Phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hình 23: Biểu đồ tuần tự chức năng xóa thông tin người dùng.. - Chọn chức năng quản lý người dùng. - Trên gridview hiển thị danh sách các người dùng của hệ thống, quản trị chọn người d[r]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

-o0o -

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

NGHÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

-o0o -

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

Ngành: Công nghệ Thông tin

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

-o0o -

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

Ngành: Công nghệ Thông tin

Sinh viên thực hiện: Cù Hoàng Đức

Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Trịnh Đông

Mã sinh viên: 1713C65001

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc

-o0o -

NHIỆM VỤ THIẾT KẾ TỐT NGHIỆP

Sinh viên: Cù Hoàng Đức

Mã số: 1713C65001

Lớp: CTL1101

Ngành: Công nghệ Thông tin

5

LỜI CẢM ƠN

Trước trình bày đồ án em xin gửi lời chân thành cảm ơn thầy, cô giáo khoa Công nghệ thông tin trường Đại học Dân lập Hải Phịng tận tình dạy dỗ, giúp đỡ hướng dẫn chúng em suốt trình học tập trường suốt trình làm đề tài tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn Chi cục Kiểm định Hải Phòng tạo điều kiện cho em có hội thực tế để hồn thành đồ án Đặc biệt, em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy giáo Nguyễn Trịnh Đông, giáo viên hướng dẫn tồn thể thầy trường Đại học Dân lập Hải Phịng tận tình giúp đỡ, bảo sửa chữa sai sót suốt q trình em thực khóa luận

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên thực

6

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC BẢNG 11

ĐẶT VẤN ĐỀ 12

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 13

1.1 Mục tiêu đề tài 13

1.1.1 Giới hạn phạm vi đề tài 13

1.1.2 Nội dung thực 13

1.2 Phương pháp tiếp cận 14

1.2.1 Lựa chọn công cụ phát triển 14

1.2.2 Giới thiệu Dot Net Framework 14

1.3 Common Language Runtime 15

1.3.1 Thư viện lớp Net Framework 15

1.3.2 ASP.NET 16

1.3.3 Windows Form 17

1.3.4 OLE DB 17

1.3.5 ADO 17

1.3.6 Ưu điểm SQL Server 2012 18

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 19

2.1 Xác định tác nhân, ca sử dụng mơ hình ca sử dụng 19

2.1.1 Các tác nhân 19

2.1.2 Các Use Case sử dụng 19

2.2 Quy trình quản lý công văn đến 21

2.3 Xác định yêu cầu hệ thống 22

7

2.5 Biểu đồ ca sử dụng 24

2.5.1 Biểu đồ use case tổng quan 24

2.5.2 Quản lý người dùng 25

2.5.3 Quản lý đăng nhập 25

2.5.4 Quản lý nhóm 26

2.5.5 Tìm kiếm cơng văn 27

2.5.6 Nhập nội dung công văn 27

2.6 Mơ hình phân tích cộng tác 28

2.6.1 Mơ hình cộng tác tổng quan 28

2.6.2 Gói quản lý Người dùng 29

2.6.3 Gói quản lý Đăng nhập 31

2.6.4 Gói quản lý Nhóm 31

2.6.5 Tìm kiếm công văn 33

2.6.6 Nhập nội dung công văn 33

2.7 Biểu đồ hệ thống 36

2.7.1 Biểu đồ tổng quan 36

2.7.2 Biểu đồ chức quản lý người dùng 37

2.7.3 Biểu đồ chức đăng nhập 40

2.7.4 Biểu đồ chức nhập nội dung công văn 40

2.7.5 Biểu đồ chức duyệt công văn 41

2.7.6 Biểu đồ chức tìm kiếm cơng văn 42

2.7.7 Biểu đồ chức thêm nhóm 43

2.8 Biểu đồ lớp 43

2.9 Biểu đồ thành phần 44

2.10 Biểu đồ triển khai 45

CHƯƠNG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI 46

8

3.1.1 Các bảng sở liệu: 46

3.1.2 Mơ hình dự liệu quan hệ 48

3.2 Thiết kế giao diện hệ thống chương trình 49

3.2.1 Giao diện trang xem cơng văn 49

3.2.2 Giao diện trang nhập nội dung công văn 50

3.1.1 Giao diện loại công văn 51

3.2.3 Giao diện trang đăng nhập 52

3.2.4 Giao diện trang quản lý người dùng 53

3.2.5 Giao diện trang nhóm người dùng 54

3.2.6 Giao diện trang tìm kiếm công văn 55

3.2.7 Giao diện trang chi tiết công văn 56

KẾT LUẬN 58

9

DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Mơ hình truy nhập liệu ADO, OLE DB 17

Hình Biểu đồ use case tổng quan 24

Hình 3: Biểu đồ quản lý người dùng 25

Hình 4: Biểu đồ quản lý đăng nhập 25

Hình 5: Biểu đồ quản lý nhóm 26

Hình Biểu đồ tìm kiếm cơng văn 27

Hình 7: Biểu đồ nhập nội dung cơng văn 28

Hình : Mơ hình cộng tác tổng quát 29

Hình 9: Thêm người dùng 29

Hình 10: Sửa thơng tin người dùng 30

Hình 11: Xóa người dùng 31

Hình 12: Quản lý đăng nhập 31

Hình 13: Thêm nhóm 32

Hình 14: Sửa nhóm 32

Hình 15: Xóa nhóm 33

Hình 16: Tìm kiếm cơng văn 33

Hình 17: Nhập cơng văn 34

Hình 18:Sửa cơng văn 35

Hình 19: Xóa cơng văn 36

Hình 20:Biểu đồ tổng quan 37

Hình 21: Biểu đồ chức thêm người dùng 38

Hình 22: Biểu đồ sửa thông tin người dùng 39

Hình 23: Biểu đồ chức xóa thơng tin người dùng 39

Hình 24: Biểu đồ đăng nhập 40

Hình 25: Biểu đồ nhập nội dung công văn 41

10

Hình 27: Biểu đồ chức tìm kiếm cơng văn 42

Hình 28: Biểu đồ chức thêm nhóm 43

Hình 29:Biểu đồ lớp 44

Hình 30: Biểu đồ thành phần 44

Hình 31: Biểu đồ triển khai 45

Hình 32: Mơ hình liệu quan hệ 49

Hình 33: Giao diện trang xem cơng văn 50

Hình 34: Giao diện trang nhập nội dung cơng văn 51

Hình 35: Giao diện trang quản lý loại cơng văn 52

Hình 36: Giao diện trang đăng nhập 53

Hình 37: Giao diện trang quản lý người dùng 54

Hình 38: Giao diện trang quản lý nhóm 55

Hình 39: Giao diện trang tìm kiếm 56

11

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Quản lý người dùng 20

Bảng 2: Quản lý đăng nhập 20

Bảng 3: Quản lý nhóm 20

Bảng 4: Tìm kiếm công văn 20

Bảng 5: Nhập công văn 21

Bảng 6:Yêu cầu chức 23

Bảng :Danh sách actor 23

Bảng 8: Kí hiệu mơ tả 23

Bảng : Sách use case 24

Bảng 10: Bảng nhập nội dung công văn 47

Bảng 11: Bảng quản lý nhóm 47

Bảng 12: Bảng loại công văn 47

Bảng 13: Bảng thông tinngười dùng 48

Bảng 14 : Bảng nhóm cv 48

12

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày xã hội ngày lên với phát triển khoa học kĩ thuật khơng phủ nhận vai trị Cơng nghệ thơng tin ngày xâm nhập rộng rãi lĩnh vực sống Từ công sở, quan nhà nước, cơng ty, văn phịng, sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin để quảng bá sản phẩm đến với cơng chúng khơng cịn xa lạ với người

Có thể thấy cơng tác quản lý cơng văn chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước doanh nghiệp vừa nhỏ Tuy nhiên tại, công tác quản lý văn quan, doanh nghiệp thực chủ yếu thủ công giấy tờ Làm để thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp việc quản lý văn bản? Làm để xây dựng hệ thống kho văn điện tử, cung cấp thông tin văn phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý, cán chun mơn cách hợp lý, thuận tiện, xác, đầy đủ kịp thời? Như biết, việc quản lý công văn nhiều quan,văn phịng tiến hành thủ cơng, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý muốn xem xét thông tin công văn đến công văn Cũng khó thống kê nhanh chóng số cơng văn đến đi, từ thực tế em tiến hành xây dựng phần mềm quản lý công văn Trong phạm vi đề tài này, khảo sát Thư viện điện tử có Chi cục kiểm định Hải quan, phân tích ưu điểm, hạn chế hệ thống để thấy vấn đề tồn tại, từ chúng tơi đề xuất giải pháp cho vấn đề để phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử hỗ trợ người sử dụng mức cao Nội dung khoá luận trình bày gồm phần sau:

Chương 1: Trình bày kết khảo sát, phân tích, đánh giá hướng phát triển

cho hệ thống thư viện điện tử

Chương 2: Trình bày kết phân tích hệ thống

13

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Hệ thống thư viện điện tử Chi cục kiểm định Hải quan cán phòng văn thư thuộc đội Tổng hợp quản lý, việc quản lý công văn tiến hành thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý muốn xem xét thông tin công văn đến công văn Các tài liệu quản lý tập trung, khó tra cứu, khơng kịp thời, v.v Do chương đồ án khảo sát yêu cầu hệ thống lại kiến thức phục vụ cho trình làm đồ án

Mục tiêu đề tài

1.1

Phần mềm quản lý công văn giải pháp quản lý cơng văn hồn chỉnh việc tin học hóa cơng việc hành Phần mềm tập trung vào việc quản lý công văn loại văn giấy tờ khác quan cách dễ dàng hợp lý Giúp cho người lãnh đạo, người đứng đầu đơn vị thị, định cách nhanh chóng chuyển đến đối tượng cần hướng tới theo dõi tình trạng thị ban

Phần mềm quản lý công văn xây dựng web với công nghệ hệ quản trị sở mạnh giúp cho việc triển khai cách dễ dàng có tính bảo mật cao

Giới hạn phạm vi đề tài 1.1.1

Đề tài xây dựng sử dụng công nghệ lập trình ASP.NET, LINQ, SQL Server 2012 Cơng cụ lập trình Visual Studio 2013

Nội dung thực

1.1.2

 Nội dung thực hiện/nghiên cứu cụ thể sau:

 Nghiên cứu tìm hiểu số phần mềm quản lý công văn internet

 Phân tích yêu cầu đề xuất xây dựng phần mềm  Thiết kế đặc tả hệ thống

 Xây dựng Cơ sở liệu

14

 Kiểm thử hệ thống

 Triển khai thực nghiệm hệ thống mạng Internet

Phương pháp tiếp cận

1.2

 Cách tiếp cận : Nghiên cứu phần mềm quản lý công văn sử dụng công nghệ ASP.NET

 Sử dụng phương pháp nghiên cứu:  Phương pháp đọc tài liệu;

 Phương pháp phân tích mẫu;  Phương pháp thực nghiệm

Lựa chọn công cụ phát triển

1.2.1

Hệ thống viết Web sử dụng ngôn ngữ ASP.NET môi trường VISUAL STUDIO.NET

Giới thiệu Dot Net Framework

1.2.2

.Net Framework sở hạ tầng cung cấp cho người dùng nhiều cách thức sử dụng nhiều ngơn ngữ lập trình khác cho phép truy cập thơng tin, file, chương trình họ lúc nơi cấp hình phần cứng thiết bị công nghệ .Net Framework kết hợp mơ hình lập trình đơn giản, dễ sử dụng với giao thức mở biến đổi Internet .Net Framework bao gồm đặc điểm sau:

- Cung cấp mơi trường lập trình hướng đối tượng quán dù mã đối tượng lưu giữ thực nơi hay lưu giữ nơi thực nơi khác

- Cho phép xây dựng ứng dụng có khả biến đổi giao tiếp với giao kiến trúc khác

- Cho phép trao đổi giao tiếp hệ thống xây dựng ngôn ngữ lập trình khác nhau, ngồi sử dụng lại ứng dụng tồn mà không cần phải xây dựng lại từ đầu

- Net Framework thiết kế từ lên để đảm bảo ứng dụng liệu bảo vệ tinh vi dựa mơ hình evidence - base (bằng chứng)

15

và dễ sử dụng

- Cho phép phát triển loại ứng dụng rộng rãi khác nhau, ứng dụng Windows ứng dụng Web

- Net Framework có hai thành phần CLR (Common Language Runtime) thư viện lớp Net Framework (.Net Framework Class Library) CLR sở Net Framework

Common Language Runtime

1.3

Hạt nhân Net Framework CLR CLR quản lý thực thi đoạn mã Net cung cấp dịch vụ tạo trình phát triển chương trình ứng dụng dễ dàng Các trình biên dịch công cụ làm cho chức CLR trở nên phong phú hiệu CLR quản lý đoạn mã mức thực thi thấp nhất, kết hợp khả sử dụng đồng thời nhiều ngơn ngữ đan xen nhau, tích hợp quản lý lỗi ngoại lệ, khởi động chấm dứt đoạn mức thấp nhất, hỗ trợ bảo mật, quản lý phiên , đóng gói cài đặt

CLR cung cấp dễ dàng cho nhà phát triển VB.NET thiết kế xây dựng ứng dụng mà đối tượng chúng tương tác với đối tượng viết băng ngôn ngữ khác Sự tương tác trình biên dịch cơng cụ phát triển hướng đến sử dụng CLR với hệ thống kiểu liệu chung định nghĩa thư viện Runtime

CLR đóng vai trị việc thự c thi chương trình Net Framework Đối với chương trình Net tất đoạn mã dịch ngôn ngữ chung CLR môi trường Net Framework diễn dịch ngơn ngữ CLR để thực thi chương trình Bằng cách chương trình mà chuyển qua ngơn ngữ CLR chạy hệ điều hành có hỗ trợ Net Framework

CRL tập nguồn tài nguyên chuẩn mà bấ t kỳ chương trình NET khơng thể tận dụng khai thác từ ngơn ngữ có hỗ trợ NET Tất ngôn ngữ trở nên ngang hàng, NET tạo cho ngôn ngữ không phân biệt mặt chức Tất ngôn ngữ NET hỗ trợ tất dịch vụ NET thông qua tập hợp lớp đối tượng thư viện chuẩn Khả ngơn ngữ bị giới hạn trình biên dịch ngơn ngữ

Thư viện lớp Net Framework

1.3.1

16

Các kiểu Net Frameword cho phép thực loạt nhiệm vụ lập trình thơng thường, bao gồm nhiệm vụ chẳng hạn quản lý chuỗi, tập hợp liệu, kết nối sở liệu truy cập file Thêm vào nhiệm vụ thông thường này, thư viện lớp bao gồm kiểu hỗ trợ đủ loại để phát triển chuyên dụng Ví dụ, sử dụng Net Framework để phát triển kiểu sau ứng dụng dịch vụ:

- Các ứng dụng dòng lệnh

- Các ứng dụng với giao diện người dùng đồ hoạ Windows (Windows Form)

+Các ứng dụng ASP.NET +Các ứng dụng XML Web

ASP.NET

1.3.2

ASP.NET phiên Active Server Page (ASP) Nó tảng phát triển tích hợp Web cung cấp dịch vụ cần thiết cho nhà phát triển xây dựng ứng dụng Web Mặc dù ASP.NET có cú pháp phong phú với ASP cung cấp kiểu lập trình sở cho ứng dụng bền vững, có quy mơ ổn định

ASP.NET biên dịch dựa môi trường NET bạn xây dựng ứng dụng với ngơn ngữ tương thích NET bao gồm Visual Basic.Net, C# -avascript.Net, ngồi tồn Net Framework ln có hiệu lực với trang ASP.NET

Dịch vụ Web

Trong môi trường hợp trang ASP.NET giao tiếp với trình chủ Web (Web Server), Web Services dịch vụ giao tiếp với Web Server

Web Services mơ hình ứng dụng, chúng cài đặt hoạt động có hỗ trợ giao tiếp Internet Web Services nhóm hàm đóng gói sử dụng hợp thông qua hệ thống mạng Web Services cung cấp nghi thức truy cập thông tin Internet Protocols thông qua WSDL (Web Services Description Language), chúng đặc tả dịch vụ XML

17

Component Ob-ect Model), RMI (Remote Method Invocation) IIOP (Internet InterOrb Protocol)

Windows Form

1.3.3

Windows Form tảng cho phát triển ứng dụng Microsoft Windows, dựa tảng Net Framework hỗ trợ hướng đối tượng Windows Form Form, khối tảng ứng dụng Nó yếu tố cần thiết để thực chức thiết kế ứng dụng Chúng phương tiện để ứng dụng giao tiếp với người sử dụng

Lựa chọn công cụ quản trị sở liệu

Tổng quan phương thức truy nhập liệu ADO OLE DB

OLE DB ADO thành phần quan trọng chiến lược phát triển Microsoft OLE DB COM Interface bao gồm dịch vụ truy cập liệu ADO mơ hình đối tượng mức cao thực chức chuyển liệu từ OLE DB tới Client

OLE DB

1.3.4

OLE DB giao diện lập trình sở liệu mức hệ thống Về chất, tập giao diện COM làm việc trực tiếp với liệu OLE DB xây dựng khái niệm ODBC Nếu ODBC thiết kế để truy xuất sở liệu quan hệ (SQL), OLE DB truy xuất liệu dạng quan hệ không quan hệ bao gồm Email, văn bản, đồ

hoạ tính

ADO

1.3.5

ADO đối tượng nằm bên ADO DB sử dụng phương thức OLE DB cung cấp để truy xuất liệu ADO API hướng đối tượng, che chắn chi tiết phức tạp OLE DB Thay sử dụng API OLE DB cung cấp, người phát triển dùng phương thức ADO để truy xuất làm việc với

18 Ưu điểm SQL Server 2012

1.3.6

 Xuất phát từ tốn kích thước lớn, phân tán đa người sử dụng

 MS SQL Server 2012 hệ quản trị sở liệu hỗ trợ với liệu lớn, cho phép người sử dụng theo mơ hình Client - Server

 MS SQL Server tiện dụng việc phân tán tra cứu liệu nhanh  MS SQL Server hỗ trợ mạnh với liệu phân tán

 SQL Server phầm mềm tiện lợi hiệu việc ứng dụng phát triển sở liệu lớn, phân tán thích hợp cho quan, tổ chức

 MS SQL Server hỗ trợ tốt quản lý xử lý đồng nhất, bảo mật liệu theo mơ hình Client - Server mạng

19

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Xác định tác nhân, ca sử dụng mơ hình ca sử dụng

2.1

Các tác nhân 2.1.1

Sau khảo sát xác định yêu cầu hệ thống, phân tích để đưa quy trình nghiệp vụ chung hệ thống bao gồm phần:

Quyền admin:

- Admin : Là người giáo vụ khoa, có quyền thêm, sửa, xóa cơng văn Sẽ người phê duyệt công văn trước hiển thị cho người dùng xem

Quyền người dùng:

- Người dùng xem cơng văn phê duyệt, gửi cơng văn cho email bất kì, tìm kiếm cơng văn có hệ thống

- Xem cơng văn: Người dùng xem cơng văn theo tiêu chí: cơng văn đến, cơng văn Có thể xem chi tiết gửi đến email cơng văn

- Nhập nội dung cơng văn: Đây chức dành cho admin Khi nhận công văn người admin nhập công văn chuyển đến lãnh đạo cấp chờ phê duyệt Ngoài thêm, sửa, xóa cơng văn

- Quản lý loại công văn: Đây chức admin Quản lý loại loại công văn cách dễ dàng thêm, sửa, xóa loại cơng văn

- Quản lý nhóm người dùng: Đây chức admin Cấp tài khoản cho người dùng

- Tìm kiếm cơng văn: Người dùng tìm kiếm cơng văn theo nhiều tiêu trí khác

Các Use Case sử dụng 2.1.2

Quản lý người dùng

20

UC Quản lý người dùng

1 Thêm người dùng Sửa người dùng Xóa người dùng

Bảng 1: Quản lý người dùng Quản lý đăng nhập

b)

UC Quản lý đăng nhập

1 Đăng nhập hệ thống Thoát khỏi hệ thống

Bảng 2: Quản lý đăng nhập Quản lý nhóm

c)

UC Quản lý nhóm

1 Thêm nhóm Sửa nhóm Xóa nhóm

Bảng 3: Quản lý nhóm Tìm kiếm cơng văn

d)

UC Tìm kiếm cơng văn

1 Tất công văn Công văn đến Cơng văn

Bảng 4: Tìm kiếm công văn Nhập nội dung công văn

e)

UC Nhập công văn

21 Bảng 5: Nhập công văn

Quy trình quản lý cơng văn đến

2.2

Quản lý công văn đến:

- Quy trình quản lý cơng văn đến gồm: tiếp nhận đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải cơng văn đến; theo dõi tình hình quản lý cơng văn đến ( lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở )

- Tất công văn đến cán chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổ cơng văn đến, sau phân loại công văn thành loại: công văn loại chuyển trực tiếp đến phận công văn loại thông báo, thị, đơn từ, khiếu nại

 Sau cơng văn chuyển đến người có liên quan

 Nếu cơng văn thơng báo cán chun trách văn phịng thống kê soạn thảo, trình Chi Cục Trưởng, họ ban hành công văn

 Cơng văn đến có thơng tin sau : - STTCV: số thứ tự công văn

- Số CV: số ghi công văn, công văn quan gửi - Ngày CV: ngày ghi công văn

- Người ký: người viết đơn cá nhân gửi; lãnh đạo quan quan gửi

- Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm

- Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung văn  Quản lý cơng văn đi:

- Quy trình quản lý công văn bao gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành gửi công văn đi; vào sổ công văn

22

trình lên lãnh đạo để ký duyệt tự nhân viên văn thư ký nằm quyền hạn

- Công văn ký in ấn nhân (copy) cán chuyên trách văn phịng – thống kê đóng dâu gửi

- Cán chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành cơng việc: đóng dấu vào sổ cơng văn đi, lưu gốc, làm thủ tục gửi công văn đến địa cần thiết

- Những công văn cần theo dõi hồi báo xác định rõ nội dung công văn Các công văn đến hồi báo công văn định xác định rõ tiêu đề công văn

 Cơng văn có thơng tin : - Số CV: số công văn - Ngày CV: ngày gửi công văn

- Người nhận: cá nhân lãnh đạo quan - Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn

- Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm - Trích yếu cơng văn: tóm tắt nội dung

Xác định yêu cầu hệ thống

2.3

Từ liệu thu thập q trình khảo sát, xác định hệ thống gồm chức sau đây:

 Yêu cầu phi chức :

- Giao diện hài hòa, dễ sử dụng, thân thiện với người dung - Bảo mật tương đối tốt, dễ bảo trì

Yêu cầu chức :

TT Loại yêu cầu Chi tiết yêu cầu

23

2 Yêu cầu nghiệp vụ Quản lý người dùng, tạo nhóm, xem cơng văn, danh sách loại cơng văn, tìm kiếm cơng văn …

Bảng 6:u cầu chức Phân tích thiết kế

2.4

Danh sách actor:

STT Tên Actor Giải thích

1 Quản trị người có quyền quản lý cao hệ thống, có quyền truy cập đến tất chức website

2 Người dùng người có quyền xem thông tin phần mềm

Bảng :Danh sách actor

Các kí hiệu mơ tả:

Bảng 8: Kí hiệu mơ tả

Kí hiệu Mơ tả

Biểu diễn tác nhân (Actor) Người hay hệ thống khác tương tác với hệ thống

24

Danh sách use case

STT Tên use case Actor liên quan Ghi

1 Đăng nhập Người dùng Có quyền truy cập vào hệ thống Quản lý công

văn đến,

Người dùng Có quyền nhập nội dung công văn Quản lý người

dùng

Người dùng Có quyền thêm mới, sửa xóa người dùng,

admin có quyền Quản lý loại

cơng văn

Người dùng Có quyền xem loại công văn, thêm, sửa,

xóa

5 Quản lý nhóm Người dùng Có quyền thêm mới, sửa, xóa nhóm Tìm kiếm cơng

văn

Người dùng Có quyền tìm kiếm cơng văn muốn xem, xem

chi tiết gửi email

Bảng : Sách use case Biểu đồ ca sử dụng

2.5

Biểu đồ use case tổng quan

2.5.1

25 Quản lý người dùng

2.5.2

Hình 3: Biểu đồ quản lý người dùng

Tóm tắt: Chức cho phép người quản trị thêm mới, cập nhật, xóa chun mục

Dịng kiện chính:

- Người quản trị truy xuất vào chức quản lý người dùng - Người quản trị thêm người dùng

- Xóa người dùng

- Tất tùy chọn lưu lại gửi tới webserver để update vào database

Dòng kiện phụ:

- Xóa người dùng đồng nghĩa xóa tất thơng tin người dùng

Quản lý đăng nhập

2.5.3

Hình 4: Biểu đồ quản lý đăng nhập

26

Chức cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống để sử dụng chức Website Use case đăng nhập trước tiên người dùng muốn vào hệ thống, use case yêu cầu người dùng phải đăng nhập thực chức hệ thống

Dịng kiện chính:

- Bắt đầu người dùng đăng nhập vào website

- Hệ thống yêu cầu người dùng đăng nhập vào website - Người dùng nhập Tên đăng nhập mật

- Hệ thống kiểm tra tên đăng nhập mật cho phép người dùng đăng nhập vào website

- Nếu người dùng chưa nhập “ Tên đăng nhập ” “mật ” mà nhấn vào nút “ Đăng nhập ” coi đăng nhập khơng hợp lệ

Dịng kiện phụ:

- Nếu người dùng nhập tài khoản mật sai website báo lỗi yêu cầu người dùng đăng nhập lại, người dùng không muốn đăng nhập khơng vào website

- Các u cầu đặc biệt: Khơng có - Điều kiện bắt buộc: Khơng có - Điều kiện mở rộng: Khơng có

Quản lý nhóm

2.5.4

Hình 5: Biểu đồ quản lý nhóm

27

- Người quản trị truy xuất vào chức quản lý nhóm - Người quản trị thêm nhóm

- Xóa nhóm

- Tất tùy chọn lưu lại gửi tới webserver để update vào database

Dòng kiện phụ:

- Xóa nhóm đồng nghĩa xóa tất thơng tin nhóm

Tìm kiếm cơng văn

2.5.5

Hình Biểu đồ tìm kiếm cơng văn

Tác nhân: Người đăng nhập hệ thống

Tóm tắt: Chức cho người dùng tìm kiếm cơng văn dựa vào từ khóa muốn tìm kiếm, cho phép xem chi tiết, gửi email, xóa cơng văn

Dịng kiện chính:

- Người quản lý, người dùng chọn chức tìm kiếm từ giao diện form quản lý hệ thống

- Người dùng thực tìm kiếm

- Người dùng tải tệp đính kèm,gửi email

Nhập nội dung cơng văn

28 Hình 7: Biểu đồ nhập nội dung cơng văn

Tóm tắt: Chức cho phép quản trị thêm công văn Dịng kiện chính:

- Người quản trị truy xuất vào chức nhập công văn - Người quản trị dùng thêm công văn

- Người quản trị xóa cơng văn

- Tất thao tác lưu lại update vào sở liệu Dịng kiện phụ:

- Xóa cơng văn đồng nghĩa xóa tất thơng tin cơng văn

Mơ hình phân tích cộng tác

2.6

Mơ hình cộng tác tổng quan 2.6.1

• Tác nhân: Người quản trị, Người dùng

• Xác định lớp phân tích

o Lớp giao diện: GD Đăng nhập, Tìm kiếm, Nhập cơng văn, Nhóm, Quản lý người dùng

o Lớp điều khiển: Điều khiển

o Lớp thực thể: Thêm sửa xóa CV, Thêm sửa xóa ND, Thêm sửa xóa Nhóm, Cơng văn, Loại cơng văn

29 Hình : Mơ hình cộng tác tổng qt

Gói quản lý Người dùng

2.6.2

Thêm Người dùng

a)

• Tác nhân: Người quản trị

• Xác định lớp phân tích o Lớp giao diện: GD Thêm ND o Lớp điều khiển: ĐK Thêm ND

o Lớp thực thể: Người dùng, Nhóm phịng ban

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

30 Sửa thông tin Người dùng

b)

• Tác nhân: Người dùng

• Xác định lớp phân tích o Lớp giao diện: GD Sửa TTND o Lớp điều khiển: ĐK Sửa TTND

o Lớp thực thể: TT Người dùng, Nhóm phịng ban

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 10: Sửa thơng tin người dùng Xố Người dùng

c)

• Tác nhân: Người n trị

• Xác định lớp phân tích o Lớp giao diện: GD Xố ND o Lớp điều khiển: ĐK Xoá ND

o Lớp thực thể: TT Người dùng, Nhóm phịng ban

31 Hình 11: Xóa người dùng

Gói quản lý Đăng nhập

2.6.3

• Tác nhân: Người dùng, Người quản trị • Xác định lớp phân tích

o Lớp giao diện: GD Đăng nhập o Lớp điều khiển: ĐK Đăng nhập o Lớp thực thể: TT Người dùng

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 12: Quản lý đăng nhập Gói quản lý Nhóm

2.6.4

Thêm Nhóm

a)

32 • Xác định lớp phân tích

o Lớp giao diện: GD Thêm PB o Lớp điều khiển: ĐK Thêm PB o Lớp thực thể: Nhóm phịng ban

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 13: Thêm nhóm Sửa thơng tin Nhóm

b)

• Tác nhân: Người quản trị

• Xác định lớp phân tích

o Lớp giao diện: GD Sửa TT NNC o Lớp đ iều khiển: ĐK Sửa TT NNC o Lớp thực thể: Nhóm nghiên cứu

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 14: Sửa nhóm Xố Nhóm

c)

• Tác nhân: Người quản trị

33

o Lớp điều khiển: ĐK Xoá PB o Lớp thực thể: Nhóm Phịng ban

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 15: Xóa nhóm

Tìm kiếm cơng văn

2.6.5

• Tác nhân: Người quản trị, Người dùng

• Xác định lớp phân tích

o Lớp giao diện: GD Tìm kiếm CV o Lớp điều khiển: ĐK Tìm kiếm CV o Lớp thực thể: Cơng văn

• Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 16: Tìm kiếm cơng văn Nhập nội dung công văn

34 Thêm công văn

a)

• Tác nhân: Quản trị

• Xác định lớp phân tích o Lớp giao diện: GD Thêm TL o Lớp điều khiển: ĐK Thêm TL

o Lớp thực thể: Loại CV, Nhóm CV, Cơng Văn, File đính kèm • Mơ hình tương tác lớp phân tích

Hình 17: Nhập công văn Sửa công văn

b)

• Tác nhân: Người quản trị • Xác định lớp phân tích o Lớp giao diện: GD Sửa TT CV o Lớp điều khiển: ĐL Sửa TT CV

35 Hình 18:Sửa cơng văn

Xố Cơng văn

c)

• Tác nhân: Người n trị • Xác định lớp phân tích o Lớp giao diện: GD Xố CV o Lớp đ iều khiển: ĐL Xoá CV

36 Hình 19: Xóa cơng văn

Biểu đồ hệ thống

2.7

37 Hình 20:Biểu đồ tổng quan

Biểu đồ chức quản lý người dùng

2.7.2

Biểu đồ chức thêm người dùng

38

Hình 21: Biểu đồ chức thêm người dùng

Mô tả:

- Admin đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền cho quản trị có quyền truy cập vào quyền thêm người dùng

- Chọn chức thêm người dùng

- Nhập thông tin người dùng, click vào nút thêm người dùng - Hệ thống kiểm tra thông tin liệu thêm vào, thêm thành công hệ

thống đưa thơng báo thêm thành công

Biểu đồ chức sửa thông tin người dùng

39

Hình 22: Biểu đồ sửa thơng tin người dùng

Mô tả:

- Admin đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền cho quản trị có quyền truy cập vào chức quản lý người dùng

- Chọn chức quản lý người dùng

- Trên gridview hiển thị danh sách người dùng hệ thống, quản trị chọn người dùng cần sửa

- Nhập thông tin cần sửa, thực hiển sửa Hệ thống đưa thông báo sửa thành cơng

Biểu đồ chức xóa thơng tin người dùng

c)

40

Mô tả:

- Admin đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền cho quản trị có quyền truy cập vào chức quản lý người dùng

- Chọn chức quản lý người dùng

- Trên gridview hiển thị danh sách người dùng hệ thống, quản trị chọn người dùng cần xóa

- Thực xóa người dùng chọn Sau xóa xong đưa thơng báo xóa thành công

Biểu đồ chức đăng nhập

2.7.3

Hình 24: Biểu đồ đăng nhập

Người dùng đăng nhập vào hệ thống:

- Nhập tên đăng nhập mật khẩu, click vào nút đăng nhập hệ thống kiểm tra username password CSDL có xác hay khơng Chính xác đăng nhập thành cơng, cịn khơng xác u cầu đăng nhập lại

- Đăng nhập thành cơng hệ thống cấp quyền quản trị để sử dụng chức website cho phù hợp với quyền

Biểu đồ chức nhập nội dung công văn

41

Hình 25: Biểu đồ nhập nội dung công văn

Mô tả:

Admin đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền cho quản trị có quyền truy cập vào chức nhập nội dung công văn

- Chọn chức nhập nội dung công văn - Nhập tất trường yêu cầu công văn

- Click vào nút thêm hệ thống tự động lưu cơng văn vào sở liệu trạng thái chờ duyệt

Biểu đồ chức duyệt công văn

2.7.5

42 Mô tả:

Admin đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền truy cập vào chức quản lý chờ duyệt:

- Chọn mục công văn chờ Hệ thống hiển thị danh sách công văn chờ duyệt

- Người duyệt chọn công văn cần duyệt, click vào nút OK trang chi tiết công văn chọn để duyệt công văn Sau hệ thống cập nhật lại cơng văn trạng thái duyệt

Biểu đồ chức tìm kiếm cơng văn

2.7.6

Hình 27: Biểu đồ chức tìm kiếm công văn

Mô tả:

- Admin người dùng đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền cho quyền truy cập vào quyền tìm kiếm cơng văn

- Chọn chức tìm kiếm cơng văn - Nhập nội dung tìm kiếm, click vào nút tìm

43

Biểu đồ chức thêm nhóm 2.7.7

Hình 28: Biểu đồ chức thêm nhóm

Mô tả:

- Admin đăng nhập vào hệ thống, hệ thống cấp quyền cho quản trị có quyền truy cập vào quyền thêm nhóm

- Chọn chức thêm người dùng

- Nhập thông tin người dùng, click vào nút thêm người dùng - Hệ thống kiểm tra thông tin liệu thêm vào, thêm thành cơng hệ

thống đưa thông báo thêm thành công

Biểu đồ lớp

44 Hình 29:Biểu đồ lớp

Biểu đồ thành phần

2.9

45 Biểu đồ triển khai

2.10

46

CHƯƠNG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI

Thiết kế sở liệu

3.1

Các bảng sở liệu: 3.1.1

Bảng công văn

STT Thuộc tính Kiểu liệu Ràng buộc Mô tả

1 MaCV nchar(50) Khóa Mã cơng văn

2 MaloaiCV Int Not null Mã loại công văn

3 Tiêu đề Nvarchar(200) Null Tiêu đề

4 Ngày gửi / nhận Nvarchar(20) Null Ngày gửi/nhận công văn

5 Số CV Nvarchar(50) Null Số công văn

6 Cơ quan ban hành Nvarchar(150) Null Cơ quan ban hành 7 Ngày ban hành Nvarchar(50) Null Ngày ban hành cơng

văn

8 Trích yếu ND Nvarchar(200) Null Trích yếu nội dung cơng văn

9 Người kí Nvarchar(50) Null Người kí

47

11 Từ khóa Nvarchar(255) Null Từ khóa

12 Bút phê lãnh đạo Nvarchar(255) Null Bút phê lãnh đạo

13 Gửi hay nhận Int Not null Công văn thuộc gửi hay nhận

14 Ghi Nvarchar(200) Null Ghi

Bảng 10: Bảng nhập nội dung công văn

Bảng tblNhomphongban

STT Tên thuộc tính Kiểu liệu Ràng buộc Mô tả

1 MaNhom Int Khóa Mã nhóm

2 TenNhom Nvarchar(150) Not null Tên nhóm

Bảng 11: Bảng quản lý nhóm

Bảng tblLoaiCV

STT Tên thuộc tính Kiểu liệu Ràng buộc Mô tả

1 MaloaiCV Int Khóa Mã cơng văn để phân biệt loại công văn quan

2 TenloaiCV Nvarchar(150) Not null Tên công văn ứng với mã công văn

Bảng 12: Bảng loại công văn

48

STT Tên thuộc tính Kiểu liệu Ràng buộc Mô tả

1 MaND Varchar(20) Khóa Mã người dùng

2 Hoten Nvarchar(100) Not null Họ tên người dùng

3 Matkhau Nvarchar(50) Not null Mật

4 Email Nvarchar(200) Null Email

5 TenDN Nvarchar(50) Not null Tên đăng nhập

6 Quyenhan Nchar(100) Null Quyền hạn

7 Trangthai Int Null Trạng thái

Bảng 13: Bảng thông tinngười dùng

Bảng tblNhomCV

STT Tên thuộc tính Kiểu liệu Ràng buộc Mơ tả

1 Manhom Nchar(50) Khóa Mã nhóm

2 Tennhom Int Khóa Tên nhóm

Bảng 14 : Bảng nhóm cv

Bảng file đính kèm

STT Thuộc tính Kiểu liệu Ràng buộc Mô tả

1 FileID Int Not null Mã file

2 Url Nvarchar(250) Not null Địa Url

49

4 Dateupload Datetime Not null Ngày upload file

5 MaCV Nvarchar(50) Not null Mã công văn chứa file

6 Mota Nvarchar(255) Null Mô tả

7 Tenfile Nvarchar(255) Null Tên file

Bảng 15: Bảng file đính kèm

Mơ hình dự liệu quan hệ 3.1.2

Hình 32: Mơ hình liệu quan hệ

Thiết kế giao diện hệ thống chương trình

3.2

Giao diện trang xem công văn

3.2.1

Mục đích giao diện trang xem cơng văn

- Hiển thị danh sách cơng văn có hệ thống Phạm vi

50

Giao diện

Hình 33: Giao diện trang xem cơng văn

Mô tả

- Chọn người menu “Xem công văn”

- GridView dùng để hiển thị số thông tin thông tin cơng văn có hệ thống như: số cơng văn, tiêu đề, trích yếu nội dung… - Button xóa dùng để xóa cơng việc giao

- Button xem dùng để xem chi tiết công việc giao - Tên người đăng nhập hệ thống vào thời điểm

Giao diện trang nhập nội dung cơng văn

3.2.2 Mục đích

- Hiển thị mục để người dùng nhập vào công văn Phạm vi

51

Hình 34: Giao diện trang nhập nội dung công văn

Mô tả

- Nhập nội dung công văn vào ô text bõ combobox

- GridView dùng để hiển thị số thông tin cơng văn có hệ thống, sau nhập xong cơng văn nhấm button thêm cơng văn đưa vào gridview bên

- Button sửa dùng để sửa cơng văn nhập - Button xóa dùng để xóa cơng văn nhập

3.1.1 Giao diện loại cơng văn

Mục đích

- Hiển thị thông tin loại công văn Phạm vi

52

Hình 35: Giao diện trang quản lý loại công văn

Mô tả

- Thêm loại công văn ta chọn nút thêm gridview - Gridview chứa thông tin loại cơng văn

- Sửa, xóa thao tác gridview

Giao diện trang đăng nhập

3.2.3 Mục đích

- Giúp người đọc đăng nhập vào làm thành viên, đưa câu hỏi để hỏi

Phạm vi

53 Hình 36: Giao diện trang đăng nhập

Mô tả

Tên đăng nhập: textbox cho phép nhập tên đăng nhập Mật khẩu: textbox cho phép nhập mật

Nút đăng nhập: Click vào button thực đăng nhập

Giao diện trang quản lý người dùng

3.2.4

a) Mục đích

- Cho người dùng biết thêm thơng tin người dùng có hệ

thống Đồng thời chơ phép thêm, sửa, xóa thêm người dùng b) Phạm vi

- Dành cho người đăng nhập admin

54

Hình 37: Giao diện trang quản lý người dùng

d) Mô tả

Giao diện cho biết số thông tin người dùng Khi muốn thêm người dùng ta điền đầy đủ thơng tin textbox phía

- Thêm: nhấn button để thêm người dùng vào sở liệu

- Gridview: hiển thị số thông tin người dùng như: họ tên, tên đăng nhập, địa mail…

- Sửa: nhấn vào linkbutton để sửa thông tin người dùng

- Xóa: nhấn vào linkbutton để xóa người dùng Giao diện trang nhóm người dùng

3.2.5 Mục đích

- Cho người dùng biết số thơng tin nhóm như: mã nhóm, tên

nhóm Phạm vi

- Dành cho cán đăng nhập vào hệ thống

55 Hình 38: Giao diện trang quản lý nhóm

Mô tả

- Nút Thêm: button cho phép thêm ghi vào sở liệu

thao tác trực tiếp gridview

- Nút Sửa: button cho phép cập nhật lại thong tin thêm xóa

đi sở liệu

- Nút xóa: button cho phép xóa liệu

- DataGirdView: Hiển thị liệu nên trang web Giao diện trang tìm kiếm cơng văn

3.2.6 Mục đích

- Cho phép người dùng tìm kiếm cơng văn muốn tìm,tìm theo từ khóa Phạm vi

56 Hình 39: Giao diện trang tìm kiếm

Mơ tả

- Tìm kiếm theo nội dùng,từ khóa mà người dùng nhập vào text box - Hiển thị nội dung tìm kiếm gridview

- Cho phép xem chi tiết công văn, gửi email, xóa cơng văn tìm

Giao diện trang chi tiết cơng văn

3.2.7 Mục đích

- Hiển thị chi tiết thông tin công việc muốn xem chi tiết Phạm vi

57

Hình 40: Giao diện trang chi tiết cơng văn

Mơ tả

- Ơ textbox hiển thị tên công việc xem chi tiết - Listbox hiển thị chi tiết nội dung công việc

- Hiển thị ngày giao cơng việc - Ngày nhận,ngày ban hành - Tệp đính kèm

58

KẾT LUẬN

a Kết đạt

Dưới hướng dẫn gợi ý thầy Th.S Nguyễn Trịnh Đông, em thực đề tài nhằm đóng góp phần cho website Chi cục Kiểm định

Như nói trên, website trình xây dựng phần mềm quản lý công văn tiêu biểu số nhiều cách thức xây dựng quản lý website để hoạt động thực hiệu Ngồi ra, hạn hẹp thời gian trình độ nên website em xây dựng đồ án đáp ứng yêu cầu bản, đưa vào thực tế sử dụng chắn phải cần nâng cấp theo định hướng mà em nêu phần sau

Tuy nhiên, với đồ án này, em hoàn thành yêu cầu đặt ra, bao gồm:

- Xây dựng phần mềm quản lý công văn đáp ứng yêu cầu người sử dụng

- Tìm hiểu tương đối đầy đủ ASP.NET, C#, LINQ to SQL, …

- Giao diện hệ thống thiết kế đơn giản, thân thiện dễ sử dụng

b Hạn chế đề tài

Tuy nhiên, chưa có kinh nghiệm thực tế, thời gian ngắn, thực viết chương trình gặp nhiều khó khăn, chương trình cịn nhiều thiếu sót:

- Một số vấn đề CSDL chưa giải quyết: chưa tối ưu CSDL, xử lý câu lệnh truy vần, liệu dư thừa

- Chưa xử lý số lỗi CSDL - Chức chưa tối ưu

c Hướng phát triển đề tài

Em tin tưởng sau có điều kiện, chúng em hồn tồn tiếp tục cơng việc để xây dựng phần mềm hồn chỉnh, đóng góp cho việc cải cách thủ tục hành Cơng ty

59

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[tl1] Nguyễn Văn Vỵ “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin đại theo hướng cấu trúc & hương đối tượng”, NXB Thống kê, 2002

[tl2] Zhiming Liu “Object - Oriented Software Deverlopment Using UML” [tl33] Phạm Hữu Khang “Xây dựng & triển khai ứng dụng thương mại điện tử với công cụ ASP.NET, VISUAL BASIC.NET, SQL SERVER”

[tl44] Mesbah Ahmed, Chris Garrett, Jeremy Faircloth Payne “ASP.NET Web Deverloper’s Guide”