Kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của dự án. Đặc điểm ngân sách dự án:[r]
(1)Chương 7:
(2)Lập kế hoạch dự án
Cơ cấu phân chia công việc
(3)LẬP KẾ HOẠCH
Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch
(4)(5)Kế hoạch cấp 1
Kế hoạch cấp 2
Kế hoạch cấp 3
(6)LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Góp phần đạt mục tiêu
Cải tiến hiệu sử dụng nguồn lực
Giúp cho việc kiểm soát giám sát tiến
trình dự án
Gia tăng truyền thơng/sự phối hợp
Tạo động thúc đẩy người
(7)ĐỊNH NGHĨA MỤC TIÊU DỰ ÁN
Cái hồn thành? Cái
chuyển giao?
Các ràng buộc
Định nghĩa kiện điểm kết thúc
(8)MỤC TIÊU THÔNG MINH - S.M.A.R.T
Specific Rõ ràng, cụ thể
Measurable Có thể đo lường được
Assignable Có thể phân bổ được
Realistic Có thể thực được
(9)CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN
Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)
Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.
Trình bày định hướng tổng qt để từ mục đích,
những hoạt động nhiệm vụ
Mục tiêu dự án (Project objective / Purpose)
Là mô tả xác làm để hồn thành mục
tiêu tổng thể
Đây điều muốn đạt sau dự án thực có kết
quả.
Kết qủa dự án (Project outputs / Results)
(10)CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
Là cấu trúc có thứ bậc phân nhỏ dần cơng việc dự án đến cấp thấp
Là bản đồ giúp nhà quản lý dự án nhận dạng
tất sản phẩm thành phần công việc dự án
Là tài liệu bản để ước lượng chi phí, tổ
(11)CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
Nhiệm vụ 1.1.1.0
Mục tiêu dự án (Project
Objective) 1.0.0.0 Hoạt động
1.1.0.0 Hoạt động 1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động 1.5.0.0 Hoạt động 1.2.0.0 Nhiệm vụ 1.3.1.0 Nhiệm
vụ 1.3.2.0 vụ 1.3.3.0Nhiệm Nhiệm vụ
1.1.2.0
Cấp 1
(Hồn thành dự án)
Cấp 2
Cấp 3
Cấp 4
(Gói công việc)
1.3.2.1
(12)WBS dự án xây dựng ngơi nhà
Ngôi nhà 1.0.0
Xây dựng
1.1.0 HT nước1.2.0 HT Điện1.3.0
Moùng
1.1.1 Tường/Trần 1.1.2
Cấp nước
1.2.1 Thoát nước 1.2.2
Thiết bị 1.3.2 Dây dẫn
(13)WBS – SỰ PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC
1.0.0 Dự án xây nhà
1.1.0 Cơng trình xây dựng
1.1.1 Đổ móng
1.1.2 Tường và trần
1.2.0 Hệ thống nước
1.2.1 Cấp nước
1.2.2 Thoát nước
1.3.0 Hệ thống điện
1.3.1 Dây dẫn
(14)10.00.00 Dự án xây dựng nhà
13.00.00 Nội thất 13.10.00 Điện 13.20.00 Nước 13.30.00 … 11.00.00 Chuẩn bị mặt
11.10.00 họp với đ.phương 11.20.00 đo đạc, vệ sinh 11.30.00 11.31.00 11.32.00 11.32.10 11.32.20 11.32.21 11.32.32
12.00.00 Xây nhà
12.10.00 Đổ móng 12.20.00 Làm tầng 12.30.00 Làm tầng 12.31.00 12.31.10 12.32.20 12.32.21 12.32.22 12.32.00 12.40.00 …
14.00.00 Hoàn thiện 14.10.00 14.20.00 … 14.30.00 …
(15)WBS DẠNG PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC
1.0.0 DA THỨ BA CẤP NƯỚC VAØ VỆ SINH CÁC THỊ XÃ, THỊ TRẤN (TPTWSSP)
1.1.0 Các công tác khởi đầu
1.1.1 Thành lập PCU PPMU 1.1.2 Thương lượng vay vốn
1.1.3 Lựa chọn định tư vấn giám sát thiết kế 1.1.4 Hỗ trợ định hướng DA
1.2.0 Chương trình nhận thức sức khỏe tỉnh (PHAP) 1.2.1 Thành lập thiết kế PHAP
1.2.2 Chuyeån giao PHAP
1.2.3 Chương trình tín dụng vệ sinh 1.3.0 Cấp nước
1.3.1 Thu hồi đất
1.3.2 Khảo sát (địa hình, địa chất, kiểm định nước … 1.3.3 Chương trình UFW
1.3.4 Điều tra/kiểm định mạng cấp nước 1.3.5 Thiết kế chi tiết hệ thống cấp nước
1.3.6 Hợp đồng đấu thầu cạnh tranh quốc tế ICB
(16)WBS DẠNG LIỆT KÊ
1.0.0 DA THỨ BA CẤP NƯỚC VAØ VỆ SINH CÁC THỊ XÃ, THỊ TRẤN (TPTWSSP)
1.4.0 Thoát nước vệ sinh (D & S)
1.4.1 Thieát kế chi tiết công trình D & S
1.4.2 Hợp đồng đấu thầu cạnh tranh nước LCB 1.4.3 Cải thiện D & S
1.4.4 Các hoạt động vệ sinh khu vực tư công nước 1.5.0 Xây dựng lự hỗ trợ thực hiện
(17)NHẬN DẠNG MỘT WBS TỐT
Một gói cơng việc xác định rõ ràng có đặc điểm sau:
– Chất lượng mức độ hồn thành đo một cách dễ dàng.
– Nó có kiện bắt đầu kết thúc.
– Nó quen thuộc nhóm dự án; thời gian, chi phí nguồn nhân lực dự tính cách dễ dàng.
– Nó bao gồm cơng việc quản lý, đo và công việc độc lập với công việc hoạt động khác.
(18)PHÁT TRIỂN WBS Cái làm?
Dự án hoạt động cuả phân tích theo
kết theo chức năng yêu cầu.
Không thiết phân chia tất thành phần WBS
ở cấp độ
Các thành phần theo cấp bậc WBS có mối liên hệ
“Mẹ/con”
Chúng ta ngừng tiến trình chia nhỏ WBS chúng
(19)Gói cơng việc cấp thấp nhất WBS Một gói cơng việc xác định cách rõ ràng có đặc điểm sau :
Định nghiã công việc (Cái gì – What)
Chỉ thời gian để hồn thành gói cơng việc (Bao lâu – How long) Chỉ ngân sách theo thời đoạn để hồn thành gói cơng việc
(Chi phí – Cost)
Chỉ nguồn lực cần có để hồn thành gói cơng việc (Bao
nhiêu – How much)
Chỉ trách nhiệm cuả người công việc (Ai –Who) Chỉ những điểm cần giám sát việc đo lường tiến trình
GĨI CƠNG VIỆC TRONG WBS
(20)PHÁT TRIỂN WBS - THỦ TỤC
Động não nhiệm vụ hoạt động cần thực
hiện để hoàn thành mục tiêu dự án
Ghi mỗi hoạt động hoặc nhiệm vụ lên một card, bắt
đầu với một động từ
Sắp xếp theo cấu trúc có thứ bậc WBS
Dán tất cả những tấm card lên tường, bắt đầu sắp
xếp theo mục tiêu dự án
Kiểm tra WBS xác, logic hồn chỉnh
Có một sự phân nhóm các hoạt động trên tường
Thêm vào, bổ sung, xoá bỏ hoặc di chuyển các tấm card cho đến khi có được WBS chính xác, logic và
(21)WBS THÀNH CÔNG
Thực trạng hồn thành cuả dự án được đo
lường một cách dễ dàng
Nó quen thuộc với đội dự án Thời gian, chi phí
nguồn lực khác ước lượng mơt cách dễ dàng
Nó bao hàm phân cơng cơng việc mà quản lý, có
thể đo lường độc lập với phân công công việc những hoạt động khác
Thơng thường, tạo thành dịng cơng việc liên tục
(22)(23)THỦ TỤC 5-BƯỚC:
VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
1 Chia dự án theo mục tiêu nó
1.1 Phát triển chương trình
(24)2 Phân chia mục tiêu theo công tác
1.1 Phát triển chương trình 1.1.1 Thiết lập chủ đề đề tài 1.1.2 Tìm kiếm người thuyết minh
1.1.3 Chuẩn bị tài liệu hội nghị
1.2 Xác lập nơi ngày tổ chức hội nghị 1.2.1 Xác lập ngày diễn hội nghị
1.2.2 Lựa chọn giao phó cơng việc cho nơi tổ chức hội nghị 1.2.3 Xác nhận công việc xếp
1.3 Thiết kế thực kế hoạch tiếp thị 1.3.1 Soạn thảo in ấn Brochure hội nghị 1.3.2 Quảng cáo
1.3.3 Hộp thư hội nghị
1.3.4 Tiếp nhận hồi báo việc đăng ký tham dự hội nghị
THỦ TỤC 5-BƯỚC:
(25)3 Kiểm tra hành động theo phù hợp với đặc trưng của công tác tiến hành phân chia chi tiết công việc chưa xác định được
1.1.3 Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị
1.1.3.1 Nhận tài liệu từ người thuyết trình 1.1.3.2 Chuẩn bị in ấn sổ tay hội nghị
THỦ TỤC 5-BƯỚC:
(26)(27)KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
Lựa chọn ngày
và nơi TCHN Thiết kế thực hiện KH tiếp thị Soạn thảo
chương trình
NHẬN ĐƯỢC
(28)(29)Ma trận trách nhiệm
Công việc Tổng
giám đốc công ty Giám đốc dự án Kỹ sư trưởng dự án Kế toán trưởng dự án Trưởng bộ phận kinh doanh Trưởng bộ phận kinh doanh
Lập kế hoạch
dự án PD GS TT YK YK YK
Xác định
WBS CĐ TT YK YK YK
Ước tính chi
phí GS CĐ TT YK YK
Lập kế hoạch thị trường
PD CĐ YK TT YK
(30)STT WBS CÔNG VIỆC GHI CHÚ
1 KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ Ban điều hành chịu
trách nhiệm 1.1 Tiếp nhận hợp đồng
3 1.2 Thương thảo, ký kết hợp đồng
4 THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC CHUẨN BỊ Ban điều hành (Giám đốc ĐH) tiến hành họp tổng thể ban, phân công nhiệm vụ cho ban
5 2.1 Tiếp nhận mặt
6 2.2 Họp toàn bên liên quan 2.3 Khảo sát lại địa hình
8 2.4 Thống ý tưởng thiết kế nhiệm vụ thiết kế 2.5 Bố trí vị trí thiết kế sơ
10 2.6 Tiến hành thực thủ tục pháp lý 11 2.7 Lập khái toán
12 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THIẾT KẾ Ban kỹ thuật, ban thơng tin, ban tư vấn trình lên ban điều hành
13 3.1 Chuẩn bị mời thầu 14 3.2 Mời thầu
15 3.3 Chấm thầu
(31)17 THIẾT KẾ KỸ THUẬT THI CÔNG Các ban hồn thành nhiệm vụ giám sát Ban kiểm tra giám sát 18 4.1 Nhà thầu thiết kế thực công việc
19 4.2
BQL phối hợp với nhà thầu thiết kế để lựa chọn, chỉnh sửa phương án thiết kế
20 THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ Các ban điều hành,
thiết kế, tư vấn, thơng tin tài chịu trách nhiệm
21 5.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt thiết kế 22 5.2
Tŕnh chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế
23 LẬP DỰ TỐN CHI TIẾT Ban tài
24 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THI CÔNG Trưởng ban tiến hành họp tiểu ban, kiểm tra nhiệm vụ cho thành viên
25 7.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi cơng hạng mục cơng trình 26 7.2 Phát hành hồ sơ mời thầu chấm thầu
(32)28 8 TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH
Thi cơng xây dựng cơng trình cơng việc nhà thầu thi cơng
29 8.1 Thi cơng xây dựng tồ nhà
30 8.2 Thi công XD sân chơi thể thao ngồi trời 31 8.3 Thi cơng xây dựng khu văn hóa
32 8.4 Thi cơng xây dựng khu cung cấp điện nước
33 8.5 Kiểm tra giám sát công việc nhà thầu 34 8.6 Lập kế hoạch tài giải ngân cho nhà thầu
35 8.7
Kiểm soát chất lượng tiến độ công tŕnh
36 9 GIAI ĐOẠN KẾT THÚC DỰ ÁN - Nghiệm thu cơng trình
và toán với chủ đầu tư
- Ban QLDA họp tổng kết dự án
37 9.1 Nghiệm thu, bàn giao tốn cơng trình 38 9.2
Tổng kết thành dự án kết thúc dự án
(33)TỔ CHỨC
Xác định nhu cầu nhân sự
Tuyển dụng giám đốc dự án đội dự án Tổ chức đội dự án
Phân công công việc/Trách nhiệm/Quyền hạn
cho thành viên đội dự án
Hoạch định phối hợp truyền thơng với
các thành viên có liên quan đến dự án
Công cụ : sơ đồ trách nhiệm
(34)SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM
(RC - Responsibility chart)
° RC cơng cụ hoạch định quản lý mà phân
công cho thành viên đội dự án trách nhiệm khác nhau với ý đến hoạt động dự án
° Cấu trúc phổ biến RC mà cột
tương ứng với thành viên riêng biệt dòng tương ứng với nhiệm vụ dự án
° Các trách nhiệm quy ước : quan trọng , quan trọng
(35)SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM
WBS Các thành viên đội dự án Các thành viên chủ chốt bên ngoài Giám đốc dự án Thành viên 1 Thành viên 2 Thành viên 3 Nhà tài trơ Chuyên gia chất lượng
1.1.0 R S A
1.2.1 R S
1.2.2 R C
1.3.0 A R C
1.4.0 C S
R = Responsible (Trách nhiệm) S = Support (Hổ trợ)
(36)HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC
Xác định nguồn lực mà bạn cần để thực
hoạt động dự án: Nhân lực nguồn lực là nhân lực
Ước lượng chi phí và phối hợp trong ngân sách dự án
Thiết lập hệ thống kiểm sốt tài chính (ngun tắc, trách
nhiệm,…)
Hoạch định tài trợ (ở đâu, khi nào, bao nhiêu , cho cái
gì)
Chuẩn bị dự báo dịng tiền dự án ngoài dự kiến
(37)Mẫu Kế hoạch sử dụng nguồn lực – Nhân lực WBS Hoạt động Kỹ năng yêu cầu Tên nhân lực Mức độ kỹ năng Kết kỳ vọng Số ngày nổ lực Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Chi phí 2.1 Viết ND Mar Mar Chuyên
gia Noäi dung Mar cho Website
10 5000
2.2 Viết
ND HR HR Trung cấp Nội dung HR cho Website 4000 2.3 Biên tập ND Biên tập TL Chuyên
gia Nội dung biên tập cho Website
(38)Mẫu Kế hoạch sử dụng
nguồn lực nhân lực
WBS Hoạt động Nhu cầu nguồn lực
Thời gian sử
duïng
(39)Mẫu kế hoạch sử dụng nguồn lực
WBS Nhân lực Nguồn lực Chi
(40)ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
Ước lượng chi phí tiến trình phát triển việc đánh giá
nguồn lực u cầu (Thường tính tiền) để hồn thành dự án
Ước lượng chi phí dự án thường theo tiến trình từ lên,
bắt đầu với WBS yêu cầu nguồn lực cho gói cơng việc chi phí nguồn lực Kết ngân sách dự án với những chi tiết ủng hộ, lời giải thích kế hoạch quản lý chi phí
Khả leo thang chi phí nên xem xét cho
(41)CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
1 Chi phí trực tiếp :
Thường tính theo gói cơng việc
Chi phí lao động
Chi phí nguyên vật liệu Chi phí thiết bị
Chi phí trực tiếp khác
2 Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs) Phục vụ cho hoạt động dự án tổng thể
(tư vấn, lương giám đốc dự án, huấn luyện, tham quan)
(42)MỤC TIÊU ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
Để đảm bảo khả tồn tại
Nghiên cứu khả thi
Hoạch định nguồn lực Phân tích lợi ích/chi phí
Cung cấp thông tin cho việc định giá (bao gồm giá
đấu thầu và, thoả thuận,…)
Phục vụ công cụ quản lý
Quản lý kiểm sốt chi phí Quản lý rủi ro
Hoạch định ngân sách
(43)TIÊU CHUẨN CHO VIỆC ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ DỰ ÁN TỐT
Chính xác
Thực tế
Phù hợp
Minh bạch
Hiệu - chi phí
(44)Điều chỉnh thuyết minh các ước lượng chi phí
Tiến trình thiết kế chi phí nhằm khai thác sản phẩm
hoặc dịch vụ khác không đáng kể để đáp ứng mục tiêu chi phí
Lặp lặp lại tiến trình ước lượng
Có thể thực giảm chi phí cách cải tiến tiến trình, lập lại tiến độ,…
Thuyết minh chi phí
Liệt kê giả định thông số sử dụng Thuyết minh thông số giả định
(45)BÁO CÁO ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
Giới thiệu, thời hạn cứ Những giả định nguyên tắc bản Mô tả dự án, kết phạm vi nó
Phân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần cơng việc, theo thành
phần chi phí, Theo giai đoạn tiến độ)
Tóm tắt việc ước lượng chi phí
Những giả định thông số bản sử dụng ước lước
lượng
Tiền lương cho loại kỹ lao động mức độ kỹ năng Chi phí đơn vị thiết bị nguyên vật liệu sử dụng
Tỷ lệ lạm phát hệ số điều chỉnh khác sử dụng
Tỷ lệ chi phí quản lý dự án chi phí chung sử dụng phân
tích
(46)DỰ TỐN NGÂN SÁCH DỰ ÁN
Ước lượng chi chí bản
Ước lượng từ lên dựa theo WBS : tổng ước lượng chi
phí gói cơng việc chi phí phối sáp nhập
Đối với gói cơng việc, ước lượng trình bày chi phí thích hợp
nhất tất giả định đáp ứng
Dự phòng khoản chi tiêu bất ngờ : tạo quỹ dự phòng cho
sai lệch chi phí mà có khả xảy ra cách rõ ràng ước lượng chi phí
Ngân sách dự án = Ước lượng bản+ Dự phòng chi tiêu bất ngờ Quỹ dự phòng quản lý : quỹ bổ sung dự phòng gắn liền với
quản lý
(47)THẢO LUẬN
Anh/ Chị gợi nhớ lại dự án gần
đây mà anh/chị tham gia, từ xây
(48)Phân tích dự án thành các gói cơng việc/cơng việc
Lập danh mục mã hóa cơng việc
Trình tự:
Xác định dữ liệu liên quan đến công
việc (thời gian nguồn lực)
Xác lập ma trận trách nhiệm OBS
WBS
(49)3 Ngân sách dự án
(50)Ngân sách dự án:
Kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, tiến độ đảm bảo yếu tố kỹ thuật dự án
Đặc điểm ngân sách dự án:
Phụ thuộc kế hoạch, mục tiêu nguồn quỹ tổ chức Mang tính ước tính, giả thuyết
(51)Lập ngân sách:
Phương pháp từ xuống
Phương pháp từ lên
Ngân sách
(52)GV: Ths Ho Nhat Hung 52 Vd: Bạn muốn trang trí lại nội thất hộ bạn Công ty
(53)GV: Ths Ho Nhat Hung 53 Vd: Bạn muốn trang trí lại nội thất hộ bạn Công ty
Phú Mỹ Hưng xây thô bạn áp dụng phương pháp lập ngân sách nào?
(54)Phương pháp kết hợp
(55)Ước lượng yếu tố chi phí
Chi phí
vật liệu lao độngChi phí Chi phímáy Chi phí
trực tiếp Chi phíchung
Lợi nhuận định mức
+ thuế Chi phí
(56)Các vấn đề mấu chốt
Kế hoạch dự án lập nào?
Cơ cấu phân chia cơng việc để làm gì?
Ngân sách dự án xác định
(57)(58)10.00.00 Dự án xây dựng nhà
13.00.00 Nội thất 13.10.00 Điện 13.20.00 Nước 13.30.00 … 11.00.00 Chuẩn bị mặt
11.10.00 họp với đ.phương 11.20.00 đo đạc, vệ sinh 11.30.00 11.31.00 11.32.00 11.32.10 11.32.20 11.32.21 11.32.32
12.00.00 Xây nhà
12.10.00 Đổ móng 12.20.00 Làm tầng 12.30.00 Làm tầng 12.31.00 12.31.10 12.32.20 12.32.21 12.32.22 12.32.00 12.40.00 …
14.00.00 Hoàn thiện 14.10.00
(59)WBS Triệu ( ĐVN)
1.00.00
1.1.0 25
1.1.1
1.1.2 12
1.2.0
1.2.1 16
1.2.2.0
1.2.2.1 20
1.2.2.2 30
Câu 31 Cho cấu phân chia công việc dự án sau
(đơn vị tính:tỷ VNĐ) Chi phí phần từ 1.2.2.0 WBS là:
(60)
WBS Triệu ( ĐVN)
1.00.00
1.1.0 25
1.1.1
1.1.2 12
1.2.0
1.2.1 16
1.2.2.0
1.2.2.1 20
1.2.2.2 30
Câu 312 Cho cấu phân chia công việc dự án sau
(đơn vị tính:tỷ VNĐ) Chi phí phần từ 1.1.1 WBS là: