MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 3.1.. Đánh giá khái quát công tác kế toán

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU THUỘC CÔNG

TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH

3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất-Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

Xí nghiệp May xuất khẩu từ ngày thành lập đến nay đã có một quátrình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý Từ điểm xuất phátban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng số vốn ít ỏi đến nay xí nghiệp

đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng côngnhân lành nghề với một cơ sở vật chất có giá trị lớn hàng trăm tỷ đồng Xínghiệp đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các quần áo, sảnphẩm xuất khẩu với chất lượng cao, mẫu mã đẹp Đồng thời Ban giám đốc Xínghiệp đã luôn trăn trở và tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại

sự lớn mạnh cũng như thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vịmình Vì vậy, Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồngvới các bạn hàng nước ngoài và nhiều bạn hàng khác trong nước Sản phẩmcủa Xí nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, với chất lượng cao,mẫu mã đa dạng Xí nghiệp đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ côngnhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định và đang ngày càng khẳng định

vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường

3.1.1 Những ưu điểm Xí nghiệp đã đạt được

Về công tác quản lí nguyên vật liệu

Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp May

xuất khẩu Hòa Bình có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, cókhả năng nắm bắt được biến động giá cả trên thị trường, do đó tìm mua đượcNVL với giá hợp lí đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí

được nguồn cung cấp vật liệu ổn định với giá mua thấp và đảm bảo chấtlượng, từ đó có thể giảm chi phí NVL, góp phần giảm chi phí sản xuất, giảmgiá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh cho các sản phẩm của mình.

Đối với công tác tổ chức kho vật tư: các kho được tổ chức một cách

khoa học, bố trí gần nơi sản xuất nên thuận tiện cho việc vận chuyển, tránhhao hụt, mất mát Hệ thống kho tàng của xí nghiệp có đủ các điều kiện thuậntiện cho việc nhập, xuất, tồn và kiểm kê vật tư

Đặc biệt, khi mua vật tư về kho, xí nghiệp đã tổ chức tốt việc đánh giá

về số lượng và kiểm nhận về chất lượng, quy cách nguyên vật liệu trước khinhập kho, đảm bảo các nguyên vật liệu đưa vào sản xuất tốt và các sản phẩmsản xuất ra đạt chất lượng cao

Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trênđịnh mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất Khi có nhu cầu về vật liệuthì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải đượclãnh đạo xem xét, ký duyệt Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệuxuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạthấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm

Về công tác kế toán nguyên vật liệu

Kế toán Xí nghiệp đã vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm NVL ở đơn vị Từ đó cung cấp cácthông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp và tập hợp chínhxác chi phí NVL cho từng đối tượng tính giá thành Trình tự ghi sổ hợp lý, dễdàng đối chiếu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị và các

cơ quan chức năng

Kế toán NVL ở Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình đã lựa chọn và ápdụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp đơn giá bìnhquân gia quyền sau mỗi lần nhập Việc áp dụng phương pháp này đã mang lại

nhiều mặt tích cực cho Xí nghiệp Đó là giá thực tế vật liệu xuất kho không có

sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán, mặt khác kế toán có thể tính được giáthực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán Do vậy

đã có tác dụng tích cực đến công tác quản lý cuả công ty được chặt chẽ, sátsao Kế toán có thể tính giá thành một cách hợp lý, chính xác cho từng lôhàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm

3.1.2 Những nhược điểm tồn tại

Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán vật liệu còn gặp phảinhững hạn chế nhất định Cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêucầu quản lý ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường

Về phân loại nguyên vật liệu và tài khoản sử dụng

Nguyên vật liệu (đặc biệt là phụ liệu) ở Xí nghiệp rất đa dạng, biếnđộng liên tục hàng ngày Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chínhxác, Xí nghiệp đã căn cứ vào vai trò, công dụng của vật liệu để phân loại,trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ vật liệu cụ thể Việc phânloại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết Tuy nhiên, việc sắp xếp các nhómvào từng loại vật liệu chưa thật chính xác và khoa học như: nhiên liệu lạiđược hạch toán chung với thiết bị xây dựng cơ bản, còn phế liệu lại khôngđược theo dõi chi tiết

Mặt khác, Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được một hệ thống danh điểmvật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu Ở phòng Tài chính - Vật tư, danhđiểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình do đó còn gâykhó khăn cho việc đối chiếu giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán

Bên cạnh đó Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang

đi đường, điều này làm cho kế toán không phản ánh hết các nghiệp vụ phátsinh đối với NVL trong trường hợp khi hóa đơn về mà hàng chưa về nhập khocuối kì Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp của Xí nghiệp là nhà cung cấp

trong nước, thường thì NVL mua không cần mất nhiều thời gian để về nhậpkho và việc vận chuyển được thực hiện ngay trong kì Tuy nhiên, cùng với xuthế chung của nghành dệt may hiện nay, nguồn cung NVL ngày càng khanhiếm và việc cạnh tranh về giá NVL cũng đòi hỏi Xí nghiệp phải tìm nhiềunguồn NVL mới, nguồn cung cấp nước ngoài, khi đó thì trường hợp hóa đon

về mà hàng chưa về kịp là không ít

Hiện nay ở Xí nghiệp có một số loại vật liệu nhận gia công mới chỉđược theo dõi theo chỉ tiêu số lượng, kế toán không theo dõi được tình hìnhbiến động của loại vật tư này về mặt giá trị Vì vậy, việc mở thêm tài khoản

002 là cần thiết để theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của loại vật tư này và

để theo dõi được cả về mặt giá trị của vật tư thì Xí nghiệp có thể xác định giátạm tính (giá thị trường) để hạch toán

Về việc ứng dụng tin học

Phòng kế toán của Xí nghiệp đã được trang bị một số máy tính, songviệc cài đặt chương trình trên máy tính chưa đầy đủ, bộ phận vật liệu vẫnchưa có được những phần mềm thích hợp để có thể vận dụng phù hợp Việc

Xí nghiệp chưa áp dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và kế toánnguyên vật liệu nói riêng làm cho công việc quản lí, theo dõi nguyên vật liệumất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn vì khối lượng NVL tại Xí nghiệp làrất lớn, đa dạng về chủng loại và quy cách

Về việc lập dự phòng hàng tồn kho

Tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, NVL được sử dụng bao gồmnhiều loại với các nguồn mua khác nhau, giá cả trên thị trường lại thườngxuyên biến động Mặt khác, do đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mẫu

mã sản phẩm nên NVL đòi hỏi phải được cải thiện thường xuyên về quy cách

và chất lượng Tuy nhiên hiện nay Xí nghiệp vẫn chưa tổ chức tiến hành trích

lập dự phòng đối với NVL, do đó việc phản ánh giá trị NVL có thể cao hơngiá thị trường, ảnh hưởng tới việc đưa ra các chính sách thu mua NVL

3.2 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình

3.2.1 Sự cân thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu

Sau khi gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam

đã thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài, hàng loạt doanh nghiệp mớithành lập và tạo được môi trường cạnh tranh gay gắt Để tiếp tục tồn tại vàphát triển được thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoànthiện hoạt động sản xuất và công tác quản lí kinh tế Đặc biệt, với một doanhnghiệp chuyên sản xuất hàng may mặc như Xí nghiệp May xuất khẩu HòaBình thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết

Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụcho nhu cầu quản lí, có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tàichính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp.Chính vì vậy, bộ máy kế toán cần không ngừng hoàn thiện để cung cấp thôngtin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lí và những người quan tâm nắm bắt

và đưa ra quyết định đúng đắn

Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất,giá trị nguyên vật liệu chiếm 70-80% giá thành sản phẩm thì công tác kế toánnói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần được đặt lên hàng đầu.Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp cho Xí nghiệp có thể thực hiện tốtcông tác quản lí nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệuquả nguyên vật liệu, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm vàtăng lợi nhuận

Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trước những thay đổi khôngngừng của thế giới và khu vực, Xí nghiệp May xuất khẩu cần không ngừng

hoàn thiện bộ máy quản lí, công tác kế toán nói chung và công tác kế toánnguyên vật liệu nói riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững được

uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường, vững bước cùng cả nước hội nhập

và phát triển

3.2.2 Các yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu

Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựatrên quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán

kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng…

Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêucầu quản lí các chính sách của Xí nghiệp và Công ty nói riêng và của nghànhdệt may nói chung

Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán là rất quantrọng, quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấpthông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chế độ Dovậy, khi hoàn thiện phần hành kế toán NVL cần căn cứ vào trình độ của nhânviên kế toán tại đơn vị Phương án đưa ra phải đảm bảo các nhân viên kế toánhiểu được và có khả năng thực hiện được đầy đủ và hiệu quả

Mục đích cuối cùng của việc hoàn thiện công tác kế toán là giúp cácdoanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn, là công cụ đắc lực choquản lí doanh nghiệp Vì vậy các giải pháp đưa ra cần mang lại hiệu quả kinh

tế tối ưu, có tính khả thi cao Đặc biệt đối với NVL thì các giải pháp đưa racần chú ý đến việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hưởng tới chấtlượng sản phẩm, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kếtoán quản trị

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình

Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, trên cơ

sở lý luận đã được bồi dưỡng ở nhà trường, kết hợp với thực tế em xin mạnhdạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mụcđích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệpnói riêng cũng như công tác kế toán nói chung

Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống doanh điểm nguyên vật liệu

Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lí và hạchtoán về số lượng cũng như giá trị từng thứ NVL, theo em việc phân loại ở Xínghiệp cần được hoàn thiện hơn nữa Phế liệu thu hồi Xí nghiệp cần phải theodõi chi tiết Xí nghiệp có thể phân loại NVL như sau:

- Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, chỉ, khuy, cúc, khoá

- Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: Phấn may, mực dấu, dây nẹp nhựa,hộp cacton

- Nhiên liệu: TK 152.3: Xăng, dầu diezen, dầu máy khâu

- Phụ tùng thay thế: TK152.4: Kim, suốt, thoi, răng cưa mặt nguyệt, methoi, dây máy

- Thiết bị XDCB: TK 152.5: Gạch, sắt, đồ điện

- Vật liệu khác: TK 152.8: Văn phòng phẩm và phế liệu thu hồi

Bên cạnh đó, hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu” “Sổ danh điểmvật liệu” này sẽ xác định thống nhất tên gọi, kí hiệu, mã, quy cách, số hiệu,đơn vị tính của từng danh điểm NVL

Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể được xây dựng như sau:

Biểu 2.25: Mẫu sổ Danh điểm vật tư

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cũng cần phải có sự kết hợpchặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lýphục vụ yêu cầu quản lý củaXí nghiệp đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụngphần mềm kế toán cho phần hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính, giảmbớt khối lượng ghi chép thủ công

Công tác quản lý kho

Công tác quản lý kho bảo quản nguyên vật liệu trong kho của Xínghiệp đã đi vào nền nếp chặt chẽ Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàngthuận tiện trong một kho chung cho toàn bộ nguyên vật liệu của Xí nghiệp.Tuy nhiên, do sử dụng một kho chung nên dễ gây hư hỏng đối với nguyên vậtliệu dễ loang ố như vải, chỉ, bông…Do đó với công tác quản lý kho Xí nghiệpnên tổ chức lại Các nguyên vật liệu dễ hư hỏng cần phải được bảo quản tốt

Mỗi loại nguyên vật liệu phải được quản lý theo một kho riêng, hoặcnếu điều kiện chưa cho phép thì kho của Xí nghiệp nên chia thành 2 kho Mộtkho dùng cho các NVL dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông … một kho dùng chocác loại NVL khác để dễ quản lý hơn

Hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu

Trong điều kiện sản xuất hiện nay, Xí nghiệp có ít nguyên vật liệu tồnkho, song NVL tồn kho chủ yếu là những NVL dễ hư hỏng, loang ố như vải,chỉ, bông… Thực tế hàng năm Xí nghiệp chỉ kiểm kê một lần Điều này cóhạn chế là không kịp thời ngăn chặn những ảnh hưởng xấu như làm mất mát,

hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất từ các quý I, II, III Cuối mỗi tháng, quý, Xínghiệp chỉ biết được số lượng và giá trị trên sổ sách mà không biết tình hìnhthực tế NVL ở kho

Theo em, Xí nghiệp nên tiến hành kiểm kê đúng theo quý để cùng với

kỳ hạch toán có thể biết được cả số lượng, giá trị và chất lượng NVL tồn kho

Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Mục đích của hạch toán chi tiết vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tìnhhình nhập – xuất – tồn từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị đểđáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp Vật liệu phải được tổ chức hạchtoán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợpvới điều kiện cụ thể của doanh nghiệp Mỗi phương pháp đều có những ưu

điểm, nhược điểm riêng và do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp làhoàn toàn khác nhau Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp vớidoanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia Việc áp dụngphương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tínhhiệu qủa của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việccủa kế toán mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kếtoán được dễ dàng, thuận tiện.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu hiện đang

áp dụng phương pháp thẻ song song Theo em sử dụng phương pháp này làhoàn toàn phù hợp với điều kiện của Xí nghiệp vì phương pháp này đơn giản,

dễ kiểm tra, dễ đối chiếu Tuy nhiên, sử dụng phương pháp này cũng cónhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu

số lượng và việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối quý nênhạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán Để khắc phục những nhượcđiểm này thì giữa thủ kho và kế toán hàng tháng phải tiến hành kiểm tra, đốichiếu sổ sách để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời

Ngoài ra, để đảm bảo cho công tác hạch toán vật liệu được chặt chẽ thìkhi bàn giao các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật

tư cần phải lập phiếu giao nhận chứng từ

Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất của loại vật liệu Vải skavi trong

tháng 02 năm 2009 Định kỳ khi giao nhận chứng từ, kế toán và thủ kho lậpphiếu giao nhận chứng từ đính kèm với các chứng từ nhập - xuất

Biểu 2.26: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP SỐ …

Từ 08/02 – 15/02

- Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận được hóa đơn mà chưa

nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đốichiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang

đi đường” Trong kì nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhậpkho và hóa đơn mua hàng sẽ ghi trực tiếp vào sổ TK 152 như bình thường Nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ vào Hóa đơn, các chứng từ cóliên quan, kế toán phản ánh giá trị số NVL này vào bên nợ TK 151

TK 151 dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, vật liệu mua ngoài đã thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về đến kho hay đang chờkiểm nhận nhập kho Kết cấu TK 151 như sau:

Bên Nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đã mua đang đi trên đường.

Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho

của doanh nghiệp

Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về

nhập kho đơn vị

Phương pháp hạch toán kế toán như sau:

Cuối kì kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng của loại hàng mua chưa

về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK151