MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TUYỂN THAN CỬA ÔNG

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TUYỂN THAN CỬA ÔNG I. Đánh giá chung 1. Những ưu điểm cơ bản Là một doanh nghiệp lớn chuyên sàng tuyển và tiêu thụ các loại, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc nâng cao trình độ quản lý công tác kế toán là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Thành tựu mà Công ty đạt được cũng là do một phần đóng góp của bộ phận kế toán nói chung và bộ phận kế toán vật liệu nói riêng trong Công ty. - Việc tổ chức: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Cán bộ kế toán có kinh nghiệm, nhiệt tình và yêu nghề luôn tiếp nhận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. - Công tác vật liệu được tiến hành thường xuyên, sự kết hợp giữa cán bộ có liên quan và phòng kế toán nhịp nhàng giúp cho các số liệu hạch toán ghi chép được chính xác đầy đủ kịp thời là cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào mỗi quý được chính xác đầy đủ kịp thời là cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào mỗi quý được chính xác. - Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật liệu với khối lượng lớn, chủng loại đa dạng mà Công ty đã cung cấp đầy đủ cho sản xuất. Đó là sự cố gắng nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban trong Công ty. - Phòng vật tư là nơi tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn thu mua vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ nguyên liệu để quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Các kho vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý, đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm nên việc tổ chức bảo quản vật liệu, tổ chức giao nhận và cấp phát vật liệu được tiến hành nhanh chóng và kịp thời. - Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà Công ty áp dụng là phương pháp sổ số dư, phương pháp này có ưu điểm là làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép, dựa vào giá hạch toán đã xây dựng để làm căn cứ tính giá thực tế được chuẩn xác. - Việc áp dụng kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tụctình hình biến động của vật tư, tiền vốn… Hiện nay một số phần công tác kế toán của Công ty đang được thực hiện trên máy vi tính. Đây là một cố gắng đáng khích lệ, việc thực hiện xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính sẽ giảm bớt được khối lượng ghi chép công tác kế toán được nhanh hơn, đáp ứng kịp thời chính xác yêu cầu cung cấp thông tin cho lãnh đạo đơn vị. Qua việc phân tích những ưu nhược điểm tôi nhận thấy Công Ty Tuyển Than Cửa Ông được thực hiện tương đối tốt, bảo đảm tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện và tình hình phát triển của Công ty. 2. Nhược điểm cần khắc phục. Bên cạnh những ưu điểm thì việc tổ chức kế toán vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông còn tồn tại một số yếu kém sau: - Việc phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại. Do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác thì Công ty nên phân loại vật liệu và mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này. - Về kế toán chi tiết vật liệu: ở Công ty tiến độ lập báo cáo còn chậm thường là ngày 8-10 hàng tháng mới xong. Do vậy Công ty phải hoàn thiện phần này. Những vấn đề nêu trên chỉ là giải pháp trước mắt, về lâu dài nếu Công ty đã áp dụng chương trình kế toán máy thì phương pháp kế toán chi tiết sổ số dư rất phức tạp, Công ty nên chuyển sang hình thức thẻ song song. - Về áp dụng tin học: Do đặc điểm của Công ty có rất nhiều vật liệumà Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ nên sổ sách vật liệu rất nhiều. Muốn đáp ứng được thông tin kịp thời cho ban Giám đốc thì Công ty phải cài đặt phần mềm kế toán. - Về tổ chức thu mua vận chuyển nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên cán bộ thu mua vật liệucủa Công ty cũng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là cần thiết. Đồng thời việc vận chuyển, bảo quản nguyên vật liệu cũng là một biện pháp làm giảm giá nguyên vật liệu, giảm chi phí dẫn đến giảm giá thành sản phẩm. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông 1. Lập sổ danh điểm - Lý do: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác kịp thời thì Công ty mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này. - Mục tiêu: Hợp lý hoá các danh điểm vật liệu - Biện pháp: Do vật tư của Công ty phân ra thành từng chủng loại mặt hàng phù hợp với từng kho: VD như kho kim loại, kho phụ tùng máy HITACHI, kho phụ tùng cầu trục, sàng rửa…. Nên danh điểm vật liệu cũng được lập cho từng kho, theo từng mặt hàng được đánh theo số kí hiệu kho và thứ tự từ 01 đến hết. Danh điểm vật liệu của kho nào thì dùng chữ cái đầu viết tắt của kho đó. VD: Kho phụ tùng máy HITACHI viết tắt là HTC Kho phế liệu viết tắt là PL Theo nguyên tắc trên mẫu sổ danh điểm của em là: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU: DANH ĐIỂM TÊN HÀNG VÀ QUY CÁCH KHO PHỤ TÙNG MÁY HITACHI ĐVT GHI CHÚ HTC-01 Công tắc tơ K4 x 4 Cái HTC-02 Công tắc tơ K8x 4 “ … HTC-1055 Trục con lăn1150 “ HTC-1056 Trục con lăn φ 28 x 750 “ … KHO HÀNG ĐIỆN Đ - 01 Bóng đèn 18v – 2w – E 12 “ Đ - 01 Bóng đèn 12v – 2w – E 10 “ … Đ -52 Dây điện đơn 1x1,5 M Đ -53 Dây điện đơn 1 x 2,5 “ … Đ -716 Động cơ điện 5,5KW 955V/P Cái Đ-762 Động cơ điện 22KW 1750 “ … Kết quả: hiện nay Công ty đang áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty là cần thiết cho việc quản lý chặt chẽ, hạch toán chính xác và kịp thời, đối chiếu kiểm tra dễ dàng và dễ phát hiện khi xảy ra sai sót. 2. Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu (tăng chu kỳ đi kho) - Lý do: Việc kế toán sử dụng sổ số dư để kế toán chi tiết là phù hợp với đặc điểm và sự biến động vật liệu hàng ngày tại Công ty. Tuy nhiên công tác kế toán vẫn còn chậm, thường thì từ ngày 8 đến 10 hàng tháng mới xong nên ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ lập báo cáo tổng hợp. Nguyên nhân là do Công ty có khối lượng vật tư nhiều, nhu cầu nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên mà chu kỳ đi kho của kế toán vật liệu là 10 ngày nên số liệu cung cấp không kịp thời, công việc dồn nhiều vào cuối tháng. - Mục tiêu: Tăng số lần đi kho trong tháng nhằm nâng cao chất lượng quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời số liệu cho công tác quản lý. - Biện pháp: + Trước kia: Thời gian đi kho vào ngày 10, 20 và cuối tháng. + Nay: Thời gian đi kho định kỳ thứ 6 hàng tuần và ngày cuối tháng. - Kết quả: Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. Quản lý tốt việc sử dụng vật liệu, chính sách hoá kế toán vật liệu, cung cấp kịp thời chính xác các thông tin về quản lý kế toán cho lãnh đạo Công ty. 3. Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán vật liệu: Hoà cùng xu hướng tiến bộ trên thế giới với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc áp dụng những tiến bộ về công nghệ tin học trong công tác kế toán là phù hợp và hoàn toàn cần thiết. ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông hiện nay, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán còn hạn chế, máy vi tính chưa phát huy được hết vai trò của nó, kế toán nguyên vật liệu đều phải làm bằng tay. Hơn nữa ở Công ty kế toán vật liệu với số lượng vật liệu nhiều, chủng loại đa dạng nếu làm hoàn toàn bằng tay khó có thể tránh khỏi những sai sót, không đảm bảo tính chính xảctong công tác kế toán. Thêm vào đó hình thức tổ chức sổ nhật ký chứng từ phải được tổ chức rất công phu, việc ghi chép mất nhiều thời gian. Thực tế này đôi khi trở nên quá sức đối với đội ngũ kế toán, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin của bộ phận này. Vì vậy trong thời gian tới Công ty sẽ hoàn thiện việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán. Mặc dù chi phí ban đầu bỏ ra có thể cao nhưng sẽ đảm bảo được tính chính xác và nhất quán trong công tác kế toán. Nếu được trang bị hoàn hảo công nghệ tin học sẽ tiết kiệm được chi phí lao động bỏ ra, đáp ứng được công tác quản lý đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Việc cập nhật, thu thập thông tin diễn ra một cách thường xuyên, nhanh chóng phục vụ đắc lực trong công tác quản lý điều hành Công ty. Để thực hiện tốt việc chuyển đổi này, Công ty cần phải tổ chức các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của Công ty và khối lượng tính chất phức tạp của các nghiệp vụ. - Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện naytổ chức đào tạo lại đội ngũ kế toán là một vấn đề hết sức quan trọng, nó không chỉ bó hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên môn mà đồi hỏi các cán bộ nhân viên kế toán phải có khả năng sử dụng các loại máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của cán bộ kế toán. - Tổ chức việc nhập dữ liệu đầu vào của máy, để có thể thực hiện việc xử lý thông tin trên máy đòi hỏi cần phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp với việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến nội dung công tác kế toán. - Xây dựng hệ thống mã máy các TK cấp 1, cấp 2, cấp 3,… quy định nội dung phản ánh của từng mã. - Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết với điều kiện kết cấu đơn giản, ít cột phù hợp với công việc in trên máy. - Thực hiện từng bước cơ giới hoácông tác kế toán, tiến tới xử lý hoàn toàn trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ, hệ thống không chỉ ở các bộ phận quản lý chức năng khác của doanh nghiệp là yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện cơ chế thi trường nhằm đáp ứng thông tin một cách chính xác kịp thời. 4. Về việc tổ chức thu mua, vận chuyển vật liệu. - Mục tiêu: + Giảm chi phí vận chuyển bốc dỡ + Chọn địa chỉ có giá rẻ và hợp lý. + Cân đối nguồn hàng nhằm giảm chi phí dự trữ - Biện pháp: + Tổ chức một tổ vận chuyển hàng chứ không thuê ngoài nhằm giảm chi phí bốc dỡ. + Luôn tìm nhà cung cấp có giá rẻ, hợp lý + Hàng hoá mua về cần được bảo quản đúng chế độ tránh hư hỏng - Kết quả: Làm tốt công tác thu mua vận chuyển vật liệunhằm làm giảm chi phí vật liệu, tăng chất lượng vật liệu. Đó chính là một trong những biện pháp tốt nhất để làm giảm giá thành sản phẩm. 5. Việc hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. - ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông năm 2003 không mở TK 153 (ông cụ dụng cụ). Theo em nghĩ nên tách nhóm dụng cụ đồ nghề, nhóm BHLĐ ở TK 1521 ra để mở TK 153(công cụ dụng cụ) theo đúng chế độ kế toán quy định. Mở TK này để xuất công cụ dụng cụ ra sử dụng cho các bộ phận có liên quan với số lượng lớn, giá trị lớn thì sử dụng phương thức phân bổ dần qua TK 142 (chi phí trả trước) nhằm tránh đột biến giá thành. - Hiện nay Công Ty Tuyển Than Cửa Ông vẫn chưa đưa TK 159 vào để theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chế độ kế toán quy định. 6. Về sổ sách kế toán Công ty vẫn còn mở sổ riêng sổ theo dõi phân tích nhập và phân tích xuất vật liệu như vậy vẫn còn rườm rà. Theo em nên kết hợp giữa hai sổ thành một sổ gọi là “ bảng kê luỹ kế nhập – xuất – tồn” như vậy sẽ giảm được số lượng ghi sổ sách. KẾT LUẬN Để phát huy một cách có hiệu lực công cụ kế toán nói chung đặc biệt là kế toán vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu luôn luôn được cải tiến và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu, kể cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, phấn đấu tiết kiệm chi phí vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm. Mặc dù vật liệu ở Công ty đa dạng, nhiều chủng loại, giá cả cao và luôn biến động. Nhưng với sự năng động sáng tạo của ban Giám đốc và sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên Công ty nói chung và tổ kế toán nguyên vật liệu của Công ty nói riêng, Công Ty Tuyển Than Cửa Ông đã phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu đã đạt được những thành tựu đáng kể , đặc biệt là Công ty đã tạo đủ việc làm cho gần 5000 CBCNV trong Công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty đối với ngân sách nhà nước, đầy đủ,và đúng hạn. Cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán của Công ty nói riêng, đặc biệt là phần kế toán nguyên vật liệu không ngừng được nâng cao đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Bên cạnh những ưu điểm, thì việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông cần phải khắc phục một số điểm sau. - Việc phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại. Do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác thì Công ty nên phân loại vật liệu và mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này. - Về kế toán chi tiết vật liệu: ở Công ty tiến độ lập báo cáo còn chậm thường là ngày 8-10 hàng tháng mới xong. Do vậy Công ty phải hoàn thiện phần này. Những vấn đề nêu trên chỉ là giải pháp trước mắt, về lâu dài nếu Công ty đã áp dụng chương trình kế toán máy thì phương pháp kế toán chi tiết sổ số dư rất phức tạp, Công ty nên chuyển sang hình thức thẻ song song. - Về áp dụng tin học: Do đặc điểm của Công ty có rất nhiều vật liệumà Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ nên sổ sách vật liệu rất nhiều. Muốn đáp ứng được thông tin kịp thời cho ban Giám đốc thì Công ty phải cài đặt phần mềm kế toán. - Về tổ chức thu mua vận chuyển nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên cán bộ thu mua vật liệucủa Công ty cũng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là cần thiết. Đồng thời việc vận chuyển, bảo quản nguyên vật liệu cũng là một biện pháp làm giảm giá nguyên vật liệu, giảm chi phí dẫn đến giảm giá thành sản phẩm. Do trình độ còn hạn chế kiến thức thực tế còn ít ỏi , thời gian thực tập ngắn nên chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo trong khoa kế toán trường cao đẳng kinh tế kĩ thuật thương mại.Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: Lê Ngọc Giản, cán bộ giảng dạy của trường đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian em làm chuyên đề tốt nghiệp này. Nhân đây tôi cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới tập thể ban cán bộ công nhân viên Công Ty Tuyển Than Cửa Ông đã đóng góp cho tôi nhiều ý kiến quý báu trong suốt thời gian tôi làm chuyên đề tốt nghiệp này. . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TUYỂN THAN CỬA ÔNG I. Đánh giá chung 1. Những ưu điểm cơ bản Là một doanh. tháng. - Kết quả: Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. Quản lý tốt việc sử dụng vật liệu, chính sách hoá kế toán vật liệu,