HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG LICOGI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG LICOGI 3.1.Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 3.1.1.Ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung và phân quyền. Phòng kế toán có 5 người được phân công công việc với những chức năng nhiệm vụ khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cán bộ làm cho bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao. Nhờ đó bộ máy kế toán của Công ty đã thực hiện đúng chức năng của mình là tham mưu cho Ban giám đốc trong việc điều hành Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung tạo sự lãnh đạo tập trung thống nhất cho kế toán trưởng điều hành quản lý bộ máy kế toán tài chính của Công ty. Từ đó theo dõi, quản lý đưa ra các quyết định tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty một cách chính xác hơn. Tạo điều kiện cho việc kiểm tra công tác kế toán, đối chiếu công việc giữa các kế toán viên cũng như sự đối chiếu giữa các phòng ban Với quy mô Công ty hiện nay thì việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến là hợp lý, gọn nhẹ không cồng kềnh giúp tiết kiệm chi phí cho Công ty. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, có chuyên môn trình độ đảm nhiệm nên đã đạt hiệu quả cao - Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công tác tính lương của Công ty được thực hiện theo đúng quy chế của nhà nước và quy chế hoạt động của Công ty. Công ty đang áp dụng lương theo sản phẩm. Cách tính này đơn giản dễ hiểu, quy trình tính lương cũng như các khoản trích theo lương có sự phối hợp kiểm tra và theo dõi giữa các phòng ban do đó sẽ tiền lương sẽ phản ánh chính xác và hợp lý giữa khối lượng công việc, hiệu quả công việc của từng cán bộ phòng ban và đảm bảo được lợi ích của người lao động. Công ty đang trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản tại ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt nam ( BIDV ) trả lương qua tài khoản rất thuận tiện cho Công ty cũng như cán bộ nhân viên. Đồng thời sẽ giúp công tác kế toán tiền lương giảm bớt được công việc phải trả lương trực tiếp cho nhân viên, tránh gây nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian. - Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Các chính sách và chế độ kế toán tại Công ty được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006. Việc áp dụng quyết định này là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô phát triển kinh doanh của Công ty với hơn 400 lao động. Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển môt cách hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa các yếu tố lao động, và chi phí nhân công của Công ty • Về phần mềm kế toán áp dụng : Công ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán do chính nhân viên phòng kế toán tự sáng chế. Phần mềm này tuân thủ mọi chính sách chế độ tài chính hiện hành. Việc tự sáng chế phần mềm kế toán giúp cho Công ty giảm bớt chi phí mua phần mềm, giúp cho Công ty cắt giảm chi phí quản lý mà hiệu quả công việc vẫn cao. Việc tự sáng chế phần mềm sẽ giúp cho công tác kế toán của Công ty thuận tiện hơn vì nó phù hợp với đặc điểm phát triển sản xuất kinh doanh, nghành nghề của Công ty • Về hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán : Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian. Áp dụng hình thức này giúp cho công tác kế toán đơn giản dễ làm, dễ ghi chép, tránh sảy ra sai sót và nhầm lẫn. Việc ghi chép vào sổ sách kế toán được thực hiện thường xuyên. Công ty hạch toán chi tiết cho từng đối tượng lao động, nên việc sử dụng các sổ chi tiết hạch toán cho từng đối tượng cụ thể là rất hợp lý giúp cho công tác kế toán theo dõi kịp thời chi tiết cho từng đối tượng tránh gây nhầm lẫn và dễ quản lý. Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký chung giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản và không gây nhẫm lẫn để sảy ra sai sót. • Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển một cách hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa các yếu tố lao động, và chi phí nhân công của Công ty • Về tài khoản kế toán : Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/QĐ – BTC. Công ty sử dụng tài khoản : TK 334 – phải trả người lao động và tài khoản TK 338 – phải trả khác Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc Công ty sử dụng TK 334 và 338 để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là đúng quy định của Bộ Tài Chính và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đảm bảo chính xác cho việc tính toán chi phí của Công ty trong kỳ. Kế toán còn mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng lý nói chung và trong phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty mở chi tiêt TK 334 ‘ Phải trả người lao động’ thành 2 tài khoản cấp 2 là : TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên’ TK 3342 ‘ Phải trả lao động thuê ngoài ’ Trong đó Công ty còn theo dõi chi tiết hơn nữa - TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương lãnh đạo và phòng tổng hợp. - TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương phòng kế hoạch kỹ thuật – tài chính kế toán - TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương trung tâm xây dựng Việc sử dụng các tài khoản chi tiết để hạch toán và theo dõi cho từng đối tượng lao động là rất hợp lý vì nó giúp cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán chi tiết và tránh nhầm lẫn. Từ đó giúp cho nhà quản lý theo dõi và đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn 3.1.2.Nhược điểm Công tác kế toán tại Công ty có rất nhiều ưu điểm, song bên cạnh đó công tác kế toán tại Công ty nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng vẫn còn rất nhiều hạn chế. - Về tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức quản lý theo mô hình tập trung theo kiểu trực tuyến. Có sự phân công công việc giữa từng nhân viên trong phòng tuy nhiên tổ chức bộ máy kế toán đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm khi giao trách nhiệm cho kế toán thuế đồng thời là thủ quỹ. Điều này sẽ khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu tình tình tài chính của Công ty khi có gian lận sảy ra. Việc phân công công việc như thế này sẽ dẫn đến biển thủ công quỹ và gây ra gian lận nếu thủ quỹ cố tình gian lận. Vì vậy phải có sự tách biệt giữa kế toán và thủ quỹ. Do đó Công ty cần chú ý và có sự xắp xếp phân công công việc một cách khoa học hơn. Mặc dù đã có sự phân công công việc đối với từng phần hành kế toán và đối với từng nhân viên trong phòng kế toán nhưng trách nhiệm giữa các nhân viên trong phòng kế toán còn chưa rõ ràng. Có nhân viên phải kiêm nhiều phần hành kế toán nên ảnh hưởng đến tính độc lập khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó Công ty nên tổ chức lại bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán phải được tổ chức phân công công việc rõ ràng về trách nhiệm và công việc của từng nhân viên, để công việc kế toán không trồng chéo và năng suất hiệu quả công việc cao hơn Công ty chưa phân tách được chức năng tài chính trong phòng tài chính kế toán. Các nhân viên trong phòng tài chính kế toán chỉ thực hiện và đảm nhiệm những công việc kế toán đơn thuần là hạch toán và theo dõi tài sản và nguồn vốn. Trong khi đó lĩnh vực tài chính hay chức năng tài chính của phòng tài chính kế toán hầu như do kế toán trưởng đảm nhận và thực hiện. Tài chính là công việc rất quan trọng, nó giúp phân tích tình hình tài chính hoạt động kinh doanh của Công ty và giúp Ban Giám Đốc những thông tin đầy đủ về tình hình tài chính của Công ty và đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Vì vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty nên bố trí nhân viên tài chính trong phòng kế toán thực hiện lĩnh vực tài chính của Công ty, và kế toán trưởng chỉ là người theo dõi tổng hợp mảng tài chính và kế toán chứ không nên thực hiện mảng tài chính như hiện nay. Với quy mô Công ty hiện nay thì chỉ nên bố trí nhân viên thực hiện mảng tài chính trong phòng kế toán để tạo nên sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán và tài chính. Công ty không có hệ thống kiểm soát nội bộ, do đó Ban Giám Đốc rất khó khăn trong việc quản lý và kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán tại Công ty để có thể phát hiện những sai sót sảy ra trong bộ máy kế toán. Vì Vậy Công ty nên thành lập bộ máy kiểm soát nội bộ để kiểm tra giám sát hoạt động tài chính của Công ty cũng như các mảng hoạt động khác của Công ty . - Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn có những hạn chế cần phải khắc phục. Phương pháp tính lương tại Công ty còn tương đối nặng nề. Công tác tính lương hiện nay tại Công ty còn tương đối phức tạp, khối lượng công việc kế toán lương thường dồn và tập trung vào cuối kỳ kế toán. Việc tính lương cho người lao động không chỉ có sự tham gia của phòng kế toán mà còn có sự phối hợp vời các phòng ban. Do cuối kỳ kế toán, sau khi tính ra số quỹ lương khoán của từng bộ phận, phòng ban thì trưởng phòng sẽ lập bảng tính lương chi tiết cho từng người theo khối lượng công việc hiệu quả công việc, và theo hệ số lương cơ bản quy định của nhà nước. Cách tính lương như trên một mặt sẽ đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo ra sự công bằng nhưng mặt khác nó lại tạo ra sự trồng chéo trong công tác tính lương. Và nếu sảy ra sai sót trong việc tính toán thì khó phát hiện ở khâu nào. Công ty không trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động nên Công ty đã không có TK 351 ‘ quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm’ Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Vì vậy Công ty nên trích lập quỹ này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động  Vế Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán : Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của Công ty nói chung và phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiền lương đang sử dụng là không đúng theo biểu mẫu quy định, thiếu các yếu tố theo quy định của Bộ Tài Chính. Vì vậy Công ty nên xem xét lại việc sử dụng chứng từ trong bộ phận kế toán. Hoàn thiện hệ thống chứng từ sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài Chính  Về phần mềm kế toán : Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán do chính nhân viên trong Công ty tự sáng chế. Tuy phần mềm này có rất nhiều ưu điểm và tuân thủ hầu hết các quy định chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành nhưng nó vẫn gặp nhiều hạn chế vì sự thay đổi của chế độ kế toán và chính sách kế toán mới ban hành.  Về tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán ban hành nhưng Công ty nên mở thêm tài TK 351 ‘Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm’ để theo dõi tình hình thu chi và sử dụng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động, nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động. 3.2.Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Có thể nói công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty đã tuân thủ hầu hêt các nguyên tắc kế toán và chế độ chính sách kế toán hiện hành tuy nhiên vẫn còn nhiều điểm bất cấp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương như sau : - Hoàn thiện công tác tính lương : Do Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Và Phát Triển Hạ Tầng ( LICOGI ) nên hầu hết người lao động trong Công ty là cán bộ công nhân viên chức nhà nước được hưởng lương theo chế độ hệ số bậc lương quy định của nhà nước. Công tác tính lương được thực hiện ở các phòng ban, do chính trưởng phòng là người tính ra lương chi tiết của từng người. Trong khi đó bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Công ty chỉ tiến hành hạch toán lương và theo dõi ghi chép vào sổ sách. Vì vậy Công ty cần có sự phân chia công việc một cách hiệu quả tránh trồng chéo giữa các bộ phận. Nên xắp xếp lại công việc sao cho phù hợp với chức năng của từng phòng ban. - Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm : Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động bị mất việc thôi việc, đào tao nghề cho người lao động trong doanh nghiệp. Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn xây dựng một ngành nghề đòi hỏi trình độ chuyên môn cao vì vậy Công ty nên chú trọng đến đào tạo trình độ chuyên môn cho người lao động. Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên, nâng cao trình độ sao cho phù hợp với nhu cầu phát triển kinh doanh của Công ty là một tất yếu và cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu đó Công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm thường được trích lập từ 1% - 3% tổng quỹ lương thực tế của Công ty và được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhưng tùy theo quy mô và tình hình phát triển kinh doanh của Công ty mà trích lập quỹ theo một tỷ lệ phù hợp. Quỹ này thường được lập vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. - Về hạch toán bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế vào chi phí trong kỳ : Hiện nay trong Công ty số tiền trích BHXH, BHYT của cán bộ nhân viên khối trực tiếp lại được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp tức là cho vào TK 6428. Viêc trích lập như thế này là không hợp lý. Vì số tiền BHYT, BHXH của nhân viên khối trực tiếp Công ty nên cho vào chi phí sản xuất chung tức là hạch toán vào TK 627. Hạch toán như trên sẽ dẫn đến việc tính giá thành sản phẩm sai ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cũng như việc đưa ra các quyết định kinh doanh trong kỳ. Vì vậy Công ty nên trích BHXH, BHYT của cán bộ nhân viên trực tiếp vào TK 627. - Về việc trích lập BHYT, BHXH cho người lao động thời vụ : Hiện nay Công ty chỉ trích lập BHXH, BHYT cho cán bộ nhân viên chức, cho những người lao động ký hợp đồng dài hạn với Công ty còn đối với những lao động thời vụ, lao động chỉ thuê trong thời gian dưới 3 tháng trở xuống Công ty không trích lập BHXH, BHYT cho người lao động. Như thế sẽ không đảm bảo được quyền lợi cho họ. Và Công ty sẽ không mất 1 khoản chi phí về trích lập BHXH, BHYT. Công ty nên xem xét lại việc trích lập BHXH, BHYT cho người lao động ngắn hạn. Vì nếu được đảm bảo quyền lợi trong công việc họ sẽ hoàn thành công việc tốt hơn, đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. - Về Số tiền trích lập BHXH, BHYT tại Công ty : Vì hiện nay Công ty đang trích lập quỹ BHXH, BHYT bằng cách một phần trừ vào thu nhập người lao động. Đối với cán bộ công nhân viên chức nhà nước dựa vào lương theo hệ số lương cơ bản, trong khi đối với lao động thuê ngoài thì lại trừ vào thu nhập người lao động dựa vào lương hợp đồng. Trong khi đó lương của cán bộ nhân viên chức là lương khoán theo sản phẩm. Vì vậy tiền lương của cán bộ viên chức cao, nhưng số tiền BHYT, BHXH trừ vào thu nhập của họ lại ít. Còn lao động thuê ngoài lương của họ thường thấp hơn so với cán bộ công nhân viên chức thì số tiền BHXH, BHYT trừ vào thu nhập lại nhiều hơn công nhân viên chức. Chính vì vậy tạo ra sự chênh lệch và không công bắng giữa người lao động trong Công ty. Vì vậy Công ty nên có cách trích lập BHXH, BHYT một cách công bằng hơn đối với người lao động. Em xin đề xuất phương pháp tính lương như sau : Số tiền BHXH trừ vào thu nhập cán bộ công nhân viên chức = Số tiền lương khoán theo sản phẩm x 5% Số tiền BHYT trừ vào thu nhập cán bộ công nhân viên chức = Lương khoán theo sản phẩm x 1% ơ Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương khoán theo sản phẩm của công nhân viên chức x 15% Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương khoán theo sản phẩm của công nhân viên chức x 2% - Về tài khoản sử dụng : Tại Công ty trong phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương tài khoản TK 334 được chi tiết ra 2 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho cán bộ công nhân viên chức trong Công ty và người lao động thuê ngoài. Tuy nhiên đối với lao động thuê ngoài Công ty nên theo dõi chi tiết hơn đối với lao động được ký kết các hợp đồng kinh tế dài hạn và người lao động thời vụ ngắn hạn. Vì vậy Công ty nên mở chi tiết tài khoản TK 3342 – phải trả lao động thuê ngoài thành 2 tài khoản chi tiết hơn : - TK 3342D : Để hạch toán theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài dài hạn. - TK 3342N : Để hạch toán theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài ngắn hạn dưới 3 tháng. Vì hiện nay trong Công ty đối với lao động thuê ngoài ký hợp đồng thời vụ thời gian lao động ngắn dưới 3 tháng, thì không được Công ty trích lập BHYT, BHXH. Do đó việc mở tài khoản chi tiết như trên sẽ giúp theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác hơn, tránh gây nhầm lẫn và sai sót. - Công ty nên mở thêm TK 351- quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho nhân viên. Để theo dõi tình hình thu chi quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm tại Công ty [...]... của tiền lương đòi hỏi kế toán tiền lương phải được thực hiện chính xác và kịp thời Tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI tiền lương chiếm một tỷ lệ cao trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh nên kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán tại đơn vị Tuy kế toán tiền lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI có nhiều ưu điểm và đã đang dần hoàn thiện. .. em sẽ góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty nói chung cũng như phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy Trương Anh Dũng đã hướng dẫn chỉ bảo tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tâp của em còn gặp nhiều thiếu xót rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của các thầy cô giáo giúp em hoàn thành chuyên...KẾT LUẬN Trong xu thế hội nhập phát triển kinh tế, khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại WTO các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI nói riêng đang cạnh tranh gay gắt để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Một trong những nhân tố các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu là chi phí sản xuất Tiền lương và các khoản trich theo lương là yếu tố của giá . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG LICOGI 3.1.Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản. pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Có thể nói công tác kế toán tiền lương và các