Công tác văn thư lưu trữ

Phần I CÔNG TÁC VĂN THƯ I. HƯỚNG DẪN CHUNG 1. Trách nhiệm đối với công tác văn thư: a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. b) Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về công tác văn thư. 2. Nguyên tắc chung: a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư theo quy định của pháp luật và hướng dẫn này. b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Công văn này. 3. Giải thích từ ngữ: - Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; - Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt; - Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau; - Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; - Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính; - Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định; - Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân; - Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: a) Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v .; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu Hoả tốcccc hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v .; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật). - Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu Chỉ người có tên mới được bóc bìììì thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Nếu thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng . thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: - Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. c) Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán .vvv Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu Đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu Đếnnnn; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đếnnnn. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu Đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. d) Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, khi nhập văn bản vào sổ theo dõi văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đối với văn bản mang tính bí mật Nhà nước thì văn thư phải vào một sổ theo dõi riêng. - Việc cập nhật văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp. - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. 2. Trình và chuyển giao văn bản đến: a) Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. b) Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận; - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu Thượng khẩnnnn và Hoả tốc (kể cả Hoả tốc hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu Đếnnnn, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản: a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Ghi số và ngày, tháng văn bản: - Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. VD; Quyết định quy phạm pháp luật của UBND các huyện, thành phố: Số: /2007/QĐ-UBND - Số, ký hiệu của văn bản hành chính Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản hành chính + Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị của UBND huyện, thành phố được ký hiệu như sau: Số: ./CT-UBND, VD: Quyết định (cá biệt) của Sở Kế hoạch và Đầu tư được ký hiệu như sau Số: ./ QĐ-SKH + Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số: ./SCN-VP, Công văn của UBND huyện, do bộ phận tổng hợp soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số: ./ UBND-TH Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính; + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v .); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.vvvv, và nhóm công văn); + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày .tháng năm .; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. c) Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Đối với văn bản mật việc in, sao, chụp tài liệu phải thực hiện theo các quy định sau: - Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn do lãnh đạo cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quy đinh. - Lãnh đạo cơ quan quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp, tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa, những bản in, sao, chụp hỏng. - Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao chụp tài liệu. - Không sử dụng máy vi tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật. - Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong. 2. Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: - Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng. Đối với văn bản mang tính chất bí mật nhà nước thì cần lập một sổ theo dõi riêng. b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: Việc cập nhật văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp. 3. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư. Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạn thảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết. Văn thư sau khi kiểm tra hồ sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các dữ liệu theo yêu cầu vào sổ theo dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định. Văn thư không được cấp số văn bản trước. Trường hợp cần thiết cần xin số văn bản trước, người chủ trì xử lý văn bản phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị, được Lãnh đạo đơn vị đồng ý và cho ý kiến chỉ đạo văn thư thực hiện. Phát hành văn bản đi; Văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của cơ quan và các tổ chức của cơ quan đến địa chỉ nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ 'khẩn' hoặc theo yêu cầu gấp của người ký, Văn thư phải thực hiện ngay, có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng máy tính để thông tin nhanh. Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau: - Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ 'Tài liệu đi' để theo dõi. Sổ 'Tài liệu đi' phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi. - Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Mật' ngoài bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ 'C' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tối mật' ngoài bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ 'B' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' gửi bằng hai bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu 'Tuyệt mật'. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu 'Chỉ người có tên mới được bóc bì'. + Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ 'A' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii văn thư phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại cần phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. Chuyển phát văn bản đi; Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây: + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng. + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột Ký nhậnnnn vào sau cột Nơi nhận văn bảnnnn. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận. - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. - Chuyển phát văn bản mật: Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện. Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận. Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận văn thư; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ phận văn thư kiểm tra và nộp lại cơ quan. Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v .) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 4. Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (được gọi là bản gốc). Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận văn thư và có phương án bảo mật chặt chẽ. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp giải quyết kịp thời. IV. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Quản lý và sử dụng con dấu: Nhân viên văn thư giữ con dấu và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ. 2. Đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Với các phụ lục kèm theo văn bản dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Đóng dấu độ khẩn, mật Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết đinh. Căn cứ vào quy định độ mật đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định [...]... quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó Phần II: CÔNG TÁC LƯU TRỮ I Giải thích một số thuật ngữ: 1 Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và được bảo quản trong kho lưu trữ * Đặc điểm của tài liệu lưu trữ: - Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn - Tài liệu lưu trữ. .. người sắp xếp công văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu b) Đối với chung cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy... kiện lâp phông lưu trữ cơ quan: + Có văn bản về việc thành lập + Có tổ chức biên chế riêng +Có văn thư độc lập, con dấu và tài khoản riêng II Một số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ 1 Thu thập tài liệu a) Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành (lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, tổ chức): Điều 5 Nghị đinh số 111/2004/NĐĐĐĐCP - Đối với tài liệu hành chính: Sau 1 năm phải nộp vào lưu trữ hiện hành... một phông lưu trữ - Tài liệu lưu trữ có xuất xứ 2 Phông lưu trữ: Là một khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic, lịch sử được hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan một đơn vị, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ 3 Phông lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan tổ chức được lựa chọn và bảo quản trong một kho lưu trữ - Điều... ánh vào tiêu đề c) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ liên quan đến công việc đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì để vào bìa hồ sơ đã được quy định, kể cả 'công văn đến', bản lưu 'công văn đi', một số tư liệu tham khảo để giải quyết việc Công văn, giấy tờ, trong hồ sơ phải sắp xếp... hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản 5 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành: - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình - Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính,... kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào kho (hoặc phòng) lưu trữ cơ quan Cách làm: Cuối năm, mỗi cán bộ, nhân viên (làm công tác công văn, giấy tờ) dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm mới (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác năm tới) nộp... gia ý kiến về Văn phòng (phòng Hành chính Tổ chức) tổng hợp lập thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan trình Thủ trưởng cơ quan quyết định Các đơn vị độc lập, có văn thư riêng, nên lập bản danh mục hồ sơ riêng, những đơn vị của cơ quan có văn thư đi, đến chung nên có bản danh mục hồ sơ chung của toàn bộ cơ quan Các cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng, chánh văn phòng và cơ... kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.(Để xác định được thời hạn bảo quản tài liệu cần phải căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng) - Phương án hệ thống hoá: phương án kết hợp các đặc điểm của tài liệu trong phông lưu trữ để phân loại tài liệu thành những cặp, hộpppp tài... xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức; + Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền Quy trình thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 5 Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: (Điều 18 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP) Phí khai khác sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày . đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. b) Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công. có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về công tác văn thư. 2. Nguyên tắc chung: a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của