NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỂ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNG

Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Nhận xét và kiến nghị vể công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng Trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay thì một doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, muốn đạt đợc điều đó thì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ, năng động và bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt động sản xuất kinh doanh cũng hớng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt đ- ợc mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách làm khác nhau , các biện pháp sử dụng khác nhau. Song trong những biện pháp cơ bản đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất cà hạ giá thành sản phẩm đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm. Là một công ty trực thuộc một công ty của Nhà nớc khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng thì công ty xuất nhập khẩu xây dựng gặp không ít những khó khăn, thử thách bên cạnh đó, xí nghiệp lại phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác cùng ngành. Song trớc tình hình đó, công ty đã không ngừng đầu t trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nâng cao năng suất chất lợng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy công ty không những giữ vững đợc thi trờng mà còn mở rộng thi trờng và liên tục làm ăn có lãi. Trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng việc một doanh nghiệp Nhà nớc tôn tại là đã khó nhng chuyện một công ty làm ăn có lãi lại càng khó hơn. Tuy vậy, công ty xuất nhập khẩu xây dựng đã làm đợc điều đó. Có thể nói đây là kết quả của hành loại các biện pháp mà công ty đã thực hiện, trong đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm là một biện pháp mà công ty đã áp dụng. Nh đã nói rất nhiều ở trên, công ty xuất nhập khẩu xây dựng là một công ty xây dựng do đó chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung đặc biệt kà công tác kế toán nguyên vật liệu đợc công ty quan tâm sâu sắc. Tăng cờng quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm trong khi vẫn đảm bảo chất lợng công trình. Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 3.1 Những u điểm và nhợc điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng em đã nhận thấy có những u điểm và nhợc điểm sau: Ưu điểm: + Về bộ máy quản lý: Các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty. Với quy mô quản lý hợp lý đã tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngày càng có uy tín trên thị trờng, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh. + Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng đã tốt nghiệp đại học và trên đại học và có bề dầy kinh nghiệp trong công tác kế toán, áp dụng kịp thời các chế độ kế toán hiện hành. Công việc đợc phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng ngời. Hiện nay trong công tác kế toán ở công ty đã đợc áp dụng kế toán máy và đợc trang bị đầy đủ máy vi tính. + Về hệ thống chứng từ kế toán và phơng pháp kế toán của công ty: hạch toán chứng từ ban đầu của công ty đợc tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Công ty đã vận dụng tơng đối đầy đủ những hệ thống chứng từ mà quy chế tài chính đã ban hành. Ngoài ra còn một số chứng từ khác theo quy định của công ty. Phơng pháp kế toán sử dụng ở công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên, phơng pháp này tơng đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thờng xuyên tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp và phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. + Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán đợc công ty áp dụng hợp lý, phù hợp với điều kiện của công ty. Các tài khoản đợc mở chi tiết gắn liền với từng công trình hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng. + Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung và việc áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính trong công ty đã làm giảm khối Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN lợng đáng kể công việc kỹ thuật trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu. + Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu do vậy không xảy ra tình trạng ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu. Bên cạnh đó xây dựng các định mức dự trữ của phòng kế toán tổng hợp rất sát với nhu cầu thực tế vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức sử dụng cho các công trình, hạng mục công trình đợc phòng kinh doanh tổng hợp xây dựng sát thực tế tránh lãng phí nguyên vật liệu. Ngoài ra việc phân loại nguyên vật liệu chi tiết đến từng loại, từng công trình do vậy dễ dàng trong việc quản lý. + Về hệ thống kho: Các kho nguyên vật liệu đợc sắp xếp ở ngay tại chân các công trình nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản cũng nh xuất nguyên vật liệu đa vào sử dụng. + Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, đặc điểm ngành sản xuất. Mở chi tiết cho từng hạng mục công trình phù hợp với đặc điểm của công ty xây dựng + Việc áp dụng phần mềm kế toán UNESCO trong công việc kế toán đã góp phần làm giảm khối lợng khi chép và công việc tính toán, nhất là công việc lập bảng kê, bảng tổng hợp, tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu, nó còn theo dõi chi tiết nguyên vật liệu đến tận nguồn nhập, xuất nên rất thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu. Tuy nhiên bên cạnh những u điểm nổi bật thì trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty còn có một số hạn chế sau: Hạn chế: + Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu để xây dựng và hoàn thiện một công trình, công ty phải sử dụng một khối lợng lớn về nguyên vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng, thành phần khác nhau, công cụ khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt về nguyên vật liệu mà hạch toán một cách chính xác thì cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý. + Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Tại công ty khi xuất vật t vào sử dụng thi công đều lập phiếu xuất kho nhng có một số loại vật t do đặc điểm khó cân đong đo đếm nh sỏi, đá, cát nên th ờng đến cuối mới xác định Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN đợc số tồn và tính ra số xuất trong kỳ đến cuối tháng mới lập một phiếu xuất kho tổng hợp và gửi các phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Trong kỳ khi có nhu về nguyên vật liệu thì thủ kho viết giấy giao nhận để xuất nguyên vật liệu sử dụng, hết lại xuất tiếp đến cuối tháng mới viết một phiếu xuất kho để hợp lý nên số xuất kho, tồn kho là không thực tế, có loại vật liệu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất có loại cha sử dụng hết vẫn để lại trong kho. + Về luân chuyển chứng từ: Địa bàn hoạt động của công ty rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm nh việc cung cấp chứng từ nhập xuất kho để vào máy chậm so với số ngày quy định. Do vậy nhiều khi ảnh hởng đến báo cáo nhanh về nguyên vật liệu, xử lý thông tin đôi khi cha đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời. + Về việc xuất hoá đơn GTGT: Vật t do sử dụng không hết, không phù hợp với công trình, đợc xuất bán. nhng trong quá trình xuất bán công ty lại không xuất hoá đơn GTGT mà chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho + Về việc vận chuyển vật liệu nội bộ từ kho của công trình này đến kho của công trình khác. Sẽ làm tốn thêm một khoản chi phí vận chuyển do đặc điểm các công trình cách xa nhau. + Đối với trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Đơn giá nguyên vật liệu xuất kho tính theo phơng pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập cho tất cả các loại nguyên vật liệu, nó không phù hợp với các loại nguyên vật liệu nh : Cát, sỏi, đá Bởi vì đối với những nguyên vật liệu này khi nhập về đến đâu đợc xuất dùng hết đến đó. Mặt khác giá cả của chúng không có sự biến động lớn nh các loại Sắt, Thép, Xăng các loại. 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng Qua một thời gian thực tập, tìm hiểu về công ty cùng với những kiến thức nhất định trang bị tại trờng TH Kinh tế HN. Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn nên lên một vài kiến kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. * Thứ nhất: Phân loại kế toán nguyên vật liệu. Đối với doanh nghiệp xây lắp sản phẩm chính của nó là các công trình và hạng mục công trình, những tổ máy , tất cả những thứ này đều đợc tạo nên từ nhiều loại nguyên vật liệu với những nội dung kinh tế và đặc tính lý hoá học khác nhau chính vì thế việc phân loại nguyên vật liệu trở thành yêu cầu tất yếu Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN của công tác quản lý. Bên cạnh đó, nguyên vật liệu phải đợc phân loại một cách hợp lý và khoa học thì mới đáp ứng đợc yêu cầu quản lý. Những thông tin về tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu sẽ là cơ sở đảm bảo cho việc ra quyết định quản lý đợc xác thực và kịp thời. Nh trên đã nói công ty phân loại chi tiết đến từng loại hay nói cách khác tất cả nguyên vật liệu trong vật liệu trong công ty đều đợc coi là nguyên vật liệu chính (đã đợc máy mã hoá) và đợc coi công dụng, nội dung kinh tế của chúng là nh nhau trong khi đó công dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất là khác nhau, có loại trực tiếp tham gia vào cấu thành nên thực thể vật chất của công trình nh sắt thép, xi măng, cát và máy biến áp. Có loại chỉ có tác dụng phụ nh xăng dầu, sơn chống dỉ Việc công ty coi tất cả các nguyên vật liệu trên có công dụng nh nhau là hoàn toàn không có cơ sở. Do vậy theo ý kiến của em cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý có thể công ty căn cứ vào nội dung kinh tế của nguyên vật liệu để phân loại nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính : Chẳng hạn nh cát, sỏi, xi măng, đá - Nguyên vật liệu phụ: Chẳng hạn nh sơn chống dỉ, xăng dầu - Phụ tùng thay thế: Nh các chi tiết máy, ốc vít - Vật liệu khác: Ví dụ: Xi măng mã hoá nh sau: TK 1521.01 Xăng dầu mã hoá nh sau: TK 1522.16 * Thứ hai là: Về việc luân chuyển chứng từ Do đặc điểm địa bàn hoạt động của công ty rộng, các công trình nằm ở các nơi, vì vậy, các chứng từ, các thông tin về các công trình gửi về phòng kế toán chậm. Sau khi nhận đợc các chứng từ từ các công trình gửi về phòng kế toán, kế toán phải sắp xếp lợng chứng từ khá lớn rồi mới tiến hành phân bổ cho các công trình. Nh vậy, dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót nhất là vào những kỳ tiến độ thi công gấp rút, thi công nhiều công trình với chi phí nguyên vật liệu lớn. Để khắc phục tình trạng này, theo em công ty nên bố trí nhân viên kế toán đến các đội xây lắp trực tiếp hớng dẫn hoặc giúp đỡ các đội trong khâu thu nhập chứng từ bằng cách quy định mốc thời gian nhất định. Nh vây sẽ nhằm cung cấp chính xác các báo cáo về tình hình nguyên vật liệu để các nhà quản trị kịp thời đa ra các quyết định phù hợp. Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN * Thứ ba: Để quản lý tốt số lợng cũng nh chất lợng nguyên vật liệu thì tất cả các vật t mua về cũng nh lấy từ các nguồn khác đều phải đợc làm thủ tục nhập kho kể cả nguyên vật liệu nhập xuất trực tiếp cho công trình. Nếu nh nguyên vật liệu xuất trực tiếp cho công trình không qua nhập kho thì thông thờng ở công ty hạch toán nh sau: Nợ TK 621, 627, 642 Có TK 111, 112 141, 331 Nhng nếu nh vậy thì khó quản lý đợc chất lợng của nguyên vật liệu do vậy theo em công ty lên làm thủ tục nhập kho sau đó làm tiếp thủ tục xuất kho nhằm quản lý tốt số lợng cũng nh chất lợng của nguyên vật liệu, và căn cứ vào chứng từ nhập kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 141, 331 Căn cứ vào chứng từ xuất kế toán ghi Nợ TK 627, 621, 642 Có TK 152 * Thứ t: Khi doanh nghiệp bán nguyên vật liệu(thừa, không sử dụng đến) ra ngoài không xuất hoá đơn GTGT mà chỉ dựa vào phiếu xuất kho điều này có thể dẫn đến tiêu cực. Vì vậy khi bán nguyên vật liệu ra ngoài công ty nên xuất hoá đơn GTGT. *Thứ năm: Một số loại nguyên vật liệu Công ty mua về xuất dùng ngay nh: Cát, sỏi, đá nh vậy lấy đơn giá xuất kho bình quân chung thì gây khó khăn cho việc hạch toán, khối lợng tính toán nhiều không xác thực. Do vạy Công ty nên dùng đơn giá theo phơng pháp thực tế đích danh, nhập với giá nào thì xuất kho giá đó. Kết luận Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất đặc biệt là trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành công trình. Nhận thức đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, công ty cổ Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN phần Sông Đà 1.01 đã và đang đa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung. Cũng nh các phần hành kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc quản lý, sử dụng vật t tiết kiệm có hiệu quả, chất lợng của công tác kế toán nguyên vật liệu quyết định đến chất lợng của công trình, đến tính kịp thời chính xác của hạch toán giá thành. Do vậy để hạch toán giá thành chính xác không thể thiếu đợc hạch toán chính xác nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng, đợc trang bị những kiến thức thực tế cùng với sự hớng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Tài Chính Kế Toán em đã hoàn thành chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Với nội dung trình bầy chắc chắn bản chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót nhất định. Những ý kiến mà bản thân tham gia đóng góp cũng nh phơng h- ớng biện pháp khắc phục những điều mà bản thân suy nghĩ em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty. Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc, phòng Tài Chính Kế Toán đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian tìm hiểu thực tế và hoàn thiện bản chuyên đề này. Em xin cảm ơn cô Kim Ngân đã nhiệt tình hớng dẫn hoàn thành bản chuyên đề này. Hà Nội, ngày . tháng . năm 2005 Sinh viên thực hiện Vũ Thị Thanh Hảo Mục lục Chơng 1: Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu .5 1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hởng tới hạch toán nguyên vật liệu tai các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dng .5 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 1.3 Phân loại nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp .5 1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu 5 1.3.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 7 1.4 Nguyên tắc đánh giá và phơng pháp tính giá nguyên vật liệu .7 1.4.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu 7 1.4.2 Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu 8 1.5 Nội dung kế toán nguyên vật liệu 12 1.5.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12 1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu .16 1.5.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( KKTX ) 15 1.5.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK 20 1.6 Hình thức sổ kế toán .23 1.6.1 Sổ kế toán chi tiết 23 1.6.2 Sổ kế toán tổng hợp .23 1.7 Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty .24 Chơng 2: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.1 Tình hình và đặc điểm chung của công ty xuất nhập khẩu xay dựng 26 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty .26 2.2 Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của xí nghiệp .27 2.1.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán .30 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty .32 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 33 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng 33 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty .38 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu công ty .40 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty 38 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng 38 2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu 38 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.2.5.Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty. .46 2.2.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng .51 2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu .51 2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 56 2.2.6. Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty .61 Chơng 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng 3.1 Những u điểm và nhợc điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng .65 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhâpj khẩu XD 67 . HN Nhận xét và kiến nghị vể công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật. 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng 3.1 Những u điểm và nhợc điểm trong công tác kế toán nguyên