THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY GAS PETROLIMEX

Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty gas petrolimex. A.Đặc điểm chung của công ty Gas Petrolimex. I. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty gas 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Gas Petrolimex. Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một trong ba đơn vị kinh doanh Gas đầu tiên của Việt Nam. Thời gian chính thức cung cấp sản phẩm cho thị trờng là tháng 8/1993. Nhờ có những hớng đi đúng đắn, cơ sở vật chất, kỹ thuật của ngành không ngừng đợc mở rộng phát triển với uy tín của sản phẩm ngày càng gia tăng. Lợng bán ra liên tục qua các năm từ 8000 tấn năm 1994 đến 16.000 tấn năm 1995 và một năm sau đó sản lợng bán đã tăng lên 24.000 tấn, chiếm trên 45% thị trờng nội địa. Đến nay, Tổng công ty xăng dầu Việt nam là đơn vị duy nhất có hệ thống kho bể tiếp nhận đóng nạp trên cả 3 miền và kết quả là giá thành sản xuất giảm đáng kể do vận chuyển với cự ly ngắn. Tuy nhiên, sau năm 1995 khi đã có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự tham gia của hơn 17 công ty vào thị trờng Gas lỏng Việt nam. Thị trờng Gas lỏng giảm đáng kể từ 45% xuống 30%. Nguyên nhân của tình hình này là sự không phù hợp xuất phát từ sự khác biệt giữa kinh doanh Gas lỏng và kinh doanh xăng dầu về mặt thị trờng và bảo hộ của Nhà nớc. Tổng công ty xăng dầu Việt nam đợc Nhà nớc giao đảm nhận trên 60% nhu cầu cả nớc trong khi Gas lỏng không thuộc diện Nhà nớc quản lý về giá tham gia vào thị trờng cạnh tranh thực thụ. Đứng trớc tình hình trên, ban lãnh đạo Tổng công ty xăng dầu Việt nam đã liên tục đổi mới hoạt động kinh doanh theo hớng nâng cao tính tự chủ ngành hàng phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Ngày 25/12/1998, trên cơ sở tờ trình của Tổng công ty xăng dầu, Bộ thơng mại đã ra quyết định số 1653 QĐ-BTM về việc thành lập công ty Gas Petrolimex với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu Gas lỏng và các thiết bị phụ, bồn bể và hệ thống công nghệ của ngành hàng phục vụ cho nhu cầu xã hội. Công ty chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/1999 với số vốn tự có trên 200 tỷ đồng. Công ty Gas Petrolimex có trụ sở tại 775 đờng Giải Phóng quận Hai Bà Tr- ng Hà nội và các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ. Ngoài ra, công ty còn có mạng lới phân phối rộng khắp các tỉnh thành phố và cả nớc qua hơn 40 công ty kinh doanh xăng dầu của Petrolimex và hệ thống các đại lý, tổng đại lý. Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cho xã hội, công ty đã không ngừng mở rộng và nâng cao trình độ công nghệ của hệ thống cơ sở vật chất tại các vị trí điểm. Đến cuối năm 1999 tổng sức chứa của công ty gas petrolimex đã đạt gần 3000 tấn, đợc bố trí tại Hà nội (120 tấn), Hải Phòng (1000 tấn), Đà nẵng (500 tấn), Nhà Bè (700 tấn), Cần Thơ (500 tấn). Trong thời gian sắp tới các kho Hải Phòng và Nhà Bè đợc mở rộng và xây mới, tăng công suất đóng nạp. Nhờ hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, Công ty Gas Petrolimex đã và sẽ giành đợc lợi thế về giá bán, chất lợng, đáp ứng đợc tốc độ phát triển của thị trờng. Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính: VND TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 1 Tổng doanh thu 358.742.000.000 416.031.000.000 2 Chi phí kinh doanh 68.637.000.000 69.743.000.000 3 Lãi gộp 73.382.000.000 75.334.000.000 4 Giá vốn hàng bán 285.360.000.000 340.697.000.000 5 Lợi nhuận trớc thuế 5.113.000.000 3.640.000.000 6 Lợi nhuận sau thuế 3.476.840.000 2.470.000.000 7 Nộp Ngân sách 15.539.499.000 14.877.000.000 II Mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex: 1.1 Mô hình tổ chức: Mô hình tổ chức của Công ty Gas Petrolimex phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của đơn vị, phụ thuộc vào điều kiện khách hàng, khả năng và cơ chế kinh tế. Trong cơ chế thị trờng, mô hình tổ chức bộ máy của Công ty đợc bố trí gọn nhẹ, các bộ phận chức năng hoạt động rất năng động hiệu quả. Bộ máy của Công ty đợc bố trí theo cơ cấu chức năng Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm cao nhất. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty(Phụ lục 8) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex: Công ty Gas Petrolimex có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu khí đốt hoá lỏng (LPG), các thiết bị bồn bể, và hệ thống công nghệ của ngành phục vụ cho nhu cầu xã hội. Nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex là: Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị. Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trờng và định h- ớng phát triển của Công ty. Xây dựng chiến lợc ngành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trờng, các định mức kinh tế kỹ thuật cớc vận chuyển tối đa. Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu t liên quan đến việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh ngành hàng tại các đơn vị. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trực thuộc Công ty Gas Petrolimex: Phòng Tổ chức hành chính: Phòng Tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu giúp Giám đốc Công ty tổ chức thực hiện công tác: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, bố trí, sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chính sách đối với ngời lao động, bảo vệ nội bộ, thanh tra kiểm tra, đảm bảo an ninhh trật tự, công tác an toàn PCCC, an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trờng, công tác hành chính quản trị cơ quan theo phân cấp quản lý của Công ty và Tổng công ty theo đúng pháp luật. Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu, giúp Giám đốc tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty đảm bảo có hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của ngành, quy định của pháp luật của Nhà nớc trên các lĩnh vực công tác sau: + Xây dựng chiến lợc kinh doanh. + Phát triển thị trờng. + Đảm bảo nguồn hàng. Phòng Kế toán tài chính: Phòng Kế toán tài chính có chức năng tham mu cho Giám đốc tổ chức thực hiện và chỉ đạo hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành của nhà nớc. Quản lý và sử dụng tài sản, vật t, hàng hoá, các nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty đạt hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nớc. Phòng Quản lý kỹ thuật: Phòng Quản lý kỹ thuật có chức năng tham mu giúp cho Giám đốc Công ty tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ, đầu t xây dựng cơ bản. Thể hiện ở các mặt công tác sau: + Hoạch định khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất kinh doanh. + Công tác giao nhận kỹ thuật hàng hoá. + Công tác kỹ thuật an toàn, PCCC, phòng chống bão lụt, vệ sinh môi trờng. Phòng Bán hàng và dịch vụ: Phòng Bán hàng và dịch vụ có chức năng tham mu giúp Giám đốc tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp trên địa bàn đợc phân công đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Cửa hàng kinh doanh Gas: Cửa hàng là một bộ phận của hệ thống bán hàng, đợc quản lý thống nhất trong hệ thống tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty, là nơi trực tiếp thực hiện nhịêm vụ bán hàng (Gas bình, bếp gas, phụ kiện) liên quan đến quá trình sử dụng Gas và các loại hàng hoá khác theo quy định của Công ty nhằm trực tiếp đáp ứng theo nhu cầu của ngời tiêu dùng. Kho Gas Đức Giang: + Tổ chức, khai thác sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động ở kho đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. + Tổ chức tốt công tác điều độ vận tải đảm bảo khai thác hiệu quả nhất các ph- ơng tiện vận tải. Tổ chức sắp xếp phân công lao động hợp lý trên cơ sở mô hình tổ chức định biên lao động của Công ty. Phối hợp với các đơn vị trên địa bàn thực hiện ph- ơng án bảo vệ môi trờng, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong phạm vi quản lý kho. II. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty gas- Petrolimex. 1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Gas- Petrolimex Để đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý kinh tế tài chính của công ty, do đặc điểm tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, quy mô hoạt động rộng khắp các chi nhánh, đại lý trực thuộc của công ty Gas - Petrolimex tại các thành phố lớn trong cả nớc. Vì vậy phòng kế toán tài chính của công ty đợc xây dựng trên nguyên tắc chung, kết hợp với yêu cầu thực tế của công ty. Công ty đã sử dụng hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán. Các kho, các cửa hàng trực thuộc văn phòng công ty trong các chi nhánh thực hiện hạch toán báo sổ là nơi tập trung các chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ gửi về phòng kế toán của văn phòng công ty trong các chi nhánh, xí nghiệp để kiểm tra hạch toán. Các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của công ty Gas, có bảng tổng kết tài sản riêng phản ánh đầy đủ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh, xí nghiệp nhng cha đợc quyền phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ xí nghiệp. Tại các chi nhánh, xí nghiệp có phòng kế toán thực hiện các công tác kết toán phát sinh, tại các đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán (Phụ lục 9) 1.2 . Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Phòng kế toán công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng công ty bao gồm cả việc theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở kho Đức Giang và hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội. Đồng thời phòng kế toán công ty có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp. Tổng hợp báo cáo kế toán toàn công ty và tính ra lợi nhuận ròng, tiến hành phân chia lợi nhuận cho các chi nhánh, xí nghiệp để trích lập các quỹ. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 12 ngời, mỗi ngời đảm nhiệm một số phần hành kế toán cụ thể sau: *Trởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác tài chính kế toán toàn công ty, chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty theo chế độ hiện hành. Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, thực hiện giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị phụ thuộc. Phối hợp tham gia kí kết hợp đồng kinh tế của công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá, vật t, các định mức vật t, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền công ty. Phụ trách công tác thi đua khen thởng. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết toán của đơn vị phụ thuộc. *Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và ban giám đốc về các phần việc đợc giao. Phối hợp thực hiện việc xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty, giao kế hoạch tài chính cho các dơn vị. Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn công ty. Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị. Trực tiếp kiểm tra và quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty. Giải quyết các công việc khi kế toán trởng đi vắng. *Kế toán tổng hợp văn phòng: Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn phòng công ty, tổng hợp kiểm kê toàn công ty, tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ cái tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của công ty; trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển trong toàn công ty; quản lý vỏ bao bì Gas; kế toán nguồn vốn kinh doanh. *Kế toán mua hàng: Chịu trách nhiệm về kế hoạch khối lợng và chất lợng hàng hoá mua vào; lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua, theo dõi và phối hợp với kế toán bán hàng để đề ra phơng án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý. *Kế toán tiêu thụ hàng hoá và kho hàng: Trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng của toàn công ty. Chịu trách nhiệm về hàng tồn kho, giá vốn, lập bảng kê xuất bán đối với các tổng đại lý thành viên trớc ngày 5 hàng tháng. *Kế toán công nợ nội bộ và bán hàng: Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về công nợ bán hàng đối với khách hàng ngoài ngành, nợ khối trực tiếp trong văn phòng công ty, công nợ bán hàng của các loại hàng; tập hợp quyết toán giá thành sản xuất phụ, trực tiếp quyết toán chi phí đối với cửa hàng, xây dựng các quy chế quản lý cửa hàng phù hợp với thực tế, đôn đốc đối chiếu công nợ nội bộ trong đó gồm công nợ nội bộ công ty (Văn phòng công ty và các chi nhánh, công ty vối tổng công ty), công nợ cửa hàng; theo dõi tiến độ nộp và kiểm tra thuế GTGT, thuế nhập khẩu hoàn thành NKCT trớc ngày 5 hàng tháng. *Kế toán ngân hàng và thanh toán: Cân đối tiền gửi ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, làm thủ tục vay Ngân hàng đúng hạn. Đối chiếu với kế toán kho hàng, kế toán bán hàng lập kế hoạch thanh toán đảm bảo đủ vốn để thanh toán tiền hàng. Phối hợp với thủ quỹ cân đối tiền mặt để thu chi có kế hoạch. *Kế toán thuế và chi phí: Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ đầu vào đầu ra của các khoản thuế khấu trừ: Kiểm tra số lợng các loại hoá đơn phát hành và chịu trách nhiệm kê khai các khoản thuế theo chức năng quy định trớc ngày 7 hàng tháng; Tập hợp chi phí và kiểm soát chi phí kinh doanh, các định mức, điều khoản của công ty. Hoàn thành các NKCT trớc ngày 5 hàng tháng. *Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Phòng tổ chức theo dõi và quyết toán chi phí tiền lơng theo qui định. Phòng kế toán nhận quyết toán từ phòng tổ chức tiến hành tính lơng, BHXH, BHYT. Hoàn thành NKCT trớc ngày 5 hàng tháng. *Kế toán vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình biến động tài sản của toàn công ty. Hàng tháng lập bảng trích khấu hao tài sản cố định, trực tiếp tham gia thanh lý nhợng bán tài sản cố định của văn phòng công ty. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định để tham mu cho công ty trong việc sử dụng tài sản cố định. Lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ. *Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi và các chứng từ gốc hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. 2.Hình thức sổ kế toán 2.1.Hình thức sổ kế toán: Công ty Gas - Petrolimex có chi nhánh, các kho và đại lý ở nhiều tỉnh thành phố khác nhau, phân tán xa nhau. Thêm vào đó đặc điểm kinh doanh rất đa dạng, quy mô kinh doanh lớn, nghiệp vụ kinh doanh phát sinh nhiều. Vì vậy công ty đã chọn hình thức sổ NKCT ban hành theo QĐ/1141/TC/CĐKT ngày1/11/95 của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán của hình thức NKCT đợc xây dựng có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Tại phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng tháng lập và giữ báo cáo tiêu thụ về phong kinh doanh công ty trớc 5 ngày tháng sau. Hàng quý tiến hành lập và gửi báo cáo quyết toán của đơn vị về phòng kế toán của công ty để tổng hợp. 2.2.Trình tự ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, số liệu đợc nhập vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động định khoản và vào các sổ chứng từ kế toán, vào các sổ chi tiết phù hợp, bảng kê có liên quan . kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán cho máy hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở đièu chính sự khớp đúng giữa các chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm tra sự đúng số liệu tổng hợp giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp bảng kê . do máy đa ra và tiến hành bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào sổ NKCT để tiến hành xác định kết quả kinh doanh. Số liệu trên NKCT sẽ đợc kế toán tổng hợp dùng bút toán kết chuyển vào số cái. Số liệu của sổ cái các TK do máy đa ra sẽ đợc dùng để lập báo cáo kế toán. Sơ đồ trình tự ghi số kế toán hình thức NKCT tại cộng ty Gas - Petrolimex (Phụ lục 10) 2.3. Chế độ kế toán - Công ty tiến hành quyết toán theo quý (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng), hàng tháng chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản lý. Báo cáo nhanh hàng hoá tồn kho, báo cáo nhanh sản lợng bán ra, báo cáo nhanh các chi tiêu tài chính. - Công ty áp dụng giá hạch toán thống nhất trong toàn công ty để hạch toán hàng tồn kho. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Công ty hạch toán GTGT theo phơng pháp khấu trừ. b.Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng I Tổ chức kế toán bán hàng 1.Phơng thức bán hàng: Trong môi trờng cạnh tranh gay gắt với các công ty khác kinh doanh cùng ngành hàng. Công ty đã chọn cho mình những phơng thức bán hàng phù hợp với một mạng lới tiêu thụ rộng khắp cả nớc hoạt động rất hiệu quả. Nhờ đó, thị trờng tiêu thụ của công ty ngày càng đợc mở rộng với tổng sản lợng bán ra ngày càng tăng. Công ty có các phơng thức bán hàng sau: Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50) Phơng thức bán điều động nôi bộ ngành (Mã 53) Phơng thức bán điều động nội bộ công ty (Mã6A) Phơng thức bán qua tổng đại lý (Mã 5B). Phơng thức bán lẻ (Mã 54) Phơng thức bán chuyển khẩu 1.1. Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50) Đặc điểm của phơng thức này là khách hàng thờng mua với khối lợng lớn để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách nhiệm về vận chuyển hàng giao đến cho ngời mua. Khi xuất hàng bán phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng thủ kho cùng ngời mua kí xác nhận vào cả 3 liên, giao liên 2 cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 5 ngày gửi bảng kê xuất hàng cùng giấy tờ liên quan về phòng bán hàng và dịch vụ, phòng này lu liên 1 giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạchtoán. 1.1.1.Bán buôn qua kho chi nhánh xí nghiệp Phù hợp với những hợp đồng có nhu cầu lớn. Vì hình thức công ty có kho thủ tục tại các chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên l- ợng tồn kho luôn bằng không. Chi nhánh, xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho công ty nhng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của chi nhánh, xí nghiệp chỉ xuất qua kho thủ tục. Công việc này đợc cài đặt chơng trình và đợc vi tính hoá toàn bộ. Công ty chủ yếu bán hàng theo phơng thức này. 1.1.2.Bán buôn cho khách hàng ngay tại cảng nhập Khi có khách hàng mua hàng, công ty lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên. Hàng hoá sau khi nhập khẩu sẽ đợc vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng yêu cầu mà không qua kho chi nhánh tại cảng đầu mối. Chi nhánh viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao cho văn phòng công ty theo giá mua nhng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng. 1.2. Phơng thức bán điều động nội bộ ngành Khi xuất hàng phòng bán hàng, dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng tại kho của tổng đại lý, thủ kho cùng ngời nhận hàng ký xác nhận cả 03 liên giao khách hàng 2 liên, giữ lại một liên để lập bảng kê. Định kỳ 5 ngày gửi bảng kê và các chứng từ liên quan về phòng bán hàng, dịch vụ và lu lại liên 1, chuyển cho kế toán tiêu thụ liên 3 cùng bảng kê để kiểm tra việc hạch toán trên máy. 1.3. Phơng thức bán điều động nội bộ công ty( Mã 6A) Quá trình giao hàng và làm thủ tục khi giao hàng cũng giống nh phơng pháp trên (phơng pháp điều động nội bộ ngành). Phơng pháp này nhằm đảm bảo đủ và cân đối nguồn hàng trong toàn công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng. 1.4. Phơng thức bán qua đại lý, tổng đại lý ( Mã 5B) Theo quy định của công ty Gas - Petrolimex , các đơn vị ngoài Tổng công ty có thể làm tổng đại lý, đại lý bao tiêu hàng hoá với công ty và các đơn vị trực thuộc (Chi nhánh xí nghiệp) theo phân cấp quản lý của công ty. Do đó, khi giao hàng xong, hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay lô hàng vừa đợc nhận. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ các đại lý lập đơn hàng gửi văn phòng công ty. Về phần vận chuyển, công ty Gas chỉ vận chuyển đơn hàng lớn hơn 15 bình/ chuyến. Các đại lý ngoài địa bàn Hà Nội thì phải đủ chuyến. Về thủ tục giao hàng ( nh phơng thức bán mã 6A) 1.5. Phơng thức bán lẻ (Mã 54) Hàng hoá của công ty trực tiếp đến tận tay ngời tiêu dùng thông qua các cửa hàng bán lẻ của công ty. Khi bán hàng, trờng hợp khách hàng không lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT sau khi xuất hàng thành 3 liên, giao cho khách hàng liên 2. Còn khách hàng không lấy hoá đơn cuối ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 2 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào bảng kê bán hàng. Cửa hàng lu liên 1, định kỳ 5 ngày gửi bảng kê bán hàng, báo cáo bán hàng, hoá đơn GTGT về phòng bán hàng dịch vụ cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó gửi cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán. 1.6. Phơng thức bán hàng chuyển khẩu . Theo phơng thức này, công ty sẽ là trung tâm thanh toán giữa bên bán và bên mua do không có đủ điều kiện để nhập khẩu Gas. Hiện nay khách hàng của công ty là Campuchia, đồng thời công ty ký hợp đồng mua hàng với nhà cung Giá vốn hàng hóa tiêu thụLượng hàng hoá tiêu thụ thực tế Giá hạch toán= x cấp. Do lô hàng đợc vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến ngời mua , nên lô hàng đợc theo dõi ở TK151- hàng đang đi trên đờng. Thời hạn thanh toán đợc quy định rõ trong hợp đồng: Khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Gas - Petrolimex phải thanh toán cho nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận đợc hàng. Kế toán tại văn phòng công ty sau khi nhận đầy đủ các chứng từ liên quan nh: Hợp đồng mua hàng, hợp đồng bán hàng, các hoá đơn giao hàng giữa ngời mua và nhà cung cấp, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng . mới tiến hành hạch toán. 2. Phơng pháp tính giá vốn xuất kho. Công ty sử dụng giá hạch toán để tính giá vốn hàng xuất kho. Trong kỳ, hạch toán giá vốn hàng háo tiêu thụ theo công thức Khi nhập kho hàng hoá kế toán phản ánh mua hàng hoá thông qua tài khoản giá hạch toán của hàng hoá đó và tài khoản chênh lệch giữa giá thực tế giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán tiến hành chuyển hết phần chênh lệch giá vào TK 632. 3. Chính sách giá cả Để thu hút khách hàng công ty có chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán đợc tính trên cơ sở thị giá hàng hóa mua vào, điều chính theo giá thị trờng đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với công ty. + Giá bán trực tiếp của công ty báo gồm giá bán buôn, bán lẻ cho các hàng bán lẻ, đại lý, tổng đại lý khách hàng ngoài ngành do công ty quy định và đợc thay đổi phù hợp với thị trờng. + Giá bán nội bộ: đợc sử dụng trong phơng thức bán điều động nội bộ công ty do công ty Gas quy định và đợc ổn định trong quý, năm nhằm ổn định giá thị trờng. + Giá giao (giá bán) cho các công ty thành viên làm đại lý đợc thay đổi tuỳ theo giá nhập và giá cả thị trờng. Giá giao này luôn thấp hơn tối thiểu 3% so với giá giao cho các khách hàng ngoài tổng công ty. + Giá bán của các tổng đại lý thành viên: các tổng đại lý thành viên tự quyết định giá bán theo giá thị trờng đảm bảo bù đắp chi phí và lợi nhuận. 4.Hệ thống tài khoản áp dụng vào kế toán nghiệp vu bán hàng và xác định kết quả bán hàng. + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam + TK 1112: Tiền gửi ngân hàng + TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ + TK 131 : Phải thu khách hàng + TK 13111: Phải thu các cửa hàng trực thuộc + TK 13112: Phải thu của khách hàng đại lý + TK 13118: Phải thu của khách hàng * TK 156: Hàng hoá + TK 1561311: Gas hoá lỏng tồn kho theo giá hạch toán + TK 1561312: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn Gas hoá lỏng + TK 1561321: Bêp Gas, phụ kiện tồn kho theo giá hạch toán + TK 1561322: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn bếp và phụ kiện * TK 336 : Phải trả nội bộ + TK 33621: Phải trả nội bộ công ty về hàng hoá + TK 336211 Phải trả nội bộ công ty về hàng hoá- Gas + TK 336212: Phải trả nội bộ công ty về bếp và phụ kiện * TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK51131: Doanh thu bán hàng trực tiếp + TK51132: Doanh thu bán Bếp, phụ kiện + TK51133: Doanh thu bán hàng chuyển khẩu + TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ + TK51231: Doanh thu bán Gas nội bộ công ty + TK51232: Doanh thu bán phụ kiện nội bộ công ty * TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 632131: Giá vốn Gas + TK 632132: Giá vốn bếp và phụ kiện + TK 632138: Giá vốn Gas chuyển khẩu + TK 641: Chi phí nghiệp vụ kinh doanh * TK 911: Xác định kết quả kinh doanh + TK 91113: Xác định kết quả kinh doanh-KDTM Gas, phụ kiện 5. Chứng từ, tàI khoản, sổ sách kế toán và quy trình kế toán trên máy nghiệp vụ bán hàng. 5.1. Chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán bán hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán tạicông ty Gas - Petrolimex là hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, giấy báo có . và đợc coi là chứng từ gốc. Các sổ kế toán nghiệp bán hàng đợc thiết kế sẵn trên máy gồm có: + Sổ chứng từ kế toán: đợc mở chi tiết theo từng tài khoản, số lợng đợc cập nhật hàng ngày nh sổ chứng từ kế toán tài TK 156,1312; TK 156,1321; TK 131,111;TK 51131 và các sổ chứng từ kế toán nhập xuất hàng ngày. + Bản chi tiết phát sinh công nợ: bảng kê chi tiết phát sinh công nợ với khách hàng đại lý, tổng đại lý, các cửa hàng trực thuộc . + Sổ chi tiết tài khoản: để ghi các chi phí phát sinh theo tình tự thời gian + Bảng kê N-X-T: theo dõi tình hình biến động của hàng hoá + Bảng kê: đợc mở để ghi đối ứng với các NKCT ghi nợ các tài khoản đối ứng vào các NKCT. + Nhật ký chứng từ sổ sách: ghi có các TK 511,632,156 + Sổ cái: mở chi tiết cho từng TK 5.2. Trình tự kế toán trên máy nghiệp vụ bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng bán hàng dịch vụ tiến hành viết hoá đơn GTGT, đồng thời nhập vào máy theo mẫu hoá đơn bán hàng máy sẽ hiện ra dòng chữ hoá đơn đã đợc định khoản. Sau đó thông tin đợc máy tự động nhập vào sổ chi tiết hàng nhập theo tên hách hàng đã đợc mã hoá. Sau đó thông [...]... phòng kế toán để phòng kế toán theo dõi giá trị hàng nhập xuất, đồng thời cũng căn cứ và thẻ kho do thủ khi chuyển lên, kế toán theo dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng 6.2 kế toán chi tiết nghiệp vụ kế toán bán hàng 6.2.1 Kế toán theo phơng thức bán buôn trực tiếp Bán buôn qua kho công ty Theo phơng thức bán buôn trực tiếp, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi định. .. sự chính xác của số liệu tổng hợp Do máy đa ra ở các sổ liên quan, tiến hành các bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển để đa lên số liệu vào NKCT số 8 số liệu tổng hợp trên NKCT sẽ đợc kế toán tổng hợp dùng bút toán kết chuyển về sổ cái TK liên quan để tiến hành xác định kết quả tiêu thụ 6 kế toán tiêu thụ hàng hoá 6.1 Kế toán chi tiết hàng hoá Công ty Gas - Petrolimex hạch toán chi tiết hàng tồn... chứng từ số 8 II Kế toán chi phí bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1 Kế toán chi phí bán hàng: Tổng công ty xăng dầu đã đợc Bộ Tài Chính chấp thuận từ ngày 01/01/1996 việc hạch toán các nội dung chi phí mua hàng và chi phí doanh nghiệp toàn ngành đợc quy định là chi phí nghiệp vụ kinh doanh và đợc hạch toán trên TK 641 - Chi phí bán hàng Do đó về phần hạch toán chi phí, Công ty không sử dụng TK... Kết quả bán hàng thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ hàng hoá Đây là bút toán đợc tiến hành vào cuối quý Kế toán căn cứ vào số liệu chi tiết và tổng hợp để xác định kết quả bán hàng nh sau: Lãi (lỗ)về bán hàng = Doanh thu thuần ư Giá vốnhàng bán ư Chí phí nghiệp vụ kinh doanh Công ty không sử dụng TK 532- giảm giá hàng bán mà công ty dùng hình thức giảm giá ngay trên hoá đơn Công ty đặt ra... chi và làm thủ tục trả tiền Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh Nợ TK 641 : 7.130.000 Nợ TK 133: 713.000 Có TK 111(1) : 7.843.000 Từ sổ chi tiết, lấy phát sinh có tài khoản để và nhật ký chứng từ Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 8 và các nhật ký chứng từ khác có liên quan Kế toán vào sổ cái TK 641 2 kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty Gas Petrolimex Kết quả. .. nợ cho khách hàng là công ty xăng dầu TN vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn giống nh phơng thức bán buôn qua kho văn phòng công ty 6.2.3 Kế toán theo phơng thức bán điều động nội bộ công ty ( mã 6A) * Xuất bán nội bộ công ty Ví dụ 4: Ngày 17/10/2002 văn phòng công ty xuất bán cho CN Gas Hải Phòng 50.000kg gas hoá lỏng giá là 5800đ/ kg Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán kiểm tra định khoản BT1:... ánh doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Tổng công ty xăng dầu thống nhất toàn nghành là toàn bộ quá trình thanh toán của khách hàng đều đợc theo dõi qua TK 131 Do đó, cách hạch toán doanh thu bán hàng sẽ nh sau: (Doanh thu của hàng bán ra là giá bán không có thuế GTGT) Nợ TK 13113 (Mã khách hàng) : tổng giá thanh toán Có TK 511131, 51132 : Doanh thu hàng bán ra= Đơn... đơn GTGT kế toán vào sổ chi tiết phát sinh công nợ, sổ chi tiết doanh thu nh phơng thức bán buôn qua kho công ty * Bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập Phơng thức này hạch toán giống nh trờng hợp bán buôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp Trên thực tế hàng hoá xuất cho khách hàng tại cảng nhập không qua kho, trên cơ sở hạch toán toàn bộ hàng hoá vẫn nhập kho "thủ tục" 6.2.2 Kế toán theo phơng thức bán điều... : 64800.00 Ngày 10/10 công ty nhận đợc hàng giấy báo có của Ngân hàng, kế toán vào bảng kê số 2 Nợ TK 1121 : 106.920.000 Có TK 13112 : 106.920.000 Nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc * Bán buôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng cho khách hàng Nợ TK 13112,13113 : tổng giá thanh toán Có TK 51131,51132 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : thuế GTGT đầu ra BT2:... tiền hàng Nợ TK 1111: 8580000 Có TK 13112: 8580000 Kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phát sinh công nợ cho khách hàng tổng đại lý Quang Vinh sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn 6.2.5 kế toán theo phơng thức bán lẻ: Theo quy định, định kỳ 5 ngày các cửa hàng phải lập "Bảng bán lẻ" hàng hoá và các chứng từ liên quan gửi về văn phòng công ty Khi nhận đợc các hóa đơn GTGT cùng bảng kê bán lẻ hàng . Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty gas petrolimex. A.Đặc điểm chung của công ty Gas Petrolimex. I. Đặc. vi quản lý kho. II. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty gas- Petrolimex. 1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại