BIỆN PHÁP DUY TRÌ QUAN HỆ HỘI VIÊN CHO HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM.doc

BIỆN PHÁP DUY TRÌ QUAN HỆ HỘI VIÊN CHO HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM

CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

  

BIỆN PHÁP DUY TRÌ QUAN HỆ HỘI VIÊNCHO HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM

Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Thúy

HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN THỊ NGỌC THÚY MSSV: 70002273

1 Đầu đề luận văn: ề luận văn: ận văn: u đ lu n v n: ăn:

2 Nhi m v (yêu c u v n i dung và s li u ban đ u) :ệm vụ (yêu cầu về nội dung và số liệu ban đầu) : ụ (yêu cầu về nội dung và số liệu ban đầu) : ầu đề luận văn: ề luận văn: ội dung và số liệu ban đầu) : ố liệu ban đầu) : ệm vụ (yêu cầu về nội dung và số liệu ban đầu) : ầu đề luận văn:

3 Ngày giao nhiệm vụ luận văn:

PH N DÀNH CHO KHOA, B MÔN:ẦN DÀNH CHO KHOA, BỘ MÔN: Ộ MÔN:

Người duyệt (chấm sơ bộ):

Xin chân thành cảm ơn qúy thầy cô khoa Quản Lý Công Nghiệp thuộc trường Đại Học Bách Khoa TP.HCM, đặc biệt là thầy Tạ Trí Nhân và cô Phạm Ngọc Thúy đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo và hỗ trợ cho em trong suốt khóa học cũng như trong qúa trình thực hiện luận văn.

Xin chân thành cảm ơn Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong qúa trình thực hiện luận văn.

Bên cạnh đó em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình và các bạn học đã đóng góp ý kiến xây dựng và động viên em trong quá trình hồn thành luận văn.

Tác giả

Nguyễn Thị Ngọc Thúy

i

-Trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới, để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có một tiếng nói chung, có ưu thế cạnh tranh thì việc liên kết các doanh nghiệp cùng ngành nghề thành một khối thống nhất là cần thiết Chính vì vậy Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM được thành lập để đáp ứng nhu cầu thiết thực đó.

Nền tảng tạo nên thành công đối với bất kỳ một hiệp hội ngành nghề nào là các hội viên năng động, tận tâm và đầy nhiệt huyết Việc xây dựng một nền tảng hội viên vững mạnh và tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội là nhiệm vụ trọng tâm đối với bất kỳ một hiệp hội nào Do đó em chọn đề tài “ BIỆN PHÁP DUY TRÌ QUAN HỆ HỘI VIÊN CHO HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM”.

Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng hoạt động duy trì mối quan hệ hội viên của Hội, qua đó đề xuất biện pháp duy trì mối quan hệ hội viên cho Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM.

Đè tài được thực hiện với những nội dung chính như sau: Chương I : Chương mở đầu.

Chương II : Cơ sở lý thuyết.

Chương III : Giới thiệu Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM Chương IV: Phân tích hoạt động duy trì của Agtek.

Chương V : Biện pháp duy trì mối quan hệ hội viên cho Agtek.

Chương VI: Kết luận và kiến nghị.

1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI 21.3 GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI. 21.4 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN _2

1.4.1 Nguồn thông tin. 2 1.4.3 Mô hình nghiên cứu _3 2.1.4 Những lợi ích đạt được khi thực hiện CRM _8 2.1.5 Các nhân tố thành công của CRM 9 2.1.6 Quy trình thực hiện CRM _9

2.2 HỘI – HIỆP HỘI DOANH NGHIỆP 12

2.2.1 Định nghĩa Hiệp hội 12 2.2.2 Chức năng chính của các Hiệp hội kinh doanh _12 2.2.3 Những thành viên của Hội _13

2.3 ỨNG DỤNG CRM CHO HỘI _15

2.3.1 Khác biệt giữa hội viên của Hội và khách hàng của các doanh nghiệp _15 2.3.2 Biện pháp duy trì hội viên _16

CHƯƠNG 3: _18

3.1 TỔNG QUAN VỀ HỘI DỆT - MAY - THÊU - ĐAN TP.HCM _18

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển _18 3.1.2 Mục đích thành lập _19 3.1.3 Các hoạt động chính của Hội. 19 3.1.4 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Hội: 20

3.2 VỀ HỘI VIÊN _20

3.2.1 Giới thiệu về hội viên 20

3.3 PHÂN TÍCH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA AGTEK 22

3.3.1 Dịch vụ cung cấp thông tin 22 3.3.2 Đào tạo 23 3.3.3 Hoạt động xúc tiến thương mại _25 3.3.4 Thiết lập mạng lưới quan hệ 27 3.3.5 Vận động chính sách công _28

iii

-4.1 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA AGTEK 32

4.1.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên _32 4.1.2 Kênh thông tin của Hội tới các hội viên _33 4.1.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ với hội viên 34 4.1.4 Hoạt động khảo sát sự thỏa mãn của hội viên 35 4.1.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên của Agtek 35

4.2 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ 36

4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên _36 4.2.2 Kênh truyền thông của Hội tới hội viên _37 4.2.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ của Hội với hội viên _38 4.2.4 Khảo sát sự thỏa mãn của hội viên _38 4.2.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên tại YBA _39

4.3 KINH NGHIỆM QUỐC TẾ _394.4 SO SÁNH GIỮA AGTEK VÀ YBA _40

CHƯƠNG 5 42

5.1 TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC HỘI VIÊN 43

5.1.1 Đối với hội viên mới gia nhập Hội _43 5.1.2 Đối với hội viên cũ _45

5.2TRUYỀN THÔNG _58

5.2.1 Nội dung truyền thông 58 5.2.2 Phương tiện truyền thông 62

5.3 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÁC DỊCH VỤ CỦA AGTEK 71

5.3.1 Thiết lập mạng lưới quan hệ 72

Danh mục hình

Danh mục bảng

v

-CHƯƠNG 1

CHƯƠNG MỞ ĐẦU

1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI

Hiệp hội đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi cho các hội viên và cộng đồng các doanh nghiệp Hiệp hội các doanh nghiệp được xem là phương tiện giúp đỡ các bộ phận kinh tế tư nhân một cách thích hợp và hiệu quả nhất Theo De Tocqueville: “Hiệp hội là một phương tiện để đạt những gì mà từng cá nhân đơn lẻ không thể đạt được”

Nền tảng tạo nên thành công đối với bất kì một hiệp hội nào là các hội viên năng động, tận tâm, và đầy nhiệt huyết Việc xây dựng một nền tảng hội viên vững mạnh và tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội là nhiệm vụ trọng tâm đối với bất kì Hiệp hội nào Thực tế, các Hiệp hội doanh nghiệp mới thành lập và đang trong quá trình phát triển thường gặp khó khăn trong vấn đề quản lí hội viên do thiếu kinh phí và kinh nghiệm quản lý Việc phân bổ nguồn lực và thứ tự ưu tiên về các vấn đề liên quan đến hội viên thường chưa được quan tâm đúng mức Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM cũng là một trong số đó.

Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM (AGTEK) được thành lập năm 1993 với chức năng chính là hỗ trợ hội viên trong các vấn đề: cung cấp thông tin chuyên ngành, tư vấn, đào tạo, xúc tiến thương mại, tìm nguồn hàng, vận động chính sách công… Hiện nay, Hội có 141 hội viên chính thức thuộc nhiều thành phần kinh tế như: Dệt, May, Thêu, Đan Trong đó có hơn 80% là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hơn 85% là doanh nghiệp tư nhân trong nước Phạm vi hoạt động của Hội là Tp.HCM và các tỉnh lân cận như Đồng Nai, Bình Dương, Long An

Hội Dệt May Thêu Đan (Agtek), có nhân viên chuyên trách để quản lí và tìm hiểu các vấn đề quan tâm của hội viên Mặc dù cách tiếp cận còn thụ động, Hội đã bước đầu thành lập cơ sở dữ liệu của hội viên và có phần mềm quản lý hội viên Tuy nhiên do Hội mới thành lập và đang trong quá trình phát triển, thiếu kinh phí và kinh nghiệm quản lý nên Hội chưa có cơ chế quản lý hội viên hiệu quả Hội không biết cách phân bổ nguồn lực hợp lý và xác định thứ tự ưu tiên cho các vấn đề liên quan đến hội viên Do dàn nhân sự mỏng nên Hội không thể thường xuyên thăm viếng hội viên Do đó hội viên thiếu gắn bó với các hoạt động của Hội và đang dần bớt quan tâm đến Hội Việc truyền thông đến hội viên và cộng đồng các doanh nghiệp còn kém nên Hội chưa xây dựng được hình ảnh của mình Lợi ích giữa hội viên và không hội viên chưa rõ ràng nên hội viên không đánh giá cao các dịch vụ của Hội và Hội cũng không thu hút được hội viên mới

Với nguồn lực hạn chế của mình, Hội cần phải thiết lập cơ cấu quản lý hội viên hiệu quả để đảm bảo việc duy trì liên lạc thường xuyên với các hội viên cũ cũng như kết

nạp đều đặn những hội viên mới Do đó, đề tài “Biện Pháp Duy Trì Mối Quan Hệ

Hội Viên Cho Hội Dệt May Thêu Đan Tp.HCM (Agtek)” này được thực hiện nhằm

thiết lập cơ cấu quản lí hội viên một cách hiệu quả, khuyến khích các hội viên hiện tại tham gia vào các hoạt động của Hội.

1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

1 Phân tích thực trạng công tác duy trì mối quan hệ với hội viên của Hội Đánh giá các ưu, khuyết điểm của hệ thống hiện tại.

2 Đề xuất biện pháp duy trì mối quan hệ với hội viên hiện tại cho Agtek.

1.3 GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI.

1 Do có sự hạn chế về thời gian và các đối tượng tham gia phỏng vấn là cùng ngành nên đề tài thực hiện phỏng vấn trực tiếp 10 đối tượng, gồm 5 doanh nghiệp hội viên và 5 doanh nghiệp không là hội viên.

2 Đề tài này chỉ đi sâu vào việc quản lí mối quan hệ với hội viên hiện tại mà không đi vào khía cạnh thu hút hội viên tiềm năng.

3 Kế hoạch này được thực hiện nhằm áp dụng ở Hiệp hội từ năm 2004-2008, theo thời gian của một nhiệm kì

1.4 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN1.4.1 Nguồn thông tin.

 Các tài liệu của các tác giả trên thế giới.

chuyên gia về Hiệp hội thông qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp 2

- Ý kiến của các doanh nghiệp là hội viên và không hội viên thông qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp.

1.4.3 Mô hình nghiên cứu

Bước 1: Tìm hiểu hoạt động thực tế tại Agtek, phân tích thực trạng hoạt động hiện tại của Agtek.

Đánh giá ưu, khuyết điểm của hệ thống hiện tại

Bước 2: Tiến hành tham khảo tài liệu, phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia và các hội viên của Agtek nhằm xác định những vấn đề mà hội viên quan tâm, nhận xét đánh giá của hội viên cho các hoạt động của Agtek, phương cách tiến hành việc duy trì mối quan hệ của các Hội khác.

Phát triển hội viên mới

Phát triển hội viên mới

Duy trì hội viên hiện tại

Duy trì hội viên hiện tại

Củng cố mối

quan hệ Truyền thông chất lượng Nâng cao các hoạt

động

Bước 3: Tiến hành đọc tài liệu về CRM nhằm có cơ sở lý thuyết về CRM Đọc tài liệu về Hội để có kiến thức về Hội.

Bước 4: Lập kế hoạch duy trì mối quan hệ hội viên cho Agtek

Luận văn không thực hiện phần phát triển hội viên mới.

4

-CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 GIỚI THIỆU QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM)2.1.1 Sự cần thiết của CRM

Thế giới đã thay đổi sau sự kiện 11/9/2001 Nước Mỹ đang trong giai đoạn suy thối, thất nghiệp gia tăng, bán lẻ ế ẩm, nợ của khách hàng ở mức cao, và đất nước đang trong chiến tranh Sẽ thật là quá tự phụ và ngu xuẩn khi tin rằng cơ sở dữ liệu các giao dịch sẽ cung cấp sự hướng dẫn đúng đắn để tiếp cận những khách hàng đang hoảng sợ và bối rối Chưa bao giờ chúng ta có nhu cầu xây dựng, nuôi dưỡng, củng cố mối quan hệ mạnh mẽ như hiện nay - cả cho tiếp thị công nghiệp và tiếp thị người tiêu dùng Bởi vì khách hàng muốn có cảm giác an tồn, mà điều đó không thể đạt được chỉ bằng những lời chào hàng có mục tiêu.

Chúng ta phải gần gũi với khách hàng, càng gần gũi càng tốt, phải tìm hiểu về họ Cung cấp cho mỗi khách hàng tất cả những lợi ích thích hợp mà mình có, giao tiếp với khách hàng theo mọi cách có thể, khám phá những gì mỗi khách hàng muốn hay cần hay cả hai rồi cung cấp cho họ Đó là yêu cầu của CRM, không chỉ thu thập thông tin mà phải liên kết với khách hàng CRM đang là chiến lược trọng tâm của công ty Đó là quá trình học để hiểu những giá trị nào là quan trọng đối với từng cá nhân các khách hàng, và sử dụng điều học được để mang đến cho khách hàng những lợi ích họ thật sự cần và làm cho khách hàng dễ dàng giao dịch với công ty hơn

2.1.2 Định nghĩa CRM

Hầu như không có một định nghĩa chung về CRM giữa các chuyên gia, kể cả các chuyên gia trong cùng công ty Một số người cho rằng CRM là vấn đề về kỹ thuật, vài người định nghĩa nó là quá trình phân khúc khách hàng, một vài người khác lại nghĩ rằng đó là vấn đề về hiệu quả của việc bán hàng.

Theo quan điểm của Frederick Newell (2003) thì CRM nghĩa là “thu thập thông tin về khách hàng, hiểu được sự khác biệt nào giữa các khách hàng là có giá trị, đối xử khác nhau với các khách hàng khác nhau, và cải tiến hiệu năng” Nhưng theo hai tác giả Kristin Anderson, Carol Kerr (2002) thì “Quản lí mối quan hệ khách hàng là đạt được tồn diện để tạo, duy trì, và mở rộng mối quan hệ với khách hàng” “Tồn diện” bởi vì CRM không chỉ là trách nhiệm của bộ phận bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng mà phải là công việc của tồn bộ công ty Nếu CRM được giao phó cho một bộ phận nào

đó, mối quan hệ khách hàng sẽ bị thiệt hại Nếu thiếu một bộ phận nào đó trong kế hoạch CRM, mối quan hệ khách hàng mà công ty cố duy trì sẽ gặp rủi ro

"Cách tiếp cận": là cách đối xử hay giao tiếp với người hay vật nào đó CRM là cách suy nghĩ và xử sự đối với mối quan hệ khách hàng

"Tạo ra, duy trì và mở rộng": CRM bao gồm tồn bộ về vòng đời khách hàng Khi bạn thực hiện chiến lược CRM, chúng ta sẽ thu thập và phân tích dữ liệu về khách hàng mục tiêu và hành vi mua hàng của họ Từ những thông tin này, chúng ta sẽ hiểu và dự đốn được hành vi của khách hàng, nhờ đó những nỗ lực tiếp thị sẽ thành công hơn trong cả việc tìm kiếm khách hàng mới và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng hiện tại, làm thỏa mãn khách hàng ngày càng tốt hơn.

"Mối quan hệ với khách hàng": CRM là tạo cho khách hàng cảm giác được liên lạc với mật độ cao trong môi trường kỹ thuật cao Khách hàng muốn giao dịch với những công ty nào hiểu được họ cần gì và muốn gì CRM nghĩa là quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả hơn, dẫn đến giảm chi phí đồng thời tăng khả năng tồn tại của sản phẩm/ dịch vụ của mình.

Ngồi các quan niệm trên còn có quan niệm khác về CRM của nhóm tác giả Jaideep Srivastava, Jau-Hwang, Ee-peng Lim, và San-Yih Hwang (2002) là CRM bao gồm hai thành phần

CRM = Hiểu khách hàng + Quản lý mối quan hệ

Phương trình trên không có gì là lạ, đó là mô hình của việc kinh doanh, nó làm cho công ty dễ dàng thấy những gì mà khách hàng cần Một công ty kinh doanh lớn, phục vụ một số lượng lớn khách hàng, gặp khó khăn trong việc hiểu những nhu cầu của từng cá nhân các khách hàng Nhận thức được những thiếu sót của kiến thức là một trong những nhân tố làm cho công ty chấp nhận nhanh chóng các phần mềm CRM Tuy nhiên, sự triển khai ban đầu của phần mềm CRM là phần thứ hai của phương trình CRM, cụ thể là “quản lí mối quan hệ”, với mục tiêu của việc thực hiện đó là giúp công ty có được sự hiểu biết tốt hơn những nhu cầu của từng cá nhân khách hàng.

Tăng cường sự hiểu biết về khách hàng làm cho những hành động nỗ lực quan hệ với khách hàng tốt hơn, mà nó sẽ dẫn tới những phản hồi của khách hàng thường xuyên hơn và tốt hơn, từ đó dẫn tới việc thu thập thông tin về khách hàng nhiều hơn, từ đó có thể hiểu khách hàng rõ hơn Đó là một chu kỳ phản hồi thông tin được mô tả trong

Hình 2.1: “Chu kỳ tác động” của CRM

Nguồn: A case for Analytical Customer Relationship Management, 2002.

Muốn xây dựng mối quan hệ thì phải bắt đầu bằng việc hiểu nhu cầu khách hàng CRM phải làm cho cuộc sống của khách hàng thoải mái hơn Nếu chúng ta làm được điều đó, chúng ta sẽ chiếm được tồn bộ khối óc và con tim của khách hàng.

2.1.3 Mục tiêu của CRM

Theo tác giả Arther Miđleton Hughes (2003)thì thực hiện CRM nhằm vào hai mục tiêu chính đó là:

trên thông tin thu thập được và sử dụng thông tin này để truyền thông với khách hàng.

việc bán hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Do đó CRM ra đời để giải quyết ba nhu cầu cơ bản của công ty:

Các công ty trong hầu hết ngành công nghiệp đều cố gắng sử dụng thông tin khách hàng để quản lý mối quan hệ Chương trình xây dựng lòng trung thành là một ví dụ Gần đây truyền thông khách hàng dễ dàng hơn nhờ sử dụng email đã sinh ra cơn sốt đối thoại CRM

Khi công ty phát triển dự án CRM, khách hàng bắt đầu tương tác với công ty nhiều hơn Khách hàng có thể lựa chọn thời gian và nơi chốn giao tiếp với công ty, buôn bán với công ty khi nào, ở đâu, thậm chí là sử dụng kênh nào Khách hàng trở nên có trách nhiệm đối với (ở một mức độ nào đó) chiến lược tiếp thị của công ty Khách hàng bắt đầu tham gia vào các hoạt động tự phục vụ nhiều hơn, có được mức độ kiểm sốt lớn hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí cho công ty Khi mối quan hệ đã phát triển, khách hàng bắt đầu tham gia vào các hình thức đối thoại mới, trong đó công ty cung cấp cho khách hàng kiến thức rộng lớn hơn, khách hàng cung cấp cho công ty những cách tiếp cận mới.

Cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ với khách hàng là mang lại cho họ những giá trị nhân văn cơ bản như: sự tin cậy, tôn trọng, tự trọng, thoải mái Khách hàng tìm kiếm giá trị nhân văn trong mỗi sản phẩm, dịch vụ Họ muốn được đối xử như con người chứ không chỉ là giao dịch đáng giá bao nhiêu Họ muốn được tôn trọng, được đối xử trung thực, được thừa nhận như một cá nhân.

Bằng cách tập trung vào khách hàng, công ty sẽ khám phá ra những khác biệt nào có ý nghĩa đối với khách hàng Những công ty thành công nhất hiện nay lựa chọn một trong 5 yếu tố: giá, sản phẩm, dịch vụ, kinh nghiệm, phương tiện là lợi thế cạnh tranh chính, thêm yếu tố thứ hai để tạo sự khác biệt, và ba yếu tố còn lại ít nhất phải đáp ứng được tiêu chuẩn ngành.

2.1.4 Những lợi ích đạt được khi thực hiện CRM

Theo tác giả Francoise Tourniaire (2003) thì những lợi ích đạt được khi thực hiện CRM là:

khách hàng kinh doanh với bạn, bởi họ có thể nhận được những gì họ cần nhanh hơn bởi vì nhân viên có nhiều năng lực hơn, hoặc việc nhắm vào những thông tin có độ hữu ích ngay lập tức Việc kinh doanh thuận lợi rõ ràng là do việc tích luỹ lòng trung thành của khách hàng.

trung thành của khách hàng

dòng yêu cầu từ người chủ tới người chủ Nó giúp cho cả người quản lý và cũng cho chức năng của người chủ.

Bên cạnh đó, theo tác giả Jonh Egan (2001), hai lợi ích của việc duy trì khách hàng là:

hàng mới.

Bên cạnh các lợi ích đó còn có một lợi ích khác khi thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng là truyền thông tốt hơn thông qua khách hàng hiện tại  có thêm nhiều khách hàng mới.

8

-2.1.5 Các nhân tố thành công của CRM

Theo hai tác giả Kristin Anderson và Carol Kerr (2002) thì những nhân tố khiến cho việc thực hiện CRM thành công là:

mối quan hệ khách hàng tốt hơn, tuy nhiên công cụ không có nghĩa là kỹ thuật cao Công cụ tốt nhất là công cụ cho phép chúng ta thu thập thông tin mình cần theo cách dễ dàng nhất cho chính mình và cho cả khách hàng.

2.1.6 Quy trình thực hiện CRM

“Chìa khố chính để thực hiện CRM thành công không phải là kỹ thuật mà là vấn đề tổ chức” và “CRM là sự kết hợp của quá trình, con người và kỹ thuật” (Frederick Newell ,2003) Mặc dù cần có kỹ thuật để nhận dạng, phân tích, biến đổi dữ liệu về khách hàng thành các thông tin cần thiết dùng cho các mục tiêu kinh doanh chủ yếu Tuy nhiên mục tiêu kinh doanh phải được xác định trước khi việc tìm kiếm giải pháp kỹ thuật bắt đầu Các công ty thành công quan tâm đến việc thỏa mãn khách hàng nhiều hơn là ứng dụng kỹ thuật Tám yếu tố cần xem xét như sau:

Như vậy, để dự án CRM thành công, phải bắt đầu bằng việc phân tích, định nghĩa rõ mục tiêu của dự án Tiếp theo là thay đổi tổ chức và hoạt động nhằm trao quyền cho khách hàng Chỉ sau khi đã có khung chiến lược, vấn đề kỹ thuật mới được xem xét sau cùng.

Theo hai tác giả F.Robert Dwyer và John F.Tanner, Jr (1999) thì quy trình để thực hiện CRM bao gồm các bước sau:

2.1.6.1 Xây dựng mối quan hệ

Các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với khách hàng vì hai lý do đơn giản là: họ bắt buộc phải làm và họ muốn như vậy Công ty phải tạo dựng và duy trì mối quan hệ khi họ không còn sự lựa chọn nào khác hoặc những đặc tính kỹ thuật của hệ thống hiện tại bị ràng buộc vào đối tác trong thời gian dài sau này Khi một công ty chủ động muốn xây dựng CRM thì đó là minh chứng tốt nhất cho khả năng hoạch định chiến lược Không những lợi nhuận về lâu dài mà quan trọng hơn điều đó sẽ thể hiện thái độ muốn hợp tác một cách trung thực của chúng ta Sau đây là một số hình thức hiệu quả được áp dụng khi xây dựng mối quan hệ:

chất lượng sản phẩm hồn tồn khác biệt so với đối thủ thì khách hàng sẽ tự động tìm đến.

xã hội Quan hệ thương mại được xây dựng trên tình hữu nghị, và tình hữu nghị thì được xây dựng trên nhiều mối tác động qua lại giữa các cá nhân thuộc các bên đối tác Sự tiến triển của mối quan hệ thương mại ban đầu có thể chỉ từ cấp cao nhất của tổ chức hay cũng có thể phát triển đến mức có sự ảnh hưởng tương tác qua lại tương đương cùng cấp của các bên đối tác.

2.1.6.2 Duy trì mối quan hệ

Truyền thông bao gồm các cuộc hội thảo, trao đổi thông tin, tìm hiểu nhau bằng việc gặp gỡ truyền thống hoặc thông qua các phương tiện thông tin điện tử nhằm hướng mối quan hệ luôn đi đúng hướng mà các bên đã vạch ra.

hiện các cuộc điều tra khách hàng, thu thập những thông tin phản hồi và đề ra biện

 Mục tiêu hàng đầu: Mối quan hệ trở nên gắn bó khi cả hai bên đối tác bắt đầu có nhiều mục tiêu chung cần theo đuổi Khi những nguyên tắc chung ngày càng chặt chẽ, cả hai đều hướng đến một sự hợp tác lâu dài Để làm vững mạnh mối quan hệ, một hoặc cả hai bên đều phải có gắng theo đuổi và động viên bên còn lại hướng đến mục tiêu chung.

những vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, vận chuyển và quản lý tồn kho của mình khi mà khách hàng của chúng ta có những yêu cầu bất ngờ như: Tăng lượng hàng đột ngột, yêu cầu thời gian giao hàng ngắn hơn

xảy ra ngồi những quy định thông thường Song trong CRM, nó được hiểu là nói với khách hàng rằng “Bạn rất quan trọng đối với tôi, không chỉ do tính chất công việc, mà còn do mối quan hệ cá nhân” Có thể xem đây là bất kỳ hành động nào từ một bên nhằm chứng tỏ một sự quan tâm đặc biệt với bên còn lại Một bức điện chúc mừng nhân dịp khách hàng khai trương cửa hàng mới, chính thân giám đốc đến tham dự buổi lễ khai mạc là điều làm khách hàng thật sự hài lòng.

2.2 HỘI – HIỆP HỘI DOANH NGHIỆP2.2.1 Định nghĩa Hiệp hội

Hiệp hội là tập hợp những nhà lãnh đạo kinh doanh, lãnh đạo chuyên môn và lãnh đạo cộng đồng chủ ý phối hợp với nhau để nâng cao hoạt động của các thể chế thương mại, chính phủ và kinh tế.

2.2.2 Chức năng chính của các Hiệp hội kinh doanh

Những hoạt động chính của các hiệp hội kinh doanh ở Việt Nam có thể được chia làm 3 loại chính: đại diện quyền lợi, dịch vụ kinh doanh, và những hoạt động khác

 Đại diện quyền lợi: Đây là chức năng chính của hầu hết các hiệp hội kinh

doanh: đại diện và đẩy mạnh tầm quan trọng của các thành viên của Hội trong các mối quan hệ trong và ngồi nước; duy trì các cuộc đối thoại với chính phủ về luật pháp và những chính sách tác động tới môi trường kinh doanh; lôi kéo (hấp dẫn) trong các mối quan hệ với các tổ chức trong và ngồi nước Đại diện quyền lợi cũng bao gồm cả việc phân xử các cuộc tranh luận giữa các thành viên của hội hoặc đại diện cho các thành viên trong các cuộc tranh luận bên ngồi.

 Dịch vụ kinh doanh: Dịch vụ kinh doanh bao gồm tất cả các dịch vụ phi lợi

nhuận mà công việc kinh doanh có lẽ cần: các khố đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, tổ chức xúc tiến thương mại, triển lãm, hội thảo, hội nghị, sự thúc đẩy mạng lưới liên kết kinh doanh, thu thập và truyền tải những thông tin có ích tới các thành viên.

 Những hoạt động khác: Bao gồm

o Các hoạt động nhân đạo và xã hội Một nhiệm vụ khác nhỏ hơn trong

danh sách những hoạt động của hội là các hoạt động nhân đạo và xã hội Một số hiệp hội thu gom tiền để cứu tế cho lũ lụt và nạn đói mỗi năm, cũng như tặng cho các bệnh nhân bị tật nguyền, cho các gia đình có công với cách mạng, cho các bà mẹ Việt Nam anh hùng

o Những nhiệm vụ được ủy thác bởi chính phủ Như là một thành viên

quốc gia, các Hiệp hội cũng chịu trách nhiệm thực hiện một vài nhiệm vụ được giao phó bởi chính phủ, như giải quyết những tranh luận về thương mại.

Cụ thể các hoạt động trên của Hội, thì hoạt động chủ yếu của một hội chuyên ngành bao gồm những hoạt động chính sau:

 Dịch vụ thông tin: Thu thập, xử lý và phổ biến thông tin cho các doanh nghiệp về

những vấn đề như: các thay đổi về chính sách, thông tin về thị trường, sức mua của dân cư, nhu cầu thị hiếu tiêu dùng, tình hình xuất nhập khẩu, xu hướng phát triển của thị trường trong thời gian tới, nhằm giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường, duy trì và mở rộng mạng lưới bán hàng,… thông qua việc xuất bản các ấn phẩm về thương mại và thị trường, thiết lập hệ thống trao đổi dữ liệu thông tin …

 Vận động chính sách: Tham vấn với các doanh nghiệp về những vấn đề cần điều

chỉnh và kiến nghị với các cơ quan hoạch định chính sách, với chính phủ để sửa đổi, bổ sung hoặc hồn thiện hệ thống chính sách quản lý kinh tế, thương mại nhằm phát huy tối đa tiềm năng của các doanh nghiệp.

 Xúc tiến thương mại: Tổ chức, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp tham gia hội

chợ, triễn lãm thương mại để giới thiệu và quảng bá sản phẩm dưới các hình thức như: Trung tâm giới thiệu sản phẩm, Tuần lễ giao dịch thương mại, tọa đàm và giao lưu thương mại …

 Tổ chức các khóa đào tạo: Cung cấp các khóa học tập trung vào các hoạt động hỗ

trợ chuyên môn cho các doanh nghiệp.

2.2.3 Những thành viên của Hội

Các thành viên của hội thường đồng nhất, đại diện cho những ngành hoặc chuyên môn cụ thể Một hiệp hội chuyên ngành tập hợp những cá nhân trong cùng ngành hoặc cùng lĩnh vực liên quan, hoặc các cá nhân trong một lĩnh vực chuyên biệt của ngành, hoặc chỉ dựa vào giới tính của các hội viên Các hiệp hội có thể có phạm vi quốc tế, quốc gia, khu vực, bang hoặc tỉnh, địa phương hoặc thành phố.

Có một vài sự khác biệt giữa các hiệp hội, cho hầu hết các hiệp hội có thể có các loại hội viên như sau:

12

-2.2.3.1 Hội viên chính thức

Trong hầu hết các trường hợp, hội viên chính thức của các Hiệp hội kinh doanh là chính bản thân những nhà kinh doanh, được đại diện bởi giám đốc/ quản lý hoặc một nhân viên khác được chỉ định bởi giám đốc Hơn nữa, một hiệp hội kinh doanh có thể là một thành viên của một hiệp hội khác.

2.2.3.2 Hội viên thông tấn

Một số Hiệp hội mở rộng hội viên thông tấn tới lãnh đạo của các cơ quan nhà nước, bao gồm lãnh đạo hoặc trợ lý của lãnh đạo của các bộ phận cấp tỉnh/ quận và chủ tịch hội đồng nhân dân hoặc phó chủ tịch Những thành viên đó thường không mong đợi trả phí, thường hành động như là một đối tác của chính phủ và cung cấp cho Hội những thông tin cần thiết trong phạm vi mà họ có thể kiếm được Sự sắp đặt đó là có ích cho cả Hiệp hội và chính quyền địa phương, cũng như nó cung cấp cho các thành viên các nguồn thông tin về luật pháp và chính sách mà có tác động tới doanh nghiệp, cung cấp cho chính quyền địa phương những cách thức tiện lợi bởi nó kiểm sốt những hoạt động của các doanh nghiệp trong vùng.

2.2.3.3 Hội viên liên kết

Hội viên liên kết tương tự như hội viên thông tấn trong nhiều trường hợp Hơn nữa, một vài hiệp hội thường mở rộng các thành viên liên kết tới các công ty đầu tư nước ngồi đang hoạt động tại Việt Nam

2.2.3.4 Hội viên danh dự

Một vài công ty mở rộng hội viên danh dự tới những người rất quan trọng trong môi trường kinh doanh nhưng họ không cần thiết phải tự đứng ra kinh doanh Họ bao gồm các công chức chính quyền địa phương, giảng viên từ các trường đại học hoặc các viện nghiên cứu, giám đốc của ngân hàng địa phương, … trong một vài trường hợp, hiệp hội có lẽ mở rộng các hội viên danh dự tới các cá nhân không đáp ứng tiêu chuẩn của hội viên chính thức bởi vì những hội viên danh dự tạo ra sự đóng góp đáng kể vào hiệp hội hoặc đóng vai trò cố vấn

2.2.3.5 Hội viên tập thể

Hầu hết các hiệp hội cấp quốc gia bao gồm có thành viên là các Hiệp hội địa phương (VD:AGTEK và Hội giày da HCM là những thành viên của hiệp hội quốc gia) Tuy nhiên, một số Hiệp hội địa phương xem bản thân họ độc lập với Hiệp hội quốc gia và không tham gia các hoạt động mà tham gia vào một Hiệp hội khác như là một hội viên tập thể – ở hầu hết hiệp hội Hiện nay, có 52 Hội là thành viên chính thức của Hiệp hội doanh nghiệp (VCCI).

2.2.3.6 Hội viên thành lập

Chỉ những cá nhân hoặc những công ty, những người đã góp phần vào quá trình thành lập Hiệp hội được xem như là những thành viên sáng lập Thông thường, những thành viên đó thường giữ vai trò lãnh đạo trong những ngày đầu hoạt động.

2.2.3.7 Hội viên điều hành

Hội viên này dùng để chỉ những thành viên, những người chịu trách nhiệm trong hiệp hội, chính thức điều hành trực tiếp một trong các ủy ban hoặc trong một bộ phận chức năng, hoặc không chính thức, như lãnh đạo của các công ty lớn, những người rất năng động trong hiệp hội nhưng lại là những người không có một vai trò nào trong hiệp hội Những thành viên đó là rất quan trọng trong Hiệp hội, sự tận tâm và cống hiến của họ là rất quan trọng để Hiệp hội hoạt động bền vững.

2.3 ỨNG DỤNG CRM CHO HỘI

2.3.1 Khác biệt giữa hội viên của Hội và khách hàng của các doanh nghiệp

Các hội viên vừa là chủ, vừa là khách hàng của Hiệp hội Bởi vì trong các Hiệp hội kinh doanh tự nguyện, các hội viên cung cấp phần lớn ngân quỹ hoạt động nên có thể coi họ là chủ sở hữu hay là người có thẩm quyền đối với hội

Ngồi việc được coi là chủ, các hội viên cũng là khách hàng chính của phần lớn các Hiệp hội Các giám đốc và đội ngũ cán bộ cố gắng làm vừa lòng hội viên thông qua việc cung cấp các chương trình, hoạt động và dịch vụ mà hội viên cần hoặc mong muốn Một hội viên tự nguyện trả phí định kỳ là nhằm đổi lấy một giá trị nào đó từ Hiệp hội Bởi vậy, các hội viên vừa là chủ nhân và cũng là khách hàng của Hiệp hội Do ở phần lớn các Hiệp hội, việc triệu tập đầy đủ các thành viên gặp nhiều khó khăn nên quyền điều hành Hiệp hội thường được tập trung trong tay một nhóm thành viên gọi là các giám đốc Các hội viên bỏ phiếu trong các cuộc họp hàng năm để chọn ra các giám đốc và hợp thức hố các quyết định của giám đốc Một số tổ chức còn cho hội viên tham gia vào quá trình quyết định các vấn đề liên quan đến chính sách của nhà nước Mặc dù hầu hết các tổ chức hội viên trao gần như tồn bộ quyền hành cho ban giám đốc trong các quyết định về hoạt động và chính sách của tổ chức, nhưng trong thực tế, các hội viên có thể điều khiển hoạt động của ban giám đốc, có quyền ra chỉ thị cho ban giám đốc và bỏ phiếu để thay thế các giám đốc.

2.3.2 Biện pháp duy trì hội viên

Một nền tảng hội viên vững mạnh là cần thiết cho một Hiệp hội thương mại để đạt được những “cú đánh chính trị” và do đó ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định các điều luật Những công ty nhỏ thường tham gia vào một Hiệp hội khi họ có những vấn đề đặc biệt và khi những vấn đề đó đã được giải quyết, những công ty đó sẽ có xu

14

-hướng từ bỏ tư cách hội viên của họ bởi vì họ không còn thấy giá trị để tiếp tục trả phí Do đó, Hiệp hội cần khẳng định vai trò của Hội so với các hội viên Chuẩn bị sẵn sàng những dịch vụ có liên quan và thăm từng cá nhân các hội viên là một công cụ hiệu quả ở lãnh vực này Khi thực hiện việc duy trì hội viên, các Hiệp hội thường gặp những khó khăn:

những thành viên thường có khuynh hướng rời khỏi tổ chức ngay khi họ đã giải quyết xong những vấn đề đặc biệt mà đó là những nguyên nhân khiến họ gia nhập vào hội.

chung cho các tổ chức hội viên mà có quá nhiều các hội viên lơ là việc đóng hội phí sau khi họ phải trả phí hội viên ban đầu Nó thật quan trọng để thiết lập một hệ thống thu thập và theo dõi hội phí hiệu quả.

Do đó, để duy trì các hội viên, Hội cần có kế hoạch duy trì hội viên hiệu quả, giải quyết được các khó khăn mà Hiệp hội đang gặp phải trong việc duy trì hội viên Hiệp hội phải thực hiện hiệu quả các biện pháp sau:

2.3.2.1 Phát triển cơ sở dữ liệu của hội viên

Để giữ lại những gì liên quan đến các thành viên của Hiệp hội yêu cầu cần phải có một danh sách của những hội viên được cập nhật thường xuyên và hiệu quả Một cơ sở dữ liệu được lưu giữ trong máy tính bao gồm những thông tin của các công ty cũng góp phần quan trọng vào dịch vụ thông tin được cung cấp bởi chính sách của Hội và các đơn vị kinh doanh thông tin

2.3.2.2 Bắt đầu cuộc khảo sát sự thỏa mãn của hội viên hàng năm

Để hiệp hội cung cấp những dịch vụ có liên quan và hữu ích tới các thành viên Cuộc khảo sát nên nhắm vào việc nhận định đánh giá của các hội viên về nội dung và hiệu quả của các dịch vụ của Hội Nội dung khảo sát cũng nên cố gắng để xác định những lĩnh vực mà hội viên cần hiệp hội cung cấp /tạo thuận tiện để những dịch vụ đó tốt hơn hoặc tạo ra các dịch vụ mới

2.3.2.3 Sử dụng Branding/Logo thích hợp

Tất cả các hội viên sẽ được khuyến khích sử dụng logo của Hiệp hội trên đầu các bức thư của họ Điều đó sẽ mang đến cảm giác được thuộc về một câu lạc bộ riêng biệt và đẩy mạnh lòng trung thành hướng về tổ chức Nó cũng sẽ giúp các công ty thành viên trong mối quan hệ của họ với các cơ quan có quyền lực và các công ty khác bởi vì logo sẽ truyền tới cho các công ty hội viên của một tổ chức kinh tế.

2.3.2.4 Thăm viếng tất cả các công ty trên khắp đất nước

Để bảo đảm cho sự tăng trưởng liên tục, Hiệp hội sẽ đảm nhận thường xuyên ghé thăm công ty các thành viên trên khắp đất nước Các thành viên trong Ban hội viên sẽ chịu trách nhiệm chính để gọi điện cho các hội viên và ghé thăm họ ít nhất 2 đến 3 công ty hội viên mỗi tuần Tuy nhiên, các nhân viên khác của ban thư ký cũng nên ghé thăm các hội viên

2.3.2.5 Phát hành giấy chứng nhận hội viên

Giấy chứng nhận tình trạng hội viên sẽ được ban phục vụ hội viên của Hội phát cho tất cả các hội viên mới Giấy chứng nhận nên được trình bày ở dạng khổ màu dễ nhìn và nên bao gồm logo, chữ ký (chứng nhận) bản tuyên bố nhiệm vụ của chủ tịch Hiệp hội và Ban điều hành.

2.3.2.6 Phát triển một đường dây nóng để giúp đỡ các hội viên giải quyết các yêucầu và giải thích các khiếu nại của hội viên.

Mục đích chính cho Hiệp hội kinh doanh là có thể cung cấp những dịch vụ trực tiếp và ngay lập tức tới các hội viên Do đó, khi các hội viên đang ở trong tình trạng cần sự giúp đỡ của Hội về những khía cạnh đặc biệt, họ có thể tiếp xúc với Hiệp hội và nhận sự giúp đỡ.

16

-CHƯƠNG 3

GIỚI THIỆU HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM

3.1 TỔNG QUAN VỀ HỘI DỆT - MAY - THÊU - ĐAN TP.HCM3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Hội Dệt - May - Thêu - Đan Tp HCM (viết tắt là Agtek) được thành lập năm 1993 có chức năng hỗ trợ hội viên trong các vấn đề: cung cấp các thông tin chuyên ngành, tư vấn, đào tạo, xúc tiến thương mại, xuất nhập khẩu, tìm nguồn hàng… Ngày nay, hoạt động của Agtek không chỉ giới hạn trong phạm vi của Tp HCM mà đã được mở rộng đến các tỉnh lân cận với trên 148 hội viên thuộc nhiều thành phần kinh tế tham gia Hội Dệt - May - Thêu - Đan Tp HCM là một tổ chức tự nguyện của các doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế cùng hoạt động trong ngành Dệt - May - Thêu – Đan Các nhà quản lý, chuyên viên kỹ thuật gắn với ngành Dệt - May - Thêu - Đan hoạt động trên địa bàn Tp HCM

Hội Dệt - May - Thêu - Đan là tổ chức thành viên của Hiệp hội Doanh nghiệp Tp HCM, được thành lập theo đề nghị của Ban Chấp Hành Hiệp hội Doanh nghiệp và Ủy Ban Nhân Dân Tp HCMù quyết định công nhận.

Hội Dệt - May - Thêu - Đan Tp.HCM hoạt động trong hệ thống tổ chức của Hiệp hội Doanh nghiệp Tp.HCM, chịu sự quản lý hành chánh của cơ quan nhà nước Hiện nay, Agtek là chi nhánh phía nam của Hiệp hội Dệt May Việt Nam (VITAS).

Qua 10 năm hoạt động, Agtek đã đóng góp phần đáng kể vào sự thành công của ngành dệt may Việt Nam Kim ngạch xuất khẩu tồn ngành trong năm 2003 đạt trên 3.66 tỷ USD, trong số đó, các thành viên của Hội Dệt - May - Thêu - Đan Tp đóng góp khoảng 20% doanh số của cả nước.

Hội lấy tên là : Hội Dệt - May - Thêu - Đan Tp.HCM.

Tên tiếng Anh: Textile – garment – Embroidery – knitting Association Tên viết tắt: AGTEK.

Địa chỉ: 73 Bàu Cát 3, P12, Q Tân Bình Tp.HCM Điện thoại: (84.8) 849.3978

Fax: (84.8) 842.8301

3.1.2 Mục đích thành lập

Mục đích của Hội là tập hợp, vận động trên nguyên tắc tự nguyện các doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế, các nhà quản lý, chuyên viên kỹ thuật đầu tư công sức và trí tuệ vào việc phát triển ngành Dệt - May - Thêu - Đan theo đúng chủ trương, luật pháp của Nhà nước, đồng thời bảo vệ quyền lợi chính đáng và hợp pháp của hội viên.

3.1.3 Các hoạt động chính của Hội.

buổi hội thảo cho hội viên như: Nâng cao kỹ năng cho chuyền trưởng, thiết kế mẫu rập bằng CAD Ngồi ra Agtek còn tổ chức các khóa đào tạo theo yêu cầu của hội viên

cung cấp các thông tin về thị trường trong và ngồi nước, các thông tin liên quan đến ngành, các văn bản pháp luật, cơ hội giao thương cho các doanh nghiệp hội viên.

quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của hội viên như hỗ trợ các doanh nghiệp tạo mẫu rập trong may công nghiệp bằng máy tính (giác sơ đồ trên máy tính).

kiện để các doanh nghiệp hội viên chủ động hợp tác với nhau để phát triển kinh doanh và tổ chức cho hội viên tham gia vào các hội chợ chuyên ngành để tìm cơ hội hợp tác và mở rộng kinh doanh.

Trong đó có các tổ chức trực thuộc như: Trung tâm CAD (Kỹ thuật giác sơ đồ trên máy vi tính) và Trung tâm đào tạo dệt may quốc tế.

3.1.4 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Hội:

19 -Đại hội toàn thể ( Đại hội đại biểu)

Ban Thông tin và Quan hệ đối ngoại

Văn phòng Hội

3.2 VỀ HỘI VIÊN

3.2.1 Giới thiệu về hội viên

Hiện nay Hội có khoảng 148 hội viên Về loại hình dịch vụ, có thể phân loại như sau:

 Công ty trách nhiệm hữu hạn.

3.2.2 Nhóm sản phẩm của hội viên

21

-3.3 PHÂN TÍCH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA AGTEK 3.3.1 Dịch vụ cung cấp thông tin

Một trong những hỗ trợ quan trọng và được duy trì thường xuyên của Agtek là hoạt động cung cấp, chia sẻ thông tin về thương mại, thị trường cũng như về chuyên ngành cho các doanh nghiệp hội viên Hiện nay, Agtek có hai hình thức cung cấp thông tin, hình thức cung cấp thông tin thường xuyên và hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu.

Với hình thức cung cấp thông tin thường xuyên thì kênh truyền thông chủ yếu của Agtek là Bản tin nội bộ Nội dung chủ yếu trên Bản tin nội bộ của Agtek hiện nay bao gồm các thông tin về hoạt động của Hội, thông tin về thị trường và ngành, thông tin về các quy định, chính sách của các cơ quan, các tổ chức chính phủ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Theo kết quả của khảo sát thì lý do chủ yếu nhất của các doanh nghiệp khi tham gia vào Agtek là “tiếp cận các thông tin về thị trường và ngành”, tuy Agtek đã cung cấp các thông tin này cho hội viên nhưng thông tin không được cung cấp đúng lúc, kịp thời do đây là những thông tin luôn biến đổi, trong khi đó bản tin của Agtek thì hơn một tuần mới được phát một lần, do đó chưa đáp ứng được nhu cầu của các hội viên Ngồi ra, những thông tin khác trên Bản tin nội bộ của Agtek hiện nay chỉ mới là ghi nhận lại những thông tin đã được đăng trên các báo mà không có một sự phân tích sâu hơn những thông tin đó.

Bên cạnh Bản tin nội bộ, Agtek còn thường xuyên thông báo, cung cấp nội dung những chương trình hoạt động của mình trên báo, đài Đây là một kênh truyền thông tuy không thường xuyên của Agtek nhưng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo hình ảnh của Agtek trong cộng đồng Thông tin cung cấp trên kênh truyền thông này chủ yếu là những sự kiện quan trọng của Hội, những vấn đề mà Agtek muốn truyền thông rộng rãi trong cộng đồng.

Đó là hai kênh truyền thông chủ yếu của Agtek để truyền thông tin tới hội viên của mình Bên cạnh đó còn có website của Agtek, nội dung truyền thông chủ yếu trên website bao gồm thông tin hội viên, các thông tin về cơ chế hoạt động của Agtek, chương trình hành động,… Nhưng hiện nay do Agtek không có nhân lực để thực hiện nên website đã ngưng hoạt động, do đó Agtek đã không tận dụng được ưu thế của website là truyền thông nhanh để truyền những thông tin hữu ích tới các hội viên của mình.

Còn về cung cấp thông tin theo yêu cầu Khi bất cứ một hội viên nào của Agtek có nhu cầu muốn biết bất kỳ một thông tin nào đó thông qua Agtek Nếu thông tin đó Agtek biết thì Agtek sẽ sẵn sàng thông báo cho hội viên ngay lập tức Nếu đó là vấn đề mà Agtek không nắm rõ thì sẽ tiến hành liên hệ với những cá nhân hoặc tổ chức có thể giúp Agtek giải quyết những vấn đề đó Sau đó Agtek lập tức thông báo cho hội viên những thông tin mà Agtek có được.

Ngoại trừ Bản tin nội bộ, thông tin trên các báo và các thông tin mà Agtek phổ biến trên website, doanh nghiệp hội viên phải trả những khoản phí cho các dịch vụ mà hội cung cấp với những mức phí ưu đãi so với doanh nghiệp không phải là hội viên

Ưu điểm

chóng, kịp thời.

Nhược điểm

năng phân tích và dự báo những vấn đề Agtek nên hỗ trợ hội viên nhiều hơn về vấn đề phân tích thông tin

3.3.2 Đào tạo

Trong năm qua, Agtek có phát triển thêm nhiều hoạt động hỗ trợ hội viên, đặc biệt trong vấn đề đào tạo chuyên môn Song song với các chương trình liên kết, hợp tác với các đối tác, ban ngành để đào tạo các chủ đề chung như: Nghiệp vụ xuất khẩu, nghiệp vụ kế tốn tài chính, quản lý nhân sự… Agtek đã chủ động đứng ra tổ chức và đào tạo các chương trình có tính chuyên ngành cao như đào tạo trưởng chuyền may công nghiệp, đào tạo thiết kế mẫu rập, các khố huấn luyện dành cho quản đốc xưởng, chuyên viên xuất nhập khẩu ngành may, chuyên viên thiết kế trình độ cao,…

Ngồi ra, Agtek còn tổ chức các khóa học khác theo nhu cầu của doanh nghiệp như: Cán bộ quản lý, Nhân viên bán hàng

Ngồi các chương trình đào tạo do Agtek tự đảm trách, Agtek cũng đã phát triển mạnh các chương trình phối hợp đào tạo, huấn luyện với các đối tác chuyên trách khác như ITPC, Hiệp hội Doanh nghiệp, VITAS Trong năm qua, Agtek đã tổ chức nhiều khố

học cho các doanh nghiệp hội viên tham dự với nhiều chủ đề khác nhau như: nghiệp

vụ xuất khẩu, kỹ năng xuất khẩu hàng Dệt May sang EU và Mỹ, các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội…

Hiện nay Agtek đã hợp tác với các tổ chức khác (trường Đại học Bách Khoa, trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật, trường Thời Trang 2 ) để tổ chức các khố đào tạo và các buổi hội thảo cho hội viên như nâng cao kỹ năng cho chuyền trưởng, thiết kế mẫu rập bằng CAD, nâng cao năng lực thiết bị với chi phí thấp, kiến thức và kinh nghiệm gia nhập thị trường quốc tế, những thay đổi về chính sách rào cản xuất sản phẩm dệt may sang thị trường Châu Âu sau năm 2005

Ngồi những chương trình đào tạo nằm trong chương trình hoạt động thường xuyên của Agtek như “nâng cao kỹ năng chuyền trưởng” và “thiết kế mẫu rập bằng CAD” thì luôn được Agtek tổ chức thường xuyên Còn khi hội viên có nhu cầu Agtek mở lớp

khác với những chương trình đó thì Agtek sẽ xem xét xem số lượng học viên có đủ để

mở kớp không (10-15 học viên) Nếu đủ thì Agtek sẽ liên hệ giáo viên giảng dạy Nếu giáo viên đồng ý thì Agtek sẽ xem qua chương trình giảng dạy, nếu đồng ý thì Agtek

23

-sẽ tính tốn các chi phí rồi chia cho số học viên để có chi phí cho mỗi học viên Sau đó Agtek sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết.

Nếu số lượng học viên không đủ thì Agtek xem xét nội dung chương trình đó có hay không, nếu thấy hay thì Agtek cũng liên hệ với giáo viên giảng dạy, tính chi phí cho mỗi học viên rồi thông báo trên Bản tin nội bộ của Agtek để chiêu sinh Còn nếu số lượng học viên ít mà Agtek thấy nội dung không hấp dẫn thì Hội sẽ hẹn lại với doanh nghiệp, rồi xem bên ngồi hay ở các trung tâm có chương trình phù hợp với nhu cầu đó thì sẽ giới thiệu cho hội viên.

Các khóa đào tạo của Agtek sẽ ưu tiên giảm học phí cho hội viên từ 10-20%.

Agtek cũng đã vận động được UBND Tp.HCM để thành lập Trung tâm đào tạo chuyên ngành dệt may để phục vụ cho các doanh nghiệp dệt may ở Tp.HCM và các tỉnh lân cận.

Bên cạnh các hoạt động đào tạo, Agtek còn tập trung vào các hoạt động hỗ trợ chuyên môn khác trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của hội viên Agtek đã hình thành trung tâm CAD (giác sơ đồ trên máy tính)

Ưu điểm

chức được nhiều khố đào tạo hữu ích cho hội viên mà còn có những chương trình hỗ trợ hội viên sau khóa học.

Nhược điểm

triển thành một lãnh vực hoạt động chuyên nghiệp như từng được mong đợi, sự tham gia của các doanh nghiệp chưa đông đảo.

thực tế của Hội.

nhu cầu ngày càng tăng của hội viên.

3.3.3 Hoạt động xúc tiến thương mại

3.3.3.1 Tìm kiếm đối tác

Chủ yếu tập trung vào các hình thức như tổ chức gặp gỡ, hội thảo với các đối tác, chia sẻ khách hàng giữa các doanh nghiệp, cung cấp thông tin doanh nghiệp hội viên cho khách hàng Những hình thức liên kết thương mại như vậy sẽ góp phần làm tăng thêm khả năng hợp tác, tinh thần tương ái giữa các doanh nghiệp với nhau Hiện nay, giữa

các doanh nghiệp hội viên của Agtek đã phát triển được các mối quan hệ thương mại khá chặt chẽ và thường xuyên Các doanh nghiệp đã có thể tìm hiểu nhu cầu, năng lực của nhau, từ đó chủ động cùng hợp tác, liên kết với nhau trên tinh thần cùng nhau phát triển kinh doanh và đôi bên cùng có lợi: các doanh nghiệp hội viên nhỏ có thể nhận gia công lại đơn hàng cho các doanh nghiệp hội viên lớn, các doanh nghiệp lớn có thể liên kết với các doanh nghiệp khác để nhận những hợp đồng lớn hơn, doanh nghiệp này có

thể liên hệ với doanh nghiệp hội viên khác để cùng hợp tác kí kết một đơn hàng mà

bản thân không chuyên sâu,….

Thông qua những giao dịch quan hệ cộng đồng như vậy, Agtek cũng đã nâng cao được chất lượng những hoạt động hỗ trợ thường xuyên cho hội viên như việc tổ chức phối hợp giữa các doanh nghiệp, hay việc thường xuyên thông tin về cơ hội kinh doanh giữa các hội viên trong Bản tin nội bộ, danh sách hội viên theo ngành hàng,…

Bên cạnh đó, Agtek cũng tổ chức một số hoạt động xúc tiến thương mại theo hình thức đối thoại, trực tiếp trao đổi với các tổ chức nước ngồi Đây là hoạt động xúc tiến thương mại nhằm giúp những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ có thể xuất hàng sang các nước mà chưa phải đáp ứng những đòi hỏi khắt khe của các khách hàng lớn, hoặc qua đó hội viên có được điều kiện tìm cơ hội hợp tác đầu tư, kinh doanh với các đối tác tiềm năng.

3.3.3.2 Tham gia hội chợ thương mại và đồn xúc tiến thương mại

Hoạt động xúc tiến thương mại là một trong những hoạt động được hợi viên quan tâm nhất Đây là một hoạt động tương đối mới của Agtek Agtek hợp tác với các đối tác có chuyên môn để tổ chức các chương trình tham gia hội chợ trong và ngồi nước cho hội viên Agtek đang nghiên cứu để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tham gia hội chợ của các doanh nghiệp ngày càng cao Hiện nay Agtek đang tập trung chủ yếu vào việc cung cấp thông tin, giúp đỡ tư vấn nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể tham gia vào các hội chợ theo đúng như yêu cầu đề ra.

Agtek cũng thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo, gặp gỡ, giao lưu với các đối tác giúp hội viên tìm kiếm cơ hội kinh doanh Phạm vi của công tác xúc tiến thương mại không chỉ gói gọn trong việc tìm đối tác đặt hàng với doanh nghiệp hội viên mà còn tổ chức tiếp xúc với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ, tư vấn, cung cấp giải pháp,… cho doanh nghiệp

Với xu hướng chung của cơ chế thị trường, Agtek xác định không những cố gắng hỗ trợ về đầu ra cho doanh nghiệp, mà đồng thời cũng cần tìm kiếm những giải pháp tối ưu về đầu vào, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh và nâng cao tính cạnh tranh Cung cấp thông tin, giới thiệu và tổ chức các buổi tiếp xúc với các khách hàng có tiềm năng Hợp tác với các cơ quan có chức năng phổ biến các chương trình hỗ trợ cho hội viên tham gia các hội chợ triển lãm có uy tín trong và ngồi nước Thời gian vừa qua Agtek có nhiều cố gắng, thường xuyên tổ chức các buổi gặp gỡ với đối tác cho hội viên, tạo điều kiện để các doanh nghiệp hội viên chủ động hợp tác với

25

-nhau để phát triển kinh doanh và đôi bên cùng có lợi Song song đó, Agtek còn tham gia vào các hội chợ chuyên ngành để tìm cơ hội hợp tác và mở rộng kinh doanh.

Ưu điểm

Nhược điểm

chức hội chợ….).

viên khi tham gia hội chợ chưa rõ ràng

3.3.4 Thiết lập mạng lưới quan hệ

Thiết lập mạng lưới quan hệ giữa các hội viên được Agtek xác định là một trong những hoạt động quan trọng của mình và cũng là mối quan tâm của hội viên, là một trong những lý do chính để các hội viên gia nhập vào Agtek (theo kết quả khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của Agtek do MPDF thực hiện) Agtek đã có nhiều cố gắng để các doanh nghiệp hội viên được gặp gỡ và chia sẻ kinh nghiệm với nhau, Agtek cũng thường tiến hành nhiều cuộc gặp gỡ với đối tác cho hội viên Bên cạnh đó, Agtek cũng thường xuyên kết hợp với các tổ chức bên ngồi như ITPC, UAIC…tổ chức các buổi hội thảo, diễn đàn… Agtek đã xây dựng được mối quan hệ khá tốt với các tổ chức nước ngồi như MPDF, ZDH, DANIDA … thông qua những mối quan hệ này, nhiều hoạt động hỗ trợ đã có kết quả đáng khích lệ và tạo cơ sở để Agtek tiếp tục phát triển Trong thời gian qua Agtek đã liên kết với các tổ chức trong nước nhằm giúp đỡ các hội viên trong qúa trình hoạt động như: Liên kết với trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM thực hiện dự án nâng cao năng suất lao động cho ba doanh nghiệp hội viên, hợp tác với các công ty bảo hiểm giúp hội viên ký hợp đồng bảo hiểm với phí ưu đãi, ký hợp đồng với công ty tư vấn đầu tư (công ty dịch vụ pháp lý) cung cấp các dịch vụ liên quan đến chính sách các văn bản pháp luật với chi phí thấp, hợp đồng với tập đồn tư vấn TQM thực hiện các chương trình tư vấn về việc áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá trong quy trình sản xuất như ISO 9000, ISO 14000, SA 8000…

Liên kết với sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường; Đại học Bách Khoa và các đối tác tiềm năng thực hiện dự án “nâng cấp thiết bị may với chi phí thấp” do Ủy ban Nhân dân Tp.HCM tài trợ Liên kết với trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố thực hiện chương trình “Cung ứng nguồn lao động có tay nghề cho ngành Dệt May” với mục đích phối hợp khả năng của các cơ sở đào tạo sẵn có với nhu cầu lao động chuyên ngành của các doanh nghiệp Dệt May theo chỉ đạo của UBND thành phố Đứng trước thực tế của các doanh nghiệp hiện nay là đang thiếu trầm trọng đội ngũ điều hành, trong khi các cơ sở đào tạo sẵn có không thể đáp ứng Hội Dệt May Thêu Đan đã đề xướng một dự án thành lập trường đào tạo Dệt May với sự tham gia góp

vốn từ các doanh nghiệp (Tổng công ty Dệt May Việt Nam VINATEX, công ty may Chợ Lớn, Sài Gòn 3, công ty Tân Vinh, công ty Wec Sài gòn, công ty Dệt Thái Tuấn…)

Hoạt động thiết lập mạng lưới quan hệ của Agtek rất được các doanh nghiệp hội viên quan tâm và được xem là một trong những lý do chính để tham gia Agtek Hoạt động này cũng được hội viên đánh giá tốt nhưng hiện nay Agtek vẫn chưa xây dựng được các mạng lưới quan hệ với các chuyên gia tư vấn, mạng lưới giảng viên (các trường đại học chuyên ngành liên quan), mạng lưới hỗ trợ vận động chính sách để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của hội viên.

Ưu điểm

Nhược điểm

đáp ứng nhu cầu hội viên.

3.3.5 Vận động chính sách công

Vận động chính sách được xem là một hoạt động quan trọng của Agtek Agtek đã thành lập Ban chính sách để thực hiện nhiệm vụ này Ngành may mặc là một trong những ngành xuất khẩu chủ lực của Việt Nam nên Agtek có tiếng nói quan trọng đối với các cơ quan nhà nước Agtek là thành viên của Hiệp hội Doanh nghiệp và là chi nhánh của VITAS nên Agtek sẽ có tiếng nói đối với các cơ quan nhà nước thông qua các tổ chức này.

Khi các hội viên có yêu cầu đề nghị Agtek giúp đỡ các vấn đề liên quan đến chính sách, các quy định của chính phủ Ban chính sách sẽ triệu tập cuộc họp gồm có các hội viên và ban lãnh đạo Agtek để cùng nhau thảo luận Nếu đó là vấn đề có tính chất đại diện cho ngành thì Agtek sẽ cử đại diện làm việc với các cơ quan để hỗ trợ cho các hội viên.

Nếu vấn đề đó chỉ mang tính cá nhân, không đại diện cho tồn ngành thì Agtek sẽ xem xét tùy theo khả năng của mình mà có những hành động cụ thể giúp hội viên vượt qua những khó khăn đó.

Cho đến nay, Agtek đã cử đại diện làm việc với các cơ quan để hỗ trợ cho các hội viên như: vận động giảm phí công đồn; vận động hỗ trợ vốn đầu tư nâng cấp cơ sở sản xuất (máy móc, nhà xưởng ) với lãi suất thấp và thời gian ưu đãi; vận động xây dựng trung tâm chuyên ngành dệt may; đề nghị các phương án phân bổ quota hợp lý cho các doanh nghiệp dệt may,… một số cuộc vận động thành công của Hội như quy định giờ làm thêm trong ngành may mặc, trước đây là 200 giờ làm thêm trên một năm nhưng hiện nay đã tăng lên 300 giờ.

27

-Với chủ trương đổi mới cơ chế hoạt động, chính quyền và các ban ngành liên quan trên địa bàn thành phố và có những cải tiến trong việc đối thoại với doanh nghiệp nhằm tháo gỡ khó khăn Về phía mình, Agtek luôn tạo cơ hội nêu lên những khó khăn mà doanh nghiệp đang đối đầu về mặt cơ chế đối với cơ quan chính quyền để từ đó đề ra những kiến nghị nhằm cải thiện môi trường chung quanh Để thực hiện ý định đó, Hội Dệt May Thêu Đan Tp đã thực hiện những bước cụ thể sau:

Agtek đã lên kế hoạch phối hợp với các bên liên quan như Hội Doanh nghiệp Tp.HCM, trung tâm xúc tiến thương mại & đầu tư Tp cho các doanh nghiệp của ngành.

phát triển kinh tế Tp và ngành công nghiệp cả nước Tham gia tích cực vào các chương trình trọng điểm của thành phố như chương trình “Nâng cấp thiết bị ngành dệt may với chi phí thấp”, chương trình “Cung ứng nguồn nhân lực dệt may theo yêu cầu”, “Các sản phẩm công nghiệp chủ lực của thành phố”, chương trình “Đào tạo 300 chuyên gia xuất nhập khẩu ngành Dệt May”,…

doanh nghiệp hội viên về những vấn đề liên quan đến chính sách, chế độ của nhà nước.

Vai trò của Agtek đã được nâng lên khi Agtek được mời trực tiếp tham gia nhiều chương trình thúc đẩy nền kinh tế thành phố Các chương trình tiêu biểu là: chương trình tiết kiệm năng lượng do sở Khoa học Công nghệ và Môi trường chủ trì; chương trình cung ứng nguồn nhân lực cho ngành Dệt May; Chương trình nâng cấp các thiết bị Dệt May do Ủy Ban Nhân Dân Tp.HCM chủ trì, trong đó nhiều chương trình mà đại diện của Agtek được chỉ định nằm trong Ban chủ nhiệm Những chương trình không những là những cơ hội để Agtek đóng góp một phần vào sự phát triển chung của thành phố mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho các quyền lợi của các doanh nghiệp hội viên

Ưu điểm

việc vận động chính sách để tạo môi trường kinh doanh thuận lợi hơn.

Nhược điểm

cũng được hội viên quan tâm như hỗ trợ vốn, chính sách di dời mặt bằng, bảo vệ quyền lợi lâu dài và ổn định cho hội viên.

 Chưa có nhân viên chuyên trách về vấn đề này.

chính sách công mà chưa đưa ra được tiếng nói riêng của mình, chưa tạo được sự chú ý, quan tâm và ảnh hưởng tới các cơ quan ban ngành, nhất là các cơ quan trung ương

3.4 NHẬN XÉT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA AGTEK

Ưu điểm

Hạn chế

tin hiện có là quá đơn giản, do đó Agtek không biết được năng lực sản xuất và khả năng của các hội viên để có thể dự đốn nhu cầu của hội viên để có những biện pháp hỗ trợ phù hợp.

khảo sát lại những thông tin của các hội viên cho Agtek nhưng số lượng ít (60 hội viên trên tổng số hội viên lúc đó là 141) và cho đến nay Agtek vẫn chưa tiến hành khảo sát tiếp.

của hội viên nhằm kịp thời đáp ứng các nhu cầu đó, giúp hội viên giải quyết những vướng mắc khó khăn trong kinh doanh Tuy nhiên, các cuộc điều tra chưa được thực hiện một cách có hệ thống và thường xuyên

quả đến những hội viên tiềm năng cũng như cộng đồng xã hội để xây dựng hình ảnh của mình.

những dịch vụ do Agtek cung cấp cho hội viên bị đánh giá thấp và không thu hút được hội viên mới.

29

-CHƯƠNG 4

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦAHỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM VÀ KINH

NGHIỆM CỦA CÁC HỘI KHÁC

4.1 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA AGTEK 4.1.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên

Hiện nay ở Agtek đã xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu của hội viên nhưng các thông tin này vẫn ở mức đơn giản như địa chỉ liên lạc, loại hình sản xuất kinh doanh, tên chủ doanh nghiệp Do Agtek không có sự quan tâm đúng mức dành cho việc thu thập cơ sở dữ liệu hội viên nên chưa có hành động cụ thể để thu thập thông tin về năng lực và khả năng sản xuất của doanh nghiệp, những nhu cầu và những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải,…do đó Agtek đã không nắm được chính xác những thông tin của các hội viên của mình Kết quả là Agtek không cung cấp những thông tin hoặc những hoạt động hỗ trợ phù hợp cho hội viên, khiến cho hội viên không thấy rõ được lợi ích của việc gia nhập Agtek, đó cũng là nguyên nhân khiến cho các hội viên không tích cực tham gia vào các hoạt động của Agtek, không giữ được các hội viên ở lại lâu dài với Agtek và cũng không khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Agtek.

Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng không được Agtek cập nhật thường xuyên và kịp thời Hiện nay Agtek không có một hoạt động cụ thể nào để thu thập và bổ sung kịp thời thông tin của hội viên Ngoại trừ một số ít những doanh nghiệp hội viên có mối quan hệ mật thiết với Agtek còn thông báo cho Agtek về những thay đổi của mình, đa số các doanh nghiệp hội viên còn lại thường không thông báo cho Agtek những thay đổi mình, mà Agtek cũng không chủ động để thu thập nên những thông tin về hội viên không được cập nhật.

Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF tiến hành thu thập thông tin của hội viên nhưng cuộc khảo sát này mới chỉ thu thập thông tin của 60 doanh nghiệp hội viên và cho đến nay Agtek vẫn chưa tiếp tục thực hiện việc khảo sát này Do đó, ta thấy Agtek đã không có sự quan tâm đúng mức cho việc phát triển cơ sở dữ liệu của hội viên, mà đây là một vấn đề vô cùng quan trọng cho việc duy trì hội viên, đặc biệt là khi số lượng hội viên ngày càng lớn Từ đó dẫn tới việc Hội không biết nhiều về hội viên nên không thể cung cấp đúng những gì mà hội viên yêu cầu, nên hội viên ít gắn bó với Hội, không tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội, không tạo ra sự khác biệt đáng kể giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên

4.1.2 Kênh thông tin của Hội tới các hội viên

Một trong những hỗ trợ quan trọng và được duy trì thường xuyên của Agtek là các hoạt động cung cấp, chia sẻ thông tin cả về thương mại, thị trường cũng như về chuyên ngành cho các doanh nghiệp hội viên

Bản tin nội bộ được gửi đến tất cả các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp tiềm năng hàng tuần để cung cấp những thông tin có liên quan đến ngành dệt may thêu đan và các cơ hội kinh doanh

Agtek tiếp tục duy trì và cung cấp Bản tin nội bộ hàng tuần của mình Với nội dung dần được đa dạng, chuyên đề linh hoạt và sôi động, Bản tin hàng tuần của Agtek đang đem lại những lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp hội viên và các đối tác bạn hàng: thông tin chuyên ngành, cơ hội hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp cần biết, thông tin nội bộ…

Agtek cũng đã xây dựng website nhằm cung cấp thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn cho hội viên Tuy nhiên, website không được cập nhật thường xuyên và hoạt động chưa ổn định Chất lượng của website phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị được thuê để thực hiện website vì Agtek không có nhân viên có đủ năng lực để thực hiện công việc này.

Bên cạnh đó, Agtek cũng sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để chuyển tải thông tin, tâm tư nguyện vọng, ý kiến và quan điểm của Agtek đến các cơ quan nhà nước, các ban ngành có liên quan và cộng đồng Nhưng hiện nay Agtek chưa có kế hoạch cụ thể để nói lên tiếng nói và quan điểm riêng của mình, cũng như để xây dựng hình ảnh đối với cộng đồng và gây ảnh hưởng đối với các cơ quan nhà nước và các ban ngành liên quan, nhất là đối với các cơ quan trung ương Hiện tại Agtek quan hệ với cơ quan truyền thông chủ yếu là Báo Tuổi trẻ Đây là cơ quan ngôn luận có quan hệ mật thiết với Agtek, được quyền cung cấp những thông tin quan trọng về ngành và Hội Dệt May mà các cơ quan ngôn luận khác không có.Những phương tiện thông tin của Agtek có thể tóm tắt trong bảng 4.1

B ng 4.1: Nh ng phảng 4.1: Những phương tiện truyềnững phương tiện truyềnương tiện truyềnng ti n truy nện truyềnềnthông c a Agtek ủa Agtek

Phương tiệnNội dung Mức độ chi tiếtThời gianBản tin Thông tin trên các báo,

cơ hội kinh doanh, đối tác

WebsiteGiới thiệu Hội, các thànhviên của Hội, điều lệ

Phương tiện thông tinđại chúng (báo Tuổi

Nói về những sự kiện củaHội, những thông tin liên

Nội dung không kiểm sốtđược

Khi có sự kiện

33

-Trẻ)quan đến Hội

Theo kết quả phân tích “khảo sát ý kiến hội viên về các dịch vụ của Hội” do MPDF thực hiện cho Agtek - khảo sát này được tiến hành cho 190 doanh nghiệp, trong đó 52% doanh nghiệp là hội viên và 48% doanh nghiệp không phải là hội viên - thì hai nguồn thông tin chủ yếu mà các doanh nghiệp này tiếp cận là tạp chí và truyền hình Trong khi đó thì các ấn phẩm và trang web của Agtek không phải là nguồn thông tin phổ biến Trong khi đó Agtek lại coi Bản tin nội bộ là phương tiện truyền thông chủ yếu của mình Từ đó cho thấy Agtek đã không có kế hoạch sử dụng các phương tiện này hiệu quả, chưa sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng để tạo những ảnh hưởng tích cực trong xã hội và đối với các cơ quan nhà nước.

4.1.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ với hội viên

Hiện nay Agtek chưa có một hoạt động cụ thể nào để tăng cường mối quan hệ với các hội viên của mình Agtek vẫn còn thụ động trong việc liên hệ với các hội viên, nhất là đối với các hội viên có mối quan hệ không mật thiết với Agtek, do đó các doanh nghiệp này đã kông tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội thì ngày càng xa cách với Agtek, từ đó càng dễ dẫn tới việc các hội viên này chỉ có danh nghĩa, không đúng nghĩa là một hội viên thực sự.

Agtek không thường xuyên liên lạc với hội viên của mình, ngoại trừ Bản tin nội bộ được gửi đến các hội viên hàng tuần, chỉ khi nào Agtek có vấn đề cần liên lạc với hội viên thì nhân viên của Agtek mới gọi điện thoại hoặc ghé thăm các hội viên Nội dung của các cuộc gọi điệân thoại này cũng chỉ nhằm mục đích giải quyết vấn đề của Agtek mà không đặt vấn đề hội viên lên hàng đầu, do đó Agtek càng không nắm được thông tin của hội viên Do đó các cuộc gọi điện thoại này cũng chỉ nhằm vào một số doanh nghiệp, không bao quát hết tất cả các hội viên của Agtek, từ đó sẽ dẫn tới có hội viên Agtek thường xuyên liên lạc, có những hội viên hầu như Agtek không liên lạc bao giờ Điều đó dẫn tới doanh nghiệp nào đã có mối quan hệ tốt đẹp với Agtek thì ngày càng được nâng cao, những doanh nghiệp nào mà ít tiếp xúc với Agtek thì cũng sẽ ngày càng xa cách với Agtek, không tham gia vào các hoạt động của Agtek.

4.1.4 Hoạt động khảo sát sự thỏa mãn của hội viên

Để phục vụ hội viên hiệu quả, đáp ứng tối đa các yêu cầu của hội viên thì Agtek phải nắm rõ nhu cầu của các hội viên, phải biết được ý kiến của hội viên về các hoạt động của mình để từ đó có những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên Do hiện nay Agtek đã không đặt trọng tâm vào việc duy trì các hội viên nên Agtek cũng không

mình

Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF đã giúp Agtek thực hiện công việc khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của Hội Kết quả của khảo sát này cho thấy có 43.2% hội viên là có mối quan hệ mật thiết với Agtek – những hội viên có quan hệ mật thiết là những hội viên tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội Đây

cũng là một kết quả tất yếu do Agtek đã không có các hoạt động cần thiết để duy trì các hội viên của mình

Một điểm cần lưu ý để duy trì các hội viên là Agtek phải đáp ứng đúng các nhu cầu của hội viên Nhưng cho tới nay ngồi bản khảo sát do MPDF thực hiện ra thì Agtek vẫn chưa tiến hành một bản khảo sát nào khác nhằm phục vụ cho việc duy trì hội viên của mình Đây cũng là một điểm yếu của Agtek trong quá trình hoạt động Bên cạnh đó, do không thực hiện các cuộc khảo sát nên Agtek không nắm được ý kiến của hội viên về các hoạt động của mình, từ đó Agtek không có những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên và càng ngày càng không đáp ứng đúng nhu cầu của hội viên Điều đó làm cho các hội viên không nhận thấy được lợi ích của việc gia nhập Hội, không tạo ra được sự khác biệt giữa các doanh nghiệp là hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên nên không khuyến khích các doanh nghiệp gia nhập Agtek.

4.1.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên của Agtek

Ưu điểm:

hoạt động này.

Nhược điểm

chuyển tới cho hội viên.

những thông tin về hội viên hiện nay là qúa đơn giản.

nghiệp hội viên không năng động, ít tham gia vào các hoạt động của Agtek.

4.2 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên

Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên được Hội doanh nghiệp trẻ (YBA) hết sức chú trọng vì YBA biết tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu của hội viên Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng khá chi tiết, mô tả hết mọi đặc điểm của doanh nghiệp như năng lực sản xuất, những khó khăn mà hội viên gặp phải, những kiến nghị và đánh giá của hội viên về các hoạt động của mình Do nắm rõ được tất cả các thông tin về hội viên nên YBA đã chứng tỏ cho hội viên cũng như các tổ chức, doanh nghiệp bên ngồi thấy rằng YBA là người hiểu doanh nghiệp rõ nhất, coi hội viên là nền tảng cho mọi hoạt động thành công của Hội Đồng thời thông qua đóYBA biết rõ doanh nghiệp cần gì để có những

35

-hoạt động hỗ trợ phù hợp Từ đó càng nâng cao sự khác biệt giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên, khiến cho các hội viên thấy rõ lợi ích khi gia nhập Hội, từ đó càng khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Hội.

Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên cũng thường xuyên được cập nhật do YBA luôn liên lạc với các hội viên của mình Đặc biệt YBA còn có một biện pháp để luôn liên lạc được với hội viên ngay cả khi hội viên thay đổi địa chỉ liên lạc đó là trong phiếu thu thập thông tin hội viên ngay từ khi hội viên mới bắt đầu gia nhập Hội YBA có kèm theo một câu hỏi đó là hỏi thêm thông tin về địa chỉ và điện thoại liên lạc của chủ doanh nghiệp hoặc của cá nhân đại diện doanh nghiệp liên hệ với Hội Vì trong thực tế địa chỉ sản xuất và điện thoại liên lạc của hội viên là có thể thay đổi, nếu ta không có sự chuẩn bị thì khi hội viên di dời địa điểm thì ta không thể liên lạc được Do đó Hội đã hỏi thêm địa chỉ nhà vì đây là một cái cố định, ít thay đổi.

Còn một cách khác khiến cho YBA luôn nắm được thông tin hội viên ngay cả khi hội viên đó thụ động, ít tham gia vào các hoạt động của Hội và nhân viên của Hội ít có cơ hội tiếp xúc với các hội viên là chia các hội viên của Hội ra thành từng nhóm Tiêu chí để YBA chia nhóm các hội viên của mình là chia theo quận, mỗi nhóm như vậy sẽ bầu ra một nhóm trưởng, nhóm trưởng này có nghĩa vụ lãnh đạo nhóm đó, tạo không khí vui vẻ trong nhóm đồng thời cung cấp cho nhân viên của YBA biết những thông tin về các thành viên trong nhóm Khi chia nhóm các hội viên như vậy thì sẽ giúp các hội viên thân thiện với nhau hơn, tạo mối quan hệ gắn bó giữa các hội viên Thông qua các nhóm như vậy có thể giúp YBA thu thập được những thông tin mà YBA không thể biết trực tiếp từ chính doanh nghiệp.

4.2.2 Kênh truyền thông của Hội tới hội viên

Hiện nay ở YBA có nhiều kênh thông tin để truyền thông tới các hội viên của mình Vấn đề lựa chọn kênh thông tin cũng rất quan trọng vì nó sẽ truyền tải đúng nội dung theo đúng mục tiêu mà YBA mong muốn Các kênh thông tin chủ yếu của YBA gồm có Bản tin nội bộ, web, thông tin báo chí.

Kênh truyền thông chủ yếu của YBA tới các hội viên của mình là Bản tin nội bộ, nội dung trên Bản tin nội bộ cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội, thông tin về hội viên của mình, diễn đàn doanh nghiệp, cơ hội giao thương…Đặc biệt do hội viên của YBA là các doanh nghiệp không tập trung vào một ngành nên trên Bản tin nội bộ của YBA không cung cấp thông tin về ngành mà cung cấp cho hội viên các tài liệu nói về phương cách quản lý và kinh doanh Do mục đích của YBA coi Bản tin nội bộ giống như là một phương tiện để quảng bá hình ảnh của Hội nên trên Bản tin thường xuyên cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội và những thông tin về hội viên nhằm cho các hội viên cũng như các tổ chức bên ngồi thấy được rằng YBA là một Hội rất hiểu hội viên của mình, nắm rõ mọi thông tin và hoạt động của các hội viên Bên cạnh đó Bản tin của YBA cũng dùng để cho các hội viên giải trí thư giãn nên thường xuyên đăng các tranh ảnh vui nhộn, truyện cười giúp hội viên thoải mái sau một ngày làm việc.