả phí hàng tháng cho việc th đường truyền

• Ln sẵn sàng cho người sử dụng

• Ngồi dịch vụ truyền thơng từ điểm đến điểm cịn u cầu thêm dịch vụ khác

72

• Độ an tồn tính riêng tư cao mạng công cộng

Ngày nay, việc lựa chọn hai loại hình mạng khơng đơn giản Trên thực tế cịn có loại hình mạng hỗn hợp mạng gia tăng giá trị hay mạng riêng ảo tổ chức lựa chọn

- Mạng gia tăng giá trị

Mạng gia tăng giá trị (VAN – Value Added Networks) mạng bán công cộng, đa đường truyền, dùng để truyền liệu theo hợp đồng với tổ chức có nhu cầu Đây hình thức mạng tối ưu góc độ chi phí cho dịch vụ quản lý mạng, nhiều tổ chức chia sẻ sử dụng mạng giá trị gia tăng Loại hình mạng thường hình thành quản lý cơng ty Công ty ký kết hợp đồng với khách hàng có nhu cầu sử dụng mạng giá trị gia tăng để truyền liệu Khách hàng cần trả tiền cho liệu truyền khoản thuê bao định cho việc sử dụng mạng Giá trị gia tăng giá trị gia tăng thêm dịch vụ xử lý viễn thông mà mạng mang lại cho khách hàng Các khách hàng khơng phí đẩu tư cho thiết bị phần mềm mạng khách hàng tự thực thao tác kiểm tra lỗi hay chuyển đổi giao thức truyền thơng Các chủ th bao có hội để tiết kiệm chi phí chi phí sử dụng mạng chia cho nhiều chủ thuê bao

- Mạng riêng ảo

Mạng riêng ảo (VPN - Virtual Private Networks) mạng công cộng, đảm bảo sẵn sàng phục vụ tổ chức không cung cấp đường truyền riêng cho tổ chức Thông tin tổ chức truyền với vô số thông tin tổ chức khác Như vậy, tổ chức nhà cung cấp mạng riêng ảo cung cấp dịch vụ mã hóa liệu để đảm bảo tính bảo mật cho liệu Đặc điểm việc sử dụng mạng riêng ảo là:

•Phải trả phí th bao hàng tháng chi phí sử dụng tháng

•Sẵn sàng cho người sử dụng khơng có đường truyền riêng dành cho tổ chức

•Có thêm dịch vụ mã hóa liệu đảm bảo tính bảo mật

•Truyền thơng tin với tốc độ cao so với tốc độ mạng cơng cộng

•Độ an tồn tính riêng tư cao mạng cơng cộng 2.4.3 Mạng Internet lợi ích mạng Internet

73

a, Mạng Internet - Mạng Internet:

Là mạng máy tính lớn biết tới nhiều giới Nó liên kết hàng trăm, hàng ngàn mạng máy tính đơn lẻ tồn giới với Mạng Internet có nhiều tính dịch vụ mà tổ chức sử dụng để phục vụ cho việc trao đổi thông tin nôi với với bên ngồi Nó sở tảng để tổ chức tiến hành thương mại kinh doanh điện tử Internet vốn mạng Bộ Quốc Phòng Mỹ, nhằm liên kết nhà khoa học giáo sư trường đại học toàn giới Ngày nay, cá nhân kết nối trực tiếp vào mạng Internet, thông qua nhà cung cấp dịch vụ Internet, với máy tính, MODEM chịu khoản tiền chi phí sứ dụng Internet hàng tháng, người dùng truy cập Internet Nhà cung cấp dịch vụ Internet tổ chức thương mại có kết nối thường xuyên với Internet, cung cấp dịch vụ kết nối Internet cho chủ thuê bao

Để kết nối vào Internet, mạng máy tính cần trả khoản tiền đăng ký nhỏ đồng ý tuân thủ số chuẩn dựa mô hình tham chiếu TCP/IP (Transmission Control Protocol/Intemet Protocol)

Cơng nghệ Internet khả Internet

Mạng Internet dựa công nghệ chủ/khách Người sừ dụng kiểm sốt cơng việc phần mềm ứng dụng khách, cách sử dụng giao diện người dùng dạng đồ họa đối tượng có nhãn quản lý tất chức Tất liệu kể thư điện tử, sở liệu Web Sites lưu máy chủ Sau khả dịch vụ Internet

Dịch vụ Internet phục vụ truyền thơng với thư điện tử (E-Mail), phân mềm nhóm thảo luận (USENET Newgroup), diễn đàn điện tử theo nhóm (LISTSERV), trao đổi nói chuyện điện tử (Chatting), Telnet

74 quan tâm Web thực liên kết văn bản, hypermedia, đồ họa âm Web có khả xử lý tất loại hình truyền thơng số hố, khả liên kết dễ dàng nguồn thông tin không giới hạn khoảng cách địa lí Web sử dụng giao diện đồ họa nên dễ dàng cho việc xem tham khảo thông tin Web dựa ngôn ngữ siêu liên kết chuẩn (gọi HTML - HyperText Markup Language), ngôn ngữ định dạng tài liệu đưa vào tài liệu liên kết động tới tài liệu hình ảnh khác lưu máy tính máy tính khác Bằng việc sử dụng siêu liên kết này, người dùng Web chi việc trỏ nhắp chuột vào điểm siêu liên kết tài liệu tới tài liệu khác theo yêu cầu ý muốn

Trình duyệt Web (Web Browser) chương trình hóa theo chuẩn HTML Chuẩn cơng nhận rộng rãi người sử dụng trình duyệt truy xuất đến Web Site số hàng triệu Web Sites Các trình duyệt Web sử dụng tính “Trỏ nhắp” để định vị tới Website để nhảy từ Website tới Website Trình duyệt bao gồm nút quay lại “Back” cho phép người dùng xem lại bước duyệt Web mình, quay lại Site duyệt qua Để cung cấp thông tin lên Web cần phải thiết lập trang chủ (Home Page) Đó hình văn kết hợp với đồ họa, có thơng tin đơn vị tổ chức lập trang chủ Sau tiếp cận trang chủ, người dùng liên kết tới trang khác chứa thông tin chi tiết đơn vị tổ chức Trang chủ trang liên quan khác tổ chức tạo nên Website tổ chức đó, ví dụ Website Bộ thuỷ sản, Website trường Đại học Kinh tế Quốc dân Để truy cập Web Site cần phải sử dụng địa nguồn thống (URL - Uniform Resource Locator), ví dụ http://www.apolloedutrain.com địa trang Web tổ chức giáo dục đào tạo Apollo

- Intranet extranet

Mạng intranet mạng riêng tổ chức thiết lập dựa chuẩn mạng Internet công nghệ Web Mạng intranet thực chất mạng nội tổ chức cung cấp khả truy cập đến liệu toàn tổ chức Mạng sử dụng sở hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có tổ chức với chuẩn kết nối Internet phần mềm Web Các mạng intranet tạo ứng dụng mạng có khả chạy nhiều loại máy tính khác tổ chức

+ Mạng intranet

75 giống Web Các mạng sử dụng ngôn ngữ HTML để tạo trang thông tin Web thiết lập siêu liên kết tới Web sites khác Phần mềm duyệt Web máy chủ Web dùng cho mạng intranet giống Web

Intranet mạng riêng cho doanh nghiệp Intranet sử dụng công nghệ Internet - TCP/IP, khác với mạng LAN thông thường sử dụng cộng nghệ NetBEUI Intranet kết nối nhiều máy tính tới mạng Internet qua cổng doanh nghiệp Intranet giúp chia sẻ thông tin nguồn nhân lực khác công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí Intranet đảm bảo tính thơng tin doanh nghiệp Intranet giúp công ty bạn hoạt động hiệu Intranet giúp chia sẻ kết nối Internet máy mạng Intranet giúp tạo nên tường lửa (firewar) đảm bảo tính bảo mật thơng tin cơng ty Intranet giúp nhân viên truy cập thông tin cần thiết cho công việc dễ dàng Intranet giúp đào tạo nhân viên tốn hơn, hiệu thời gian ngắn Intranet giúp quản lý hiệu thời gian làm việc nhân viên tốt

+ Mạng extranet

Một số tổ chức cho phép số người dùng tổ chức bên quyến truy cập (ở mức độ hạn chế) vào mạng intranet Những mạng Intranet gọi mạng extranet Ví dụ, từ mạng internet số khách hàng uỷ quyền truy cập tới phần mạng intranet tổ chức để tham khảo thông tin giá thơng số hàng hóa mà họ định mua Đương nhiên khách hàng đối tác cấp quyền phép truy cập mạng intranet tổ chức, điều đảm bảo tường lửa Loại hình mạng extranet đặc biệt hữu ích để liên kết tổ chức kinh doanh với khách hàng hay đối tác kinh doanh Mạng thường dùng để cung cấp thông tin khả cung cấp hàng hoá, giá cả, trao đổi liệu điện tử hay hợp tác với công ty, tổ chức khác lĩnh vực thiết kế sản phẩm hay đào tạo

Extranet cung cấp Internet site truy nhập đến nhóm người chọn Extranet cung cấp khả tạo ứng dụng mà bên cộng tác khách hàng truy nhập khơng dành cho cơng chúng nói chung

Đối với giao dịch doanh nghiệp, Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn Extranet tự động hố chia sẻ thơng tin cách cung cấp truy nhập đến thông tin cụ thể truy nhập có kiểm sốt đến sở liệu nội

b, Lợi ích mạng Internet tổ chức

Mạng Internet mang lại hàng loạt hội ứng dụng cho tổ chức nhằm mang lại ưu cạnh tranh định

Sau lợi ích chủ yếu mạng Internet mà tổ chức tận dụng

- Khả kết nối toàn cầu

76 nhiều người nơi khác giới Với khả kết nối toàn cầu dễ sử dụng, tổ chức truy xuất dễ dàng đến cá nhân đơn vị khác Cụ thể, doanh nghiệp liên kết trực tiếp đến nhà cung cấp, đối tác liên doanh hay khách hàng lẻ với chi phí thấp Tổ chức kinh doanh tìm đại lí cho sản phẩm dịch vụ nước ngồi thơng qua Internet Nói cách khác, Internet cung cấp phương tiện hiệu để hình thành liên minh tồn cầu mơ hình doanh nghiệp ảo Web cung cấp giao diện chuẩn khả truy cập hiệu để tạo hệ thống thông tin liên tổ chức

Internet làm cho việc phối hợp hoạt động nhân viên tổ chức mở thêm thị trường làm việc noi xa xơi, biệt lập trở nên dễ dàng tốn khơng phí để xây dựng HT mạng riêng Kể công ty nhỏ sử dụng Internet để đem lại lợi ích cho mình, bình thường khơng có Internet chi phí cho hoạt động bán hàng nước ngồi cơng ty nhỏ cao

- Giảm chi phí truyền thơng

Khi chưa có mạng Internet, tổ chức phải tự xây dựng mạng diện rộng riêng hay ký hợp đồng thuê dịch vụ mạng gia tăng giá trị Ngày nay, với đời Internet, chi phí cho việc sử dụng Internet thấp hợp lí horn nhiều so với chi phí để xây dựng mạng riêng thuê mạng gia tăng giá trị, chi phí giao dịch điện tử giảm nhiều Theo số liệu thống kê Mỹ, việc gửi thư trực tiếp Fax cho 1200 khách hàng nội nước Mỹ phải tiêu tốn tới 1200 đến 1600 đô la Mỹ, thực qua mạng tốn khoảng la Mỹ Nói tóm lại, Internet giúp tổ chức kinh doanh hạ thấp chi phí hoạt động giảm thiểu chi phí hoạt động mở rộng phạm vi hoạt động

Một ví dụ điển hình cho việc ứng dụng thành công công nghệ Internet tổ chức kinh doanh công ty Schlumberger Ltd., chuyên sản xuất loại thiết bị khoan dầu, hoạt động phạm vi 85 nước, đa phần nhân viên làm việc địa điểm xa xôi, hẻo lánh Rõ ràng việc thiết lập hệ thống mạng riêng cho số người địa điểm biệt lập tốn Bằng việc sử dụng mạng Internet, kỹ sư Schlumberger kiểm tra thư điện tử giữ mối liên hệ chặt chẽ với phận quản lý cơng ty với chi phí thấp Việc chuyển từ mạng riêng sang mạng Internet tiết kiệm cho Schlumberger nhiều chi phí vốn dành cho mạng sở hạ tầng công nghệ thông tin Với điện thoại Internet, tổ chức kinh doanh sử dụng Internet để truyền gọi theo đường điện tử giảm chi phí truyền gọi so với điện thoại thường

- Giảm chi phí giao dịch

77 Theo số liệu Price Waterhouse, năm 1996, chi phí giấy tờ sức người để lập xử lý đơn đặt hàng 100 USD theo đường điện tử 10 USD

Với việc mở rộng tổ chức xu tồn cầu hố, nhu cầu phối hợp hoạt động nơi xa xôi trở nên cấp bách Internet có khả hạ thấp chi phí hoạt động tổ chức, loại hình chi phí dùng để quản lý nhân viên phối hợp công việc họ thông qua việc cung cấp mạng công cụ truyền thông phạm vi tồn cầu với chi phí thấp Ngồi Schlumberger, Cygnus Support, cơng ty phát triển phần mềm có 125 nhân viên văn phòng rải rác nhiều thành phố khác Mỹ sử dụng Internet để liên kết cách hiệu văn phòng với thông qua dịch vụ thư điện tử Sau này, công ty phát triển mạng intranet để đảm bảo nhân viên giữ mối liên hệ với công ty, thông tin kịp thời phát triển công ty, giúp công ty quản lý số lượng lớn nhân viên làm việc xa

- Giao diện kiểu tương tác, uyển chuyển có khả chun biệt hố

Internet cho phép tạo ứng dụng có giao diện kiểu tương tác, chun biệt hóa cho nhiều mục đích khác Trên trang Web với nhiều thông tin dạng khác nhau: văn bản, đồ họa, âm thanh, hình ảnh, người sử dụng tiến hành lựa chọn, giao dịch hay tìm kiếm truy xuất thông tin cú nhắp chuột Bằng cách sử dụng dịch vụ thư điện tử, phòng thoại nhóm thảo luận, tổ chức tạo đối thọai, thương lượng với khách hàng mạng

- Tăng tốc độ truyền bá tri thức

Trong kinh tế tri thức, khả truy cập nhanh đến tri thức trở thành yếu tố định thành công tổ chức Internet giúp tổ chức giải vấn đề việc cung cấp dịch vụ thư điện tử khả truy cập vào sở liệu lĩnh vực chủ chốt kinh doanh, khoa học, luật pháp Chính phủ Với máy tính nối mạng Internet, nhà nghiên cứu kết nối tới hàng núi liệu toàn giới cách dễ dàng khơng tốn Thậm chí, nhà nghiên cứu vũ trụ nhận ảnh tàu vũ trụ NASA chụp gửi vòng đồng hồ

78 CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN

Câu 1: Phần cứng máy tính điện tử Cho biết thành phần hệ

thống máy tính số?

Câu 2: Hãy cho biết số hình thức đầu vào phổ biến hệ thống máy vi tính? Câu 3: Hãy cho biết số hình thức đầu phổ biến hệ thống máy vi tính? Câu 4: Hãy cho biết chức đặc điểm nhớ?

Câu 5: Hãy cho biết chức điều khiển?

Câu 6: Hãy cho biết chức tập tin

Câu 7: Hãy cho biết đặc trưng môi trường sử dụng loại hình HT máy tính? Câu 8: Hãy phân tích yếu tố cần đánh giá mua phần cứng?

Câu 9: Hãy phân tích yếu tố cần đánh giá mua phần mềm?

Câu 10: Phần mềm nêu vai trị phần mềm máy tính điện tử? Câu 11: Nêu đặc điểm cho ví dụ minh họa phần mềm hệ thống? Câu 12: Nêu đặc điểm cho ví dụ minh họa phần mềm ứng dụng?

Câu 13: Trình bày khái niệm thực thể, khái niệm thuộc tính thực thể Hãy cho biết có loại thuộc tính nào? Cho ví dụ minh họa quản lý hàng tồn kho?

Câu 14: Cơ sở liệu gì? Vai trị sở liệu quản lý kinh doanh? Câu 15: Hãy cho biết hoạt động sở liệu?

Câu 16: Viễn thơng Hãy mô tả yếu tố cấu thành hệ thống viễn thông? Câu 17: Hãy nêu chức hệ thống viễn thông? Hãy cho biết giá trị ứng dụng mạng viễn thơng góc độ kinh doanh

Câu 18: Mạng truyền thơng gì? Có thể phân loại mạng truyền thơng nào? Câu 19: Mạng intranet gì? Cho biết vai trị quản trị doanh nghiệp?

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

1 Hãy tìm Web thơng tin cơng cụ case hỗ trợ q trình phát triển phần

mềm từ khóa: Computer Aided software engineering

2 Một tham khảo internet thông tin hạ tầng phần cứng tổ chức Hãy tìm kiếm thông tin chế truy cập internet?

4 Hãy tìm kiếm thơng tin Website điện tốn đám mây Hãy cho biết danh sách nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây lớn

5 Hãy vào trang Web ngân hàng Viettinbank để tìm hiểu tính trợ giúp khách hàng hệ thống ATM ngân hàng

79 CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG KINH

DOANH Mục đích chương:

Sau học xong chương này, người học cần đạt yêu cầu sau đây:

+ Hiểu biết HTTT tài phân hệ thơng tin tài theo mức quản lý

+ Hiểu biết HTTT Marketing phân hệ thông tin Marketing theo mức quản lý

+ Hiểu biết HTTT sản xuất kinh doanh phân hệ thông tin sản xuất kinh doanh theo mức quản lý

+ Hiểu biết HTTT nguồn nhân lực phân hệ nguồn nhân lực theo mức quản lý

+ Hiểu biết chức công nghệ liên quan đến HTTT tích hợp + Nắm hoạt động mơ hình giao dịch thương mại điện tử, lợi ích thương mại điện tử

+ Hiểu biết cơng nghệ văn phịng chủ yếu sử dụng để tự động hóa cơng việc văn phịng

3.1 Hệ thống thơng tin tài 3.1.1 Khái quát HTTT tài

HTTT tài cung cấp thơng tin tài cho tất người làm công tác quản lý tài giám đốc tài tổ chức doanh nghiệp, hỗ trợ trình định liên quan đến sử dụng tài chính, phân bổ kiểm sốt nguồn lực tài doanh nghiệp

a, Các chức hệ thống thông tin tài

HTTT tài thực chức sau đây:

- Tích hợp tất thơng tin tài thơng tin tác nghiệp từ nhiều nguồn khác vào HTTT quản lý

- Cung cấp khả truy xuất liệu cho nhiều nhóm người sử dụng thuộc lĩnh vực khác nhau: Lĩnh vực tài lĩnh vục phi tài chính;

- Cung cấp liệu cách kịp thời phục vụ nhu cầu phân tích tài chính; - Phân tích liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo thời gian, theo vùng địa lí, theo sản phẩm, theo khách hàng,

80

b, Sơ đồ luồng liệu vào/ra hệ thống thơng tin tài

Để hỗ trợ trình định, HTTT tài cần liệu thơng tin đa dạng Các nguồn liệu đầu vào chủ yếu HTTT tài bao gồm: Kế hoạch chiến lược sách kinh doanh (với mục tiêu tài cụ thể như: Tỉ số nợ, tỉ số vay, lợi tức kỳ vọng, dự báo nhu cầu trung hạn dài hạn tài đơn vị); Hệ thống xử lý giao dịch nguồn liệu từ bên Đầu chủ yếu báo cáo thống kê tài Hình 3.1 cho thấy mơ hình HTTT tài

Đầu vào HTTT tài bao gồm HT xử lý giao dịch nguồn liệu từ bên Người ta có nhiều thơng tin tài quan trọng từ ứng dụng chuyên biệt lương, hàng tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả sổ Những liệu chi phí lương nhân công, đầu tư dự trữ hàng tồn kho, doanh thu, khoản toán cho nhà cung cấp, khoản toán khách hàng với tổ chức liệu kế toán chi tiết khác sở quan trọng cho nhiều báo cáo tài Thơng tin đối thủ tổ chức quan trọng việc định tài Có thể đưa thêm vào báo cáo HTTT tài báo cáo thường niên báo cáo tài từ đối thủ làm sở so sánh Các tổ chức nhà nước nguồn cung cấp thông tin kinh tế tài quan trọng

Hình 3.1: Mơ hình HTTT tài

Thơng tin lạm phát, số giá tiêu dùng số kinh tế giúp tổ chức lập kế hoạch cho điều kiện kinh tế tương lai Ngoài luật thuế quan trọng, yêu cầu báo cáo tài phản ánh HTTT tài

c, Các phân hệ hệ thống thơng tin tài

81 HTTT tài có chức hỗ trợ trình kinh doanh gia tăng giá trị tổ chức Các phân hệ hệ thống thông tin tài bao gồm: Phân hệ dự báo tài chính, phân hệ tốn thu nhập chi phí, phân hệ kiểm toán phân hệ sử dụng quản lý quỹ

- Phân hệ dự báo tài

Dự báo tài q trình đưa dự báo tăng trưởng tương lai sản phẩm thân doanh nghiệp Dự báo tài thực dựa hoạt động nghiệp vụ trước Ví dụ, có kiện bán hàng hóa dịch vụ q khứ việc sử dụng cơng cụ phân tích liệu người ta đưa số dự báo doanh thu chi phí tương lai Cụ thể cách nhân đơn giá bán yếu tố chi phí sản phẩm với số lượng hàng hóa : kỳ vọng bán được, người ta đưa số dự báo doanh thu chi phí Các chi phí cố định bảo hiểm, tiền cơng, tiền thuê mặt trụ sở ước lượng để làm sở tính lợi nhuận cho kỳ xác định (một tháng, quý hay năm) Các dự báo đưa vào Hệ thống thơng tin tài Đương nhiên hệ thống dự báo tài phải dựa nguồn liệu phân hệ khác cung cấp, cụ thể hệ thống dự báo Marketing, để đưa dự báo doanh thu Dự báo tài giúp cho nhà quản lý tài tránh vấn đề liên quan đến dòng tiền việc đưa dự báo nhu cầu dòng tiền

- Phân hệ tốn thu nhập chi phí

Có hai phân hệ tài chuyên chức phân hệ tốn thu nhập phân hệ chi phí Các phân hệ thực lưu trữ theo dõi liệu lợi nhuận chi phí cho tổ chức Các liệu lợi nhuận chi phí liên quan đến phận khác đơn vị thu nhận trước hết Hệ thống xử lý giao dịch nguồn liệu nội chủ yếu cung cấp thông tin tài cho hệ thống thơng tin tài Dữ liệu lợi nhuận, thu nhập chi phí (đã thu thập trước Hệ thống xử lý giao dịch) phân hệ toán thu nhập chi phí Hệ thống thơng tin tài tổng hợp báo cáo

- Phân hệ kiểm toán

Các nhà quản lý nhà lãnh đạo tổ chức thường sử dụng báo cáo tài Hệ thống thơng tin tài cung cấp nhằm xác định xem tổ chức có đạt mục tiêu lợi nhuận đề không Những đối tượng bên ngồi tổ chức sử dụng báo cáo tài để đánh giá tình hình tài tổ chức, vấn đề làm để người sử dụng thơng tin tài biết báo cáo xác đáng tin cậy hay khơng? Các thủ tục kiểm tốn sử dụng để giải đáp câu hỏi

82 Chúng ta cần nhớ báo cáo tài bảng cân đối kế toán hay bảng kết hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều người sử dụng (các nhà đầu tư, ngân hàng, công ty bảo hiểm, tổ chức nhà nước, khách hàng đối thủ cạnh tranh) nên thủ tục kiểm toán trở nên quan trọng

Có hai loại hình kiểm tốn: Kiểm toán nội kiểm toán độc lập Trong kiểm toán nội kiểm toán viên tổ chức thực kiểm tốn độc lập kiểm tốn viên thuộc Cơng ty kiểm tốn bên ngồi thực Mục đích kiểm tốn độc lập đưa tranh xác thực tình hình tài tổ chức Cũng nhờ kiểm tốn mà người ta phát gian lận vấn đề khác tài

- Phân hệ sử dụng quản lý quỹ

Sử dụng quản lý quỹ chức quan trọng hệ thống thông tin tài Nếu quản lý quỹ khơng hiệu dễ dẫn đến nguy phá sản lợi nhuận Những thông tin phân hệ cung cấp với phân hệ khác Hệ thống thơng tin tài giúp nhà quản lý tài phát vấn đề liên quan đến dòng tiền giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận Quỹ thường sử dụng cho hai mục đích: Chi nội để phát triển sản xuất chi đầu tư tài Những khoản chi nội doanh nghiệp bao gồm: Mua trữ hàng, mua sắm trang thiết bị mới, thuê nhân công cơng ty khác, mua sắm hệ thống máy tính, Marketing quảng cáo, mua nguyên vật liệu, đất đai, đầu tư cho sản phẩm mới, chi cho nghiên cứu phát triển Những khoản đầu tư tài bao gồm tiền gửi ngân hàng, trái phiếu, ngoại tệ

3.1.2 HTTT tài theo mức quản lý

Mức quản lý Các phân hệ thơng tin tài chính

Chiến lược HTTT phân tích tình hình tài HTTT dự báo tài dài hạn Chiến thuật HTTT ngân quỹ

HTTT quản lý vốn tiền HTTT dự toán vốn

HTTT quản lý đầu tư Tác nghiệp HT sổ cái, TSCĐ

HT xử lý lệnh bán hàng

HT thông tin theo dõi công nợ phải thu, phải trả HT xử lý đơn hàng, theo dõi hàng tồn kho HT xử lý lương

83 Hệ thống thông tin tài bao gồm phân hệ thơng tin tài mức tác nghiệp như: Hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu khách, hệ thống công nợ phải trả người bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống toán lương Bên cạnh phân hệ thơng tin hỗ trợ cho trình định chiến thuật chiến lược như: Hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu tư hệ thống dự báo (bảng 3.1)

a, Phân hệ thơng tin tài tác nghiệp

Thơng thường, hệ thống tự động hóa tổ chức doanh nghiệp hệ thống kế tốn mức tác nghiệp Các hệ thống thơng tin tài phục vụ quản lý mức chiến thuật chiến lược thường xây dựng, sau hệ thống thông tin mức tác nghiệp xây dựng vào hoạt động

Các hệ thống thơng tin tài tác nghiệp cung cấp thơng tin đầu có tính thủ tục, lặp lại cần cho doanh nghiệp Thơng tin đầu phiếu trả lương, séc toán với nhà cung cấp, hóa đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng, báo cáo hàng tồn kho mẫu biểu, báo cáo thông thường khác Các hệ thống thông tin tài mức tác nghiệp có đặc trưng hướng nghiệp vụ Chúng tập trung vào việc xử lý nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp thơng tin tài cần thiết Vậy nên, hệ thống thơng tin tài mức tác nghiệp thường gọi hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ Sau số phân hệ kế tốn điển hình, nguồn cung cấp liệu quan trọng cho nhà quản lý tài q trình định

- Phân hệ kế toán vốn tiền

Phân hệ có chức theo dõi tiền mặt, tiền gửi tiền vay, theo dõi số dư tức thời tiền mặt quỹ, tiền gửi tài khoản ngân hàng, theo dõi thu, chi theo khách hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn mua bán, theo dõi tình hình vay trả theo khế ước vay, theo dõi tình hình cho vay, tạm ứng thu hồi khoản cho vay, toán tạm ứng Các chứng từ đầu vào điển hình phân hệ bao gồm: Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, báo có, Các báo cáo đầu bao gồm: Báo cáo tiền mặt tiền gửi tiền vay, nhật ký thu, chi, sổ quỹ, sổ ngân hàng, Giữa phân hệ kế toán vốn tiền phân hệ kế tốn, mua hàng cơng nợ phải trả, kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu kế tốn tổng hợp có liên kết chia sẻ mặt liệu

- Phân hệ kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả

84 cấp, chứng từ phải trả khác, bút tốn bù trừ cơng nợ Các báo cáo đầu bao gồm: Các báo cáo hàng nhập mua, sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp công nợ, bảng kê hóa đơn theo hạn tốn Giữa phân hệ kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả phân hệ kế toán vốn tiền, kế toán hàng tồn kho kế toán tổng hợp có liên kết chia sẻ mặt liệu

- Phân hệ kế toán bán hàng công nợ phải thu

Phân hệ có chức theo dõi tổng hợp chi tiết hàng bán dịch vụ bán ra, tính thuế GTGT hàng hóa bán ra, theo dõi hàng bán bị trả lại, hàng giảm giá, theo dõi khoản phải thu, tình hình thu tiền tỉnh trạng cơng nợ cịn phải thu khách hàng, bù trừ cơng nợ cho đối tượng công nợ Các chứng từ đầu vào điển hình phân hệ bao gồm:

Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, hóa đơn giảm giá Các báo cáo đầu bao gồm: Các báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp công nợ, bảng kê đơn theo hạn toán Giữa phân hệ kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu phân hệ kế toán vốn tiền, kế toán hàng tồn kho kế toán tổng hợp có liên kết chia sẻ mặt liệu

- Phân hệ kế toán hàng tồn kho

Phân hệ có chức theo dõi nghiệp vụ nhập kho (nhập mua, nhập từ sản xuất nhập khác), xuất kho (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển xuất khác), theo dõi tồn kho tức thời tồn kho cuối kỳ, tính giá vật tư tồn kho Các chứng từ đầu vào điển hình phân hệ bao gồm: Chứng từ nhập từ sản xuất, nhập khác, xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển xuất khác Các báo cáo đầu bao gồm: Các báo cáo hàng nhập, hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho Giữa phân hệ kế toán hàng tồn kho kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu, kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả, kế tốn chi phí giá thành kế tốn tổng hợp đêu có liên kêt chia sẻ mặt liệu

- Phân hệ kế toán tài sản cố định

Phân hệ có chức theo dõi tài sản cố định nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị lại, nguồn vốn, phận sử dụng, mục đích sử dụng nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng, theo dõi thay đổi tài sản cố định tăng giảm giá trị, thơi tính khấu hao, giảm tài sản cố định, điều chuyển tài sản cố định phận, tính lên bảng phân bổ khấu hao, tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao Các liệu đầu vào điển hình phân hệ bao gồm: Thơng tin tài sản cố định, bút toán hạch toán phân bổ khấu hao Các báo cáo đầu bao gồm: Các bảo cáo kiểm kê tài sản cố định, báo cáo tăng giảm tài sản cố định, báo cáo khấu hao phân bổ khấu hao tài sản cố định

- Phân hệ kế tốn chi phí giá thành

85 hệ bao gồm: Định mức nguyên vật liệu, hệ số phân bổ cho sản phẩm, sản phẩm dở dang đầu kỳ, cuối kỳ Các báo cáo đầu bao gồm: Báo cáo chi phí, báo cáo chi tiết giá thành sản phẩm, báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm Giữa phân hệ kế tốn chi phí giá thành phân hệ kế toán hàng tồn kho, kế tốn tổng hợp có liên kết chia sẻ mặt liệu

- Phân hệ kế tốn thuế

Phân hệ có chức khấu trừ thuế, lập bảng kê mua vào, bán tờ khai thuế GTGT, Các liệu đầu vào phân hệ bao gồm: Hóa đơn mua hàng nhà cung cấp bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn thơng thương hóa đơn bán hàng cho khách hàng bao gồm hóa đơn GTGT hóa đơn thường Các báo cáo đầu bao gồm: Các báo cáo tài báo cáo quản trị

- Phân hệ kế toán tổng hợp báo cáo tài

Phân hệ có chức cập nhật số dư đầu kỳ, đầu năm tài khoản, bút tốn cuối kỳ, tích hợp liệu từ phân hệ kế toán khác làm sở lên báo cáo tổng hợp toán, kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang đầu năm sau Các liệu đầu vào điển hình phân hệ bao gồm: Các bút toán cuối kỳ tổng hợp tài khoản cuối kỳ, bút toán điều chỉnh, bút toán phân bổ hay bút toán kết chuyển Các báo cáo đầu bao gồm: Các báo cáo tài chính, báo cáo thuế sổ sách kế toán Giữa phân hệ kế toán tổng hợp phân hệ kế toán vốn tiền, kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu, kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả, kế tốn hàng tồn kho có liên kết chia sẻ mặt liệu

b, Phân hệ thông tin tài chiến thuật

Các hệ thống thơng tin tài chiến thuật hỗ trợ q trình định mức chiến thuật cách cung cấp cho nhà quản lý báo cáo tổng hợp định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo đặc biệt thông tin khác nhằm hỗ trợ nhà quản lý việc kiểm soát lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm họ việc điều phối nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổ chức Như vậy, trọng tâm hệ thống thông tin mức tác nghiệp xử lý giao dịch hệ thống thơng tin mức chiến thuật lại tập trung vào vấn đề phân chia nguồn lực

Có thể thiết kế nhiều hệ thống thơng tin chiến thuật dựa máy tính để hỗ trợ trình định tài chính, điển hình hệ thống thơng tin ngân sách, hệ thống quản lý vốn tiền, hệ thống dự toán vốn hệ thống quản lý đầu tư

- Các hệ thống thông tin ngân sách

86 nhà quản trị tài xác định cách thức sử dụng nguồn lực để đạt mục tiêu họ

- Các hệ thống quản lý vốn tiền

Các chức quan trọng quản lý tài bao gồm việc đảm bảo rằng, doanh nghiệp có đủ vốn tiền để trang trải khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư vay vốn để thoả mãn nhu cầu tiền vốn kỳ khơng đủ dịng tiền

Các doanh nghiệp cần tiền vốn cho hai mục đích: (1) vốn lưu động (cần cho hoạt động hàng ngày), (2) vốn để đầu tư mua sắm tài sản cố định Để xác định lượng tiền vốn có đủ cho nhu cầu vốn lưu động nhu cầu đầu tư mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) hay không, cần lập dự báo nhu cầu vốn cho kỳ liên quan

- Các hệ thống dự toán vốn

Dự toán vốn bao gồm thơng tin dự tốn mua sắm hay bán chuyển nhượng tài sản cố định năm tài chính, q trình dự tốn vốn gồm bước sau:

Đánh giá hội đầu tư tiềm

Ước lượng luồng tiền tương lai cho dự án

Tính giá trị dự án

 Trên sở so sánh giá trị chi phí đầu tư cho dự án mà định chấp nhận hay không chấp nhận dự án

Các dự án đầu tư phân thành loại: Dự án độc lập (được lập để thực loạt công việc khác nhau) dự án loại trừ (được lập để thực công việc cụ thể) Giám đốc tài thực việc phân tích so sánh, xếp hạng dự án đầu tư nhằm đưa định chấp nhận hay không chấp nhận công cụ đánh giá chủ yếu sau:

 Thời gian thu hồi vốn - PP (Payback Period)

 Giá trị ròng - NPV (Net Present Value)

 Tỷ suất hoàn vốn nội - IRR (Internal Rate of Return) - Các hệ thống quản trị đầu tư

Theo dõi khoản đầu tư doanh nghiệp cho cổ phiếu, trái phiếu chứng khoán khác phần quan trọng quản lý tiền vốn Quản lý tốt khoản đầu tư điều kiện để doanh nghiệp đạt mục tiêu

87 Nói tóm lại, hệ thống thơng tin mức chiến thuật đặt trọng tâm vào vấn đề phân phối nguồn lực quản trị viên tài Với hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn tiền, hệ thống dự toán vốn, hệ thống quản trị đầu tư hệ thống thơng tin tài chiến thuật khác, khả kiểm sốt nhà quản trị tài nguồn tài phận hay tồn tổ chức doanh nghiệp tăng cường nhiều Chúng hỗ trợ đắc lực việc phân chia nguồn lực tài nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp đề

c, Phân hệ thông tin tài chiến lược

Ngược lại với hệ thống thông tin tác nghiệp chiến thuật, hệ thống thông tin chiến lược lấy mục tiêu doanh nghiệp làm trọng tâm Các hệ thống liên quan đến việc đặt mục tiêu phương hướng hoạt động cho doanh nghiệp

- Các hệ thống phân tích tình hình tài doanh nghiệp

Thực chất phân tích tài doanh nghiệp phân tích báo cáo tài doanh nghiệp Những báo cáo cung cấp HTTT kế tốn máy tính Cùng với liệu báo cáo, công cụ tỷ lệ tạo nên hệ thống phân tích tình hình tài doanh nghiệp Hệ thống cung cấp cho nhà quản lý nhiều phương thức đo lường khác đắn doanh nghiệp cho phép tìm cách thức để cải thiện tình hình tài Dữ liệu phân tích tình hình tài đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, người mua doanh nghiệp khác thu từ sở liệu trực tuyến

- Các hệ thống dự báo dài hạn

Các nhà hoạch định chiến lược cần đến dự báo nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến doanh nghiệp tương lai Một số dự báo dựa thông tin nội bộ, thông tin doanh thu khứ sử dụng để dự báo doanh thu tương lai Một số dự báo lại dựa thơng tin bên ngồi hay dựa hai nguồn thơng tin Ví dụ, dự báo chi tiêu kinh tế giúp cho nhà hoạch định hình dung mơi trường kinh tế, mà doanh nghiệp tồn hoạt động tương lai Dự báo nhu cầu tài tổ chức thơng qua đánh giá tài dài hạn cung cấp cho nhà hoạch định nhiều hội để xem xét hoạt động giúp cho doanh nghiệp vượt qua thời kỳ khó khăn tận dụng ưu môi trường tương lai

88 3.2 Hệ thống thông tin Marketing

3.2.1 Khái quát HTTT Marketing

HTTT Marketing hỗ trợ hoạt động quản lý lĩnh vực phát triển sản phẩm, phân phối định giá sản phẩm, hiệu khuyến mại dự báo bán hàng Hệ thống nhận liệu từ nhiều nguồn khác nhau, thực xử lý liệu cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản lý Marketing tổ chức

a, Các chức HTTT Marketing

Các HTTT Marketing có tác dụng hỗ trợ chức Marketing Chúng thực thu thập liệu mô tả hoạt động Marketing, xử lý liệu thu thập cung cấp thông tin Marketing trợ giúp nhà quản lý trình định Để đạt hiệu cao cần phối hợp HTTT Marketing với HTTT khác tổ chức, ví dụ HT hàng tồn kho, HT công nợ phải thu/phải trả, HT xử lý đơn hàng Ngoài HTTT tài cung cấp nhiều liệu có ích cho HTTT Marketing

89

• Xác định khách hàng ai? Khách hàng tương lai ai?

• Xác định nhu cầu sở thích khách hàng

• Lên kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu

• Định giá cho sản phẩm dịch vụ

• Xúc tiến bán hàng

• Phân phối sản phẩm dịch vụ tới khách hàng

• Các nhà quản lý Marketing tham gia nhiều hoạt động lập kế hoạch nhằm theo đuổi chức Marketing Kết hoạt động lập kế hoạch kết hợp hài hoà sản phẩm dịch vụ, xúc tiến bán hàng, giá hình thức phân phối sản phẩm tới khách hàng Sự kết hợp gọi tiếp thị hỗn hợp (Marketing mix), hình 3.2

Quan điểm nhà quản lý chức Marketing dần thay đổi theo thời gian Ngày nay, quản lý nhiều doanh nghiệp đặt trọng tâm vào việc đáp ứng nhu cầu mong muốn khách hàng tất khía cạnh kinh doanh từ lập kế hoạch, phát triển sản xuất đến phân phối sản phẩm dịch vụ tổ chức Đó doanh nghiệp theo quan điểm tiếp thị tất hoạt động kinh doanh Thành công nằm chỗ thoả mãn nhu cầu ý muốn khách hàng, nghiên cứu xem thị trường muốn sản xuất theo nhu cầu thị trường sản xuất bán thị trường mà không cần nghiên cứu nhu cầu thị trường

b, Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT Marketing

Nguồn liệu đầu vào HTTT Marketing bao gồm: Kế hoạch chiến lược sách kinh doanh tổ chức DN, liệu từ HT xử lý giao dịch liệu từ bên đơn vị Đầu chủ yếu nghiên cứu Marketing, báo cáo bán hàng, phân phối phát triển sản phẩm, Hình 3.3 mơ tả sơ đồ tổng quan HTTT Marketing Chức Marketing cần phải dựa kế hoạch chiến lược mục tiêu dự báo kinh doanh tổ chức Các báo cáo HTTT Marketing cung cấp phải dạng cho phản ánh tình hình bán hàng theo chiến lược định Bản thân kế hoạch chiến lược chứa thông tin nhu cầu cần thiết lực lượng bán hàng, giá sản phẩm dịch vụ, kênh phân phối, hình thức khuyến mại đặc điểm sản phẩm Nói tóm lại, dựa vào kế hoạch chiến lược người ta tiến hành phân tích thơng tin Marketing định Marketing

Hệ thống xử lý giao dịch chứa lượng lớn liệu bán Hàng Marketing hàng hóa sản phẩm dịch vụ, liệu khách hàng phận kinh doanh Những liệu bán hàng cho biết thông tin mặt hàng đạt doanh thu cao, mặt hàng có doanh thu thấp

90 liệu lưu trữ Hệ thống xử lý giao dịch Trên sở liệu này, tiến hành khen thưởng áp dụng hình thức khuyến khích khác nhằm ghi nhận cố gắng phận

Hình 3.3: Mơ hình HTTT Marketing

Dữ liệu đối thủ bên như: Các sản phẩm dịch vụ mới, chiến lược giá cả, điểm mạnh điểm yếu dây chuyền sản xuất tại, đóng gói, Marketing, phân phối sản phẩm tới tay khách hàng thông tin quan trọng phần lớn tổ chức Hiểu rõ cách thức hoạt động kế hoạch hoạt động tương lai đối thủ có lợi cho tổ chức việc thiết kế sản phẩm dịch vụ Tổ chức doanh nghiệp có liệu đối thủ cạnh tranh nhiều nguồn: Tài liệu marketing, cẩm nang hay chương trình bán hàng tổ chức Bản thân khách hàng tổ chúc hiệp hội kinh doanh cung cấp thông tin quý giá cho HTTT Marketing tổ chức

Thị trường hàng hóa tổ chức nguồn thơng tin quan trọng, khơng phải tất thơng tin cần thiết có Hệ thống xử lý giao dịch nội bộ, ví dụ hành vi sở thích người tiêu dùng Tổ chức có thơng tin loại từ hệ thống nghiên cứu thị trường mà

Các báo cáo tổng hợp bán hàng phản ánh hoạt động bán hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo khách hàng, theo sản phẩm theo vùng Bằng cách tổ chức lại thông tin này, HTTT Marketing lập kế hoạch bán khuyến hàng hóa phát triển sản phẩm Báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng sử dụng để xác định xem khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận cho đơn vị lập kế hoạch cho chương trình khuyến đặc biệt cho khách

3.2.2 HTTT Marketing theo mức quản lý

91 sử dụng mức tác nghiệp sử dụng mức chiến thuật thông tin sử dụng mức chiến thuật sử dụng mức chiến lược

Một số hệ thống thông tin Marketing hệ thống thông tin nghiên cứu thị trường hệ thống thơng tin theo dõi đối thủ cạnh tranh có khả hỗ trợ mức chiến thuật chiến lược Giống hệ thống thông tin khác, khơng có phân chia ranh giới rõ rệt mức định hệ thống thông tin Marketing Đó nối tiếp liên tục ba mức định

Mức quản lý Các phân hệ thông tin Marketing

Chiến lược HTTT dự báo bán hàng

HTTT lập kế hoạch phát triển Chiến thuật HTTT quản lý bán hàng

HTTT định giá sản phẩm HTTT xúc tiến bán hàng HTTT phân phối

Tác nghiệp HTTT khách hàng

HTTT liên hệ khách hàng

HTTT hướng dẫn, HTTT tài liệu HTTT bán hàng qua điện thoại HTTT quảng cáo qua thư Bảng 3.2: Các HTTT Marketing theo mức quản lý

a, Phân hệ thông tin Marketing tác nghiệp

Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp thực hỗ trợ hoạt động bán hàng hóa dịch vụ tổ chức Đó hệ thống thông tin khách hàng tiềm năng, HTTT liên hệ với khách hàng hay HTTT bán hàng từ xa,

- Hệ thống thông tin bán hàng

Nhân viên bán hàng thực nhiều hoạt động xác định khách hàng tiềm năng, tạo mối liên hệ với khách hàng, bán hàng trọn gói theo dõi bán hàng Có nhiều HTTT có khả hỗ trợ cho nhân viên bán hàng hoạt động

+ Hệ thống thông tin khách hàng tương lai

92 thông tin khách hàng tương lai gồm danh mục khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu theo tiêu khác có tầm quan trọng lực lượng bán hàng Các sở liệu trực tuyến nguồn thông tin khách hàng tương lai Các sở liệu kiểu cho phép tìm kiếm phần mềm truy vấn phần mềm đồ cho phép khoanh vùng khách hàng tương lai theo vùng địa lí hiển thị chúng lên đồ vùng

+ Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng

Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng cung cấp thông tin cho phận bán hàng khách hàng, sở thích họ sản phẩm dịch vụ số liệu trình mua hàng họ khứ Khi thông tin lưu trữ đĩa từ, nhân viên bán hàng dễ dàng xác định tất khách hàng ưa chuộng kiểu mẫu sản phẩm định hay khách hàng sẵn sàng mua thêm hàng mua lần trước Bằng cách xếp giao dịch mua bán theo trình tự thời gian, nhân viên bán hàng xác định khách hàng tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm

+ Hệ thống thông tin hỏi đáp/khiếu nại

Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp đưa vào lưu thơng khiếu nại cần ghi nhận, xử lý lưu trữ lại, phục vụ phân tích quản lý liên hệ kinh doanh sau Cần lưu ý rằng, khiếu nại cần lưu trữ phương tiện cho dễ dàng tiến hành phân tích sau Khả cho phép nhà quản lý Marketing phân tích yêu cầu khách hàng, nhằm xác định hội cho sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm có, thiết lập cải tiến dịch vụ hỗ trợ khách hàng Một HTTT hỏi đáp gồm hàng loạt thư trả lời khách hàng, thông tin cho khách hàng sản phẩm dịch vụ, mua chúng đâu, hay trả lời khiếu nại, hỏi đáp thông qua điện thoại

+ Hệ thống thông tin tài liệu

Một HTTT tài liệu cung cấp cho nhân viên Marketing nhiều tài liệu sử dụng cho hoạt động họ Hệ thống cải tiến chất lượng tài liệu thiết lập nhân viên Marketing nên góp phần nâng cao doanh thu bán hàng

+ Hệ thống thông tin bán hàng qua điện thoại

Một doanh nghiệp tăng suất bán hàng thơng qua hình thức bán hàng qua điện thoại Với hình thức này, người bán hàng liên hệ với khách hàng, bán hàng hóa dịch vụ cho khách hàng cách sử dụng điện thoại mà khơng cần đến chi phí thời gian lại Hình thức bán hàng cho phép tiếp cận với nhiều khách hàng giới hạn thời gian so với phương thức bán hàng khác

+ Hệ thống thông tin quảng cáo gửi thư trực tiếp

93 nhỏ Catalog sản phẩm dịch vụ trực tiếp tới khách hàng, cách sử dụng hệ thống quảng cáo gửi thư trực tiếp Để phân phối tài liệu kinh doanh tới số lượng lớn khách hàng tiềm cách nhanh chóng, đa phần phịng kinh doanh trì danh sách, địa khách hàng thực gửi tài liệu hàng loạt sở danh sách đỏ Danh sách có từ tệp khách hàng, ghi công nợ phải thu khách, tệp khách hàng tương lai sở liệu thương mại Danh sách mua lại từ doanh nghiệp khác

- Các hệ thống thông tin phân phối

Một doanh nghiệp lựa chọn để sử dụng hệ thống phân phối cơng cộng có cho sản phẩm dịch vụ tự xây dựng nên hệ thống phân phối cho khách hàng riêng Dù chọn hệ thống phải theo dõi hàng hóa dịch vụ phân phối Việc theo dõi lần theo đường sản phẩm dịch vụ thông qua hệ thống phân phối quan trọng, nhằm xác định sửa chữa sai sót phân phối làm giảm thời gian phân phối Một dịch vụ khách hàng quan trọng doanh nghiệp tốc độ phân phối sản phẩm dịch vụ tới khách hàng

- Các hệ thống kế tốn tài tác nghiệp hỗ trợ

Chức Marketing sử dụng nhiều liệu cung cấp ba hệ thống thơng tin tài tác nghiệp: Hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống thông tin hàng tồn kho hệ thống thơng tin tín dụng

+ Hệ thống xử lý đơn đặt hàng

Một lượng lớn liệu Marketing hình thành từ hệ thống kế tốn tài doanh nghiệp Ví dụ, hệ thống xử lý đơn hàng cung cấp cho nhà quản lý Marketing liệu ban đầu phục vụ việc lập báo cáo tình hình đặt hàng khách theo thời kỳ, theo người bán, theo sản phẩm theo địa điểm Thơng tin sử dụng để nhiều định Marketing mức khác Phân tích lệnh bán hàng cung cấp cho nhà quản lý Marketing số thơng tin, mà sở lên dự báo bán hàng Hệ thống POS (Point -of - Sale) thu thập liệu đơn hàng thời điểm hàng bán Thông tin từ hệ thống POS liệu đầu vào hệ thống kế tốn tài chính, sau chúng chuyển tiếp cho hệ thống thông tin Marketing

+ Hệ thống thông tin hàng tồn kho

94 chỉnh phương thức bán hàng Ví dụ, có mặt hàng khơng đù cung cấp, nhân viên bán hàng thay mặt hàng tương tự cho nhu cầu khách

+ Hệ thống thơng tin tín dụng

Một HTTT tín dụng tác nghiệp thường cung cấp cho nhân viên bán hàng nhân viên quản lý tín dụng thơng tin tín dụng đối đa cho phép khách hàng Thông thường, thông tin hệ thống tích hợp với phân hệ xử lý đơn hàng hệ thống kế tốn tài Thực tự động hóa HTTT kể cho phép nhân viên bán hàng tăng suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng tất lợi ích khác mang lại lợi cho tổ chức

b, Phân hệ thông tin Marketing chiến thuật

Các hệ thống thông tin Marketing chiến thuật khác với hệ thống thơng tin Marketing tác nghiệp bên cạnh thơng tin sở chúng cho phép tạo báo cáo đặc biệt, tạo kết đầu theo dự tính ngồi dự tính, thơng tin so sánh thông tin mô tả; hệ thống thông tin chiến thuật cung cấp thông tin tổng hợp liệu chi tiết hệ thống thơng tin tác nghiệp, bao gồm khơng nguồn liệu bên mà nguồn liệu bên ngồi, thực xử lý liệu khách quan mà liệu chủ quan

Một lượng lớn liệu cần cho hệ thống thông tin Marketing chiến thuật thu thập hệ thống thông tin tài tác nghiệp Các hệ thống thơng tin Marketing chiến thuật thường kết hợp liệu tài tác nghiệp với liệu khác để hỗ trợ cho nhà quản lý Marketing trình định sách lược Các nhà quản lý thường đưa định chiến thuật họ chuẩn bị triển khai kế hoạch Marketing, mà theo họ hy vọng đạt mục tiêu kinh doanh lợi nhuận mức chiến lược đề Sau số hệ thống thông tin Marketing chiến thuật điển hình

- Hệ thống thơng tin quản lý bán hàng

Để định cách hiệu quả, nhà quản lý Marketing cần lượng lớn liệu lịch sử trình kinh doanh nhân viên bán hàng, địa điểm kinh doanh, SP đoạn thị trường Các liệu này, cung cấp HTTT quản lý kinh doanh, sử dụng để lên báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh theo cách cho chúng hỗ trợ nhà quản lý trình định nhân viên bán hàng, sản phẩm khách hàng Phân tích kết kinh doanh khứ cho thấy rằng, lượng kinh doanh đạt tối đa SP định ưu tiên nhấn mạnh với số đoạn thị trường định

- Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng

95 định xem nên sử dụng phương tiện quảng cáo hình thức khuyến để giành thị trường chọn; cần triển khai hoạt động đê đạt kết kinh doanh Hỗ trợ cho nhà quản lý cơng việc có hệ thống thông tin quảng cáo khuyến

- Hệ thống thông tin giá thành sản phẩm

Các hệ thống thông tin giá thành cung cấp thông tin cho nhà quản lý để trợ giúp họ việc định giá cho sản phẩm dịch vụ họ Các hệ thống quan trọng giá sản phẩm hay dịch vụ ảnh hưởng đến doanh số lãi doanh nghiệp Để định giá cả, nhà quản lý Marketing cần dự báo nhu cầu sản phẩm hay sản phẩm tương tự, lợi nhuận biên - cần đạt được, chi phí sản xuất sản phẩm dịch vụ giá sản phẩm cạnh tranh

- Hệ thống thông tin trợ giúp định kênh phân phối

Để hỗ trợ nhà quản lý Marketing, hệ thống thông tin Marketing cần cung cấp hệ thống trợ giúp định kênh phân phối Hệ thống có chức cung cấp thơng tin chi phí việc sử dụng kênh phân phối khác nhau, thông tin mức độ tin cậy kênh khác việc phân phối sản phẩm dịch vụ, bão hoà đoạn thị trường kênh cung cấp Hệ thống trợ giúp định kênh phân phối theo dõi nhu cầu tồn kho mức kênh phân phối, cho nhà quản lý dự tính trước tồn kho mức tối đa mức tối thiểu

c, Phân hệ thông tin Marketing chiến lược

Các HTTT Marketing chiến lược hỗ trợ trình quản lý mức cao nhất, bao gồm hoạt động:

• Phân đoạn thị trường thành nhóm khách hàng tiềm dựa đặc điểm hay nhu cầu, ý muốn họ

• Lựa chọn thị trường mục tiêu

• Lên kế hoạch cho sản phẩm dịch vụ để thoả mãn nhu cầu khách hàng

• Dự báo bán hàng thị trường sản phẩm

- Hệ thống thông tin dự báo bán hàng

96

- Hệ thống thông tin lập kế hoạch phát triển sản phẩm

Mục tiêu hệ thống thông tin lập kế hoạch phát triển sản phẩm cung cấp thông tin ưa chuộng khách hàng thông qua hệ thống nghiên cứu thị trường cho việc phát triển sản phẩm Đầu quan trọng hoạt động lập kế hoạch phát triển đặc tả sản phẩm Trong doanh nghiệp sản xuất, đặc tả chuyển tới phòng thiết kế, nơi có nhiệm vụ thiết kế sản phẩm mang đặc tính cần thiết Trong tổ chức dịch vụ xảy hoạt động tương tự Sau phát triển sản phẩm mới, cần tiến hành thủ tục hợp pháp hóa sản phẩm

d, Phân hệ thông tin Marketing chiến thuật vàchiến lược

Có hai hệ thống cung cấp thơng tin quan trọng, hỗ trợ cho trình định hai mức chiến thuật chiến lược, hệ thống thơng tin nghiên cứu thị trường hệ thống thông tin theo dõi đổi thủ cạnh tranh

- Hệ thống thông tin nghiên cứu thương mại

Nghiên cứu thương mại việc xác định cách có hệ thống tài liệu cần thiết điều kiện thương mại doanh nghiệp, thu thập, phân tích báo cáo kết thơng tin Đầu vào q trình nghiên cứu thương mại phần lớn nguồn bên doanh nghiệp Có nhiều nguồn liệu khác nhau:

+ Dữ liệu khách hàng

+ Các điều tra liệu cấu dân số

+ Dữ liệu công nghiệp, thương mại, kinh tế, môi trường liệu khoa học cơng nghệ

Các liệu thu thông qua công cụ khảo sát trực tiếp khách hàng, vấn khách hàng thơng qua điện thoại, truy tìm thư viện, báo cáo công nghiệp hay nghiên cứu sở liệu bên báo cáo tập hợp nhân viên bán hàng

- Hệ thống thông tin theo dõi đối thủ cạnh tranh

Để chắn tiếp thị hỗn hợp doanh nghiệp cịn tiếp tục có hiệu quả, nhằm thoả mãn khách hàng, cần phải theo kịp đối thủ cạnh tranh chủ yếu Hiểu biết giá cả, sản phẩm, bán hàng, quảng cáo khuyến đối thủ cần thu thập lại, DN không muốn tụt lại sau mắt khách hàng Công việc thực HTTT theo dõi đối thủ cạnh tranh

97 nguồn khơng thức thơng qua hoạt động đọc tạp chí báo chí thương mại, nói chuyện với nhân viên đối thủ hội nghị Nhân viên bán hàng đa phần tổ chức có nhiệm vụ thơng báo phản hồi hoạt động đối thủ Thông tin đối thủ thu cách hệ thống cách tra cứu theo từ khóa CSDL trực tuyến Bên cạnh CSDL chung sử dụng CSDL Marketing đặc biệt

3.3 Hệ thống thông tin sản xuất 3.3.1 Khái quát HTTT sản xuất

Các HTTT quản lý sản xuất cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều hành quản lý sản xuất Hệ thống kiểm soát gần tồn giai đoạn q trình chuẩn bị điều kiện để tổ chức sản xuất trình biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm Với HTTT quản lý sản xuất tốt, người quản lý định cách thức tổ chức sản xuất phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất,… Từ đó, tổ chức có sản phẩm với chất lượng chi phí hợp lý

a, Các chức HTTT sản xuất

Các HTTT sản xuất kinh doanh cung cấp công cụ cho tất nhà quản lý để cải tiến suất đem lại lợi cạnh tranh cho tổ chức doanh nghiệp gồm chức sau::

- Trợ giúp cho trình quản lý hàng dự trữ

- Kiểm tra chất lượng yếu tố đầu vào/đầu trình sản xuất

- Dự trữ giao/nhận hàng dự trữ

- Hoạch định theo dõi lực sản xuất - Thiết kế sản phẩm dịch vụ

- Hoạch định điều kiện sản xuất - Phân chia nguồn nhân lực

- Kiểm tra kế hoạch sản xuất

- Tìm kiếm cơng nghệ sử dụng sản xuất - Thiết kế sản phẩm công nghệ

b, Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT sản xuất

98 hệ thống xử lý giao dịch thông tin tồn kho, thơng tin nhân sự, thơng tin đơn hàng Hình 3.4 mô tả sơ đồ tổng quan HTTT sản xuất kinh doanh

Hình 3.4: Mơ hình HTTT sản xuất kinh doanh

HTTT sản xuất kinh doanh nhận thơng tin có tính định hướng từ kế hoạch chiến lược tổ chức Trong kế hoạch này, mục tiêu chất lượng, sản phẩm dịch vụ ràng buộc khác xác định rõ ràng Thông tin khả mở rộng hay thu hẹp sở sản xuất, kế hoạch nâng cao lực sản xuất, giới hạn nguồn nhân lực thay đổi chiến lược trữ hàng thông tin đầu vào quan trọng mà HTTT sản xuất có từ kế hoạch chiến lược tổ chức

HTTT sản xuất kinh doanh sử dụng thông tin đa dạng khác từ hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụ để thực chức cung cấp thông tin hỗ trợ trình định sản xuất Cụ thể, liệu từ hệ thống nhận kiểm tra hàng hố, ngun vật liệu HTTT sản xuất dùng để lên báo cáo theo dõi số lượng, chất lượng hạn hàng giao nhà quản lý sản xuất có sở để kiêm sốt nhà cung cấp nguyên vật liệu tổ chức

Các thông tin đầu HTTT quản lý sản xuất bao gồm báo cáo báo cáo kế hoạch nguyên vật liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, lịch sản xuất, mẫu sản phẩm,…; định chiến lược sản xuất (phương án xây dựng nhà máy sản xuất, lựa chọn địa điểm sản xuất, công nghệ sản xuất…)

3.3.2 HTTT sản xuất theo mức quản lý

99

Mức quản lý Các phân hệ thông tin SX

Chiến lược HTTT lập kế hoạch định vị DN

HTTT đánh giá lập kế hoạch công nghệ Chiến thuật HTTT quản trị kiểm soát hàng trữ

HTTT hoạch định nhu cầu NVL (MRP) HTTT dự trữ nơi, lúc (JIT) HTTT hoạch định lực sản xuất HTTT điều độ sản xuất

HT thiết kế phát triển sản phẩm Tác nghiệp HTTT mua hàng, nhận hàng, giao hàng

HTTT kiểm tra chất lượng HTTT kế tốn chi phí giá thành

Bảng 3.3: Các HTTT sản xuất kinh doanh theo mức quản lý

Hệ thống thông tin sản xuất tổ chức doanh nghiệp thường hỗ trợ nhà quản lý việc định tác nghiệp chiến thuật: Thu thập báo cáo thông tin tình hình hoạt động sản xuất đơn vị

a, Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp

Các hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức sản xuất, trợ giúp công việc dây chuyền sản xuất

- Hệ thống thơng tin mua hàng

Hệ thống có chức trì liệu giai đoạn trình cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất, ví dụ tệp liệu đơn hàng tệp bảng giá nguyên vật liệu hàng hóa phục vụ sản xuất làm sở lựa chọn nhà cung cấp hay mở

- Hệ thống thông tin nhận hàng

Mỗi nhận hàng, cần có kiểm nhận cẩn thận xác số lượng chất lượng hàng giao nhận nhằm cung cấp thông tin cho phận liên quan phận công nợ phải trả, phận kho phận sản xuất

Một báo cáo nhận hàng thường gồm thông tin về:

• Ngày nhận hàng

• Số hiệu tên nhà cung cấp

• Số hiệu đơn đặt hàng đơn vị

• Mã hiệu mơ tả mặt hàng giao nhận,

• Số lượng đặt mua số lượng thực giao nhận

• Thơng tin tình trạng hư hỏng hàng hóa lúc giao nhận (nếu có)

100

- Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

Hệ thống thông tin cung cấp thông tin tình trạng sản phẩm trình vận động chúng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang dạng thành phẩm nhập kho Hệ thống kiểm tra chất lượng đảm bảo rằng, nguyên vật liệu hàng hóa mua sắm phục vụ trình sản xuất đạt chuẩn mực yêu cầu đặt chúng Các hệ thống kiểm sốt chất lượng chu trình sản xuất

Các thông tin kiểm tra chất lượng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:  Có thể hệ thống phát triển thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định đặc điểm thực tế cho sản phẩm trình phát triển

 Có thể cần thiết cho bộ phận mua hàng để xác định đặc điểm hiệu cho nguyên vật liệu hàng hóa đặt mua phục vụ sản xuất

 Có thể cần cho nhà quản lý để xác định rõ nhà cung cấp hay giao nguyên vật liệu có chất lượng thấp

 Giúp nhà quản lý xác định yếu điểm máy móc người tham gia sản xuất, đối tượng lao động không đủ lực cần thiết công việc giao

- Hệ thống thơng tin giao hàng

Mắt xích cuối trình sản xuất nhập kho thành phẩm xuất cho khách hàng - người mua Có nhiều tài liệu báo cáo hỗ trợ kiểm sốt q trình dự trữ giao hàng báo cáo giao hàng thân hệ thống thông tin giao hàng lại cung cấp thông tin cần thiết cho hệ thống hàng dự trữ hệ thống công nợ phải thu

- Hệ thống thông tin kế tốn chi phí giá thành

Nhiều phân hệ thông tin mức tác nghiệp hệ thống tài kế tốn thực thu thập báo cáo thông tin nguồn lực sử dụng cho sản xuất, sở xác định xác chi phí sản xuất cho sản phẩm dịch vụ

Các HT kế toán chi phí giá thành kiểm sốt ba nguồn lực dùng cho sản xuất:  Nhân lực

 Nguyên vật liệu  Máy móc thiết bị

Một nguồn lực quan trọng nhân công, người điều hành nhà quản lý Hệ thống thông tin lương có chức thu thập báo cáo thơng tin chi phí nhân cơng phân bố thời gian nhân công cho sản phẩm dịch vụ khác Những thơng tin xác phân bổ chi phí lao động trực tiếp lao động gián tiếp cần cho việc kiểm sốt q trình sản xuất thời để hoạch định cho hoạt động kinh doanh sản xuất tương lai

101 thời, thông tin xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, thông tin phận sử dụng thông tin hóa đơn nguyên vật liệu sản phẩm BOM {Bill -Of - Material).

Bên cạnh nhu cầu thông tin sử dụng nhân lực nguyên vật liệu, nhà quản lý kinh doanh sản xuất cần đến thơng tin bố trí sản xuất DN:

• Phương tiện vật chất sử dụng cho nhu cầu sản xuất?

• Thời gian sử dụng bao lâu?

• Sử dụng cho sản phẩm dịch vụ ?

• Sử dụng với số lượng bao nhiêu?

Với báo cáo cung cấp hệ thống thông tin trên, nhà quản lý kiểm sốt chi phí sản xuất việc phân bổ nguồn lực sản xuất

b, Phân hệ thông tin sản xuất chiến thuật

Chi phí sản xuất chi phí lớn tổ chức doanh nghiệp Có nhiều hệ thống thơng tin mức chiến thuật trợ giúp cho nhà quản lý để họ thực việc điều khiển kiểm soát trình kinh doanh sản xuất phân chia nguồn lực có để đạt mục tiêu sản xuất mức chiến lược đề Đó hệ thống:

 HTTT quản trị kiểm soát hàng dự trữ

 HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning)

 HTTT dự trữ nơi, lúc JIT (Just - In - Time).

 Hệ thống hoạch định lực sản xuất  Hệ thống điều độ sản xuất

 Hệ thống thiết kế phát triển sản phẩm

- Hệ thống thông tin quản trị kiểm soát hàng dự trữ

Việc quản trị kiểm soát nguồn nguvên vật liệu, sản phẩm dở dang thành phẩm công việc quan trọng hệ thống sản xuất Thực tốt chức tiết kiệm đáng kể cho tổ chức Hệ thống quản trị kiểm sốt hàng dự trữ sử dụng thơng tin HTTT tác nghiệp hệ thống giao/nhận hàng, hệ thống mua hàng hệ thống xử lý đơn đặt hàng người mua

Dự trữ hàng mức hợp lý tránh tình trạng phải ngưng sản xuất thiếu nguyên vật liệu hội kinh doanh thiếu thành phẩm để bán Mặc dù vậy, dự trữ hàng kéo theo hàng loạt chi phí mà tổ chức phải gánh chịu chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ hàng dự trữ

102 - HT xác định điểm đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Order Quantity - Hình 3.5) - HT xác định mức tồn kho an toàn/hay mức đặt hàng lại RE (Reorder Level - Hình 3.6)

Hình 3.5: Sơ đồ luồng vào/ra mơ hình EOQ

Công cụ thứ nhà quản lý sử dụng để xác định lượng đặt hàng kinh tế, cho tổng chi phí dự trữ hàng thấp Đặt hàng với số lượng giảm chi phí tồn trữ, lại tăng chi phí đặt hàng Ngược lại, đặt hàng với số lượng lớn giảm chi phí đặt hàng, làm tăng chi phí tồn trữ Vậy lượng đặt hàng tối ưu phải điểm mà đạt cân chi phí đặt hàng chi phí tồn trữ Việc tính tốn điểm EOQ cho mặt hàng thực với trợ giúp máy tính điện tử

Hình 3.6: Sơ đồ luồng vào/ra mơ hình RL

Cơng cụ thứ hai sử dụng để chắn rằng, nguyên vật liệu cần cho sản xuất đặt kịp thời để sẵn sàng vào thời điểm cần đến (vì thời điểm đặt hàng thời điểm nhận hàng cần thời gian định) Lượng hàng dự trữ mà doanh nghiệp cần có sẵn để dùng, hàng đặt gọi mức tồn kho an toàn

- Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Hoạch định nhu cầu vật liệu MRP (Material Requirement Planning) trình xác định xác mức hàng dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời

ĐẦU VÀO

- Nhu cầu hàng năm các loại hàng dự trữ - Chi phí đặt hàng một đơn hàng

- Chi phí tồn trữ trung bình đơn vị dự trữ năm

ĐẦU RA

- Lượng hàng đặt tối ưu mỗi lần

- Số lượng đơn hàng yêu cầu

- Khoảng cách hai lần đặt hàng

- Tổng chi phí dự trữ Phương pháp Economic Order Quantity ĐẦU VÀO

- Nhu cầu hàng năm loại hàng dự trữ

- Số ngày sản xuất năm

- Thời gian vận chuyển đơn hàng

ĐẦU RA - Mức đặt hàng lại

hay mức tồn kho an toàn

Phương pháp Reorder

103 gian cần thiết để nhận hàng từ nhà cung cấp, tính tốn lượng hàng đặt với chi phí hợp lý nhất, sau tiến hành đặt mua thời điểm hợp lý để chắn có chúng vào lúc cần đến

Hệ thống MRP phải xác định cho được:

• Những vật liệu cần cho kỳ sản xuất?

• Cần vật liệu với số lượng nào?

• Khi cần đến vật liệu đó?

• Thời điểm cần phát đơn hàng bổ sung với lượng hàng đặt tối ưu EOQ bao nhiêu?

• Thời gian cần thiết để nhận hàng từ nhà cung cấp bao nhiêu?

Hình 3.7: Sơ đồ luồng vào/ra HT MRP

Một đầu quan trọng hệ thống MRP đơn đặt mua hàng với thông tin cụ thể ngày đáp ứng đơn đặt hàng để thoả mãn nhu cầu dự trữ phục vụ nhu cầu sản xuất Hình 3.7 mơ tả sơ đồ luồng vào hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

- Các hệ thống thông tin sản xuất không dự trữ

Hệ thống JIT (Just - In - Time) HTTT chiến thuật, thiết lập hãng mô tô Toyota Nhật Bản Mục tiêu hệ thống để loại trừ lãng phí việc sử dụng máy móc, khơng gian, thời gian làm việc vật tư Phương châm JIT hoạt động xảy vào lúc cần thiết để trì lịch trình sản xuất mà thơi, khơng đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu vật liệu MRP

Để cho hoạt động diễn trôi chảy môi trường JIT, cần giải triệt để vấn đề liên quan Điều có nghĩa vấn đề định lượng quan trọng

ĐẦU VÀO

ĐẦU RA - Liệt kê nhu cầu thời gian cụ thể cho loại NVL - Lệnh phát đơn hàng bổ sung - Lệnh sản xuất, gia công

- Báo cáo bất thường Phương pháp MRP Đơn đặt hàng Kế hoạch SX Dự báo bán

104 Để quản lý hàng dự trữ hệ thống JIT, cần phát triển chế độ kiểm soát sản xuất thật hiệu quả, cụ thể phối hợp chặt chẽ tố chức doanh nghiệp với nhà cung cấp thông qua mạng truyền liệu điện tử Theo đó, nhà cung cấp kiểm sốt mức hàng dự trữ tổ chức sản xuất thông qua truy nhập điện tử tới tệp liệu hàng dự trữ tổ chức sở nhà cung cấp gửi lượng nguyên liệu vừa đủ thoả mãn nhu cầu sản xuất tổ chức mà

- Hệ thống thông tin hoạch định lực sản xuất

Mục tiêu hoạch định lực sản xuất để chắn nhân lực, máy móc phương tiện sản xuất khác có đủ vào lúc cần để thoả mãn nhu cầu sản xuất mục tiêu sản xuất đề Các định hoạch định lực sản xuất dạng dinh sản xuất mức chiến thuật Các định liên quan đến việc phân bổ nhân lực phương tiện sản xuất Còn định liên quan đến việc định vị doanh nghiệp, mua sắm trang thiết bị bố trí sản xuất doanh nghiệp, nhằm đạt mục tiêu sản xuất dài hạn, xếp vào nhóm định kế hoạch kinh doanh chiến lược

Một kỹ thuật hoạch định lực sản xuất kỹ thuật hoạch định lực sơ Với kỹ thuật này, người ta đưa ước tính sơ nhu cầu lực sản xuất, dựa lịch trình sản xuất tổng hợp, nghĩa mục tiêu sản xuất có lịch trình sản xuất tổng hợp biến đổi thành nhu cầu cụ thể nhân lực lực sản xuất (số công lao động, số khấu hao máy, ) cần để đáp ứng mục tiêu sản xuất Sau đó, ước tính sơ phân bổ cụ thơ tới nhóm làm việc phân xưởng sản xuất, nhằm xác định tính khả thi mục tiêu sản xuất với phương tiện có

Mục đích hoạch định sơ lực sản xuất xác định xem lực có đủ hay q ít/hoặc nhiều Trong trường hợp xét thấy lực có q ít, khơng đáp ứng nhu cầu lịch trình sản xuất tồng hợp cần nâng cao thêm lực cho doanh nghiệp cách mua sắm thêm th thêm nhân cơng, máy móc, mặt sản xuất Ngược lại, lực thừa so với nhu cầu sản xuất cần phân bổ lại nguồn lực sản xuất cho công việc sản xuất khác

105

- Hoạch định lực nhân lực: Là dạng hoạch định sơ bộ, có chức ước tính số lượng loại nhân công, quản đốc phân xưởng quản trị viên cần để đảm bảo lịch trình sản xuất tổng hợp Để lập kế hoạch phân chia nguồn nhân lực, quản trị viên cần thông tin nguồn nhân lực dự trữ phòng tổ chức cung cấp (số lượng, kỹ kinh nghiệm nhân công chuyên nghiệp bán chuyên nghiệp)

- Hệ thống thông tin điều độ sản xuất

Điều độ sản xuất trình lập danh mục công việc cần làm theo thứ tự thực chúng, có ghi rõ làm thời gian thực Mục tiêu điều độ sản xuất để phân chia việc sử dụng thiết bị sản xuất đặc thù cho việc sản xuất thành phẩm phù hợp với lịch trình sán xuất tổng hợp Để quản lý trình điều độ sản xuất, hàng loạt công cụ phát triển, hai số sơ đồ Gantt sơ đồ Pert

Sơ đồ Gantt Henry Gant đề xướng gồm cột: Cột ngang biểu thị thời gian cột dọc biểu thị công việc cần làm Những ngang thời hạn thực công việc, thường biểu thị hai màu khác để tiến độ theo kế hoạch tiến độ thực tế Sơ đồ Gantt phù hợp với cơng việc đơn giản, chồng chéo nhau, công cụ quan trọng cho phép nhà quản lý dễ dàng xác định cần phải làm, thực trước, sau hay tiến độ Trong sơ đồ Gantt, trật tự thực công việc không xác định Nó mơ tả cơng việc đâu cần kết thúc đâu

Sơ đồ Pert {Program Evaluation and Review Technique) kỹ thuật điều độ cho dự án lớn, phức tạp, bao gồm hàng ngàn cơng việc khác nhau, có công việc liên quan với Sơ đồ Pert giống biêu đồ dịng chảy Nó rõ thứ tự cơng việc cần thiết để hồn thành dự án, thời gian thực chi phí liên quan tới cơng việc

- Hệ thống thông tin phát triển thiết kế sản phẩm

Để thiết kế phát triển sản phẩm (đặc biệt sản phẩm mới) cần phải nhiều định chiến thuật Bộ phận thiết kế thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu từ trình khảo sát khách hàng HTTT nghiên cứu thị trường Cũng sử dụng hệ thống máy tính để thiết kế sản phẩm

Mục tiêu phận thiết kế phát triển sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, định chiến thuật phận thiết kế để đạt mục tiêu với chi phí nguồn lực Một sản phẩm thiết kế cẩn thận chi phí sản xuất thấp so với đối thủ cạnh tranh có thiết kế đơn giản hơn, dễ khách hàng chấp nhận Như cách thiết kế sản phẩm, phận thiết kế đem lại cho doanh nghiệp lợi cạnh tranh quan trọng

c, Phân hệ thông tin kinh doanh chiến lược

106 thuật, cung cấp thông tin để điều khiển kiểm soát việc sản xuất sản phẩm dịch vụ phân bổ nguồn lực để hồn thiện tiến trình sản xuất HTTT kinh doanh mang đặc trưng mức chiến lược Các HTTT trợ nhà quản lý đưa định chiến lược như:

- Định vị doanh nghiệp - Nâng cấp doanh nghiệp

- Xây dựng doanh nghiệp

- Thiết kế triển khai phương tiện sản xuất

- Lựa chọn công nghệ sử dụng trình sản xuất

Các định kiểu đòi hỏi ràng buộc lượng lớn vốn nguồn lực khác khoảng thời gian dài, chúng định mang tính chiến lược

- HTTT lập kế hoạch định vị doanh nghiệp

Hệ thống thông tin lập kế hoạch định vị doanh nghiệp dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng: Nguồn thông tin từ bên nguồn thơng tin từ bên ngồi tổ chức Các nguồn thông tin bên xuất phát từ HTTT nhân lực, HTTT tổ chức kế tốn HTTT sản xuất Nguồn thơng tin bên bao gồm sở liệu CD - Rom, nguồn thư viện truyền thống hay sở liệu trực tuyến trì quan Chính phủ, tổ hợp cơng nghiệp, nhóm nghiên cứu tư nhân hay tổ chức tư vấn

- HTTT đánh giá lập kế hoạch cơng nghệ

Có thơng tin công nghệ sản xuất giúp nhà quản lý định tốt hơn, mang tính thơng tin việc lựa chọn công nghệ sử dụng cho sản phẩm hay dịch vụ Các HTTT đánh giá công nghệ với chức xác định công nghệ đánh giá lợi chiến lược công nghệ trợ giúp nhà quản lý chiến lược nhiều lĩnh vực khác nhau, không riêng lĩnh vực kinh doanh Giống hệ thống định vị doanh nghiệp, HTTT cơng nghệ gồm sở liệu CD - Rom, nguồn thư viện truyền thống hay sở liệu trực tuyến trì quan Chính phủ, tổ hợp cơng nghiệp, nhóm nghiên cứu tư nhân hay các, tổ chức tư vấn

- Xác định quy trình thiết kế sản phẩm công nghệ

107 phụ kiện, phận từ nhà cung cấp khác giới hạn quy trình thiết kế lắp ráp kiểm tra chất lượng sản phẩm Để đưa định kiểu cần xử lý lượng khổng lồ thông tin bên bên nhiều HTTT khác

Những thơng tin hữu ích bên doanh nghiệp thông tin về, kỹ kinh nghiệm kinh doanh lực lượng lao động có, điều kiện tài doanh nghiệp chất lượng hàng dự trữ Thơng tin hữu ích bên ngồi bao gồm thông tin kỹ mức độ kinh nghiệm nguồn nhân lực vị trí doanh nghiệp hay thơng tin cấu trúc cạnh tranh doanh nghiệp ngành cộng nghiệp, thông tin phát triển công nghệ tương lai ảnh hưởng chúng trình sản xuất, thơng tin mức độ ổn định nhà cung cấp,

Các nguồn thông tin bên ngồi cần cho việc xác định quy trình thiết kế sản phẩm công nghệ tương tự nguồn sử dụng cho việc lên kế hoạch định vị doanh nghiệp, đánh giá lựa chọn công nghệ

- Thiết kế triển khai doanh nghiệp

Thiết kế triển khai doanh nghiệp địi hỏi lượng lớn thơng tin khác doanh nghiệp tương lai Đó số liệu thiết kế doanh nghiệp, công nghệ sản xuất, số lượng nhân cơng phân cơng lao động, bố trí sản xuất doanh nghiệp, hệ thống giao thông vùng, hệ thống nước lượng giá chúng, giá tính sẵn có vật liệu xây dựng, Những thông tin có từ q trình lập kế hoạch định vị doanh nghiệp, đánh giá công nghệ q trình thiết kế sản phẩm cơng nghệ

3.4 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực 3.4.1 Khái quát HTTT nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ toàn diện tiềm trí lực, thể lực người, người tập thể, bao gồm mặt số lượng, chất lượng, thời điểm: khứ, dự kiến tương lai Hệ thống gắn liền cách hợp với phân hệ thông tin khác DN HTTT kế tốn tài chính, HTTT sản xuất HTTT Marketing, tạo thành HTTT hợp phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung

a, Các chức HTTT nguồn nhân lực

108 quản trị nhân hiệu tổ chức DN giảm thiểu chi phí nhân lực cho q trình hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức để đạt mục tiêu đề

b, Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT nguồn nhân lực

Nguồn liệu đầu vào HTTT quản lý nhân bao gồm: Kế hoạch chiến lược sách kinh doanh tổ chức, hệ thống xử lý giao dịch hệ thống xử lý liệu nhân nguồn liệu từ bên tổ chức (Hình 3.8)

Hình 3.8: Mơ hình HTTT nguồn nhân lực

Trong kế hoạch chiến lược tổ chức thường bao gồm mục tiêu chiến lược quan trọng nguồn nhân lực Các chương trình chiến lược nhà lãnh đạo xác định định hướng hoạt động quan trọng phận quản lý nhân Ngoài ra, việc cấu trúc hóa lại kinh doanh, tách nhập phận đơn vị moi liên kết tổ chức cung ảnh hưởng đến chức quản lý nhân

Để thực chức nghiệp vụ mình, phận quản trị nhân lực thường phải sử dụng liệu Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp, ví dụ, số cơng đơn giá ngày công nhân công sử dụng để tính tiền lương cho nhân cơng Những liệu dùng để tính tổng chi phí lương cho phận tổ chức cho tồn tổ chức Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sóc sức khỏe, lương hưu chương trình phúc lợi khác nhân viên có cách trực tiếp từ HTTT xử lý lương

Dữ liệu đặt hàng khách hàng thường sử dụng để lên kế hoạch nguồn nhân lực Trên sờ đơn đặt hàng cho tháng tới năm tới người ta dễ dàng tính tốn nhu cầu nhân lực

109 Rất nhiều nguồn liệu quan trọng từ bên ngồi dùng cho HTTT quản lý nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân công quan khác liệu thống kê nhân lực sử dụng để xác định mức lương tiền cơng cho nhân viên tổ chức Ngồi ra, hiệp hội tổ chức lao động khác nguồn liệu quan trọng HTTT quản lý nhân lực

Đầu HTTT quản lý nhân bao gồm báo cáo quản lý báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, báo cáo tổng hợp kỹ công việc, báo cáo khảo sát lương Bằng việc cung cấp báo cáo quản lý, HTTT quản lý nguồn nhân lực có khả gia tăng giá trị cho sản phẩm dịch vụ đơn vị Trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm Noel hay ngày lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu mấu chốt quan trọng Các nhà quản lý dựa báo cáo quản lý nguồn nhân lực để tiến hành phân công, điều phối lái xe vào công việc chuyển hàng tới tay khách hàng thời hạn Và giá trị gia tăng tới tay người sử dụng hình thức nhận hàng chuyển phát nhanh hạn

3.4.2 HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý

Cũng giống hệ thống thông tin quản lý chuyên chức khác, góc độ quản lý HTTT nguồn nhân lực phân thành mức: tác nghiệp, chiến thuật chiến lược

Mức quản lý Các phân hệ thông tin nguồn nhân lực

Chiến lược Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Đàm phán lao động

Chiến thuật

HTTT phân tích thiết kế công việc HTTT tuyển dụng nguồn nhân lực

HTTT quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp HTTT đào tạo phát triển nguồn nhân lực

Tác nghiệp

Phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý vị trí cơng việc, người lao động, đánh giá tình hình thực cơng việc người

Phân hệ TT báo cáo cấp

Phân hệ TT tuyển chọn nhân viên xếp công việc Bảng 3.4: Các HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý

a, Phân hệ thống thông tin nguồn nhân lực tác nghiệp

110 Có nhiều phân hệ thơng tin tác nghiệp thực việc thu thập thông tin liệu nhân Các hệ thống chứa thông tin vê công việc nhân lực tổ chức thơng tin quy định Chính phủ

- Phân hệ thông tin quản lý lương

Trong HTTT tài chính, phân hệ quản lý lương thực thu thập báo cáo liệu nguồn nhân lực doanh nghiệp Các tệp quản lý lương chứa lượng lớn thông tin người lao động, hệ số lương người lao động, nhóm thu nhập thâm niên nghề nghiệp người lao động Đó thơng tin có ích cho quản trị viên nhân lực định Với hệ quản trị sở dừ liệu, người ta thực lưu trữ liệu với giảm thiếu tối đa trùng lặp nên khơng có trùng lặp số liệu hệ thống quản lý lương hệ thống nhân sự, đảm bảo tương thích mặt liệu hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp báo cáo tầm chiến thuật từ liệu hai hệ thống

- Phân hệ thông tin quản lý vị trí cơng việc

Mục tiêu HTTT quản lý vị trí làm việc xác định vị trí lao động tố chức, phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân đảm đương vị trí

Định kỳ, HTTT quản lý vị trí làm việc cung cấp danh mục vị trí lao động theo ngành nghề, theo phịng ban phận, theo nội dung cơng việc theo yêu cầu công việc danh mục vị trí làm việc cịn khuyết nhân lực Những danh mục liệt kê vị trí làm việc cịn khuyết theo ngành nghề có ích cho phận quản trị nhân việc định tuyển người HTTT quản lý vị trí việc làm cung cấp nhiều thơng tin hữu ích giúp cho quản trị viên hệ thống phát vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ định chiến thuật phù hợp

- Phân hệ thông tin quản lý ngườilao động

111

- Phân hệ thông tin đánh giá tình hình thực cơng việc người

Những đánh giá HTTT đánh giá tình hình thực cơng việc người cung cấp gọi đánh giá biểu Dữ liệu phục vụ cho đánh giá biểu thu thập mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trực tiếp người lao động, phát tới người làm việc, tới thân người lao động chí phát tới khách hàng

Thơng tin đánh giá tình hình thực cơng việc dẫn đến hàng loạt định tác nghiệp như: "Sẽ giữ nguyên vị trí làm việc, đề bạt, thuyên chuyển hay phải buộc việc người lao động?"

Thông tin đánh giá tình hình thực cơng việc sử dụng để xác định nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ nguồn không đảm bảo chất lượng từ thông tin đặt cho tổ chức nhu cầu phát triển chương trình đào tạo bổ sung dành cho số loại định nhân công lao động

Với phát triển Intermet công nghệ mạng khác, người ta tiến hành đánh giá lực làm việc người lao động theo hình thức trực tuyến: Mẫu đánh giá hiển thị hình việc người đánh giá cần làm điền thông tin theo mẫu Nội dung đánh giá sau cung cấp cho hệ thống chuyên gia để thực phân tích lực nhân viên

- Phân hệ thông tin báo cáo cấp

Dữ liệu HTTT quản lý lương, quản lý người lao động HTTT đánh giá tình hình thực cơng việc sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu luật định quy định Chính phủ Ví dụ, luật quản lý sức khỏe an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp trì thơng tin sức khỏe an toàn người lao động, kể thông tin tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp

- Phân hệ thông tin tuyển chọn nhân viên xếp công việc

Sau xác định công việc yêu cầu cơng việc đó, sau q trình tuyển chọn nhân viên công việc sàng lọc, đánh giá, lựa chọn xếp người lao động vào vị trí làm việc cịn trống Để chắn phù hợp với luật định nhà nước, thủ tục phải lập hồ sơ tiến hành cách có cấu trúc, số liệu thu qua vấn, sát hạch định phân công phải thu thập lưu giữ lại theo yêu cầu điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau

b, Phân hệ thông tin nguồn nhân lực chiến thuật

112

- Hệ thống thông tin phân tích thiết kế cơng việc

Phân tích thiết kế cơng việc bao gồm q trình mơ tả công việc cần thiết tổ chức doanh nghiệp lực, phẩm chất cần có người nhân công để thực công việc Mỗi mơ tả cơng việc phải đặc tả mục đích, nghĩa vụ trách nhiệm cơng việc với điều kiện chuẩn mực để thực thi nghĩa vụ trách nhiệm Một đặc tả cơng việc mơ tả kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm phẩm chất khác cần thiết người lao động để xếp vào vị trí làm việc mơ tả

Đầu vào cho HTTT phân tích thiết kế cơng việc liệu thu qua vấn nhũng người phụ trách, người lao động hướng dẫn Thông tin thu từ môi trường tổ chức đầu vào HTTT kiểu này, ví dụ từ nghiệp đồn lao động, từ đối thủ cạnh tranh hay từ tổ chức Chính phủ

Đầu HTTT phân tích thiết kế việc làm mơ tả đặc điểm công việc Các thông tin tạo sở cho nhà quản lý định chiến thuật việc xác định giá trị tương đối công việc so với công việc khác DN để từ cho phép nhà quản lý thực nguyên tắc trả lương công cho người lao động nội tổ chức DN, tránh gây nên bất bình người lao động

- Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực

Chức tuyển dụng nguồn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức nhân lực có đào tạo, có khả đảm đương vị trí cơng việc cịn trống, xác định từ HTTT quản lý vị trí làm việc mơ tả HTTT phân tích thiết kế cơng việc Chức tuyển dụng nguồn nhân lực cần đảm bảo tổ chức tuân thủ theo luật định hợp đồng biên chế lao động

Một HTTT tuyển dụng cần thiết cho việc kế hoạch hóa tuyển chọn nhân lực Hệ thống thông tin thực thu thập xử lý nhiều kiểu thông tin khác cần để lên kế hoạch Đó danh sách vị trí làm việc cịn trống, danh sách người lao động dự kiến đến tuổi hưu trí, thun chuyển hay buộc thơi việc thông tin kỹ sở trường người lao động tóm tắt đánh giá tình hình thực cơng việc người lao động HTTT tuyển chọn nhân lực cung cấp thông tin để giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động tuyển chọn

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng bảo hiểm, trợ cấp

113

- Hệ thống thông tin đào tạo phát triển nguồn nhân lực

Một hoạt động quan trọng phòng quản trị nhân lực kế hoạch hóa quản trị chương trình đào tạo phát triển nhằm nâng cao chất lượng người lao động Chương trình đào tạo hệ thống phát triển đào tạo cung cấp cần thoả mãn nhu cầu công việc xác định HTTT quản lý vị trí làm việc hệ thống phân tích thiết kế cơng việc CNTT hỗ trợ q trình lập kế hoạch, kiểm tra kiểm soát hoạt động liên quan đến hoạt động đào tạo phát triển nguồn nhân lực đào tạo, dùng hình thức đào tạo trực tuyến, cung cấp khóa đào tạo qua mạng Internet Intranet, sử dụng Video clips nâng cao hiệu đào tạo Các thiết bị di động sử dụng cho mục đích đào tạo nguồn nhân lực tổ chức

c, Phân hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lược

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực đàm phán lao động hai hoạt động chủ yếu quản trị nhân lực mức chiến lược

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực q trình mà thơng qua doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ số lượng chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào lúc để doanh nghiệp đạt mục tiêu đề

Các doanh nghiệp với kế hoạch chiến lược lâu dài như: Mở rộng thị trường, xây dựng nhà máy hay mở văn phòng địa điểm dựa vào sản phẩm cần đến thông tin số lượng chất lượng lực lượng lao động có để thực mục tiêu cua doanh nghiệp Kế hoạch hóa nguồn nhân lực phục vụ mục đích doanh nghiệp Nó xác định nguồn nhân lực cần dể thực mục tiêu doanh nghiệp vạch kế hoạch chiến lược, điều đồng nghĩa với dự báo cung cầu nguồn nhân lực yêu cầu Các dự báo tiến hành ước lượng đặc điểm, số lượng chi phí cho nguồn nhân lực để đạt kế hoạch chiến lược doanh nghiệp

Để tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt câu hỏi kế hoạch hóa sau đây:

- Nguồn nhân lực doanh nghiệp phải phù hợp với kế hoạch chiến lược? Nhân phải có kỹ năng, kinh nghiệm phẩm chất gì? Đặc điểm mô tả công việc kế hoạch chiến lược đề gì?

- Để thực kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực với phẩm chất nêu bao nhiêu? Hay nói cách khác cần vị trí làm việc cho công việc?

- Nguồn nhân lực doanh nghiệp nào? Đã đáp ứng nhu cầu nhân lực kế hoạch chiến lược?

114 Việc xác định kiểu số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lược gọi trình dự báo cầu nguồn nhân lực, việc xác định nguồn nhân lực có sẵn nội doanh nghiệp bên doanh nghiệp gọi dự báo cung nguồn nhân lực Những dự báo kiểu tiến hành mức vĩ mô hay vi mô

3.5 Hệ thống thơng tin tích hợp

Ở phần trước làm quen với HTTT chuyên chức điển hình doanh nghiệp Tuy nhiên, ngày thử thách đặt phải tích hợp liệu từ HTTT đó, nhằm tạo dịng thơng tin xun suốt doanh nghiệp, doanh nghiệp với nhà cung cấp, khách hàng đối tác Thương mại kinh doanh điện tử với cạnh tranh mang tính toàn cầu ngày gay gắt khiến doanh nghiệp phải tập trung vào việc tiếp cận nhanh chóng với thị trường, cải thiện dịch vụ khách hàng nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Dịng thơng tin dịng cơng việc doanh nghiệp cần hài hịa với cho doanh nghiệp hoạt động hồn hảo

Hình 3.9: Kiến trúc ứng dụng tích hợp doanh nghiệp

Nhà cung cấp

Khách hàng Nhân

viên

Đối tác Quản trị chuỗi cung cấp

Hậu cần, mua sắm

Quản trị quan hệ khách hàng

Marketing, bán hàng, dịch vụ

Quản trị tri thức

Phối hợp Trợ giúp ra

định

Quản trị đối tác

Bán hàng Phân phối HỆ THỐNG ERP

115 Để đạt mục tiêu trên, doanh nghiệp cần triển khai loại hình HTTT mạnh Đây HT dựa tảng công nghệ Web mạng Intranet, thiết kế để hỗ trợ q trình tích hợp phối hợp tiến trình nghiệp vụ phạm vi toàn doanh nghiệp: HT quản trị quan hệ khách hàng (CRMS - Customer Relationship Management Systems), HT quản trị tích hợp doanh nghiệp (ERPS - Enterprise Resource Planning Systems), HT quản trị chuỗi cung cấp (SCMS - Supply Chain Management Systems), HT quản trị đối tác (PRMS - Partner Relationship Management Systems) HT quản trị tri thức (KMS - Knowledge Management Systems)

Mỗi hệ thống loại thực tích hợp chức tiến trình nghiệp vụ có quan hệ với nhau, nhằm nâng cao lực hoạt động tổng thể doanh nghiệp (hình 3.9)

Cụ thể, (1) hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRMS tập trung vào vấn đề khai thác trì khách hàng tiềm thơng qua tiến trình Marketing, bán hàng dịch vụ, (2) hệ thống ERP tập trung vào hiệu tiến trình sản xuất, phân phối tài nội doanh nghiệp, (3) hệ thống quản trị chuỗi cung cấp SCMS tập trung phát triển tiến trình hậu cần mua sắm có hiệu với nhà cung cấp, đảm bảo sản phẩm dịch vụ cần cho doanh nghiệp, (4) hệ thống quản trị quan hệ đối tác PRMS nhằm mục tiêu khai thác trì đối tác có khả bán phân phổi hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp, (5) hệ thống quản trị tri thức KMS tập trung vào việc cung cấp cho nhân viên tổ chức công cụ hồ trợ phối hợp làm việc nhóm định Trong khuôn khố học phần này, tập trung nghiên cứu ba loại hình hệ thống tích hợp: CRMS, ERPS SCMS

3.5.1 HTTT quản trị quan hệ khách hàng

Ngày nay, với phát triển CNTT nói chung mạng Internet nói riêng, lực người mua ngày tăng Cụ thể, khách hàng dễ dàng việc so sánh nhà cung cấp, với cú nhắp chuột thực việc đổi nhà cung cấp Chính nên mối quan hệ với khách hàng trở thành dạng tài sản quý giá tổ chức doanh nghiệp, giá trị sản phẩm giá trị nguồn nhân lực tổ chức Tổ chức phải đương đầu tìm cách giải vấn đề tìm kiếm trì khách hàng tiềm cho

a, Khái niệm quản trị quan hệ khách hàng

116 hệ thống quản trị quan hệ khách hàng tạo tảng CNTT bao gồm phần mềm dựa Web sở liệu, cho phép tích hợp tiến trình nói với hoạt động nghiệp vụ lại tổ chức

b, Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng

Các hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management Systems - CRMS) bao gồm mô đun phần mềm với công cụ cho phép tổ chức nhân viên tạo dịch vụ nhanh chóng, thuận tiện tin cậy cho khách hàng Siebel Systems, Oracle, PeopleSoft, SAP AG Epiphany nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản trị quan hệ khách hàng hàng đầu

Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng giúp nhân viên bán hàng, marketing dịch vụ khách hàng thu thập theo dõi liệu liên quan đến mối liên hệ giao dịch khứ theo kế hoạch công ty với khách hàng tiềm khách hàng thời Thông tin tổng hợp từ kênh giao dịch khách hàng: Điện thoại, email, fax, cửa hàng bán lẻ, hay trang Web tổ chức Các hệ thống quản trị quan hệ khách hàng lưu trữ liệu CSDL khách hàng chung, lưu trữ tất thông tin giao dịch khách hàng chia sẻ phạm vi tồn tổ chức thơng qua mạng Internet, Intranet liên kết mạng khác cho ứng dụng bán hàng Marketing, dịch vụ ứng dụng khác CRMS

Một HT quản trị quan hệ khách hàng có ứng dụng thành phần sau đây: Bán hàng, Marketing, dịch vụ hỗ trợ khách hàng, chương trình khuyến mãi Phương

tiện truyền thôngvà giao tiếp với khách hàng chủ yếu Fax, E-mail, điện thoại Web (hình 3.10).

Hình 3.10: Các ứng dụng thành phần hệ thống quản trị quan hệ khách hàng Khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Bán hàng

Duy trì tơn vinh khách hàng

trung thành

Marketing và đáp ứng đơn hàng QT thông tin liên hệ

giao dịch khách hàng

Điện thoại

Fax

117

- Bán hàng

Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng cung cấp cho nhân viên bán hàng công cụ phần mềm nguồn liệu doanh nghiệp, giúp hỗ trợ quản trị hoạt động bán hàng, tối ưu hóa cross selling up selling Hệ CRM cho phép nhân viên bán hàng truy cập theo thời gian thực thông tin khách hàng, cho phép kiềm tra phương diện tình trạng tài khoản khách hàng lịch sử mua hàng trước lên lịch tiếp xúc khách hàng Ví dụ, hệ thống CRM cảnh báo nhân viên bán hàng dịch vụ chưa thực hiện, hay vấn đề liên quan đến toán cần giải cách phải liên hệ trực tiếp với khách hàng

- Marketing đáp ứng yêu cầu đơn hàng

Các hệ thống CRM giúp chuyên gia Marketing hoàn tất chiến dịch Marketing cách tự động hóa cơng việc tăng cường chất lượng chiến dịch marketing có tiêu điểm, lập lịch theo dõi thư marketing trực tiếp Sau phần mềm CRM giúp chuyên gia Marketing thu thập quản lý liệu trả lời khách hàng CSDL hệ thống, tiến hành phân tích giá trị khách hàng giá trị kinh doanh chiến dịch Marketing trực tiếp doanh nghiệp Hệ thống CRM hỗ trợ trình đáp ứng nhu cầu khách hàng tiềm khách hàng thời cách nhanh chóng lập lịch tiếp xúc bán hàng cung cấp cho họ thông tin phù hợp sản phẩm dịch vụ, thu thập thông tin liên quan vào CSDL hệ thống CRM

- Dịch vụ hô trợ khách hàng

Một hệ thống CRM cung cấp cho phận dịch vụ công cụ phần mềm khả truy cập tới CSDL khách hàng chung, vốn chia sẻ cho nhiều chuyên gia bán hàng chuyên gia Marketing Hệ thống CRM giúp nhà quản lý dịch vụ khách hàng tạo quản trị yêu cầu dịch vụ Phần Call Center thực chuyển hướng gọi đến phận hỗ trợ khách hàng khả uy tín thực yêu cầu dịch vụ đặc thù Phần mềm Help Desk trợ giúp phận dịch vụ khách hàng hỗ trợ khách hàng gặp khó khăn liên quan đến sản phẩm, dịch vụ cách cung cấp liệu dịch vụ liên quan đề xuất giải pháp cho vấn đề cần giải Dịch vụ tự phục vụ dựa Web cho phép khách hàng truy cập dễ dàng đến thông tin hỗ trợ cá nhân trang Web công ty Dịch vụ theo vết bưu kiện hãng chuyển phát nhanh UPS ví dụ minh họa

- Duy trì khách hàng chương trình tơn vinh khách hàng trung thành

118 dành cho công việc tương tự với khách hàng có, khơng hài lịng khách hàng lan tỏa cộng đồng người tiêu dùng với cấp số nhân, việc tiếp tục giao dịch khách hàng với doanh nghiệp phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ doanh nghiệp thực với khách hàng

Các hệ thống CRM giúp doanh nghiệp xác định, tôn vinh hướng tới khách hàng tiềm trung thành Phần mềm phân tích CRM bao gồm công cụ khai phá liệu (data mining) phần mềm phân tích Marketing, sở liệu CRM chứa tổng kho liệu nhiều data mart Các công cụ cho phép tổ chức xác định khách hàng tiềm trung thành để định hướng đánh giá chiến lược chương trình Marketing hướng tới khách hàng

c, Ba giai đoạn quản trị quan hệ khách hàng

Có thể coi hệ thống CRM HT tích hợp cơng cụ phần mềm dựa Web sở liệu giúp thực tiến trình nghiệp vụ hướng khách hàng, hỗ trợ ba giai đoạn vòng đời quan hệ khách hàng tổ chức: Tìm kiếm có khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng trì khách hàng

Hỗ trợ quản trị quan hệ khách hàng có giải pháp chuyên chức sau đây: Marketing trực tiếp, bán hàng cross- sell up-sell, dịch vụ đón đầu, tự động hóa bán hàng, hỗ trợ khách hàng Bên cạnh hệ thống chuyên chức giải pháp quản trị quan hệ khách hàng mang tính tích hợp, dựa Internet bao gồm sở liệu khách hàng dùng chung dịch vụ phối hợp, theo khơng thân tổ chức, mà đối tác khách hàng truy cập đến nguồn lực

- Giai đoạn khai thác khách hàng mới: Với trợ giúp công cụ phần mềm CSDL CRM, tổ chức có khách hàng cách quản trị thật tốt hoạt động: quan hệ với khách hàng, bao quát hoạt động bán hàng, marketing trực tiếp, xử lý đơn hàng

- Giai đoạn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Các công cụ hỗ trợ cung cấp dịch vụ khách hàng dựa Web đem lại hài lịng cho khách hàng thông qua việc hỗ trợ dịch vụ cốt lõi cho đội ngũ chuyên gia bán hàng dịch vụ đối tác kinh doanh mơi trường mạng Các cơng cụ tự động hóa bán hàng, Marketing trực tiếp xử lý đơn hàng giúp tổ chức thực cross-sell up-sell cho khách hàng Giá trị mà khách hàng hưởng thuận tiện giao dịch one-stop với giá hấp dẫn

119

d, Lợi ích thử thách quản trị quan hệ khách hàng

Lợi ích quản trị quan hệ khách hàng bao gồm: cho phép tổ chức xác định nhắm tới khách hàng tốt - khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận cho tổ chức - trì lâu dài khách hàng nhằm cung cấp dịch vụ tốt mang lại nhiều lợi nhuận Hệ thống CRM cho phép thực tùy chỉnh cá nhân hóa sản phẩm dịch vụ dựa ý muốn nhu cầu, thói quen mua hàng khách hàng theo thời gian thực CRM cho phép theo dõi thời điểm mà khách hàng liên hệ với Công ty, không phụ thuộc vào cách thức mà khách hàng liên hệ Các hệ thống CRM giúp Cơng ty áp dụng kinh nghiệm chăm sóc dịch vụ khách hàng có chất lượng cao cho điểm giao dịch mà khách hàng chọn Những lợi ích không mang lại giá trị chiến lược cho Cơng ty mà cịn mang lại giá trị lớn cho thân khách hàng

Tuy nhiên, tất tổ chức thành công với quản trị quan hệ khách hàng Có tới 50% dự án CRM không đáp ứng nhu cầu đặt Một số khảo sát cho thấy, việc triển khai CRM chí cịn làm ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài vốn có cơng ty với khách hàng Lý chỗ: Thiếu hiểu biết chuẩn bị tổ chức thân khách hàng tiến trình thử thách Thêm nữa, nhà quản lý thường kỳ vọng vào ứng dụng CNTT mà không thực việc thay đổi tiến trình nghiệp vụ chương trình quản trị cần thiết khác, dự án CRM triển khai mà khơng có tham gia đối tượng hưởng lợi

e, Các loại hình hệ thống quản trị quan hệ khách hàng

Sau bốn loại hình hệ thống quản trị quan hệ khách hàng mà nhiều công ty triển khai thực tế, thường bắt đầu hệ thống quản trị quan hệ khách hàng mức tác nghiệp, sau ứng dụng phân tích quan hệ khách hàng

- Quản trị quan hệ khách hàng mức tác nghiệp

Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng mức tác nghiệp tự động hóa bán hàng hay trung tâm dịch vụ khách hàng nhằm hỗ trợ để tương tác khách hàng thuận lợi thông qua nhiều kênh khác nhau: điện thoại, fax, email, chat, thiết bị di động, đồng hóa tương tác khách hàng từ tất kênh

- Quản trị phân tích quan hệ khách hàng

Hệ thống quản trị phân tích quan hệ khách hàng cho phép trích rút thơng tin sâu, tồn diện khách hàng từ tổng kho liệu CSDL khác cách sử dụng cơng cụ phân tích Marketing data mining Hệ thống cho phép phân tích, dự báo tạo giá trị khách hàng dự báo, cho phép tiếp cận với khách hàng với thông tin liên quan cảc sản phẩm tùy biến theo nhu cầu khách hàng

- Quản trị phối hợp quan hệ khách hàng

120 bên: Khách hàng, nhà cung cấp đối tác, nâng cao hiệu khả tích hợp tồn chuỗi cung cấp, nâng cao khả đáp ứng nhu cầu khách hàng Các hệ thống quản trị phối hợp quan hệ khách hàng bao gồm hệ thống dịch vụ tự phục vụ khách hàng hệ thống quản trị đối tác Các hệ thống quản trị đối tác sử dụng công cụ CRM để nâng cao khả phối hợp tổ chức với đối tác nhà phân phối đại lý bán lẻ nhằm phối hợp tối ưu hóa hoạt động bán hàng dịch vụ khách hàng tất kênh Marketing

- Quản trị quan hệ khách hàng thông qua cổng thông tin điện tử hệ thống quản trị

quan hệ khách hàng loại cung cấp cho người sử dụng công cụ thông tin khách hàng, tăng cường khả đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng thực phương châm lấy khách hàng làm trung tâm, cung cấp tính truy cập, liên kết sử đụng tất cà thông tin nội thơng tin từ bên ngồi khách hàng

3.5.2 HTTT quản trị tích hợp doanh nghiệp

a, Khái niệm hệ thống thơng tin quản trị tích hợp doanh nghiệp

Hình 3.11: Kiến trúc hệ thống ERP

Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) mô đun phần mềm tích hợp CSDL tập trung cho phép chia sẻ liệu cho nhiều tiến trình kinh doanh khác cho nhiều lĩnh vực chức khác tổ chức doanh nghiệp, phối hợp tiến trình nghiệp vụ nội doanh nghiệp SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan nhà cung cấp giải pháp ERPS

Hình 3.11 mơ tả kiến trúc hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERPS với chế quản lý đồng lĩnh vực sau đây:

- Tài - kế tốn: Sổ cái, công nợ phải thu công nợ phải trả, TSCĐ, tiền mặt - tiền gửi, chi phi giá thành,

121 định phát triền nguồn nhân lực, kể toán phúc lợi

- Kinh doanh – sản xuất: Lập kế hoạch nguuyên vật liệu, lập kế hoạch SX,… - Bán hàng - marketing: Phân tích bán hàng, giá, lập kế hoạch bán hàng,…

Quản trị tích hợp doanh nghiệp giải vấn đề liệu bị phân tán hệ thống khác doanh nghiệp cách tích hợp tiến trình nghiệp vụ phạm vi tồn tổ chức Những thông tin trước bị phân tán nhũng hệ thống khác thơng suốt tồn doanh nghiệp chia sẻ tiến trình nghiệp vụ lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau: sản xuất, kế toán, quản trị nhân lực lĩnh vực khác Các tiến trình nghiệp vụ rời rạc liên quan đến bán hàng, sản xuất, tài hậu cần tích hợp vào tiến trình nghiệp vụ tổng thể bao gồm mức quản lý khác lĩnh vực nghiệp vụ khác

HTTT quản trị tích hợp doanh nghiệp thực thu thập liệu từ tiến trình nghiệp vụ khác lĩnh vực kinh doanh sản xuất, tài kế tốn, bán hàng Marketing, nguồn nhân lực lưu trữ liệu thu thập kho liệu tổng thể cho phép phận khác truy cập đến kho liệu

b, Lợi ích thử thách triển khai hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp

Các HT ERP mang lại cho tổ chức DN giá trị kinh doanh lớn, cụ thể: - Hệ thống ERP giúp tổ chức doanh nghiệp trở nên thống chuẩn tắc Nó mở rộng khả tích hợp doanh nghiệp, vượt qua khoảng cách địa lí ranh giới phận chức tạo văn hóa doanh nghiệp mang tính thống Ví dụ, Nestlé SA với hệ thống ERP SAP R/3 chuẩn hóa điều phối tiến trình kinh doanh 500 chi nhánh 80 nước

- Hệ thống ERP khiến tiến trình nghiệp vụ tiến trình hướng khách hàng trở nên hiệu hơn: Doanh nghiệp có khả đáp ứng phản hồi hiệu yêu cầu hàng hóa hay thơng tin khách hàng cách tích hợp tiến trình kinh doanh rời rạc lĩnh vực bán hàng, sản xuất, tài hậu cần lại với nhau; Dự báo hiệu sản phẩm mới; Nắm bắt thông tin tốt vấn đề: sản xuất sản phẩm mà khách hàng cần, nhập mua nguyên vật liệu yếu tố đầu vào cần cho việc sản xuất sản phẩm đáp ứng đơn hàng thực khách hàng với số lượng xác, giảm thiểu thời gian lưu kho nguyên vật liệu thành phẩm

- Hệ thống ERP cung cấp thông tin phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu định Việc trì liệu tích hợp, cho tồn doanh nghiệp cho phép giám sát hoạt động tác nghiệp nâng cao hiệu báo cáo định mức toàn doanh nghiệp

122 - Thiếu cam kết ủng hộ lãnh đạo doanh nghiệp

- Cách định nghĩa yêu cầu chức hệ thống ERP không phù hợp - Lựa chọn gói sản phẩm ERP khơng hiệu quả, khơng phù hợp với tiến trình kinh doanh doanh nghiệp

- Phản ứng người sử dụng đối tượng liên quan trước thay đổi cần thiết cho việc triển khai ERP

- Không dự tính hết chi phí tài nguồn nhân lực cho việc triển khai hệ thống ERP

- Kỳ vọng mức vào lợi ích hệ thống ERP mang lại đánh giá thấp chi phí hệ thống

- Cơng tác đào tạo hệ thống không phù hợp, thiết kế quản lý dự án ERP không tốt

- Truyền thông nội doanh nghiệp không hiệu quả, phận nghiệp vụ không đánh giá hết ảnh hưởng thay đổi tiến trình kinh doanh, sách thủ tục triển khai ERP họ

Để giảm thiểu rủi ro tăng khả thành công dự án ERP, địi hỏi doanh nghiệp phải có chuẩn bị thật tốt mặt: chuẩn hóa qui trình nghiệp vụ, nâng cao lực nguồn nhân lực, lập kê hoạch tài chi tiết, ủng hộ cam kết cao lãnh đạo doanh nghiệp,…

Ngoài ra, việc triển khai hệ thống ERP thường tốn kém, khả tùy biến hệ thống ERP cho phù hợp với qui trình nghiệp vụ doanh nghiệp thường hạn chế, số tổ chức chí cịn khó khăn Ngược lại việc tái thiết kế lại qui trình nghiệp vụ doanh nghiệp để phù hợp với hệ thống ERP dẫn đến việc doanh nghiệp bị số lợi ích mang tính cạnh tranh mà có từ trước đến

c, Xu phát triển hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp

ERP tiếp tục tiến hóa với phát triển cơng nghệ nhu cầu thị trường Có bốn xu góp phần định hình q trình tiến hóa liên tục ERP;

- Xu thứ nhất, gói phần mềm ERP năm 1990, vốn bị coi linh hoạt dần cải tiến để trở nên linh hoạt (hệ thống ERP linh hoạt - flexible ERP) Các cơng ty có triển khai ERP yêu cầu nhà cung cấp giải pháp phần mềm đưa vào ứng dụng kiến trúc phần mềm có tính mở, linh hoạt quy chuẩn Chính nên việc tích hợp phần mềm ERP với phần mềm khác đơn vị khách hàng cho phép trở nên dễ dàng thực thay đổi nhỏ để phù hợp với tiến trình nghiệp vụ đơn vị Các nhà cung cấp ERP có tên tuổi SAP, Oracle PeoplcSoft phát triển sản phẩm ERP linh hoạt hơn,

123 hợp giao diện Web tính mạng hóa vào hệ thống ERP (Hệ thống ERP dựa Web - Web-enabling ERP software) Nhờ vậy, hệ thống ERP trở nên dễ sử dụng hơn, dễ tích hợp vào ứng dụng nội hệ thống đối tác doanh nghiệp

- Xu thứ ba, kết nối Internet cho phép phát triển hệ thống ERP liên doanh nghiệp với tính liên kết dạng Web hệ thống kinh doanh cốt lõi, ví dụ hệ thống tồn kho sản xuất doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối đối tượng liên quan khác (Hệ thống ERP liên công ty - Interenterprise ERP) Mối liên kết với bên đă báo hiệu xu chun đổi đến hình thức tích hợp ứng dụng ERP nội với úng dụng hướng ngoại quản lý chuỗi cung úng - Xu thứ tư, chức ERP tích hợp thành phần mềm kinh doanh điện tử (E-business Suite) Các công ty cung cấp phần mềm ERP phát triển phần mềm dựa Web, tích hợp ERP, quản trị quan hệkhách hàng, quản trị chuồi cung cấp, mua sắm, hỗ trợ định, cổng thông tin doanh nghiệp ứng dụng chức kinh doanh khác Ví dụ, sản phẩm Oracle’s e-Busincss Suite Oracle bao gồm nhiều cấu phần ứng dụng, có TMĐT, lập kế hoạch nâng cao, tài chính, sản xuất, mua sắm, dự án, đào tạo, tri thức kinh doanh, quản trị TSCĐ, quản trị nhân lực, marketing, phát triển sản phẩm, bán hàng, hợp đồng, xử lý đơn hàng,…

3.5.3 HTTT quản trị chuỗi cung cấp

a, Khái niệm quản trị chuỗi cung cấp

Trong kinh tế toàn cầu, với phát triển Internet công nghệ mạng khác, quản trị chuỗi cung cấp trở thành “vũ khí nóng’’ cạnh tranh Quản trị chuỗi cung cấp (Supply Chain Management - SCM) hệ thống mạng kinh doanh giúp tổ chức cung cấp sản phẩm loại, đến nơi vào thời điểm cần đến với số lượng phù hợp giá chấp nhận Mục tiêu SCM quản trị cách hiệu trình cung ứng sản phẩm cách dự báo nhu cầu, kiểm soát hàng tồn kho, cải tiến mạng lưới mối quan hệ kinh doanh tổ chức doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối đối tượng liên quan khác

b, Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp

124 dạng hệ thống tương tác đối tác kinh doanh với nhau, thực tự động hóa dịng thơng tin tố chức

Sử dụng hệ thống SCM, doanh nghiệp trao đổi thơng tin với nhà cung cấp tính sẵn có ngun vật liệu phụ tùng, thời điểm giao nhận vật tư hàng hóa nhà cung cấp yêu cầu sản xuất Hệ thống sử dụng để trao đổi thông tin với nhà phân phối mức tồn kho, tình trạng đơn hàng, lịch cung ứng sản phẩm Mục đích yếu hệ thống SCM là: Các bên liên quan nhận số lượng sản phẩm từ nguồn cung cấp tới nơi có nhu cầu sử dụng với chi phí thấp nhất, thời gian nhanh Hệ thống SCM xây dựng với việc sử dụng hệ thống mạng Intranet Extranet phần mềm SCM chuyên dụng Các phần mềm quản trị chuỗi cung cấp công nghệ Internet đóng vai trị định việc giúp tổ chức tái thiết kế lại tiến trình chuỗi tích hợp tiến trình chức quản trị chuỗi cung cấp nhằm hỗ trợ vòng đời chuỗi cung cấp

Mơi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh đặt tổ chức DN vào tình phải sử dụng loại hình mạng Intranet, Extranet cổng thương mại điện tử giúp tái thiết kế lại mối quan hệ doanh nghiệp với nhà cung cấp, nhà phân phối đại lý bán lẻ Mục đích cuối để đạt mục tiêu: Giảm chi phí, tăng hiệu quà rút ngắn thời gian cung ứng hàng hóa, dịch vụ Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến RFID công cụ mạnh sử dụng quản trị chuỗi cung cấp

Trao đổi liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI) là

ứng dụng CNTT sớm dùng quản trị chuỗi cung cấp HT cho phép đối tác kinh doanh thương mại trao đổi giao dịch nghiệp vụ theo đường điện tử, thông qua mạng Internet loại hình mạng khác Dữ liệu trao đổi đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, vận đơn, EDI coi ví dụ tự động hóa tiến trình cung ứng thương mại điện tử HT EDI dựa Internet, có sử dụng an ninh mạng riêng ảo dạng ứng dụng thương mại điện tử B2B Mặc dù dần bị thay dịch vụ Web dựa XML, EDI hình thức truyền liệu phổ biến đối tác kinh doanh, chủ yếu nhằm tự động hóa giao dịch Cụ thể, EDI có khả tự động theo dõi biến động liên quan đến hàng tồn kho, khởi sinh đơn hàng, hóa đơn tài liệu khác liên quan đến giao dịch, lập, theo dõi tiến độ xác nhận hoạt động liên quan đến cung ứng hàng hóa tốn Đối với tổ chức kinh doanh nhỏ dịch vụ EDI dựa Internet lựa chọn hiệu kinh tế

c, Vai trò quản trị chuỗi cung cấp

125 Các chức quản

trị chuỗi cung cấp

Lợi ích sử dụng quản trị chuỗi cung cấp mySAP e-business software suite

Lập kế hoạch

Thiết kế chuỗi cung ứng Tối ưu hóa mạng lưới nhà cung cấp, nhà máy trung tâm phân phối

Lập kế hoạch cung cầu theo hình thức phổi hợp

Dự báo xác cầu khách hàng cách chia sẻ dự báo cung cầu nhiều lớp thực thể chuỗi cung ứng

Các tình cung ứng phối hợp dựa Internet, ví dụ, lập kế hoạch, dự báo, bổ sung hàng theo phương thức phối hợp, quản lý tồn kho kiểu vendor-managed

Thực

Quản trị nguyên vật liệu

Chia sẻ thơng tin xác tồn kho đơn hàng mua sắm Đảm bảo nguyên vật liệu cần cho trình sản xuất sẵn sàng chỗ, lúc

Sản xuất theo hình thức phối hợp

Tối ưu hóa kế hoạch lịch trình tập ràng buộc liên quan đến nguồn lực, nguyên vật liệu

Đáp ứng đơn hàng theo hình thức phối hợp

Cam kết thời gian cung ứng

Đáp ứng đơn hàng từ tất kênh phân phối hạn việc quản trị đơn hàng, lập kế họach vận chuyển, lập lịch điều phối phương tiện vận chuyển

Hỗ trợ toàn tiến trình hậu cần, bao gồm nhận, đóng gói, vận chuyền cung ứng nước khác

Quản trị chuỗi kiện cung ứng

Kiểm soát giai đoạn tiến trình cung ứng, từ lúc price quotation đến lúc khách nhận hàng, nhận thông tin cảnh báo có vấn đề

Quản trị lực chuỗi cung cấp

Báo cáo chi tiêu phản ánh lực chuỗi cung cấp: tỉ lệ đáp ứng đơn hàng, thời gian đáp ứng đơn hàng, hiệu khai thác nguồn lực

126

d, Lợi ích thử thách quản trị chuỗi cung cấp

Lợi ích hệ thống SCM tổ chức doanh nghiệp chỗ: xử lý đơn hàng nhanh hơn, xác hơn, giảm mức lưu kho, tiếp cận với thị trường nhanh hơn, chi phí giao dịch chi phí nguyên vật liệu thấp hơn, tạo quan hệ chiến lược với nhà cung cấp Tất lợi ích giúp tổ chức phản ứng nhanh việc đáp ứng nhu cầu khách hàng đối tác kinh doanh

Tuy nhiên, việc phát triển hệ thống SCM thực ứng dụng CNTT khó khăn phức tạp hoạt động kinh doanh Để đạt mục tiêu giá trị kinh doanh đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách, cung ứng theo hình thức phối hợp, lập kế hoạch thực chuỗi cung ứng mục tiêu giá trị khách hàng cung cấp cho khách hàng họ muốn, vào thời điểm theo cách thức họ cần với chi phí thấp mục tiêu quản trị chuỗi cung cấp - phối hợp hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức, quan hệ đối tác hiệu phân phối khả phản ứng nhanh nhạy với nhu cầu thị trường thử thách lớn nhiều tổ chức

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại hệ thống SCM, ngun nhân yếu nằm chỗ thiếu kiến thức, công cụ hướng dẫn lập kế hoạch cầu chun nghiệp Dự báo khơng xác q khả quan cầu dẫn đến vấn đề liên quan đến sản xuất, tồn kho vấn đề kinh doanh khác Sự phối hợp thiếu nhịp nhàng phận Marketing, sản xuất, tồn kho nội tổ chức, tổ chức với nhà cung cấp, nhà phân phối thực thể khác ảnh hưởng thu khoảng cách nhiều đến hệ thống SCM

e, Các xu quản trị chuỗi cung cấp

Sau ba giai đoạn phát triền quản trị chuỗi cung cấp:

- Giai đoạn 1: Tổ chức tập trung vào cải tiến tiến trình cung ứng nội tiến trình bên ngồi, mối quan hệ với nhà cung cấp khách hàng Các trang web TMĐT tổ chức đối tác kinh doanh cho phép truy cập đến danh mục điện tử TT cung ứng hữu ích khác, hỗ trợ giao dịch trực tuyến

- Giai đoạn 2: Tổ chức hoàn thành ứng dụng quản trị chuỗi cung cấp nội

cũng bên cách sử dụng chương trình phần mềm SCM thơng qua mạng Intranet Extranet liên kết nhà cung cấp, nhà phân phối, khách hàng, đối tác kinh doanh khác Trong giai đoạn này, tổ chức tập trung vào việc mở rộng mạng lưới đối tác kinh doanh dựa web chuỗi cung cấp nhằm nâng cao hiệu hiệu suất tác nghiệp để đạt mục tiêu kinh doanh chiến lược

- Giai đoạn 3: Tổ chức bắt đầu phát triển triển khai ứng dụng quản trị chuỗi

127 khách hàng hệ thông quản trị đối tác Trong giai đoạn này, tổ chức nhắm tới việc tối ưu hóa q trình phát triển quản trị chuỗi cung cấp mình, nhằm đạt mục đích giá trị khách hàng giá trị kinh doanh

3.6 Hệ thống thương mại điện tử 3.6.1 Khái niệm thương mại điện tử

Định nghĩa “Làm thương mại dựa vào mạng kết nối” hãng Sun Microsystem đưa dùng làm tảng để bắt đầu trình bày khái niệm thương mại điện tử Cathy J Medich, giám đốc điều hành CommerceNet, hiệp hội nhiều tổ hợp lớn khuếch trương cho việc sử dụng Internet mang tính thương mại đưa khái niệm thương mại điện tử rõ nét hơn:

"Internet xác định lại mơ hình thương mại điện tử trợ giúp hồn thiện quan hệ mua bán Mơ hình bao gồm việc xúc tiến cung cấp thông tin cơng ty sản phẩm cho người dùng tồn cầu, tiếp nhận đặt hàng toán tiền hàng hóa dịch vụ trực tuyến, phân phối sản phẩm phần mềm thông tin trực tuyến, cung cấp trợ giúp khách hàng liên tục dàn xếp hợp tác trực tuyến cho việc phát triển sản phẩm mới”

Cũng hiểu ngắn gọn: Thương mại điện tử (E-Commerce) trao đổi trực tuyến hàng hoá, dịch vụ tiền khách hàng, hãng, hãng, hãng với khách hàng họ (Online exchange of goods, services and Money within firms, and between firms and their customers)

Thương mại điện tử dùng thuật ngữ tương đương khác như: - Thương mại trực tuyến (Online Trade)

- Thương mại điều khiển học (Cybertrade) - Kinh doanh điện tử (Electronic Business)

- Thương mại không giấy tờ (Paperless commerce)

128 Thương mại điện tử việc mua, bán, làm marketing dịch vụ hàng hoá, dịch vụ TT dựa mạng máy tính DN có nối mạng Internet sử dụng Internet, Intranet, Extranet loại mạng khác để trợ giúp cho bước quy trình thương mại

Quy trình thương mại điện tử chia thành năm cơng đoạn (hình 3.12): - Cơng đoạn thơng tin: Công đoạn thiết lập quan hệ trao đổi hai bên - Công đoạn đặt hàng: Người mua gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp - Công đoạn toán: Người mua làm thủ tục tốn

- Hồn thành việc trao đổi: Nếu hàng hóa nội dung dạng số hóa giao hàng qua mạng, hàng hóa vật thể phải giao hàng đường truyền thống

- Cơng đoạn chăm sóc sau bán hàng: Cơng đoạn cung cấp dịch vụ hậu cho khách hàng

Hình 3.12: Mơ hình thương mại điện tử

Hiện nay, năm công đoạn triển khai ứng dụng Việt Nam Tuy nhiên vấn đề tốn điện tử cịn gặp khó khăn, rào cản pháp lý, đạo đức kinh doanh hạ tầng kỹ thuật mạng yếu

Hạ tầng kỹ thuật hệ thống thương mại điện tử:

Khi xem xét hạ tầng kỹ thuật cho thương mại điện tử cần xem xét năm loại hình kỹ thuật sau đây:

- Điện thoại: số lượng chất lượng dịch vụ, địa bàn phủ sóng

- Ti vi: Truyền hình số lượng chất lượng đài truyền hình

- Thiết bị tốn điện tử: Các loại hình tốn điện tử, hệ thống kết nối, lực toán

- Mạng cục mạng nội doanh nghiệp (LAN Intranet)

129 3.6.2 Hoạt động hệ thống thương mại điện tử

- Các hoạt động thương mại điện tử:

Sau hoạt động thương mại điện tử điển hình:

• Tiếp xúc liên hệ (Electronic contacts)

• Thanh tốn điện tử (Electronic Payment)

• Trao đổi liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI)

• Thuyền dung liệu (Content Data Transfer)

• Cửa hàng ảo (Virtual Shop)

- Các kiểu giao dịch thương mại điện tử

Trong thương mại điện tử, giao dịch thương mại thường tiến hành thực thể sau:

 Người – Người (Man - Man);

 Người - Máy tính (Man - Computer),

 Máy tính - Máy tính (Computer – Computer)  Máy - Người (Computer - Man)

- Các mơ hình giao dịch thương mại điện tử

Giữa thực thể doanh nghiệp, khách hàng Chính phủ tồn loại hình giao dịch diện từ sau (hình 3.13):

Hình 3.13: Các loại hình giao dịch thương mại điện tử

 B2C (Business To Customer): Giao dịch thương mại điện tử doanh nghiệp người tiêu dùng

 B2B (Business To Business): Giao dịch thương mại điện tử doanh nghiệp với doanh nghiệp

130  C2G (Customer To Government): Giao dịch thương mại điện tử người tiêu dùng với quan công quyền nhà nước

 G2G (Government To Government): Giao dịch thương mại điện tử hai quan nhà nước với

- Các phương thức thương mại điện tử

Hiện chia dạng thương mại theo góc độ kỹ thuật mạng sử dụng thành phương thức:

Mạng Internet dùng để thực thương mại điện tử doanh nghiệp với khách hàng; Mạng Intranet dùng cho giao dịch điện tử nội tổ chức doanh nghiệp mạng Extranet dùng cho thương mại điện tử tổ chức doanh nghiệp với

3.6.3 Lợi ích thương mại điện tử

Việc ứng dụng CNTT làm thay đổi cách thức sản xuất, tiếp thị, vận chuyển bán hàng hóa dịch vụ Internet cung cấp loạt công nghệ dịch vụ cần thiết để tổ chức kinh doanh giao dịch trực tiếp với theo đường điện tử, bỏ qua khâu trung gian thủ tục không hiệu Internet nhanh chóng trở thành lựa chọn cho thương mại điện tử, cho phép tổ chức kinh doanh liên kết cách dễ dàng với tổ chức cá nhân khác với chi phí thấp Các Web Sites mở cho người 24/24 ngày Với Internet, người ta tạo kênh tiếp thị phân phối Tiến hành giao dịch theo đường điện tử giảm được chi phí thời gian cung cấp hàng hóa số loại hàng hố, đặc biệt mặt hàng kiểu số hóa (ví dụ phần mềm máy tính, phim ảnh, âm nhạc, văn hóa phẩm, ) Doanh số bán hàng qua mạng tăng nhanh

Có thể tóm lược lợi thương mại điện tử thành lợi ích sau: - Dư dật thông tin thương mại {Information Abundance)

- Giá thành sản xuất thấp {Lower Production Cost)

- Thời gian chi phí giao dịch thấp {Lower Transaction Time and Cost) - Doanh thu cao (High Revenue)

- Thắt chặt quan hệ đối tác (Strengthening Partnership)

Sau ví dụ minh họa việc giảm thịi gian chi phí giao dịch nhờ ứng dụng thương mại điện tử

Để gửi tài liệu 40 trang từ New York đến Tokyo: - Qua bưu điện: Mất ngày chi phí $7.4

131 3.6.4 Một số vấn đề liên quan đến thương mại điện tử góc độ quản lý

a, Các yếu tố đảm bảo thành công thương mại điện tử

Kinh doanh mạng Internet tháo bỏ rào cản không gian thời gian Các công ty kinh doanh mạng thực giao dịch 24 ngày, ngày tuần 365 ngày năm, giao dịch với khách hàng từ khắp nơi giới Kinh doanh mạng, tất “gian hàng trực tuyến” bình đẳng, vấn đề đặt cho cơng ty phải tìm phương thức để đem lại hài lịng, tạo tín nhiệm, mối quan hệ với khách hàng Sau số yếu tố đảm bảo thành công TMĐT:

- Sự lựa chọn giá trị hàng hóa: Cần tạo điều kiện cho khách hàng chọn mặt hàng hấp dẫn với giá cạnh tranh, đảm bảo hài lòng cho khách hàng sau bán hàng

- Năng lực phục vụ dịch vụ: Trang Web cần thiết kế cho khách hàng trực tuyến truy cập, mua hàng tốn nhanh chóng dễ dàng

- Hình thức cảm nhận: Trang Web bán hàng cần hấp dẫn với danh mục hàng hóa đa phương tiện

- Quảng cáo khuyến mãi: Cần sử dụng hình thức quảng cáo hướng mục tiêu, khuyến thư điện tử, đưa thông tin chiết khấu giảm giá trang liên kết

- Khả cá nhân hóa tiếp thịvà bán hàng: Cần vận dụng cách tiếp cận cá nhân hóa marketing khách hàng trực tuyến nhằm khích lệ khách hàng trung thành tiếp tục giao dịch với công ty cách giới thiệu sản phẩm chuyên biệt tới khách hàng dựa lịch sử mua hàng khách

- Các mối quan hệ cộng đồng: Cần tạo cộng đồng ảo, gồm có khách hàng, nhà cung cấp, đại diện cơng ty có chung sở thích giao tiếp với mạng, thơng qua diễn đàn điện tử Bằng cách tạo cho khách hàng cảm giác gắn kết trung thành

- Sự an toàn tin cậy: Cần đảm bảo an tồn cho thơng tin liên quan đến thẻ tín dụng giao dịch khách hàng, đáp ứng đơn hàng hạn, theo yêu cầu khách, tăng độ tin cậy khách hàng

b, Một số vấn đề cần quan tâm sử dụng Internet kinh doanh TMĐT

Mặc dù Internet mang lại nhiều hội cho thương mại kinh doanh điện tử, mang đến thử thách cho nhà quản lý, thân cơng nghệ Internet cơng nghệ tương đối

- Kinh doanh mạng Internet - Mơ hình chưa qua kiểm chứng

132 mức sử dụng intranet để giảm chi phí hoạt động nội tổ chức

- Kinh doanh mạng Internet - Những thay đổi cần thiết tiến trình

nghiệp vụ tổ chức

Việc đưa kinh doanh thương mại điện tử vào tổ chức thường địi hỏi đồng hố, ăn nhập phận phòng ban, nhà xưởng, văn phòng đại diện, đại lý bán hàng đòi hỏi mối quan hệ chặt chẽ tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng đối tác kinh doanh khác

- Kinh doanh mạng Internettranh chấp kênh phân phổi

Sử dụng Web cho bán hàng tiếp thị trực tuyến dẫn đến tranh chấp kênh phân phối với kênh phân phối truyền thống tổ chức, đặc biệt sản phẩm mang tính thơng tin (sản phẩm khơng có tính số hố) Bộ phận bán hàng, nhà phân phối e ngại doanh thu họ bị giảm, mà khách hàng quay sang sử dụng kênh phân phối qua Internet chí họ bị thay hồn tồn kênh phân phối Chính nên, việc sử dụng nhiều kênh phân phối khác thông qua việc sử dụng Internet cần lập kế hoạch quản lý thật thận trọng Có thể nói, Internet cần ứng dụng để tạo kênh phân phối với mạnh riêng khơng mà phủ nhận thay toàn kênh phân phối truyền thống khác, thực tế có mặt nhà phân phối đại lí trung gian cần thiết, giúp tổ chức kinh doanh tiếp cận với khách hàng

- Kinh doanh mạng Internet - Rào cản công nghệ

Để mở rộng phạm vi ứng dụng Internet, tổ chức cần mở rộng hệ thống kết nối viễn thông, máy trạm, máy tính có tốc độ cao, thiết bị có khả thực truyền đồ họa cần băng thông rộng máy tính chuyên dụng máy chủ Web Trong điều kiện thiếu thốn đường điện thoại, hạn chế phần cứng phần mềm việc khai thác lợi Internet không khả thi

- Kinh doanh mạng Internet - Những câu hỏi ngỏ liên quan đến pháp lí

Các điều luật thương mại điện tử dường chưa có thời kỳ hình thành biên soạn, cần phải có hệ thống pháp quy, tồ án, thoả thuận quốc tế để giải vấn đề cịn bỏ ngỏ tính pháp lí hiệu lực hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, luật chép tài liệu điện tử Một vấn đề đặt người sử dụng Internet thường rải rác nhiều nước giới, ví dụ sản phẩm bán nước thông qua máy chủ nước khác người mua lại nước khác, luật thương mại điện tử nước áp dụng?

Sau câu hỏi mà nhà quản lý cần cân nhắc muốn ứng dụng công nghệ Internet cho tổ chức mình:

133

• Các tiến trình nghiệp vụ phải thay đổi ứng dụng Internet Intranet cho thương mại kinh doanh điện tử?

• Những kĩ lớp đào tạo cần thiết cho nhân viên để sử dụng công nghệ Internet?

• Tổ chức có đủ điều kiện sờ hạ tầng CNTT băng thông để sử dụng Internet Intranet khơng?

• Khả tích hợp ứng dụng Internet với ứng dụng liệu có sao?

• Làm để mạng intranet tổ chức bảo vệ trước thâm nhập từ bên ngoài? An toàn toán điện tử sử dụng Internet?

• Liệu có đảm bảo thơng tin riêng tư khách hàng tổ chức có giao dịch điện tử không?

3.7 Hệ thống thông tin tự động hóa văn phịng

3.7.1 Giới thiệu chung HTTT tự động hóa văn phịng

HTTT tự động hóa văn phịng (Management Office System) loại hình HTTT liên quan đến mức tổ chức Đó cơng nghệ ứng dụng để tạo văn tài liệu (soạn thảo văn hay chế điện tử), lập lịch trình điện tử hỗ trợ nguồn lực có tổ chức (con người, phương tiện, phòng ốc làm việc), truyền thông tin (thư điện tử, thư thọai, fax hay hội nghị điện tử)

HTTT quản lý văn phòng hệ thống quản lý sở hạ tầng thơng tin tổ chức; có mục đích giúp cơng việc tổ chức thực cách có hiệu lực, có hiệu kiểm sốt

- Tính hiệu lực thể mức độ tuân thủ chấp hành tất yêu cầu đặt cho cơng việc Điều có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn người thừa hành động lực thực công việc dựa nhận thức người thừa hành

- Tính hiệu công việc thể cân đối lợi ích từ cơng việc chi phí cho cơng việc Lợi ích thu từ cơng việc giá trị góp phần làm thỏa mãn mục tiêu hoạch định tổ chức Tính hiệu công việc liên quan đến cách định nghĩa cơng việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên công việc, yêu cầu công việc, kết cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm quyền hạn người thừa hành cách tổ chức phối hợp nguồn lực để tạo kết tối ưu

134

a, Các chức HTTT tự động hóa văn phịng

Với trợ giúp HTTT văn phịng, người ta thực cách hiệu hoạt động văn phòng đặc trưng như: Truyền thông tin; lập lịch; chuẩn bị tài liệu; phân tích trộn liệu; tổng hợp thơng tin; phối hợp hoạt động theo nhóm trợ giúp trình định,

Các chức tập hợp thành nhóm chức sau đây:

- Quản lý kênh thông tin tổ chức

Kênh thông tin tổ chức bao gồm kênh thơng tin hình thức kênh thơng tin phi hình thức liên lạc bên tổ chức tổ chức với môi trường bên ngồi

+ Các kênh thơng tin hình thức tổ chức tạo để giúp cho nhà quản lý có thơng tin đáng tin cậy để định, đồng thời truyền đạt định đến phận thừa hành Kênh thông tin hình thức mang nội dung cơng việc (ban hành định, phân công báo cáo)

+ Các kênh thơng tin phi hình thức thường thiết lập qua hội thảo, hội nghị buổi họp khơng có biên Mục đích kênh thơng tin để giúp người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc Để họp diễn tốt đẹp, hệ thống thơng tin văn phịng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp gửi tài liệu tham khảo trước

- Chức soạn thảo văn chế điện tử

+ Soạn thảo văn (Word processing) ứng dụng HTTT tự động hóa văn phịng, lĩnh vực ứng dụng rộng rãi Soạn thảo văn trình sử dụng máy vi tính phần mềm tương ứng để soạn thảo văn thường dùng hệ thống quản lý, lưu trữ in ấn văn

+ Chế điện tử ứng dụng rộng rãi hệ thống Người ta sử dụng phương tiện để in ấn tài liệu, ấn phẩm, báo cáo cơng trình nghiên cứu,… Quy trình chế điện tử yêu cầu phần cứng phần mềm tối thiểu sau đây: máy vi tính, máy in, máy photocopy,…

- Xác thực thông tin, phát hành phân phối tài liệu

Hầu hết kênh thông tin cần quản lý tổ chức kênh thơng tin hình thức – tài liệu cần phải xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu)

135

- Kiểm soát hiệu lực tài liệu

Thơng tin có thời gian sống (thời gian có giá trị sử dụng, khơng để tham khảo), loại tài liệu mang tính “bị kiểm sốt” (như quy trình, văn thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phịng cần phải quản lý thay đổi nội dung loại tài liệu qua phiên phát hành Nếu tài liệu hết hiệu lực, cần phải thu hồi, đồng thời thơng báo tổ chức để tránh hiểu lầm cho người sử dụng

- Theo dõi kết xử lý công việc

Các kênh thơng tin hình thức thường mang u cầu đến người xử lý Kết xử lý yêu cầu phát sinh yêu cầu khác, cải tiến công việc sửa sai, tạo thành chuỗi cơng việc cần thực để hồn thiện u cầu ban đầu Do đó, việc theo dõi kết thực công việc để giúp người quản lý nhận thức tốc độ xử lý công việc tổ chức để đưa biện pháp phù hợp

- Lưu trữ thông tin, tài liệu

Hầu hết loại thơng tin (hình thức lẫn phi hình thức) có giá trị sử dụng lâu dài tổ chức cần phải lưu trữ vật lưu tin hồ sơ giấy, tập tin, CSDL máy đựợc quản lý theo thời gian sử dụng nội dung thông tin lưu trữ Các phương pháp lưu trữ có nguyên tắc chung phải tìm nội dung thơng tin lưu trữ cách nhanh chóng cần, phương pháp lưu trữ thơng tin phải có phương pháp phục hồi thông tin tương ứng

b, Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT tự động hóa văn phịng

136 Hình 3.14: Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT tự động hóa văn phịng 3.7.2 Các cơng nghệ văn phịng

Các cơng nghệ văn phịng chủ yếu sử dụng để tự động hóa cơng việc văn phịng gồm xử lý văn bản, chụp, xử lý ảnh, thư điện tử thư nói, hội nghị điện tử, vi đồ họa

a, Các hệ thống xử lý văn

Ngày nay, nói đến xử lý văn (Word Processing) nói đến phần mềm soạn thảo văn Phần mềm xử lý văn máy tính, phần mềm thực hiện, yếu tố cấu thành nên hệ thống xử lý tài liệu mà Các nhà thiết kế hệ thống phải quan tâm đến vấn đề nhập tài liệu, lưu trữ tài liệu cung cấp xử lý văn bản, nhân vấn đề phân phối tài liệu

Các chương trình soạn thảo ngày có tính mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ, đồ họa, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thơng, thư điện tử chí chương trình cho phép chuyển đổi tài liệu soạn thảo hệ soạn thảo khác

Gần phần mềm soạn thảo văn cao cấp - gọi phần mềm chế điện tử - kết hợp với máy in chất lượng cao Laser, hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang học nhằm tạo HT xử lý tài liệu cho phép nhập, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình họa trang tài liệu, cách sử dụng máy vi tính Nhiều cơng ty phần mềm soạn thảo văn tìm cách đưa chức

- Văn đến - Tài liệu, thư từ

- Đăng ký phương tiện lại, đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị

- Thông tin giao việc,…

HTTT VĂN PHÒNG

- Văn

- Báo cáo tổng hợp, thống kê - Trả lời yêu cầu

- Lịch công tác - Giấy mời họp,…

CSDL Văn phòng

137 chế điện tử vào SP nhằm trì vị trí cạnh tranh thị trường, soạn thảo văn đồ họa Chế điện tử trở thành công cụ chuẩn mực giành cho việc tạo vào xử lý tài liệu văn văn phòng

b, Các hệ thống chụp, vi đồ họa

- Sao chụp (Reprographics)

Là nhu cầu khơng thể thiếu cơng tác văn phịng Đó q trình tạo nhiều tài liệu, kể tài liệu đầu trình soạn thảo văn hay trình xử lý số liệu Nó bao gồm nhiều thiết bị tiến trình, từ giấy than máy in Laser,

Có nhiều phương pháp sử dụng chụp tài liệu Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp máy in Laser, trường hợp số cần in không nhiều trường hợp cần tạo thư hàng loạt, thư có nội dung gần giống nhau, khác số thông tin liên quan đến số liệu cá nhân Khi này, người ta sử dụng tính trộn thư tín hệ soạn thảo văn để trộn mẫu thư với sở liệu cá nhân kết tạo hàng loạt thư tín cho cá nhân liên quan

Trong trường hợp số lượng in nhiều tốc độ vấn đề cần quan tâm chọn phương pháp sạo chép hay in ấn Chọn công nghệ tuỳ thuộc vào nhiều yếu tô như: tốc độ, chất lượng số lượng in, số lượng trang in tài liệu, chi phí đặc điểm tài liệu cần in (kích cỡ, màu sắc,…)

Thiết bị chụp tỏ ưu việt máy chụp thông minh Các máy chụp thiết bị điều khiển máy tính, có khả truyền thơng với máy tính khác hay máy chụp thơng minh khác Chúng lưu giữ chuyển giao theo kiểu điện tử tài liệu để tạo in Một ứng dụng điển hình máy chụp thông minh trộn mẫu biểu nghiệp vụ, lưu giữ nhớ nó, với liệu nhận từ hệ thống máy tính khác, sau cung cấp theo thức điện từ mẫu biểu hoàn chinh cho hệ thống máy tính khác

- Vi đồ họa

Là trình thu nhỏ văn giấy tờ giấy thành khuôn nhỏ lưu chúng film Kỹ thuật vi đồ họa thường sử dụng để giảm không gian lưu trữ lượng lớn giấy tờ sổ sách có tỷ lệ tìm kiếm thấp

c, Các hệ thống xử lý ảnh

Có hai loại hệ thống xử lý ảnh (Imaging): Hệ thống số hóa hình ảnh hệ thơng

138 thao tác khác hình ảnh Các thiết bị quét - dạng hệ thống số hóa hình ảnh - hay sử dụng chế điện tử để quét hình ảnh vào máy nên thực trộn hình ảnh vào văn

- Fax: Là dạng thiết bị số hóa sử dụng từ lâu Đó thiết bị quét quang học, có tác dụng “biến đổi” văn hình ảnh đồ họa giấy thành xung điện, truyền tải tới thiết bị fax tương thích thơng qua đường điện thoại mạng khác, bản, hệ thống fax hệ thống cung cấp tài liệu điện tử, hệ thống kết hợp công nghệ quét với công nghệ mơ đem

Các thiết bị fax thiết bị số tương tự Thiết bị quét tương tự phải quét truyền toàn tài liệu, kể phần không dùng đến phần trắng tài liệu Để fax trang thiết bị quét tương tự, cần từ đến phút Thiết bị quét số hóa có khả nén tài liệu cần chuyển nên tốc độ nhanh nhiều Các máy fax tốc độ cao truyền trang 20 giây Để tăng hiệu văn phịng, máy fax trang bị chọn tự động nạp giấy tự động nên thực việc nhận gửi fax cách tự động

Các thiết bị fax sử dụng hỗn hợp với hệ thống hội nghị viễn thông để thực chia sẻ tài liệu in Các chụp bảng viết, tài liệu gửi nhanh tới địa điểm tham gia hội nghị, chí có màu

Tuy cần ý rằng, hệ thống fax cung cấp tài liệu hình ảnh - chuỗi chấm đen trang trắng, số chữ cái, mà hình ảnh văn xử lý xử lý văn bản, trừ chúng chuyển đổi trở lại thành số ký tự Đây chức hệ thống nhận dạng ký tự quang học

- Các hệ thống nhận dạng quang học gồm thiết bị phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition) thiết bị phần mềm nhận dạng ký hiệu Thiết bị OCR khơng qt liệu văn mà cịn “hiểu” qt Nó qt văn giấy, chuyển đổi văn thành thông tin số thực lưu trữ chúng đĩa dạng số ký tự Và thông tin lưu đĩa, dùng xử lý liệu văn để hiệu chỉnh tiến hành thao tác xử lý khác

Thiết bị OCR sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn thủ công sang hệ thống điện tử từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác Đối với tổ chức phải xử lý lượng lớn giấy tờ sổ sách đánh máy in máy quét quang học tỏ kinh tế

139 loại bé, đủ quét dịng tài liệu lưu thơng tin qt lên đĩa từ để xử lý xử lý văn máy vi tính

Thiết bị quét quang học thường dùng trường hợp sau:

 Quét liệu kiểu số: Bảng tính hay tài liệu in chứa số khác (cần cho phân tích viên tài chính, kế toán viên hay thư ký)

 Quét tài liệu in đánh máy trước vào máy tính cá nhân: Cần cho nhà nghiên cứu, thư ký hay nhân viên xử lý văn

 Quét ảnh đồ họa: Ví dụ qt biểu tượng cơng ty vào máy tính cá nhân thực hiệu chỉnh ảnh quét phần mềm máy tính (cần cho họa sĩ, kỹ sư thiết kế, kiến trúc sư hay nhà tạo mẫu)

 Quét tài liệu in trước chế điện tử (bao gồm văn

và đồ họa): Sau quét tài liệu kiểu này, tiến hành hiệu chỉnh thông tin quét phần mềm tương ứng (cần cho họa sĩ, nhà nghiên cứu)

 Chuyển Fax: Với card mơ đem, tài liệu giấy quét sau truyền điện tử tới mơ đem máy tính cá nhân khác hay máy Fax khác (phục vụ ứng dụng truyền thông)

 Cơ sở liệu ảnh đồ họa: Các hình ảnh qt lưu vào phân mềm sở liệu, ví dụ ảnh nhân viên lưu giữ liệu khác ghi liệu nhân viên

d, Các hệ thống thư điện tử thư điện thoại

Các hệ thống thư điện tử gồm hệ thống truyền tài liệu, thư điện tử Thư điện thoại truyền văn fax, máy chép thông minh hay thiết bị truyền văn điện tử mạng máy tính Với hệ thống thư điện tử dựa máy tính, người dùng truyền thư tín tới hay tất người sử dụng mạng mà khơng cần đến thư giấy (ví dụ quản trị viên bán hàng thơng báo bảng giá tới hay tất nhân viên bán hàng lúc thư điện tử) Người sử dụng thực truyền thư, xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh xóa thư hay thơng báo mà không cần đến máy in Các hệ thống thư điện tử cho phép truyền thư mà không cần đến hệ thống dịch vụ chuyển thư bưu điện Một ưu điểm thư điện tử tránh tình hay gặp phải sử dụng điện thoại để liên lạc, gọi điện thoại mà máy bị bận hay người gọi khơng có mặt Vậy để đạt mục tiêu thông tin tới đối tượng liên quan mà khơng bị phụ thuộc vào tình trạng điện thoại, cách để lại thư điện tử hộp thư người tốt

140 phần mềm CINDI tổ hợp điện tử Genessis hay Phone Mail tổ hợp Rolm Những hệ thống kiểu giống với hệ thống thư điện tử, khác điểm thay thơng báo dạng văn thông báo dạng âm

e, Các hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử

Hội thảo điện tử cho phép tiến hành hội nghị, mà thành viên tham dự không cần đến chuyến để gặp địa điểm hội nghị truyền thống Có ba kiểu hội nghị điện tử khác nhau: cầu điện thoại, cầu truyền hình cầu máy tính

- Cầu điện thoại: Sử dụng điện thoại để giao tiếp ba người hay nhiều hai địa điểm Tuy khó khăn số người tham gia đông vào cầu điện thoại

- Cầu truyền hình: Cho phép người tham gia gặp trực diện thơng qua cáp truyền hình khơng phải đến địa điểm, tiết kiệm thời gian cơng sức Hình thức hội thảo kết hợp âm hình ảnh vơ tuyến, cho phép hội thảo hai chiều nhóm với

- Cầu máy tính: Là trao đổi theo đường điện tử tài liệu dạng viết dựa vào máy tính địa điểm khác để thảo luận vấn đề Hình thức tương tự thư điện tử, khác chỗ: hệ thống thư điện tử cho phép trao đổi thành viên với một/hay nhiều thành viên khác, cầu máy tính cho phép nhiều thành viên trao đổi, đối thoại với nhiều thành viên khác Nội dung hội thoại gõ vào bàn phím máy tính hiển thị hình

f, Tích hợp cơng nghệ đại vào hệ thống thơng tin văn phịng

Hiện tại, công nghệ chưa ứng dụng cách tích hợp cơng tác văn phịng Việc tích hợp cơng nghệ văn phịng vào hệ thống thơng tin văn phịng hình thành nên khái niệm văn phòng tương lai, dạng văn phòng khơng có có giấy tờ Các tài liệu nhận dạng điện tử, xử lý, lưu giữ, nhân phân phối dạng điện tử

Người ta dự đoán rằng, văn phịng khơng giấy tờ sử dụng mạng để liên kết máy phô tô thông minh, máy quét quang học, máy fax, xử lý văn bản, máy tính, máy in, thiết bị nhớ cơng nghệ văn phịng khác với nhau, với máy chủ tổ chức với mạng diện rộng bên ngồi thơng qua cổng Trong HT vậy, nhu cầu tạo cứng khơng có, tài liệu hiển thị, hiệu chỉnh lưu giữ phương tiện từ tính truyền tải tới nơi HT

141 Một tiền đề quan trọng cho việc phát triển dạng văn phòng tương lai xây dựng LAN WAN yếu tố thơng thường văn phịng Một mạng LAN WAN trở thành bình thường liên kết quan trọng dành cho việc chuyển thông tin theo đường điện tử thực

Khi chưa có văn phịng khơng giấy tờ, việc tích hợp cơng nghệ văn phịng vào hệ thống thơng tin văn phịng quan trọng Sau số kiểu tích hợp cơng nghệ văn phịng:

- Khi máy qt số thiết bị đọc quang học sử dụng để nhập thơng tin vào máy tính có chạy phần mềm chế điện tử, sau thơng tin lại gửi tới máy in Laser để thực phân phối tài liệu nội gửi tới máy fax để thực phân phối khoảng cách xa

- Khi đầu hệ thống chế điện tử tải lên máy chủ, để từ chúng phân phối đến nhân viên liên quan phận tổ chức thơng qua hình thức thư điện tử tới văn phịng giới thơng qua mạng giá trị gia tăng VAN (Value - Added - Network)

- Khi hệ quản trị sở liệu lưu trữ hình ảnh liệu liệu đọc sử dụng hệ soạn thảo văn bản, trộn chúng vào tài liệu

142 CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN

Câu 1: Hãy nêu chức HTTT tài chính?

Câu 2: Hãy trình bày sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT tài chính? Câu 3: Hãy phân loại HTTT tài theo mức quản lý?

Câu 4: Hãy nêu chức HTTT Marketing?

Câu 5: Hãy trình bày sơ đồ luồng liệu vào HTTT Marketing? Câu 6: Hãy nêu chức HTTT sản xuất?

Câu 7: Hãy trình bày sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT sản xuất? Câu 8: Hãy phân loại HTTT sản xuất theo mức quản lý?

Câu 9: Hãy nêu chức HTTT nguồn nhân lực?

Câu 10: Hãy trình bày sơ đồ luồng liệu vào HTTT nguồn nhân lực? Câu 11: Hãy phân loại HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý

Câu 12: Trình bày khái niệm hệ thống quản trị quan hệ khách hàng?

Câu 13: Hãy cho biết ứng dụng thành phần HT quản trị quan hệ khách hàng?

Câu 14: Trình bày ba giai đoạn quản trị quan hệ khách hàng?

Câu 15: Hãy cho biết lợi ích thử thách hệ thống quản trị quan hệ khách hàng?

Câu 16: Trình bày xu phát triển hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp? Câu 17: Hãy cho biết lợi ích thử thách hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp?

Câu 18: Trình bày xu phát triển hệ thống quản trị chuỗi cung cấp? Câu 19: Hãy cho biết lợi ích thử thách hệ thống quản trị chuỗi cung cấp? Câu 20: Trình bày hoạt động thương mại điện tử? Hãy cho biết lợi ích thương mại điện tử?

Câu 21: Trình bày chức HTTT tự động hóa văn phịng Câu 22: Hãy cho biết đầu vào, đầu HTTT tự động hóa văn phịng

Câu 23: Hãy cho biết cơng nghệ văn phòng đại ứng dụng xử lý cơng việc văn phịng

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

143 Hãy tìm hiểu phần mềm Marketing doanh nghiệp ứng dụng

3 Hãy tìm hiểu phần mềm quản trị sản xuất doanh nghiệp ứng dụng nay?

4 Hãy tìm hiểu phần mềm quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp ứng dụng

5 Hãy vào trang https://www.dell.com để tìm hiểu thơng tin mơ hình kéo mà Dell áp dụng nhằm chun biệt hóa sản phẩm theo nhu cầu khách hàng

6 Hãy vào trang https://www.lazada.vn/ để tìm hiểu thơng tin đặc điểm kinh

doanh mơ hình

144 CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC VÀ VẤN ĐỀ AN TOÀN HỆ THỐNG

THƠNG TIN QUẢN LÝ Mục đích chương

Sau học xong chương này, người học cần đạt yêu cầu sau đây:  Nắm mục tiêu chức quản trị nguồn lực thông tin  Biết chức quản trị tổ chức doanh nghiệp

 Nắm rõ vị trí cơng việc liên quan đến quản lý hệ thống thông tin  Hiểu góc độ liên quan đến đầu tư cho CNTT

 Nắm quy trình bước lập kế hoạch dự án công nghệ thông tin tổ chức doanh nghiệp

 Giải thích tầm quan trọng an tồn thơng tin HTTT, đặc biệt thời đại số hóa

 Nhận thức mối nguy tiềm ẩn thông tin HTTT tổ chức cá nhân

 Có hiểu biết cơng nghệ an tồn thơng tin

 Hiểu yêu cầu đặt sách an tồn TT tổ chức  Hiểu tầm quan trọng quản trị liệu điện tử

4.1 Quản trị nguồn lực hệ thống thông tin

4.1.1 Tổng quan quản trị nguồn lực hệ thống thông tin

Từ năm 90 kỷ trước 10 năm kỷ trở lại đây, CNTT (máy tính, viễn thơng tự động hóa văn phịng) quản trị CNTT thay đổi nhiều Trong nhiều ngành, lợi cạnh tranh dựa trực tiếp vào việc khai thác CNTT để thiết kế, tạo cung cấp sản phẩm dịch vụ Nhiều CNTT trở thành phần tích hợp sản phẩm dịch vụ

Vai trò chức quản trị hệ thống thông tin thay đổi từ trợ giúp (bị động) hoạt động tổ chức sang tham gia (chủ động) vào chiến lược tạo mạnh cạnh tranh cho tổ chức Cách tiếp cận với yếu tố cấu thành nguồn lực thông tin, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản trị nguồn lực thông tin đề cập chi tiết phần

145

a.Các khái niệm liên quan đến quản trị nguồn lực thông tin

Thông tin (Information) liệu thu thập xử lý thành dạng thức có ý nghĩa cho người sử dụng Người sử dụng thông tin dùng thông tin để thực nhiệm vụ, để lập kế hoạch, giải vấn đề nảy sinh, định lựa chọn hành động

Nguồn lực (Resources) nguồn tái sử dụng cung cấp để tạo sản phẩm hay dịch vụ Chẳng hạn nguồn nhân lực, nguồn tài chính, ngun vật liệu hay thơng tin Để tối đa hóa hiệu lực hiệu sử dụng thông tin, chúng phải tổ chức xếp cho chia sẻ loại bỏ dư thừa không mong muốn kiểm soát để thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối cách tốt

Quản trị (Management) loạt hoạt động (bao gồm lập kế hoạch, định, tổ chức, dẫn dắt kiểm soát) việc khai thác nguồn lực tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu hiệu lực

Một số mục tiêu quản trị nguồn lực thông tin

Sau số mục tiêu thiết thực cụ thể quản trị nguồn lực thông tin:

 Xác định bất cập trùng lặp thông tin;

 Làm rõ vai trò trách nhiệm người sở hữu người sử dụng TT;

 Tiết kiệm chi phí mua sắm xử lý thơng tin;

 Xác định rõ chi phí/Lợi ích nguồn lực thông tin khác nhau;

 Trợ giúp tích cực cho q trình định với TT có chất lượng

Sau số vấn đề liên quan đến quản trị nguồn lực thông tin nay:

* Nguồn lực thông tin phải quản lý để đáp ứng tốt thách thức môi trường kinh doanh công nghệ

 Mềm dẻo, nhạy bén rút ngắn thời gian phát triển, SX chu kỳ phân phối

 Tái thiết tích hợp chéo quy trình kinh doanh

 Lợi cạnh tranh, chất lượng tổng thể, tập trung quản lý khách hàng

 Nhân viên trí tuệ có văn hóa cơng nghệ

 Thu gọn, nối mạng khuyếch tán công nghệ

 Internet, Intranet Extranet hạ tầng HTTT

 Tính tốn khắp nơi hệ thống hợp tác

 Quy trình phát triển phần mềm có chức tích hợp chéo * Năng lực nhiều hệ thống thông tin quản lý yếu

146 nhiều công ty không thành cơng việc quản lý nguồn lực máy tính dịch vụ thơng tin

Theo điều tra tờ ComputerWorld số nguyên nhân yếu sau:

 Nỗ lực nguồn lực thông tin chưa ưu tiên mức: 16.0%

 Thiếu quan hệ xã hội HTTT: 14.3%

 HTTT chưa hiểu rõ môi trường kinh doanh: 11.5%

 HTTT chưa đạt mức yêu cầu đặt ra: 11.5%

 HTTT chưa xem nguồn lực sống còn: 9.5%

 HTTT chưa đạt mục đích chính: 8.7%

 HTTT chưa có lãnh đạo: 7.8%

Giải pháp nâng cao lực quản trị nguồn lực thông tin câu hỏi không đơn giản Tuy nhiên, theo kinh nghiệm số cơng ty lớn tham gia tích cực cán quản lý người sử dụng cuối nhân tố quan trọng Quản trị nguồn lực thông tin phải xem xét ba cấp:

 Hội đồng điều hành nguồn lực thông tin: lãnh đạo cao cấp phát triển điều phối kế hoạch nguồn lực thông tin dài hạn

 Các nhà quản lý cấp trung gian: giám sát tiến độ dự án HTTT lớn

 Người sử dụng cuối: đạo quản lý thiết bị CNTT đơn vị kinh doanh

và nhóm làm việc, bao hàm việc tham gia phát triển HTTT

Để hiểu rõ ảnh hưởng CNTT tới doanh nghiệp cần xem xét tổ chức tổ chức Kinh tế - Xã hội - Kỹ thuật với yếu tổ cấu thành: Con người, Nhiệm vụ, Công nghệ, Cấu trúc Văn hố

*Quản trị nguồn lực thơng tin cần phải phân cấp hợp lý

Nguồn lực thông tin phải xem nguồn lực doanh nghiệp: Nhân lực, Tài chính, Máy móc thiết bị CNTT Quản trị nguồn lực thông tin cần tổ chức thành khối:

 Quản trị chiến lược: CNTT phải quản trị để tham gia vào việc đạt mục tiêu chiến lược lợi cạnh tranh tổ chức Không nên đơn nâng cao hiệu tác nghiệp trợ giúp định

 Quản trị tác nghiệp: CNTT HTTT phải quản trị cấu trúc tổ chức dựa chức quy trình kinh doanh, cơng nghệ sử dụng qua đơn vị kinh doanh

147

 Quản trị công nghệ: Mọi công nghệ xử lý, lưu trữ, truyền thông liệu thơng tin tồn doanh nghiệp cần phải quản lý hệ thống tích hợp nguồn lực tổ chức

 Quản trị phân tán: Quản trị việc sử dụng CNTT nguồn lực thông tin đơn vị công tác phải coi trách nhiệm nhà quản lý chức cấp bậc họ tổ chức

b. Các chức quản trị nguồn lực thông tin Vấn đề lập kế hoạch CNTT

Một công việc quan trọng quản trị nguồn lực thông tin lập kế hoạch Để lập kế hoạch tốt cho nguồn lực thông tin cần phải hiểu môi trường cạnh tranh Sau số hiểu biết cần thiết để lập kế hoạch CNTT

Những yếu tố quan trọng cho việc lập kế hoạch nguồn lực thông tin

 Sứ mệnh (Mission) tổ chức Đó mục đích nhiệm vụ xã hội cao tổ chức

 Tầm nhìn (Vision) tổ chức Hình ảnh, mục tiêu cụ thể cần đạt tương lai 20 đến 30 năm tổ chức

 Chiến lược (Strategy) Chiến lược mục tiêu chiến lược

 Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan) Kế hoạch kinh doanh vòng đến 10 năm Thường chi tiết so với chiến lược

 Kết phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) tổ chức

 Các yếu tố thành cơng CFS (Critical Factors of Success) Thường có từ năm đến bảy yếu tố bảo đảm cho thành cơng tổ chức

Hình 4.1 cho thấy chức quản trị nguồn TT tổ chức

CNTT thành tố chiến lược cạnh tranh

Trong môi trường cạnh tranh có năm lực lượng cạnh tranh:

 Các doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp: doanh nghiệp, tổ chức sản xuất loại hàng hóa dịch vụ với tổ chức

 Khách hàng với áp lực mặc giá sức mua

 Nhà cung cấp với áp lực mặc giá đầu vào sức cung cấp

 Các doanh nghiệp có sản phẩm thay bổ sung Đây doanh nghiệp sản xuất hàng hóa dịch vụ có giá trị sử dụng thay bổ sung cho sản phẩm doanh nghiệp xem xét

148 Hình 4.1: Sơ đồ liên kết chức quản trị nguồn lực thông tin

Để giảm áp lực cạnh tranh tạo lợi cạnh tranh lập kế hoạch nguồn lực thông tin phải nhằm tới là:

 Giảm giá thành

 Nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ

 Giảm chi phí, thời gian khó khăn thủ tục hành

 Cung cấp nhiều đa dạng thông tin doanh nghiệp hàng hóa doanh nghiệp

 Mở rộng quy mô, phá vỡ rào cản không gian thời gian

 Tăng cường liên kết, liên minh với đối tác

Bảng 4.1 cho thấy số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin Sau số nguyên tắc lập kế hoạch nguồn lực thông tin:

 Lập kế hoạch động (cịn gọi lập kế hoạch liên tục) Kế hoạch nguồn lực thông tin phải tạo khoảng mở để tiếp cận với thay đổi nhanh CNTT tốc độ thay đổi kinh doanh

 Tư hướng doanh nghiệp

 Liên kết CNTT với kế hoạch kinh doanh

149

Loại Mơ tả Mức độ tích hợp

Khơng có kế hoạch (No

Planning)

Khơng có việc thức lập kế hoạch Nguồn lực thông bổ sung, thêm bớt, điều chuyển theo vụ việc

Khơng tích hợp

Lập kế hoạch đơn độc (Standalone)

Cơng ty có kế hoạch kinh doanh, có có kế hoạch HTTT khơng đồng thời

Thường có kế hoạch kinh doanh chi kế hoạch nguồn lực thông tin

Lập kế hoạch phản ứng (Reactive Planning)

Kế hoạch kinh doanh lập trước Kế hoạch nguồn lực thông tin chức lập để phản ứng cho kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh dẫn dắt kế hoạch HTTT

Lập kế hoạch có sự liên kết (linked

Planning)

Kế hoạch kinh doanh lập giao diện với kế hoạch HTTT Nguồn lực thông tin đáp ứng yêu cầu kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh kế hoạch nguồn lực thông tin đan xen

Lập kế hoạch tích hợp (Integrated

Planning)

Lập kế hoạch kinh doanh kế hoạch HTTT diễn đồng thời, tác động qua lại khơng tách biệt Có thể kết kế hoạch kinh doanh bao gồm HTTT

Tích hợp hồn tồn kế hoạch HTTT kế hoạch kinh doanh

Bảng 4.1: Một số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin

c. Mua sắm nguồn lực thông tin

Tạo trì nguồn lực thơng tin doanh nghiệp hoạt động lớn không dễ dàng nhà quản lý Cách 10 năm, nhiều công ty lớn hàng đầu Mỹ đầu tư 5% doanh thu/năm cho việc mua sắm thêm máy tính Nếu tính thêm khoản chi phần mềm, đào tạo nhân lực chi phí khác tổng chi phí cho nguồn lực thơng tin lên đến gần 15% doanh thu/năm Ngay từ năm 2005 số doanh nghiệp khu vực Đông Nam Á đầu tư năm khoảng triệu Đô la Mỹ cho việc mua sắm thiết bị phần cứng tin học

Mua sắm nguồn lực thông tin cho có hiệu vấn đề lớn Sau số việc cần phải làm để thực thi tốt việc mua sắm nói trên:

150 cứng, phần mềm, viễn thơng, cán tài chính,

 Dựa vào kế hoạch nguồn lực thông tin viết đặc tả chức dự báo giá

 Thành lập tổ chọn nhà cung cấp

• Chọn phương thức mua sắm: Chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, đấu thấu cạnh tranh nước, đấu thầu cạnh tranh quốc tế

• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

• Phát hành hồ sơ mời thầu

• Mời thầu chấm thầu

 Thương thảo ký kết hợp đồng cung cấp

 Theo dõi giám sát thực hợp đồng

 Nghiệm thu lý hợp đồng

 Vào sổ thiết bị công ty

Sau số lưu ý mua sắm nguồn lực thông tin:

 Hãy viết yêu cầu mua sắm nguồn lực thông tin dạng dự án (tên dự án, mục đích dự án, nguồn vốn, tổng dự trù kinh phí, thời hạn hoàn thành), liệt kê hoạt động dự án (tên, mục tiêu, công việc thiết bị, giá cả, thời gian )

 Đối với nguồn lực phần cứng cần xác định rõ;

• Yêu cầu nhà cung cấp: Chức kinh doanh, vốn pháp định, lịch sử hình thành phát triển, lực nhân chuyên môn, thiết bị hệ thống bảo trì, danh sách khách hàng loại

• Đặc tả kỹ thuật thiết bị u cầu khác thời hạn bảo trì, tương thích với hệ thống có, độ ổn định (số lần hỏng hóc/năm)

Khi mua sắm nguồn lực phần cứng, cần đặc biệt lưu ý phần mềm hệ thống kèm

 Đối với nguồn lực phần mềm cần xác định rõ:

• Phần mềm trang bị theo hình thức: Mua sẵn thị trường sản phẩm hàng hóa thơng thường, sử dụng phần mềm mã nguồn mở, thuê công ty ngồi thiết kế Nếu th cơng ty ngồi thiết kế gọi tư vấn Mỗi hình thức có quy định riêng luật mua sắm đấu thầu

• Đặc tả phần mềm cơng việc khó tốn nhiều thời gian Cần ý tham gia tích cực người sử dụng để viết đặc tả Đặc tả phần mềm có phần: Đặc tả chức đặc tả phi chức Đặc tả chức chức làm chức kinh doanh, đặc tả phi chức như: Độ an toàn, khả phục hồi, độ lớn liệu, thời gian trả kết quả,

151 khấu hao vật lý, có khấu hao vơ hình Tỷ lệ khấu hao vơ hình cao, khơng có giá trị vớt hay bán lý Nhiều phần mềm bán theo quyền sử dụng theo năm cần phải có thủ tục lý tài sản - phần mềm khác với tài sản vật chất khác

 Đối với nguồn lực liệu thông tin:

• Dữ liệu thơng tin hàng hóa nội dung Có nhiều cấp độ mua: Chỉ xem, tải dạng Text dạng pdf

• Các thơng tin kinh tế có nhiều cách thức mua bán khác 4.1.2 Quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin

Nguồn nhân lực hệ thống thông tin năm yếu tố cấu thành hệ thống thông tin mặt quản lý người ln ln coi yếu tố đảm bảo thành công hệ thống

a, Vai trị vị trí chức hệ thống thơng tin tổ chức

Hình 4.2: Các chức quản trị tổ chức doanh nghiệp

Hiện có năm chức quản trị tổ chức doanh nghiệp là: quản trị tài chính, quản trị nhân lực, quản trị vận hành, quản trị Marketing quản trị HTTT

b, Các nhà lãnh đạo quản lý

Theo quan điểm đại, nhà lãnh đạo quản lý tổ chức (Leader and Manager) xem xét nhân lực thuộc chức HTTT, hình 4.2

152 Hình 4.3: Mơ hình STEP – Strategies for Technology Enablement through People

Theo mơ hình này, nhà lãnh đạo tổ chức cần có lực hiểu biết nhiều yếu tố cấu thành HTTT, từ tích hợp hoạt động HTTT vào hoạt động chung tổ chức phục vụ cho việc đạt mục tiêu tổ chức cách tối ưu Việc phân công, phân nhiệm cần phải dựa vào cách đánh giá ba chiều

c, Cán nhân viên phận quản lý hệ thống thông tin

Trong doanh nghiệp lớn đại, phận quản lý (IS Department People) thành lập tổ chức riêng trực thuộc Ban lãnh đạo doanh nghiệp Lịch sử hình thành phát triển phận quản lý HTTT trải qua giai đoạn điển hình sau đây:

 Từ 1950 - 1965: Bộ phận tính tốn kế tốn điện thuộc phịng Kế tốn

 Từ 1965 - 1977: Trung tâm xử lý liệu, phịng Điện Tốn, trung tâm máy tính  Từ 1978 - 1990: Trung tâm Tin học, trung tâm CNTT

 Từ 1990 - nay: Trung tâm HTTT, phòng HTTT

Tuỳ theo thời gian cấu trúc phận HTTT mà có chức danh, chức vụ vai trò cán chuyên viên HTTT Sau mô tả cấu trúc phận HTTT đại chức danh nhân tương ứng

153 Hình 4.4: Sơ đồ tổ chức phận chức quản trị HTTT

 Ban lãnh đạo phận HTTT: Có lãnh đạo cao tổ chức tham gia với chức danh Giám đốc thơng tin (CIO), hay cịn gọi Giám đốcCNTT

 Bộ phận hành  Giám đốc HTTT

Các phận trực thuộc gồm phận Phát triển Bảo trì hệ thống, Dịch vụ, Vận hành Kế hoạch

Các phận nhỏ gồm có Phân tích thiết kế hệ thống, Lập trình, Trung tâm thơng tin, Tư vấn,…

Tên chức danh trách nhiệm cán quản lý HTTT

Sau chức danh trách nhiệm cán quản lý HTTT

 Giám đốc thông tin/CNTT (CIO): Nhà quản lý HTTT cấp cao nhất, có trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược sử dụng HTTT toàn tổ chức

 Giám đốc HTTT (IS Director): Có trách nhiệm quản lý HTTT toàn tổ chức quản lý vận hành hàng ngày

 Quản trị tài khoản (Account Executive): Quản trị mức tác nghiệp hàng ngày tất mặt HTTT phận chuyên biệt, nhà máy, chức kinh doanh đơn vị sản xuất

 Quản lý Trung tâm thông tin (Information Center Manager): Quản lý dịch vụ thông tin mạng, huấn luyện tư vấn

 Quản lý phát triển (Development Manager): Quản trị điều phối tất dự án HTTT

 Quản trị dự án (Project Manager): Quản trị dự án HTTT cụ thể

 Quản trị bảo trì (Maintenance Manager): Quản trị điều phối dự án bảo trì HTTT

154

 Quản trị kế hoạch HTTT (IS Planning Manager): Chịu trách nhiệm phát triển kiến trúc mạng, phần cứng, phần mềm cho toàn tổ chức Lập kế hoạch phát triển thay đổi hệ thống

 Quản trị vận hành (Operations Manager): Chịu trách nhiệm theo dõi kiểm soát hoạt động tác nghiệp hàng ngày trung tâm liệu trung tâm máy tính

 Quản trị lập trình (Programming Manager): Điều phối cơng việc liên quan tới lập trình ứng dụng

 Quản trị lập trình hệ thống (Systems programming Manager): Điều phối việc trợ giúp bảo hành toàn hệ thống phần mềm (Hệ điều hành), tiện ích, ngơn ngữ lập trình, cơng cụ phát triển,…)

 Quản trị công nghệ (Manager of Emerging Technologies): Dự báo xu hướng công nghệ, đánh giá thử nghiệm công nghệ

 Quản trị viễn thông (Telecommunications Manager): Chịu trách nhiệm điều phối quản lý mạng liệu mạng tiếng nói

 Quản trị mạng Network Manager: Quản trị công việc liên quan tới mạng toàn tổ chức

 Quản trị sở liệu (Database Administrator): Quản trị sở liệu việc sử dụng hệ quản trị sở liệu

 Quản trị an ninh máy tính (Auditing or Computer Security Manager): Chịu trách nhiệm quản trị việc sử dụng hợp pháp đạo đức HTTT tổ chức

 Quản trị bảo đảm chất lượng Quality Assurance Manager: Chịu trách nhiệm giám sát phát triển chuẩn thủ tục để đảm bảo HTTT tổ chức hoạt động xác có chất lượng

 Quản trị trang Web (WebMaster): Quản trị Website hay cổng TT tổ chức

o Tên chức danh chuyên viên hệ thống thơng tin

 Phân tích viên (System Analyst): Phân tích thiết kế hệ thống Thành viên dự án Tham gia soạn thảo bảo vệ dự án

 Lập trình viên (Programmer): Lập trình phần mềm ứng dụng cho hệ thống Tham gia thử nghiệm hệ thống bảo trì phần mềm

 Chuyên gia viễn thông (Telecommunication Specialist): Làm công việc liên quan tới viễn thông theo dõi lắp đặt thiết bị, tìm đánh giá nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, theo dõi tốc độ truy nhập độ sẵn sàng bịch vụ viễn thơng, tốn phí viễn thơng,…

155

 Thao tác viên hệ thống (System Operator): Vận hành hoạt động HTTT Tham gia thử nghiệm hệ thống

 Kỹ thuật viên (Technician): Lắp đặt phần cứng mạng máy tính Bảo dưỡng thiết bị Cài đặt phần mềm Theo dõi HT điện nguồn Chỉnh sửa thiết bị đầu

 Nhân viên phân phát đầu (Output Distributor): Tổ chức thực việc phân phát sản phẩm đầu HTTT

 Chuyên viên huấn luyện (Trainner): Thực hoạt động đào tạo, bồi dưỡng huấn luyện quản trị, khai thác hệ thống thông tin

 Chuyên viên đồ họa (Graphics Specialist): Có kiến thức hội họa, kỹ sử dụng CNTT thiết kế sản phẩm đồ họa phục vụ cho hệ thống giao diện, sản phẩm đầu hệ thống thông tin

Yêu cầu lực chuyên môn chuyên viên

* Kỹ hiểu biết kỹ thuật

 Phần cứng (máy tính, mạng, thiết bị ngoại vi, công nghệ sở I platform )  Phần mềm (hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, tiện ích, trình điều khiển )  Kỹ thuật mạng (hệ điều hành mạng, cáp mạng, cạc mạng, chuyển mạch, LAN, WAN, Internet .)

* Kỹ hiểu biết quản trị kinh doanh

 Quản trị kinh doanh (quy trình kinh doanh, chức quản trị doanh nghiệp, tích hợp chức năng, cơng nghiệp )

 Quản trị học (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, quản trị người, quản trị dự án, )

 Xã hội (quan hệ xã hội, giao tiếp, động nhóm, sách, ) * Kỹ hiểu biết hệ thống

 Tích hợp hệ thống (Phương pháp tiếp cận hệ thống, kết nối, tương thích, tích hợp hệ thống con)

 Các phương pháp phát triển hệ thống (Nguyên mẫu, RAD, vịng địi phát triển hệ thống SDLC, phân tích hướng đối tượng, phân tích hướng kiện, phương pháp biểu diễn giải thuật, )

 Tư thách thức (thách thức khác biệt giả thuyết ý tưởng người người khác, tranh chấp lợi ích, )

 Giải vấn đề (thu thập tổng hợp thông tin, xác định vấn đề, mô tả giải pháp, so sánh lựa chọn)

Tương lai nghề nghiệp chuyên viên hệ thống thông tin

156

Chức danh nghề nghiệp Tốc độ tăng

(%) Phân tích viên mạng truyền thơng (Network /Communications

Analysts)

53% Phân tích viên ứng dụng kỹ sư lập trình (Software Engineers

/Application Analysts)

47%

Quản trị viên CSDL (Database Administrators 29%

Quản trị viên mạng hệ thống (Network /Systems Adminisừators 27% Phân tích viên hệ thống máy tính Computer Systems Analysts 29% Phân tích thiết kế ứng dụng (Application Analysts Designers 62%

Phân tích viên hệ thống Systems Analysts 29%

Phân tích quản trị Management Analysts 22%

Bảng 4.2: Tốc độ tăng trưởng nghề nghiệp HTTT (2006 đến 2016)

(Nguồn: US Department Labor)

Chức danh nghề nghiệp

Mức lương (nghìn USD/năm) Thiết kế giao diện nội dung trang WEB (Web Content /Interface

Designer) 56

Phân tích thiết kế HTTT kinh doanh (Business Systems Analyst

/Designer) 59

Kiểm toán HTTT (Information Systems Auditor) 64

Kiến trúc sở liệu (Database Architect) 63

Phân tích viên hệ thống ứng dụng (Application Systems Analyst) 64 Phân tích viên hệ thống quản trị toàn diện/tổng hợp (ERP Analyst) 87 Quản trị viên sở liệu (Database Adminisuator) 100

Bảng 4.3: Mức lương trung bình số chức danh nghề nghiệp HTTT

157

• Người sử dụng cuối

Người dùng cuối hay người dùng tuý (end users) người sử dụng máy tính trình ứng dụng quan hay nhà để hoàn thành nhiệm vụ tạo kết Người sử dụng cuối bao gồm người sử dụng sản phẩm đầu HTTT sử dụng ứng dụng HTTT để thực nhiệm vụ chức nghề nghiệp mình, ví dụ kế tốn viên sử dụng hệ kế toán máy, nhân viên quản lý kho sử dụng hệ quản lý kho, nhân viên Marketing sử dụng hệ thống thông tin Marketing,…

Lao động “cổ cồn trắng” coi người sử dụng cuối quan trọng HTTT Nhân viên văn phòng xem người sử dụng cuối có thời lượng sử dụng HTTT nhiều tổ chức Biểu đồ hình 4.5 cho biết tỷ lệ sử dụng loại phần mềm văn phòng

Vai trò người sử dụng HTTT đóng vai trị ngày lớn việc bảo đảm thành công hiệu HTTT tổ chức Người sử dụng phải tham gia vào q trình phân tích thiết kế thử nghiệm hệ thống thông tin Người sử dụng phải đào tạo huấn luyện đầy đủ hệ thống lần bảo trì nâng cấp hệ thống

Hình 4.5: Tỷ lệ % thời lượng trung bình nhân viên sử dụng phần mềm văn phòng

4.1.3 Đầu tư cho công nghệ thông tin doanh nghiệp

Công nghệ thông tin đóng vai trị trọng yếu nguồn lực thơng tin doanh nghiệp đại Nguồn lực CNTT sử dụng hoạt động tác nghiệp hoạt động quản lý Câu hỏi đặt cho nhà quản trị doanh nghiệp Đầu tư CNTT vào đâu? Đầu tư cho CNTT đủ? Và xem xét đánh giá dự án đầu tư CNTT doanh nghiệp nào? Là câu hỏi lớn khơng dễ dàng trả lời Mục trình

% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

158 bày số quan điểm quy trình để nhà lãnh đạo doanh nghiệp ứng dụng việc định đầu tư CNTT doanh nghiệp

a, Đánh giá hiệu đầu tư cho công nghệ thông tin

Hiệu đầu tư cho CNTT xem xét sở phân tích lợi ích chi phí Nguồn lực doanh nghiệp có hạn phải xếp dự án thẹo thứ tự ưu tiên Làm so sánh dự án CNTT với dự án khác tổ chức? Với sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược định, lãnh đạo doanh nghiệp phải định lựa chọn dự án đầu tư từ nhiều dự án đề xuất đa dạng khác biệt Chẳng hạn đầu tư tuyển thêm nhân viên Marketing mới; đầu tư thiết kế sản phẩm mới, đầu tư hệ thống nhà xưởng, đầu tư nâng cao tay nghề cơng nhân, cần phải có cách thức chung để so sánh dự án đầu tư khác loại với Tiêu chí để xếp thứ tự ưu tiên dựa vào kết phân tích Giá trị Chi phí (theo nghĩa rộng từ này) dự án

Xem xét để đầu tư CNTT trước thường dựa vào kết phân tích chi phí/lợi ích (CBA - Cost/Benefit Analysis) tính tiền Ví dụ để định đầu tư hệ thống tính lương, người ta tính khoản chi phí (phần cứng, phần mềm, huấn luyện nhân viên, ) lợi ích thu (thời gian tiết kiệm được, giảm chi phí lao động tính lương, giảm sai sót, ) Bằng cách này, nhà quản lý xem xét đầu tư cho dự án ứng dụng CNTT với dự án khác dựa vào hiệu kinh tế việc đầu tư

Tuy nhiên ngày CNTT phát triển tinh vi phức tạp, khó tính chi phí lợi ích theo nghĩa kế tốn Ví dụ: Đầu tư Hạ tầng mạng, đầu tư kho sở liệu dùng chung, hay trang bị hệ thống Teleconferencing, Việc quy lợi ích kinh tế (đo tiền) khó làm Do cần phải chuyển sang phân tích giá trị (Value) chi phí theo khái niệm mở rộng

Giá trị đầu tư CNTT bao gồm:

 Thu hồi vốn từ đầu tư (Return on Investment)  Đạt chiến lược phát triển tổ chức

 Tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp  Cung cấp thông tin cho quản lý

 Hạ tầng thông tin

Chi phí đầu tư CNTT bao gồm

 Chi phí cho yếu tố phần cứng, phần mềm, sở liệu, truyền thông  Chi phí đào tạo huấn luyện, bảo hiểm

 Chi phí thay đổi quy trình kinh doanh, thay đổi tổ chức  Chi phí rủi ro

 Chi phí sử dụng không gian, điện nước,

159 Không bắt buộc phải dùng tiền làm thước đo đánh giá Với cách phân tích Giá trị chi phí trên, người ta đưa dự án khác doanh nghiệp chung mặt đánh giá Đây cách mà nhà quản lý dùng để biện minh cho việc lựa chọn dự án đầu tư doanh nghiệp có đầu tư CNTT

b, Đầu tư cho công nghệ thông tin với vấn đề nâng cao hiệu suất quy trình kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp có nhiều dịng kinh doanh (line of Business) sản phẩm A, dòng kinh doanh dịch vụ B, Mỗi dịng kinh doanh có chuỗi giá trị Doanh nghiệp cần đưa khái niệm giá trị cho chuỗi, từ tìm cách ứng dụng CNTT làm gia tăng giá trị hoạt động thuộc chuỗi giá trị Dòng kinh doanh sản phẩm xem xét khả đầu tư ứng dụng CNTT làm gia, tăng giá trị chuỗi giá trị tiêu biểu hình 4.6

Hình 4.6: Ứng dụng công nghệ thông tin tăng cường lực chuỗi giá trị

c, Vấn đề đảm bảo tính bền vững cho dự án cơng nghệ thông tin doanh nghiệp

160 Khi xem xét dự án CNTT phải thực từ góc nhìn: Quy trình kinh doanh khía cạnh bền vững CNTT (hình 4.7) Đối với quy trình kinh doanh cần phân tích chi phí lợi ích để trả lời câu hỏi đầu tư CNTT có xác đáng hay khơng Đối với tính bền vững dự án CNTT phải xác định đựơc chi phí bỏ phần bù lại chuyển từ kết kinh doanh sang Trên sở xem xem chi phí bỏ phần bù để biết đầu tư có bền vững hay khơng

Hình 4.7: Phân tích chi phí lợi ích ứng dụng công nghệ thông tin

d, Phân cấp dự án công nghệ thông tin

Các dự án CNTT doanh nghiệp nên chia thành cấp để dễ quản lý thực hiện:

Cấp mức chức năng: Đầu tư cho xử lý thông tin, tính tốn nâng cao hiệu suất thực chức nhiệm vụ cán bộ, nhân viên doanh nghiệp Máy tính cá nhân nối mạng Internet, phần mềm tin học văn phòng, phân mềm phân tích liệu số, phần mềm thiết kế sản phẩm, lập kế hoạch, danh mục thiết bị CNTT cần đầu tư người sử dụng cuối doanh nghiệp

Cấp đơn vị chức liên đơn vị chức năng: Đầu tư cho hệ thống thơng tin quản lý Tài chính, quản lý khách hàng, quản lý nhân lực,

161

Cấp tồn doanh nghiệp: Đó dự án đầu tư cấp doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP), Hạ tầng CNTT truyền thông, Kiến trúc thông tin quản lý cấp doanh nghiệp Đầu tư hạ tầng CNTT để đảm bảo cho đầu tư ứng dụng CNTT thực thực có hiệu

Các dự án đầu tư hạ tầng CNTT phải xem xét mức với dự án đầu tư hạ tầng khác doanh nghiệp Ba hạ tầng vững hệ thống kinh tế xã hội là: Vật chất (nhà cửa, đường xá, ), lượng (điện, nhiên liệu, ) thông tin (CNTT truyền thông, hệ thống văn pháp quy, ) - hình 4.8

Hình 4.8: Ba cấp đầu tư hệ thống kinh tế xã hội

Lộ trình đề xuất dự án đầu tư CNTT mơ tả sơ đồ hình 4.9

Hình 4.9: Quy trình bước lập kế hoạch dự án công nghệ thông tin tổ chức doanh nghiệp

Vì vậy, lãnh đạo CNTT doanh nghiệp cần phải tham gia họp chiến lược phát triển doanh nghiệp Họ cần biết rõ Sứ mạng, Tầm nhìn, Chiến

Quy trình kinh doanh

Ứng dụng CNTT

Hạ tầng CNTT Truyền thông

Mục tiêu doanh nghiệp

Mục tiêu công nghệ thông tin

Nhiệm vụ công nghệ thông tin

162 lược, Kế hoạch chiến lược, Kết phân tích SWOT yếu tố đảm bảo thành cơng doanh nghiệp (CSFs) ràng buộc tài chính, nhân lực, sở hạ tầng, Đối với quy trình kinh doanh cần phân tích chi phí lợi ích để trả lời câu hỏi đầu tư CNTT có xác đáng hay khơng

e, Vấn đề đầu tư nguồn nhân lực công nghệ thông tin

Sự thành công đầu tư CNTT doanh nghiệp tổ chức khác thống khẳng định vai trò số thuộc người, thứ đến tài đứng thứ kỹ thuật Vì đầu tư cho CNTT phải xác định rõ tầm quan trọng việc đầu tư cho người Mỗi cán bộ, nhân viên, chuyên viên doanh nghiệp cần phải xem xét theo loại lực mức kỹ (hình 4.10)

Hình 4.10: Sáu mức độ hiểu biết

Năng lực cán (Staffingg) lực xử lý mối quan hệ xã hội người tổ chức, trường đại quan hệ cấp cấp dưới, quan hệ với đồng nghiệp, quan hệ với sinh viên, Trong lý lịch nhân viên chưa có mục ghi chưa có phương thức đo mà nằm phần nhận xét cán

Năng lực chuyên môn (Business Processp) thể lực công tác chuyên môn làm quản lý, làm giảng viên, trưởng khoa Thường thể qua học hàm, học vỵ, trình độ chun mơn, kinh nghiệm, đề tài, kết học tập nâng cao chuyên môn,

Năng lực CNTT (Technologyt) lực kỹ CNTT Trong hồ sơ nhân viên thể qua chứng kết thi tuyển nhân viên môn Tin học Năng lực phải thể qua tham số (S,P,T) cho nhân viên DN đại

Đối với trình độ lực CNTT cần phải thể mức độ sau đây:  Biết: Đã nghe thấy hay nhìn thấy,

163  Phân tích: Chia nhỏ thành phận nhỏ hơn, xác định vai trị, vị trí mối liên hệ chúng với phục vụ cho mục tiêu chung hay chức chung

 Tổng hợp: Tích hợp phận thành tổng thể theo mục tiêu Lắp ghép tạo

 Đánh giá: Xem xét giá trị CNTT hay ứng dụng CNTT mục tiêu cho Xếp trật tự ưu tiên ác dự án CNTT mục tiêu phát triển doanh nghiệp

Đầu tư nhân lực CNTT không đầu tư cho chuyên viên CNTT mà toàn nhân viên với tinh thần nhân viên nhà doanh nghiệp cần có lực CNTT Tuy nhiên cần chia làm loại: Cán lãnh đạo có lực CNTT, Chuyên viên CNTT nhân viên có lực CNTT

 Đầu tư tăng cường lực CNTT cho chuyên viên CNTT:

 Tập trung đầu tư Nhân lực lập trình để đảm bảo vài năm tới thiết kế làm chủ hệ thống thông tin ứng dụng doanh nghiệp, doanh nghiệp đầu ngành Đối với chuyên viên HTTT cần tạo cho họ có điều kiện thực động lực làm việc bậc cao công nhận, tự nâng cao lực, an toàn xã hội

 Đầu tư nâng cao lực đánh giá cán bơ lãnh đạo quản lý

 Có phương pháp kỹ đánh giá giá trị chi phí cho CNTT

 Doanh nghiệp Đầu tư có khả đánh giá dự án CNTT tốt với doanh nghiệp (đối với đơn vị)

 Đầu tư cán bộ, nhân viên

Sử dụng thiết bị phần mềm CNTT thành thạo CNTT phát triển nhanh đổi liên tục Theo định luật More (More’s law) 18 tháng cơng suất máy tính, dung lượng nhớ/diện tích, tính phần mềm, tăng gấp đơi Điều yêu cầu sau 18 tháng phải thực việc nâng cấp trình độ kỹ lần cho cán bộ, nhân viên Việc doanh nghiệp Việt Nam chưa làm, ví dụ phần mềm văn phịng có Office 2010, 2013 nhân viên nhiều doanh nghiệp sử dụng Office 2003, 2007

4.2 Vấn đề an toàn hệ thống thông tin quản lý 4.2.1 Tầm quan trọng an tồn thơng tin

164 So với liệu lưu trữ phương tiện truyền thống giấy tờ sổ sách liệu điện tử có nguy bị phá huỷ sử dụng sai mục đích nhiều Đối với tổ chức mà hoạt động nghiệp vụ phụ thuộc nhiều vào hệ thống dựa máy tính, ví dụ ngân hàng việc hệ thống thơng tin trục trặc không làm việc hoạt động không yêu cầu đề gây thiệt hại lớn kinh tế

Sau vài số thực tiễn an tồn thơng tin giới:

- Những kẻ công mạng xâm nhập vào hệ thống Equifax, ba quan tín dụng lớn Mỹ, hồi tháng 7.2017 lấy cắp liệu cá nhân 145 triệu người Đây coi vụ công mạng nghiêm trọng thời đại tất liệu thơng tin cá nhân quan trọng, bao gồm số An sinh Xã hội Hậu việc cịn kéo dài nhiều năm

- Verizon, cơng ty mẹ Yahoo, hồi tháng 10.2017 thừa nhận tất tỉ tài khoản người dùng bị hack vụ công mạng tiếng nhắm vào phạm vi liệu Yahoo năm 2013 Tháng 11.2016 Yahoo công bố vụ công mạng ảnh hưởng đến tỉ tài khoản Tuy nhiên, với hỗ trợ điều tra chuyên gia giám sát bên ngồi thơng tin thu thập Cập nhật Bảo mật Tài khoản Yahoo cho thấy phạm vi liệu bị đánh cắp lan sang toàn số tài khoản người dùng

- Hơn gigabyte liệu khoảng 198 triệu cử tri Mỹ, bao gồm ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại quan điểm trị, bị lộ thơng qua hệ thống điện tốn đám mây công khai Amazon Đây coi vụ rị rỉ thơng tin lớn lịch sử liệu bầu cử Mỹ Được biết, nguyên nhân công ty marketing ủy ban quốc gia đảng Cộng hịa vơ tình định sai cấu hình cấu hình bảo mật đám mây Amazon Song, vụ việc làm dấy lên nhiều mối lo ngại cho ngày có nhiều thơng tin cá nhân quan trọng dễ dàng bị sử dụng cho mục đích bất - Tháng 6.2017, hàng loạt doanh nghiệp Ukraine báo cáo bị loại mã độc có tên NotPetya cơng Mã độc sau lan sang doanh nghiệp lớn toàn cầu bao gồm FedEx, tập đoàn dầu khí khổng lồ Nga Rosneft hãng vận tải Đan Mạch Maersk Trong tháng 9.2017, FedEx ước tính thiệt hại gây công lên tới 300 triệu USD

Số vụ công HTTT ngày tăng Xu hướng công HTTT ngày tinh vi phức tạp Cụ thể:

- Mức độ tự động hóa độ phức tạp vụ công ngày cao - Tốc độ phát lỗ hổng ngày cao

- Mối đe doạ từ nơi

165 Vậy nên, tổ chức phải ý thức rõ tầm quan trọng việc bảo vệ hệ thống thông tin phải xây dựng chiến lược bảo mật an tồn thơng tin cho HTTT tổ chức

Trước kia, việc sử dụng mật khẩu, quy tắc tường lửa, mã hóa số công nghệ bảo mật khác đủ để giải phần lớn vấn đề liên quan đến an tồn thơng tin Tuy nhiên, biện pháp tỏ không hiệu trường hợp hệ thống bị cơng từ bên trong, nhân viên nhân viên cũ tổ chức Thực tế cho thấy, thủ phạm chủ yếu vấn đề lộ bí mật kinh doanh, bị đánh cấp quyền hay thành nghiên cứu tổ chức lại nhân viên tổ chức, người có quyền truy cập đến thông tin mà họ đánh cắp

Ngày nay, vấn đề bảo mật an toàn thơng tin phải có đảm bảo pháp luật, theo việc khơng tn thủ điều luật phải trả giá nhiều hình thức với mức độ khác nhau: từ án phạt dân đến án phạt hình

4.2.2 Những nguy tiềm ẩn hệ thống thơng tin

Có thể chia mối nguy tiềm ẩn nguồn lực thông tin tổ chức thành hai loại: Loại khơng có chủ định loại có chủ định Lỗi người trình thiết kế, lập trình, thử nghiệm hay thu thập nhập liệu, thiên tai (động đất, lũ lụt, hay hỏa hoạn), hay lỗi thân hệ thống máy tính loại nguy khơng có chủ định Bị đánh cắp liệu thiết bị, chương trình, bị phá họai nguồn lực máy tính làm lây nhiễm virus, nguy có chủ định

a, Tội phạm điện tử tội phạm Internet

Tội phạm điện tử (E-Crimes) dạng tội phạm có sử dụng máy tính phương tiện điện tử trình thực tội phạm Tội phạm Internet (Cybercrimes) loại hình tội phạm có sử dụng máy tính mạng, đặc biệt mạng Internet để thực hành vi công nguồn lực HTTT

Với phát triển mạng Internet phổ dụng ứng dụng mạng, loại hình tội phạm Internet thực vấn đề nóng bỏng, không gây thiệt hại công nghệ, vật chất mà cịn vấn đề uy tín, tính riêng tư hàng loạt vấn đề nhạy cảm khác Có hai loại tội phạm Internet: Hacker (Hacker mũ trắng) Cracker (Hacker mũ đen) Trong Hacker dùng để đối tượng bên thâm nhập vào HTTT tổ chức để tìm điểm yếu hệ thống, Cracker Hacker nguy hiểm, chủ ý thâm nhập hệ thống để phá hoại thực hành vi vi phạm pháp luật để trục lợi

Để thực loại hình tội phạm, Cracker tạo quan hệ với nhân tổ chức nhằm có thơng tin nhạy cảm hay quyền truy cập bất hợp pháp đến nguồn lực thông tin tổ chức (gọi social engineering)

166 - Dùng chương trình Virus thâm nhập làm hỏng liệu, làm tê liệt hoạt động hệ thống

- Dùng chương trình Trojan Horse spyware ăn cắp thông tin, cài đặt cổng hậu - Đánh cắp mật khẩu, giả mạo để truy nhập thông tin

- Xâm nhập qua mạng để phá họai hệ thống, lấy cắp hay sửa đổi thông tin

- Nghe trộm thông tin truyền qua mạng làm thơng tin bị rị rỉ sai lệch ảnh hưởng đến giao dịch kinh doanh, cung cấp thông tin giả mạo

- Sửa đổi nội dung trang Web gây sai lệch thơng tin, uy tín với khách hàng thiệt hại cho tổ chức

- Thông tin bị bán cho đối thủ chí bị phá huỷ người dùng bên tổ chức

Trên thực tế, tội phạm điện tử đa dạng ngày xuất nhiều loại Tuy nhiên, có hai loại hình tội phạm điện tử chủ yếu là:

- Tội phạm cơng liệu: Nhập liệu khơng xác vào máy tính, làm sai lệch liệu, xóa hay sửa liệu thời (thường người bên tổ chức thực hiện)

- Tội phạm cơng chương trình: Dùng kỹ thuật lập trình để thay đổi chương trình máy tính cách trực tiếp gián tiếp (chương trình virus với khả “tự dính” “tự lây” sang chương trình khác mà chủ nhân chúng không ý thức lây nhiễm đó, chương trình bị lây nhiễm kích hoạt sử dụng gây hại đến chương trình nguồn lực liên quan khác)

b, Các cơng nghệ an tồn thơng tin

Để đối phó với loại hình tội phạm điện tử, hàng loạt cơng nghệ an tồn thơng tin đưa vào thực tế sử dụng Sau số công nghệ bản:

- Tường lửa máy chủ Proxy (Firewall and Proxy Servers); - Mã hóa mạng riêng ảo (Encryption and VPNs);

- Xác thực định danh hệ thống quản trị truy cấp (Identity and Access Management Systems - IAM);

- Công cụ lọc nội dung (Content-Filtering Tools);

- Công cụ kiểm tra thâm nhập (Penetration-Testing Tools)

c, Vấn đề bảo vệ người dùng Internet trước nguy tội phạm điện tử

Sau số biện pháp khuyến cáo cho người sử dụng Internet việc tự bảo vệ trước tội phạm điện tử mối đe dọa liên quan đến an ninh máy tính:

167 - Không cho phép trang bán hàng trực tuyến lưu giữ thơng tin thẻ tín dụng để toán lần sau

- Sử dụng mật khó đốn định, gồm số ký tự nên đổi mật định kỳ cần thiết

- Hãy sử dụng mật khác cho trang Web ứng dụng khác nhau, nhằm tránh bị hacker đoán định, phá mật

- Sử dụng trình duyệt Web, phần mềm thư điện tử chương trình cập nhật

- Chỉ gửi số thẻ tín dụng cho trang thông tin tin cậy

- Sử dụng chương trình để kiểm sốt cookies gửi thông tin cá nhân cho trang Web mà cá nhân giao dịch

- Sử dụng phần mềm tường lửa để kiểm soát luồng - máy tính mạng Internet

- Chỉ mở thư điện tử biết rõ nguồn gốc thư 4.2.3 An tồn thơng tin kỷ ngun số

a, Quản trị rủi ro thông tin

An tồn thơng tin bắt đầu quản trị rủi ro Q trình quản trị rủi ro thơng tin tổ chức bao gồm bước sau đây:

- Bước thứ nhất, nhà quản lý phải xác định tài sản thông tin quan trọng tổ chức giá trị thông tin Trong bước này, vấn đề quan trọng phải vận dụng cách tiếp cận có hệ thống để khơng bỏ sót tài sản thơng tin có giá trị cần xác định rõ tiến trình nghiệp vụ phụ thuộc vào HTTT cụ thể

- Bước thứ hai, nhà quản lý cần xác định mức độ nhạy cảm tài sản thông tin đối vói hoạt động tổ chức, cụ thể tổ chức trì hoạt động khơng có tài sản thơng tin cụ thể (một giờ, nửa ngày, ngày, hai ngày, tuần hay tháng)

- Bước thứ ba, trưởng phận chủ nhân tài sản thông tin cần phát triển thực thi thủ tục an tồn thơng tin để bảo vệ tài sản thông tin xác định bước Ở cần có dự kiến phân bổ hai phương diện: tài nguồn nhân lực để thực thi thủ tục an tồn thơng tin

Để giảm nhẹ rủi ro, tổ chức sử dụng chiến lược sau đây:

- Chấp nhận rủi ro: Chấp nhận rủi ro tiềm năng, tiếp tục hoạt động nghiệp vụ mà không dùng biện pháp bảo vệ nào, chấp nhận thiệt hại xảy

- Giảm nhẹ rủi ro: Giới hạn rủi ro cách triển khai biện pháp bảo vệ để giảm thiểu hiệu ứng mối đe dọa

168

b, Các mức kiểm sốt hệ thống thơng tin

Để giảm thiểu lỗi, hiểm họa vụ phạm pháp liên quan đến HTTT, cần phải xây dựng sách thủ tục liên quan khác từ thiết kế triển khai HTTT Kiểm soát HTTT hiểu việc kết hợp biện pháp thủ cơng tự động hóa đảm bảo an tồn khả hoạt động tốt HTTT Vấn đề kiểm soát HTTT phải đặt sớm tốt không chờ đến lúc triển khai thực Nói cách khác, kiểm sốt HTTT phải tích hợp vào giai đoạn thiết kế trì suốt đời hữu dụng hệ thống

Nhìn chung, HTTT cần kiểm soát hai mức độ: Kiểm soát tổng thể kiểm soát ứng dụng Kiểm soát tổng thể tập trung vào việc kiểm soát chung thiết kế, an toàn sử dụng chương trình, an tồn tệp liệu phạm vi tồn tổ chức, khơng phụ thuộc vào ứng dụng cụ thể Các biện pháp kiểm soát tổng thể áp dụng cho ứng dụng tin học hố, chúng khơng bao gồm phần mềm HT mà cịn quy trình thủ cơng nhằm thiết lập mơi trường kiểm sốt tổng thể Kiểm soát ứng dụng lại tập trung vào việc kiểm soát chuyên biệt ứng dụng cụ thể

* Kiểm soát tổng thể

Kiểm soát tổng thể thực nhằm đảm bảo hoạt động có hiệu quy trình tự động hố Chúng áp dụng cho lĩnh vực ứng dụng Các kiểm sốt tổng thể bao gồm: Kiểm sốt q trình triển khai hệ thống, kiểm soát phần mềm, kiểm soát phần cứng, kiểm soát hoạt động hệ thống, kiểm soát an tồn liệu kiểm sốt hành

- Kiểm sốt q trình triển khai hệ thống

Kiểm soát triển khai hệ thống thực kiểm soát trình phát triển hệ thống tất giai đoạn nhằm đảm bảo trình phát triển hệ thống kiểm soát quản lý tốt Sau giai đoạn ưình phát triển hệ thống cần thực đánh giá giai đoạn đó, tạo cho người sử dụng phận quản lý hội để kiểm định định thơng qua hay khơng thơng qua q trình triển khai hệ thống Kiểm sốt q trình triển khai cần đánh giá xem mức độ tham gia người sử dụng vào trình phát triển hệ thống đến đâu, xác định tính khả thi hệ thống có sử dụng phương pháp phân tích chi phí lợi ích chuẩn khơng, có áp dụng kỹ thuật đảm bảo chất lượng xây dựng phần mềm, chuyển đổi thử nghiệm hệ thống xây dựng loại tài liệu hệ thống, tài liệu người sử dụng hay khơng

- Kiểm sốt phần mềm

169 chương trình máy tính khác Phần mềm hệ thống cần kiểm sốt tốt thực chức kiểm sốt tổng thể chương trình xử lý trực tiếp liệu

-Kiểm soát phần cứng

Kiểm soát phần cứng thực nhằm đảm bảo người có quyền hạn sử dụng phần cứng máy tính, tránh hiểm họa cháy, ẩm mốc nhiệt độ q cao Cũng cần có phương án dự phịng để khôi phục liệu trường hợp điện trục trặc khác

-Kiểm sốt an tồn liệu

Nhằm đảm bảo cho tệp liệu nghiệp vụ thiết bị nhớ điện tử không bị truy cập cách trái phép bị phá huỷ, cụ thể giới hạn việc sử dụng thiết bị đầu cuối người có quyền hạn trách nhiệm, sử dụng mật để giới hạn người khai thác hệ thống phân quyền người sử dụng cho nhóm người sử dụng khác phân quyền sử dụng khác nhau, ví dụ có người phép cập nhật tệp liệu có nhóm người dùng đọc tệp liệu

-Kiểm sốt hành

Kiểm sốt hành quy tắc thủ tục thức nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ biện pháp kiểm soát hệ thống mức tổng thể mức ứng dụng Ba biện pháp kiểm soát hành quan trọng là: (1) phân chia trách nhiệm công việc thành viên nhằm tránh trùng lắp công việc giảm thiểu rủi ro, (2) ban hành văn pháp quy thức kiểm soát HTTT (3) giám sát đối tượng liên quan đến q trình kiểm sốt HTTT

Cần ý rằng, việc kiểm soát HTTT mức tổng thể khơng thực tốt gây ảnh hưởng lớn đến thủ tục chương trình liệu tồn tổ chức, ví dụ kiểm sốt triển khai HTTT khơng tốt có nguy HTTT có lỗi hay khơng hoạt động kiểm sốt phần mềm khơng tốt dẫn đến khả phần mềm bị thay đổi cách bất hợp pháp kiểm sốt an tồn liệu không tốt gây hậu liệu bị thay đổi ý muốn truy cập bất hợp phảp đến liệu quan trọng, nhạy cảm hệ thống

* Kiểm soát mức ứng dụng

Kiểm soát mức ứng dụng hình thức kiểm sốt giới hạn phạm vi ứng dụng Kiểm soát mức bao gồm thủ tục thủ công tự động nhằm đảm bảo liệu hợp lệ ứng dụng xử lý cách đầy đủ xác Kiểm sốt mức ứng dụng cần xun suốt q trình xử lý xếp thành ba nhóm: Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý kiểm soát đầu

- Kiểm soát đầu vào

170 ví dụ để kiểm sốt khâu nhập liệu đặt quy định số định nhân viên phòng kinh doanh phép thực giao dịch bán hàng hệ thống nhập đơn hàng để giảm thiểu lỗi trình chuyển đổi liệu từ dạng sang dạng khác khuyến cáo nhập liệu theo chế tự động kiểu POS (dùng thiết bị quét mã số mã vạch để ghi nhận giao dịch bán hàng)

- Kiểm soát xử lý

Các biện pháp kiểm soát xử lý sử dụng để đảm bảo liệu cập nhật cách xác đầy đủ Các kỹ thuật kiểm tra tính hợp lệ liệu q trình nhập liệu hay cập nhật liệu vào máy tính (thuộc khoảng giá trị định trước, thuộc kiểu liệu định trước, ) ví dụ kiểm sốt xử lý

- Kiểm soát đầu

Các biện pháp kiểm soát dầu thực nhằm đảm bảo kết xử lý xác, đầy đủ phân phối đến đối tượng sử dụng

c, Chính sách an tồn thơng tin

Chính sách an tồn thơng tin (Information Security Policy) văn viết, quy định rõ phép không phép việc sử dụng thông tin tổ chức, hình thức xử lý tương ứng vi phạm điều khoản văn Mỗi tổ chức cần phải có sách an tồn thơng tin minh bạch, rõ ràng văn hóa Một tổ chức khơng có sách an tồn thơng tin văn bản, tổ chức bị coi khơng có sách an tồn thơng tin phải chịu nhiều rủi ro: Vi phạm điều luật quốc tế quốc gia chí ngành, khơng chấp nhận tham gia bảo hiểm,

Khi xây dựng sách an tồn CNTT cho tổ chức cần có tham gia hỗ trợ nhiều đối tượng khác nhau, cụ thể:

- Đại diện tất nhóm người sử dụng người hưởng lợi phải tham gia vào ủy ban sách an tồn thơng tin

- Chính sách an tồn thơng tin tổ chức phải hỗ trợ nhà quản lý, người có trách nhiệm quản trị thực thi sách

- Nhân viên tổ chức phải đọc hỏi ý kiến nội dung tính rõ ràng văn an tồn thơng tin

- Ủy ban sách an tồn thơng tin phải họp đặn nhằm đảm bảo sách an tồn thơng tin tổ chức đáp ứng yêu cầu tổ chức tn thủ điều luật hành, mơi trường cơng nghệ pháp lý ln có thay đổi

171 - Chính sách về truy cập thơng tin từ bên ngồi: an tồn mạng Internet, truy cập mạng riêng ảo, Web Internet, email

- Chính sách người sử dụng an ninh thiết bị: điều khoản sử dụng hợp lệ, kiến trúc mạng, an ninh thiết bị

Trước hồn cảnh mới, việc điều chỉnh sách an tồn thơng tin thực sớm tốt, nhằm tránh giảm rủi ro thông tin

Các tổ chức cần thực việc thông tin sách an tồn thơng tin cách rõ ràng, công khai hiệu Sau số điểm cần lưu ý việc quản trị sách an tồn thơng tin tổ chức:

- Phải tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên việc tìm kiếm tham khảo phiên sách an tồn thơng tin

- Vẫn cần trì hình thức thơng báo văn sách an tồn thơng tin tổ chức tới tất nhân viên, đính kèm thơng tin sách an tồn tài liệu đào tạo

- Chính sách an tồn TT tổ chức gửi qua email đưa lên mạng intranet mạng nội có bảo mật nhằm mục đích hỗ trợ tra cứu trực tuyến

- Các nhân viên phải có trách nhiệm đọc kỹ văn sách an tồn thơng tin tổ chức ký nhận cam kết tuân thủ điều kiện hợp đồng lao động

d, Lập kế hoạch trì hoạt động liên tục tổ chức

Nếu khứ, phận CNTT tổ chức tập trung vào việc lập kế hoạch khắc phục cố thảm họa thiên nhiên bão lũ, động đất hay hỏa hoạn ngày phải quan tâm đến hoạt động có phạm vi rộng hơn, hoạt động Lập kế hoạch trì hoạt động liên tục tổ chức (Business Continuity Planning - BCP) việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo nhân viên tiến trình nghiệp vụ tiếp tục hoạt động HTTT gặp cố bất thường Một tổ chức khơng có khả khơi phục hoạt động kinh doanh khoảng thời gian xác định lý cố thảm họa dẫn đến thất bại kinh doanh

Để trì hoạt động kinh doanh liên tục, tổ chức cần thực yêu cầu sau:

- Thiết kế nhiều không gian làm việc khác cho nhân viên với đầy đủ trang bị máy tính đường điện thoại

- Các điểm lưu CNTT không gần không xa cho tiện liên lạc không bị ảnh hưởng thảm họa vùng

172 - Sao lưu liệu máy tính xách tay máy chủ, lý có nhiều liệu quan trọng tổ chức lưu trữ thiết bị trung tâm liệu

- Giúp nhân viên vượt qua thảm họa cách cung cấp danh bạ điện thoại, địa email chí danh bạ Instant Messenger để họ có điều kiện giao tiếp, liên lạc với người thân đồng nghiệp

Quá trình lập kế hoạch trì hoạt động liên tục tổ chức bắt đầu việc phân tích ảnh hưởng yếu tố đến hoạt động kinh doanh với hoạt động sau: - Xác định tiến trình nghiệp vụ phận quan trọng, nhạy cảm tổ chức

- Xác định mối tương tác qua lại các tiến trình nghiệp vụ phận

- Xác định kiểm tra tất nguy xảy với hệ thống - Xác định thông tin định tính định lượng mối đe dọa xác định

- Đưa biện pháp khôi phục hệ thống

Thông thường, người ta phân mức độ khẩn cấp việc phục hồi hệ thống sau cổ thảm họa sau:

-Hệ thống có mức độ ưu tiên thấp (30 ngày) -Hệ thống có độ ưu tiên trung bình (7 ngày) -Hệ thống có độ ưu tiên cao (72 giờ)

-Hệ thống có độ ưu tiên cao (24 giờ) -Hệ thống có độ ưu tiên cao (12 giờ)

Trong kế hoạch BCP cần xác định rõ: thực cơng việc điều kiện nào? Cuối cùng, kế hoạch BCP cần phải thử nghiệm, theo nhân viên yêu cầu tạm dừng cơng việc thường nhật để phục vụ mục đích tạo dựng tình có cố thảm họa vị trí cơng việc thực hành khắc phục cố theo kế hoạch xây dựng Thử nghiệm kế hoạch BCP địi hỏi chi phí tiền bạc, thời gian nguồn lực cần thiết khác, chí trước mắt tạm thời làm giảm suất lao động

e, Quản trị liệu điện tử tổ chức

173 TT cần thiết phục vụ cho mục tiêu dân hình phải chấp nhận bị phạt

Ủy ban quản trị liệu điện tử tổ chức có trách nhiệm sau đây: - Xác định tệp liệu cần lưu trữ

- Đảm bảo phương án bảo trì tệp liệu

f, Vai trị Phó giám đốc an tồn thơng tin tổ chức

Thời gian gần đây, với áp lực phải tuân thủ điều luật quốc tế quốc gia, số tổ chức đưa vào chức danh công việc Phó giám đốc an tồn thơng tin (Chief Information Security Officer - CISO), chịu trách nhiệm đánh giá liên tục rủi ro liên quan đến an tồn thơng tin tổ chức, xây dựng triển khai biện pháp đối phó hiệu Một CISO khơng thiết phải có trình độ kĩ sư máy tính với hiểu biết cơng nghệ an tồn HTTT, thiết phải có lực để giao tiếp, trao đổi với phận kỹ thuật cơng nghệ an tồn thông tin qua kiểm chứng công nghệ an tồn thơng tin Thực chất, mục tiêu CISO loại trừ tất rủi ro thơng tin (điều hồn tồn không thể) mà xác định xếp

hạng khẩn cấp tất rủi ro liên quan, tiến hành loại trừ tất rủi ro loại trừ với chi phí đầu tư hợp lý (thơng qua phân tích chi phí khắc phục tránh rủi ro tổn thất tránh nhờ khoản đầu tư tránh rủi ro), giảm nhẹ rủi ro khác

Vị trí quản lý an tồn thơng tin cao cấp CISO trở nên cần thiết xu tồn cầu hóa kinh tế, với nguy rủi ro thông tin, đặc biệt thông tin mạng, ngày cao Xu tồn cầu hóa hoạt động kinh doanh tổ chức công ty thể vài khía cạnh sau đây:

- Nhiều tổ chức công ty tham gia hợp tác hiệp hội nghiên cứu phát triển, sản xuất thử nghiệm sản phẩm

- Thuê công ty đối tác xử lý liệu tổ chức trở thành tình trạng phổ biến nhiều tổ chức

174 CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN

Câu 1: Xác định mục tiêu quản trị nguồn lực thông tin số vấn đề liên quan đến quản trị nguồn lực thông tin

Câu 2: Phân tích chức quản trị nguồn lực thông tin tổ chức

Câu 3: Phân tích yếu tố quan trọng cho việc lập kế hoạch nguồn lực thông tin Câu 4: Trình bày phương pháp lập kế hoạch hệ thống thơng tin

Câu 5: Trình bày mơ hình STEP mức kỹ nhân lực thông tin Câu 6: Tội phạm điện tử, tội phạm Internet gì? Cho ví dụ minh họa

Câu 7: Hãy nêu số ví dụ điển hình tội phạm điện tử gây an toàn HTTT?

Câu 8: Một số biện pháp khuyến cáo cho người sử dụng Internet việc tự bảo vệ trước tội phạm điện tử mối đe dọa liên quan đến an ninh máy tính?

Câu 9: Q trình quản trị rủi ro thơng tin tổ chức triển khai nào?

Câu 10: Chính sách an tồn thơng tin (Information Security Policy) gì? Những nội dung sách an tồn thơng tin

Câu 11: Lập kế hoạch trì hoạt động liên tục tổ chức gì?Để trì hoạt động kinh doanh liên tục, tổ chức cần thực yêu cầu

Câu 12: Cho biết khác biệt Hacker Cracker BÀI TẬP ỨNG DỤNG

1 Hãy tìm hiểu thơng tin mật khẩu, ngun tắc đặt mật

2 Hãy tìm kiếm thơng tin chữ ký điện tử Vấn đề an toàn chữ ký điện tử

3 Hãy tìm hiểu thông tin tội phạm công nghệ cao

175 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Văn Ba, Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB: Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2004

2 Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn, Hệ thống thông tin quản lý, NXB: Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2007

3 Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, NXB: Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2012

4 Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, NXB: Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2000

http://www.apolloedutrain.com g m