MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ 3.1.. Việc áp dụng kế toán máy ở Công ty Công ty á

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ

3.1 Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty.

Công ty CP Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp sản xuất kết cấu thép nên NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Công ty Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay với nhiều biến động, sức

ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển được

Đối với Công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải có chính sách sử dụng NVl thích hợp, phải quản lý, theo dõi, bảo quản tốt, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL Thực tế ở Công ty đã chứng tỏ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên

Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất vừa phải của Công ty Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp

Công tác hạch toán ở Công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế

độ quy định Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL Các sổ sách

và chứng từ kế toán được lập tương đối đầy đủ và đúng theo quy định Việc áp dụng kế toán máy ở Công ty (Công ty áp dụng phần mềm kế toán EFFECT) giúp quy trình hạch toán trở nên gọn nhẹ nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc… Bên cạnh đó, trong phòng kế toán viên mỗi người trang bị một máy

vi tính, với điều kiện như vậy sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán ở Công ty

Tại Công ty vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản,dự trữ và sử dụng Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán

Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ sách

kế toán

Công ty có kế hoạch thu mua NVL rất khoa học, do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các xưởng sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm thiểu được

số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết Ngoài ra, Công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất

3.2 Một số tồn tại trong công tác kế toán NVL và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại Công ty Cổ phàn nhà thép Đinh Lê:

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện Kết hợp với những kiến thức đã được trang bị em xin đề xuất ra một số ý kiến

Thứ nhất: Về các thủ tục nhập kho.

Các NVL có khối lượng và giá trị lớp nhập kho của Công ty chỉ được lập biên bản nhận sau đó lập phiếu nhập kho chứ không được biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về chất lượng NVL nhập kho

Kiến nghị: Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài

nhập kho (đặc biệt là lượng NVL có khối lượng và giá trị lớn): Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trứơc khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng quy cách thực tế của NVL Căn cứ để kiểm nghiệm là hoá đơn của nhà cung cấp

Trong quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa,thiếu, sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hợp đồng mua bán hoặc hoá đơn thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản nói rõ nguyên nhân để chờ xử lý

Nếu NVL đã qua kiểm nghiệm đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng (hoá đơn) thì phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có những vấn đề tranh chấp, kiện tụng nảy sinh Mẫu biên bản kiểm nghiệm có thể lập như sau:

Biểu số 18 : Mẫu biên bản kiểm nghiệm

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

Ngày…tháng…năm…

Số:…………

- Căn cứ………….số………ngày… tháng… năm…… của………

- Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/bà Chức vụ Đại diện Trưởng ban + Ông/bà Chức vụ Đại diện Uỷ viên + Ông/bà Chức vụ Đại diện Uỷ viên

- Đã kiểm nghiệm các loại:

T

T

Tên, nhãn hiệu, quy

cách phẩm chất vật tư

(sản phẩm, hàng hoá)

Mã số

Phươn

g thức kiểm nghiệm

ĐV T

SL theo C.từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách, phẩm chất

SL Không đúng quy cách, phẩm chất

Ý kiến của ban kiểm nghiệm

Thứ hai: Về các chứng từ kế toán NVL.

Các quy trình từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác lưu trữ bảo quản đều tuân thủ theo đúng quy trình của Bộ Tài chính ban hành Tuy nhiên,

có điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức Có khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp

lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ Đồng thời, Công ty vẫn còn sử dụng những biểu mẫu chứng từ theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKINH Tế ban hành ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

Kiến nghị: Công ty cần phải thực hiện đúng quy trình kế toán đó là khi có

các nghiệp vụ phát sinh cần phải lập chứng từ đầy đủ, chấn chỉnh lại cách làm mang tính đối phó, hình thức

Đồng thời, Công ty nên in lại mẫu Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và một số chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Tuy không có sự khác nhau nhiều nhưng Công ty nên in để cập nhật và thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính

Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ và một số chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Tuy không có sự khác nhau nhiều nhưng Công ty nên in để cập nhật và thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính

Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ in theo mẫu sau:

Biểu số 19: Mẫu Chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Từ ngày….đến…

Số CTGH:……

Đơn vị tính: VNĐ

Trích yếu

Số hiệu tài khoản

Số tiền Ghi chú

TK nợ (Nợ) TK có (Có)

Biểu số 20: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm…

Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Số hiệu Ngà

y

Số tiền Số hiệu Ngày

Số tiền

- Cộng tháng

- Cộng luỹ kế từ đầu quý

- Cộng tháng

- Cộng luỹ kế từ đầu quý

Ngày….tháng….năm 2007

Thứ ba: Về sổ sách kế toán.

Bên cạnh những ưu điểm về sổ sách kế toán đã nêu ở trên thì có một vài sai sót trong mẫu sổ Sổ chi tiết NVL thiếu cột "TK đối ứng" điều này sẽ gây ra những khó khăn trong quá trình hạch toán và kiểm tra lại công việc kế toán

Kiến nghị: Cần phải thêm cột "TK đối ứng" trên sổ chi tiết vật tư.

VD: theo ví dụ về sổ chi tiết vật tư đã đưa ra trong bài thì cần thêm cột "TK đối ứng" như biểu số 21 như sau:

Biểu số 21: Mẫu sổ chi tiết vật tư cần sửa đổi của Công ty.

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng

Mã số: VLCGON0001 Tiền tồn đầu kỳ: 41.500.000

Đơn vị tính: Tấn SL tồn đầu: 2.5

Chứng từ

Diễn giải TK đối

ứng

Cộng bảng 2 32.000.000 4 65.500.000 0.5 8.000.000

Ngày….tháng….năm….

Thứ tư: Về lập bảng phân bổ NVL

Tại Công ty không lập bảng phân bổ NVL chính vì vậy sẽ không biết được chi phí NVL cho từng sản phẩm Việc không lập bảng phân bổ NVL cho từng sản phẩm sẽ gây rất nhiều khó khăn trong vấn đề phân đề ra kế hoạch sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Kiến nghị: Công ty cần phải lập bảng phân bổ NVL để có thể theo dõi tình

hình phân bổ NVL trong kỳ để phân tích đưa ra kế hoạch sản xuất cho kỳ sau được tốt hơn Dựa theo tiêu chí của kiến nghị về cách phân loại lại NVL thì mẫu bảng phân bổ NVL có thể được lập như sau:

Biểu số 22: Mẫu bảng phân bổ vật liệu mà Công ty nên áp dụng.

BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

Tháng….năm…

ST

T

Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK

TK 152

TK 1521 TK 1522

1 TK 154 - Chi phí SXKD

2 TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp

- TK 6212 - Chi phí NVL trực tiếp - SP khác

- TK 6215 - Chi phí NVL trực tiếp - SP Công

tơ

- TK 6212 - Chi phí NVL trực tiếp - SP

Aptomat

- TK 6212 - Chi phí NVL trực tiếp - SP Cầu

đấu

Cộng bảng

Thứ năm: Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng là những tài sản lưu động có giá trị biến đổi theo thời gian nhưng Công ty lại không lập dự phòng cho sự thay đổi này Chính vì thế mà Công ty không thể phòng tránh những rủi ro mang lại từ sự sụt giá hàng tồn kho cũng như phản ánh đúng giá trị thực tại của tài sản trên bảng cân đối kế toán

Kiến nghị: Công ty cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá NVL

Công ty cần thiết phải lập dự phòng giảm giá NVL vì giá cả NVL trên thị trường luôn biến động, đặc biệt với một Công ty thường xuyên phải mua NVL từ bên ngoài như Công ty CP Nhà thép Đinh Lê thì giá mua không được ổn định

Lập dự phòng giảm giá NVL được thực hiện vào cuối năm (cùng với kỳ báo cáo kế toán) Công ty chỉ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại hàng tồn kho thuộc sở hữu của Công ty, có chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp chứng minh giá vốn của hàng tồn kho Căn cứ vào biến động thực tế về giá hàng tồn kho, Công ty xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:

Mức dự phòng HTK

cần phải lập cho năm

(N)

=

Số lượng HTK mỗi loại

x Mức chênh lệch giảm

giá của mỗi loại

- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 159: Số chênh lệch tăng + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau nhỏ hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng và được hạch toán:

Nợ TK 159: Số chênh lệch giảm

Có TK 632: Số chênh lệch giảm Việc lập dự phòng như trên vừa tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng vừa góp phần ổn định hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh

Khi tính ra được mức trích lập dự phòng chonăm 2007 thì kế toán định khoản:

Nợ TK 632

Có TK 159

Thứ sáu: Về theo dõi hàng mua đi đường.

Tại Công ty khi mua NVL chỉ khi nhận được cả hàng hoá cùng các hoá đơn, chứng từ liên quan, thủ kho mới cho nhập kho và kế toán mới phản ánh vào sổ sách Trong hệ thống tài khoản của Công ty có Tk 151- Hàng mua đi đường nhưng thực tế Công ty không sử dụng tài khoản này mà chỉ theo dõi NVL thực tế đã nhập kho Tuy nhiên trong trường hợp Công ty tiến hành thu mua NVL trong tháng và

đã nhận được hoá đơn, chứng từ thanh toán của bênbán, Công ty đã thanh toán hay chưa chấp nhận thanh toán cho bên cung cấp, lúc này số NVL mua trên đã thuộc quyền sở hữu của Công ty Nhưng đến cuối tháng vì một lý do nào đó hàng chưa

về kho, vì thế số NVL này không được phản ánh, theo dõi trên bất cứ một tài khoản nào Điều này cho thấy công tác kế toán NVL còn chưa đầy đủ và chính xác

Kiến nghị: Công ty cần phải hạch toán hàng mua đi đường, cụ thể:

Trong tháng, nếu đã nhận được hoá đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ "Hàng mua đang đi đường", trong tháng mà hàng về thì ghi

sổ bình thường, nhưng đến cuối tháng mà hàng chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 151 - phần được tính vào giá NVL

Nợ TK 133 (1331) - thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - hoá đơn chưa thanh toán cho nhà cung cấp Sang tháng sau, khi hàng về, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá trị hàng mua đang đi đường

3.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công tyCP Nhà thép Đinh Lê.

Bảng phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty qua hai năm 2007 và 2008 như sau:

T

T Chi tiêu Năm 2005 Năm 2006

So sánh 2008/2007 Tuyệt đối Tương đối (%)

1 Chi phí NVL 27.835.999.1

4

31.202.216.69

2

3.366.316.97 8

12,093

thu/chi phí NVL

3 Lợi nhuận thực

hiện/ chi phí

NVL

4 Giá trị bình quân 3.623.487.51 4.071.420.934 44.793.3418 12,362

Với các công thức:

Giá trị bình quân

NVL tồn kho =

Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL tồn cuối kỳ

2

Hệ số quay vòng

Giá trị NVL sử dụng trong kỳ Giá trị bình quân NVL tồn kho trong kỳ

Xét trong tháng 01 năm 2007 ta thấy:

Giá trị bình quân NVL

tồn kho (01/2009) =

1.003.570.046 + 946.267.086

= 974.918.566 2

Hệ số quay vòng của

NVL tháng 1 năm 2009 =

3.404.243.874

= 3,49 974.918.566

Nhận xét:

Năm 2007, cứ một đồng chi phí NVL sẽ tạo ra 1,4103 đồng doanh thu và 0,020952 đồng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh Đến năm 2008 thì cứ một đồng chi phí NVL sẽtạo ra 1,4388 đồng doanh thu và 0,02308 đồng lợi nhuận Như vậy, năm 2008 doanh thu được tạo ra từ một đồng chi phí NVL tăng 0,0285 đồng so với năm 2007 tương ứng với tốc độ tăng là 2,0208% Lợi nhuận được tạo

ra từ một đồng chi phí NVL năm 2008 tăng 0,002128% đồng so với năm 2007 tương ứng với tốc độ tăng là khoảng 10% Như vậy ta thấy hiệu quả sử dụng NVL của Công ty năm 2008 tăng lên so với năm 2007

Nhận thấy, NVL của Công ty là nhỏ và giá trị không lớn do vậy hệ số quay vòng củaNVL trong tháng 1 năm 2009 là hợp lý

KẾT LUẬN

Qua thời gian thực tập nghiên cứu đề tài tại công ty, ta có thể khẳng định rằng kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuát kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, giúp cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh bảo quản và sử dụng vật liệu một các hợp lý và phù hợp, đồng thời góp phần nâng cao việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, điều chỉnh hợp lý chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho Công ty

Qua nghiên cứu kết hợp giữa lý thuyết và thực tế, em đã nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nguyên vật liệu Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình

và chỉ đạo sản xuất Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời thu mua sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu thì lãnh đạo Công ty mới đưa ra các quyết định đúng đắn Do đó công tác kế toán nói chung, công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện

Trước khi kết thúc đề tài, một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành

nhất tới Cô giáo hướng dẫn Phó giáo sư, Tiến sĩ Phạm Thị Gái, các thầy các cô

giáo trong khoa cùng các bác, các cô, các chú anh chị tại phòng kế toán, kế toán các đội sản xuất, lãnh đạo Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này