Hàm trong Excel

Bài 3 các hàm tính toán trong excel L u ý : Dạng công thức tổng quát của hàm nh sau: Tên hàm (Danh sách đối số) - Tên hàm: Tên hàm mẫu do Excel quy định. - (Danh sách đối số): Có thể là các trị số, dãy các số, địa chỉ ô, tên vùng, công thức tên hàm đợc viết cách nhau bằng dấu (,) hoặc dấu (:). Khi nhập các hàm phải bắt đầu bằng dấu Bằng (=) hoặc dấu Cộng (+). I. Nhóm hàm số 1. Hàm lấy giá trị tuyệt đối của một số: ABS Cú pháp: =ABS(n) (n: biểu thức số) Công dụng: Hàm cho kết quả là giá trị tuyệt đối của biểu thức số n. Ví dụ: =ABS(-20) cho kết quả là 20 2. Hàm lấy giá trị căn bậc 2 của số: SQRT Cú pháp: =SQRT(n) (n: biểu thức số) Công dụng: Hàm cho kết quả là giá trị là căn bậc hai của biểu thức số n. Ví dụ: =SQRT(49) cho kết quả là 7 3. Hàm lấy phần nguyên của số: INT Cú pháp: =INT(n) (n: Biểu thức số) Công dụng: Hàm cho kết quả là giá trị là phần nguyên của biểu thức số n. Ví dụ: =INT(123.53) cho kết quả là 123 4. Hàm lấy phần d: MOD Cú pháp: =MOD(n,m) (n: Số bị chia, m: Số chia) Công dụng: Hàm cho kết quả là giá trị là số d của phép chia n cho m. Ví dụ: =MOD(14,3) cho kết quả là 2 (14 chia 3 d 2) 5. Hàm làm tròn: ROUND Cú pháp: =ROUND(n,m) (n: có thể là một trị số, một biến ô, một hàm hay một biểu thức cho giá trị số) Công dụng: Làm tròn giá trị của n đến m chữ số lẻ. Nếu: m>0: Làm tròn số về bên phải dấu thập phân đến m chữ số. VD: =ROUND(350.475,2) cho kết quả là 350.48 m=0: Làm tròn một số về dạng thập phân. VD: =ROUND(350.475,0) cho kết quả là 350 m<0: Làm tròn về bên trái dấu thập phân đến m chữ số. VD: =ROUND(350.475,-2) cho kết quả là 400 II. nhóm hàm thống kê 1. Hàm tính tổng: SUM Cú pháp: =SUM(danh sách các trị) Công dụng: Hàm tính tống các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: =SUM(A4,B4,D4 ) =SUM(A2:A9) cho kết quả là tổng các số từ ô A2 đến ô A9 2. Hàm tính trung bình cộng: AVERAGE Cú pháp: =AVERAGE(danh sách các trị) Công dụng: Hàm tính trung bình cộng của các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: =AVERAGE(A1,B3) cho kết quả là 3 (giả sử A1=2, B3=4) =AVERAGE(A2:A9) cho kết quả là TB cộng các số từ A2:A9 3. Hàm tính tích: PRODUCT (Tơng tự hàm SUM và AVERAGE) 4. Hàm tìm giá trị lớn nhất: MAX Cú pháp: =MAX(danh sách các trị) Công dụng: Hàm tìm giá trị lớn nhất có trong danh sách. Ví dụ: =MAX(A2:A9) Cho kết quả là giá trị lớn nhất trong vùng từ ô A2 đến ô A9 5. Hàm tìm giá trị nhỏ nhất: MIN Cú pháp: =MIN(danh sách các trị) Công dụng: Hàm tìm giá trị nhỏ nhất có trong danh sách. Ví dụ: =MIN(A2:A9) 1 Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong vùng từ ô A2 đến ô A9 6. Hàm đếm các ô chứa dữ liệu: COUNTA Cú pháp: =COUNTA(danh sách các trị) Công dụng: Hàm đếm các ô chứa dữ liệu trong danh sách. Ví dụ: =COUNTA(A3:A8) (cho kết quả có bao nhiêu ô chứa dữ liệu từ ô A3 đến ô A8) 7. Hàm đếm các ô chứa dữ liệu số: COUNT Cú pháp: =COUNT(danh sách các trị) Công dụng: Hàm đếm các ô chứa dữ liệu số trong danh sách. Ví dụ: =COUNT(A3:A8) (cho kết quả có bao nhiêu ô chứa dữ liệu số từ ô A3 đến ô A8) 8. Hàm tính tổng các số hạng theo điều kiện: SUMIF Cú pháp: =SUMIF(Vùng tiêu chuẩn, Tiêu chuẩn, Vùng lấy tổng) Trong đó: - Vùng tiêu chuẩn: Là vùng các giá trị (thờng là khối ô) mà ta muốn ớc lợng so sánh với tiêu chuẩn đặt ra. - Tiêu chuẩn: Là điều kiện để ớc lợng, so sánh các giá trị trong pham vi. Các tiêu chuẩn có thể là một giá trị số, 1 chuỗi, 1 giá trị trong ô. Ví dụ nh: 15, "15", ">15", "Diễn Thọ", . - Vùng lấy tổng: Là dãy các giá trị chứa các số hạng cần tính tổng. Ví dụ: Tính tổng tiền thuế theo khu vực có mã là KV1 - Vùng tiêu chuẩn: Là khối dữ liệu chứa mã khu vực (B2:B5) - Tiêu chuẩn: "KV1" - Vùng lấy tổng: Là khối dữ liệu chứa tiền thuế (C2:C5) Tại ô B8 nhập công thức =SUMIF($B$2:$B$5,"KV1",$C$2:$C$5) 9. Hàm tính tổng các số hạng thoả mãn điều kiện logic: DSUM Cú pháp: =DSUM(Vùng dữ liệu, Vùng cần tính, Vùng điều kiện) Công dụng: Tính tổng tất cả các ô của vùng cần tính thoả mãn điều kiện logic nào đó. Ví dụ: Tính tổng thành tiền trong tháng 1 của các mặt hàng 2 Tính tổng thành tiền trong tháng 1 của các mặt hàng là: =DSUM(A3:D11,D3,F4:F5) - Vùng dữ liệu: Là bảng chứa dữ liệu (A3:D11) - Vùng cần tính: Là ô thành tiền (D3) (L u ý : Chỉ lấy ô tiêu đề của cột) - Vùng điều kiện: F4:F5 10. Các hàm sau cú pháp giống hàm DSUM DAVERAGE DMAX DMIN DCOUNTA DCOUNT 11. Hàm đếm các ô thoả mãn điều kiện đợc chỉ định: COUNTIF Cú pháp: =COUNTIF(Vùng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn) Công dụng: Đếm tất cả các ô thoả mãn điều kiện cho trớc. Ví dụ: - Đếm xem có bao nhiêu ngời có thành tiền <40 =COUNTIF(D4:D11,"<40") Các loại địa chỉ trong excel - Địa chỉ tơng đối: Là địa chỉ sẽ đợc thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới. Ví dụ: A3, A8: H8, - Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ không bị thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới. Ví dụ: $G$3, $A$9:$B$9, . (để chuyển từ địa chỉ tơng đối sang tuyệt đối ta ấn phím F4) - Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ mà số thứ tự dòng hoặc ký hiệu cột sẽ thay đổi mỗi khi ta sao chép đến vị trí mới. Ví dụ: D$4, $B4, 12. Hàm xếp thứ hạng: RANK Cú pháp: =RANK(x, Danh sách) Công dụng: Hàm này có tác dụng xác định thứ hạng của giá trị x so với các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: Xếp thứ hạng cho các học sinh theo ĐTBC =RANK(E4,$E$4:$E$11) L u ý : Danh sách nhất thiết phải là địa chỉ tuyệt đối. 3 III. nhóm hàm xứ lý ký tự 1. Hàm LEFT Cú pháp: =LEFT(Xâu ký tự, n) (Với n là số nguyên DƯƠNG) Công dụng: Hàm này trích n kí tự trong xâu ký tự tính từ phía bên trái sang. Ví dụ: Trong ô A4 chứa dòng: ABCD, để tách ra chữ A ta làm nh sau: =LEFT(A4,1) 2. Hàm RIGHT Cú pháp: =RIGHT(Xâu ký tự, n) (Với n là số nguyên dơng) Công dụng: Hàm này trích n kí tự trong xâu ký tự tính từ phía bên phải sang. Ví dụ: Trong ô A4 chứa dòng: ABCD, để tách ra chữ D ta làm nh sau: = RIGHT (A4,1) 3. Hàm MID Cú pháp: =MID(Xâu ký tự, n, m) Công dụng: Hàm trích m ký tự trong xâu ký tự tính từ vị trí n. (Vị trí đợc tính từ trái sang) Ví dụ: Trong ô C4 chứa xâu ký tự "Xin chào tất cả các bạn", để lấy đợc chữ "tất cả" ta làm nh sau: =MID(C4,10,6) 4. Hàm UPPER Cú pháp: =UPPER(Xâu ký tự) Công dụng: Hàm này chuyển toàn bộ xâu ký tự sang dạng chữ in hoa. Ví dụ: =UPPER("computer") đổi thành "COMPUTER" 5. Hàm LOWER Cú pháp: = LOWER (Xâu ký tự) Công dụng: Hàm này chuyển toàn bộ xâu ký tự dạng chữ in hoa sang chữ thờng. Ví dụ: =LOWER("COMPUTER") đổi thành "computer" 6. Hàm PROPER Cú pháp: =PROPER(Xâu ký tự) Công dụng: Hàm này chuyển toàn bộ các chữ cái đầu thành chữ viết hoa. Ví dụ: =PROPER("my love") đổi thành "My Love" 7. Hàm TRIM Cú pháp: =TRIM(Xâu ký tự) Công dụng: Hàm này thực hiện cắt bỏ các cách trống ở hai đầu xâu ký tự. Ví dụ: =TRIM(" miss you ") đổi thành "miss you" 8. Hàm LEN Cú pháp: =LEN(Xâu ký tự) Công dụng: Hàm này thực hiện đếm ký tự trong xâu ký tự. Ví dụ: =LEN("miss you") cho kết quả là 8 9. Hàm TEXT Cú pháp: =TEXT(Giá trị số, định dạng) Công dụng: Hàm này chuyển giá trị số thành chuỗi theo định dạng đã định. 4 Ví dụ: =TEXT(123,"0") cho kết quả là "123" 10. Hàm VALUE Cú pháp: =VALUE(Xâu ký tự dạng số) Công dụng: Hàm này chuyển xâu ký tự dạng số sang số. Ví dụ: =VALUE("45434") cho kết quả là 45434 IV. Nhóm hàm điều kiện 1. Hàm IF Cú pháp: =IF(Điều kiện, Giá trị đúng, Giá trị sai) Công dụng: Hàm cho Giá trị đúng nếu Điều kiện đúng , cho Giá trị sai nếu Điều kiện sai. Ví dụ: Trong ô C5 có chứa giá trị là điểm tổng kết cuối năm Nếu C5 lớn hơn hoặc bằng 5 thì Đậu, ngợc lại thi Trợt =IF(C5>=5, "Đậu", "Trợt") 2. Cấu trúc IF lồng IF Cú pháp: =IF(đk1,Biểu thức 1,IF(đk2,Biểu thức 2, . Ví dụ: = IF(A4<5,"Yếu",IF(A4<7,"TBK",IF(A4<8,"Khá","Giỏi"))) V. Nhóm hàm logic 1. Hàm AND Cú pháp: =AND(Các biểu thức điều kiện) Công dụng: Hàm cho giá trị đúng khi các biểu thức điều kiện đều đúng. Ví dụ: =AND(9>6, 4<5, 5=5) cho kết quả là True (đúng) =AND(9>6, 4<5, 5>5) cho kết quả là False (sai) =IF(AND(B4>0, B5="KV1"),"Đậu","Trợt") 2. Hàm OR Cú pháp: =OR(Các biểu thức điều kiện) Công dụng: Hàm cho giá trị đúng khi các biểu thức điều kiện có ít nhất một điều kiện đúng và sai khi tất cả các điều kiện đều sai. Ví dụ: =OR(9>6, 4=5, 5>5) cho kết quả là True(đúng) =OR(9=6, 4=5, 5>5) cho kết quả là False(sai) 3. Hàm NOT Cú pháp: =NOT(Các biểu thức điều kiện) Công dụng: Trả về giá trị logic phủ định các biểu thức điều kiện Logiccal Ví dụ: Nếu B4>0và (AND) D5 không bằng 0 (NOT) thì kết quả là Đậu, ngợc lại là Trợt. =IF(AND(B4>0, NOT(D5=0)),"Đậu","Trợt") VI. Nhóm hàm ngày tháng 1. Hàm NOW Cú pháp: =NOW( ) Công dụng: Cho kết quả ngày, tháng, năm, giờ hiện tại. 2. Hàm TODAY Cú pháp: =TODAY( ) Công dụng: Hàm cho kết quả là ngày, tháng, năm hiện tại. 3. Hàm DAY Cú pháp: =DAY(Dữ liệu kiểu ngày) Công dụng: Hàm cho giá trị ngày của kiểu dữ liệu ngày. Ví dụ: Ô A2 có chứa dữ liệu {15/11/2006} Để lấy ra ngày 15 ta viết nh sau: =DAY(A2) cho kết quả là 15 4. Hàm MONTH Cú pháp: =MONTH(Dữ liệu kiểu ngày) Công dụng: Hàm cho giá trị tháng của kiểu dữ liệu ngày. Ví dụ: Ô A2 có chứa dữ liệu {15/11/2006} Để lấy ra tháng 11 ta viết: =MONTH(A2) cho kết quả là 11 5. Hàm YEAR Cú pháp: =YEAR(Dữ liệu kiểu ngày) Công dụng: Hàm cho giá trị năm của kiểu dữ liệu ngày. Ví dụ: Ô A2 có chứa dữ liệu {15/11/2006} Để lấy ra năm 2006 ta viết: =YEAR(A2) cho kết quả là 2006 5 6. Hàm TIME Cú pháp: =TIME(Hour, Minute, Second) Công dụng: Hàm cho kết quả chỉ thời gian (giờ, phút, giây) dới dạng số. Ví dụ: =TIME(12, 30, 15) cho kết quả là 12:30:15PM 7. Hàm DATE Cú pháp: =DATE (Year, Month, Day) Công dụng: Hàm cho kết quả năm, tháng, ngày dới dạng số. Ví dụ: =DATE(2006,11,15) cho kết quả là 15/11/2006 8. Hàm WEEKDAY Cú pháp: =WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày) Công dụng: Hàm cho giá trị thứ của kiểu dữ liệu ngày. Ví dụ: Ô A2 có chứa dữ liệu {15/11/2006} Để lấy ra thứ ta viết: =WEEKDAY(A2) cho kết quả là 4 9. Hàm DAYS360 Cú pháp: =DAYS360(Kiểu dữ liệu ngày 1, Kiểu dữ liệu ngày 2) Công dụng: Cho phép tính số ngày trong 2 khoảng thời gian. Ví dụ: Để biết từ ngày 15/11/2006 đến ngày 28/01/2007 cách nhau bao nhiêu ngày ta làm nh sau: Giả sử ô A2 chứa "15/11/2006" ô B4 chứa "28/01/2007" =DAYS360(A2,B4) cho kết quả là 73 VII. Nhóm hàm tham chiếu 1. Hàm tham chiếu theo cột VLOOKUP Cú pháp: =VLOOKUP(Ô điều kiện, Vùng tham chiếu, Cột n, Cách dò ) Công dụng: Tìm một giá trị trên cột thứ n trong vùng so sánh thoả mãn điều kiện chỉ định. Trong đó: Ô điều kiện: Chứa giá trị (khoá) cần so sánh với bảng tham chiếu. Vùng tham chiếu: Vùng này nằm ngoài bảng tính, có ít nhất 2 cột, 1 cột chứa các khoá so sánh, các cột tiếp theo chứa giá trị tơng ứng của các khoá. Vùng này phải đợc gõ bằng địa chỉ tuyệt đối. Cột n: Là cột cần lấy giá trị trong vùng tham chiếu đợc tính từ trái sang. Cách dò: Là 0 hoặc 1 (Ngầm định là 1) Nếu cách dò là 1: - Các khoá trong vùng tham chiếu phải đợc sắp xếp tăng dần. Nếu cách dò là 0: - Các khoá trong vùng tham chiếu không cần xếp tăng dần. Chú ý: Nên sử dụng cách dò là 0 Ví dụ: - Nếu cách dò là 1 các khoá trong vùng tham chiếu sắp xếp tăng dần sẽ không xuất hiện lụi. - Nếu cách dò là 1 các khoá trong vùng tham chiếu không sắp xếp tăng dần sẽ xuất hiện lỗi (#N/A: Not Available: Bất khả thi) 6 2. Hàm tham chiếu theo dòng HLOOKUP Cú pháp: =HLOOKUP(Ô điều kiện, Vùng tham chiếu, Dòng n, Cách dò ) Công dụng: Tìm một giá trị trên dòng thứ n trong vùng so sánh thoả mãn điều kiện chỉ định Bài 4: Các thao tác khác với dữ liệu 1. Sắp xếp dữ liệu B ớc 1 : Bôi đen vùng cần sắp xếp B ớc 2 : Vào Data\ Sort xuất hiện hộp thoại: - Chọn No Header row thì máy tính sẽ sắp xếp cả tiêu đề cột. Nếu chọn Header row thì máy tính không sắp xếp tiêu đề cột. - Chọn cột cần sắp xếp trong hộp Sort by - Chọn khoá phụ sắp xếp trong hộp Then by - Chọn kiểu sắp xếp: Ascending: Tăng dần Descending: Giảm dần - Chọn OK để chấp nhận. 2. Lọc dữ liệu Lọc dữ liệu là tìm và đa ra các dữ liệu thoả mãn điều kiện đặt ra. Lọc trực tiếp: - Để con trỏ ô vào vùng dữ liệu, kích chuột vào Data\ Filter\Auto Filter. - Xuất hiện các nút chọn trên dòng tiêu đề các cột. Sau đó thực hiện lọc theo điều kiện tiêu chuẩn. - Muốn quay lại bảng ban đầu thì Data\ Filter\Show all Lọc nâng cao (Advanced Filter) - Đây là kiểu đặt lọc sử dụng các hàm Logíc và tạo ra vùng tiêu chuẩn - Thực hiện: Tạo vùng tiêu chuẩn nằm ngoài CSDL Kích chuột vào menu Data\ Filter\ Advanced Filter. Xuất hiện hộp thoại: Copy to another location: List range Criteria range: Copy to 7 Đánh dấu chọn khi muốn đưa kết quả lọc ra vị trí khác Đưa vào địa chỉ tuyệt đối của CSDL Đưa vào địa chỉ tuyệt đối của vùng tiêu chuẩn Đưa vào địa chỉ cần sao chép kết quả tới Chọn Ok để chấp nhận. Bài 5: Biểu đồ 1.Các bớc lập biểu đồ * Bôi đen vùng dữ liệu Nháy chuột vào biểu tợng Chart Winzart (trên thanh công cụ) hoặc vào Insert\ Chart .Xuất hiện hộp thoại: Chọn kiểu đồ thị trong hộp Chart type: - Nháy chuột tại kiểu đồ thị cần chọn. Nháy chuột vào Next xuất hiện hộp thoại: Chọn các thông số: Chọn Rows: Nếu muốn phân tích dữ liệu theo hàng. Chọn Column: Nếu muốn phân tích dữ liệu theo cột. Nháy chuột vào Next xuất hiện hộp thoại: 8 Mục Chart title: Đặt tên cho biểu đồ Chọn Legend : cách bố trí chú giải Chọn Data Labels để chọn cách bố trí dữ liệu trên biểu đồ. Nháy chuột vào Next xuất hiện hộp thoại: Nháy chuột vào Finish để kết thúc 2. Hiệu chỉnh biểu đồ: - Nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh, khung viền biểu đồ sẽ xuất hiện 8 nút màu đen, ta đa chuột đến các nút này kéo để thay đổi kích thớc biểu đồ. - Để thay đổi thành phần bên trong biểu đồ thì nháy đúp chuột vào nội dung muốn sửa đổi. 9 Bài 6: Thiết lập trang in 1. Định dạng trang giấy in Vào: File\ Page setup . xuất hiện hộp thoại: Chọn Page để chọn cỡ giấy và định hớng in: - Chọn cỡ giấy trong hộp Paper size - Chọn hớng giấy dọc hay ngang trong hộp Orientation (Portrait: giấy dọc, Landscape: giấy ngang). Chọn Margins: Nếu muốn đặt lề - Top: Lề trên - Bottom: Lề dới - Left: Lề trái - Right: Lề phải Chọn Header/ Footer: Nếu muốn đặt tiêu đề cho trang in. Chọn OK để chấp nhận. 2. In ấn Vào File\ Print . hoặc ấn Ctrl + P . Xuất hiện hộp thoại: - Chọn tên máy in trong hộp Name - Trong mục Print range chọn: All: In tất cả, Page(s): In từ đâu tới đâu. - Trong mục Print What: Selection: In vung đợc chọn Active Sheet(s): In những bảng tính đợc chọn. Entire WordBook: In toàn bộ bảng tính. - Number of Copies: Chọn số bản in 10 . Bài 3 các hàm tính toán trong excel L u ý : Dạng công thức tổng quát của hàm nh sau: Tên hàm (Danh sách đối số) - Tên hàm: Tên hàm mẫu do Excel quy định thức tên hàm đợc viết cách nhau bằng dấu (,) hoặc dấu (:). Khi nhập các hàm phải bắt đầu bằng dấu Bằng (=) hoặc dấu Cộng (+). I. Nhóm hàm số 1. Hàm lấy