Bạn hãy nhấn vào menu Tool > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word t[r]
(1)Một số thủ thuật hay Word
Bài viết tổng hợp số thủ thuật hay MS Word 2003 1 Bảo vệ đôi mắt bạn
Chúng ta quen thuộc với hình soạn thảo mặc định dạng trắng chữ đen MS Word Tuy nhiên, hình trắng sáng dễ làm mắt mau chóng mệt mỏi đau làm việc lâu với
Điều lâu dài có tác động xấu đến mắt sức khỏe bạn MS Word có cách giúp bạn tránh tác động sáng trắng làm việc Đó thay đổi màu màu chữ mặc định từ trắng chữ đen thành xanh chữ trắng
Bạn làm sau: vào Tools\Options , chọn thẻ General hộp thoại xuất đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK Với cách này, hình soạn thảo trở nên dễ chịu mà đảm bảo tốt tương phản cần thiết chữ
Lưu ý: văn in giữ nguyên dạng trắng chữ đen
2 Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu
- Khi soạn thảo văn ngơn ngữ có dấu, thường gặp tiếng Việt với gõ Vietkey hayUnikey, thường hay gặp lỗi chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”
Lỗi phát sinh thường sau bạn dùng thao tác copy, paste tự nhiên
Để khắc phục lỗi này, bạn vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo MS Word, chọn thẻ Edit vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence andword spacing automatically nhấn OK hai lần
(2)Khi tạo file văn MS-Word file bảng tính MS-Excel, bảo mật cách thiết lập mật Sau thời gian, bạn quên mật thiết lập, phải làm ?
Trước xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) máy
Link download: Free Word and Excel password recovery Sau cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau:
- Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan chương trình địa website
- Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, đến vị trí file word excel cần phục hồi mật (chú ý file word có phần mở rộng doc cịn file excel có phần mở rộng xls, lựa chọn khung File of Style)
- Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng trước có file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật file danh sách có nhiều mật khác Nên đánh dấu chọn ô trongRecovery options Bấm nút Select
Dictionary đến file dạng txt dic cần thiết Bấm nút Gođể chương trình tiến hành tìm kiếm mật thích hợp
- Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khơng có danh sách mật từ trước (ứng dụng trường hợp trên) Trong đó:
+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm chọn số từ 0-9 ký tự a-z (có thể chữ hoa chữ thường) ký tự đặc biệt khác + Khung From (length) quy định số lượng ký tự có mật
Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dị tìm Mật ngắn, đơn giản FWEpr tìm nhanh ngược lại
(3)(4)5 Tùy biến chữ Word
Tính đến thời điểm này, Word Art cách để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thử cách khác, dễ dàng nhiều chức Word Art
(5)Lúc này, đoạn text "hồn trả" dạng ảnh, bạn thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực thứ làm với ảnh (ảnh)
6 "Nghỉ hiệp" PowerPoint
Đang lúc thuyết trình hỗ trợ PowerPoint, bạn cần tạm dừng chút để thảo luận bàn bạc ý tưởng mới, hay đơn giản dùng cà phê cho tỉnh táo Dù lý gì, bạn nên chèn slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho người biết “nghỉ hiệp” Một thủ thuật đơn giản để chèn slide trống chớp mắt, nhấn phím B để có hình màu đen Nhấn phím W để có hình màu trắng Để tiếp tục "trận đấu" sau nghỉ giải lao, nhấn phím giúp bạn trở tình trạng ban đầu Quá đơn giản tiện lợi! 7 Tìm từ đồng nghĩa Word
Bạn thường soạn thảo văn Word thường hay dùng dùng lại từ Thay vắt óc ngồi nhớ từ đồng nghĩa để "thay đổi khơng khí", dùng đến trợ giúp MS Word Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Để khởi động chức này, bạn vào menu Tools > Language Hoặc muốn dùng phím tắt, bạn nhấn Shift + F7 sau bơi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa Nếu bạn không bôi đen, MS Word mặc định từ cần tìm kiếm nằm bên trái chuột Phần lại bạn, chọn từ ưng ý click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ
8 Viết hoa giây
Shift + F3 vốn phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa Tuy nhiên, Shift + F3 lại chuyển đổi từ chữ viết hoa chữ đầu sang chữ thường đến chữ hoa Một tổ hợp phím giúp bạn tiết kiệm thời gian việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường ngược lại, Ctrl + Shift + A Để thay đổi từ, bạn để trỏ chuột lên từ nhấn Ctrl + Shift + A để thay đổi cụm từ, bạn thiết phải bơi đen cụm từ nhấn tổ hợp phím Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần giúp quay lại định dạng chữ ban đầu.
(6)Như biết, công dụng phím Insert bật tắt chế độ ghi đè Microsoft Word hay chương trình xử lý văn tương tự, bạn dùng tới Tại bạn khơng vơ hiệu hóa phím Insert ln cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn làm theo cách sau:
- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro - Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing
- Nhấn nút Keyboard
- Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert Từ Insert xuất Tiếp theo, bạn nhấnAssign, nhấn Close
- Quay lại hộp thoại chính, cơng cụ Stop Recording xuất Bạn phải nhấn chọnStop
Như vậy, bạn tạo Macro có cơng dụng “khơng làm cả” cho phím Insert Lần sau, bạn nhấn Insert, chẳng làm
Nếu bạn nhấn phím Insert mà làm điều đó, có nghĩa q trình tạo Macro, bạn làm thao tác thừa trước nhấn Stop Bạn phải tạo lại Macro nhớ xóa Macro vừa tạo cách vào Tools\ Macro\ Macros, chọn Macro vừa tạo nhấn Delete
10 Tính tốn MS Word
Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính tốn văn Biết nên MS Word trang bị cơng cụ để chiều lịng “thượng đế”, trường (field), dùng để tính bảng lẫn nơi văn
- Tính tốn bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức bạn chèn trường tính tốn Trường tính tốn bắt đầu dấu Cách thức hoạt động công thức (hoặc hàm) địa tham chiếu đến ô bảng tương tự Excel
(7)Trong trường hợp này, chọn trường công thức nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị Nếu muốn Word tự động cập nhật trường in, vào
menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọnUpdate fields Các trường không cập nhật thực lệnh Print (hoặc xem Print Preview được), Word tự động làm điều cho bạn.
- Tính tốn văn bản: Bạn có số tổng cộng số hạng chi tiết nằm rải rác văn Vì thường xuyên phải điều chỉnh số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải cập nhật tự động nhằm tránh sai sót Trước tiên, bạn đánh dấu số liệu chi tiết lệnh Bookmarktrong menu Insert Sau đó, dùng trường cơng thức để tính tốn dựa theo tên bookmark
Ví dụ: ta có giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark solieu1, solieu2, solieu3, gõ cấu trúc mã trường sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn gõ công thức vào bên trong):
{=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00} Kết hiển thị 81950.00 Bây giờ, dù chi tiết có thay đổi, bạn lo đến số tổng nữa, Word tự động cập nhật bạn in giấy Bạn cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa
bookmark thoải mái làm Excel
11 Soạn thư mời họp MS Word 2000
Bạn băn khoăn phải soạn thư mời họp (họp chi đoàn lớp chẳng hạn) kiểu? Tại bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn “thuật sĩ” để làm điều
Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK Hộp thoạiAgenda Wizard xuất hiện, nhấn Next Tại bước này, bạn chọn ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn nhấn Next
Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau nhấn Next để tiếp tục
Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục Type of meeting Special notes, nhấn Next
Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục nhấn Next Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên họp
(8)Phần Minutes, bạn chọn No nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc
Đợi chút, Word tạo cho bạn thư Tuy nhiên, sản phẩm Microsoft nên thư soạn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ Cụ thể là:
- Nhấp chuột phải vào chữ Agenda góc bên trái, chọn Edit Text thay chữ khác
- Chọn dòng minutes khung kế bên thay thời gian bắt đầu họp - Ở phía dưới, chọn dịng thay đơn vị tổ chức họp, đại biểu, thư ký
- Chọn dòng chữ Agenda topics thay chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ số khung
- Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes chữ Kính mời gõ vào nội dung thư mời
Bây giờ, bạn việc lưu lại in xong 12 Giấu đoạn văn bản
Trong văn bản, bạn muốn che giấu đoạn lý bảo mật bạn tơ chọn đoạn văn truy xuất đến menu Format chọn Font Tại bạn nhấn vào thẻ Font bấm vào tuỳ chọn Hidden
vùng Effects bấm Ok đế thấy kết
Khi bạn muốn xem lại đoạn văn giấu bạn truy xuất vào menu Tool >Options, bấm vào thẻ View nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text vùng Formatting marks.
Những đoạn văn bị bạn che giấu xuất trở lại kèm theo nét gạch bạn dễ phân biệt đâu đoạn văn bình thường đâu đoạn văn che giấu
13 Tự động lưu lại liệu soạn thảo
(9)cho công việc soạn thảo văn bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” liệu với cách thực sau:
Bạn nhấn vào menu Tool > Options, bạn nhấn vào thẻ Save nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau thiết lập thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại liệu (theo mặc định 10 phút) sau bấm OK để chấp nhận việc thay đổi
14 Tự động chèn ngày, vào văn bản
Trong văn bạn muốn thể chi tiết ngày hành vào tài liệu văn nhấn trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau truy xuất vào menu Insert > Date and Time Tại bạn chọn kiểu chèn
vùng Available Formats sau nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn chọn
* Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo
(10)Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables… c Xuất hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Print Preview: Kiểu mục lục hiển thị in
Web Preview: Kiểu mục lục hiển thị dạng trang web Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading
Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối Heading đến số trang Show levels: Số cấp độ Heading
(11)Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm số tính khác
(12)Trường hợp file có mục lục tự động, bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ hộp thoại Style xuất thơng báo: “Bạn có muốn thay định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"
Chọn nút Yes: Đồng ý Ngoài font chữ nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word tự động cập nhật lại số trang cho đề mục
d Kích nút OK để MS Word hiển thị mục lục.
Ở phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến mục số trang cần đến Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, xóa nội dung mục lục tạo làm lại thao tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo” để cập nhật lại đề mục xác số trang hiển thị
15 Nghe Nhạc CD Word
(13)Word Giúp cho trình xử lý văn bạn ngồi tính chất khởi động nhanh chóng, cịn thêm chức giải trí
Hoạt động CD Player Word, plug-ins hoàn toàn độc lập với tính khác
Sau cài đặt, ngồi tính thưởng thức âm nhạc word, bạn tặng thêm liều thuốc tăng tốc cho word Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ Tốc độ xử lý văn cải thiện Nếu với cấu hình máy yếu, bạn nhờ plug-ins trợ giúp sức khởi động word Thật nhanh chóng hồn tồn thuận tiện
Plug-ins bạn download địa chỉ: http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe 16 Thước đo xác
Một khó khăn thường gặp chỉnh sửa bảng tính Word bạn khơng thể biết kích thước xác dịng Thường vẽ bảng, Ruler xuất ô vuông đánh dấu kích thước liệu vng có đủ để bạn tính tốn xác bề ngang cột chiều cao hàng? Mọi chuyện giải bạn vừa click chọn lên ô vuông vừa nhấn phím Alt Thật tuyệt vời số xác cho biết kích thước ơ, dịng rõ ràng trước mắt Giờ việc điều chỉnh bảng tính trở nên dễ dàng Nếu khơng tìm thấy Ruler cửa sổ soạn thảo, bạn "lơi" cách vào menu View > chọn Ruler
17 Khéo co ấm
Hẳn bạn "một lần đời" cảm thấy khó chịu sau soạn thảo văn bản, trang cuối "vương" lại vài dòng chữ Điều làm tốn thêm tờ giấy in quan trọng hơn, làm văn đẹp Thường nghĩ đến việc thu nhỏ font chữ "cắt xén" bớt số chữ Để khỏi thời gian, bạn nên dùng đến chức Microsoft Word cung cấp sẵn - Shrink toFit Để mở chức này, bạn vào menu File > Print Preview
click button Print Preview công cụ
Khi cửa sổ Print Preview mở ra, bạn cần tìm đến button Shrink to
(14)được gọi "khéo co ấm" Nếu gặp bảng báo lỗi OfficeAssistant trình thao tác bạn cần quay nhấn Save file thử lại lần
18 Bắt đầu lại hay tiếp tục?
Đây thủ thuật liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn thường dùng lúc gõ văn Sau đánh số danh sách dài, bạn cách dòng tạo lập danh sách Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách hay thiết lập thứ tự mới? Nếu câu trả lời "tiếp tục" thật đơn giản, chức mặc định Word muốn "thiết lập mới" sao? Bạn cần click chuột mở menu phải chọn Restart Numberinghoặc Continue Numbering.
Nhưng click chuột phải mà không thấy lựa chọn đâu sao? Bình tĩnh, bạn vào menuForrmat > Bulleted and Numbering đánh dấu chọn Restart numbering Continue previous list
19 Điều chỉnh chức kiểm tra tả
Những thường soạn thảo văn tiếng Anh hẳn yêu thích chức kiểm tra lỗi ngữ pháp tả Microsoft Word Bạn vào
menu Tools > chọn Spelling and Grammarhoặc nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức
(15)Thay ngồi tỉ mẩn nhập từ vào từ điển Word, bạn tiết kiệm khối thời gian cách vào menu Tools > Options > mở
thẻ Spelling&Grammar, click chọn Ignore words inUPPERCASE Nhớ đừng quên chọn OK để lưu lại thay đổi
20 Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng
Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau
Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn
21 Track changes - So sánh văn bản
Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dịng một, thủ thuật sau giúp bạn thực cơng việc cách nhanh chóng
(16)của bạn Để bật tính Trackchanges bạn vào Tool | Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E
Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc
Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn
Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal
blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; không Word giúp bạn hợp văn Q trình cịn lại giống với Word 2000
22 Split – So sánh nhiều phần văn bản
Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn
Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split
23 Bảo vệ văn bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bạn – ngăn chặn người khác mở văn bạn ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn
Có cách sau để bảo vệ văn bạn.
Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật vào mục Password toopen để đặt mật ngăn chặn người khác mở văn bạn Nhập mật vào mụcPassword to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn
(17)mọi thay đổi ghi lại menu Tools |Track Changes bị vơ hiệu hố), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét gọi ý – comment – vào không thay đổi văn bản) Form(ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ form trường)
24 Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn bản
Thông thường Word chọn thư mục My Documents thư mục mặc định để lưu mở văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định
Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong
25 Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng loại font chữ định muốn lần mở Word sẵn sàng font chữ cho bạn Rất đơn giản, bạn thử thủ thuật sau Bạn mở văn được, vào Format | Font Trong cửa
MSWord Vietkey hayUnikey, chúng t http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe